Bouwsector gaat beheren

Transcriptie

1 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 147 Jos Bolt ( Ballast Nedam) FEBRUARI 2007 Bouwsector gaat beheren ARKO UITGEVERIJ Nieuwbouw De rol van de facility manager Gemeenten Nieuwe visie tot 2010 FM in laboratoria Een vak apart 20 e jaargang februari FMM cover indd :04:34

2 INTERVIEW BALLAST NEDAM Nieuwe contractvormen maken go FM heeft meer kennis v De bouwsector is sterk in beweging. Nieuwe contractvormen zoals publiek private samenwerkingscontracten (PPS) dwingen bouwers en beheerders eerder en meer gezamenlijk na te denken over het te bouwen vastgoed. Ballast Nedam, een van Nederlands grootste bouwmaatschappijen, heeft anticiperend op deze ontwikkelingen de businessunit Ballast Nedam Services per 1 januari 2007 ondergebracht in de divisie Bouw en Ontwikkeling. TEKST: MARION VISSER-DE BOER Jos Bolt is directeur van Ballast Nedam Services. Zijn bedrijf is verantwoordelijk voor facility management en vastgoedbeheer; gezamenlijk ook wel Total Facility Manage - ment genoemd. We doen al 30 jaar aan Total Facility Management. Aanvankelijk voor het vastgoed en de bedrijfsonderdelen van Ballast Nedam, maar geleidelijk aan zijn we steeds vaker de services voor externe partijen gaan verzorgen, vertelt Bolt. Waarom gaat Ballast Nedam met Services de markt op? De wereld van de bouw is aan het veranderen; deels omdat we met andersoortige projecten en contracten te maken krijgen. De strategie van Ballast Nedam is aanwezig te zijn in de totale waardeketen van projecten. Dat kunnen bouwprojecten zijn, maar ook infrastructuurprojecten. Voor Bouw betekent dit dat we betrokken willen blijven tijdens de hele levenscyclus van gebouwen en op dat gebied totaaloplossingen willen bieden. Jaren geleden zijn we al begonnen meer hoger opgeleid personeel aan te trekken, dat ook kennis en ervaring heeft met bepaalde specialisaties binnen FM en vastgoedbeheer. Dit heeft direct bijgedragen aan de verdere professionalisering van Ballast Nedam Services. De afgelopen periode is er vanuit de markt een toenemende vraag ontstaan naar de combinatie van facility management en gebouwbeheer. Daarnaast krijgen facility management en gebouwbeheer vooral belang in het kader van de nieuwe contractvormen, zoals PPS. Bij dit soort contracten ben je gedurende een periode van circa 20 jaar verantwoordelijk voor de exploitatie van het project, waarbij het gehele gebouwbeheer en onderhoud wordt afgeprijsd. Dat geldt ook voor facility management. Wanneer je verantwoordelijkheid neemt voor de exploitatiefase, moet je in de planfase dus al nadenken over de wijze waarop je deze exploitatie gaat inrichten. Om de juiste keuzes te maken moet je hiervan wel kennis hebben of om je heen verzamelen om hiermee op een goede manier te kunnen omgaan. Je ziet dan ook dat bouwbedrijven steeds vaker samenwerking zoeken met facilitaire dienstverleners. Wij hebben ervoor gekozen dat vanuit onze eigen kracht te doen, omdat we de kennis en ervaring hiervoor in huis hebben, stelt Bolt. Op welke wijze heeft u uw bedrijf ingericht? Ballast Nedam Services is actief op het gebied van management, het voeren van regie. We hebben een platte organisatie met vakspecialisten. Wij hebben ervoor gekozen ons te beperken tot en daarmee te verdiepen in het management van gebouwbeheer en faciliteiten. Door in de planfase al input te leveren over gebouwbeheer en facility management leveren we een belangrijke bijdrage aan het optimaal inrichten van de hele levenscyclus van een gebouw. Op welke wijze levert u een bijdrage aan innovaties in de bouw? Er zijn veel innovaties in de bouw. Deze gaan vooral over het centraal stellen van de klant. Dat werd ook wel tijd. Het bouwproces is heel traditioneel. De vertaling van nieuwe concepten naar de bouwpraktijk blijkt daarom lastig. Op het gebied van woningbouw zijn wij al jaren bezig om de klant nauw 8 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 147 FEBRUARI 2007 FMM indd :23:49

3 BALLAST NEDAM INTERVIEW goede samenwerking noodzakelijk van gebouwbeheer nodig Jos Bolt FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 147 FEBRUARI FMM indd :23:51

