NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING d.d. 5 oktober 2015

Transcriptie

1 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING d.d. 5 oktober 2015 Aanwezig namens bestuur: Marjan Kok (vice- voorzitter), Menno Veldboer (kandidaat- voorzitter), Frans Verduin (penningmeester), Esther de Vries (Wedstrijdsecretariaat), Annemieke Verduin (Hoofd TC), Tobias Verschoor (notulist/kandidaat- secretaris). Afwezig met afbericht: Roel de Vries Aanwezigen publiek: Manfed Bonarius, Marjan van der Wal, Gert- Jan Pater, Jacco Mooij, Ed Stegers, Kim de Vries, René Straatman, Marjolein Deutekom, Isabelle Verweij, Wendy Blom. a) Opening Menno Veldboer (kandidaat- voorzitter) opent de vergadering, op verzoek van Marjan Kok (vice- voorzitter). Marjan zal, wegens medische redenen, de vergadering niet leiden, maar wel deelnemen. Menno en Marjan hebben namens de HV Schagen een gesprek gehad met gemeente, de Magnusboulers en Sportfondsen. Dit heeft geresulteerd in een 50% huurverlaging voor de huur van het handbalveld. De Magnusboulers sluiten een flexcontract op jaarbasis af met de gemeente voor de huur van het tweede veld. Deze contractvorm is belangrijk, omdat de HV Schagen de handen vrij wil hebben voor een verhuizing naar een andere locatie, waarbij de grond wellicht zou kunne worden verkocht door de gemeente en de HV Schagen een bruidsschat zou kunnen meekrijgen voor het bekostigen van een nieuw veld en kleedkamers. De Magnusboulers sluiten met de HV Schagen een contract voor de huur van de kantine voor de periode van één jaar à raison van 250,00 per maand. Dit contract wordt een jaar later overgenomen door Sportfondsen. De HV Schagen en de Magnusboulers zullen een overeenkomst afsluiten over het gebruik van de kantine, de prijsvoering, de velden, het opbergen van hun materialen en alle overige zaken die voortkomen uit het doen en handelen van de Magnusboulers en die invloed hebben op het huurdersgenot van de HV Schagen. b) Mededelingen en ingekomen stukken Voorzitter geeft het woord aan de kandidaat- secretaris: deze heeft geen mededelingen over binnengekomen stukken, omdat hij nog niet in functie is. c) Notulen jaarvergadering De notulen van de jaarvergadering van 21 oktober 2014 zijn goedgekeurd. d) Jaarverslag HV Schagen d.1. De Technische Commissie (TC): Annemieke heeft als voorzitter Technische Commissie heel veel werk verzet. De dames 1 weet zich in hun klasse te handhaven, trainer Meinte plakt er nog een jaar aan vast. Roel heeft al een aantal jaren aangegeven zich graag met de jeugd te willen bemoeien: hijzelf, Linda, Kim, Kirsten, Bono en Gertjan verzorgden de jeugd trainingen, dit is een sterk

