Startersboekje wijkhoofden

Transcriptie

1 Startersboekje wijkhoofden

2 gebaseerd op cijfers van het CBS over 2016 Iedereen wordt vroeg of laat met kanker geconfronteerd: 1 op de 3 Nederlanders krijgt gedurende zijn of haar leven kanker. Per jaar zijn dit ruim mensen. Jaarlijks sterven er zo n mensen als gevolg van kanker. Dat zijn 5 mensen per uur. Kanker is hiermee doodsoorzaak nummer 1 in Nederland. KWF Kankerbestrijding financiert kankeronderzoek en ondersteunt patiënten. Ons doel is minder kanker, meer genezing en een betere kwaliteit van leven voor kankerpatiënten. kwf.nl 2

3 Inleiding De KWF-collecteweek is elk jaar in de 1 e volle week van september. Dan wordt er door duizenden vrijwilligers geld ingezameld voor kankeronderzoek. Als wijkhoofd ben je een belangrijke schakel in de collecte. Dit startersboekje is een handleiding om je op weg te helpen als wijkhoofd. Met o.a. tips om zelf collectanten te werven, een overzicht van je belangrijkste taken als wijkhoofd en informatie over CollecteWeb waarin je bijvoorbeeld heel makkelijk looproutes kunt aanmaken. Dank je wel dat je je inzet voor KWF Kankerbestrijding! Samen komen we steeds dichter bij de dag dat niemand meer hoeft te sterven aan kanker. Rina Noorlander Teamleider Vrijwilligers Wereldwijd staat de krab symbool voor de ziekte kanker. KWF heeft een sabel door de krab geplaatst als symbool van het bestrijden van kanker. 3

4 1. KWF in het land In bijna elke gemeente is er een vrijwilligersafdeling actief voor KWF. Een afdeling organiseert onder meer de jaarlijkse collecteweek, collectes bij evenementen en regelt collectebussen bij verjaardagen, jubilea en uitvaarten. Als iemand zich voor KWF wil inzetten, wordt deze persoon met de KWF-afdeling in zijn gemeente in contact gebracht. In overleg wordt er dan gekeken hoe de nieuwe vrijwilliger zijn talenten het beste kan inzetten voor de kankerbestrijding. De vrijwilligersafdelingen worden ondersteund door het hoofdkantoor van KWF in Amsterdam. 4

5 Bestuur KWF-afdeling Het leuke is dat je als wijkhoofd echt een team om je heen hebt. - Irma, wijkhoofd Wijkhoofd Wijkhoofd Wijkhoofd Collectanten Collectanten Collectanten De wijkhoofden vallen onder het bestuur van de KWF-afdeling. In Nederland zijn collectanten actief voor KWF. Deze vallen onder onze 750 KWF-afdelingen. Binnen deze afdelingen zijn er wijkhoofden, die de collectanten in hun eigen wijk begeleiden. En iedereen heeft hetzelfde doel: zo veel mogelijk geld ophalen voor nieuwe doorbraken in kankeronderzoek. Contactpersoon bij de KWF-afdeling in jouw gemeente Weet je niet bij wie je moet zijn? Bel of mail het Servicepunt vrijwilligers op (020) of vrijwilligers@kwf.nl. 5

6 2. Taken van een wijkhoofd Als wijkhoofd ben je gedurende het jaar: het aanspreekpunt voor de collectanten in je wijk actief nieuwe collectanten aan het werven nieuwe collectanten aan het verwelkomen de collectantenadministratie aan het bijwerken in CollecteWeb alert op eventuele huldigingsmomenten. Informeer de collectecoördinator of het afdelingsbestuur als een collectant 12 ½, 25, 40, 50 of 60 jaar actief is, zodat deze vrijwilliger gehuldigd kan worden de schakel tussen het afdelingsbestuur en de collectanten. Als wijkhoofd ben je rondom de collecteweek: Tip Bekijk het wijkhoofdenfilmpje op kwf.nl/collecte. Hierin geeft Debby, een ervaren wijkhoofd, tips over het organiseren van de collecte. druk met het organiseren van de collecte degene die bepaalt welke collectant in welke straat loopt. In het systeem CollecteWeb koppel je een collectant aan een bus en maak je een looproute aan de collectantenpassen en uitgiftelijsten aan het invullen de collectebussen in elkaar aan het zetten nadat je de materialen hebt opgehaald afspraken aan het maken over de uitgifte van de materialen aan de collectanten bereikbaar voor vragen van collectanten de collectebussen en collectantenpassen na de collecte weer aan het innemen degene die zorgt dat het geld geteld wordt volgens het 4-ogenprincipe. Stem dit af met het bestuur degene die de collectanten met een bedankkaart of bedankt. 6

7 De collecteweek wordt per afdeling op een andere manier afgerond. Stem dit goed af met het afdelingsbestuur. De gebruikelijke werkwijze is dat je als wijkhoofd: bij het in ontvangst nemen van de collectebus met de collectant (of met iemand anders die geen familie is) de opbrengst telt en vastlegt op een telbriefje verantwoordelijk bent voor het afdragen van de collecteopbrengst aan de collectecoördinator of penningmeester van jouw afdeling of het afstorten bij de bank verantwoordelijk bent voor het inleveren van de uitgiftelijsten en eventueel stortingsbewijzen bij de collectecoördinator of penningmeester van de afdeling de collectanten in jouw wijk voor hun inzet bedankt. Tip Stuur je collectanten na de collecteweek een bedankje met de busopbrengst. 7

8 3. Werving collectanten Voor de collectanten in jouw wijk ben je het gezicht van KWF. Persoonlijk contact wordt zeer gewaardeerd. Collectanten voelen zich via hun wijkhoofd verbonden met KWF. De collecte is nog steeds heel belangrijk, omdat ook de kleine bedragen welkom zijn. Mensen die minder kunnen missen, kun je zo toch bereiken. - Willemijn, collectant in Abcoude Landelijke werving In de 1 e maanden van het jaar werft KWF landelijk nieuwe collectanten. Zij melden zich bijvoorbeeld via kwf.nl of via social media bij het hoofdkantoor van KWF. Los van deze campagne komen er per maand ook spontaan circa 80 nieuwe collectanten per maand binnen. Deze nieuwe aanmeldingen worden direct in CollecteWeb gezet in het mapje Nieuwe aanmelding via KWF en dit wordt gemeld aan het bestuur. Als een van de nieuwe collectanten in jouw wijk woont, krijg je een seintje van het bestuur. Neem dan zo snel mogelijk contact op. Doe dit bij voorkeur telefonisch. Dan kun je de nieuwe collectant meteen: bedanken voor zijn aanmelding om te gaan collecteren uitleggen hoe het collecteren in zijn werk gaat toelichten hoe er contact wordt onderhouden de data van de KWF-collecteweek doorgeven vragen of hij of zij het stappenplan over collecteren al heeft ontvangen. Geef aan dat je twee weken voor de collecteweek contact opneemt om: af te spreken wanneer en hoe de materialen worden uitgereikt af te spreken hoeveel tijd er precies in de agenda gereserveerd moet worden. Mocht je al voldoende collectanten hebben in je wijk, dan kun, je mensen ook samen laten collecteren of in overleg met de collectecoördinator de collectant in een andere wijk of bij een straatcollecte inzetten. Een reservelijst met collectanten is ook heel handig omdat er regelmatig vlak voor of in de collecteweek nog iemand uitvalt. 8

