Collecte Gids Handleiding voor organisatoren

Transcriptie

1 Collecte Gids 2016 Handleiding voor organisatoren

2 Bedankt! Vanuit Alzheimer Nederland ondersteunen wij u graag met het opzetten van een geweldige collecte. Deze handleiding helpt u daarbij. Maar voordat u aan de slag gaat, willen we u bedanken. Omdat dankzij mensen zoals u Alzheimer Nederland in staat is om ieder jaar door te gaan met de strijd tegen dementie. Vorig jaar werd ruim euro opgehaald en dit jaar hopen we natuurlijk op een minstens net zo mooi resultaat. We zijn trots en blij dat u ons hierbij helpt. Ik spreek namens al mijn collega s van Alzheimer Nederland als ik zeg: bedankt en veel succes! Marjo Schepers, Collecteleider Alzheimer Nederland Het collecteteam van Alzheimer Nederland bedankt u alvast voor uw inzet! 02

3 Voordat we gaan beginnen... In deze handleiding verwijzen we regelmatig naar het Vrijwilligersplein en de Plexus Portal. Het Vrijwilligersplein kunt u vinden op Hier zijn allerlei documenten te downloaden en is actuele informatie over de collecte te vinden. Plexus is de online portal waar u onder andere materiaal kunt bestellen (zoals collectebussen, posters en brochures). U krijgt over het gebruik van Plexus nog apart bericht van ons. Belangrijke gegevens Alzheimer Nederland Stationsplein LE Amersfoort Collectebureau collecte@alzheimer-nederland.nl

4 Inhoud Pag. 06 Waarom collecteren? U weet wel waarom een collecte nodig is. Maar wat antwoordt u als iemand die vraag aan u stelt? Pag. 07 Wie doet wat? U maakt deel uit van een team. Bekijk hier de verschillende teamleden en de rolverdeling. Pag. 09 Wat kan ik tijdens de collecteweek doen? Iedereen is op de been, hoe zorgt u ervoor dat er zoveel mogelijk wordt opgehaald? Pag. 11 De collecteweek is voorbij. En nu? Van financiële afhandeling tot evaluatie. 04

5 Nog even alles nalopen Checklists Voordat de collecte echt begint, is het goed om de belangrijkste zaken nog even na te lopen. Daarom hebben we een aantal handige checklists gemaakt. 01 Hoe bereid ik mij voor? Pag Hoe kan ik collectanten werven? Pag Hoe instrueer ik collectanten? Pag Hoe benader ik de collectanten en wat geef ik allemaal mee? Pag

6 Een collecte. Waarom? Eigenlijk hoeven wij u niet uit te leggen waarom Alzheimer Nederland jaarlijks een collecte organiseert. Maar u kunt die vraag straks wel verwachten van andere mensen, als u hen bijvoorbeeld werft om te collecteren. De reden van de collecte is helder: er is geld nodig. Voor onderzoek naar een oplossing tegen dementie. Maar ook voor structurele hulp aan mensen die dagelijks te maken hebben met de gevolgen van dementie, van patiënt tot mantelzorger. Om dit te kunnen doen, zijn er giften uit de samenleving nodig. En naast de opbrengsten is de jaarlijkse collecteweek ook belangrijk om de bewustwording rondom dementie te vergroten. Ieder jaar gaan er mensen de straat op, om andere mensen erop te wijzen hoe ernstig de gevolgen van dementie zijn. En dat het noodzakelijk is dat we blijven geven, ieder jaar weer. Wilt u meer weten over de initiatieven van Alzheimer Nederland en over de collecte? Kijk op 06

7 Wie doet wat bij de collecte? U maakt deel uit van de collecteorganisatie. Die bestaat uit de volgende teamleden: Organisator Centraal aanspreekpunt voor collectanten in een buurt. Uw taken zijn: Bestaande collectanten benaderen en doorgeven van datum collecte; Maken van afspraken met collectanten over het ophalen of afgeven van de collectebus; Werven van nieuwe collectanten; Maken van stratenplan en looproutes voor collectanten; Ontvangen, klaarmaken en verspreiden van materialen onder collectanten Tellen van collectegeld. Zorg dat er altijd twee tellers aanwezig zijn, die allebei hun naam invullen en tekenen voor akkoord; Collectanten bedanken na afloop; (Eventueel) opslaan van de collectebussen; Evalueren van de collecte en het doorgeven van wijzigingen in de buurt Coördinator Centraal aanspreekpunt voor organisator(en). Deze taken zijn: Bestellen van materialen; Verspreiden persbericht bij lokale kranten en via social media; 07

