Sectoraal comité van het Rijksregister

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 47/2008 van 12 november 2008 Betreft: aanvraag van Auvibel om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op de inning van de vergoeding op dragers en apparaten voor het reproduceren van geluids- en audiovisuele werken (RN/MA/2008/020) Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de cvba Auvibel ontvangen op 07/05/2008; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies, gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 18/06/2008; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 03/07/2008; Gelet op de beslissing van het Comité van 4 juli 2008 waarbij de behandeling van dit dossier werd geschorst teneinde de cvba Auvibel toe te laten in detail haar werkwijze toe te lichten;

2 Ber RR 47/2008-2/9 Gelet op de toelichting van de cvba Auvibel ontvangen op 6 oktober 2008; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 12/11/2008, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel om de cvba Auvibel, hierna de aanvrager, te machtigen om een toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 en 5, en tweede lid, WRR met het oog op de inning van de vergoeding op dragers en apparaten voor het reproduceren van geluids- en audiovisuele werken. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2, WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen tot of mededeling te bekomen van de informatiegegevens van het Rijksregister door het Comité verleend aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het Comité. De aanvrager is een burgerlijke coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Haar maatschappelijk doel wordt in artikel 3 van haar statuten als volgt omschreven: "De vennootschap heeft als doel zowel in België als in het buitenland voor eigen rekening, voor rekening van derden of in samenwerking met derden: 1) de exploitatie, de administratie en het beheer, in de ruimste zin, voor zichzelf en voor haar vennoten, van de zogenaamde rechten voor de thuiskopie, ( ), voor eigen gebruik van geluids- en audiovisuele werken op geoorloofde wijze voor het publiek toegankelijk gemaakt

3 Ber RR 47/2008-3/9 en vastgelegd op een geluids- of audiovisuele drager, en met name de inning en verdeling van de vergoedingen voortkomen uit de uitoefening van die rechten; 2-5) ( ).". Artikel 55 van de wet van 30 juni 1994 bepaalt dat de auteurs, de uitvoerende kunstenaars en de producenten van fonogrammen en van audiovisuele werken recht hebben op een vergoeding voor de reproduktie voor eigen gebruik van hun werken en prestaties. In het vierde lid van dat artikel wordt voorzien dat de inning en verdeling ervan zal gebeuren door een voor alle vennootschappen voor beheer van auteursrechten representatieve vennootschap. Bij koninklijk besluit van 21 januari 1997 tot het belasten van een vennootschap met de inning en de verdeling van de vergoeding van het kopiëren voor eigen gebruik, werd de aanvrager belast met de inning en de verdeling van de rechten op vergoeding bedoeld in artikel 55 van de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. In de mate dat de aanvrager ervoor zorgt dat de wettelijke opgelegde vergoedingen daadwerkelijk worden betaald en vervolgens verdeeld, vervult hij een taak van algemeen belang en komt hij in aanmerking voor een toegang tot of de mededeling van de informatiegegevens van het Rijksregister. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEIT De vergoeding voor de reproductie voor eigen gebruik is krachtens artikel 55, tweede lid, van de wet van 30 juni 1994 verschuldigd door de fabrikant, de intracommunautaire invoerder of aankoper van dragers die gebruikt kunnen worden voor het reproduceren van geluidswerken en audiovisuele werken dan wel van apparaten waarmee de reproductie mogelijk wordt op de datum waarop die dragers en die apparaten op het nationale grondgebied in de handel worden gebracht. Het koninklijk besluit van 28 maart 1996 betreffende het recht op vergoeding voor het kopiëren voor eigen gebruik voor de auteurs, de uitvoerende kunstenaars en de producenten van fonogrammen en van audiovisuele werken, stelt het werkkader van de aanvrager vast. Het bepaalt o.a. "wie wat

4 Ber RR 47/2008-4/9 wanneer" verschuldigd is, hoe de inning en verdeling gebeurt, hoe de controle gebeurt, wanneer er een terugbetaling mogelijk is. De bijdrageverplichting ontstaat wanneer iemand dit kan zowel een fysieke persoon als een rechtspersoon zijn - in België goederen in de handel brengt waarop een bijdrage verschuldigd is: voor fabrikanten en groothandelaars is dat het moment van verkoop van de goederen (artikel 3, 2); voor de andere intracommunautaire aankopers is dit het moment van de aankoop van de onderworpen goederen, zodat ze op de Belgische markt ter beschikking komen (artikel 3, 3, van het koninklijk besluit van 28 maart 2008). Een bijdrageplichtige moet maandelijks een aangifte indienen bij de aanvrager. Op basis daarvan berekent de aanvrager de verschuldigde bijdrage die hij vervolgens aan eerstgenoemde betekent. De bijdrageplichtige zoals hij in de wet en het koninklijk besluit wordt omschreven, is niet noodzakelijk iemand die handelaar is. De aanvrager doet regelmatig controles op openbare markten, beurzen, overdekte markten. Het gebeurt dat daar particulieren aanwezig zijn die aan de bijdrage onderworpen goederen te koop aanbieden. Met het oog op het verzekeren van een correcte inning zal de aanvrager dan een proces-verbaal van vaststelling opmaken. Ingevolge artikel 74 van de wet van 30 juni 1994 kunnen de daartoe beëdigde werknemers van de aanvrager ter zake immers de nodige vaststellingen doen. Nog steeds in het kader van zijn controlebevoegdheid kan de aanvrager bijdrageplichtigen bij aangetekend schrijven verzoeken om hem gegevens en stukken te verstrekken. Het Comité is van oordeel dat de hierboven vermelde en nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de gegevens van het Rijksregister C.1.1. De aanvrager wenst de mededeling van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 en 5, en tweede lid, WRR zijnde respectievelijk: de naam en voornamen; de geboorteplaats en datum;

