1 ECS Portal Schermen

Transcriptie

1 1 ECS Portal Schermen Het scherm bestaat uit drie delen: 1. Zoekfilter Hiermee kunt u aan de hand van een aantal filters zendingsinformatie ophalen; 2. Zoek resultaten Hier staan de gevonden zendingen die overeenkomen met de ingevulde criteria in het zoekfilter; 3. Exit Notificatie Hier kunt u een Exit Notificatie () versturen naar Cargonaut. Tevens kunt u hier informatie wijzigen, toevoegen en verwijderen. 1.1 Zoekfilter In dit schermdeel kunt u een aantal zoekcriteria opgeven. U kunt zoeken op een (gedeelte van) een of of MRN. Wanneer u een waarde invult in één van deze velden, zoekt de portal tot 6 maanden terug. Door te klikken op meer, kunt u extra filters selecteren. Wanneer u weer op minder klikt, worden de geselecteerde waarden gereset. Hier kan een nummer worden ingevuld op twee manieren: (airline prefix (3) air waybill nummer (8)) (airline prefix (3) air waybill nummer (8)) Er kan gezocht worden met behulp van de wildcard *. Hier kan een, ABU, ADM, REF, TBD of TIR nummer worden ingevuld. De maximale lengte bedraagt 15 characters en zowel cijfers als letters zijn toegestaan. Er kan gezocht worden met behulp van de wildcard *. MRN Hier kan een movement reference number worden ingevuld. Deze mag maximaal 18 karakters lang zijn, en kan zowel cijfers als letters bevatten. Er kan gezocht worden met behulp van de wildcard *. Periode van Hier bepaalt u de startdatum van de periode waarin u wilt zoeken. Periode tot Dit is de einddatum van de periode waarin u wilt zoeken. Meer/minder Toont of verbergt de volgende extra filter mogelijkheden: Hier vind u een keuzeveld, waar een afhandelaar geselecteerd kan worden. Douane Hier kunt u een douane aangiftetype kiezen. J voor het verstuurd en geaccepteerd zijn van de Arrival at Exit. N niet verstuurd OF niet geaccepteerd. A de is verzonden, maar afgewezen. J voor het verstuurd en geaccepteerd zijn van de Summiere export aangifte (). N niet verstuurd OF niet geaccepteerd. A de is verzonden, maar afgewezen. Als er een M staat dan is er een melding ontvangen. J voor het verstuurd en geaccepteerd zijn van de Confirmation of Exit van de douane. De informatie kan alleen worden weergegeven als de uitvoeraangifte is ingestuurd via het Cargonaut systeem. Zoek Als u deze knop aanklikt, zal conform de zoekcriteria die u heeft ingevuld gegevens worden opgehaald die matchen. De match geldt voor alle ingevulde zoekcriteria. Hierop is één uitzondering: Indien u enkel een nummer, een nummer of een MRN opgeeft, dan wordt de selectieperiode automatisch op zes maanden terug vanaf vandaag gezet. Reset Na aanklikken zullen alle velden worden geschoond, zowel die in het zoekfilter als die in het resultaten overzicht en het Exit Notificatie gedeelte. 1.2 Zoek resultaten Dit schermdeel toont de zendingen die overeenkomen met de opgegeven zoekcriteria. Bij de zendingen staat welke berichten verstuurd zijn. Indien het bericht is geaccepteerd vindt u een groen vinkje, als het is afgekeurd staat er een rood kruis. Is er een melding ontvangen dan staat er een rood uitroepteken. In de tooltip ziet u de datum en/of de melding. Indien de melding er is geen inschrijving gevonden bij de is ontvangen, zal de in het rood worden weergegeven. De resultaten zijn primair gesorteerd op datum en secundair op. U kunt de sortering aanpassen door te klikken op een kolomkop. Let op: De kolom of MRN wordt alleen getoond als er in het zoekfilter een waarde in één van deze velden is ingevuld; Page 1 of 5

