BEDRIJFSVOERING, een palet van verbetermogelijkheden Mei 2010, Theo Geurts ebm bureau voor bedrijfsvoering

Transcriptie

1 BEDRIJFSVOERING, een palet van verbetermogelijkheden Mei 2010, Theo Geurts ebm bureau voor bedrijfsvoering 1

2 Inleiding In dit document vindt u wat we voor u als klant kunnen doen. We leggen uit hoe we tegen bedrijfsvoering aan kijken en wat ICT management en Kwaliteitszorg in onze ogen is. Telkens geven we op die onderwerpen aan wat wij als uw partner voor u kunnen doen. Bedrijfsvoering is daarbij onderverdeeld in de onderwerpen: Procesmanagement Informatiemanagement, Waarbij dit laatste onderwerp weer is opgesplitst in: Informatiearchitectuur Informatiesysteemmanagement Gegevensmanagement Netwerkmanagement 2

3 Bedrijfsvoering Is gericht op.. Bedrijfsvoering is gericht op het verhogen van de: efficiency flexibiliteit / lenigheid (be)stuurbaarheid transparantie snelheid kwaliteit van een organisatie. De eisen en wensen van de business worden vertaald in veranderingen / verbeteringen van: processen systemen gegevens in onderlinge samenhang vanuit de kwaliteitszorg invalshoek. Houdt zich bezig met.. Bedrijfsvoering houdt zich vooral bezig met: procesmanagement informatiemanagement. Dus met bedrijfsprocessen en bedrijfssystemen en hun architectuur. Verwijzing Zie verder op het informatievoorziening schema. Wat doen we We kijken naar bedrijfsprocessen, informatiesystemen en de afstemming daartussen. Die afstemming vindt onder andere plaats door kwaliteitszorg principes toe te passen. Naast de functionele kant (wat wordt in het proces gedaan en hoe kan dat door informatiesystemen ondersteund worden) wordt ook de gegevenskant in ogenschouw genomen bij die afstemming. We richten in, we ontwikkelen en implementeren. We zorgen dat het beheer geregeld is. 3

4 Bedrijfsvoering, vervolg Informatievoorziening schema In onderstaand schema is te zien hoe we informatievoorziening indelen. Opmerking Deze indeling is gebaseerd op het L_PASO model. ICT DOMEIN (vlgs L_PASO model) ICT peoplemanagement Tot slot. De organisatorische inrichting van het Informatievoorziening domein is een apart aandachtsgebied en een voorwaarde voor goed management in dit domein. we noemen het ICT peoplemanagement. 4

5 Bedrijfsvoering, vervolg We zijn uw partner We kunnen, afhankelijk van de opdracht, optreden in de rol van: Informatiearchitect Projectmanager Implementator Klankbord Consultant Interim-manager. Informatiearchitect Projectmanager We zijn als informatiearchitect sterk in het analyseren van problemen, het gestructureerd oplossen en implementeren van de oplossing. We beperken ons niet tot één bepaalde invalshoek, maar zoeken op grond van onze kennis en ervaring met informatievoorziening / automatisering, procesontwerp / administratieve organisatie en kwaliteitszorg, naar integrale oplossingen. We kunnen optreden als projectleider bij complexe, omvangrijke of belangrijke veranderingen in ICT systemen of - structuren. Implementator Als implementator zorgen we er voor dat veranderingen ook daadwerkelijk plaatsvinden. Klankbord Consultant We treden op als klankbord voor het management en als ICT coach voor medewerkers. Als consultant adviseren we graag waar we goed in zijn: bedrijfsvoering. 5

6 Bedrijfsvoering, vervolg Interimmanager We zijn er als interimmanager voor informatiemanagement in de rol van verandermanager of bijvoorbeeld als tijdelijke vervanger. Resultaat Wat u wilt Het resultaat is, of draagt bij aan een betere efficiëntere en flexibelere manier van werken; met andere woorden een optimale bedrijfsvoering. Wat we voor u doen, hangt af van wat u wilt. Als we dat weten gaan we gericht op uw eisen / wensen aan de slag. 6

