Voorstel Directieraad

Transcriptie

1 Voorstel Directieraad De Directieraad vergadert om de week op woensdag. Aanleveren woensdag uiterlijk 15:00 uur (dus een week voor de vergadering). Voorstellen mailen naar mailbox directieraad Bespreekdatum 28 juni 2017 Onderwerp HRM vertrekregelingen Opsteller Resultaten overleg met: HRM F&C IPM COMMUNICATIE IB ANDERE AFDELINGEN DERDEN Doel van de bespreking: Hamerstuk Aanleiding voor dit voorstel, context Dit voorstel gaat over het (gefaseerd) verschuiven van de bevoegdheid om vertrekregelingen met medewerkers af te spreken van de Gemeentesecretaris naar de IRM-ers. In onze mandaatregeling is het mandaat voor het aangaan van een persoonlijke vertrekregeling met een medewerker in het kader van ontslag op een nader te bepalen grond (art.8.13 van de rechtspositie) belegd bij de Gemeentesecretaris. Ook een andere ontslaggrond waarbij een extra bovenop de rechtspositie overeen wordt gekomen moet langs de Gemeentesecretaris. Dit past niet helemaal bij de ontwikkelingen in de organisatie die gericht zijn op het nemen van eigen verantwoordelijkheid, verantwoordelijkheid laag in de organisatie, deregulering en horizontale sturing. Ter voorbereiding op de gewenste verschuiving van het mandaat is op 20 maart door een normvindingsessie voor IRM-ers georganiseerd. De aanwezige IRM-ers hebben aan de hand van enkele concrete casussen met elkaar van gedachten gewisseld. Ze hebben de wens en de behoefte uitgesproken om de verantwoordelijkheid van deze vertrekregelingen op zich te nemen. tlpz2hhq.slea261b85e-ce41-47db-adae-f98ac100dfdf

2 Tijdens de normvindingsessie zijn we op een aantal uitgangspunten uitgekomen: Zo veel mogelijk aansluiten bij de mogelijkheden in de rechtspositie Instrumenten van het Sociaal Statuut als mogelijkheden Inzetten op van werk naar werk begeleiding Past bij het ingezette proces van organisch veranderen Rechtvaardigheid & eerlijkheid bij win-win situatie Aandacht voor de uitstraling naar anderen toe Past bij de individuele verhouding en dus maatwerk Past bij de komende normalisering per 1 januari 2020, individuele verhouding We zijn nog steeds overheid en moeten dus transparant handelen Belastinggeld dus zorgvuldig mee omgaan Wet Openbaarheid van Bestuur is van toepassing Onderlinge collegiale toets tussen de IRM-ers Ondersteuning organiseren bij IB HRM en CHRM Het voorstel houdt in een pilot te starten per 1 september 2017 voor de duur van 6 maanden. Gedurende deze pilot behoort het aangaan van een persoonlijke regeling tot het (tijdelijke) mandaat van de IRM-er. Dit voorstel is op 19 juni met de Gemeentesecretaris besproken. Daarna is dit voorstel op 20 juni 2017 voorgelegd aan de Directie Bedrijfsvoering. De Directie Bedrijfsvoering is akkoord met de start van de pilot in september en geeft als optie mee om die periode te verlengen indien er te weinig casussen zijn geweest. Voorstel Een pilot te starten voor de duur van 6 maanden per 1 september Per 1 september 2017 tot 1 maart 2018 neemt een IRM-er zelfstandig het besluit over een persoonlijke vertrekregeling Een IRM-er voert hier minimaal 1 keer overleg over met een collega IRM-er Een IRM-er laat zich ondersteunen door zijn HR-adviseur. Een IRM-er kan advies vragen bij de arbeidsjuristen van juridische zaken of bij de jurist van CHRM (vooral voor de gemeentebrede vergelijking). Een IRM-er legt zijn overwegingen vast met inachtneming van de uitgangspunten en laat zich zodanig ondersteunen dat er een relatie wordt gelegd naar andere zaken. IB HRM registreert, monitort, analyseert en rapporteert over alle vertrekregelingen die afgesproken worden. CHRM evalueert de pilot na 1 maart 2018 in samenwerking met de IRM-ers en bereidt de besluitvorming voor naar aanleiding van de bevindingen tijdens de pilot. Beoogd effect Verantwoordelijkheid laag in de organisatie Past bij de opgave centraal Betekenis aan moderne arbeidsverhoudingen

