Handleiding digitaal ondertekenen Versie 15.03

Transcriptie

1 Handleiding digitaal ondertekenen Versie Bij uw bedrijf gaan één of meerdere flexkrachten van Actief Interim aan de slag. U heeft met Actief Interim het uurtarief en eventuele vergoedingen afgesproken. Actief Interim heeft u gevraagd de algemene leveringsvoorwaarden en/of de opdrachtbevestiging en andere documenten (digitaal) te tekenen voordat de flexkracht(en) zal/zullen gaan starten. U kunt de genoemde documenten dus digitaal tekenen voor akkoord. Via de heeft u een verzoek ontvangen om één of meerdere documenten te ondertekenen. Documenten digitaal ondertekenen - hoe werkt dat dan? Stap 1: U ontvangt een , klik in de op Klik hier.

2 Stap 2: Document openen en doornemen Als u de envelop geopend heeft, ziet u de te lezen documenten. U dient ieder document door te nemen. Zodra u de laatste pagina van een document op uw scherm heeft, dan kunt u links boven aan de pagina op de pijl drukken voor akkoord.

3 Stap 3: Goedkeuren en/of digitaal ondertekenen Als u alle documenten heeft doorgenomen, dan kan u alle documenten tegelijk voor akkoord ondertekenen of alle documenten afwijzen. Indien u voor ondertekenen kiest, dan zult u een SMS op uw mobiele telefoon ontvangen met de signing code van Actief Interim. Deze code dient u in te vullen in het scherm waarin u aan het werk bent. U heeft nu digitaal getekend voor akkoord. Hiervan ontvangt u een bevestiging. In deze bevestiging zit ook een koppeling naar uw digitale dossier op uw persoonlijke pagina bij Actief Interim waar u al uw getekende documenten kunt inzien. Stap 4: Digitaal dossier Al de door u digitaal getekende documenten worden in uw digitale dossier geplaatst voor minimaal 7 jaar. Stap 5: Klaar Alle administratieve handelingen zijn verricht, uw flexkracht mag starten! Andere online mogelijkheden Uw digitale dossier is uiteraard 24 uur per dag voor u inzichtelijk. Mocht u nog geen gebruik maken van het digitaal verwerken van de gewerkte uren via Flexonline, op uw persoonlijke site heeft u ook de keuzetoets Declaraties. Uw flexkrachten vullen de gewerkte uren in en u kunt deze uren goedkeuren of afkeuren via de keuzetoets Declaraties goedkeuren. Daarnaast heeft u via de button kandidaat online inzage in NAW gegevens van de kandidaten die bij uw bedrijf werkzaam zijn.

4 Begrippenlijst Digitale ondertekening Documenten Bemiddelen Contracten Papier (geen) Kandidaat / flexkracht Dossier Applicatie Print Digitale handtekening Actief Interim Digitale handtekening Digitaal dossier kandidaat Digitaal dossier klant Ondertekening van documenten via internet na intoetsen van code welke alleen bij ondertekenaars bekend is. Alle documenten waar een handtekening onder geplaatst moet worden. Overeenkomst tussen kandidaat, eventueel klantrelatie en Actief Interim waarbij het ondertekenen van contracten noodzakelijk is. Een contract is een soort document, waarvan 2 typen: - contract tussen Actief Interim en kandidaat. - contract tussen Actief Interim en klantrelatie. Doel van het nieuwe systeem is om documenten die nu op papier worden ondertekend te vervangen door digitale documenten. Eén van de partijen die een aantal documenten dient te tekenen voordat hij/zij mag gaan werken. Verzameling/lijst van documenten. De software waar de nog niet ondertekende documenten staan die digitaal ondertekend moeten worden. Bij papieren dossiervoering worden een aantal documenten uitgeprint en voorzien van een handtekening met de pen. De formele gekwalificeerde digitale handtekening van Alexander Meijers, directeur Actief Interim, welke bekrachtigd is door Solipsis. De formele handtekening van kandidaat of klant, welke kandidaat of klant bekrachtigd wordt door SMS bevestiging. Tab dossier bij module kandidaat in Flexservice met daarin gekoppelde documenten (gekoppeld en/of gescand) en alle digitaal geaccordeerde documenten. Tab dossier bij module kandidaat in Flexservice met daarin gekoppelde documenten (gekoppeld en/of gescand) en alle digitaal geaccordeerde documenten.

5 Papieren dossier Code (signing code) Notificatie kandidaat Notificatie klant Notificatie vestiging Dossier per kandidaat of per klant met daarin een aantal papieren documenten conform de checklist kandidaat of klant. Code die de kandidaat of klant per SMS ontvangt nadat hij/zij voor akkoord heeft gedrukt op ondertekenen (in Flexonline bij ondertekenen ) Bericht per aan kandidaat dat er documenten klaar staan ter ondertekening. Bericht per aan klant dat er documenten klaar staan ter ondertekening. Bericht per aan vestiging adres dat kandidaat of klantrelatie één of meerdere (bij naam genoemde) documenten heeft getekend voor akkoord.