colletegids 13 t/m 25 februari 2017 Tips en uitleg Buitenspelen is geen luxe maar noodzaak

Transcriptie

1 colletegids 13 t/m 25 februari 2017 Tips en uitleg Buitenspelen is geen luxe maar noodzaak

2 03 2 inleiding Fantastisch dat je deelneemt aan de Jantje Beton Collecte Wist je dat 1 op de 5 kinderen niet of slechts één keer per week vrij buitenspeelt? En veel kinderen niet naar een club of vereniging kunnen om daar lekker te bewegen of avontuurlijke activiteiten te ondernemen? Daarom steunt Jantje Beton het verenigingsleven, speeltuinen, Scouting groepen en organisaties als dagopvang van kinderen om extra geld op te halen voor de eigen kas. Met de collecte is 50% van de opbrengst voor de club! De andere helft is voor projecten van Jantje Beton. Zo komen we met elkaar in actie voor meer buitenspelen! Jaarlijks zetten ruim collectanten van deelnemers zich in om tijdens de Jantje Beton Collecte extra geld op te halen voor hun kas. Met meer inkomsten is meer mogelijk. Zoals onderhoud, aanschaf en vervanging van materialen of de organisatie van activiteiten. Hoe hoger de opbrengst, hoe meer mogelijkheden er zijn. In deze praktische gids vind je het uitgebreide 10-stappenplan om een succesvolle collecte te organiseren. Vragen of suggesties? Laat het ons weten. Veel plezier en succes met de organisatie van de collecte! Heidi, Susanne, Steffi en Marita Arne (24 jaar) van Scouting Geysendorfer uit Rockanje: Al vanaf mijn 16e loop ik mee met de Jantje Beton Collecte. Het leuke aan deze collecte is dat je geld ophaalt voor Jantje Beton én je eigen vereniging. Maar ook tijdens de collecte verveel ik mij nooit, je ziet op een dag zoveel verschillende mensen. Daarom doe ik ook volgend jaar weer mee!

3 3 Jouw rol Als je als groep onder een regiocoördinator valt: ben jij de schakel tussen de regiocoördinator en jouw collectanten vind je de contactgegevens van jouw regiocoördinator in de welkomstmail die je van ons hebt gekregen Als je als regiocoördinator meerdere groepen begeleidt: ben jij de schakel tussen Jantje Beton en de groepen ben je verantwoordelijk voor het bestellen van materialen en het verzorgen van de financiële afwikkeling vind je de contactgegevens van de groepen die jij begeleidt in het groepenoverzicht dat je per mail van ons hebt gekregen Als je als groep niet onder een regiocoördinator valt: ben jij de directe schakel tussen Jantje Beton en jouw collectanten ben je verantwoordelijk voor het bestellen van materialen en het verzorgen van de financiële afwikkeling Jantje Beton houdt je op de hoogte van belangrijke collectezaken via digitale nieuwsbrieven. Je ontvangt er ongeveer 6 per jaar. Houd je inbox dus goed in de gaten. stap 1 Begin Begin in september met met de de eerste eerste voorbereidingen. Een Een goed goed begin begin is het is het halve halve werk werk en ervaring en ervaring leert ons leert dat ons een dat tijdige een tijdige start een start soepeler een soepeler en succesvoller en succesvoller verloop verloop van de van collecte de betekent. collecte betekent. 1. Contact opnemen. Controleer de gemeentevergunning. Van Jantje Beton krijgt elke coördinator een kopie van de gemeentevergunning. Lees of de gemeente nog specifieke voorwaarden stelt. Bijvoorbeeld voor de minimale leeftijd van de collectanten, het collecteren met intekenlijsten en het ophangen van vlaggen en spandoeken. Lees in je welkomstmail welke plaatsen in de gemeente onder jouw begeleiding vallen. Het kan zijn dat in jouw gemeente meerdere coördinatoren actief zijn. september - oktober Spelen is essentieel voor een gezonde ontwikkeling

