WHITEPAPER IV: VOOR DE STARTENDE HORECAONDERNEMER WHITEPAPER IV: voor de startende horecaondernemer VERSIE PAGINA PAGINA 1 VAN 11

Transcriptie

1 WHITEPAPER IV: voor de startende horecaondernemer PAGINA 1 VAN 11

2 INLEIDING Heeft u onze andere whitepapers al gelezen? Download ze op onze website of neem contact op met info@dorstlessers.nl of om ze op te vragen! Whitepaper I: Het vinden en behouden van het juiste personeel Whitepaper II: Horecamarketing Whitepaper III: Menukaart optimalisatie Whitepaper IV: Voor de startende horecaondernemer Als startende horecaondernemer zijn er een hoop keuzes die u moet maken. Beslissingen die onder andere gaan over uw horecapand en interieur en over uw processen met betrekking tot inkoop en opslag van producten. PAGINA 2 VAN 11

3 INHOUD Dorstlessers helpt u op weg: Waar u op moet letten bij het huren van een horecapand p. 4 o Checklist horecapand o Checklist huurcontract o Checklist bestaande horecaonderneming 15 concrete tips voor uw interieur en sfeer van uw horecaonderneming p. 6 Inkoop en opslag van producten; het belang van een goede workflow p. 8 o Tips voor het inkopen van producten o Hoe Business Intelligence u helpt met het bepalen van uw verbruik o Tips voor de levering van producten o Tips voor het bewaren van producten Wat wij voor u kunnen betekenen p. 11 PAGINA 3 VAN 11

4 WAAR U OP MOET LETTEN BIJ HET HUREN VAN EEN HORECAPAND Het vinden van het juiste pand is een belangrijke stap in het starten van een eigen horecaonderneming. In al uw enthousiasme over het vinden van een geschikt pand kunt u soms belangrijke zaken over het hoofd zien. Dorstlessers helpt u als horecaondernemer een stapje verder wat betreft de do s en don ts van het vinden van het juiste horecapand. Checklist horecapand Een horecapand moet aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen. Het moet op een goed bereikbare locatie liggen, genoeg ruimte bieden voor alle faciliteiten die u nodig hebt (keuken, opslag, bar, eetzaal, toiletten) en u moet er voldoende tafels in kwijt kunnen om o.a. uw personeels- en inkoopkosten terug te verdienen én winst te kunnen maken. Het is belangrijk dat u, voordat u op zoek gaat naar een horecapand, goed nadenkt over wat uw wensen en behoeftes zijn. Met dat plan de campagne in uw achterhoofd kunt u gericht gaan zoeken. Checklist huurcontract Een huurcontract voor een horecapand gaat u vaak voor een aantal jaar aan en het huurrecht kent nogal wat valkuilen en regels. Voordat u een huurcontract tekent kunt u u het beste door een onafhankelijke deskundige laten adviseren. Waar u goed op moet letten bij het sluiten van een huurcontract: - Wat is de looptijd van het contract? Is er een proefperiode? Wanneer kunt u het contract opzeggen? En wanneer kan de verhuurder het contract opzeggen? - Wat huurt u precies? Gaat het om een casco-pand of huurt u het pand inclusief de aanwezige installaties? - Kijk goed waar het gehuurde pand uit bestaat. Veel opslagruimte is leuk, maar alle vierkante meters tellen mee in de huurprijs en het is vervelend als achteraf blijkt dat u teveel opslagruimte hebt. Ruimte die niets oplevert, maar die wel meetelt in de huurprijs. - Controleer voor aanvang van de huur of er gebreken zijn in het horecapand. Wat is de staat van onderhoud? Wanneer zijn de installaties voor het laatste gekeurd? Als u het pand inclusief de installaties huurt, is het belangrijk om te weten hoe oud ze zijn en of alles naar behoren werkt, om te voorkomen dat u voor onvoorziene kosten komt te staan. - Is het gehuurde pand geschikt voor het beoogde gebruik en is de bestemming van het pand in orde? PAGINA 4 VAN 11

5 Overname bestaande horecaonderneming Als u een bestaande horecaonderneming overneemt zijn er een aantal extra valkuilen waar u rekening mee moet houden voordat u een huurcontract tekent. - Huurt u het pand en koopt u een bestaand bedrijf (goodwill en inventaris) let er dan op of er lopende contracten met leveranciers zijn die u verplicht moet overnemen. - Vraag om een duidelijke inventarislijst en een investeringsoverzicht. - Neemt u het personeel mee over? Let op voor nog niet uitbetaalde vakantie-uren, overuren en vakantietoeslag van bestaand personeel. PAGINA 5 VAN 11

