Voor het bijwonen van de Algemene Voorjaars Ledenvergadering van Bridgeclub Leeuwarden (BCL) A G E N D A

Transcriptie

1 UI T N O D I G I N G Voor het bijwonen van de Algemene Voorjaars Ledenvergadering van Bridgeclub Leeuwarden (BCL) Datum : maandag 29 april 2019 Tijd : uur Plaats : Zaal enzo 1. Opening/vaststellen agenda 2. Mededelingen/ingekomen stukken 3. Herdenking overledenen A G E N D A 4. Notulen Algemene Ledenvergadering (zie bijlage) 5. Contributie seizoen Ruitenboertoernooi 7. Pattontoernooi 8. Richtlijn speelmomenten BCL (zie bijlage) 9. Ledenwerving/cursisten 10. Bestuurszaken: - Tjitske de Heij (voorzitter) treedt per af als bestuurslid - Dick Lont (webmaster/communicatie) treedt per af als bestuurslid - Elberth Ettema wordt voorgedragen als bestuurslid voor de Technische Commissie - Sita Reinsma wordt voorgedragen als bestuurslid met de intentie om per het voorzitterschap van Tjitske de Heij over te nemen - Vacant: bestuurslid algemeen en een tweede bestuurslid Technische Commissie Kandidaten kunnen zich, liefst via , melden bij de secretaris Sjoerdje Reicher tot uiterlijk 5 dagen voor de vergadering op voordracht van tenminste 5 leden. (bcl.secreatriaat@gmail.com of ) 11. Rondvraag en sluiting

2 Verslag Algemene Ledenvergadering 30 augustus Opening/vaststellen agenda De voorzitter, Tjitske de Heij, heet alle aanwezigen welkom en opent de vergadering. Van de volgende leden is bericht van verhindering binnengekomen: Sjaak Koornstra, Marianne de Graaf, Hans van der Heijde, Jo Fierstra, Hennie Voorloop, Rob Stein, Marianne Enzmann, Marijke v.d. Meij, Sita Wolthekker en Johan IJlst. Omdat hij deze avond moet werken is tevens bestuurslid Dick Lont verhinderd. De voorzitter dankt de vele vrijwilligers die heel veel werk verrichten. We hebben op dit moment wel een probleem met de bezetting van het bestuur en de Technische Commissie, wat soms ook leidt tot zaken die onterecht blijven liggen. 2. Mededelingen/ingekomen stukken - De presentielijst is getekend door 43 leden. - Op de jaarvergadering van april werden de volgende overledenen herdacht: Richtje Miedema, Gerrie van Delft, Jitze Steenstra, mevr. V.d. Lecq. Deze avond herdenken we de heren Koos Rademakers en Eef de Vos. Eef is jarenlang voorzitter geweest van onze bridgeclub en heeft veel voor BCL betekend. - Brief van mw. G.M. Visser waarin zij haar lidmaatschap opzegt en waarin ze hartelijk dank zegt voor de inzet die het bestuur en vrijwilligers hebben getoond ten gunste van het welzijn van de club. - Het bestuur heeft overleg gehad met de beheerders van Zaal enzo. Een huurafspraak wordt gemaakt vanuit een verwachting dat er gemiddeld 2 consumpties worden afgenomen door spelers. De afspraak is gemaakt dat men daar best een glaasje water bij mag vragen maar dat het niet zo kan zijn dat men alleen een glaasje water gebruikt. De vergadering ondersteunt dit beleid. Op de bar komt een bordje te staan waarop deze regel wordt vermeld. - Onze speelzaal is deze zomer verder opgeknapt. Er staan al 60 nieuwe stoelen en er komen nog meer nieuwe. Bridgers vinden armleuningen over het algemeen erg prettig, hiervoor is/wordt ook gezorgd. 3. De competitiewinnaars en de slemkampioenen van het afgelopen seizoen krijgen de bijbehorende bekers of wijn uitgereikt. 4. Notulen Algemene Ledenvergadering Pag. 2: punt 6: het overleg tussen Gerben Kazimier, Annelies de Laat en de commissie ja, gezellig moet nog plaatsvinden. Het verslag wordt vastgesteld. 5. Jaarverslag Toegevoegd moet worden: de bibliotheek van BCL is door vrijwilligers opgeschoond en opgeknapt. Er kunnen boeken geleend worden. In de toekomst zal deze waarschijnlijk verplaatst worden naar Tresoar. Deze heeft het landelijke archief en bibliotheek voor sporten met onderwerpen als schaken, dammen en bridge.