4 4 september - oktober 2. Controleer het groepenoverzicht. Hierin staan de gegevens van de groepen die onder jouw begeleiding vallen. Kloppen de gegevens nog (zie punt 3)? Zijn de gegevens volledig? Loopt de club komende collecte weer mee? Hoeveel collectanten verwacht de groep? Heeft de groep specifieke vragen of wensen voor komend jaar? 3. Geef wijzigingen door aan Jantje Beton via Dekking Bepalen stap 2 dekking bepalen Het gebeurt vaak dat een collectegebied geen volledige dekking heeft. Zijn er groepen afgevallen? Verwacht je minder collectanten? Is er nieuwbouw gekomen? Hebben groepen vorig jaar al aangegeven niet hun volledige wijk te lopen? Geef bij Jantje Beton aan wanneer er volledige dekking is oktober Doel en wensen bepalen stap 3 doel en wensen bepalen De opbrengst van de collecte is het hoogst als collectanten zelf bepalen waar het geld aan besteed wordt. Elke deelnemer heeft eigen verwachtingen en wensen met betrekking tot de collecteperiode. Informeer bij de jeugdleden welke wensen en behoeften er zijn voor komend seizoen. Bepaal hoeveel geld er nodig is voor het gekozen doel. Formuleer het doel zo concreet mogelijk. NOVEMBER november Regiocoördinatoren gaan na of er specifieke wensen zijn met betrekking tot de collecteperiode. Wensen voor de wijkindeling Wensen voor straatcollectes of collectes bij bedrijven Wensen voor bepaalde materialen Wensen voor de teldag Collectanten werven Begin op tijd met het zoeken naar vrijwilligers. Zowel kinderen als volwassenen mogen collecteren. Kinderen onder een bepaalde leeftijd mogen alleen onder begeleiding lopen. In de meeste gemeenten is dit 16 jaar. Vraag je regiocoördinator vanaf welke leeftijd kinderen zelfstandig mogen collecteren. Lees ook de richtlijnen voor het collecteren met kinderen op stap 4 collectanten werven Vrijwilligers kun je op verschillende manieren werven. Betrek de hele groep bij de collecte. Een groepsgevoel werkt erg stimulerend. Bovendien zijn kinderen eerder geneigd mee te helpen als hun vriendjes en vriendinnetjes dat ook doen. Geef bij het werven goed aan waarom deelname belangrijk is. Informeer leden, ouders, opa s en oma s, buren en andere betrokkenen over het doel en de noodzaak van de collecte. Benadruk waarom het voor jouw groep belangrijk is. Mensen zijn eerder bereid te helpen als duidelijk is waar de opbrengst aan besteed wordt. Maak van het collecteren een vast onderdeel van het jaarprogramma. Dan weten leden en hun ouders waar ze aan toe zijn. TIP: Jonge kinderen halen vaak meer op dan volwassenen. Zij mogen onder begeleiding collecteren. TIP: Laat je inspireren door wat andere groepen met hun opbrengst doen op nl/collecte TIP: Vermeldt het concrete doel bij het werven van collectanten en wanneer je langs de deuren gaat

5 5 november Laat vrijwilligers ook andere taken doen. Sommige mensen zijn erg goed in het maken van een straatindeling, kunnen posters ophangen, of vinden het leuk om (online) publiciteit te maken. Zo betrek je ook leden die niet kunnen collecteren bij de collecte. Bovendien verhoogt deze extra voorbereiding en aandacht de opbrengst. Laat collectanten ook nieuwe mensen werven. Alle vrijwilligers kunnen hun eigen vrienden en familie vragen ook mee te helpen. Als een collectant opzegt, laat hem of haar dan zelf vervanging regelen voor de betreffende straten. Wijs daarbij op de verantwoordelijkheden van de vrijwilliger. Gebruik social media. Plaats oproepjes op Facebook, Twitter, via en op de website van je groep. Gebruik de kant en klare teksten op Plaats oproepjes in het clubblad en huis-aan-huis bladen. Gebruik hiervoor de kant en klare teksten op Hang wervingsposters op. Posters bestel je bij Jantje Beton. Noteer op de posters je naam en het telefoonnummer of adres waarop collectanten zich kunnen aanmelden. Hang de posters op in het clubgebouw, de kantine, de supermarkt, de kerk en in de school. TIP: Geef ouders de keuze tussen het draaien van een bardienst of meedoen aan de collecte Materialen bestellen. Coördinatoren bestellen vanaf 1 december collectebussen en overige materailen bij Jantje Beton. Je ontvangt in december automatisch een bericht met inloggegevens. stap 5 materialen bestellen Collectebussen Probeer eerst of je bij de gemeente of elders gratis bussen kunt lenen. Collectebussen kosten bij Jantje Beton 0,62 per jaar. Na de collecte wordt dit bedrag van de 50% opbrengst ingehouden. Je ontvangt dus geen factuur. Opslag van de collectebussen verzorgt de groep zelf. december Overige materialen Plaats de bestelling op basis van het verwachtte aantal collectanten. Houd rekening met verspilling: bestel niet te veel! Nabestellen is altijd mogelijk. Houd rekening met het eventueel bijplaatsen van nieuwe groepen. Dit kan tot en met 1 februari. Sommige materialen zoals legitimatiekaartjes en verzegelingen voor de collectebussen ben je verplicht te gebruiken, andere bestel je naar behoefte. Alle materialen zijn gratis. Voorbereiding collecte