2 groeiende afdeling. Annemiek verzorgt de keeper trainingen, frustrerend is wel dat er toch 2 keepsters worden benaderd door DSO en daar ook op ingaan! Verslag van Annemieke Verduin, hoofd TC: Op 16 september 2014 is op initiatief van Roel de Vries en Annemiek Verduin weer een Technische Commissie (TC) voor de handbalvereniging Schagen opgericht. De leden van deze TC zijn alle jeugdtrainers (Linda Louter, Christa Ploeger, Kim de Vries, Roel de Vries, Kirsten Lanting, Manfred Bonarius en Gert- Jan Pater) van de club, onder leiding van Annemiek Verduin. De taken van de TC zoals afgesproken in de oprichtingsvergadering zijn: teamindeling vormgeving van trainingen klankbord van de coaches - activiteiten voor de jeugd. De trainer van een leeftijdscategorie is tevens ook de coördinator van die leeftijdsgroep. In de praktijk werkt dit prima. De trainers weten precies wat er speelt in hun afdeling en heel veel zaken worden direct opgelost. Problemen die overleg vereisen bespreekt de TC samen. 2x per jaar worden alle coaches ook uitgenodigd voor een bijeenkomst om zowel praktische als sportieve zaken te bespreken en te overleggen. In februari 2015 werd gestart met de teamindeling voor het nieuwe seizoen. Deze indeling heeft heel wat hoofdbrekens gekost, maar het is uiteindelijk goed gekomen. Heel veel leermomenten voor iedereen. Ook aan de nieuwe spelregels voor de F- en E- jeugd is heel veel werk en aandacht besteed. Dit was niet makkelijk omdat iedereen om moest, tot de scheidsrechters en het regelen van materiaal aan toe. We hebben in onze kantine, in samenwerking met onze buren HVS een workshop gehad. Deze avond werd heel druk bezocht en daar hebben we met z n allen bewezen dat we een prima team zijn!!! Kirsten heeft een toernooi geregeld om de F- jes te laten wennen aan een echte wedstrijd. Alle tegenstanders en onze eigen ouders waren heel enthousiast en vol lof over deze middag. De indeling van de trainingstijden heeft ook veel overleg en geschuif gekost omdat we in de jongste jeugd (gelukkig) heel veel leden hebben. Maar omdat iedereen flexibel is en graag samenwerkt, hebben we ook dat weer op kunnen lossen. d.2. Wedstrijdsecretariaat Esther de Vries regelt het wedstrijd secretariaat, we starten met de volgende teams: 2 recreanten teams en, ( in de zaal wordt het 2 de team dames 3) 2 dames, 2 B, 2 C, 2 D, 2 E 2 F, later is er nog een F bijgevoegd en 1 G team. Door het NHV is als extra taak het inhuren van een hal bij de verenigingen neergelegd( voor ons de Spartahal) voor de te spelen thuiswedstrijden, samen met Frans heeft zij deze klus geklaard in goede samenwerking met Sportfondsen, ook met de nieuwe medewerkers Susan de Swart ( sportfondsen) en Ron Metselaar beheerder Spartahal is het goed samenwerken. Lopende het zaal seizoen werd door het NHV het digitaal wedstrijdformulier gelanceerd het heeft haar veel moeite gekost om alle coaches en scheidsen hierin wegwijs te maken en nog steeds loopt het niet vlekkeloos. Zij heeft dit met veel inzet gedaan en het lukt aardig, wat de coaches bij andere verenigingen nogal eens anders tegenkomen, zelfs nu nog bij grotere verenigingen. Dat wekt wrevel want als de team indeling niet is gescand kun je iedereen mee laten spelen!

3 d.3. Scheidsrechterscommissie Annemieke, Wendy en Marjan vullen de scheidsrechters, kantine- en bestuurs- diensten in. Wendy en Annemiek hebben intern een cursus jeugd scheidsrechter gegeven. Vanaf de C jeugd moet ieder lid of ( koppel)een jeugdwedstrijd fluiten met ondersteuning van een dames senior. De nieuwe spelregels voor de E en F jeugd zijn besproken met trainers, scheidsen en coaches met als doel meer spelelement te creëren door op een klein veld te spelen. Hiervoor moest extra belijning aangebracht worden alsook de aanschaf van kleine doelen. d.4. Ledenadministratie Marjan van der Wal houdt op haar perfecte manier de ledenadministratie in orde. Ook voert zij met haar dochters alle verkochte grote clubloten in. d.5. Sponsorcommissie Jaqueline Verweij verzorgt de sponsor cont(r)acten, samen met Frans met een verheugend resultaat. De door Jaqueline geregelde narcissen actie garandeerde wederom een leuke opbrengst, ook de opbrengst van de Grote club loten was groter dan vorig jaar, zeer tot tevredenheid van de HV Schagen. Onze jongste jeugd heeft beide keren met ondersteuning van ouders en senioren hun enthousiaste kant laten zien met als sluitstuk gezamenlijk, dit jaar door Carla gebakken, patat eten. Taken van Jaqueline worden verdeeld, waarbij de focus zal liggen op het behoud van de huidige sponsoren. De huidige sponsoren zullen worden benaderd met de vraag of ze willen blijven. Doel is wel een nieuwe sponsorman of sponsorvrouw te zoeken. Er zijn wel namen die circuleren binnen het bestuur, maar deze moeten nog worden besproken. d.6. Toernooicommissie Marjan Kok regelt het school handbal toernooi, met jammer genoeg minder teams dan vorig jaar, het recreanten toernooi kon door het legionella probleem in de hal niet doorgaan. d.7. Kantinecommissie Klaas Raven is de kracht de kantine, zij het altijd op de achtergrond, inkopen, aanvullen en boodschappen doen, alles regelt hij! d.8. Jeugdcommissie De jeugdcommissie: Kim, ook al kon zij er niet bij zijn, en haar hulpen verzorgden een fantastische slotdag ipv de gebruikelijke sleep inn voor D, E en F jeugd. Kim en haar ploeg regelden ook een mooi feest voor de B + C jeugd. d.9. Overige activiteiten De dames senioren hebben op 17 mei een ludieke actie CAR WASH gehouden die druk werd bezocht en een aardig bedrag voor de nieuwe trainingspakken opleverden. Een vereniging