7 Procesmanagement Procesmanagement Procesmanagement is het inrichten, inregelen en uitvoeren van bedrijfsprocessen. Het behelst het zorgen voor: een goed ingericht proces optimale condities voor de procesuitvoering procesbesturing. ICT DOMEIN (vlgs L_PASO model) Eisen Een bedrijfsproces verloopt goed als het, zonder verspilling producten oplevert waar een klant tevreden mee is. Om dat te bereiken is het nodig, dat: het proces goed in elkaar steekt het duidelijk is voor de medewerkers hoe het verloopt en wie, wat doet; met andere woorden het proces moet goed beschreven zijn medewerkers deskundig en gemotiveerde zijn adequate hulpmiddelen (bijvoorbeeld informatiesystemen) beschikbaar zijn. 7

8 Procesmanagement, vervolg We zijn uw partner Inrichten en inregelen We zijn uw partner voor procesinrichting. Samen met uw medewerkers worden uw bedrijfsproces (opnieuw) ingericht en ingeregeld. We hebben een unieke methodiek om processen te beschrijven en in te regelen gebruikmakend van vier te onderscheiden niveaus van beheersing. Procesinrichting houdt in: het analyseren en structuren van een bedrijfsproces het eenduidige beschrijven er van het vastleggen van o het (beleids)kader o de verantwoordelijkheden taken en bevoegdheden o het samenwerkingsverband o werkinstructies binnen dat proces zorgen voor commitment bij medewerkers voor het (opnieuw) ingerichte proces. Voordelen Medewerkers weten hoe het bedrijfsproces verloopt. Medewerkers weten wie, waarvoor verantwoordelijk is. Er kan doelmatiger / efficiënter gewerkt worden, er behoeft bijvoorbeeld minder afgestemd / gecoördineerd te worden. Medewerkers zijn het eens met de nieuwe manier van werken en zijn meer gemotiveerd. Er kan doeltreffender gewerkt worden (de klant krijgt wat hij vraagt/ verwacht). 8

9 Informatiemanagement Informatiemanagement Informatiemanagement betreft het sturen en beheersen van de inzet van ICT middelen (apparatuur, programmatuur en mensen) en de afstemming op de bedrijfsprocessen om de organisatie optimaal te ondersteunen. Het bestaat uit de onderdelen: Informatiearchitectuur Informatiesysteemmanagement Gegevensmanagement Netwerkmanagement ICT DOMEIN (vlgs L_PASO model) Relatie met procesmanagement Bedrijfsprocessen dienen adequaat ondersteund te worden met betrouwbare informatie. Om dat te bewerkstelligen is het belangrijk dat bedrijfsprocessen en de informatiesystemen die daarbij gebruikt worden goed op elkaar zijn afgestemd. Informatiemanagement en Procesmanagement zijn elke vanuit hun eigen invalshoek daar op gericht. 9

10 Informatiemanagement, vervolg We zijn uw partner Referentiekader We zijn uw partner bij informatiemanagement. Op de verschillende onderdelen (informatiearchitectuur, informatiesysteemmanagement, gegevensmanagement en netwerkmanagement) dragen we zorg voor de door uw organisatie gewenste verbetering. Voorbeeld 1 We zorgen er voor dat u ICT in de greep krijgt en het kunt sturen. U beschikt over een strategisch informatieplan en weet wanneer welke investeringen wenselijk zijn. Voorbeeld 2 U weet waarin (netwerk, apparatuur, programmatuur) het nuttig is te investeren en u weet ook dat het geen weggegooid geld is omdat het is afgestemd op uw behoeften en mogelijkheden. Voorbeeld 3 Wat u nodig heeft is niet door uw computerleverancier bepaald. Voorbeeld 4 De keuze voor een geheel nieuw softwarepakket, waarin u vertrouwen heeft en waarmee u weer jaren vooruit kunt, hebben we samen met u voorbereid. Voorbeeld 5 Een pakket kopen is een 1e stap. We kunnen er voor zorgen dat het gekochte pakket in uw organisatie optimaal gebruikt wordt en dat het goed aansluit op bestaande informatiesysteem. Implementeren heet dat in vakjargon. Voorbeeld 6 We kunnen zorgen dat het beheer / de exploitatie van uw informatiesystemen op rolletjes verloopt, terwijl de kosten binnen het beschikbare budget blijven. ITIL, BISL, APL, Prince2, MSP 10