3 6. Financieel a. Financieel jaarverslag In de toelichting geeft de penningmeester aan dat het eindresultaat iets slechter is dan begroot. Dit wordt veroorzaakt o.a. door de aanschaf van een laptop en een bijdrage voor de commissie Ja, gezellig. b. Verslag kascommissie: Akkie v.d. Weij en Rob Vleeschhouwer hebben de boeken gecontroleerd. De voorbereiding door de penningmeester was prima. De kascommissie stelt aan de vergadering voor het bestuur decharge te verlenen onder dankzegging aan de penningmeester. Aldus geschiedt. Sjoerdje Reicher wordt bereid gevonden toe te treden tot de kascommissie. c. De jaarrekening wordt vastgesteld. d. Vergoeding cursuskosten nieuwe leden: De penningmeester heeft een voorstel opgesteld welke aansluit bij de regeling van de NBB waarbij deze vergoeding vervangen wordt door een proeflidmaatschap waarbij de eerste competitieronde van twee maanden geen contributie betaald hoeft te worden en evt. het lidmaatschap kosteloos beëindigd kan worden. Dit voorstel wordt aangenomen met dankzegging voor de grote inzet van Gerben Kazimier als cursusleider. e. Contributie seizoen : Het voorstel van de penningmeester wordt aangenomen: 1. Contributie bedraagt 67,50 per lid dit speeljaar, ongeacht het aantal speelmomenten 2. Leden die naast BCL lid zijn van een tweede bij de NBB aangesloten vereniging krijgen een korting van 10, - op de standaardcontributie 3. Voormalige leden van bridgeclub Hartenvrouw die met ingang van speeljaar 2018/2019 lid worden van BCL betalen gedurende de eerste twee speeljaren 60 euro per speeljaar en daarna de normale contributie. f. Begroting: Toelichting: Door het extra speelmoment op de woensdagmiddag is het gereserveerde bedrag voor de zaalhuur verhoogd. De bridgemates zijn/worden vervangen. De reservering hiervoor was ruim voldoende waardoor het te reserveren bedrag wat omlaag is bijgesteld. De begroting voor Ja, gezellig is nu meegenomen in de post promotie met een totaal van 1200 euro. Hieruit worden o.a. advertenties betaald. Voor aanschaf materiaal is ook 1200 euro gereserveerd gebaseerd op de lijst met wensen die opgesteld is door Dick Lont. De begroting wordt onder dankzegging aan de penningmeester vastgesteld. 7. Bestuursverkiezing Atredend en niet herkiesbaar: Marijke van den Bogert, secretaris. Er hebben zich geen kandidaten gemeld en daarom doet de voorzitter een oproep om zich alsnog te melden als kandidaat secretaris. Marijke wil de ledenadministratie wel blijven doen. (PS: Na afloop van de vergadering heeft Sjoerdje Reicher gelukkig aangegeven de functie van secretaris op zich te willen nemen) Tevens is er een vacature binnen het bestuur voor een lid die tevens voorzitter van de technische commissie wordt. Ook een aantal extra leden voor de technische commissie zijn van harte welkom! Dick Lont blijft bestuurslid marketing en communicatie en webmaster maar is teruggetreden als lid van de technische commissie. We komen menskracht te kort! 8. Speelschema Inmiddels is een aangepaste versie op de site geplaatst omdat de datumnummering niet geheel juist was, verder geen wijzigingen t.o.v. de eerste versie. Op 27 december zal onze oudjaar drive gehouden worden waarin de commissie ja, gezellig ook weer een rol zal spelen.