5 Ber RR 47/2008-5/9 de hoofdverblijfplaats. Het Comité stelt vast dat de informatiegegevens naam en voornamen en hoofdverblijfplaats van belang zijn om met een bijdrageplichtige contact op te nemen en hem te identificeren. Gelet op de reglementaire bepalingen die de aanvrager in acht moet nemen is het belangrijk dat hij het juiste adres kan verifiëren: - hij moet de verschuldigde bijdrage immers betekenen aan de bijdrageplichtige; - als hij gegevens opvraagt bij een bijdrageplichtige, moet hij dan doet aan de hand van een aangetekend schrijven. Teneinde er zeker van te zijn dat hij zich niet van persoon vergist, wenst de aanvrager eveneens toegang te bekomen tot de "geboorteplaats en datum". Wanneer de aanvrager op het terrein vaststellingen doet, kan hij zich aan de hand van de identiteitskaart vergewissen van de naam en de voornamen van de betrokkene, evenals van diens geboorteplaats en datum. Dit is echter niet het geval voor het adres dat niet op een met het blote oog leesbare wijze op de identiteitskaart wordt vermeld. Wanneer de aanvrager dit achteraf in het Rijksregister wenst op te zoeken, heeft hij meer nodig dan de naam en de voornamen om het juiste adres te achterhalen. De "geboorteplaats en datum" zullen dan moeten fungeren als bijkomend selectiecriterium. De aanvrager wenst tevens een toegang tot de historiek van deze gegevens die een periode van 5 jaar beslaat. Volgens de aanvraag zou dit de aanvrager toelaten om een link te leggen tussen enerzijds een welbepaalde persoon en anderzijds diens activiteiten. Het Comité is van oordeel dat de aanvrager een persoon voldoende precies kan identificeren aan de hand van de gegevens "naam en voornamen" en "geboorteplaats en datum" om dergelijke link te leggen. Een toegang tot de historiek van deze gegevens is overmatig in het licht van artikel 4, 1, 3, WVP en wordt dan ook geweigerd. Samenvattend besluit het Comité dat de toegang tot de persoonsgegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 en 5, WRR in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. De toegang tot de historiek wordt geweigerd. C.2. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur waarvoor de toegang en het gebruik gevraagd worden C.2.1. Er wordt een permanente toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister gewenst.

6 Ber RR 47/2008-6/9 Het Comité stelt vast dat de aanvrager gezien de aard van zijn werkzaamheden, zowel lopende als nieuwe dagdagelijks dossiers behandelt. In het licht hiervan is het aangewezen dat de aanvrager op elk moment de gegevens van de betrokken bijdrageplichtige kan controleren. De gewenste toegang is dan ook conform aan artikel 4, 1, 3, WVP. C.2.2. De aanvrager vraagt een machtiging voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat het koninklijk besluit van 21 januari 1997 dat de aanvrager belast met de inning en de verdeling van de vergoeding voor het kopiëren voor eigen gebruik, geen termijn bepaalt gedurende dewelke de aanvrager met die taak belast wordt. In het licht hiervan is een machtiging van onbepaalde duur gepast, deze zal evenwel van rechtswege een einde nemen wanneer de Koning de inning en verdeling van de vergoeding voor het kopiëren voor eigen gebruik toevertrouwt aan iemand anders. C.3. Ten opzichte van de bewaringstermijn De aanvrager wenst de gegevens permanent dus onbeperkt - te bewaren teneinde de continuïteit van de bijdrageplicht te verzekeren, de opvolging te doen van de betalingen, dossiers te vervolledigen met betrekking tot de administratieve boetes wanneer meermaals een inbreuk wordt gepleegd op artikel 55 (artikel 91 wet van 30 juni 1994). Artikel 4, 1, 5, WVP bepaalt dat persoonsgegevens in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren niet langer mogen bewaard worden dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt. Bij het bepalen van de bewaringstermijn inzake moet rekening gehouden worden met volgende elementen: artikel 6 van de wet 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen, bepaalt dat de boekhoudkundige stavingstukken 10 jaar moeten bijgehouden worden. Het Comité stelt evenwel vast dat deze bepaling uitsluitend boekhoudkundige stukken viseert. Dit betekent dat de andere persoongegevens waarover de aanvrager beschikt moeten vernietigd worden wanneer die met het oog op de werkzaamheden van de aanvrager geen operationeel nut meer hebben; het niet verrichten van een aangifte/niet betaling van de vergoeding is een misdrijf dat bestraft wordt met een correctionele straf (verjaart na 5 jaar artikel 21 voorafgaande titel van het Wetboek van Strafvordering) die ingeval van herhaling binnen de 5 jaar verdubbeld

