Afdelingshandleiding. Collecte. iedereen verdient een morgen. Adres Postadres: KWF Kankerbestrijding Postbus 75508, 1070 AM Amsterdam

Transcriptie

1 Adres Postadres: KWF Kankerbestrijding Postbus 75508, 1070 AM Amsterdam Bezoekadres en voorlichtingscentrum: Delflandlaan 17, 1062 EA Amsterdam Servicenummers Team collecte: Tel: (tijdens kantooruren) Publieksservice: Tel: ( 0,01/min op ma-vrij uur) Fax: publieksservice@kwf.nl KWF Kanker Infolijn: Voor patiënten en hun naasten met vragen over kanker (gratis, ma-vrij uur) via kwf.nl iedereen verdient een morgen Afdelingshandleiding Collecte

2 Inhoudsopgave Iedereen wordt vroeg of laat met kanker geconfronteerd: één op de drie Nederlanders krijgt kanker. Per jaar meer dan mensen. Ruim 88% is 50 jaar of ouder. Ruim mensen sterven jaarlijks als gevolg van kanker. De ziekte is daarmee doodsoorzaak nummer één in Nederland. KWF Kankerbestrijding financiert kankeronderzoek, geeft voorlichting en ondersteunt patiënten. Ons doel is minder kanker, meer genezing en een betere kwaliteit van leven voor kankerpatiënten. kwf.nl Voorwoord 4 De collecteorganisatie 5 Planning 7 De collecteweek 8 Werving vrijwilligers 9 Campagne werving collectanten 9 Het werven van wijkhoofden 9 Vrijwilligersbestand 10 Collectevergunning collecteweek 10 Collectestaat 11 Collectevergunning andere week dan collecteweek 11 Collectevormen 11 Collectelijsten 11 Materialen 12 Publiciteit rond de collecte 13 Posters, vlaggen en spandoeken 13 Persberichten 14 Stopper advertenties 14 TV- en radiospots 14 Online (geanimeerde) banners 14 Sociale media 14 Financiële Afwikkeling 15 Tellen van het geld 15 Afstorten van de collecteopbrengst 16 Verantwoorden van de opbrengst(en) 19 Overige spelregels 19 Bijzondere collectes 20 Winkelbusjes 20 Lief- en leedcollecte 20 CBF-keurmerk 20 Begrippenlijst 23 Contactgegevens

3 Voorwoord De collecteorganisatie Ruim vrijwilligers door het hele land vormen de basis van KWF Kankerbestrijding. Elk jaar zorgen zij ervoor dat in de eerste (volle) week van september een fantastisch bedrag wordt opgehaald. Dit is een onmiskenbare bron van inkomsten voor de strijd tegen kanker. Wij stellen het erg op prijs dat ook jij je als vrijwilliger inzet voor KWF Kankerbestrijding, door de collecte in jouw plaats tot een succes te maken. Deze collectehandleiding is voor jou als collectecoördinator van de afdeling. Donateurs geven hun geld in het vertrouwen dat het op de juiste plek terecht komt. Een goede en gedegen collecteorganisatie is daarom van groot belang. Dit geldt voor de voorbereiding, de collecte zelf en de afwikkeling hiervan. In deze handleiding vind je regels en tips om de collecte zo goed mogelijk te laten verlopen. Wanneer je ondersteuning nodig hebt, schroom niet contact op te nemen met je Regiocoördinator of contact op te nemen met de collecteadministratie via T of vrijwilligers@kwf.nl. Heel erg bedankt voor je inzet! Wij wensen je veel succes en plezier bij de organisatie van de collecte. Team Collecte KWF Kankerbestrijding Collecteadministratie Logistiek medewerker Afdelingscollectecoördinator Districtscoördinator (optioneel) Wijkhoofd Collectant Regiocoördinator Medewerker jubilea- en uitvaartcollectes Iedere (gemeentelijke) KWF-afdeling heeft een afdelingscollectecoördinator. Soms wordt deze rol ook wel (gezamenlijk) ingevuld door het bestuur van de afdeling. Als collectecoördinator ben je verantwoordelijk voor de organisatie van de collecte in jouw afdeling: je draagt zorg voor een goede aansturing en een juiste planning van middelen en mensen en stuurt de wijkhoofden en andere collectevrijwilligers aan. Coördinator winkelbusjes Iedere afdeling heeft haar gebied opgedeeld in wijken. Het wijkhoofd is het aanspreekpunt voor de collectanten in diens wijk, werft nieuwe collectanten als dat nodig is en organiseert de collecte in diens wijk (stratenplanning, uitdelen bussen etc). In het algemeen geldt dat een wijk door maximaal twintig collectanten wordt gelopen. Op deze manier is het makkelijker voor een wijkhoofd om het contact met de collectanten te onderhouden. Je kunt gebruik maken van het Draaiboek voor wijkhoofden in de Materialenbank om de wijkhoofden te instrueren. Bij grote afdelingen kan het organisatorisch voordelig zijn om ook districtscoördinatoren aan te stellen die tussen de afdelingscollectecoördinator en wijkhoofden in staan. Voor vragen of ondersteuning kan je bij de Regiocoördinator of de collecteadministratie terecht. 4 5