3 Bijdrage aan deregulering binnen de organisatie Gevraagde besluiten (indien van toepassing) Consequenties van het voorstel: Politiek Financieel IPM Procedureel Communicatie Vervolgacties + uitvoeringsverantwoordelijke + tijdpad: Directiebedrijfsvoering 20 juni 2017 Directieraad 28 juni 2017 Staf wethouder 10 juli 2017 Vervolg / Uitvoering - VOORTGANG - PLANNING - BESLUITVORMING - COMMUNICATIE - INSPRAAK Bijlage - verslag normvinding vertrekregelingen

4

5 BSN KPL cumulatief Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie 3.634, Reorganisatie 6.341, Reorganisatie , Reorganisatie 2.273, Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie 5.651, Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie 5.417, Reorganisatie , Reorganisatie 635, Reorganisatie , Reorganisatie 1.993, Reorganisatie , Reorganisatie 750, Reorganisatie , Reorganisatie 6.500, Reorganisatie 1.017, Reorganisatie 6.598, Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie 7.915, Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie 5.446, Reorganisatie 7.545, Reorganisatie , Reorganisatie 1.584, Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie 7.248, Reorganisatie , Reorganisatie 3.623,85

6 Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie 9.552, Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie 9.000, Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie 9.324, Reorganisatie , Reorganisatie , Reorganisatie 7.467, Reorganisatie ,00 Totaal reorganisatie , VSO 1.021, VSO , VSO 416, VSO , VSO , VSO , VSO , VSO 7.298, VSO 5.208, VSO , VSO 7.080, VSO 4.273, VSO 1.569, VSO , VSO 630, VSO , VSO , VSO , VSO , VSO 630, VSO 9.130, VSO 797, VSO , VSO 731, VSO , VSO 608, VSO , VSO , VSO , VSO 3.500, VSO , VSO 7.392, VSO , VSO , VSO 1.729, VSO ,00 Totaal VSO ,85 Totaal 104 medewerkers ,37 Gemiddelde per medewerker ,69

7 Overzicht dossiers ongewenst gedrag Dossiers van meldingen welke hebben geleid tot personele maatregelen tijdvak dossier afhandeling 2014 Ongewenst gedrag Ontslag op verzoek medewerker 2016 Ongewenst gedrag Medewerker strafontslag, medewerker ontslag op verzoek en twee medewerkers disciplinaire straf.

8 Ongewenste Omgangsvormen Aard van de melding Vertrouwenspersoon Aantal meldingen Seksuele intimidatie Agressie Geweld Pesten 6 Discriminatie Verstoorde Arbeidsrelatie Intimidatie Informatiegesprekken Overig 2 Totaal * om de anonimiteit van de medewerker te beschermen, kunnen deze gegevens niet altijd worden getoond Integriteit Aard van de melding Ongewenste omgangsvormen Verzoek om advies Klachten die vragen om verder onderzoek door IRM er Onduidelijke klacht/melding Lopende zaak Aantal meldingen Vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen: BCS IB OOR UVO Veiligheid CZ Wijken MO VTH SB W&I VG PZ Vertrouwenspersonen integriteit: (IB F&H) en op korte termijn te benoemen vertrouwenspersoon

9 GEMEENTE UTRECHT MEDEWERKERSONDERZOEK 2017 Totaal 2404 Medewerkers hebben deelgenomen Respons in % van het totaal GU 58,5%

