Handleiding Tellen, Storten en Verantwoorden

Transcriptie

1 Handleiding Tellen, Storten en Verantwoorden versie 1.0 Nederlandse Brandwonden Stichting Afdeling Landelijke Collecte Zeestraat 29, Beverwijk (0251)

2 algemeen Handleidingen De Brandwonden Stichting biedt u per onderdeel van de landelijke collecte een aparte handleiding aan. Zo kunt u snel en eenvoudig, zodra u enige uitleg nodig hebt, de juiste informatie downloaden en inzien. Hieronder staan de beschikbare handleidingen: Handleiding Collectantenbestand en Collectantenbladen Een uitgebreide uitleg over hoe u met ORCA uw collectantenbestand kunt inzien en onderhouden, en hoe de collectantenbladen werken. Handleiding Collectematerialen Bestellen Een uitleg over hoe u met ORCA de materialen kunt bestellen en op welke wijze de materialen worden geleverd. Handleiding Collecteverdubbelaar Een mooie manier om uw opbrengst te verhogen! Een uitleg over hoe u sponsors kunt vinden voor uw collecte. Handleiding Tellen, Storten en Verantwoorden Een uitgebreide uitleg over de strikte regels betreffende het tellen en storten van de collecteopbrengst en het invullen van de digitale afrekenstaat in ORCA. Deze handleidingen kunt u downloaden op Nog vragen? Vindt u in onze handleidingen geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) , collecte@brandwondenstichting.nl

3 algemeen Checklist Organisator [] Collectematerialen besteld? Vul voor 15 juni het digitale bestelformulier in via ORCA. Bestellen voor 15 juni is belangrijk zodat wij voor de vakantieperiode weten dat niemand vergeten is te bestellen en wij eventueel extra materialen kunnen inkopen. Zo garanderen wij dat u op tijd uw materialen in huis hebt. [] Collectematerialen in huis? Uiterlijk de tweede week van september leveren wij de collectematerialen. Controleer altijd direct na ontvangst of u de juiste materialen hebt ontvangen en of er niets ontbreekt. [] Stratenplan gemaakt? Maak ongeveer drie weken voor de collecte een indeling van de straten. Maak de route die uw collectanten lopen niet te groot. Neem als richtlijn 75 á 100 adressen per collectant. [] Collectanten benaderd? Benader ongeveer drie weken voor de collecte uw collectanten en spreek af waar zij gaan collecteren. Spreek ook af wanneer en op welke wijze de collectanten hun materialen ontvangen. Bekijk in ORCA het actuele overzicht van uw collectanten: zelfs in de laatste week kunnen er nog nieuwe collectanten in uw locatie bijkomen. [] Collectematerialen bij de collectant? Zorg dat de collectanten een week van te voren de collectematerialen (collectebus met legitimatie, huisaan-huis kaartjes) in huis hebben. Spreek met de collectanten af wanneer, waar en op welke wijze de materialen weer bij u terugkomen. Er mag alleen gecollecteerd worden in onze collecteweek. [] Collectebus retour ontvangen? Ontvang zo snel mogelijk na de collecte de collectebussen retour. Open de bussen in het bijzijn van minimaal één andere teller (géén familielid), tel per collectant het geld en noteer het getelde bedrag op het collectantenblad. Laat de tweede teller per collectant op het collectantenblad zijn/haar handtekening plaatsen. Bewaar alle collectantenbladen minimaal één jaar. Tip: Haal zo snel mogelijk het legitimatiebewijs en de te lopen route van de collectebus; deze stickers zijn nu nog makkelijk te verwijderen. De logosticker mag blijven zitten, die is ook volgend jaar weer geldig. [] Geld gestort? Stort het collectegeld liefst direct, maar uiterlijk 15 november op rekeningnummer van de Brandwonden Stichting. Bewaar het stortingsbewijs minimaal zeven jaar. [] Afrekenstaat ingevuld? Vul uiterlijk 15 november de digitale afrekenstaat in via ORCA. Stuur bonnetjes van eventuele onkosten in de retourenvelop samen met de declaratieverklaring naar de landelijke collecteadministratie. Deze kosten dient u alvast in uw digitale afrekenstaat te vermelden. [] Collectantengegevens bijgewerkt? Werk de gegevens van uw collectanten bij via ORCA. U heeft er profijt van als alle gegevens juist en compleet zijn, zo staan de gegevens goed op het collectantenblad. [] Bedankkaartje verstuurd? Breng uw collectanten op de hoogte van de collecteopbrengst middels een bedankkaartje met daarop de opbrengst van de betreffende collectant en de totale opbrengst binnen uw locatie.