4 Planning Om de collecte tot een succes te maken is het belangrijk dat je op tijd met de organisatie begint. Gebruik de checklist om de collecte te plannen. December: materialen bestellen De uiterlijke datum voor het inleveren van de bestellijst is 1 december. Deze bestellijst heb je eind augustus per mail of post ontvangen en het is het handigst om deze direct na de collecte in te vullen en naar KWF op te sturen. Mocht je het nog niet hebben gedaan, doe het alsnog! Ben je de bestellijst kwijt? Je kunt hem ook downloaden van de Materialenbank en per mail opsturen naar de collecteadministratie via vrijwilligers@kwf.nl. April augustus: materialen ontvangen Afhankelijk van het levermoment dat je hebt gekozen, ontvang je de collectematerialen op één van de acht aflevermomenten in de maanden april t/m augustus. Mei: collectanten werven Mei is de campagnemaand voor de werving van collectanten. Jouw afdeling kan deze landelijke mediacampagne ondersteunen met het verspreiden van werfposters en kaarten in jouw regio. Kies voor aflevermoment 1 op de bestellijst om deze materialen op tijd te ontvangen. Verwerken van nieuwe aanwas collectanten. Als gevolg van de campagne melden zich veel nieuwe collectanten aan bij KWF. Als collectecoördinator ontvang je wekelijks een overzicht met nieuw aangemelde collectanten. Geef de collectanten aan de wijkhoofden door met de instructie direct 6 7

5 contact met hen op te nemen. Mei - juni: bijeenkomst organiseren Maak een afspraak met de bank om het afstorten van het collectegeld na de collecteweek te bespreken Organiseer een bijeenkomst voor wijkhoofden (en districtscoördinatoren) ter voorbereiding op de collecteweek. Eventueel kan je dit moment alvast aangrijpen om de collectematerialen onder de wijkhoofden te verdelen. Wijkhoofden inventariseren welke collectanten dit jaar kunnen lopen. Eventueel nog extra collectanten werven. Augustus: aankondigen collecte Wijkhoofden maken een stratenindeling en stemmen deze af met de collectanten. Wijkhoofden bereiden collectantenpassen voor en maken afspraak met collectant voor het afhalen/brengen van de bus Week voorafgaand collecteweek delen wijkhoofden de collectebussen en collectantenpasen uit aan de collectanten. Verstuur een persbericht aan de lokale media om de collecte aan te kondigen. Het persbericht kan je downloaden van de Materialenbank. September: collecteweek 1 e volle week van september: collecteweek Innemen van de bussen en collectantenpassen Geld tellen volgens het 4-ogen principe Geld afstorten via geldafdrachtpunt Machtigingskaarten via de penningmeester van de afdeling in gele envelop opsturen naar KWF (uiterlijk 1 oktober) Oktober - november: jaarafrekening De penningmeester van de afdeling maakt de totale collecteopbrengst en eventuele overige saldo uiterlijk 21 oktober over naar KWF De penningmeester stuurt uiterlijk 15 november de jaarafrekening op naar KWF. Het formulier is beschikbaar in de Materialenbank. De collecteweek Werving vrijwilligers Hoe meer mensen zich inzetten tijdens de collecteweek, des te hoger de opbrengst. Het is verstandig zo vroeg mogelijk te beginnen met de werving van vrijwilligers, bij voorkeur een paar maanden van te voren. Campagne werving collectanten KWF voert in de maand mei een landelijke mediacampagne om de werving van nieuwe collectanten kracht bij te zetten. Je kan deze campagne ondersteunen door werfposters en kaarten te bestellen (kies voor aflevermoment 1 op de bestellijst om de materialen op tijd te ontvangen) en deze zoveel mogelijk in de regio te verspreiden. Nieuwe collectanten melden zich aan bij KWF en indien collectanten zich voor jouw regio hebben aangemeld, ontvang je deze nieuwe aanmeldingen per mail. Neem zo snel mogelijk (of vraag de wijkhoofden dit te doen) contact met de nieuwe collectanten op om ze over de collecte te informeren en zodat ze weten wie hun contactpersoon is. Mocht je al voldoende collectanten hebben, laat collectanten dan zoveel mogelijk samen lopen (of deel wijken verder op) of zet hen in bij straatcollectes. Het werven van wijkhoofden Naast collectanten is het ook belangrijk om wijkhoofden te werven. Tips bij het werven van collectanten Als afdeling zoek je zelf ook actief naar nieuwe collectanten. Zet je sociale netwerk in, bijvoorbeeld via nieuwe media als Facebook en Twitter. Andere tips zijn: Vraag alle collectanten of zij één collectant kunnen werven. Bedrijven in de buurt benaderen voor inzet voor KWF. Vrijwilligers werven in winkelcentra of evenementen (bijvoorbeeld door het verspreiden van werfkaarten). Kijk in je vriendenkring, op de sportvereniging of op het werk of er mensen zijn die zich ook willen inzetten voor een wereld zonder kanker. Plaats een wervingsposter op het raam of op prominente plekken zoals bij winkeliers (overleg altijd eerst met de eigenaar). 8 9