6 6 december Verzegelingen Een collectebus mag alleen gebruikt worden wanneer deze is voorzien van een Jantje Beton-verzegeling. De coördinator verzegelt alle collectebussen voordat deze gebruikt worden. De coördinator is ook de enige persoon die de verzegelingen mag verbreken. Buswikkels en busstickers Voor collectebussen die bij Jantje Beton gehuurd worden, kun je het beste busstickers bestellen. Deze plak je eenmalig op de collectebus. Voor collectebussen die elders geleend worden maak je gebruik van de buswikkels. Deze zijn na elke collecte gemakkelijk weer te verwijderen. Legitimatiekaartjes Iedere zelfstandig collecterende vrijwilliger is verplicht om zichtbaar een legitimatiekaart bij zich te dragen. Lees in de collectevergunning na of er op de legitimatiekaartjes een stempel van de gemeente of politie nodig is. Na de collecteperiode neem je de kaartjes in om te vernietigen. Deurstickertjes De kleine stickertjes plakken collectanten naast voordeuren van huizen waar een gift gegeven is. Tijdens straatcollectes kunnen de stickertjes geplakt worden op de jas van elke giftgever. Door gebruik te maken van de stickers zien de collectanten direct wie ze nog kunnen benaderen. Vlaggen en spandoeken Voor een goede zichtbaarheid van de collecte kunnen de groepen vlaggen en spandoeken ophangen. Lees in de collectevergunning of je hiervoor toestemming hebt. Neem na de collecte de vlaggen en spandoeken weer in. Posters Er zijn verschillende posters verkrijgbaar: - Werven van groepen - Werven van collectanten - Aankondigen van de collecte Verspreid ze op openbare plekken en onder de deelnemende groepen. Intekenlijsten en giftenzakjes Lees in de collectevergunning of er in jouw gemeente met intekenlijsten en/of giftenzakjes gecollecteerd moet worden. Voorzie de uitgegeven intekenlijsten van een nummer en houd bij welke groep welk nummer heeft. Controlelijsten De controlelijst gebruik je voor je eigen administratie en afhandeling. Hiermee houd je bij hoeveel verzegelde collectebussen, legitimatiekaartjes, vlaggen en spandoeken je aan de groepen meegeeft. Collectantenflyers Bij de bestelling ontvang je automatisch voor elke collectant één informatieflyer. Hierin staat interessante informatie voor de collectant. De flyer kan tevens gebruikt worden om de straatverdeling in te noteren. TIP: Geef nooit losse verzegelingen weg! Met de unieke zegelnummers kun je bijhouden wie welke collectebus heeft meegekregen. TIP: Hoe meer mensen het logo van Jantje Beton tegenkomen, hoe eerder mensen bereid zijn te doneren.