10 ONDERDEEL WERKBELEVING Mentale energie Werkdruk Bevlogenheid 12,1% 26,8% 3,6% 8,4% 16,9% 14,4% 68,6% 72,8% Tevreden 77,1% 70,1% 95,1% 91,1% 14,5% 12,9% NL GU Burnout 10,8% 3,1% NL GU Ervaren werkdruk laag midden hoog 1,3% 0,5% NL GU Werkdrukoordeel te laag in orde te hoog Hoge werkdruk en... Lage regelruimte Zelfvertrouwen Energiebronnen 16,2% 70% 14% 1% 5% 5% 6% 5% Lage steun leidinggevende Lage steun collega's Waardering burgers/ klanten Steun collega's Steun leidinggevende Regelruimte 20,5% 13,7% 15,1% 5,1% 62% 64% 81% 74% 5% 24% 21% 14% 78% Lage waardering Laag zelfvertrouwen Geen risico laag midden hoog

11 TOELICHTING MENTALE ENERGIE TOELICHTING WERKDRUK In dit overzicht staan twee "batterijen" weergegeven. Deze batterijen geven weer hoe het gesteld is met de mentale energie van de Gemeente Utrecht vergeleken met Nederland als geheel. Zijn er meer bevlogen medewerkers dan gaat het relatief goed. Bevlogen medewerkers voelen zich energiek en betrokken bij hun werk. Medewerkers met burnoutklachten voelen zich minder vitaal. Zij zijn vaker moe en kunnen last hebben van spanningsklachten. Ook twijfelen ze vaker over het nut van hun werk. Zij voelen zich daarom minder effectief in hun werk, maar durven daar niet altijd over te praten. (Daar kan zeker wat aan gedaan worden door individueel en met elkaar te kijken wat nodig is om het werk te verbeteren.) Mensen in de middencategorie zijn tevreden aan het werk, zonder veel bevlogenheid en zonder (te) veel stress. Werkdruk is niet direct een risico en hoeft ook helemaal niet nadelig te zijn. Iedereen ervaart een zekere mate van werkdruk. Dat is ook nodig, want een te lage werkdruk kan heel vervelend zijn. Je kunt je gaan vervelen en dit kan ook stress geven. Over het algemeen kunnen mensen goed met werkdruk omgaan als ze ook de beschikking hebben over genoeg energiebronnen. In dit overzicht zie je hoe het gesteld is met de werkdruk de Gemeente Utrecht vergeleken met Nederland als geheel. Er is een verschil tussen werkdruk en het oordeel daarover. Zo kan het zijn dat de hoeveelheid werk dan wel hoog is in vergelijking met andere gemiddelden (ervaren werkdruk), maar men het niet als té hoog ervaart. Vaak is er dan sprake van meer bevlogenheid en minder werkstress en kunnen mensen tegen een stootje. TOELICHTING ENERGIEBRONNEN TOELICHTING HOGE WERKDRUK EN.. Energiebronnen zijn heel belangrijk voor mensen. Ze zorgen voor bevlogenheid en beschermen tegen de nadelige effecten van hoge werkeisen (zoals werkdruk). Regelruimte helpt mensen om hun werk zo in te delen dat het behapbaar is. Steun van leidinggevende en collega's helpt mensen in tijden van drukte met een steuntje in de rug. Waardering van degenen voor wie je werkt helpt om het gevoel op te roepen dat het harde werken niet voor niets is. Het hebben van zelfvertrouwen geeft je het gevoel dat je problemen en uitdagingen effectief het hoofd kan bieden. Medewerkers die én een hoge werkdruk hebben én laag scoren op energiebronnen lopen risico. Indien zij hun energiebronnen niet ontwikkelen, dan kunnen ze met burnout klachten te maken krijgen en vaker en langer uitvallen. Zelfvertrouwen: De mate waarin de medewerker ervan overtuigd is dat hij/zij problemen op het werk kan oplossen en de gestelde doelen kan bereiken Waardering burgers/ klanten: De mate waarin de medewerker het gevoel heeft gewaardeerd te worden door de mensen waarvoor hij of zij werkt, zoals burgers of (interne) klanten Steun collega's/ leidinggevende: De mate waarin de medewerker hulp krijgt van zijn of haar collega's of direct leidinggevende, door hen gewaardeerd wordt en over persoonlijke zaken kan praten met hen Regelruimte: De mate waarin de medewerker controle uit kan oefenen over de inhoud van taken en de hoeveelheid taken, alsmede over de tijd die aan de taken wordt besteed