6 15 CONCRETE TIPS OM UW GASTEN ZICH THUIS TE LATEN VOELEN IN UW HORECAONDERNEMING Het perfecte horecapand gevonden? Kies het juiste interieur voor uw horecaonderneming! De inrichting bepaalt voor een groot deel of uw gasten zich bij binnenkomst direct thuis voelen in uw horecaonderneming. Het is belangrijk om goed na te denken welk gevoel u wilt oproepen bij uw gasten. Ga eens op vergelijkend warenonderzoek bij een concurrent met een vergelijkbaar concept. Wat vindt u van hun interieur? Wellicht doet u er inspiratie op, of maakt het u duidelijk wat u juist niet wil in uw eigen horecaonderneming. Bepaal uw budget, maak een moodboard en ga, als u er niet uitkomt, aan de slag met een interieurstylist. Wij helpen u alvast met 15 concrete tips voor het interieur en de inrichting van uw horecaonderneming: 1. Bepaal een duidelijk thema. Schaf alleen dingen aan die binnen uw thema passen, zodat uw stijl en imago bij binnenkomst meteen duidelijk zijn. 2. Ken uw doelgroep en speel in op hun verwachtingen van uw horecaonderneming. 3. Kies voor een blikvanger en creëer een wow-effect. Denk bijvoorbeeld aan een opvallende lamp, mooi schilderij of originele muurbekleding. 4. Begin met de hoofdlijnen, thema, kleur etc. en ga daarna pas op zoek naar meubels die hierbij passen. 5. Ga voor een signature kleur en laat die terugkomen in uw muren, wanddecoratie, accessoires, menukaart 6. Verlichting maakt of breekt uw horecaonderneming. U kunt nog zo n mooie ontwerp of een goede stijl hebben, als de verlichting niet in orde is komt het niet tot zijn recht. Licht is erg belangrijk bij het neerzetten van de juiste sfeer voor uw horecaonderneming. 7. Kies voor een interieur dat past bij de omgeving van uw horecaonderneming. Ligt uw horecaonderneming aan het strand, in het bos of in de stad? Houdt rekening met de omgeving bij het kiezen voor materialen en kleuren. 8. De keuze van de tafelmaterialen maakt ook deel uit van uw interieur en heeft invloed op het verwachtingspatroon van uw gasten. Kiest u voor een tafelkleed of placemats? Traditioneel servies, of opvallend servies in een kleur of print? 9. Vergeet de toiletten niet! Ze maken ook deel uit van uw horecaonderneming. Zorg ervoor dat ze qua stijl en uitstraling bij de rest van uw horecaonderneming passen. 10. Maak een vloerplan. Let erop dat u bij de definitieve inrichting rekening houdt met looproutes, het uitzicht van uw gasten als ze aan tafel zitten, of uw gasten in de zon zitten, in de tocht, etc. 11. Zorg ervoor dat uw opstelling flexibel in te delen is. Plaats dus geen lampen recht boven tafels en denk goed na of u ook banken aan uw tafels zet of alleen met losse stoelen werkt. PAGINA 6 VAN 11

7 12. Creëer een logische plek voor de opslag van servies, bestek, servetten etc. Een plek die niet in het oog springt, maar wel altijd snel bereikbaar is voor uw personeel. 13. Akoestiek is erg belangrijk voor de beleving van uw gasten! Een prettige akoestiek zorgt ervoor dat uw gasten wat langer blijven zitten en net dat ene kopje koffie extra bestellen. 14. Heeft u een duidelijk thema, stijl en kleur gekozen? Hoe zit het met de kleding van uw personeel? Zorg ervoor dat de uitstraling van uw personeel bij het imago van uw horecaonderneming past. 15. Vergeet niet om uw muziekkeuze aan te passen aan uw imago en de sfeer van uw horecaonderneming! PAGINA 7 VAN 11

8 INKOOP- EN OPSLAG VAN PRODUCTEN; HET BELANG VAN EEN GOEDE WORKFLOW Slim en efficiënt omgaan met uw inkoopproces bespaart u een hoop geld. Wij helpen u op goede weg. Tips voor het inkopen van producten: Neem de tijd voor het maken van een bestelling. Ga er eens rustig voor zitten en maak weloverwogen beslissingen. Maak een verkoopforecast. Kijk dag per dag naar de verkoop van het voorgaande jaar, zodat u weet wat u dit jaar kunt verwachten. Houd hierbij ook rekening met wisselende feestdagen, lokale evenementen, uw concurrentie, weersvoorspellingen etc. Evalueer uw behoeftes. Kijk naar uw laatste bestelling, kijk naar uw huidige voorraad en maak een forecast zodat u weet wat u de komende dagen of weken nodig zult hebben. Houd rekening met minimale besteleenheden. Bij de ene leverancier kunt u producten per stuk bestellen, de ander hanteert een minimale eenheid van 25 stuks. Kijk goed naar uw inkoopovereenkomsten, wat zijn de afspraken die hierover gemaakt zijn? Worden er extra kosten in rekening gebracht als u zich niet aan de minimale besteleenheid houdt? Kies het juiste bestelmoment. Uw bestellingen zullen week per week verschillen op basis van uw salesforecast en hoeveel ruimte u op dat moment beschikbaar heeft in uw opslag. Uw bestelkosten in toom houden kan alleen als u uw voorraad tot een minimum beperkt, zonder dat u de kans loopt om een bepaald product mis te grijpen. Zorg dat u altijd een back-up leverancier achter de hand hebt. Het kan zomaar voorkomen dat uw leverancier een bepaald product (tijdelijk) niet op voorraad heeft. Het is daarom slim om ervoor te zorgen dat u in dat geval ook bij een andere leverancier kunt bestellen. Lees wel eerst de algemene voorwaarden van uw contract met de leverancier, zodat u weet wat u te wachten staat. PAGINA 8 VAN 11