7 7 Wijkindeling bepalen. stap 6 wijkindeling bepalen Een duidelijke wijkindeling is belangrijk. Zo voorkom je dat straten niet door verschillende collectanten gelopen worden. januari 1. De regiocoördinator probeert zo veel mogelijk rekening te houden met de wensen van alle groepen. Als regiocoördinator informeer je de groepen vooraf hoe de wijkindeling tot stand komt. 2. Groepen verdelen de straten onder de collectanten. 3. Het maken van de wijkindeling: gebruik een plattegrond van jouw regio of woonplaats en deel deze op laat groepen of collectanten een top 3 van voorkeurswijken of-straten opgeven ga uit van deuren per collectant per avond (2 uur) laat vrijwilligers collecteren in de directe omgeving van het clubhuis of hun eigen huis neem buitenwijken, flats en bedrijventerreinen ook mee in de straatindeling in winkelgebieden kun je straatcollectes houden (vraag vooraf wel even toestemming bij de winkeleigenaren) TIP: Mensen geven vaak meer als er een bekende voor de deur staat. Scouting Lunteren (35 collectanten, 1.565): Kinderen in hun eigen straat laten collecteren levert veel op, is leuk voor de kinderen, en laat de bus rinkelen. Materialen uitdelen. stap 7 materialen uitdelen 1. Zodra je de bestelde materialen ontvangt, controleer je deze op volledigheid. 2. Regiocoördinatoren spreken met de groepen af op welk moment en waar de materialen worden verdeeld. 3. Groepen spreken met hun collectanten af op welk moment en waar de materialen worden verstrekt. 4. Groepen nemen de collectebussen mee naar de regiocoördinator om ze te laten verzegelen. 5. De coördinator noteert op de controlelijst welke materialen met wie meegaan. De ontvanger tekent voor akkoord. 6. Coördinatoren bereiden de financiële afwikkeling voor. Lees de financiële handleiding op Op welke dag kan je terecht bij de bank voor het afstorten van de opbrengst? Waar en hoe laat moeten de verzegelde collectebussen worden ingeleverd? Maak duidelijke afspraken met de groepen en collectanten over hoe, waar en wanneer de collectematerialen worden ingenomen. 7. Maak van de gelegenheid gebruik om je collectanten te enthousiasmeren. Enthousiaste collectanten halen namelijk meer en met meer plezier geld op. Laat de collectanten meebepalen waar de opbrengst aan besteed wordt. Organiseer de collecte rondom een thema. Besteed bijvoorbeeld de hele week aandacht aan bewegen, veiligheid of groen. Zo gaat de collecte extra leven onder de vrijwilligers. Houd tijdens de collecte bij hoe zwaar de collectebussen zijn. Weeg na afloop van elke avond de teruggekomen collectebussen en stel een doel voor de volgende dag. februari TIP: Houd uw controlelijsten bij de hand. TIP: Maak van het klaarzetten van de collectematerialen een gezellige avond met vrienden of familie. TIP: Denk om uw veiligheid: houd de tellocatie privé.

8 8 februari Maak van de collecte een wedstrijd. Vraag je regiocoördinator de opbrengst per bus te tellen en te noteren. Spreek met de collectanten af dat degene met de hoogste opbrengst bijvoorbeeld een appeltaart of wisselbeker wint. Stel iets extra s in het vooruitzicht. Organiseer bijvoorbeeld na de collecteweek een gezellige filmavond of geef alle deelnemers na het collecteren een heerlijke beker warme chocolademelk. Of misschien ken je iemand die de collectanten tijdens het lopen op een leuke manier kan aanmoedigen. Collecteer in groepjes van 2 tot 4 personen. Samen collecteren is niet alleen veiliger, maar ook leuker. En dan houden collectanten het langer vol. Zorg voor veel publiciteit. Als er zowel voor, tijdens én na de collecteweek veel reclame wordt gemaakt, wordt deelname aantrekkelijker. Vertrek samen. Spreek ook af om na de collecte weer te verzamelen op een centrale plek. Spreek de collectanten nog even toe voordat ze vertrekken. Laat collectanten achteraf ervaringen en verhalen uitwisselen. TIP: Maak van het klaarzetten van de collectematerialen een gezellige avond met vrienden of familie. Aandacht vragen. stap 8 Aandacht vragen Het maken van reclame is erg belangrijk voor een hogere opbrengst. Dit kan op verschillende manieren. Zorg voor zoveel mogelijk publiciteit voor, tijdens én na de collecte. Dit kan op verschillende manieren: hang posters op plaats berichten op Facebook en Twitter zet een banner op de website van de groep plaats een nieuwsbericht in lokale media hang vlaggen en spandoeken op in openbare ruimtes februari Jantje Beton zorgt elk jaar voor landelijke persberichten, radio- en tv-spotjes en een Facebook campagne. Lees meer over de campagnezaken op www. jantjebeton.nl/campagnes TIP: Kant en klare teksten en tips vind je op www. jantjebeton.nl/ collecte Kant en klare teksten en jantjebeton.nl/collecte 13 t/m 25 februari collecteren februari Er zijn verschillende manieren om te collecteren. Informeer je regiocoördinator welke wensen je hebt op dit gebied. Huis-aan-huis collecte Bij een huis-aan-huis collecte gaan de collectanten langs de deuren. Straatcollecte Bij een straatcollecte gaan de collectanten op een openbare plek staan. Lees in de gemeentevergunning of er bepaalde voorwaarden zijn om rekening mee te houden. Vraag vooraf altijd toestemming aan de eigenaar van het gebied. Collecte bij bedrijven Bij bedrijven collecteren kan door gebruik te maken van intekenlijsten en kwitanties. Collectanten gaan bij medewerkers (bijvoorbeeld collega s) langs om te vragen om een gift. Ook kan er gedurende de collecteweek een collectebus neergezet worden bij de kassa s van winkels.