7 Ber RR 47/2008-7/9 wordt. Daarnaast voorziet artikel 2277 van het Burgerlijk Wetboek dat al hetgeen betaalbaar is bij het jaar of bij kortere termijnen, verjaart door verloop van vijf jaren. In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat een bewaringstermijn van 10 jaar de aanvrager in staat stelt om zijn dossiers overeenkomstig de reglementaire bepalingen ter zake te behandelen. In de mate dat de aanvrager zich ertoe verbindt zich hieraan te houden handelt hij conform aan artikel 4, 1, 5, WVP C.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden De aanvrager stelt dat de gegevens uitsluitend intern gebruikt worden. Het Comité neemt hiervan akte. Het Comité stelt evenwel vast dat het ook mogelijk is dat de aanvrager dossiers overmaakt aan de gerechtelijke autoriteiten met het oog op strafrechterlijke vervolging. Gelet op het feit dat deze laatsten eveneens gemachtigd zijn om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister, is dergelijke mededeling aanvaardbaar. D. BEVEILIGING D.1 Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd niet meegedeeld. Artikel 10 WRR verplicht iedere instantie die toegang tot of mededeling van de informatiegegevens van het Rijksregister verkrijgt om een consulent inzake informatieveiligheid aan te stellen. Een consulent inzake informatieveiligheid moet in alle onafhankelijkheid de informatieveiligheid kunnen appreciëren. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid moet aan het Comité meegedeeld worden. Hierbij moet gespecificeerd worden: het functieprofiel, met aanduiding van de plaats in de organisatie, de resultaatgebieden en de vereiste competenties; de vorming die de betrokkene heeft genoten of zal genieten; de tijd die de betrokkene aan de functie kan besteden; de eventuele andere functies die de betrokkene uitoefent en die niet onverenigbaar mogen zijn met de functie van consulent inzake informatieveiligheid.

8 Ber RR 47/2008-8/9 D.2. Veiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt, evenals over een plan in toepassing ervan. Het Comité heeft er akte van genomen. Uit het evaluatieformulier blijkt dat er geen loging gebeurt wanneer persoonsgegevens in de gegevensbank(en) van de aanvrager geraadpleegd worden. Dit maakt het onmogelijk om onregelmatigheden of misbruiken vast te stellen. De afwezigheid van een systeem van login dat registreert welke persoon wanneer welke gegevens over een bepaalde persoon raadpleegde en waarom, maakt van ieder veiligheidsbeleid een lege doos. Rekening houdend met het feit dat het misbruik maken van een toegang tot persoonsgegevens een strafbaar feit is, is het aangewezen dat degelijke logings minstens gedurende 10 jaar bewaard worden. Het Comité staat erop dat de aanvrager daartoe het nodige doet. De aanvrager moet tevens melden tegen wanneer hij over een geschreven versie van zijn veiligheidsbeleid zal beschikken. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen Volgens de aanvraag zullen de beëdigde medewerkers van de aanvrager, die belast zijn met de inning van de vergoeding, toegang hebben tot de informatiegegevens en het identificatienummer gebruiken. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het nummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens, te bewaren.

9 Ber RR 47/2008-9/9 OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de cvba Auvibel om, met het oog op de doeleinden vermeld in punt B en onder de voorwaarden vermeld in deze beraadslaging voor onbepaalde duur, permanent toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld artikel 3, eerste lid, 1, 2 en 5, WRR. De machtiging neemt van rechtswege een einde wanneer de Koning de inning en verdeling van de vergoeding voor het kopiëren voor eigen gebruik toevertrouwt aan iemand anders. Deze machtiging zal evenwel slechts uitwerking krijgen nadat de cvba Auvibel: aan het Comité de nodige stukken en inlichtingen heeft bezorgd waaruit blijkt dat voldaan werd aan de onder punten D.1. en D.2. geformuleerde opmerkingen; zich ertoe verbindt de in punt C.3. vooropgestelde bewaringstermijn te respecteren. 2 bepaalt dat wanneer het Comité aan de cvba Auvibel een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, die laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren; 3 weigert het meer gevraagde Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon