Handleiding voor het organiseren van de collecte

Transcriptie

1 Handleiding voor het organiseren van de collecte

2 Handleiding collecte Alzheimer Nederland Postbus CB Amersfoort T info@alzheimer-nederland.nl Alzheimer Nederland

3 Inhoud [4] [6] [8] [10] [14] [18] [20] [22] 1. Doel van de collecte 2. Collecteorganisatie en taakverdeling 3. Ondersteuning 4. Vóór de collecteweek 4.1 Vergunning 4.2 Bestellen van het materiaal 4.3 Collectanten 4.4 Materialen voor collectanten in orde maken en uitdelen 4.5 Collectanten indelen (stratenplan) 4.6 Publiciteit 5. Tijdens de collecteweek 5.1 Verzekeringen 5.2 Vermissing of diefstal 6. Na afloop van de collecte 6.1 Innemen van de bussen 6.2 Tellen van het collectegeld 6.3 Storten van het collectegeld 6.4 Invullen van de afrekenstaat 6.5 Evalueren 6.6 Wijzigingen van het collectantenbestand 6.7 Bedanken van de collectanten 6.8 Archiveren en opslaan

4 1. Doel van de collecte Dementie is een nog ongeneeslijke hersenziekte, die steeds meer mensen treft. In Nederland hebben ruim mensen de ziekte van Alzheimer of een andere vorm van dementie. Als we niets doen, is dit in De kans dat u dementie krijgt is 1 op 5. Het is vrijwel zeker dat u in uw leven met dementie te maken krijgt, als patiënt of als naaste. Dementie gaat veel verder dan alleen vergeetachtigheid en is zeer ingrijpend, zowel voor patiënten als voor hun omgeving. Mensen met dementie verliezen al snel de controle over hun leven. Alle zekerheden verdwijnen, tot ze uiteindelijk niets en niemand meer herkennen. Hun eigen huis voelt niet meer als thuis, hun geliefden worden onbekenden. En mensen met alzheimer zijn zich wel degelijk bewust van hun eigen achteruitgang. Dementie komt niet alleen bij ouderen voor. Er zijn in Nederland naar schatting mensen met dementie, die jonger zijn dan 65 jaar. De jongste geregistreerde is pas 27 jaar. Door financiering van wetenschappelijk onderzoek wil Alzheimer Nederland dementie voorkomen of genezen. Tegelijkertijd zetten we ons in voor een betere kwaliteit van leven voor mensen met dementie en hun naasten. Met duizenden vrijwilligers in het land zijn we altijd dichtbij met informatie, advies, hulp en belangenbehartiging. Via de Alzheimertelefoon ( ) is Alzheimer Nederland 7 dagen per week, 24 uur per dag telefonisch bereikbaar om een luisterend oor te bieden en praktische informatie te geven. 4 Handleiding collecte

5 Alzheimer Nederland staat sinds 2001 op het landelijke collecterooster van Stichting Collecteplan met een vaste collecteweek. Elke landelijk collecterende instelling op het rooster heeft zijn eigen vaste week, om duidelijkheid te bieden aan gevers en collectanten. Buiten deze 25 collecteweken om zijn er vrije periodes: in vakantieperiodes en om lokale instellingen de gelegenheid te geven te collecteren. De collecteweek van Alzheimer Nederland is altijd in de eerste helft van november. In 2014 van 3 tot en met 8 november. In 2015 van 9 tot en met 14 november. Om haar werk te kunnen doen, is Alzheimer Nederland afhankelijk van giften uit de samenleving. De jaarlijkse collecteweek is om die reden heel belangrijk, ook om de naamsbekendheid van Alzheimer Nederland te vergroten. In 2013 werd ruim 1,5 miljoen euro opgehaald door bijna collectanten. Vrijwilligersplein In deze handleiding verwijzen we regelmatig naar het vrijwilligersplein om documenten te downloaden. Verder kunt u op het vrijwilligersplein veel actuele informatie m.b.t. de collecte vinden. U bereikt het Vrijwilligersplein via: Zonder mensen zoals u zou de collecte niet mogelijk zijn. Daarom waarderen wij uw inzet enorm. Wij wensen u heel veel succes toe! Namens het collecteteam Alzheimer Nederland wens ik u veel succes met de voorbereidingen voor de collecte. Marjo Schepers teamleider 5