4 De Geldstroom Als organisator bent u verantwoordelijk voor de juiste gang van zaken rond de geldstroom. Zodra de collectebussen bij u worden ingeleverd, dienen alle handelingen volgens protocol te verlopen. Dit wijzigt soms. Lees daarom ieder jaar deze handleiding goed door! De handleiding bestaat uit drie delen: - Tellen, het aannemen van de bussen en de inhoud handmatig tellen - Storten, de collecteopbrengst bij de Rabobank storten op rekening van de Brandwonden Stichting - Verantwoorden, het bijhouden van de financiële administratie met name de afrekenstaat Rekeningnummer van de collecte-rekening van de Brandwonden Stichting: Nog vragen? Vindt u in deze handleiding geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) , collecte@brandwondenstichting.nl 4

5 1. Tellen Voordat uw collectanten de straat op gaan, ontvangen zij van u een collectebus. Deze collectebus dient altijd te zijn verzegeld. Dit kan met een borging (1) of sluitzegel (2). Werkt u met intekenlijsten, dan is dit uiteraard niet van toepassing. 1.1 Geld ontvangen Na de collecte neemt u de collectebussen weer in. Controleer altijd of de borging (1) danwel sluitzegel (2) nog onbeschadigd is. Zijn deze wél beschadigd, zonder geldige reden, neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie (0251) Samen met u overleggen we dan de eventueel te nemen stappen. Laat de borging of sluitzegel intact tot u met een tweede teller de bussen kunt openen Tellen: altijd met z n tweeën! Voor de meeste organisatoren het spannendste moment: Wat is er in uw locatie opgehaald? Verbreek de borging of sluitzegel pas als u gaat tellen, in het bijzijn van minimaal één andere teller. Deze teller mag geen familielid zijn. Elke bus moet dus door twee mensen geteld worden! Vaak is de collectant ook nieuwsgierig naar de opbrengst, het is daarom handig om samen met de collectant het geld te tellen. Vermissing of diefstal Bij vermissing, diefstal of roof van geld dient u, als collecteorganisator, altijd zo snel mogelijk aangifte te doen bij de politie. Informeer in dit geval ook altijd direct de landelijke collecteadministratie: (0251)

6 Bij het tellen gebruikt u het telbriefje op het collectantenblad van de betreffende collectant. U vult op dit telbriefje in ieder geval het totaalbedrag in. Beide tellers zetten na het tellen van de bus hun naam en handtekening op het collectantenblad. Per collectant heeft u dus uiteindelijk een totaal (handmatig geteld) bedrag en twee namen en handtekeningen van de tellers op het betreffende collectantenblad. Deze bladen zijn de basis van uw administratie en dient u minimaal 1 jaar te bewaren 1.3 Buitenlands geld Buitenlandse biljetten zijn welkom! Ook oude biljetten van de Europese landen die zijn overgegaan op de Euro, kunnen we nog steeds inwisselen. Treft u een buitenlands of oud Europees biljet aan, dan kunt u die in een envelop sturen naar de Brandwonden Stichting: Nederlandse Brandwonden Stichting Landelijke Collecte Antwoordnummer VC Beverwijk U hoeft deze biljetten niet in uw administratie op te nemen. De waarde is koers-afhankelijk en de biljetten worden in één keer ingeleverd, dus niet per locatie. Munten hoeft u niet op te sturen, deze kunnen niet meer ingewisseld worden. Papiergeld Let op dat er geen papiergeld in de bus achterblijft. Eventueel buitenlands geld (geen munten) kunt u per post opsturen naar de Brandwonden Stichting. 6