11 Informatiearchitectuur Informatiearchitectuur Informatiearchitectuur betreft het opzetten en in stand houden van een raamwerk de architectuur die richting geeft aan de ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en automatisering. De architectuur is de basis voor Informatie-, Gegevens- en Netwerkmanagement. Opmerking De architectuur is te vergelijken met een gemeentelijk bestemmingsplan. ICT DOMEIN (vlgs L_PASO model) Belang Afhankelijk van de grootte van de organisatie is informatiearchitectuur meer of minder belangrijk. Bij kleinere organisatie is het minder belangrijk omdat het overzicht er meestal wel is, het aantal direct betrokkenen niet groot en waar men naar toe wil niet al te ingewikkeld. Naar mate de organisatie groter is, blijkt informatiearchitectuur belangrijker. 11

12 Informatiearchitectuur, vervolg Waarvoor Wat Deelarchitecturen Groei architectuur In essentie is een informatiearchitectuur nodig voor het hebben en houden van overzicht op het bestaande en weten wat in de toekomst wenselijk is. Wat wenselijk is, wordt - na management goedkeuring - een standaard / richtlijn waar ieder zich aan te houden heeft. (Vergelijk het met de bouwtekening en het bestek. Voor de aannemer is dat waar hij zich in principe aan te houden heeft; afwijkingen behoeven de goedkeuring van de architect). Informatiearchitectuur heeft betrekking op de gehele informatiehuishouding van de organisatie. Het is een blauwdruk of bestemmingsplan (met de bijbehorende verantwoordelijkheden en procedures en het metagegevensbeheer) voor toekomstige informatiesystemen en infrastructuur. Door een dergelijke architectuur is helder wat kan en wat niet mag. Toelichting Metagegevens zijn gegevens over gegevens. Bijvoorbeeld: met Naam bedoelen we: de achternaam van een persoon, die hij/zij met de geboorte kreeg. Het Naam - veld is: 50 karakters lang. De omschrijving van Naam en de lengte ervan zijn voorbeelden van metagegevens. Architectuur is op zich weer uit te splitsen naar verschillende aandachtsgebieden, die deelarchitecturen dienen in samenhang met elkaar ontwikkeld te worden. Een architectuur zou een groeiarchitectuur moeten zijn om er bedrijfsmatig wat aan te hebben. Niet alle details hoeven ingevuld te zijn, dat wat nu belangrijk is wordt uitgezocht, afgesproken en vastgelegd. De rest komt later, wanneer er behoefte aan is. Afwijkingen op de architectuur moeten onder bepaalde condities mogelijk zijn. 12

13 Informatiearchitectuur, vervolg We zijn uw partner We zijn uw partner bij het opstellen en invoeren van een informatiearchitectuur of onderdelen daaruit. We plaatsen voor u ICT in een richtinggevend kader zodat voor de toekomst helder is waarin u voor wat betreft ICT kunt investeren. We hebben veel ervaring in het opzetten van bijvoorbeeld een gegevensarchitectuur, zodat gegevens eenmalig worden opgeslagen voor meervoudig gebruik. Of een complete informatiearchitectuur gewenst is, dan wel aan welke deelarchitectuur er behoefte is, en welke mate van detail verstandig is, wordt gezamenlijk vastgesteld. Daarna gaan we daadwerkelijk samen met uw medewerkers aan de slag. Het opzetten van een architectuur kan tevens een leertraject inhouden voor uw organisatie. Wat er precies gedaan moet worden, met wie en wanneer het klaar moet zijn, wordt in een plan van aanpak vastgelegd. 13