6 Zorg ervoor dat je ruim op tijd voldoende wijkhoofden hebt gevonden om ze zo goed mogelijk te kunnen instrueren. De meeste wijkhoofden worden geworven onder collectanten. Maar denk ook aan mensen die hebben aangegeven liever niet langs de deuren willen gaan maar zich wel op een andere manier voor de collecte willen inzetten! In de Materialenbank vind je een draaiboek voor wijkhoofden. Vrijwilligersbestand Het is belangrijk om een goed bestand met wijkhoofden en collectanten bij te houden. Doe dit bij voorkeur digitaal (in Excel). Naast gegevens als naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en , is het ook belangrijk bij te houden wanneer een collectant is gestart met collecteren zodat hij/zij gehuldigd kan worden bij 12 ½, 25, 50 en 60 jaar. Geef aan de Regiocoördinator of collectadministratie door wanneer collectanten in aanmerking komen voor een onderscheiding. Collectevergunning collecteweek Voor het houden van een openbare geldinzameling is een gemeentevergunning nodig. KWF Kankerbestrijding vraagt deze vergunning aan en de contactpersoon of secretaris van de afdeling ontvangt hiervan een kopie. Steeds meer gemeenten verlenen een doorlopende vergunning. Hiervan ontvang je slechts éénmalig een kopie, die je elk jaar opnieuw kunt gebruiken. Bewaar deze kopie zorgvuldig! Geeft je gemeente geen doorlopende vergunning uit, dan ontvang je jaarlijks van het hoofdkantoor een kopie van de verleende vergunning. Per gemeente verschillen de voorwaarden van de vergunning. Let goed op welke voorwaarden voor jouw gemeente van toepassing zijn. De voorwaarden van de vergunning verschillen per gemeente. Denk aan: op welke wijze gecollecteerd mag worden; vanaf welke leeftijd gecollecteerd mag worden; tussen welke uren en op welke dagen gecollecteerd mag worden; het al of niet door de gemeente/politie laten stempelen van de collectelijst of de collectantenpas; binnen hoeveel tijd na de collecte de collectestaat naar de gemeente moet worden opgestuurd. Collectestaat Mocht de gemeente het toesturen van de collectestaat verplicht stellen, dan ontvang je de collectestaat samen met de Jaarafrekeningset in de week voor de collecteweek. De collectestaat is een formulier waarmee je de collecteopbrengst aan de gemeente doorgeeft. Collectevergunning andere week dan collecteweek Wil je ook nog op een ander moment collecteren, bijvoorbeeld tijdens een evenement? Hiervoor moet apart een vergunning worden aangevraagd. Neem daarvoor contact op met de collecteadministratie via Collectevormen In de vergunning staat welke wijze van collecteren (collectevormen) de gemeente toestaat. Er kan op verschillende manieren worden gecollecteerd: Huis-aan-huiscollecte met collectebus De buscollecte gebeurt met verzegelde collectebussen voorzien van de sticker van KWF Kankerbestrijding. In de collectebussen kan geld, collectezakjes of eenmalige machtigingskaarten gedaan worden. Straatcollecte met collectebus In sommige gemeenten mag je collecteren op drukke punten als markten, winkelcentra en stationspleinen. Kijk of jouw collectevergunning dit toelaat. Indien je gebruik maakt van straatcollectanten kun je via de bestellijst collectantenhesjes bestellen. In openbare ruimtes kan er zonder toestemming gecollecteerd worden; op eigen terrein dien je schriftelijk toestemming aan te vragen bij de eigenaar. Collectelijsten In sommige gemeenten wordt nog gecollecteerd met collectelijsten. Deze afdelingen zullen de komende jaren overgaan op buscollecte tot uiterlijk De collectelijsten dienen voorzien te zijn van naam, adres en woonplaats van de collectant. In de meeste gevallen moeten de collectelijsten ook zijn voorzien van een stempel van gemeente of politie (zie de voorwaarden op de collectevergunning)