2 Als u iets invult in het veld dan wordt de kolom getoond. Indien een zending over meerdere s is verdeeld, zullen meerdere regels worden getoond; Als u zoekt op MRN, dan zal de MRN kolom getoond worden. Als een MRN gekoppeld is aan meerdere zendingen, worden er meerdere regels getoond; Het kan voorkomen dat er wordt opgebouwd naar een M middels losse s. Dit gebeurt mogelijk administratief via DGVS inschrijvingen. Voor de ECS web portal betekent dit, dat u onder een M meerdere zendingen met s kunt vinden per veld MRN EXP Aantal Gewicht Douane Ber. MAN Date Dit is het nummer gevonden bij uw zoekcriteria. Dit is het nummer gevonden bij uw zoekcriteria. Deze kolom is alleen zichtbaar wanneer er op gezocht wordt in het zoekfilter. Dit is het MRN nummer gevonden bij uw zoekcriteria. Deze kolom is alleen zichtbaar wanneer er op MRN gezocht wordt in het zoekfilter. Dit is de expediteur gevonden bij uw zoekcriteria. Dit is de afhandelaar gevonden bij uw zoekcriteria. Het aantal pakketten behorende bij de gevonden zending. Het gewicht behorende bij de gevonden zending. De douaneregeling behorende bij de gevonden zending. Als er meerdere zendingen met verschillende regelingen betrokken zijn, dan wordt de waarde + gegeven. Deze indicator geeft aan of Cargonaut de Arrival at Exit en /of de Summiere Exportaangifte verstuurt. Als deze op N staat dan verstuurt Cargonaut geen bericht. Geeft aan of de Exit Notificatie verstuurd en geaccepteerd is. Geeft aan of de Arrival at Exit verstuurd en geaccepteerd of afgewezen is. Geeft aan of de Summiere exportaangifte verstuurd en geaccepteerd of afgewezen is of dat er een melding is ontvangen. (Van toepassing bij NCTS aangifte zonder safety and security gegevens.) Geeft aan of het export manifest van de afhandelaar is ontvangen, en het ECS manifest naar de douane is gestuurd en geaccepteerd is (door de douane). De indicatie + geeft aan dat het een deel zending betreft. De zending is verdeeld over meerdere manifesten. Geeft aan of de douane een Confirmation of Exit heeft gegeven. De datum gerelateerd aan de zending. Het tijdstip dat bij de datum staat, refereert aan de laatste wijziging. 1.3 Aanpassen van de kolommen U kunt u het schermdeel Zoek resultaten naar uw eigen voorkeur inrichten met de configuratieknop. Wanneer u deze functie kiest, dan krijg u een scherm te zien waarin u de gewenste kolommen kunt selecteren: 1.4 Exporteren zoek resultaten U kunt de zoekresultaten exporteren naar een bestand (.csv). Klik hiervoor op. Er verschijnt dan een scherm waarin u kunt aangeven of u enkel op niveau wilt exporteren, of dat u ook de onderliggende detailgegevens wilt exporteren. Page 2 of 5

3 Als er teveel zoek resultaten zijn, verschijnt de volgende notificatie: 1.5 Exit Notificatie In dit schermdeel kunt u: Een versturen Dit doet u door de zendingsgegevens in te voeren en op Stuur Exit Notificatie te klikken. U kunt meerdere regels invoeren door op de + te drukken; Detail informatie opzoeken, wijzigen en aanvullen Hiermee kunt u bijvoorbeeld de opbouw van een zending invoeren; U start deze processen door: Of de en de afhandelaar in te voeren in de zoekvelden onder de titelbalk Exit Notificatie en op de check knop te klikken. Het systeem checkt of er zendingen aan deze gekoppeld zijn. Gerelateerde zendingen worden getoond in de detail regels. Of een zending te selecteren het zoek resultaten overzicht Regels voor ingeven detail informatie Exit Notificatie nog niet verwerkt Het is niet mogelijk om een Exit Notificatie te wijzigen of opnieuw te sturen als de betreffende Exit Notificatie nog niet is verwerkt door de systemen. Maximale tijd tot doorvoeren wijzigingen Als de registratie van de Exit Notificatie ouder dan zeven dagen is, mag u geen wijzigingen meer doorvoeren. Opbouw zending - Een Exit Notificatie betreft: o een directe zending (één M), - Indien u voor een directe zending een wilt versturen kunt u het referentietype en het referentienummer overslaan bij het invullen