ONDERWERP Actualisatie MJOP bij de voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen

Transcriptie

1 m ONDERWERP Actualisatie MJOP bij de voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen SAMENVATTING Voor het onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen en objecten wordt gewerkt met de voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen". Op basis van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is het verplicht een recent meerjarenonderhoudsplan (MJOP) te hebben voor een voorziening. De basis voor het MJOP is onder meer het kwaliteitsniveau van de woningen en gebouwen dat door de raad is vastgesteld op sober doch doelmatig. De voorziening mag niet afwijken van het MJOP. Het huidige MJOP voldoet niet meer aan de criteria die het BBV daarvoor stelt. Daarom wordt een nieuw MJOP opgesteld voor de periode en wordt 2019 geactualiseerd. Het nieuwe MJOP is tevens noodzakelijk voor de verduurzamingsopgave die de komende jaren ingezet wordt en waar in 2019 nog verdere onderzoeken voor worden uitgevoerd. JURIDISCH EN BELEIDSKADER Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, artikel 44, lid 1, aanhef en onder c Artikel 186 Gemeentewet BESLUIT B&W 1. De raad voor te stellen het kwaliteitsniveau van de gemeentelijke gebouwen te handhaven op sober doch doelmatig, overeenkomend met conditiescore 3 conform NEN 2767; 2. De raad voor te stellen een incidentele extra storting te doen van in de voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen. Dit te verwerken in de voorjaarsnota 2019 en hier het saldo van de rekening 2018 nadrukkelijk bij te betrekken; 3. De raad voor te stellen in de begroting 2019 de storting in de voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen te verlagen met en onder het subtaakveld een post klein onderhoud woningen en gebouwen op te nemen van Deze mutatie 2019 is budgettair neutraal; 4. De raad voor te stellen vanaf 2020 de storting in de voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen" vast te stellen op structureel en tevens onder het subtaakveld Gebouwen en gronden een post klein onderhoud woningen en gebouwen op te nemen van structureel. Hierdoor ontstaat ten opzichte van de begroting 2019 een structureel nadeel van ; 5. De raad voor te stellen het nadeel van structureel ,- te betrekken bij de kadernota ; 6. De raad voor te stellen de panden Reggelaan 14 en Clipper Dreef 147 in verband met geplande sloop en/of verkoop in 2019 niet op te nemen in het MJOP ; 7. De raad voor te stellen voor de panden Meijerslaan 17, Kerklaan 61 en Lieven de Keylaan 24 voorlopig alleen klein onderhoud op te nemen in het MJOP in verband met lopende planvorming; 8. De raad voor te stellen voor het pand Overboslaan voorlopig alleen klein onderhoud op te nemen en groot onderhoud door te schuiven in afwachting van verdere planvorming en voor dit pand tijdelijk een conditiescore lager dan 3 toe te staan; 9. De gevolgen van de update van het strategisch karakter van het gemeentelijk onroerend goed te betrekken bij het bepalen van de storting in de voorziening. 10. Dit collegebesluit voor te leggen aan de Commissie Middelen om advies te geven aan de raad (A-stuk) /8