8 Ontvangen, controleren en verdelen van materialen onder organisatoren; Afstorten en verantwoorden van collectegeld; Onderhouden van contact met promotor; Begeleiden van de organisator(en); Evalueren collecte met organisatoren; Wijzigingen collectebestand doorvoeren in Plexus of doorsturen aan collectebureau Hulporganisator Assisteert u waar nodig (indien aanwezig). Collectant Gaat de deuren langs in de afgesproken straten. Collectepromotor Verantwoordelijk voor de collecte in een regio. Eerste aanspreekpunt en begeleider van de coördinatoren. Werft waar nodig coördinatoren en organisatoren. Landelijk bureau Verzorgt de totale coördinatie en informatie, bestellingen en vergunningen. Draagt ook zorg voor het collectantenbestand (de database) en de landelijke PR. Daarnaast meldpunt voor eventuele klachten. Contactgegevens: , of collecte@alzheimer-nederland.nl. 08

9 Wat kan ik doen tijdens de collecteweek? Nu wordt het spannend. Alles is in gereedheid gebracht en de collectanten gaan de straat op. Om te zorgen dat iedereen het maximale uit de route haalt, kan het helpen om hen te motiveren. Blijf attent De collectanten zijn ontzettend belangrijk. Geef hen dan ook het gevoel dat u dat ook vindt. Door bijvoorbeeld vlak voor de collecte nog even naar iedereen een motiverende te sturen. Dat kan mensen stimuleren om nog net even iets extra s te doen. Belangrijk om te weten Het komt gelukkig niet veel voor, maar als er een incident voorkomt (een valpartij of diefstal), neem dan direct contact op met uw coördinator. Die kan dan eventueel aangifte doen namens Alzheimer Nederland. Gemeenten hebben een collectieve verzekering afgesloten voor vrijwilligers. Dus mocht er iets gebeuren, bekijk dan samen met de collectant wat de mogelijkheden zijn in uw gemeente. Op de website van de gemeente staat meestal informatie over de te nemen stappen. 09

10 Blijf aanjagen en verslag doen Informatie over het verloop van de collecte is een grote stimulans voor collectanten. Met leuke berichten op social media, of door contacten te onderhouden met uw lokale krant of radio. Blijf vragen of alles goed verloopt Het is goed om af en toe een collectant te bellen en te informeren of alles goed gaat. Niet te vaak natuurlijk, maar middenin de week kunt u steekproefsgewijs een belrondje doen. Zo ontdekt u meteen of er misschien interesse is in een extra straat, buurt of bijeenkomst. Onder alle weeromstandigheden staan we ons mannetje 10

11 De collecteweek is voorbij. En nu? De collectanten zijn de deuren langsgeweest. Nu is het tijd voor een slimme, snelle en fijne afhandeling. De laatste loodjes! Bussen innemen Voorafgaand aan de collecte heeft u afgesproken wanneer de collectant de bus komt inleveren. Let goed op dat de bus verzegeld is. Teken voor ontvangst op het collectantenblad onder verantwoording. Geld tellen Het is natuurlijk het leukste om het geld samen met de collectant te tellen. Die weet dan direct hoeveel er is opgehaald. Als de collectant er niet bij kan zijn, is het belangrijk om te weten dat er altijd een tweede persoon aanwezig moet zijn bij het tellen én het verbreken van de verzegeling. Bedanken Vergeet niet de collectanten te bedanken. Dit kunt u doen met de speciale bedankkaartjes. Stuur ze op of nog leuker: breng ze langs. Vul hier de persoonlijke opbrengst, plus de opbrengst in de wijk, plaats of gemeente in. Vergeet niet te checken of ze volgend jaar weer willen lopen. 11

12 Evalueren Alzheimer Nederland is benieuwd naar uw mening. Uw coördinator zal na de collecteweek contact met u opnemen. Bespreek met uw coördinator hoe het is gegaan, wat de leerpunten zijn en wat er volgend jaar beter kan. De coördinator neemt dit op in het evaluatieformulier en stuurt dit naar Alzheimer Nederland. Wijzigingen verwerken Gebruik de wijzigingsstickers op de collectantenbladen. Plak ze op één of meerdere A4 tjes en overhandig deze aan uw coördinator. Archiveren en spullen opslaan Bewaar de verantwoording op de collectantenbladen en het stratenplan goed. Het stratenplan kunt u volgend jaar weer gebruiken. We vragen u, als het kan, om de bussen en overige materialen op te slaan. Dat scheelt namelijk enorm in vervoers- en opslagkosten. Als u geen ruimte heeft, informeer dan eventueel bij vrienden of familie. Of bijvoorbeeld bij uw sportvereniging. Mocht dat toch niet lukken, neem dan contact op met uw coördinator. 12

13 Checklists voor organisatoren

14 Wat doe ik ter voorbereiding? 01 U heeft de belangrijke taak om te zorgen dat zoveel mogelijk collectanten goed voorbereid op pad kunnen. Hoe u dat doet? Gebruik daarvoor deze checklist. Begin zo snel mogelijk met werven van nieuwe collectanten! Half september ontvangt u van de coördinator collectantenbladen, met daarop de gegevens van collectanten die al geregistreerd staan. Maar u kunt natuurlijk al direct beginnen met het werven van nieuwe collectanten. Want hoe meer mensen u mobiliseert, des te meer u waarschijnlijk inzamelt. Op pagina 16 hebben we een aantal handige tips voor u op een rij gezet. Inventariseren collectanten Het is goed om snel te inventariseren wie de collectanten zijn. De gegevens van bestaande collectanten ontvangt u van de promotor. Deze mensen kunt u vervolgens bellen. Het is handig om dan gelijk af te spreken in welke straten deze collectanten willen lopen (als er nog geen stratenplan is). Als u van uw coördinator contactgegevens van nieuwe collectanten krijgt, is het belangrijk dat u snel contact met hen opneemt. Vanuit 14

15 het hoofdkantoor van Alzheimer Nederland ontvangen zij een welkomstbrief en de nieuwsbrief Collectepost. Deze kunt u ook bekijken op het Vrijwilligersplein. Collectanten indelen Overleg met de collectant welke buurt of straat de voorkeur heeft. Om overzicht te houden, is het raadzaam om alle looproutes aan te geven op een stratenplan. Via uw promotor kunt u een overzicht krijgen van alle straten in een bepaalde wijk of buurt. U kunt natuurlijk ook Google Maps of een ander online kaartenprogramma gebruiken. Pakketjes voor de collectanten klaarmaken en afleveren Op pagina 20 vindt u een checklist. Posters ophangen U ontvangt posters ter promotie van de collecteweek. U spreekt samen met de coördinator af waar de posters worden opgehangen en wie dat doet. 15

16 Hoe werf ik collectanten? 02 Hoe meer mensen gaan collecteren, hoe hoger de uiteindelijke opbrengst. U bent als organisator natuurlijk al behoorlijk druk en heeft waarschijnlijk niet veel tijd om te collectanten te werven. Toch hoeft het niet veel tijd te kosten. En u hoeft het niet alleen te doen! We hebben een paar praktische tips voor u op een rij gezet. Gebruik social media Hier kunt u snel en gemakkelijk in één keer veel mensen bereiken. Plaats een oproep op uw eigen Facebookpagina, LinkedIn of Twitter en spoor vrienden en familie aan om deze oproep te delen. Vraag eventueel ook uw kinderen of kleinkinderen om te helpen en zet ook hun vriendengroepen in. Gebruik bijvoorbeeld deze tekst: Collectanten gezocht! Wilt u helpen in de strijd tegen dementie en ook nog eens lekker bewegen? Loop dan mee tijdens de jaarlijkse collecte! Het kost u maar een paar uurtjes en we kunnen uw hulp heel goed gebruiken. Meld u aan op 16

17 Werf mensen bij een vereniging En niet alleen waar u zelf lid van bent. Lokale kantines en bijeenkomsten zijn perfect om collectanten te werven. Of het gaat nu om de tennis-, voetbal- of de lokale postzegelverzamelaarsvereniging. Denk ook aan kerken, maatschappelijke organisaties als de Zonnebloem, de lokale Rotary en Lions Club, of ouderenbonden. Bezoek ook eens een Alzheimer Café bij u in de buurt Ga langs op scholen Haalt u uw (klein)kinderen van school? Een mooi moment om andere ouders te vragen. Of u kunt natuurlijk een hogeschool of universiteit benaderen en kijken of u voor de klas een praatje mag houden om zo ook studenten te betrekken bij de collecte. Bezoek lokale evenementen en winkels Markten, braderieën, de supermarkt op zondag, allemaal prachtige drukke locaties waar u mensen kunt aanspreken en wervingsflyers kunt uitdelen. 17