6 2. Collecteorganisatie en taakverdeling De opbouw van onze collecteorganisatie is als volgt: Coördinator Centraal aanspreekpunt voor de organisatoren van een wijk. Een wijk is een groep op basis van postcodes vastgestelde buurten. Taken van de coördinator zijn: Maken van de bestelling, bij voorkeur via de Plexus portal Persbericht aanbieden aan plaatselijke kranten Materialen in ontvangst nemen, controleren aan de hand van de bestelling en verdelen onder de organisatoren Afstorten en verantwoorden van het collectegeld Contact onderhouden met de promotor en het begeleiden van de organisator(en) Evalueren van de collecte met zijn/haar organisatoren en het doorsturen van wijzigingen in het collectantenbestand aan het collectebureau Vaak neemt de coördinator ook de taken van de organisator ven één of meerdere buurten op zich. 6 Handleiding collecte

7 Organisator Centraal aanspreekpunt voor de collectanten in een buurt. Zijn/haar taken bestaan uit: Bestaande collectanten benaderen of ze weer willen collecteren Werven van nieuwe collectanten Maken of wijzigen van het stratenplan Ontvangen, klaarmaken en verspreiden van de materialen onder de collectanten Tellen van het collectegeld en overdragen aan de coördinator Collectanten bedanken na afloop Eventueel opslaan van de collectebussen Evalueren van de collecte en het doorgeven van wijzigingen in zijn/haar buurt aan de coördinator. Hulporganisator Een hulporganisator assisteert een organisator bij zijn/haar taken. Is zelf geen aanspreekpunt van een groep collectanten. Collectant Collecteert in de afgesproken straten. Collectepromotor Verantwoordelijk voor de collecte in een regio en begeleidt de coördinatoren. Eerste aanspreekpunt voor de coördinatoren. Coördineert de werving van en werft waar nodig de coördinatoren en organisatoren. Landelijk bureau Verzorgt de totale coördinatie en informatie, bestellingen, regelt vergunningen, database en landelijke PR. Fungeert tevens als centraal meldpunt voor eventuele klachten van coördinatoren, organisatoren en collectanten. Zorgt ervoor dat de collecte volgens de regels van het collecteprotocol van de Stichting Collecteplan verloopt. 7

8 3. Ondersteuning Als organisator kunt u met uw vragen terecht bij uw coördinator. Dit is vaak handiger, omdat de coördinator dichtbij is en eventuele problemen makkelijker kan oplossen dan de collecte-promotor. Als coördinator kunt u terugvallen op de collecte-promotor van uw regio. De collecepromotoren zijn: Regio Groningen, Friesland, Drenthe en Noord-Flevoland Sietske Leistra-Grijpstra Tel s.leistra@alzheimer-nederland.nl Regio Gelderland en Overijssel Renate Buitenhuis Tel r.buitenhuis@alzheimer-nederland.nl Regio Utrecht en Zuidwest-Gelderland Ellen Verschoor-van Vliet Tel e.verschoor@alzheimer-nederland.nl Regio Noord-Holland, Zuid-Holland-Noord en Zuid-Flevoland Jarieke Heemskerk Tel j.heemskerk@alzheimer-nederland.nl Regio Zuid-Holland-Zuid en Zeeland Martine Riske-Guijt Tel m.riske@alzheimer-nederland.nl 8 Handleiding collecte

9 Regio Limburg en Noord-Brabant Marion Stroeken-Sanders Tel Het landelijk collectebureau is bereikbaar via of per op 9

10 4. Vóór de collecteweek 4.1 Vergunning Voor het houden van een collecte is een vergunning van de gemeente nodig. Omdat Alzheimer Nederland op het landelijke collecterooster staat, verstrekt de gemeente veelal een doorlopende vergunning. Iedere collectecoördinator ontvangt een kopie van deze vergunning via de promotor. Het aanvragen of verlengen van de collectevergunning wordt door het landelijk bureau geregeld. Het is belangrijk dat u de inhoud van de vergunning goed leest en de bepalingen respecteert. In sommige gemeenten moeten de legitimatiebewijzen vooraf door de gemeente of politie worden afgestempeld. De coördinator geeft/mailt een kopie van de vergunning aan alle organisatoren. Het landelijk bureau geeft na afloop van de collecte de opbrengst aan alle gemeenten door. Heeft u geen recente versie van de collectevergunning, vraag deze dan op het bij collectebureau. 4.2 Bestellen van het materiaal In juli en augustus kunt u als u coördinator bent, via de Plexus Portal (hierover ontvangt u een bericht) een bestelling maken van de benodigde collecte-materialen. Als u niet over Internet beschikt kunt u dit via de promotor doen. De basis van de bestelling is het aantal bij ons geregistreerde collectanten en het aantal aanwezig collectebussen. Het is van groot belang dat de coördinator op de hoogte is van door organisatoren en coördinator geworven collectanten en afzeggingen. Indien u naderhand nog nieuwe collectanten werft, kunt u via de Plexus Portal of het landelijk collectebureau materiaal bijbestellen (via of collecte@alzheimer-nederland.nl). 10 Handleiding collecte