2 L BESLUIT RAAD De raad van de gemeente ; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 februari 2019 besluit: 1. Het kwaliteitsniveau van de gemeentelijke gebouwen te handhaven op sober doch doelmatig, overeenkomend met conditiescore 3 conform NEN 2767; 2. Een incidentele extra storting te doen van in de voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen. Dit te verwerken in de voorjaarsnota 2019 en hier het saldo van de rekening 2018 nadrukkelijk bij te betrekken; 3. In de begroting 2019 de storting in de voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen te verlagen met en onder het subtaakveld een post klein onderhoud woningen en gebouwen op te nemen van Deze mutatie 2019 is budgettair neutraal; 4. Vanaf 2020 de storting in de voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen vast te stellen op structureel en tevens onder het subtaakveld Gebouwen en gronden een post klein onderhoud woningen en gebouwen op te nemen van structureel. Hierdoor ontstaat ten opzichte van de begroting 2019 een structureel nadeel van ; 5. Het nadeel van structureel ,- te betrekken bij de kadernota ; 6. De panden Reggelaan 14 en Clipper Dreef 147 in verband met geplande sloop en/of verkoop in 2019 niet op te nemen in het MJOR ; 7. Voor de panden Meijerslaan 17, Kerklaan 61 en Lieven de Keylaan 24 voorlopig alleen klein onderhoud op te nemen in het MJOR in verband met lopende planvorming; 8. Voor het pand Overboslaan voorlopig alleen klein onderhoud op te nemen en groot onderhoud door te schuiven in afwachting van verdere planvorming en voor dit pand tijdelijk een conditiescore lager dan 3 toe te staan. 9. De gevolgen van de update van het strategisch karakter van het gemeentelijk onroerend goed betrekken bij het bepalen van de storting in de voorziening. De raad ypornoemd, rif ie de voor /8

3 'A tk AANLEIDING Om de lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren heeft de gemeente voor het gebouwenonderhoud een voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen" ingesteld. Op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is de gemeente dan verplicht te werken met een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) als basis voor de voorziening. De notitie materiële vaste activa van de commissie BBV geeft de minimale eisen weer voor een MJOP (Meerjaren Onderhouds Planning). De raad stelt het kwaliteitsniveau vast van de gemeentelijke gebouwen op een niveau waarbij geen sprake mag zijn van kapitaalvernietiging of onveilige situaties. Het MJOP dient te waarborgen dat het vastgestelde kwaliteitsniveau behouden blijft. Daarnaast mag een MJOP niet ouder zijn dan vijf jaar ten opzichte van het verslagjaar en moet het een minimale looptijd van vier jaar hebben. Het huidige MJOP, dat is gebaseerd op de 10-jarentermijn voldoet niet meer aan alle criteria vanuit het BBV zodat een nieuw MJOP nodig is voor de periode Door voortaan eens in de drie jaar het MJOP te laten actualiseren door een externe partij, waarbij voor alle gebouwen en bouwkundige objecten die op dat moment in beheer van de gemeente zijn, de actuele staat wordt geïnspecteerd, kan tijdig worden bijgestuurd en wordt tevens voldaan aan de bepaling uit het BBV dat een beheerplan recent dient te zijn. Het jaar 2019 is gelijk geactualiseerd en als startjaar opgenomen in het nieuwe MJOP. De kosten voor de driejaarlijkse actualisatie zijn opgenomen in het nieuwe MJOP. In de tussenliggende jaren vindt op basis van eigen beoordelingen en uitgevoerd werk een ambtelijke actualisatie plaats. Jaarlijks wordt het college vooraf geïnformeerd over de planning van het groot onderhoud in het aansluitende jaar. Verduurzaming gemeentelijke gebouwen Tijdens de VN klimaattop in Parijs in 2015 is ingestemd met het nieuwe klimaatakkoord. In dit akkoord is opgenomen dat de opwarming van de aarde ruim onder de 2 graden Celsius moet blijven met het uitzicht op 1,5 graad Celsius. Dit Klimaatakkoord is door 28 landen waaronder Nederland ondertekend. In de hieruit voortvloeiende klimaatwet, is de doelstelling opgenomen om 49% C02 reductie te behalen in 2030 ten opzichte van 1990 en 95% tot 100% C02 reductie in De gemeente heeft deze Parijsverklaring ook