18 Gebruik de wervingsflyers Leg flyers neer in wachtkamers van het ziekenhuis of huisartspraktijken. En denk ook eens aan buurthuizen, dierenartspraktijken of de bibliotheek. Bestel eventueel flyers bij en vraag vrienden en familie om mee te helpen met het verspreiden ervan. Loop mee tijdens de collecteweek En help dementie de wereld uit Meld u daarom aan als collectant > Stuur s Uw hele adresboek zit vol potentiële collectanten. En als zij zelf niet willen lopen, dan weten zij misschien wel iemand die wel mee wil doen. Benader bestaande collectanten Vraag uw huidige collectantenbestand of ze willen helpen om nieuwe mensen te werven. Zij weten als geen ander hoe leuk en waardevol het is om te collecteren. Betrek nieuwe mensen in de buurt Komen er nieuwe buren? Stel ze dan voor om mee te helpen met de collecte. Zo kunnen ze op een leuke en nuttige manier kennis maken met hun nieuwe buurt. Werf mensen als u zelf collecteert Loopt u zelf ook mee? Vraag dan aan mensen die de deur voor u open doen of ze eventueel interesse hebben om volgend jaar mee te lopen. Bijvoorbeeld in hun eigen straat. Tot slot Als een collectant niet kan collecteren, vraag dan of diegene zelf een vervanger kent. En mocht u toch moeite hebben met het vinden van nieuwe collectanten, neem dan contact op met uw promotor. 18

19 Hoe instrueer ik collectanten? 03 Handige collectetips? Kijk op Wat moet een collectant weten? Dat het belangrijk is om de folder goed door te lezen; Collecteren mag alleen tijdens de collecteweek, van maandag tot en met zaterdag; Welke route er moet worden gelopen; Op welke locaties nog meer gecollecteerd mag worden, zoals evenementen, markten of supermarkten en bedrijventerreinen; Het is handig om kwitanties mee te nemen wanneer er bedrijven worden bezocht (materiaal is te bestellen bij het collectebureau); Dat de beste tijd om doordeweeks te collecteren tussen 17 en 20 uur is; Dat als iemand niet thuis is, u het beste later op de dag terug kunt gaan. En daarna pas eventueel een informatiekaart in de bus kunt doen; Wanneer iemand geen kleingeld heeft, dan is het goed om te laten weten dat doneren ook via sms kan (ALZ naar 4333); Als mensen vragen hebben over dementie, dan kan de informatiekaart worden meegegeven; Willen zij zelf iets vertellen, dan kunnen ze voor achtergrondinformatie kijken op Bij klachten kunnen ze terecht bij het kantoor in Amersfoort (op pagina 3 vindt u de contactgegevens); Dat als er sprake is van schade of diefstal, dit voorval gelijk wordt gemeld bij u als organisator, de promotor en/of bij de politie. 19

20 Hoe benader ik collectanten en wat geef ik mee? 04 U benadert de collectanten telefonisch. Met het herinneringskaartje kunt u een afspraak maken om de bus te brengen. Voor de kaartjes kunt u adresstickers op de collectantenbladen gebruiken. Als iemand voor het eerst collecteert, maakt u een afspraak om de collectebus te komen brengen. Zo kunt u direct het opgegeven adres controleren. In de week voordat de collecte begint verdeelt u de materialen onder de collectanten en geeft u instructies. De instructies vindt u op pagina 19. Laat iedere collectant tot slot altijd hun eigen collectantenblad ondertekenen. Niet vergeten! Collecteren voor Alzheimer Nederland, van 7 t/m 12 november Het herinneringskaartje Wat zit er in ieder pakketje? Iedere collectant ontvangt een plastic tasje met daarin onderstaande materialen: Een collectebus Deze moet u in elkaar zetten, door er van boven naar beneden een handvat overheen te klikken. Gebruik voor verzegeling alleen de 20

21 verzegelingen met het juiste jaartal. Op de collectebus plakt u een sticker met het logo van Alzheimer Nederland. Vaak zit er al een sticker met het logo op, vervang deze alleen als hij kapot of vies is. Is de oude sticker lastig te verwijderen? Plak dan de nieuwe sticker over de oude heen. Op de zijkant van de bus plakt u de sticker legitimatiebewijs en looproute (deze stickers vindt u op het collectantenblad). Heeft u collectanten zonder collectantenblad, dan kunt u een blanco exemplaar gebruiken en daarop met de hand de gegevens invullen. Een collectantenfolder Met handige informatie voor de collectant. Op de voorzijde kunt u de ingevulde sticker bus inleveren van het collectantenblad plakken. Een bundel van informatiekaarten Deze kan de collectant uitdelen tijdens de collecte. Samen gaan we voor een zo hoog mogelijke opbrengst 21

22 Wilt u meer weten over hoe uw collega-vrijwilligers het hebben gedaan tijdens de collecteweek? Volg ons dan op Facebook of Twitter En houd in de gaten!