11 4.3 Collectanten Half september ontvangt de coördinator vanuit het landelijk bureau de gegevens van uw collectanten die op dat moment bij ons staan geregistreerd. Per collectant ontvangt u een collectantenblad, dat is een blad met een aantal tijdens de collecte te gebruiken stickers met daarop voor geprint de gegevens van de collectant. Dit voorkomt veel schrijfwerk door de coördinator en de organisatoren. De meegestuurde blanco versies kunt u gebruiken om handmatig in te vullen met gegevens van nieuwe collectanten. Het kan zijn dat u al eerder gegevens van nieuwe collectanten van uw promotor ontvangt. Neem altijd zo snel mogelijk contact op met de nieuw geworven collectanten; dit voorkomt dat mensen afhaken vóór de collecte. Vanuit Amersfoort ontvangen nieuwe collectanten een welkomstbrief met de nieuwsbrief Collectepost. Deze kunt u digitaal bekijken op het Vrijwilligersplein. Ook na half september kan uw promotor nog nieuwe collectanten doorgeven Doet iedereen weer mee? Het is goed om al in september te inventariseren per , telefoon of via het herinneringskaartje of uw collectanten weer beschikbaar zijn. Wanneer u bij elke looproute de naam van de betreffende collectant noteert, ziet u in één oogopslag waar u eventueel nog een collectant nodig heeft. Alzheimer Nederland hoopt natuurlijk dat u ook dit jaar kunt beschikken over voldoende collectanten. Voor het geval dat niet zo is, geven we u graag een aantal tips voor het werven van nieuwe collectanten. Als organisator bent u de aangewezen persoon om mensen te vragen of zij voor Alzheimer Nederland willen collecteren. U bent immers goed bekend in uw omgeving en weet precies waar en hoeveel collec tanten u nodig heeft. Wij ondersteunen u graag bij uw inspanningen, bijvoorbeeld met wervingsflyers die u kunt bestellen bij het collectebureau. 11

12 4.3.2 Wervingstips Ga in uw familie, vrienden- of kennissenkring na of er mensen zijn die zich willen inzetten voor ons doel en benader hen persoonlijk. Denk ook eens aan verenigingen waarvan u of uw familieleden lid zijn. Of aan besturen van kerken en verenigingen als de Zonnebloem, Plattelands vrouwen, serviceclubs (Rotary, Lions etc.) en ouderenbonden. Haalt u uw (klein)kinderen op van school? Vraag andere ouders op het schoolplein of ze óók willen collecteren. Een markt, braderie of ander lokaal evenement is een prima gelegenheid om nieuwe collectanten te werven. Of spreek mensen aan in de supermarkt of het winkelcentrum. Stuur het persbericht met collectantenoproep naar uw lokale huis-aan-huisblad(en). U kunt wervingsflyers neerleggen in de wachtkamer van de huisarts, tandarts, dierenarts of het ziekenhuis. Of in de bibliotheek, het buurthuis of verzorgingshuis. U kunt er ook mee gaan flyeren op bijvoorbeeld de weekmarkt of ze huis-aan-huis verspreiden in straten waar u nog mensen nodig hebt. Doe eerst een test in één straat en kijk wat dit oplevert. Stuur een met collectantenoproep naar uw contacten en/of plaats een bericht op uw profielpagina op social media als LinkedIn, Facebook of Twitter. Vraag collectanten van andere collectefondsen die bij u aan de deur komen of ze misschien ook voor Alzheimer Nederland willen collecteren. Of neem contact op met organisatoren van andere collectefondsen in uw plaats om te kijken of u collectanten kunt uitwisselen. 12