7 Publiciteit rond de collecte Rondom de collecteweek voert KWF een landelijke mediacampagne om aandacht op de collecteweek te vestigen. Het hoofdkantoor ontwikkelt bij de voorbereiding van de collecte een publiciteitsplan of communicatieplan. De invulling hiervan kan per jaar verschillen. Dit omvat publiciteit via radio, televisie, online en geschreven pers, zowel landelijk als regionaal. Wat het precies wordt, hoor je eind augustus per (mocht je deze mails niet ontvangen, geef je adres door via Als afdeling kan je deze campagne ondersteunen met: Materialen KWF heeft verschillende materialen die gebruikt kunnen worden rondom en tijdens de collecteweek. Gebruik voor iedere collectebus een telbriefje om de opbrengst samen met de collectant te tellen en vermeld de opbrengst op een controlelijst. Daarnaast kan je collectantenattenties en bedankkaarten bestellen om de collectanten voor hun inzet te bedanken. Posters, vlaggen en spandoeken Raamposters (A3), vlaggen en spandoeken zijn een belangrijk onderdeel van de collectecampagne. Door deze op te hangen wordt de aandacht voor de collecte groter. Deze materialen kun je bestellen via de bestellijst collecte. Wanneer je vlaggen of spandoeken op openbaar terrein wilt opgehangen, vergeet dan niet hier toestemming en/of een vergunning voor aan te vragen. De bestellijst waarmee je de collectematerialen voor de afdeling kunt bestellen ontvang je in de week voorafgaand de collecteweek per mail of per post. Vul hem direct na de collecteweek in; op dat moment heb je de voorraad helder en weet je het beste wat je nodig hebt voor het jaar daarop. Je kunt de bestellijst ook downloaden van de Materialenbank en mailen naar Mocht je hulp nodig hebben bij het invullen van de bestellijst, kan je je Regiocoördinator benaderen. Iedere collectant heeft in ieder geval het volgende nodig: een met KWF-sluiting verzegelde collectebus voorzien van een sticker van KWF Kankerbestrijding (in de Materialenbank vind je een handleiding voor het in elkaar zetten van een collectebus); een collectantenpas met de daarop vermelde collecteperiode; een collectantenboekje met daarin collectetips en niet-thuiskaarten

8 Financiële Afwikkeling Persberichten Op de Materialenbank staan persberichten. Stuur deze naar de redactie van de plaatselijke krant in de hieronder genoemde periode, met het verzoek het bericht te plaatsen: persbericht 1 aankondiging collecteweek (augustus); persbericht 2 opbrengst collecteweek (direct na de collecteweek met de opbrengst van de collecte van de afdeling). Stopperadvertenties Als verantwoordelijke van de plaatselijke afdeling kun je aanvullend proberen stopperadvertenties geplaatst te krijgen in bijvoorbeeld verenigings- of kerkelijke bladen. Deze stopperadvertenties zijn medio augustus verkrijgbaar via TV- en radiospots Het hoofdkantoor heeft een TV- en radiospot ontwikkeld en deze worden in de collecteperiode uitgezonden. Wanneer je lokale omroep bereid is de spot gratis én een groot aantal keren uit te zenden, kun je hierover je Regiocoördinator raadplegen. De nieuwste versie van de TV- en radiospot wordt in juli/augustus in de Materialenbank geplaatst. Online (geanimeerde) banners Diverse sites krijgen (geanimeerde) banners opgestuurd. Je kunt deze banners ook zelf naar websites toesturen ter plaatsing. Let op dat deze websites in overeenstemming zijn met de missie van KWF. Sociale media Via sociale media als Facebook en Twitter worden berichten verspreid over de collecteweek. Volg KWF Kankerbestrijding op Facebook en Twitter, deel de berichten over de collecteweek met je sociale netwerk en vraag ook alle collectanten en andere vrijwilligers hetzelfde te doen. Na de collecteweek wordt het geld geteld en afgestort bij de Rabobank. De financiële afwikkeling van het collectegeld is gebonden aan een aantal spelregels. Deze spelregels voldoen aan de eisen (het collecteprotocol) van Stichting Collecteplan en het CBF-keurmerk, zodat de betrouwbaarheid van de collecte is gewaarborgd en het gevende publiek de garantie heeft dat de donatie bij KWF terecht komt. Door je aan deze spelregels te houden zorg je er bovendien voor dat je eigen veiligheid en integriteit is gegarandeerd. Het afdelingsbestuur is verantwoordelijk voor de uitgave en inname van collectehulpmiddelen (collectebussen, collectelijsten en collectantenpassen) en moet dit kunnen verantwoorden. Indien je om praktische redenen op een of meerdere onderdelen van de spelregels afwijkt, dan is dit alleen mogelijk als het voldoet aan de onderstaande criteria en na voorafgaande toestemming van het team Planning & Control van het hoofdkantoor in Amsterdam. Wij toetsen de werkwijze door middel van onze interne controle, die plaatsvindt door bureauonderzoek in Amsterdam en controlebezoeken aan de KWF-afdelingen. Tellen van het geld Inname collectebus: Geldige collectebussen zijn voorzien van het KWF-logo en moeten voor uitgifte worden afgesloten met een sluiting. Het spreekt voor zich dat de collectebus nog steeds verzegeld is als deze door de collectant wordt ingeleverd. Mocht je twijfels hebben over een collectant, bijvoorbeeld als de verzegeling is verbroken en hij/zij een lege collectebus terugbrengt, neem dan contact op met de Regiocoördinator. De sluiting wordt pas verbroken als kan worden voldaan aan het vier-ogen-principe. Tellen van de opbrengst volgens het vier-ogen-principe: Het belangrijkste principe is het zogenaamde vier-ogen-principe. Dit houdt in dat er bij alle handelingen met contant geld altijd minimaal twee personen aanwezig zijn. Dit geldt bijvoorbeeld bij het openen en tellen van de collectebussen/winkelbussen, of voor het bijhouden van de inkomsten uit een speciale actie. Deze Het belangrijkste principe is het zogenaamde vier-ogenprincipe. Dit houdt in dat er bij alle handelingen met contant geld altijd minimaal twee personen aanwezig zijn

9 Om het afstorten van het collectegeld zo goed mogelijk te laten verlopen, adviseren wij om al in het voorjaar (tenminste 2 maanden van te voren) contact op te nemen met het voor jouw afdeling dichtstbijzijnde afdrachtpunt. twee personen hebben geen familierelatie en zijn geen huisgenoot. Open bij voorkeur samen met de collectant de collectebus en tel de inhoud. Controleerbaar werken: Bij het tellen maak je gebruik van een telbriefje waarbij zowel de teller als de controleur een paraaf zetten voor de afdracht. Dit noemen wij controleerbaar werken. Mocht iemand twijfels uiten, dan kan je teruggrijpen naar het telbriefje. Noteer voor het begin van de collecte de nummers van alle uitgegeven bussen op de controlelijst, dan kun je na afloop van de collecte eenvoudig nagaan wie de bus (of in geval van de lijstcollecte de collectelijst) nog moet inleveren. Collectestaat: Sommige gemeentes willen een verantwoording ontvangen over het resultaat van de collecteweek. Indien dit voor jouw afdeling van toepassing is, ontvangt de penningmeester eind augustus een collectestaat van het hoofdkantoor (dit formulier is ook beschikbaar in de Materialenbank). Vul op de collectestaat de gegevens van de afdeling in en daarnaast de brutoopbrengst en de gemaakte kosten. Stuur het formulier naar de gemeente en bewaar een kopie voor je financiële administratie. Afstorten van de collecteopbrengst Veilig afstorten: Stort de collecteopbrengst direct na de collecteweek af (uiterlijk 21 oktober) bij de Rabobank. KWF heeft met Rabobank afspraken gemaakt over het afstorten van het collectegeld om de veiligheid te waarborgen. Om het afstorten van het collectegeld zo goed mogelijk te laten verlopen, adviseren wij om al in het voorjaar (tenminste 2 maanden van te voren) contact op te nemen met het voor jouw afdeling dichtstbijzijnde afdrachtpunt. In veel gevallen is de plaatselijke bank bereid haar medewerking te verlenen bij het tellen van de collecteopbrengst. Ook beschikt de bank vaak over een telmachine. Geef daarbij aan hoeveel bussen en welk bedrag ongeveer afgestort gaan worden, zodat het afdrachtpunt zich hierop kan voorbereiden. Mocht de bank geen mogelijkheden bieden om veilig te kunnen afstorten, neem dan contact op me de Regiocoördinator. Afstortmodellen: Er zijn drie modellen volgens welke je het afstorten van de collecteopbrengst kunt organiseren. Overleg met de Regiocoördinator welk afstortmodel voor jouw afdeling het beste werkt in de praktijk en waarbij de veiligheid zoveel mogelijk is gegarandeerd. Er zijn drie afstortmodellen Model 1 apart tellen, gezamenlijk afstorten door wijkhoofden op één locatie: de wijkhoofden tellen met de collectanten en de wijkhoofden spreken met de penningmeester op hetzelfde moment af bij de bank af om af te storten. Maak met de Rabobank afspraak om buiten openingstijden of in een aparte ruimte af te storten om de veiligheid te waarborgen. Model 2 apart tellen, afzonderlijk afstorten door wijkhoofden: de wijkhoofden tellen met de collectanten en de wijkhoofden gaan apart van elkaar naar de dichtstbijzijnde Rabobank om af te storten. Let op! Tenzij de penningmeester bij iedere storting aanwezig is (of een ander bestuurslid met de bankpas van de afdelingsrekening), worden er bij iedere storting stortingskosten in rekening gebracht. Deze stortingskosten worden na afloop aan KWF teruggestort maar hier is een maximum aan verbonden en daarom alleen toepasbaar bij kleine afdelingen. Model 3 gezamenlijk tellen, gezamenlijk afstorten op één locatie: wijkhoofden (en eventueel andere vrijwilligers) tellen met elkaar op een (beveiligde) locatie, waarna het bedrag in één keer wordt afgestort bij de Rabobank (of via een geldtransport). Bankrekening van de afdeling: Het gebruik van privé-bankrekeningen voor middelen van een KWF-afdeling is niet toegestaan. Iedere gemeentelijke afdeling heeft een afdelingsrekening bij de Rabobank waarvoor twee bestuursleden tekenbevoegd zijn. Het geld dat is binnengekomen uit de collecte moet zo snel mogelijk (uiterlijk 21 oktober) worden overgemaakt naar KWF. Wanneer je de bankpas van de afdelingsrekening gebruikt om af te storten, worden er geen stortingskosten in rekening gebracht. Heeft de afdeling nog geen pas? Deze kun je aanvragen bij het filiaal waar de afdelingsrekening loopt

10 Verantwoorden van de opbrengst(en) Jaarafrekening: Eind augustus ontvangt de penningmeester de financiële stukken. Onderdeel van de financiële stukken is de jaarafrekening (dit formulier is ook beschikbaar in de Materialenbank). Met de jaarafrekening verantwoordt de afdeling de opbrengsten en kosten van de collecte en alle overige baten van het boekjaar dat van 1 november (van het vorige jaar) t/m 31 oktober (van het lopende jaar) loopt. Op de achterzijde van het formulier staat uitleg bij het formulier. De penningmeester vult de jaarafrekening in, ondertekent deze samen met een ander bestuurslid van de afdeling, en stuurt het formulier uiterlijk 15 november naar het hoofdkantoor. Door KWF-afdeling gemaakte kosten: Voor het declareren van kosten zijn originele bonnen of facturen nodig. Bewaar de bonnen/ facturen bij de financiële administratie. Bewaar de telbriefjes, collectelijsten en controlelijsten tenminste één jaar binnen de afdeling voor een financiële controle achteraf. Bankafschriften en specificaties van de kosten bewaar je tenminste tien jaar. Uiterlijk 21 oktober maak je het saldo van de afdelingsrekening over op Rabobankrekening (IBAN: NL78RABO ) ten name van KWF Kankerbestrijding te Amsterdam. Wij verzoeken je het geld in één keer over te maken en het afdelingsnummer, -naam en reden storting (bijvoorbeeld collecte of specifieke actie) bij de storting te vermelden. Het is goed om voor eventuele overige kosten een klein saldo aan te houden, zodat je niet debet (rood) komt te staan. Ontvangen machtigingskaarten, acceptgiro s en overschrijvingsformulieren: Naast contant geld kunnen ook machtigingskaarten (en eventueel acceptgiro s en overschrijvingsformulieren) in de collectebussen worden gestopt. Stuur deze betaaldocumenten uiterlijk 1 oktober van het lopende jaar via de gele harmonica-envelop naar het hoofdkantoor. De penningmeester ontvangt deze envelop samen met de financiële stukken eind augustus. Stuur deze documenten niet zelf naar de bank; het hoofdkantoor heeft met financiële instellingen centrale afspraken gemaakt voor een snelle verwerking en incassering. Afdelingsbezoeken: Jaarlijks bezoekt KWF een aantal afdelingen voor een afdelingscontrole waarbij wordt nagegaan of de richtlijnen zoals hierboven beschreven worden nageleefd. Overige spelregels Functiescheiding KWF-medewerkers: Om de administratie zo overzichtelijk en efficiënt mogelijk te houden, is er een duidelijke scheiding tussen de verschillende functies bij KWF Kankerbestrijding. Eisen Functiescheiding KWF-medewerkers: KWF-medewerkers hebben geen directe bemoeienis met (contante) geldstromen, dit is de verantwoordelijkheid voor de KWF-afdeling; de regiocoördinator adviseert en signaleert, en heeft geen controlerende verantwoordelijkheid. Dit valt onder het hoofdkantoor in Amsterdam, dat structureel steekproefsgewijze controles uitvoert op de naleving van de regels; de regiocoördinator heeft geen tekeningsbevoegdheid met betrekking tot financiële handelingen en beheert geen rekeningen van afdelingen; met afdelingen die hun activiteiten beëindigen of die in enig jaar geen collecte houden, zal het hoofdkantoor in Amsterdam rechtstreeks contact opnemen om dit te laten bevestigen

11 Bijzondere collectes Winkelbusjes In ruim winkels door heel Nederland staan winkelbusjes van KWF Kankerbestrijding. Zij staan meestal op de toonbank en zijn herkenbaar aan de stickers met het logo en de naam van KWF Kankerbestrijding. Men kan in dit busje wisselgeld, buitenlands - en oud Nederlands geld doen. Het is een eenvoudige en leuke manier om geld in te zamelen. Heb je belangstelling om winkelbusjes in de buurt te plaatsen, dan kun je deze bij de Regiocoördinator aanvragen. De Coördinator Winkelbusjes van de afdeling benadert zelf de winkeliers met het verzoek om een winkelbusje te plaatsen en registreert waar de busjes worden geplaatst. Het winkelbusje blijft permanent staan en wordt één of meerdere keren per jaar volgens afspraak geleegd. Je moet in het bezit zijn van een legitimatiebewijs van KWF Kankerbestrijding om dit te kunnen doen. Dit legitimatiebewijs kan je aanvragen bij het collecteteam via vrijwilligers@kwf.nl. Stuur bij de aanvraag een recente pasfoto (bij voorkeur digitaal) mee. De opbrengst van het winkelbusje tel je volgens het vier-ogenprincipe en met een telbriefje. De opbrengst stort je op bankrekening van de afdeling. De vrijwilliger die de winkelbusjes leegt, laat de opbrengst weten aan de winkelier door middel van een kopie uit het kwitantieboekje, een bedankbrief of een persoonlijk bericht. Lief- en leedcollecte Verschillende mensen kiezen ervoor om tijdens een bruiloft, verjaardag of uitvaart geld in te zamelen voor KWF Kankerbestrijding. Als er een aanvraag binnenkomt van iemand uit jouw regio, dan vraagt het hoofdkantoor jou om contact op te nemen met de aanvrager voor het plaatsen van een collectebus. Als je al vaker uitvaartcollectes hebt verzorgd, kan het voorkomen dat de uitvaartondernemener direct contact met je opneemt. Vergeet niet KWF en de uitvaartondernemer(s) te informeren over vervanging tijdens bijvoorbeeld vakanties. Bespreek vervolgens met de aanvrager in welke mate je de collecte begeleidt: alleen langsbrengen en ophalen bussen (meestal twee) of ook bijvoorbeeld aanwezig zijn tijdens de uitvaart om de bussen te plaatsen en in de gaten te houden? opbrengst wel of niet tellen met de aanvrager. Ook het tellen van het geld in de collectebussen moet volgens het 4-ogen-principe en met een telbriefje gebeuren. Nadat je het geld hebt geteld en gestort op de bankrekening van de afdeling, vul je het speciale giftenformulier in (dit formulier is beschikbaar via de Materialenbank) en stuur deze bij voorkeur digitaal naar vrijwilligers@kwf.nl of per post naar: KWF Kankerbestrijding, t.a.v. Team Collecte, Antwoordnummer 3183, 1000 TL Amsterdam. De aanvrager van de bus en indien aangegeven ook de uitvaartondernemer ontvangt binnen twee weken van KWF een bedankbrief met daarin de opbrengst van de collecte. De penningmeester van de afdeling ontvangt een bevestiging van de verzending van deze brief. Online collecte Collecteren op Facebook is nu ook mogelijk! Met de online collectebus kun je collecteren onder je Facebook-vrienden. Een mooie aanvulling op de gewone collectebus en een leuke en laagdrempelige manier om extra aandacht te vragen voor de collecteweek. Deel de online collectebus ook met je wijkhoofden en collectanten! Hoe werkt het precies?: Op de pagina collectebus.kwf.nl kun je een persoonlijke collectebus aanmaken en vervolgens delen met je Facebook-vrienden. Zij stoppen geld in jouw collectebus door middel van een eenmalige machtiging en/of kunnen zelf ook online gaan collecteren

12 Begrippenlijst CBF-keurmerk Nederland geeft gul aan goede doelen. De gevers hebben er recht op te weten waaraan zij geld geven en hoe dit wordt besteed. Het Bureau Fondsenwerving (CBF) ziet erop toe dat giften met zo min mogelijk kosten ten goede komen aan het doel waaraan men geeft. Wanneer een fonds voldoet aan strenge criteria, komt het in aanmerking voor het CBF-keur voor goede doelen. Voor de gever is het CBF-keurmerk een soort garantie. Deze criteria zijn onder andere dat het kostenpercentage van een fonds maximaal 25% is, dat fondsenwerving niet misleidend mag zijn. Ook moet een organisatie moet haar doelstelling duidelijk formuleren. KWF Kankerbestrijding heeft dit keurmerk. Als je meer wilt weten over het CBF-keurmerk, kijk dan op Begrip Aantal huizen per bus Aantal huizen per wijk Omschrijving Richtwaarde is bijvoorbeeld 100 huizen. Flatwoningen en verspreiding van bestaande bebouwing kan invloed hebben op deze richtwaarde. Richtwaarde zou kunnen zijn huizen. Aantal collectanten per wijk collectanten. Acties derden Een door derden georganiseerde activiteit, met als doel het inzamelen van geld ten bate van KWF kankerbestrijding. Deze activiteiten kunnen zelfstandig plaats vinden, of in samenwerking met de plaatselijke KWF-coördinator en de regiocoördinator. Bedankkaart Een briefkaart met KWF-bedrukking, dat als bedankje kan worden gestuurd aan collectanten en winkeliers, met daarop het ingezamelde bedrag. Collectant Een vrijwilliger die tijdens de collecteweek actief geld inzamelt in de huis-aan-huiscollecte en/of de straatcollecte. Collectantenpas Identiteitskaart per collectebus, met de persoonsgegevens van de collectant en de te collecteren straten. Collecte Het