4 kan niet zonder vrijwilligers. Zij zijn de mensen die handbal mogelijk maken, want handbal bestaat niet alleen uit het spelen van een wedstrijd. Heeft u zin en tijd om als vrijwilligers ons team te versterken, meldt u dan aan bij een van de bestuursleden of coaches. Tijdens de wedstrijden is de kantine open voor koffie en limonade, dit zijn de uurtjes waarin we de ouders van de aspirant handbalsters leren kennen. Het G- team heeft 2 van haar trainers door ziekte moeten missen, zondag 31 mei hebben we na de training met een hapje en een drankje afscheid genomen van Piet en Tonia, verheugd waren zij met een dinerbon als dank voor hun belangeloze inzet. We gaan gezamenlijk op zoek naar vervangers voor deze kanjers, van Westside uit Amsterdam zijn 4 leden bij dit team komen trainen en spelen. Het bestuur bedankt iedereen die dit jaar tot een succes heeft gemaakt! e) Financieel verslag 2014/2015 Penningmeester Frans Verduin regelt de financiën en zorgt voor het overzicht van alle inkomsten en uitgaven. De begroting is ondanks een gemeentelijke subsidie voor jeugdleden en een afrekening van de verkoop van het NHV pand in Heerhugowaard en de diverse actie niet gehaald. De cijfers tonen een overschot van ongeveer Het overschot wordt toegevoegd aan de algehele reserve, met het oog op kosten die de HV Schagen voor de komende jaren nog te wachten staan. Dat is een mooi bedrag, maar wel vertekend. Begrotingstechnisch is er namelijk een tekort. Dit tekort wordt gemaskeerd door een uitgekeerd bedrag uit de Stichting Spartahal. Afgelopen seizoen zijn er veel incidentele kosten geweest, zoals onder andere extra huur van de hal, nieuwe spelmaterialen en belijning. f) Vaststellen begroting/contributie 2015/2016 De begroting voor het lopende seizoen ziet er positief uit. De penningmeester deelt aan de vergadering mee de prijzen met 2% te willen verhogen. De vergadering stemt in met de begroting en de contributieverhoging van 2%. De penningmeester geeft verder aan dat het contributiebeleid strikter zal worden gehanteerd bij te late opzeggingen. De opzegging dient voor 1 mei te zijn gedaan. Daarna treedt er een boeteclausule in werking die oploopt naarmate later wordt opgezegd. Het contributiebeleid zal worden opgenomen op de website. g) Bestuursverkiezing Aftredend is Jaqueline Verweij, sponsorbeheer en relatiebeheer Kandidaten zijn Menno Veldboer (Voorzitter) en Tobias Verschoor (Secretaris) Herkiesbaar als wedstrijdsecretaris is Esther de Vries Herkiesbaar voor de periode tot 1 juni 2016 is penningmeester Frans Verduin Herkiesbaar als vicevoorzitter is Marjan Kok (wel aftredend als secretaris) Herkiesbaar als bestuurslid is Annemieke Verduin (hoofd TC)