13 Benader nieuwe bewoners om hen welkom te heten en te vragen of ze willen collecteren. Collecteren is een uitstekende mogelijkheid om de wijk te leren kennen en andere bewoners te ontmoeten. Neem contact op met middelbare scholen in uw plaats om te kijken of er mogelijkheden zijn om leerlingen te laten collecteren in het kader van hun (verplichte) maatschappelijke stage. Let wel op de minimum leeftijd voor collectanten in uw gemeente. Zijn de leerlingen te jong, dan kunnen zij collecteren met een volwassene of u wellicht helpen met het maken van stratenplannen, het klaarmaken/bezorgen van de materialen of het tellen van de opbrengst. Vraag uw collectanten of zij mensen kennen die u kunt benaderen om te collecteren of laat hen deze zelf benaderen. Als een collectant niet kan collecteren, vraag hem of haar dan zelf voor een vervanger te zorgen. Als een collectant naar een andere plaats verhuist, kunt u vragen of hij of zij bereid is om ook hier voor Alzheimer Nederland te collecteren. Geef het nieuwe adres door aan het collectebureau. Wanneer u ondanks uw inspanningen moeite heeft met het vinden van collectanten, neemt u dan tijdig contact op met uw promotor om advies of ondersteuning te vragen bij uw wervingsinspanningen. 13

14 4.4 Materialen voor collectanten in orde maken en uitdelen Klaarmaken materialen De coördinator ontvangt alle materialen in de eerste week van oktober. Als eerste controleert de coördinator of alle bestelde materialen ook daadwerkelijk geleverd zijn. Zo niet, dan is het belangrijk direct contact met het collectebureau op te nemen. Indien nodig maakt de coördinator hiervan pakketten voor de verschillende organisatoren, die hij/zij zelf verspreidt, of door de organisatoren op laat halen. De organisator maakt als volgt voor iedere collectant een pakketje klaar: Iedere bus moet in elkaar gezet worden, door er een handvat om heen te klikken (van boven naar beneden) en daarna een verzegeling aan te brengen. In 2014 gebruiken we verzegelingen met een rode dop. Wij vragen u alleen deze kleur te gebruiken. Op iedere collectebus moet voorop een sticker met het logo van Alzheimer Nederland worden geplakt. Indien de oude sticker niet (goed) verwijderd kan worden, kunt u een nieuwe sticker over de oude heen plakken. Op de zijkant(en) van de bus plakt u de sticker Legitimatiebewijs en Looproute van het collectantenblad van iedere collectant. Heeft u collectanten waar geen collectantenblad van is, dan kunt u een blanco exemplaar gebruiken en dient u de gegevens handmatig in te vullen. Komt u blanco collectantenbladen tekort, neem dan contact op met het collectebureau. Iedere collectant krijgt van de organisator een plastic tas met daarin: 14 De verzegelde collectebus, voorzien van een legitimatiebewijssticker en een looproutesticker;

15 Een collectantenfolder, waarop u op de voorzijde de ingevulde sticker Bus inleveren van het collectantenblad kunt plakken; Een bundel van 10 informatiekaarten; Wij verzoeken u geen materialen uit voorgaande jaren te gebruiken, maar alleen de materialen van dit jaar. Komt u materiaal tekort, neem dan contact op met het collectebureau om dit bij te bestellen Uitdelen materialen De organisator benadert de collectanten telefonisch, per of via het herinneringskaartje voor de afspraak om de bus te brengen of te laten ophalen. Wanneer u gebruik maakt van de herinneringskaartjes, kunt u de adresstickers gebruiken die u rechts onderaan op de collectantenbladen terugvindt. Indien iemand voor het eerst collecteert, neemt u persoonlijk contact op met hem/haar om de collectebus te brengen, in plaats van deze op te laten halen. Dit in verband met een stukje controle wat betreft het opgegeven adres. De week voor de collecte voorziet u de collectanten van hun materialen en geeft u hen een instructie. Bij het collecteren is vertrouwen van groot belang, maar niet alleen dat. Volgens de reglementen van de Stichting Collecteplan en het Centraal Bureau Fondsen werving moet onze accountant controleren of alles correct verloopt. Dat is belangrijk, want samen met u willen we er absoluut zeker van zijn dat het geld dat de gever ons toevertrouwt ook daadwerkelijk wordt gebruikt voor de doelen waar Alzheimer Nederland voor staat. Eén van de bepalingen van het collecteprotocol is dat de collecteorganisatoren de uitgifte en inname van de collectebussen en legitimatiebewijzen dienen te verantwoorden. Dit is ter bescherming van de collectant en van de organisator. Laat daarom iedere collectant op zijn of haar collectantenblad onder Verantwoording tekenen voor ontvangst van de collectebus met de legitimatiesticker. Op de legitimatie sticker staat het telefoonnummer van Alzheimer Nederland vermeld, waar de collectant terecht kan met eventuele klachten. 15