4 INTERVIEW BALLAST NEDAM en facility management zijn aparte vakgebieden, maar je kunt ze niet meer los van elkaar zien. Een facility manager krijgt tegenwoordig te maken met allerlei vraagstukken over het gebouw zelf en dan moet je toch wel wat in je mars hebben. De facility manager moet een aanspreekpunt zijn voor het bouwteam en maakt daar wellicht ook deel van uit. Van hem wordt vooral kennis van de bedrijfsprocessen van zijn onderneming verwacht en de wensen en eisen die daaruit voortvloeien. In die zin moet de facility manager meer invloed krijgen in de planfase van bouwprojecten. Restaurant bij Ballast Nedam. te betrekken bij de wijze waarop wij woningen bouwen. Daar staat de klant al heel sterk centraal, maar bij het ontwikkelen van kantoorgebouwen werkt het anders. De eindgebruiker is dan meestal niet de eigenaar van het gebouw. In opdracht van een projectontwikkelaar ontwerpt een architect een gebouw. Een makelaar zorgt ervoor dat het gebouw wordt verhuurd en vervolgens wordt het gebouwd. Daardoor ontstaan op zich technisch goede gebouwen, maar deze sluiten vaak niet voldoende aan op de wensen van de eindgebruiker. De vraag naar betere aansluiting op de wensen van de eindgebruiker wordt steeds sterker. De grote hoeveelheid leegstaande kantoorgebouwen illustreert dit. Het is een veranderproces in de bouw om met de nieuwe concepten om te gaan. Behalve PPS-contracten met de overheid kennen we sinds enige tijd de Design, Build, Maintain en Operate contracten. Deze laatste zijn een soort private vorm van de PPS. Maar ook hier wordt gevraagd om een integraal bouwaanbod; om een totaaloplossing dus. Wij hebben heel veel kennis en ervaring met betrekking tot gebouwbeheer en facility management ondergebracht in een database. Deze database is zodanig gerubriceerd dat we op basis daarvan adviezen kunnen geven, bijvoorbeeld over materiaalgebruik of ruimteplanning. Op basis van de bedrijfsprocessen van een gebruiker kun je komen tot een optimale inrichting van het gebouw. We Facility manager moet aanspreekpunt zijn voor het bouwteam geven adviezen over detailleringen, over de uitvoering van de bouw kijkend naar het gebouwbeheer, maar ook over de beheersing van energiekosten. De database is een instrument dat heel goed inzetbaar is in de initiatief- en ontwerpfase van projecten. Om een goed advies te kunnen geven, werken we nauw samen met de facility manager van de eindgebruiker, schetst Bolt. Op welke wijze verandert de rol van de facility manager van de eindgebruiker? Het aantal goed opgeleide facility managers groeit met de dag. In dat kader is het jammer dat kennis van gebouwbeheer maar heel beperkt aandacht krijgt in de opleidingen facility management. Gebouwbeheer Architecten zullen goed moeten luisteren naar de wensen van de eindgebruiker. Architecten hebben echter ook niet alle kennis in huis om de consequenties van de vormgeving van een gebouw voor de exploitatie te kunnen overzien. Juist de facility manager zal moeten kijken naar de consequenties van bepaalde keuzes. Als er bijvoorbeeld gekozen wordt voor een glazen gevel, dan moet de eindgebruiker ook weten wat hiervan de financiële en praktische gevolgen zijn. Goed beheer is pas mogelijk, als je in de planfase al bedenkt hoe je zaken in de exploitatiefase wilt of kunt doen. Je moet in de planfase met kennis van zaken naar alle aspecten van de bouw en de exploitatie kijken. De facility manager brengt daarbij kennis in, evenals de gebouwbeheerder. De rol van de facility manager wordt belangrijker; zeker in de voorbereiding van de bouw van nieuwe onderkomens. Als het gaat om Design & Build projecten formuleert een opdrachtgever vaak een basaal eisen- en wensenpakket. Hij verwacht dan van de aannemer en facilitair gebouwbeheerder een goed voorstel. Wij hebben een instrument ontwikkeld om hen te helpen. We hebben onze kennis zodanig geordend dat wij deze volgens de gebruikelijke fasering binnen het bouwproces kunnen inbrengen. Door in de planfase alle specialismen bij elkaar te brengen, creëren we gebouwen die beter zijn afgestemd op de wensen van de gebruiker. Bovendien wordt de exploitatie van het vastgoed geoptimaliseerd. 10 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 147 FEBRUARI 2007 FMM indd :24:01