ondertekend en heeft daarmee de ambitie overgenomen. Verwacht wordt dat in de zomer van 2019 de Klimaatwet in Nederland wordt ondertekend. Deze wet moet inwoners en ondernemers zekerheid geven ten aanzien van de klimaatdoelen. Wij hebben als gemeente in onze Nota duurzaamheid opgenomen dat we als gemeente het goede voorbeeld willen geven. Tevens is de doelstelling opgenomen dat het gemeentelijk vastgoed in 2030 voorzien is van minimaal een Energielabel A en nieuwbouw energieneutraal wordt gebouwd. Deze ambitie is opgenomen in 2016 en is intussen enigszins ingehaald door innovatie en stevigere doelen, waaronder het onderzoeken in hoeverre alle gemeentelijke gebouwen energieneutraal gemaakt kunnen worden. Huidige stand eneroielabels gemeentelijke gebouwen Van de 36 gebouwen die door de gemeente zelf worden onderhouden, hebben er 6 inmiddels een A-label. 13 gebouwen hebben een monumentale status vanuit het Rijk, Provincie of gemeente. Voor monumenten zoals bedoeld in de Monumentenwet of in de provinciale of gemeentelijke monumentenverordening geldt op dit moment geen label-plicht. 7 van deze 13 gebouwen zijn nog niet voorzien van een Energielabel. De vraag is in hoeverre voor de monumentale gebouwen het behalen van een A-label mogelijk is. Deze zijn daarmee geen onderdeel van de doelstelling om voor ALLE gemeentelijke gebouwen te komen tot een A-label. Nog 17 gebouwen ( = 17) dienen dus, tenzij deze geen eigendom meer zijn van de gemeente, voor 2030 dusdanig te worden aangepakt, dat hier minimaal een A-label gehaald kan worden. Het ondertekenen van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen eind 2017 draagt ook bij aan het doel C02 te reduceren. Bij het energieneutraal maken van gemeentelijk vastgoed moet ook ingezet worden op het circulair aanbesteden van de projecten waarmee klimaatneutraliteit kan worden behaald. In de Nota duurzaamheid wordt dit aangescherpt en opgenomen in beleid. In het Maatschappelijk Verantwoord Inkoopbeleid wordt /8

4 k begin 2019 de ambitie van circulair aanbesteden opgenomen. Dit zal ook gelden voor het maatschappelijk vastgoed. MOTIVERING Verplichte actualisatie MJOP In 2017 zijn inspecties uitgevoerd van alle gemeentelijke gebouwen en bouwkundige objecten die toen door de gemeente werden onderhouden. Voor 2019 is een bureau-actualisatie uitgevoerd, waarbij voor 2019 de noodzakelijke werkzaamheden zijn geprogrammeerd. Daarnaast is voor de jaren een nieuw MJOP opgesteld door een extern bureau, daarbij rekening houdend met de werkzaamheden die in 2019 worden uitgevoerd op basis van de bureau-actualisatie. NEN 2767 is de standaard voor conditiemeting van gebouwonderhoud Voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen en bouwkundige objecten is door de raad de norm vastgesteld op 'sober doch doelmatig. Voor de inspectie van de staat van het onderhoud wordt gewerkt met een conditiemeting conform de NEN 2767 methodiek. De conditie van een gebouw of bouwkundig object wordt dan volgens een vaste checklist gemeten en de NEN-systematiek garandeert een uniforme methode. Voorgesteld wordt het kwaliteitsniveau van de gemeentelijke gebouwen te handhaven op het kwaliteitsniveau sober doch doelmatig overeenkomend met NEN Voor het nieuwe MJOP is gebruikt gemaakt van de NEN 2767 normering. De conditiescore van bouwen installatiedelen wordt daarin weergegeven op een zespuntsschaal. Conditiescore 1 representeert de nieuwbouwstaat en conditiescore 6 de slechtst aan te treffen conditie. Conditiescore Omschrijving Toelichting 1 Uitstekende conditie Incidenteel geringe gebreken 2 Goede conditie Incidenteel beginnende veroudering 3 Redelijke conditie Plaatselijk zichtbare veroudering Functievervulling van bouwen installatiedelen niet in gevaar 4 Matige conditie Functievervulling van bouwen installatiedelen incidenteel in gevaar 5 Slechte conditie De veroudering is onomkeerbaar 6 Zeer slechte conditie Technisch rijp voor sloop Volgens deze conditiemeting is de conditiescore 3 vergelijkbaar met 'sober doch doelmatig. De conditiescore 3 is daarmee als uitgangspunt genomen voor de beoordeling van de onderhoudsstaat en het moment van het nemen van onderhoudsmaatregelen. Het overzicht gemeentelijke gebouwen en bouwkundige objecten is geactualiseerd Voor de actualisatie zijn alle gebouwen en bouwkundige objecten conform een nulmeting en op basis van de NEN 2767 normering beoordeeld. Doordat de gemeente een aantal gebouwen van Stichting WIJ terug heeft gekregen in onderhoud, en er gebouwen zijn aangekocht (zoals het pand aan de Lieven de Keylaan en pand Kerklaan 61 (voormalig politiebureau) is het totaal aantal gebouwen en bouwkundige objecten gestegen van 61 naar 65 stuks ten opzichte van de vorige MJOP. Splitsing naar groot en klein onderhoud is noodzakeliik Omdat de gemeente een voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen heeft ingesteld dient het MJOP conform het BBV gesplitst te worden in groot onderhoud (gedekt vanuit de voorziening) en klein onderhoud (structurele onderhoudspost in de reguliere begroting). Tot 2018 werd deze voorgeschreven splitsing niet gemaakt. Voorgesteld wordt vanaf 2019 deze voorgeschreven splitsing te hanteren. Het splitsen van de kosten is een technische exercitie en leidt niet tot hogere lasten (budgettair neutraal) /8

5 Een actueel MJOP is de basis voor verdere verduurzaminq Een actueel MJOP op basis van het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau is een noodzakelijk uitgangspunt voor de verdere planvorming voor de gewenste verduurzaming van de gebouwen. Het MJOP dient nog verder omoevormd te worden naar een DMJOP De investering om hiertoe te komen is nog NIET meegenomen in de voorliggende actualisatie van het MJOP en ook niet in het voorgestelde kwaliteitsniveau van de gebouwen. Aangezien dit jaar in juni een plan van aanpak dient te worden opgeleverd voor de volgende stap in de verduurzaming van gemeentelijk vastgoed, wordt dit samen genomen met de planvorming om panden energieneutraal te maken en te komen tot een compleet en realistisch Duurzame Meerjarenonderhoudsplanning (DMJOP) voor die gebouwen waarvoor de noodzakelijke investering haalbaar is. Hiervoor is een apart voorstel voorgelegd, waarbij dit MJOP de basis is. In het afgelopen jaren is voor alle gemeentelijke gebouwen vanaf 250 m2 een Energie Prestatie Advies (EPA)-label vastgesteld. Dit betreft de gebouwen die GEEN monumentale status hebben. Voor die gebouwen is een label niet verplicht en soms zelfs niet mogelijk om aan te vragen. Het label is de basis voor de verduurzaming van de gemeentelijke gebouwen. Voor monumentale gebouwen is het lastig om maatregelen te nemen zonder het monumentale karakter van het pand aan te tasten. Dit vergt een andere benadering. Het hebben van een Energielabel A betekent overigens niet automatisch dat het betreffende pand ook energieneutraal is. Het A label geeft aan dat het een energie zuinig pand betreft, maar niet dat het pand ook energieneutraal is. Hiervoor zijn andere maatregelen nodig, waarbij het de vraag is welke vorm van energie gewenst is (zoals eigen opwekking van de benodigde energie of de inkoop van (regionale) duurzame energie). Eerdere besluiten tot afstoting van panden zijn meegenomen Voorgesteld wordt in de actualisatie rekening te houden met de sloop van het pand Reggelaan 14 en de verkoop van Clipper Dreef 147 en deze daarom niet op te nemen in het