14 Informatiesysteemmanagement Informatiesysteemmanagement Het ontwikkelen en beheren (binnen de architectuur) van informatiesystemen. Toelichting Informatiesystemen moeten goed werken. Maar dat niet alleen, ze moeten daarbij de bedrijfsprocessen optimaal ondersteunen. ICT DOMEIN (vlgs L_PASO model) Informatiesysteem Met een informatiesysteem worden gegevens bewerkt en verwerkt. Een informatiesysteem ondersteunt een bedrijfsproces. Hoe beter een dergelijk systeem dat doet, hoe beter het bedrijfsproces kan worden uitgevoerd. Hoe flexibeler het is, des te sneller is een bedrijfsproces aan te passen. 14

15 Informatiesysteemmanagement, vervolg Informatiesysteemmanagement Informatiesysteemmanagement omvat het: plannen ontwikkelen beheren van informatiesystemen. Plannen Het plannen bestaat uit het maken en bijhouden van: een strategisch plan; wat moeten we bereiken gegeven de bedrijfsdoelstellingen een activiteitenplan; het afstemmen van business prioriteiten op de mogelijkheden een bestemmingsplan; het maken van een blauwdruk (ook wel informatiearchitectuur genoemd) welke informatiesystemen voor welke processen er zouden moeten zijn en de daarbij noodzakelijke infrastructuur een investerings- en exploitatieplan. Ontwikkelen Het ontwikkelen is ruwweg op te delen in de aandachtsgebieden: ontwerp of keuze van een informatiesysteem realisatie (bouw of aanschaf) invoering Beheer Het beheren van een informatiesysteem houdt in: het beschikbaar hebben en houden voor gebruik het aanpassen aan gebruikerseisen / - wensen. 15

16 Informatiesysteemmanagement, vervolg Projectmanagement We zijn uw partner Goed projectmanagement is vooral van belang bij het tot stand brengen van informatiesystemen in de organisatie. We zijn uw partner voor informatiesysteemmanagement. Anders gezegd: uw informatiehuishouding of onderdelen daarvan zijn bij ons in goede handen. We kunnen voor u en met u bijvoorbeeld: o een (meerjaren)plan maken o informatiesystemen kiezen of laten ontwikkelen o het projectmanagement voeren o het beheer van uw informatiesystemen regelen. 16

17 Gegevensmanagement Gegevensmanagement Gegevensmanagement betreft het structureren en beheren van gegevens voor betrouwbare en beschikbare informatie. Toelichting Gegevens zijn te beschouwen als de grondstof van een informatieverwerkend proces. Aan de kwaliteit ervan dient veel aandacht besteed te worden. ICT DOMEIN (vlgs L_PASO model) Betrouwbare gegevens Betrouwbare gegevens als (besturings)informatie voor uw bedrijf - zijn van essentieel belang. Voor bijna alle organisaties zijn gegevens een belangrijke grondstof. Informatiesystemen helpen daarbij. Met behulp van informatiesystemen worden gegevens bewerkt en verwerkt. Het is belangrijk dat veel zorg besteed wordt aan het zorgvuldig bewaren van gegevens. Zo moet vermeden worden dat dezelfde gegevens dubbel worden opgeslagen; denk bijvoorbeeld aan adresgegevens die door zowel Verkoop als Administratie apart worden bijgehouden. 17

18 Gegevensmanagement, vervolg Gegevensmanagement Gegevensmanagement heeft tot doel te zorgen voor betrouwbare en beschikbare gegevens. Het omvat: ontwerpen en beheren metagegevens kwaliteitscontrole databankbeheer. Metagegevens Stelselmatige kwaliteitscontrole Het ontwerpen en beheren metagegevens houdt in dat wordt nagedacht over welke gegevens, waar bewaard worden en hoe. Metagegevens worden vastgelegd in onder andere een gegevensmodel en een gegevenswoordenboek. (Uit het gegevenswoordenboek valt op te maken welke gegevens er bijgehouden worden. Het gegevensmodel vermeldt hoe de gegevens worden opgeslagen.) De metagegevens dienen beheerd te worden zodat ze actueel zijn en blijven. Opmerking Metagegevens zijn gegevens over gegevens. Door een goed metagegevens beheer kunnen vragen beantwoord worden als welke gegevens leggen we allemaal vast over een klant?, Hoe identificeren we een leverancier of een product uniek. Door stelselmatig kwaliteitscontrole uit te voeren wordt de betrouwbaarheid van gegevens bewaakt en gegarandeerd. Opmerking Gegevens zijn betrouwbaar als ze: actueel correct volledig zijn. 18