geheel van de activiteiten in de collecteweek om actief en gericht geld in te zamelen via collectebussen. Collectebus De standaard collectebus waarin tijdens de huis-aan-huiscollecte en de straatcollecte geld wordt verzameld. Wordt ook wel geplaatst bij uitvaarten, jubilea etc. Collectebusuitreiking Tijdspad zelf kiezen, let op vakantieplanning. Collectantenattentie Een kleine attentie voor de collectant als dank voor zijn/haar inzet na de collecte, wordt verzorgd door het hoofdkantoor. Collecteweek De door het CBF (Centraal Bureau Fondsenwerving) vastgestelde periode waarin actief gecollecteerd mag worden. Standaard is dit voor KWF Kankerbestrijding de eerste volle week in september. Collectecoördinator De persoon die de collecte en andere activiteiten organiseert en toezicht houdt op een correcte uitvoering daarvan. Collectevergunning Voor het houden van een openbare geldinzameling is een gemeentevergunning vereist. Collectevormen Er zijn verschillende manieren om te collecteren (huis-aan-huis-collecte, straatcollecte)

13 Begrippenlijst Begrip Financiële afwikkeling Huis-aan-huis collecte Inzamelpunt Keurmerk Materialenbank Penningmeester Regiocoördinator Publiciteit Raamposters Secretaris Straat Straatcollecte Omschrijving Spelregels die KWF Kankerbestrijding hanteert voor de financiële afwikkeling van de collecte. Het actief langs de deur gaan met een collectebus in de collecteweek. Een beveiligde locatie waar na de collecte alle collectebussen worden opgeslagen tot de telling. KWF Kankerbestriijding was één van de eerste organisaties die het CBF -Keurmerk voor goede doelen ontving. Online omgeving met allerlei informatie, documenten en formulieren die handig zijn bij de organisatie van de collecte. Je vindt de Materialenbank via Beheert o.a. de financiën van de afdeling en voert de financiële administratie conform de criteria van KWF Kankerbestrijding. Zie de Materialenbank voor volledig functieprofiel. De regionale vertegenwoordiger van KWF Kankerbestrijding. Deze heeft bevoegdheden binnen de landelijke organisatie. Lokale en landelijke publiciteit zoals: persberichten, stopper-advertenties. Collectantenwervingsposters (A3), voor de werving van collectanten. Collecteposters (A3), aankondiging van collecteweek. Verzorgt onder andere de administratie, de bestelling van de collectematerialen (in samenwerking met de Regiocoördinator) van de afdeling. Zie de Materialenbank voor volledig functieprofiel. Een groep woningen die een huisnummer hebben in dezelfde straatnaam en als groep door een enkele collectant wordt bezocht. Dit kan zowel een hele straat zijn, of een even of oneven kant, of een benoemde reeks huisnummers. Tijdens de collecteweek te houden inzameling op openbare plaatsen als winkelcentra en drukke straten/pleinen, als de collectevergunning dit toelaat. Start collectevoorbereiding 1 mei van het collectejaar (richtlijn). De bestellijsten voor de collectematerialen dienen voor 1 december van het voor gaande jaar naar het hoofdkantoor te worden opgestuurd. Begrip Uitvaartcollecte Voorzitter Werving vrijwilligers Wijkhoofd Wijkhoofdenvergadering Winkelbus Omschrijving Uitvaarten waarbij de nabestaanden het verzoek plaatsen een collectebus te willen plaatsen tijdens een rouwdienst of condoleance. Deze collectebus wordt in overleg met de begrafenisondernemer beschikbaar gesteld. Bewaakt het gezamenlijke doel, legt contacten, zowel intern- als extern. Zie de Materialenbank voor volledig functieprofiel. Werving van vrijwilligers (collectanten, wijkhoofden) is in eerste instantie de taak van de afdeling. Als dit niet lukt, kan een verzoek voor werving kenbaar worden gemaakt bij de Regiocoördinator. KWF voert in de maand mei een landelijke campagne voor de werving van nieuwe collectanten. Een groep straten met een groepsnaam (wijknaam) waarvoor een wijkhoofd de verantwoordelijkheid heeft voor contacten met de collectant. Is verantwoordelijk voor de collectanten in hun eigen wijk. Organiseert ook de straatcollecte. Zie de Materialenbank voor volledig functieprofiel. Vergadering waarin wijkhoofden geïnformeerd worden over de resultaten van de collecte, nieuwe ontwikkelingen van KWF Kankerbestrijding en het versterken van de band van vrijwilligers, Een speciale collectebus die met toestemming van de betreffende eigenaar/beheerder wordt geplaatst in winkels, openbare balies e.d. Een winkelbus is niet betrokken in de collecte. Minimum opbrengst is 10 per 6 maanden. Minder dan 10 afwegen of het plaatsen van een winkelbusje van nut is