nieuwe MJOP Drie panden hebben (noot geen vaste gebruiker Voor het pand Meijerslaan 17 wordt nog gezocht naar een bestemming. Het pand Kerklaan 61 is na de recente aankoop toegevoegd, maar daarbij is alleen rekening gehouden met klein onderhoud in de komende jaren, aangezien voor het gebruik/bestemming van het pand nog verdere planvorming plaatsvindt. Ook het pand aan de Lieven de Keylaan kent momenteel geen gebruiker en is daarom enkel voor klein onderhoud opgenomen in het MJOP. Eventuele wijziging van gebruik van deze panden kan vanaf de geplande actualisatie over drie jaar worden meegenomen. Eén pand is onderdeel van verdere planvorming Voor het pand Overboslaan is groot onderhoud noodzakelijk, maar tevens wordt gewerkt aan planvorming (IHP) waar dit gebouw mogelijk onderdeel van is. Investeringen in groot onderhoud zijn wel opgenomen in het voorliggende MJOP, maar pas na enige jaren, zodat ruimte is voor een goede besluitvorming. In verband met deze planvorming is het onrealistisch de kosten op korte termijn op te nemen. Het risico bestaat daarbij wel dat dit gebouw onder de conditiescore 3 zakt en bij de actualisatie over drie jaar een conditiescore 4 bereikt. Zodra er voor dit gebouw weer duidelijkheid is, worden investeringen indien nodig naar voren gehaald /8

6 k FINANCIËN Een externe partij heeft de door het BBV voorgeschreven actualisatie van het MJOP uitgevoerd. Daarnaast is het MJOP dat de periode tot en met 2019 betrof overeenkomstig de BBV voorschriften op basis van een bureau-actualisatie aangepast. De hieruit naar voren komende mutaties zijn betrokken bij de berekening van een nieuwe storting voor de periode Een extra storting in het onderhoudsfonds van is op basis van de actualisatie 2019 noodzakelijk. Dit bedrag kon niet betrokken worden bij de extra storting in de jaarrekening 2017 of de storting 2018 omdat de actualisatie begin 2019 gereed is gekomen. Voorgesteld wordt de incidentele extra storting van te verwerken in de voorjaarsnota 2019 en hier het saldo van de rekening 2018 nadrukkelijk bij te betrekken Bij de bureau-actualisatie van het MJOP dat de periode tot en met 2019 betrof is tevens rekening gehouden met de volgende panden die nog geen deel uitmaakten van het huidige MJOP. Muur tennisvereniging Merlenhoven (groot onderhoud) Kerklaan (klein onderhoud) Totaal mutatie begroting Het MJOP leidt tot een verhoging van de storting in de voorziening "onderhoudsfonds woningen en gebouwen. Hier zijn een aantal factoren voor te benoemen: Het overzicht aan gebouwen en objecten is geactualiseerd. Door o.a. de toevoeging van twee monumentale muren, het voormalige politiebureau aan de Kerklaan, het pand aan de Lieven de Keylaan en enkele gebouwen die voor onderhoud zijn overgenomen van Stichting WIJ ontstaan er meer onderhoudskosten; Het vorige MJOP ging uit van eenheidstarieven uit De stortingen zijn tussentijds niet gecorrigeerd met prijsindexcijfers overeenkomstig de begrotingsuitgangspunten en lopen daardoor achter op het actuele prijsniveau. Door het MJOP elke drie jaar geheel te actualiseren, wordt op dat moment de indexering meegenomen. De kosten voor aannemingswerk en materialen zijn de laatste jaren sterk gestegen. Daardoor zijn onderhoudswerken duurder geworden; Door wijziging van het aantal gebouwen zijn meer inspecties (waaronder legionella) en onderhoudscontracten noodzakelijk. Deze kosten zijn nu meegenomen in de kosten van klein onderhoud. Update gemeentelijk onroerend goed Bij het opstellen van het MJOP is uitgegaan van de situatie en besluitvorming van eind Effecten op het onderhoudsfonds die de komende jaren ontstaan, zoals besluiten inzake aan- en verkoop, worden meegenomen bij de