7 2. Storten Het storten van geld mag alleen volgens het protocol. Het is onder geen beding toegestaan collectegeld via een eigen rekening te storten! Het collectegeld dient vóór 15 november gestort te zijn. Een samenvatting van dit hoofdstuk Storten ontvangt u op papier bij uw bestelling van de collectematerialen en is als bijlage Stappenplan Storten Collectegeld bij deze handleiding toegevoegd. 1.1 Alleen storten bij een Rabobank Alle collecterende fondsen hebben een overeenkomst met de Rabobank. Hierdoor vergoedt de Rabobank de gemaakte bankkosten, zodat storten voor ons gratis is. Daarom vragen wij u met klem alleen bij een Rabobank te storten. Neem circa twee weken van tevoren contact op met een plaatselijke Rabobank om een afspraak te maken voor het afstorten van het collectegeld. Op deze manier kunt u afstemmen wanneer en op welke locatie u van een CDS-geldtelmachine (stortingsapparaat) gebruik kunt maken. Niet ieder filiaal heeft een stortingsapparaat. Met de Rabobank is afgesproken dat het bankpersoneel zo weinig mogelijk ondersteuning verleent. Uiteraard is dit erg afhankelijk van uw plaatselijke bank. Ondervindt u problemen om een goede afspraak te maken? Neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) Wij nemen dan contact op met Rabobank Nederland en/of de plaatselijke bank. 1.2 Naar de bank Pas nadat u het collectegeld met twee personen hebt geteld gaat u naar de betreffende Rabobank. Neem, naast het collectegeld, de volgende zaken mee naar de bank: Het formulier Stappenplan Storten Collectegeld (bijlage) met o.a. het rekeningnummer waarop gestort moet worden. Uw locatiecode. Het beste noteert u deze alvast op het formulier Stappenplan Storten Collectegeld, zodat u de code altijd bij de hand hebt. Een geldig legitimatiebewijs, bijvoorbeeld een paspoort, rijbewijs of identiteitskaart. Uw bankpas (pinpas). Dit hoeft geen pas van de Rabobank te zijn. Eventueel kunt ook de Rabobank-brief gericht aan de medewerkers van de lokale Rabobank meenemen. Deze brief is als bijlage bij deze handleiding toegevoegd. Bankkosten Per storting wordt er door de Rabobank 8,00 bankkosten in rekening gebracht. Dit tarief is landelijk afgesproken. Na de collecte ontvangt de Brandwonden Stichting het totaalbedrag aan stortingskosten retour van de Rabobank! 7

8 1.3 Storten op rekeningnummer Volg de instructie op het stortingsapparaat. U zult uw bankpas moeten gebruiken en uw pincode moeten intoetsen om te kunnen storten. Dit is een wettelijke maatregel, zodat geen grote sommen geld anoniem van hand tot hand kunnen gaan. Geef bij de storting aan dat het geld moet worden gestort op rekeningnummer Geef bij de storting als kenmerk uw locatiecode zónder letter ervoor mee. Sommige apparaten kennen een maximum te storten bedrag. Stort dan gerust in meerdere keren. Bewaar van elke storting het stortingsbewijs! Dit bewijs dient u minimaal zeven jaar in uw administratie te bewaren. 1.4 Onkosten We maken onderscheid in twee soorten kosten. Stortingskosten De Rabobank rekent per storting 8,- kosten. Deze kosten haalt de bank automatisch van het gestorte bedrag af. Achteraf doneert de Rabobank deze kosten weer aan de Brandwonden Stichting. De stortingskosten krijgen we dus retour! Door u gemaakte kosten Maakt u voor de collecte kosten, zoals bijvoorbeeld telefoon-, porto-, benzinekosten en/of de huur van collectebussen, dan mogen deze kosten tezamen nooit meer dan een zeer klein deel van uw collecteopbrengst vormen. Mocht u twijfelen dan kunt u altijd vooraf uw regiovertegenwoordiger om toestemming vragen. U kunt alle onkosten direct aftrekken van uw collecteopbrengst. De door u gemaakte kosten geeft u aan op de decalartieverklaring. Deze getekende verklaring stuurt u samen met de bijbehorende bonnetjes in de antwoordenvelop naar de landelijke collecteadministratie. Te weinig geteld? Een apparaat zal bijna altijd een ander bedrag tellen dan u handmatig hebt geteld. Dat is normaal. U hoeft dit niet te melden. Soms is het verschil echter groot, bijvoorbeeld meer dan 50,-. Geef dit dan zo snel mogelijk door aan de plaatselijke Rabobank waar u hebt gestort. Een foutje van het tel- en stortingsapparaat kunnen zij (vaak enkele dagen later) herstellen. Mocht dit gebeuren, meld het voor de zekerheid dan ook bij de landelijke collecte-administratie: (0251)

9 3. ORCA Vanaf dit jaar ontvangt u geen papieren afrekenstaat meer, maar kunt u digitaal verantwoorden via ons Online Realtime collecte-administratie (ORCA). 3.1 Inloggen bij ORCA ORCA is een speciaal ontwikkelde website en u kunt ORCA dus gewoon via uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Safari) bezoeken. ORCA vindt u via: orca.brandwondenstichting.nl U komt dan in onderstaand scherm Vul uw inlognaam in, dat is uw adres zoals dat bij ons bekend is (1). Vul daarna uw wachtwoord in (2) en klik vervolgens op de rode knop Inloggen (3). 3.2 Wachtwoord vergeten? Klik dan op de link Wachtwoord vergeten (4). Er verschijnt onderstaand schermpje. Vul opnieuw uw adres in (5) en klik op de rode knop OK (6). U ontvangt dan het wachtwoord per