19 Gegevensmanagement, vervolg Databankbeheer We zijn uw partner Databankbeheer richt zich op gegevensopslag. Gegevens moeten á la minute beschikbaar, ze moeten beveiligd en beschermd zijn. De technische voorzieningen (de infrastructuur) om dat mogelijk te maken dient daarvoor optimaal te zijn ingericht. Opmerking Gegevens dienen beveiligd te zijn zodat er door derden geen misbruik van gemaakt kan worden. Ze worden beschermd door kopieën te maken (Backups). We hebben veel ervaring in het opzetten en uitvoeren van gegevensmanagement. Gegevensmanagement is vooral in grotere organisatie belangrijk, toch wordt er vaak nog te weinig aandacht aan besteed. We kunnen hierin samen met u verbetering in brengen. 19

20 Netwerkmanagement Netwerkmanagement Netwerkmanagement houdt het ontwerpen en opzetten van een technische infrastructuur in, die optimaal de bedrijfsvoering ondersteunt. Toelichting Een netwerk bestaat uit twee of meer met elkaar verbonden computers met alle er bijbehorende systeemsoftware. ICT DOMEIN (vlgs L_PASO model) Netwerk Netwerk is de verzamelnaam voor twee of meer onderling verbonden computers. Naar mate de organisatie groter is, zijn er meer computers, zijn er meer verschillende soorten en typen computers en wordt specialisatie toegepast. Een computer doet niet alles, maar slechts een bepaald type werk; ze worden dan Servers genoemd. Een netwerk bestaat uit werkstations en Servers. Medewerkers gebruiken een werkstation en zijn via het netwerk verbonden met verschillende Servers. 20

21 Netwerkmanagement, vervolg Netwerkmanagement Netwerkmanagement kan het best omschreven worden als de zorg voor beschikbaarheid nu en in de toekomst van een op de behoefte van de organisatie afgestemd goed werkend netwerk. Functionele en constructie kant Belang We zijn uw partner Een netwerk kent een functionele en een constructie kant. De functionele kant betreft: o de manier waarop het netwerk gebruikt wordt o de opdeling in functies. Uit welke onderdelen (computers, bekabeling, Routers, systeemsoftware, etc.) het bestaat - gegeven de functionele eisen - is de constructie of technische kant van het netwerk. Een intranet (een binnenshuis internet) en toegang tot internet, een WEB server, etc. zijn functies die een netwerk kan vervullen. In feite is een netwerk een op elkaar stapeling van relatief eenvoudige en complexe software, die de hardware bestuurt; denk bijvoorbeeld een file-, print- of backupservers en, bij de wat ingewikkelder zaken, aan een WEB server. Naar mate er meer en verschillende computers zijn, neemt het belang van een goed netwerkmanagement toe. We zijn als partner goed in het opstellen van een functionele infrastructuur architectuur. Aan de hand van deze architectuur / beschrijving kan veel gerichter met uw leverancier gesproken worden om tot een voor u optimaal resultaat te komen: niet te veel / niet te weinig apparatuur en programmatuur, gebruikmakend van moderne bewezen technologie. Daarbij bekijken we wat intern nodig /wenselijk is om dit netwerk te beheren en hoe dat het beste kan. 21

