VIVA Online Handleiding Online Agenda

Transcriptie

1 VIVA Online Handleiding Online Agenda VIVA VETERINARY Lange Spruit 1a, 7773NE Hardenberg - T 0031 (0) E info@vivaveterinary.nl I ww.vivaveterinary.nl

2 Inhoud 1.Inleiding Voorbereiding Dagelijks gebruik Online agenda Link op de praktijk website Persoonlijke link Via oproepbeheer Via en medisch dossier

3 1.Inleiding Met de module Online Agenda in VIVA Online kunnen uw bestaande en uw nieuwe cliënten op een moderne en eenvoudige wijze een afspraak maken bij uw praktijk. De Online Agenda is geoptimaliseerd voor het gebruik op mobiele telefoons, dé plek waar de meeste mensen hun s lezen. Uw cliënten komen in de Online Agenda via een link op uw website óf via een persoonlijke link in een bericht van uw praktijk, betreffende bijvoorbeeld een entingsverzoek. De cliënt maakt zelf een afspraak in de Online Agenda. Deze is realtime gesynchroniseerd met VIVA Online waardoor de afspraak onmiddellijk zichtbaar is en het tijdstip gereserveerd wordt. 2

4 2.Voorbereiding Wanneer u ervoor gekozen heeft om gebruik te maken van de module Online Agenda in VIVA Online, zult u een ontvangen van een van onze medewerkers over welke informatie wij van u nodig hebben. U kunt namelijk zelf kiezen voor welke vestiging(en) uw cliënten online een afspraak kunnen maken, welke dagen en tijden beschikbaar zijn voor het maken van online afspraken en hoeveel dagen er beschikbaar zijn om afspraken in te plannen. Daarnaast kunt u zelf kiezen voor welke categorieën uw cliënten online een afspraak kunnen maken, bijvoorbeeld nagels knippen of hechtingen verwijderen. Uw cliënt kan deze categorieën zien bij het maken van een afspraak. Wanneer uw cliënt voor iets anders een afspraak wil maken, zal hij/zij telefonisch contact op moeten nemen met uw praktijk voor het maken van een afspraak. Onze medewerkers zullen ervoor zorgen dat op de dag van training de Online Agenda naar uw wensen is ingesteld. 3

5 3. Dagelijks gebruik Online agenda Er zijn twee manieren om een online agenda afspraak te maken. De praktijk kan een link op de praktijkwebsite zetten of een persoonlijke link mee sturen in een of bij een oproep. 3.1 Link op de praktijk website De cliënten kunnen via een link op de website van de praktijk het afspraken scherm van de online agenda openen. Hier kan de klant zelf zijn NAW gegevens invoeren. In VIVA Online agenda is de afspraak dan te zien met de ingevulde gegevens. Viva online koppelt hier echter geen medisch dossier aan. Door op de agenda afspraak te klikken kunt u een nieuwe klant aanmaken of de juiste bestaande klant erbij zoeken. 4

6 3.2 Persoonlijke link Een andere mogelijkheid is om bestaande klanten een persoonlijke link te sturen. Dit kan via oproepbeheer ( template) of via mailen vanuit het medisch dossier. Via een context term kunt u de persoonlijke link dan toevoegen Via oproepbeheer In de template voor oproepen kunt u de link voor de online agenda toevoegen via een context term, zie onderstaande afbeelding. 5

7 3.2.2 Via en medisch dossier Bij het versturen van een via het cliënt dossier of medisch dossier kunt u ook een context term met de link voor de online agenda toevoegen. In het agenda agendagroep Online Agenda in VIVA Online worden de gemaakte afspraken toegevoegd. In de onderstaande afbeelding is de eerste afspraak (1) gemaakt via een persoonlijke link. Hier ziet u dat Viva Online de gegevens van de klant heeft gekoppeld met het medisch dossier. De tweede afspraak (2) is gemaakt via de website van de praktijk. Wanneer u op deze afspraak klikt vindt u alle gegevens van de klant. Echter zijn deze (nog) niet gekoppeld aan een medisch dossier. Via de pop up in de VIVA Onine - agenda kunt u een nieuwe klant aanmaken of het juiste medische dossier erbij zoeken. Wanneer er bijzonderheden zijn op de dagen van de online agenda, denkt u bijvoorbeeld aan feestdagen, dan kunt u de Online agenda volblokken met een lange afspraak. Het is voor cliënten dan niet mogelijk om een afspraak in te plannen op die dag. 6