10 4. Verantwoorden Als organisator verantwoordt u de collecte via een digitale afrekenstaat. Hierin geeft u aan hoeveel geld er is opgehaald, met wie u heeft geteld en hoeveel geld er is overgemaakt op de collecterekening van de Brandwonden Stichting. In dit hoofdstuk leest u hoe u dit kunt doen. 4.1 Digitale afrekenstaat Na het inloggen bent u in het hoofdscherm van ORCA. U kunt altijd terug naar dit hoofdscherm door de knop Home in de rode balk (1). In het hoofdscherm staan nieuwtjes en links naar bijvoorbeeld de handleidingen. Om naar de bestelmodule te gaan, klikt u in de linker kolom op Afreklenstaten (2). 2 1 U ziet dan een overzicht van de vorige afrekenstaten van uw locatie. Op dit moment passen we de digitale afrekenstaten aan. In oktober, na de collecte kunt u pas een nieuwe afrekenstaat maken. Vanaf dat moment vindt in deze handleiding hoe dit in zijn werk gaat. 10

11 Bijlagen 11

12 Stappenplan Storten Collectegeld Storten van geld mag alleen via onderstaande procedure. Het is onder geen beding toegestaan collectegeld via een eigen rekening te storten! 1. Neem circa twee weken van tevoren contact op met de plaatselijke Rabobank om een afspraak te maken (datum + tijd) voor het afstorten van het collectegeld. Op deze manier kunt u afstemmen wanneer en op welke locatie u van een CDS-geldtelmachine (stortingsapparaat) gebruik kunt maken. Met de Rabobank is afgesproken dat hierbij geen tot zo weinig mogelijk ondersteuning wordt verleend door bankpersoneel. Overboekingen aan de balie vinden niet plaats. 2. Tel eerst zelf het collectegeld met twee personen en noteer het totaalbedrag op de (digitale) afrekenstaat onder totaal geteld. 3. Neem de volgende zaken mee naar de bank: Dit formulier met de o.a. het rekeningnummer waarop gestort moet worden. Uw locatiecode. Noteer deze alvast hier : Een geldig legitimatiebewijs (paspoort, rijbewijs of identiteitskaart). Uw bankpas (pinpas). Dit hoeft geen pas van de Rabobank te zijn. Eventueel kunt ook de Rabobank-brief gericht aan de medewerkers van de lokale Rabobank meenemen. Deze vindt u in de handleiding Tellen, Storten en Verantwoorden op 4. Stort het collectegeld op rekeningnummer Geef bij deze storting een kenmerk mee. Dit is de locatiecode zonder de letter ervoor! 6. Noteer de uitkomst van de telling door de automaat op de (digitale) afrekenstaat bij stortingsbedrag. Noteer de bankkosten ( 8,00 per storting) bij kosten bank. Als u de collecteopbrengst in meer dan één keer afstort, maak dan per storting een aparte digitale afrekenstaat aan. 7. Neem na het afstorten uw stortingsbewijs in ontvangst. Vermeld hierop uw locatiecode en bewaar het stortingsbewijs minimaal zeven jaar. Mocht het collectegeld in meerdere keren gestort zijn, dan is het van groot belang om alle stortingsbewijzen te bewaren!

13 Extra informatie Bankkosten Per storting wordt er door de Rabobank 8,00 in rekening gebracht. Het tarief is landelijk afgesproken en hier kan lokaal niet van worden afgeweken. Na de collecte ontvangt de Brandwonden Stichting het totaalbedrag aan stortingskosten centraal retour van de Rabobank! Identificatieplicht Regelgeving schrijft voor dat vastgelegd moet worden wie de aanbieder is van een storting, de zogenaamde identificatieplicht. Zorg er daarom voor dat u een geldig legitimatiebewijs bij u hebt! Handleiding Een uitgebreide handleiding Tellen, storten en verantwoorden kunt u terugvinden op Het is belangrijk dat u deze handleiding goed doorleest! In de handleiding staat ook de brief gericht aan de medewerker van de lokale Rabobank, die u eventueel kunt meenemen bij het afstorten. Veel succes en hartelijk dank voor uw medewerking! ----

14

15 15