9 Werving door wijkhoofden Als je te weinig collectanten hebt in je wijk, kun je via de collectecoördinator posters en kaarten bestellen om zelf nieuwe collectanten in de buurt te werven. Let op: de materialen worden één keer per jaar besteld dus probeer hier rekening mee te houden. Het werkt bijvoorbeeld goed om buren, kennissen, vrienden en familie te vragen om collectant te worden. Als wijkhoofd kun je als geen ander vertellen waarom het zo belangrijk is. De volgende ideeën zijn succesvol gebleken: social media inzetten. Plaats een bericht op je eigen social mediapagina s en deel dit via de accounts van je KWF-afdeling. Zo bereik je eenvoudig een grote groep mensen bijvoorbeeld via een bericht in een besloten buurtgroep vrijwilligers werven in winkelcentra of op evenementen (bijvoorbeeld door het verspreiden van werfkaarten) in je vriendenkring, op de sportvereniging of op het werk kijken of er mensen zijn die zich ook willen inzetten voor de kankerbestrijding doet jullie afdeling in mei mee aan de KWF-promodag? Geef je op als vrijwilliger om collectanten te werven in je eigen wijk. Je kunt specifiek op zoek gaan naar collectanten voor vacante looproutes een wervingsposter op het raam plakken of op andere prominente plekken ophangen een oproepje in What s app-groepen. Stuur nieuwe collectanten het stappenplan dat op de Materialenbank op CollecteWeb staat. Bij al deze initiatieven kan de collectecoördinator van de afdeling hulp bieden. Neem hierover gerust contact op. Op de Materialenbank op CollecteWeb vind je een toolkit Gericht werven met digitale hulpmiddelen. Dit mapje bevat tips, een voorbeeldmail aan collectanten, voorbeeldberichten voor Facebook en Twitter en een flyer met de vrijwilligersvacatures binnen KWF. Het is belangrijk om je collectanten zo effectief mogelijk in te zetten. Als een straat niet zo veel opbrengt, probeer een collectant dan bijvoorbeeld bij een supermarkt te laten collecteren. De collecte is niet alleen huis-aan-huis. Stimuleer je collectanten om hun bus de hele week mee te nemen. Tip van afdeling Zaanstad Twee uurtjes bij de supermarkt staan, levert al snel een paar honderd euro op. 9

10 4. KWF-collecteweek De collecteweek is altijd van zondag t/m zaterdag in de 1 e volle week van september. Hieronder staat een aantal tips zodat je de activiteiten zo goed mogelijk kunt plannen. Tip Organiseer een gezamenlijk moment waarop je de materialen uitgeeft of inlevert. Dit is niet alleen efficiënt, maar zo leren de collectanten elkaar ook kennen. Verdeel de straten onder de actieve collectanten in CollecteWeb. Zo weet je meteen of je nog extra mensen nodig hebt en kun je op tijd gaan werven. Je kunt uitgaan van gemiddeld 80 huizen per collectant. Neem ruim voor de collecteweek contact op met je collectanten en vraag of ze dit jaar ook weer meedoen. In CollecteWeb kun je vervolgens aangeven of collectanten nog actief zijn. Haal in overleg met de collectecoördinator de collectematerialen op. Deze zijn eerder in het jaar via CollecteWeb besteld. Je krijgt via het bestuur bericht als ze gearriveerd zijn. Verzegel elke collectebus en vul de collectepassen volledig in. Noteer hierop de straten, de afspraak voor het inleveren van de bus en het busnummer. Stop één deel van de pas in de collectebus. Print de looproutes uit en instrueer je collectanten goed. Geef bijvoorbeeld aan waar en wanneer ze de collectebus weer moeten inleveren en leg uit waar de niet-thuiskaart voor bedoeld is. Geef elke collectant 25 tot 50 niet thuis-kaarten mee. Deel de materialen uit. Tel samen met de collectant de opbrengst als deze de bus komt inleveren. Of regel dat er iemand anders aanwezig is tijdens het tellen. Een collectebus moet altijd door twee mensen geteld worden. Dit noemen we het 4-ogenprincipe. Draag de opbrengst direct na de collecteweek af in overleg met de collectecoördinator of penningmeester of stort zelf af bij de bank. Draag de telbriefjes, uitgiftelijsten en collectebussen over aan de collectecoördinator of penningmeester. Verstuur bedankkaarten (of bedankmails) met daarop de busopbrengst van de collectanten. Mensen vinden het altijd erg leuk om te horen wat ze hebben opgehaald. 10