jaarlijkse actualisatie. Daardoor kan de storting in de komende jaren fluctueren. Dit is een actueel punt omdat er in voorbereiding is een update van het gemeentelijk onroerend goed voor wat betreft het strategisch karakter daarvan. Deze wordt aan de raad voorgelegd in het tweede kwartaal van dit jaar. De lijn is tot op heden dat de gemeente alleen onroerend goed behoudt of verwerft als dit een strategisch belang dient. Leidt deze update tot afstoting van onroerend goed, dan heeft dit uiteraard meteen gevolgen voor de storting in het onderhoudsfonds. Financiële gevolgen actualisatie De berekening van het groot- en klein onderhoud is opgesteld door het bureau Nibag en is bijgevoegd (bijlage MJOP gemeente ). In het bijgevoegde /8

7 fis kostenoverzicht wordt tevens rekening gehouden met het BTW regime dat per gebouw/object verschilt. Als gevolg van de actualisaties 2019 en van het onderhoud woningen en gebouwen is een eenmalige extra storting in de voorziening onderhoudsfonds woningen en gebouwen van noodzakelijk. De extra storting is nodig om het verwachte groot onderhoud in 2019 uit te kunnen voeren. De voorziening mag uitsluitend aangewend worden voor groot onderhoud. Daarnaast is het in BBV voorgeschreven dat klein onderhoud in de exploitatie wordt verwerkt. Klein onderhoud betreft een vast bedrag per jaar en bedraagt afgerond structureel. Klein onderhoud wordt begroot op het subtaakveld Gebouwen en Gronden. In de begroting 2019 wordt de splitsing tussen klein onderhoud en groot onderhoud gerealiseerd. Deze mutatie is budgettair neutraal. De storting in de voorziening wordt verlaagd met en komt uit op (exclusief de incidentele extra storting van ). Tegelijkertijd wordt voor klein onderhoud opgenomen. Het totaal van de lasten voor onderhoud woningen en gebouwen bedraagt daarmee (exclusief de incidentele extra storting van ). Dit is overeenkomstig het bedrag uit de primaire begroting Als gevolg van de actualisatie stijgt de storting in de voorziening met en komt daarmee uit op Samen met het klein onderhoud ( ) bedragen de lasten voor onderhoud woningen en gebouwen vanaf Het nadeel van ten opzichte van de begroting 2019 is structureel. Voorgesteld wordt dit nadeel te betrekken bij de kadernota In de bijlage Verloop voorziening " is aangegeven hoe de voorziening zich ontwikkelt gedurende de periode 2019 tot en met PLANNING/UITVOERING Besluitvorming B&W MJOP Behandeling commissie Actualisatie MJOP Besluitvorming raad Actualisatie MJOP Uitvraag opdracht motie duurzaam 2.0 Opstellen Plan van Aanpak Energieneutraal maken Besluitvorming B&W Plan van aanpak energieneutraal maken Behandeling commissie Plan van aanpak energieneutraal maken Start uitwerking per gebouw conform planning Jan Feb Mit Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Voor het opstellen van het MJOP is participatie of communicatie niet van toepassing. Het basis onderhoudsniveau ligt vast. Voor uitvoering van maatregelen aan de gemeentelijke gebouwen, wordt uiteraard met belanghebbenden gecorrespondeerd, zodat zij op de hoogte zijn van het moment en impact van de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden /8

8 DUURZAAMHEID Bij het uitvoeren van groot en klein onderhoud wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van duurzame materialen. De mate waarin hangt af van het type materiaal en aanbod op de markt. Bij het uitvoeren van groot onderhoud wordt altijd direct gekeken naar mogelijkheden om energiebesparing te bereiken, voor zover de voorziening voorziet in dekking van deze kosten. BIJLAGEN Bijlage 1: Verseon : Overzicht gemeentelijke gebouwen en objecten Bijlage 2: Verseon : Overzicht MJOP Bijlage 3: Verseon : Verloop voorziening /8