9 9 Opbrengst tellen stap 9 opbrengst tellen 1. Aan het eind van de collecteperiode neem je de verzegelde bussen, legitimatiekaartjes, vlaggen en spandoeken weer in. 2. De regiocoördinator laat groepen tekenen voor het inleveren van de materialen. 3. De coördinator organiseert het tellen van de opbrengst. Tel indien mogelijk de opbrengst in bijzijn van de groep. Dit kan op een centrale tellocatie, of (indien hier goede afspraken over zijn gemaakt met het plaatselijke filiaal) bij de bank. Controleer of er geen geld achterblijft in de bus. Vooral briefgeld blijft wel eens plakken. Noteer de opbrengst op de afrekenstaat. Noteer ook het gebruikte aantal collectebussen en het aantal collectanten dat per groep gelopen heeft. Wanneer er per collectant geteld wordt, noteer je eerst de opbrengst van elke bus op een telbriefje. Daarna noteer je het totale bedrag van de groep op de afrekenstaat. De coördinator vult de afrekenstaat in. De groep controleert de ingevulde gegevens en tekent voor akkoord. 4. De coördinator brengt het geld naar de bank en stuurt de ingevulde afrekenstaat op naar Jantje Beton. Het geld dient uiterlijk twee weken na afloop van de collecte op het rekeningnummer van Jantje Beton te staan. Maak voor het versturen van de afrekenstaat een kopie voor eigen administratie. Eventuele onkosten kunnen worden gedeclareerd tot 3% van de totale opbrengst, met een maximum van 1 per collectant. Deze onkosten worden naar rato doorbelast aan de groepen en ingehouden van de 50% restitutie. Alleen volledig ingevulde declaratieformulieren voorzien van betaalbewijzen kunnen worden gehonoreerd. februari TIP: Zet voor de teldag alvast de volgende dingen klaar: Handdoek Föhn Teiltje(s) Dit maakt het drogen van nat geworden geld makkelijker. TIP: Vul de bedankkaartjes in tijdens de teldag. R. Helmes, coördinator in Ulft: Veel van onze jongere kids vinden het geweldig om langs de deur te gaan, ze vragen zelfs of ze thuis verder mogen gaan. Helaas is de collecte maar één week.

10 10 Collecte afronden 1. Dankzij de inzet van alle vrijwilligers is jouw collecte een succes geweest. Laat ze weten hoe fantstisch hun inzet is geweest! Stuur bedankkaarten naar de collectanten Dit kan digitaal. Vul op de kaartjes de opbrengst in. Geef jubilarissen door aan Jantje Beton Elke vrijwilliger die 5, 10, 25, 35 of 45 jaar actief is voor de Jantje Beton Collecte ontvangt een oorkonde en een passend presentje. Plaats een bericht op de website van de groep en/of in de lokale krant. Zo bedank je ook de giftgevers. Bedank collectanten ook via social media. Bijvoorbeeld met een leuke foto op Facebook of Twitter. 2. Jantje Beton streeft er naar om voor het einde van maart elke groep 50% van de opbrensgt uit te betalen. De opbrengst wordt rechtstreeks op het rekeningnummer van de groep gestort De regiocoördinator ontvang een overzicht van het uiteindelijke bedrag 3. Vul de evaluatie-enquête in. Zo help je om de Jantje Beton Collecte te blijven verbeteren. stap 10 Collecte afronden maart - april Tot slot Enorm bedankt voor je tijd, inzet en betrokkenheid. Ook namens alle kinderen in Nederland! Met vragen of opmerkingen kun je altijd bij ons terecht. TIP: Denk om je veiligheid: blijf nooit alleen met het geld. Indien je het geld mee naar huis neemt, bewaar het dan in een afgesloten ruimte. Zorg dat niemand op de hoogte is van waar je het geld bewaart. Huur eventueel, in overleg met de groepen, een mobiele kluis bij uw bank. TIP: Word lid van het klankbordpanel en denk mee over de collecte. Aanmelden kan via: informatie en ondersteuning collecte@jantjebeton.nl collecte@jantjebeton.nl (ma - vr 08:00-17:00 uur) twitter.com/jantjebetonline