12 ONDERDEEL ONGEWENSTE OMGANGSVORMEN Aandeel van medewerkers dat de afgelopen 12 maanden met ongewenste omgangsvormen te maken heeft gehad (aantal, %) 263, 11% ja 2141, 89% nee

13 Frequentie Ongewenste Omgangsvormen Bron Ongewenste Omgangsvormen Seksuele intimidatie 91% 6% 2% 1% Seksuele intimidatie 91% 2% 4% 3% 1% Intimidatie 32% 32% 24% 10% 2% Intimidatie 32% 34% 14% 8% 11% Fysiek geweld 83% 12% 3% 1% 0% Fysiek geweld 83% 14% 1% Verbaal geweld 34% 25% 27% 11% 3% Verbaal geweld 33% 43% 12% 7% 6% Discriminatie 62% 16% 13% 6% 3% Discriminatie 62% 16% 8% 11% 4% Pesten 61% 18% 13% 6% 1% Pesten 65% 8% 12% 10% 6% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% nooit last 1 keer een paar keer regelmatig (bijna) dagelijks 0% 20% 40% 60% 80% 100% nooit last 1 of meer burgers 1 collega meerdere collega's mijn leidinggevende TOELICHTING ONGEWENSTE OMGANGSVORMEN Ongewenste omgangsvormen zijn onacceptabel en ontzettend vervelend voor medewerkers. Er worden 6 verschillende vormen onderscheiden. In het onderzoek is zowel aandacht geschonken aan de hoeveelheid incidenten als naar de bron van deze incidenten. Dit laatste zorgt ervoor dat snel inzichtelijk is waar de meeste overlast wordt ervaren. N.B. in de resultaten hierboven staat het percentage van de medewerkes weergegeven die aangeven WEL met ongewenste omgangsvormen te maken te hebben gehad in de afgelopen 12 maanden.

14 OVERZICHTSRAPPORTAGE MEDEWERKERSONDERZOEK Totaal

15 LEESWIJZER Deze overzichtsrapportage is bedoeld om een snel overzicht te krijgen van hoe het gaat met de medewerkers in de Gemeente Utrecht en haar eenheden. In de eerste twee kolommen met percentages staan het Nederlandse gemiddelde en het gemiddelde van Gemeente Utrecht weergegeven. Daarna volgen de scores van de eenheden. "% hoog of % laag" houdt in dat de score te vergelijken is met de top 10 a 15% van werkend Nederland "% hoge werkdurk, lage..." geeft het percentage aan dat zowel last van een hoge werkdruk als van een lage energiebron heeft. Dit is een groep waar een verhoogd risico op stress aanwezig is Een rode of groene stip voor een score betekent dat de betreffende score in ongunstige/gunstige zin ca. 5% of meer afwijkt van het gemiddelde van GU