5 BALLAST NEDAM INTERVIEW Zijn langdurige contracten werkbaar? Bolt: Zeker bij langdurige contracten moet je flexibiliteit in bouwen. We weten immers niet hoe de wereld er over 20 jaar uitziet. Het enige wat we weten is, dat deze dan anders is. De bewoners van het gebouw zullen anders zijn, of ten minste andere eisen en wensen hebben. Je zult dan goed moeten kijken hoe je een gebouw continu flexibel kunt houden. De vier muren blijven natuurlijk staan, maar met de indeling van een gebouw moet je kunnen spelen. Tijdens de ruwbouwfase kun je de ruimtelijke functionaliteit al optimaliseren, bijvoorbeeld door grotere overspanningen te gebruiken. Ook tijdens de afbouwfase kun je maatregelen nemen die de duurzaamheid van het gebouw positief beïnvloeden. Niet alleen door het gebruik van duurzame materialen, maar ook door materialen te gebruiken die goed herbruikbaar zijn. Daarmee sla je een paar vliegen in één klap. Je hebt er dan alles aan gedaan om een gebouw te kunnen aanpassen aan behoeften die we nu nog niet kennen. Ook bij facilitaire contracten zien we de groeiende vraag naar flexibiliteit. Ik voorzie de komende jaren een toename van flexibele contracten. Steeds meer dient de facilitaire dienstverlening zich contractueel aan te passen aan de veranderende behoefte van de klant. Ook in het gebouwbeheer is dat aan de orde. Wij hebben een methodiek ontwikkeld om prestatiegerichte, meerjarenonderhoudscontracten op te stellen. Hierin wordt het onderhoud voor een termijn van tien tot vijftien jaar afgeprijsd. De methodiek hebben we ontwikkeld op basis van de NEN In deze NEN-norm zijn condities van gebouwen gedefinieerd. Deze zijn heel nauwkeurig omschreven, zodat je gebouwonderhoud hierop kunt laten aansluiten. Een gebouwbeheerder kan zo met de opdrachtgever heldere afspraken maken over de staat waarin een gebouw moet worden onderhouden. De NEN-norm helpt om dit goed te definiëren en om het te kunnen toetsen. Prestatiegerichte facilitaire contracten komen er ook aan, maar deze zijn voor sommige onderdelen lastiger op te stellen. De vraag om het energieverbruik voor vijf jaar af te De receptie. prijzen, kan niemand beantwoorden. We kunnen wel garanderen dat het energieverbruik binnen een bepaalde bandbreedte blijft. Als je ten minste alle uitgangspunten in de planfase hebt kunnen beïnvloeden. Bij de lange termijncontracten zit een spanningsveld met flexibiliteit. We zijn aan het kijken hoe we ondanks vaste afspraken toch flexibiliteit in adviezen van Jos Bolt 1 Denk bij nieuwe huisvesting niet alleen aan de korte termijn. Bouw bij huisvestingsplannen ook flexibiliteit in voor de toekomst. 2 Niemand kan alles weten; schroom daarom niet om bij complexe huisvestingsvraagstukken deskundig advies in te winnen. 3 Facility managers die bij nieuwbouwplannen betrokken worden of anderzijds met vastgoed te maken krijgen zouden een cursus Vastgoedmanagement kunnen overwegen. de dienstverlening kunnen inbouwen. In mijn optiek kan dat. Het staat nog in de kinderschoenen, maar we zien daar wel toekomst in. Wat is uw ideale bouw, beheer en exploitatieproces? Daar heb ik wel wat gedachten over. Bouwen is steeds meer een industrieel proces aan het worden. Het is een heel efficiënt proces dat van te voren helemaal is uitgedokterd, waardoor faalkosten worden verminderd en de efficiëntie wordt vergroot. Gebruikers zijn vaak niet de eigenaren. Daarmee moet je rekening houden. Steeds meer eigenaren proberen een gebouw zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor de gebruikers, zodat deze na het verstrijken van de huurtermijn willen blijven. De input van de facility manager en de gebouwbeheerder is mijns inziens de garantie voor het beste resultaat gedurende de levenscyclus van het gebouw. Zij kunnen de wensen en eisen van de gebruiker inbrengen, zodat je in de planfase al afspraken kunt maken over de gebruiksfase. Als we er dan ook nog voor zorgen dat de flexibiliteit is ingebakken in de contracten, dan zijn we op de goede weg. Is de rol van de facilitaire opdrachtgever wezenlijk anders dan die van de facilitaire opdrachtnemer? Nee, ik denk het niet. De facility manager van de opdrachtgever is de FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 147 FEBRUARI FMM indd :24:08