5 De vergadering stemt in met de benoeming van deze bestuursleden. h) Rondvraag/vragen/opmerkingen Manfred Bonarius: rijschool Vincent wil wel doen aan sponsoring, met een gratis les voor leden van de HV Schagen en een bedrag per cursist wat hij dan aan de HV Schagen betaalt van 50 euro per cursist. Is die vorm van sponsoring bespreekbaar? Menno: sympathiek idee, maar moeten we het wel in het bestuur over hebben. Komen we op terug. Ed Stegers: worden er vanuit de vereniging nog ballen beschikbaar gesteld aan de teams? Annemieke: ieder lid kan voor 10 euro een bal kopen. Het probleem met beschikbaar stellen vanuit de vereniging is dat er slordiger met ballen wordt omgegaan, er raken er veel kwijt. Ed Stegers: Waarom is er pas tijdens het seizoen spelregeluitleg en niet vooraf? Annemieke: voor aanvang van het seizoen is workshop geweest. Deze is nog gevolgd door een spelregelavond. Het tijdstip van communicatie vanuit de Bond was gewoon laat. De reden van de spelregelwijzigingen komt overigens voort uit internationale richtlijnen en zijn bedoeld om spelers meer aan schieten en scoren te laten toekomen. Gert- Jan Pater: er is veel onduidelijkheid over nieuwe spelregels. Deze worden overal anders toegepast. Kunnen we daar meer uitleg over krijgen? Annemieke/Esther: die onduidelijkheid komt omdat regels moeten worden geïnterpreteerd. Dat doen scheidsrechters op een verschillende manier. Wellicht is het een idee om dit in te brengen op de clustervergadering in Petten op 16 oktober a.s. Gert- Jan Pater: Waarom worden leden niet geïnformeerd over bestuurlijke ontwikkelingen, zoals de mogelijke benoeming van de voorzitter? Menno: er was wel sprake van een kandidatuur waarvoor gesprekken werden gevoerd, maar er was nog niets officieel. Pas als het officieel is kan je naar buiten komen met het nieuws. Dat is via Facebook ook gebeurd. Gert- Jan Pater: Kan er niet anders vanuit de HV Schagen worden gecommuniceerd? Alles gaat via app en Facebook, kan er geen extra ledenvergadering worden ingelast in zo n geval? Annemieke: de belangstelling voor vergaderingen is gering, informeren via Facebook betekent dat iedereen de informatie krijgt. Gert- Jan Pater: website is oud en er staan verouderde teksten op. Kan daar wat aan gedaan worden? Tobias Verschoor: we hebben 2 media om met de leden te communiceren: 1 is de website en de andere is Facebook, is dat niet 1 teveel? Marjolein Deutekom(als beheerder website): het wachten is op nieuwe teamfoto s. Daarnaast leent Facebook zich niet voor het opvragen van documenten als een contributieprotocol, dat moet aan de website worden gehangen. Gert- Jan Pater: waarom is er geen lijst met kantinetaken? De kantinedienst moet nu op zoek naar wat ze moeten doen. Antwoord: die lijst ligt in de kantine en is aanwezig

6 Gert- Jan Pater: bij de douches wordt nogal eens legionella geconstateerd en niet alle kinderen willen daardoor douchen. Kan aan die legionella niet wat worden gedaan? Esther: er vinden zeer regelmatig controles plaats vanuit Sportfondsen. De Spartahal is één van de best gecontroleerde accommodaties en de reden dat ze legionella vinden is omdat er ook zeer intensief op wordt gecontroleerd. Bij andere clubs en accommodaties is dat veel minder het geval. Dat wil zeggen niet zeggen dat het daar beter is geregeld. Aan de problematiek zelf valt helaas niet zoveel te doen, behalve intensief controleren. Gert- Jan Pater: de HV Schagen heeft contacten met de VV Schagen, maar zijn er ook contacten met SRC over accommodatie? Menno: er zijn vanuit het bestuur geen officiële contacten met SRC. De HV Schagen is ook niet benaderd door SRC. Omdat de VV Schagen dit wel heeft gedaan, worden daarmee gesprekken gevoerd en hebben zij het eerste recht. Kim: de lantaarnpaal buiten doet het nog steeds slecht en daar zou iets aan gedaan worden? Marjan: ik heb het aangegeven richting de gemeente en die zou het oppakken. De oorzaak is wellicht niet een kapotte lamp, want het probleem blijft terugkomen. Dit moet nader worden onderzocht. Isabel: de douches doen het slecht of niet. Wat is hier aan te doen? Marjan: probleem wordt verholpen, bedoeling is niet om aan de schakelaar te zitten, dan gaat het juist kapot. Wendy: er komt een sponsorloop voor de jeugd om geld bijeen te brengen voor de club. Van de opbrengst wil dames 1 met de jeugd naar een herenwedstrijd van Volendam. Marjolein: blij dat we mogen trainen met ons team, dat inmiddels 3 sponsoren heeft. Verder: komen er nog dugouts? Bij regen word je kleddernat. Menno/Marjan: dugouts zijn vandalismegevoelig, het terrein is openbaar. De dugouts moeten dus wel hufterproef zijn. Op zich staan we open voor iedere goede suggestie, maar laten het initiatief wel aan de bedenker van het idee. Algemeen: wat doen we als shirts te klein worden, rekening sponsors of rekening club? Frans: rekening sponsor, vanwege de BTW- aftrek. Dit bedrag wordt dan weer afgetrokken van de sponsorfactuur. En worden shirts doorgeschoven naar een lager team? Menno: dat kan in theorie wel, maar de meeste sponsoren zijn ouders van leden die het team van hun kind sponsoren. Dat loopt daardoor mis. Het beste is na 3 jaar de sponsoren een nieuw tenue te laten aanschaffen met de teamsponsoren van dat moment erop.