11 Publiciteit rond de collecte In het Nieuws van KWF - voor vrijwilligers van augustus staat informatie over de collecteweek en de campagne. Ontvang je deze nieuwsbrief niet? Neem dan contact op met het Servicepunt. Rondom de collecteweek voert KWF een landelijke mediacampagne om de komst van de collectanten aan te kondigen en heel Nederland op te roepen gul te geven. De invulling van de campagne kan per jaar verschillen, maar er wordt in elk geval landelijk zowel offline (o.a. op TV) als online (o.a. via social media) veel aandacht besteed aan de collecteweek. Nieuws van KWF voor vrijwilligers december 2016 Brief uit het hart SamenLoop Sneek: een mooie afsluiter In actie 2016 Evelien de Bruijn over TEAM KWF Hoogtepunten in onderzoek t voor je Finish Bedank onmisbare bijdrage! KWF Kankerbestrijding wenst je een goed Nieuwjaar. Het was weer een bijzonder jaar met ontelbaar veel mooie momenten, grote successen en bijzondere initiatieven. Op pagina 4 en 5 doen we een greep uit alle mooie acties van het afgelopen jaar. Dankzij jullie, onze vrijwilligers, die zich dag in dag uit inzetten voor KWF Kankerbestrijding is er weer veel geld ingezameld voor wetenschappelijk kankeronderzoek. Op pagina 7 van deze nieuwsbrief voor vrijwilligers kun je meer lezen over wat er de afgelopen tijd dankzij onderzoek is bereikt. KWF Kankerbestrijding wenst iedereen en zijn of haar dierbaren een liefdevol nieuwjaar toe. In 2017 zullen we samen ongetwijfeld weer veel mooie acties organiseren, zodat we steeds een stapje dichter bij ons uiteindelijke doel komen: de dag dat niemand meer hoeft te sterven aan kanker. 1 KWFNieuws_vrijwil_dec16_DEF.indd :52 Bij het tellen van een collectebus zijn altijd twee personen aanwezig. 11

12 5. Collectematerialen Wat heb je nodig? Onderstaand een overzicht van de materialen die je aan de collectanten meegeeft en de spullen die je als wijkhoofd nodig hebt. Zorg dat elke collectant een exemplaar van het collectantenboekje krijgt. Meegeven: Verzegelde collectebus: je geeft als wijkhoofd alleen verzegelde collectebussen mee aan collectanten. De collectebussen moeten door de collectanten ook weer verzegeld worden ingeleverd. Collectantenboekje: in het boekje 100% Collecte zit een poster die collectanten op het raam kunnen hangen en er staan allerlei tips in over het collecteren. Vraag je collectanten of ze de poster op willen hangen. Collectantenpas: de contactgegevens van de collectant moeten twee keer ingevuld worden op de collectantenpas. Het bovenste gedeelte is bedoeld ter legitimatie, zodat de collectant kan aantonen dat de collecte voor KWF is. Het onderste strookje stop je in de bus zodat je na het collecteren weet welke bus bij welke collectant hoort. Je kunt de pas makkelijk aan de bus vastmaken met de sluitzegel. Collecteattentie: de collecteattentie varieert per jaar. Het is bijvoorbeeld een pen of een notitieblokje, een klein gebaar om de collectanten te bedanken voor hun inzet. Niet thuis-kaart: iedere collectant ontvangt 25 tot 50 niet thuiskaarten. Tip Deel de niet thuis-kaarten uit. Zo kunnen we ook de mensen bereiken die niet thuis zijn of niet opendoen. 12

13 Nodig: Telbriefjes (één telbriefje per gebruikte collectebus): tel samen met de collectant of een ander extra persoon, vermeld de opbrengst op het telbriefje en onderteken het briefje allebei. Uitgiftelijst: noteer van tevoren de busnummers en de gegevens van de collectant op de uitgiftelijst, zodat je precies weet wie welke bus heeft meegenomen. Na afloop van de collecte vul je de totalen van de telbriefjes in op de lijst. Bedankkaarten: de bedankkaarten kun je eind september versturen om de collectanten te bedanken voor hun inzet. Je kunt uiteraard ook zelf iets leuks bedenken om mensen te bedanken. Tip Gebruik de uitgiftelijst in CollecteWeb. Je vindt de uitgiftelijst in de module Wijken. Laat zien dat het KWF-collecteweek is Je kunt via de collectecoördinator vlaggen en spandoeken bestellen om de collecteweek bij jou in de buurt onder de aandacht te brengen. Check wel bij de gemeente of je hier een vergunning voor nodig hebt. Hang ook online de vlag uit door bijvoorbeeld een profielfoto met collectebus op je Facebookpagina te plaatsen, de collecteweek aan te kondigen via Twitter of er op andere social media aandacht aan te besteden. Gebruik voor berichten over de collecteweek altijd de hashtag #kwfcollecte en volg de social media-accounts van KWF op Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Dan kun je deze berichten ook makkelijk delen. Gebruik op Twitter altijd de hashtag #kwfcollecte Facebook: facebook.com/kwf Twitter: twitter.com/kwf_nl LinkedIn: LinkedIn.com/company/kwf-kankerbestrijding Instagram: kwfkankerbestrijding 13