4 9. Concept Huishoudelijk Reglement (al besproken in de jaarvergadering van april) Artikel 4 punt: resterend verwijderen. De lay-out zal nog iets aangepast worden waarna dit vastgestelde Huishoudelijk Reglement op de website wordt geplaatst. 10. Concept competitiereglement flex-competitie De uitwerking van het eerder opgestelde concept is blijven liggen bij Dick Lont. Pas op 29 augustus heeft de voorzitter een aangepaste versie ontvangen. Hiervoor biedt de voorzitter namens het bestuur excuses aan. Binnenkort zullen Tjitske de Heij, Dick Lont, Elberth Ettema en Bert de Jong bij elkaar komen om deze uitwerking te bespreken. Er is nu twee jaar zonder vastgesteld reglement gespeeld. De vaststelling van de prijzen per competitieronde moet o.a. nog vastgesteld worden, de rest wordt eerst als basis gebruikt bij de start van de competitie op maandag 3 september. De vraag is nog of bij de flexcompetitie ook de regeling gehanteerd moet worden van het mogen aftrekken van de slechtste score bij het aanwezig zijn op alle speelmomenten. Bij vaste competities is gebleken dat dit het aanwezig zijn erg gestimuleerd heeft, de vraag is echter of je dat bij de flexcompetitie ook zo moet willen. Het betreft twee verschillende competitiereglementen. 11. Voortgang uitvoering beleidsplan Uitvoering actiepunten : Diverse zaken zijn opgepakt /is een start mee gemaakt: - Bridgeopleidingen o Scholingsaanbod ook toegankelijk voor gevorderden: Bridgescholing voor leden (opfriscursus, themasessies en oefenmogelijkheden) (A) - Wervingsacties voor beginners (A) o Wederom 2 advertenties / werving via Huis-aan-Huis etc. > waarna 2 x een cursusronde heeft plaatsgevonden met als docent Gerben Kazimier. - Versoepel overgang van cursus naar competitie door: o het instellen van een proeflidmaatschap of retour geven van cursusgeld bij lidmaatschap BCL o het instellen van een beginnerslijn op een bepaalde middag en/of avond; waar mogelijk wordt dat gedaan evenals het aanstellen van een vaste begeleider voor beginners naast de competitieleider en het aanstellen van zogenaamde buddy s (peetouders), dit zijn leden die nieuwe leden (niet alleen beginners) de eerste periode opvangen, introduceren bij andere leden en vertellen hoe het reilt en zeilt binnen de vereniging. (A) o Welke begeleiding nieuwe leden nodig vinden/prettig vinden en welke mogelijkheden we hiertoe hebben is nog in ontwikkeling. We willen nieuwe leden een welkomgevoel geven. Daarom zal er dit seizoen ook bij de al langer lid zijnde leden aandacht gevraagd worden voor omgangsvormen en begrip voor beginnende leden. o In de zomermaanden zijn er door Hester Gast, Gerben Kazimier en Zaal enzo vaste oefenavonden voor beginnende bridgers georganiseerd. Hester heeft een opleidingsplan geschreven dat pas op 29 augustus bij het bestuur binnen is gekomen. Dit plan zal in het bestuur besproken worden. - Communicatie van de mogelijkheden naar de potentiële nieuwe leden (A) > Onze clubcoördinator Annelies de Laat bezoekt een aantal cursusmomenten en vertelt over BCL en de mogelijkheden - Onderzoek naar gewenst aantal speelmomenten en kenmerken van de diverse speelmiddagen en avonden (aantal spellen, spelvorm, sterkte) en communicatie van die

5 kenmerken (B) > er bleek veel behoefte aan een extra middag, die is gevonden door samenwerking/aansluiting Hartenvrouw. De overgang is inmiddels soepel verlopen. - De club staat en valt bij de inzet van vrijwilligers. Hier willen we af en toe nadrukkelijk bij stil staan door het organiseren van een Bedankactiviteit voor vrijwilligers (B) > is eind april besproken met actieve vrijwilligers - Instellen van een club coördinator nieuwe leden, een persoon binnen het bestuur die zich bezig houdt met de activiteiten gericht op werving en begeleiding van nieuwe leden en opleiding (B) > bestuurslid Annelies de Laat - Werven van buddy s/peetouders die als gastheer/vrouw op kunnen treden voor nieuwe leden (B) > mee bezig - Werving vrijwilligers voor diverse commissies en taken per avond (B) > idem - Opstellen van een lijst met invalkrachten per speeldag met vermelding van speelsterkte (B) > is in gang gezet - Vaste routing speeltafels per speelmoment (B) > voor de meeste speelmomenten aanwezig - Jaarlijkse evaluatie met leiding competitieavond/middag (B) > in april heeft dit overleg plaatsgevonden. - Opzet van een nieuwe contributiestructuur met flexibiliteit om te spelen en nieuwe lidmaatschapsvormen (gewoon, basis en proeflidmaatschap) (C). Een voorstel wordt uitgewerkt voor de ALV in het najaar van 2017 > heeft geresulteerd in huidige contributiestructuur Actieplan Voor het jaar staan uiteraard ook een aantal activiteiten gepland. - Het verbeteren van de sfeer/aankleding van de zaal in overleg met de uitbaters (B) Om uitvoering te geven aan deze wens om de sfeer is al in het seizoen de commissie ja, gezellig opgericht. Deze is actief aan de slag gegaan. - Het instellen van een Sportiviteitsprijs (B) - Vergroten van de Spelregelkennis en kennis m.b.t. arbitrage van de leden (B) - Het verkennen van de mogelijkheden om Zomerviertallen in Priyas te organiseren (D)- - Aandacht voor een goed trainingsaanbod voor de wedstrijdbridgers (D) Punten uit het actieplan waaraan nog aandacht besteed moet worden: - Schets de taken en verantwoordelijkheden van de competitieleiding voor een goed verloop van de middag/avond en verdeel deze waar nodig over meerdere personen (B) - Planning van eventuele evenementen en afstemming van de agenda met district en stichting (B) - Opstellen handboek BCL met schets van taken en verantwoordelijkheden van de diverse vrijwilligerstaken zodat nieuwe vrijwilligers weten wat van hen verwacht wordt (B) - Bijscholing van competitieleiders en hun back ups in rekenprogramma, spelregels e.d. m.b.v. cursus TCL (B) 12: Rondvraag en sluiting - Inmiddels hebben zich 4 leden aangemeld die geschoold willen worden in het bedienen van het rekenprogramma. Sinds kort is een nieuwe versie 4.1 beschikbaar welke heel anders is dat de vorige versies. Sinds 22 augustus weten we dat dit programma niet werkt niet op de computer van BCL. We moeten daarom een nieuwe computer aanschaffen, waarbij Rob Vleeschhouwer graag wil adviseren. De huidige en nieuwe vrijwilligers voor het bedienen van het programma zullen daarna geschoold worden. Het is niet nodig met onmiddellijke ingang over te gaan, we kunnen hiervoor ruim de tijd nemen.