6 INTERVIEW BALLAST NEDAM contactpersoon vanuit de bewoners. Hij heeft zelf geen operationele mensen meer nodig. De verantwoordelijkheid voor de operationele facilitaire dienstverlening komt te liggen bij de opdrachtnemer. De facilitaire opdrachtgever moet kennis hebben van het facilitair proces in relatie tot de bedrijfsprocessen in zijn eigen organisatie. Hij is een intermediair tussen zijn organisatie en de organisatie die het gebouw beheert en verantwoordelijk is voor de facilitaire dienstverlening. De facilitaire opdrachtgever zal erop moeten toezien dat wat er is afgesproken op de juiste wijze gebeurt. Het is daarmee wel degelijk iemand die kennis van zaken heeft. Jos Bolt (56) gehuwd 4 kinderen Na zijn studie is hij vele jaren werkzaam geweest bij bouw- en wegenbedrijf Bruil in Arnhem, waar hij onder meer verantwoordelijk was voor de interne- en externe communicatie. Daarnaast heeft hij zich bezig gehouden met de marketing van diverse bouwgerelateerde diensten en producten in binnen- en buitenland. Vanaf 1996 is hij werkzaam bij Ballast Nedam, waar hij als directeur verantwoordelijk is voor Ballast Nedam Services, een business unit op het gebied van Facility Management en Vastgoedmanagement. Deze functie heeft hij tot medio 2004 gecombineerd met die van directeur Communicatie van het concern. De afgelopen jaren heeft hij zich vooral geconcentreerd op de professionalisering en uitbouw van de Facility Management en Vastgoedmanagement activiteiten. In zijn vrije tijd reist hij graag en combineert dit met zijn hobby fotografie. Heeft een facilitaire opdrachtgever nog aanvullende capaciteiten nodig? Dat is afhankelijk de wijze waarop je zaken afspreekt. Ik denk dat facility managers in de toekomst meer vastgoed kennis nodig hebben. Facility managers zullen een visie moeten ontwikkelen op het werkplekbeheer en de planning daarvan op de langere termijn. Daarnaast moeten zij beschikken over goede communicatieve vaardigheden om de intermediaire rol tussen zijn organisatie en de opdrachtnemer goed te kunnen vervullen. Is het werken met Design, Build, Maintain en Operate-contracten ook geschikt voor kortere contracttermijnen? In mijn optiek zal flexibiliteit de komende jaren een essentieel onderdeel zijn in contracten. De duur van de contracten is daarin niet direct bepalend. PPS-en zijn overheidscontracten waarbij de overheid over een lange periode precies weet wat de kosten zijn. Toch vind ik dat je ook daarin flexibiliteit moet creëren. De ideale contracttermijn hangt vooral af van de proactiviteit van beide partijen. Facilitaire dienstverleners zouden veel proactiever met contracten om kunnen gaan door regelmatig te evalueren en aan te geven waar verbeteringen mogelijk zijn, zowel in kwaliteit als in kosten. Bij Ballast Nedam hadden we op een gegeven moment te maken met inkrimping van mensen. Dan moet je de contracten kunnen aanpassen. Omgekeerd kan het mogelijk zijn dat programma's moeten worden opgeschaald. Door samen met de opdrachtgever te kijken naar de behoefte aan dienstverlening, kun je komen tot de optimale inzet en daarmee een goede kostenbeheersing. Daarmee lever je als dienstverlener ook extra toegevoegde waarde. Bij langdurige contracten moet je flexibiliteit inbouwen Hoe houd je de relatie met de opdrachtgever goed? Wij besteden behoorlijk veel tijd aan de instructie van de dienstverleners, zodat ze weten wat er van hen wordt verwacht. Dat evalueren we ook regelmatig. Daarmee minimaliseer je het aantal klachten. Je kunt niet alles in SLA 'en KPI 's vastleggen. Uiteindelijk moet er een klik zijn tussen de facility manager, zijn dienstverleners en de gebruikers. Communicatie is daar een belangrijke factor in. Het overleg met de gebruikers, vaak in de vorm van de facility manager van de opdrachtgever, is daarbij bepalend. Je moet goed luisteren, ook tussen de regels door. Aan de hand van de NEN-2748 kunnen we de prestaties meten en aantonen dat iets binnen een bandbreedte valt. Met de KPI 's tonen we aan of we de juiste prestatie leveren ten aanzien van opvolging van storingen en dergelijke. Als we met de harde gegevens goed scoren, kan het toch voorkomen dat de beleving van de gebruikers een hele andere is. Dat kun je alleen voorkomen door regelmatig werkoverleg te hebben en goed te luisteren. Ik heb niet direct een advies voor het onderhouden van een goede relatie. Je kunt een relatie alleen opbouwen op basis van vertrouwen. Dat vertrouwen moet je verdienen door transparant te zijn en afspraken na te komen. Misschien worden relaties soms te klinisch, omdat we tegenwoordig bijna alles tot in detail vastleggen. Een relatie mag ook een bepaalde gemoedelijkheid hebben. Het moet voor iedereen leuk blijven. Door je helemaal in een strak keurslijf te persen, ontstaat het gevaar dat je alleen maar bezig bent elkaar te controleren. Het zijn vaak de kleine dingen die de mening van gebruikers vormen. Door kleine dingen snel op te lossen kun je vaak net dat stukje extra dienstverlening leveren, waarmee je goede tevredenheid creëert. De menselijke maat in facilitaire dienstverlening is en blijft essentieel, aldus Bolt. 12 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 147 FEBRUARI 2007 FMM indd :24:09