van de. U kunt geen tweede regel invoeren. o een (M) met onderliggende zendingen: o back-to-back zending - M met 1 onderliggende zending o o consolidatie - M met meerdere onderliggende zendingen. U kunt onder een (M) meerder zendingen opgeven met de referentie types:,, (ABU) artikel nummer, (REF) referentienummer separate additionele declaratie, (TAD) transit accompanying document, (TIR) transport international des merchandises par la route, (ADM) overige documenten met vereenvoudigde aangifteprocedure. Douane status 821 (ontbrekende safety and security information) Als een Exit Notificatie wordt gestuurd met 821 als douane status dan stuurt CGN een Exit Summary Declaration (339) naar de douane, de ontbrekende security gegevens haalt Page 3 of 5

4 CGN uit de en/of de. Van de douane krijgt CGN een response bericht met douane status 355 en een nieuwe (ECS) MRN. Deze laatste MRN ziet u na correcte verwerking terug in de portal met de gewijzigde douane status Beschrijving per element / FWD Check Ref. type MRN / Decl. nr Aantal Gewicht Douane Ber. Dit betreft het nummer op het hoogste niveau van de zending. Hier geeft u aan welke afhandelaar (als uw rol expediteur is), of welke expediteur (als uw rol afhandelaar is) bij de zending betrokken is. Door te klikken op deze knop, controleert de portal of er aan het gekoppelde zendingen zijn. Hier geeft u het referentietype op. Let op! Als u kiest voor, dan moet het referentie nummer als volgt ingegeven worden: of Als u kiest voor, dan mag het referentie nummer maximaal 15 karakters bevatten aan tekst en cijfers. Dit is het declaratienummer dat de douane heeft afgegeven bij de export of transport aangifte. MRN staat voor: Movement Reference Number. Het aantal pakketten op de zending. Het gewicht van de zending. De douane exportregeling. Indicatie of Cargonaut een of moet versturen naar de douane. U kunt deze parameter zelf wijzigen van Y naar N, als Cargonaut geen berichten voor u moet versturen voor de betreffende zending. MAN Datum Nieuw Stuur Exit Notificatie Verwijderen (X) Herstellen ( ) Toevoegen (+) U kunt de parameter niet wijzigen van N naar Y. Dit is een waarde die is ingeregeld door uw gegevens in ECS. Neem contact op met de Cargonaut helpdesk als u hier problemen ondervindt. Als de Exit Notificatie verstuurd en geaccepteerd is, staat er een groen vinkje. Als de Arrival at Exit verstuurd en geaccepteerd is, staat er een groen vinkje. Als het bericht is afgewezen staat er een rood kruisje. Als de Summiere exportaangifte verstuurd en geaccepteerd is, staat er een groen vinkje. Als de is afgewezen staat er een rood kruisje en als er een melding is ontvangen een rood uitroepteken. Als het ECS manifest verstuurd en geaccepteerd is, staat er een groen vinkje. Als de Confirmation of Exit ontvangen en geaccepteerd is, staat een groen vinkje. De datum waarop de Exit Notificatie is verstuurd of gewijzigd. Maakt het mogelijke om een nieuwe Exit Notificatie op te stellen. Als u deze knop activeert, dan wordt er een Exit Notificatie naar Cargonaut gestuurd. Er volgt een overzichtsscherm waar u uw keuze kunt bevestigen. Als u deze knop activeert, dan verwijdert u de betreffende regel. Er zal een rode streep door de regel worden gezet. Nadat u op Stuur Exit Notificatie heeft geklikt wordt de regel verwijderd (en komt dan niet meer op het manifest). Zichtbaar na klikken op verwijderen. Als u deze knop activeert, dan maakt u het verwijderen ongedaan. Als u deze knop activeert, kunt u een nieuwe regel toevoegen. Indien er een vinkje of een kruisje staat bij één van de bericht indicatoren, dan kunt u de muis eroverheen bewegen. De datum van verwerking wordt dan getoond. Bij een! (Melding) wordt ook de melding weergegeven. 1.6 Verwijderen van een zending U kunt een zending opvragen door gebruik te maken van de zoekcriteria en het resultatenoverzicht. Als u de zending selecteert in het resultaten overzicht, wordt deze zichtbaar in het detailoverzicht onderaan (schermdeel Exit Notificatie ). Achter de regel staat een verwijder knop. Als u hierop klikt, verschijnt er een rode streep door de regel. Nadat u heeft gekozen voor Stuur Exit Notificatie wordt de regel verwijderd. Page 4 of 5