16 .. NL GU Bestuurs-en Concernstaf Culturele Zaken Interne Bedrijven Maatschappe lijke Ontwikkeling Ontwikkelorg anisatie Ruimte Publiekszaken Raadsorgane n Stadsbedrijven Utrechtse Vastgoed Organisatie Veiligheid Vergunningen, Toezicht en Handhaving N Respons % 58% 73% 84% 62% 72% 62% 55% 70% 46% 83% 73% 60% % Bevlogen 16,9% 14,4% 19,8% 12,5% 12,8% 7,8% 11,1% 10,6% 18,8% 19,0% 9,3% 9,8% 20,7% % Tevreden 68,6% 72,8% 77,2% 81,3% 75,7% 84,4% 70,4% 78,7% 81,3% 62,0% 77,8% 78,7% 68,1% % Burnout 14,5% 12,9% 3,0% 6,3% 11,6% 7,8% 18,5% 10,6% 0,0% 19,0% 13,0% 11,5% 11,2% % hoog werkdruk 12,1% 26,8% 28,7% 37,5% 25,7% 25,8% 47,7% 20,2% 37,5% 27,3% 29,6% 18,0% 19,4% % te hoog werkdrukoordeel 3,6% 8,4% 3,0% 12,5% 8,1% 8,6% 19,0% 2,1% 6,3% 10,4% 9,3% 3,3% 3,4% % laag regelruimte 15,3% 5,1% 2,0% 0,0% 3,3% 1,6% 1,4% 18,1% 0,0% 6,3% 0,0% 1,6% 6,9% % hoge werkdruk, lage regelruimte 2,4% 1,2% 1,0% 0,0% 1,1% 0,8% 0,5% 4,3% 0,0% 1,5% 0,0% 0,0% 0,0% % laag steun leidinggevende 18,7% 15,1% 9,9% 25,0% 12,3% 10,9% 25,0% 7,4% 0,0% 21,8% 14,8% 6,6% 12,1% % hoge werkdruk, lage steun leidinggevende 1,7% 5,2% 3,0% 18,8% 3,5% 4,7% 11,6% 3,2% 0,0% 7,1% 7,4% 3,3% 2,2% % laag steun collega's 18,7% 13,7% 7,9% 6,3% 9,3% 9,4% 18,1% 9,6% 6,3% 24,3% 14,8% 6,6% 13,8% % hoge werkdruk, lage steun collega's 1,3% 4,3% 4,0% 6,3% 3,0% 4,7% 8,8% 4,3% 0,0% 7,3% 5,6% 0,0% 3,0% % laag waardering burgers/ klanten 18,1% 20,5% 13,9% 12,5% 18,0% 14,8% 21,3% 17,0% 12,5% 28,4% 18,5% 34,4% 22,8% % hoge werkdruk, lage waardering 2,5% 6,2% 5,0% 12,5% 5,4% 3,9% 9,3% 4,3% 6,3% 9,4% 11,1% 8,2% 3,9% % laag zelfvertrouwen 19,5% 16,2% 8,9% 12,5% 14,5% 11,7% 17,1% 23,4% 6,3% 22,3% 22,2% 16,4% 10,8% % hoge werkdruk, laag zelfvertrouwen 7,0% 5,0% 0,0% 12,5% 4,0% 3,9% 7,9% 6,4% 0,0% 7,8% 9,3% 3,3% 2,2% % bekend met 'Utrecht Centraal' 29,7% 62,4% 37,5% 40,5% 38,3% 19,9% 21,3% 50,0% 18,0% 25,9% 26,2% 23,7% % draagt bij aan 'Utrecht Centraal' 28,7% 58,4% 37,5% 36,8% 36,7% 23,1% 13,8% 50,0% 20,0% 29,6% 21,3% 23,3% % ongewenst gedrag ervaren 10,9% 6,9% 6,3% 7,9% 7,0% 4,6% 17,0% 0,0% 19,7% 7,4% 9,8% 13,4%