6 Richtlijn speelmomenten BCL Op dit moment heeft BCL ca. 340 leden en 5 speelmomenten. De maandagmiddag is erg vol. De woensdagmiddag is goed bezet, maar raakt ook vrij vol. De donderdag avond is met 3 lijnen goed bezet. Op de dinsdagavond (B-lijn) is het aantal spelers vaak gering (ziekte, andere verplichtingen, maar ook te weinig nieuwe leden). Op de woensdagavond is het aantal bridgers dat daadwerkelijk aanwezig is om te bridgen ook regelmatig te weinig, wat voor een groot deel veroorzaakt wordt door de deelname van spelers aan districtcompetities op die avond. In het beleidsplan van BCL (versie 29 maart 2018) wordt in punt 3 het volgende aangegeven: De missie van BCL: De BCL wenst een club te zijn voor alle bridgers in de omgeving van Leeuwarden. Zij biedt de mogelijkheid te bridgen op zowel recreatief als wedstrijdniveau. Een club waar je bridge kan leren en qua niveau kan doorgroeien, op meerdere momenten kan spelen en waar de sfeer goed is. Om deze missie waar te maken bieden we idealiter speelgelegenheid aan op 2 middagen en 3 avonden, waarbij er 3 goed gevulde lijnen zijn (14 paren per lijn). Hiervoor zijn circa 350 leden nodig. Zowel de dinsdag- als de woensdagavond voldoet niet aan de criteria en ook het door BCL beoogde ledenaantal van 350 is nog niet bereikt. Op dit moment kan BCL de financiële verplichtingen voor de huidige speelmomenten aan. Een voorwaarde voor continuering is echter dat dit alleen kan als het past binnen de reguliere begroting, zonder aantasting van de financiële reserve. Die is namelijk niet bedoeld voor structurele uitgaven, maar voor calamiteiten en eenmalige, bijzondere situaties. Dat vraagt om aanvullend beleid en het voorstel is: Richtlijn voor het instellen/opheffen van speelmomenten bij BCL Een speelmoment kan door het bestuur worden ingesteld als er naar verwachting binnen een half jaar twee lijnen van 14 paren aanwezig kunnen zijn. Een speelmoment kan door het bestuur worden opgeheven als het aantal aanwezige paren daalt tot 2 x 10 en binnen een half jaar niet groeit tot 2 x 14. Uiteraard zal daarbij met eventuele bijzonderheden rekening worden gehouden zoals de districtscompetitities, beschikbare zaalruimte, mogelijkheden of spelers naar een ander speelmoment willen of kunnen. Daarvoor zal het bestuur zich informeren en/of in overleg gaan voordat een besluit aan de leden op een ALV wordt voorgelegd. Maart 2019, bestuur BCL