5 2 Begrippen en afkortingen Afhandelaar Diegene die het vliegtuig laadt op de luchthaven. Air waybill Het contract tussen de verzender en de luchtvaartmaatschappij. IATA term: FWB. M Master air waybill Hoewel de opmaak van de air waybill geen gelaagdheid toestaat kan er middels DGVS inschrijvingen de situatie ontstaan, waarbij meerdere air waybills aan een air waybill gekoppeld zijn. Deze overkoepelende air waybill wordt in de praktijk de master air waybill genoemd. House waybill Dit is een magazijn of transport bon waarop goederen informatie staat. Het is de overeenkomst tussen zender en de expediteur. IATA term: FZB Een bepaald type house waybill, de consolidated house waybill, staat wel gelaagdheid toe. Hierop staat een air waybill met daaraan gekoppeld de house waybills. IATA term: FHL Een house waybill kan ook een 1 op 1 relatie met een airwaybill hebben (back to back). Een house waybill kan ook zo groot zijn, dat hij over meerdere air waybills verspreid wordt. Exit Notificatie Dit bericht geeft aan dat de zending klaar staat (bij de afhandelaar of bij de expediteur) om het land te verlaten. De kan verstuurd worden als een EDI bericht, via een DGVS transactie en middels de web portal. Arrival at Exit Dit bericht wordt gemaakt door Cargonaut (tenzij Trader at Exit expliciet heeft opgegeven dit zelf te doen), op basis van de en aanwezige zendingdocumenten, en verstuurd naar de douane. Het informeert de douane dat de zending klaar staat om het land te verlaten. Summiere export aangifte Dit bericht wordt door Cargonaut gemaakt bij een vervoersaangifte (NCTS) zonder safety en security details (tenzij Trader at Exit expliciet heeft opgegeven dit zelf te doen). Het informeert de douane dat de zending klaar staat om het land te verlaten. Manifest Dit document geeft aan welke zending er op een vlucht zit tussen laad- en lospunt. Als een vliegtuig bijvoorbeeld van Amsterdam via New York naar Los Angeles vliegt en voor beide bestemmingen lading heeft, zijn de volgende manifesten aanwezig: AMS JFK (New York, John F Kennedy Airport) AMS LAX (Los Angeles Airport) Als er van New York nog extra lading aan boord komt voor Los Angeles, komt er een manifest bij in New York: JFK LAX. Op een manifest staan de airwaybills en in welke containers de betreffende zendingen zitten. Op het ECS manifest staan ook de MRN s van de ten uitvoer aangegeven goederen. MRN Movement Reference Number Dit is een referentie die de douane aan een zending koppelt bij de aangifte, zodat de zending traceerbaar is gedurende het export proces. Dit nummer moet meegegeven worden bij het versturen van een. 1 e linie loods Dit is een opslag locatie aan de airside van de luchthaven. In de praktijk is dit vaak de loods van de afhandelaar. 2 e linie loods Dit is een opslag locatie aan de landside van de luchthaven. In de praktijk is dit vaak een loods van de expediteur. Expediteur Diegene die namens klanten zendingen verzamelt en aanbiedt aan een luchtvaartmaatschappij voor transport door de lucht. Synoniemen: Agent, forwarder. DGVS Documentloos Goederen Volg Systeem - Dit is een proces op het Schiphol terrein (douane vrije zone) dat deelnemers in staat stelt overslag van goederen administratief af te handelen met elektronische vervoer- en voorraad transacties. Page 5 of 5