17 .. NL GU Volksgezond heid Werk en Inkomen Wijken N Respons % 58% 55% 55% 65% % Bevlogen 16,9% 14,4% 11,2% 15,8% 9,1% % Tevreden 68,6% 72,8% 77,5% 71,2% 81,8% % Burnout 14,5% 12,9% 11,2% 13,0% 9,1% % hoog werkdruk 12,1% 26,8% 24,9% 21,6% 27,3% % te hoog werkdrukoordeel 3,6% 8,4% 10,7% 5,1% 10,9% % laag regelruimte 15,3% 5,1% 8,9% 5,8% 5,5% % hoge werkdruk, lage regelruimte 2,4% 1,2% 2,4% 1,0% 1,8% % laag steun leidinggevende 18,7% 15,1% 18,9% 13,7% 5,5% % hoge werkdruk, lage steun leidinggevende 1,7% 5,2% 4,7% 4,8% 1,8% % laag steun collega's 18,7% 13,7% 8,9% 14,7% 12,7% % hoge werkdruk, lage steun collega's 1,3% 4,3% 1,8% 3,1% 1,8% % laag waardering burgers/ klanten 18,1% 20,5% 11,2% 22,6% 14,5% % hoge werkdruk, lage waardering 2,5% 6,2% 1,8% 5,8% 3,6% % laag zelfvertrouwen 19,5% 16,2% 17,8% 15,4% 16,4% % hoge werkdruk, laag zelfvertrouwen 7,0% 5,0% 5,9% 3,1% 7,3% % bekend met 'Utrecht Centraal' 29,7% 24,3% 26,4% 38,2% % draagt bij aan 'Utrecht Centraal' 28,7% 22,5% 25,0% 43,6% % ongewenst gedrag ervaren 10,9% 7,7% 13,0% 9,1%

18 Overzicht meldingen VP 2015 Cijfers meldingen bij vertrouwenspersoon gemeente breed Aard melding Seksuele 1 intimidatie Agressie 1 Geweld Pesten: 1 Discriminatie: Verstoorde arbeidsrelatie Intimidatie: 1 2 Overig 2* Totaal

19 Jaarverslag vertrouwenspersoon Inleiding Al vele jaren beschikt de gemeente Utrecht over eigen interne vertrouwenspersonen. Dit zijn collega s die deze functie op vrijwillige basis uitvoeren. De vertrouwenspersonen zijn door medewerkers van de gemeente Utrecht laagdrempelig te benaderen. Informatie over de rol van de vertrouwenspersonen en contactgegevens zijn te vinden op Intranet. De vertrouwenspersonen werken met de definitie van ongewenst gedrag zoals deze is vastgesteld in de rechtspositieregeling (URU 15r). 2. Activiteiten 2016 In 2016 hebben wij in samenwerking met (C)HRM een nieuwe gezamenlijke start gemaakt in het voor onze medewerkers beter organiseren van het werk van de vertrouwenspersonen. Wij hebben ieder kwartaal een overleg waar relevante ontwikkelingen worden besproken en afspraken worden gemaakt. Een nieuw gegeven is dat niet iedere organisatie-eenheid meer de beschikking heeft over nog zijn eigen vertrouwenspersonen heeft. Dat is nu pragmatisch opgelost doordat medewerkers van die organisatieeenheden terecht kunnen bij een vertrouwenspersoon van een andere organisatie-eenheid. Dat geld overigens ook voor medewerkers van een organisatie-eenheid die wel de beschikking hebben over een eigen vertrouwenspersoon; zij kunnen, indien gewenst ook terecht bij een andere vertrouwenspersoon. De informatie hierover en alle contactgegevens op Intranet zijn aangepast. Bij W&I loopt momenteel de werving voor een nieuwe vertrouwenspersoon. Bij Ontwikkelorganisatie is, na vertrek van de vorige vertrouwenspersoon dit jaar, gekozen om geen nieuwe vertrouwenspersoon te werven maar om gebruik te maken van de aanwezige vertrouwenspersonen. Aard van de melding Organisatie - eenheid Aantal meldingen Conform definitie ongewenst gedrag uit regeling ongewenst gedrag (URU 15r Seksuele intimidatie 1 1 J Agressie 3 3 Geweld Pesten J Discriminatie J Verstoorde arbeidsrelatie N Intimidatie 2 2 3* 7 J Informatiegesprekken Totaal *bij 3 melders ook verstoorde arbeidsrelatie Jaarverslag vertrouwenspersonen 2016