22 ICT-organisatie management ICT-organisatie management ICT-organisatie management betreft het zorgen voor een goede ICT organisatie met adequate hulpmiddelen, technieken en methodieken. Eigen ICT organisatie De eigen ICT organisatie zal op haar taak berekend moeten zijn om de gehele organisatie adequaat te kunnen ondersteunen. Het is dus nodig ook daar aandacht aan te besteden. Uw ICT medewerkers functioneren het best als duidelijk is wat van hen verwacht wordt, wat hun speelruimte is en wat hun mogelijkheden zijn. Een keuze voor bepaalde methodieken, denk bijvoorbeeld aan projectmanagement, biedt veel houvast voor zowel medewerkers van de ICT-afdeling als daarbuiten. Als men over en weer weet hoe het ICT werk wordt aangepakt, wordt is er in ieder geval één probleem minder. Inrichting ICT-functie ICT-organisatie management betreft het zorgen voor een goede ICT organisatie met adequate hulpmiddelen, technieken en methodieken. ICT-organisatie management ICT-organisatie management betreft het zorgen voor een goede ICT organisatie met adequate hulpmiddelen, technieken en methodieken. 22

23 ICT-organisatie management, vervolg Hoofd niveau 3 Projectmanagement We zijn uw partner Ook de inrichting van de ICT-organisatie om de werkzaamheden die horen bij informatiemanagement intern te kunnen uit voeren, is een belangrijk aandachtspunt. Zaken die geregeld moeten worden zijn bijvoorbeeld: o o o o visie op ICT en de ICT functie (indeling in) taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de ICT-functie en binnen de organisatie functiebeschrijvingen FTE s (aantal en zwaarte). Opmerking E.e.a. dient te geschieden in nauw overleg met het management en de personeelsorganisatie. Projectmanagement is er op gericht om op een standaard manier eenmalige ICT taken te plannen en uit te voeren en zodoende op tijd en binnen budget het beoogde doel te bereiken. Er zijn veel methodieken voor het projectmanagement van ICT-projecten. Welke de beste is hangt af van de situatie. Wel is het wenselijk voor slecht één methode te kiezen. We zijn We zijn uw partner bij de inrichting van uw ICT organisatie. We kunnen zorgen samen met onder andere u en Personeelszaken voor het (her)inrichten van uw automatiseringsafdeling. Wat voor u de beste manier is om uw projecten goed te kunnen managen, weten we niet bij voorbaat. Samen met u en uw medewerkers vinden we de methodiek die het best bij uw organisatie past. Na de keuze voeren we de methodiek met en voor uw medewerkers in 23

24 Kwaliteitszorg Kwaliteitszorg Kwaliteit Kwaliteitszorg betreft het streven dat gericht is op het voldoen aan impliciete en expliciete eisen / wensen van de (interne) klant. Kwaliteit is voor elke organisatie een zeer belangrijk aandachtspunt. Veel organisaties kiezen voor ISO certificering. Andere kiezen hun eigen weg. Hoe het ook zij, aandacht voor kwaliteit mag in geen elke organisatie ontbreken. Het opzetten van proces- en informatiemanagement geeft een belangrijke impuls aan het kwaliteitsstreven van de organisatie. Kwaliteitszorg is ook een goed handvat bij inrichtingsaspecten. ICT is een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering. De manier waarop de organisatie met kwaliteit wil omgaan, zal ook de ICT-functie zich moeten eigen maken en moeten toepassen. We zijn We zijn uw partner We zijn uw partner bij het opzetten van procesmanagement systemen. Wij benaderen ICT altijd ook vanuit een kwaliteitsinvalshoek. (Voorbeelden: het inrichten van bedrijfsprocessen is gebaseerd op kwaliteitszorg principes. ICT verbeteringen zijn alleen nuttig als er een (interne) klant is die er om vraagt.) We kunnen uw administratieve organisatie op een kwaliteitszorg leest schoeien. Samen met uw ICT medewerkers en medewerkers van de afdeling Kwaliteit kunnen we werken aan een betere invulling van kwaliteit binnen de ICT functie. We hebben daarvoor een unieke methode ontwikkeld, die leidt tot korte en kernachtige documentatie. 24

25 Meer weten Wilt u meer weten neem dan contact met ons op. ebm bureau voor bedrijfsvoering Enschedesestraat CS Haaksbergen T M E theo.geurts@ebm.nl Voor opdrachten in de Randstad werken we vanuit Laan van Meerdervoort AR Den Haag 25