14 6. CollecteWeb (kwf.collecteweb.nl) Wat is het: CollecteWeb is een online administratiesysteem waarin afdelingen eenvoudig de collecteadministratie kunnen bijhouden. Om CollecteWeb te gebruiken, hoef je geen software te installeren. Je hebt alleen een computer of tablet met internetverbinding en een adres nodig. Wat zijn de voordelen: CollecteWeb zorgt ervoor dat we samen met onze vrijwilligers zo efficiënt en zo goedkoop mogelijk de collecte kunnen organiseren. Het systeem is heel toegankelijk en voor alle functionaliteiten zijn instructiefilmpjes. Specifieke voordelen voor jou als wijkhoofd zijn dat je: precies ziet welke collectanten er in jouw wijk actief zijn eenvoudig looproutes kunt aanmaken de looproutes aan een actieve collectant koppelt, zodat je snel ziet of er genoeg collectanten zijn en je niet het risico loopt dat mensen in dezelfde straat collecteren per looproute het aantal huishoudens ziet. Collectanten lopen doorgaans het liefst in hun eigen wijk en met 80 huizen ben je gemiddeld twee uur bezig de gegevens van collectanten makkelijk kunt invoeren en dat CollecteWeb voldoet aan de (strenge) beveiligingseisen uit de Privacywetgeving Tip Koppel de actieve collectanten in CollecteWeb aan een looproute. Zo kun je precies zien uit hoeveel huishoudens een route bestaat. 14

15 zelf een straatindeling kunt maken op de Materialenbank allerlei hulpmiddelen kunt downloaden zelf uitgiftelijsten kunt printen collectanten makkelijk op de hoogte kunt houden van de ontwikkelingen rondom de collecteweek door een bericht te sturen via CollecteWeb de busopbrengsten goed kunt bijhouden, zodat deze aan de collectanten kunnen worden gecommuniceerd de opbrengsten en het aantal collectanten in je wijk per jaar kunt vergelijken vanuit CollecteWeb etiketten kunt printen voor op de collectantenpassen. Hoe kom ik aan inloggegevens: vraag een inlog aan via de contactpersoon van jouw KWF-afdeling. Materialenbank De Materialenbank is een digitale map in CollecteWeb waar je veel kunt vinden. Deze digitale hulpmiddelen kun je zelf downloaden. Neem er zeker een keer een kijkje om te zien welke materialen jij kunt gebruiken. Er staan bijvoorbeeld handleidingen en campagnematerialen op, een stappenplan voor de collectant, filmpjes en afbeeldingen die je gratis mag gebruiken en het KWF-lettertype. Je vindt de Materialenbank aan de rechterkant naast het welkomscherm van CollecteWeb. De Materialenbank staat aan de rechterkant van het welkomscherm op CollecteWeb. 15

16 Dit boekje is speciaal voor wijkhoofden samengesteld door het collecteteam van KWF Kankerbestrijding. Heb je een tip voor het collecteteam? Mail naar Postadres KWF Kankerbestrijding, Postbus 75508, 1070 AM Amsterdam Heb je een vraag over je vrijwilligerswerk? Bel het Servicepunt vrijwilligers (tijdens kantooruren) op (020) of mail naar Heb je een vraag over kanker? Bel de kanker.nl infolijn op (0800) of ga naar kanker.nl Art.218/2017KWF