9 Hoe Business Intelligence u helpt met het bepalen van uw werkelijke verbruik Een Business Intelligence tool laat u het verschil zien tussen theoretisch en werkelijk verbruik van uw voorraad. Hoe dat werkt? Door verkoopdata (uit uw kassa) te koppelen aan data uit uw inkoopsysteem en receptmanagement. Business Intelligence maakt inzichtelijk: Wat de inkoopkosten van uw gerechten en dranken zouden moeten zijn, op basis van de kostprijs van recepten en het aantal verkochte recepten binnen een bepaalde periode. Wat de inkoopkosten van uw dranken en gerechten daadwerkelijk zijn, op basis van uw voorraadniveaus en inkoop binnen dezelfde periode. Naast het inkoopproces is het ook van belang om slim om te gaan met levermomenten en een logische opslag van producten. Maak een duidelijke workflow zodat uw personeel weet waar ze op moeten letten en hoe ze het proces zo efficiënt mogelijk kunnen laten verlopen. Tips voor de levering van producten: Wijs 2 teamleden aan en leg ze uit hoe ze producten op een correcte manier kunnen verwerken en opslaan. Zo weet u zeker dat er, ook tijdens uw afwezigheid, op de juiste manier met producten om wordt gegaan. Plan uw levermomenten slim in. Houd er hierbij rekening mee dat één van de door u aangewezen teamleden aanwezig is om de producten in ontvangst te nemen. Vroeg in de ochtend is vaak het meest gunstige levermoment, omdat u dan niet met een volle horecaonderneming zit en de tijd kunt nemen voor het correct opslaan van uw producten. Print uw bestellijst. U kunt uw bestelling op deze manier snel controleren en kijken of alle door u bestelde producten wel geleverd zijn. Afgaan op de factuur is geen goed idee. Uw bestelling kan gedeeltelijk geleverd zijn, en op de factuur staan alleen de geleverde producten. Om te weten welke goederen ontbreken, heeft u uw bestellijst nodig. Open elke verpakking. Controleer of de verpakkingen de juiste hoeveelheden bevatten. Stuur producten van slechte kwaliteit terug. Accepteer geen producten die niet aan uw standaard voldoen. Pas de factuur aan en laat de koerier dit ook ondertekenen, zodat u er achteraf geen moeilijkheden over krijgt. Weeg vooraf afgewogen producten na. Uw producten in afgewogen porties binnenkrijgen is praktisch, maar blijf alert. Kloppen de porties die u binnenkrijgt wel? Onjuist afgewogen porties kunnen u een hoop extra geld kosten. Doe altijd de achterdeur op slot, zeker als er net een bestelling geleverd is. Helaas is het noodzakelijk om uw bestelling altijd goed in het oog te houden. PAGINA 9 VAN 11

10 Tips voor het bewaren van producten: Organiseer uw voorraad op een logische manier. De tijd die u besteedt aan het logisch opslaan van uw producten, bespaart u straks in the heat of the moment een hoop tijd. Geef elk product een vaste plek, zodat uw keukenstaff altijd weet waar ze iets terug kunnen vinden. Ruim uw bestellingen meteen op. De teamleden die de bestelling in ontvangst nemen, zijn de aangewezen personen om ervoor te zorgen dat de bestelde producten zo snel mogelijk op de juiste plek worden gezet. Laat ze de waarde van de geleverde producten inzien. Hanteer het principe first in, first out en zet de nieuwste producten achteraan. Plaats duurdere producten in een afgesloten ruimte waar alleen managers toegang toe hebben. PAGINA 10 VAN 11

11 WAT WIJ VOOR U KUNNEN BETEKENEN Hopelijk heeft u al wat bruikbare tips uit deze whitepaper gehaald. Dorstlessers biedt verschillende oplossingen om u als startende horecaondernemer te ondersteunen. We bieden startersbegeleiding op project- of abonnementsbasis. Heeft u een specifieke vraag of probleem? Of vindt u het fijn als er iemand met u meekijkt bij alle beslissingen die u moet nemen? Vraag ons naar de mogelijkheden: info@dorstlessers.nl of PAGINA 11 VAN 11