16 4.4.3 Instructie van de collectanten Collecteren is niet moeilijk. Toch zijn er een aantal dingen die een collectant van te voren moet weten. U vertelt de collectant: Dat hij/zij voor het collecteren de collectantenfolder die in de tas zit goed moet lezen; Dat hij/zij alleen tijdens de collecteweek van Alzheimer Nederland mag collecteren, van maandag t/m zaterdag; Waar hij/zij precies collecteert (looproute). Deze vermeldt u op de sticker Looproute op de bus; Waar hij/zij nog meer mag collecteren, als men daar zin en tijd voor heeft. Bijvoorbeeld bij een evenement, of op de markt. Laat de collectant eerst met u overleggen om dubbel collecteren te voorkomen. Voordat de collectant op straat gaat collecteren, is het raadzaam om op dat punt de collectevergunning door te lezen, omdat gemeenten hiervoor soms speciale regels hebben; Dat hij/zij het meeste succes zal hebben met collecteren tussen 17 en 20 uur, maar op andere tijdstippen mag het natuurlijk ook. De collectant kan dit zelf het beste inschatten op basis van zijn/haar kennis van de buurt. In buurten waar veel oudere mensen wonen is overdag collecteren misschien weer beter; Dat wanneer niemand thuis is, het de voorkeur heeft als hij/zij nog een keer terug gaat, anders kan de informatiekaart in de bus gedaan worden; 16

17 Dat wanneer mensen geen kleingeld in huis hebben, hij/zij kan wijzen op de mogelijkheid om via sms te steunen door het woord Alzheimer te sms en naar 4333 (2 Euro per sms); Dat hij/zij niet mag aanbellen bij deuren met sticker geen collectant en de informatiekaart niet in de bus mag doen bij adressen met een Nee/Nee sticker; Dat als mensen vragen stellen over Alzheimer Nederland of dementie, hij/zij de informatiekaart kan afgeven; Dat hij/zij met klachten terecht kan bij het kantoor in Amersfoort; Dat hij/zij geïnteresseerden aan de deur kan vragen om volgend jaar ook te collecteren voor Alzheimer Nederland; Of u de bus komt ophalen of dat de collectant deze bij u kan inleveren en wanneer. U geeft dit aan met de sticker Bus inleveren op het collectantenblad. De sticker kunt u op de voorzijde van de collectantenfolder plakken; Dat hij/zij altijd vriendelijk en nooit opdringerig is. Ook de wens om niet te geven wordt gerespecteerd. 17

18 4.5 Collectanten indelen (stratenplan) Stratenplan Het beste is om met de collectanten te overleggen in welke straten zij willen collecteren en te kijken in hoeverre u aan hun wensen kunt voldoen. De praktijk wijst uit dat een collectant gemiddeld 80 tot 100 huizen kan bezoeken in twee uur tijd, maar dit is uiteraard erg afhankelijk van de looproute. Gemeenten hebben soms al een stratenplan liggen of misschien kunt u bij een andere collecte-organisator hier naar informeren. Als dit niet het geval is, adviseren we u om een kaart van uw plaats of wijk te gebruiken. Meestal is deze gratis op te halen in het gemeentehuis. U kunt hierop bijvoorbeeld door verschillende kleuren te gebruiken aangeven welke collectant waar loopt. Ook kunt u gebruik maken van websites als: googlemaps en de kaarten via Apple. Vermeld de looproute op de gelijknamige sticker Looproute op het collectantenblad. De sticker plakt u op de zijkant van de bus. Registreer het stratenplan ook voor u zelf, zodat u het jaar erna makkelijker kunt indelen en/of het stratenplan kunt overdragen aan uw opvolger. 18

19 4.5.2 Flats, winkels en bedrijven Bij flats of verzorgingshuizen is het handig om een bewoner bereid te vinden om in zijn/haar flat te collecteren. Het collecteren is daar voor buitenstaanders meestal niet toegestaan, maar als één van de bewoners het zelf wil doen mag het vaak wel. Collecteren in winkelcentra en bedrijventerreinen is ook zeker de moeite waard en levert vaak veel op. Vraag eens onder uw collectanten of er mensen zijn die een paar uurtjes bij een winkelcentrum of op de markt willen staan. Overleg wel altijd eerst met de beheerder/eigenaar of de marktmeester. Wellicht kunt u hiervoor een nieuwe groep collectanten aanboren, bijvoorbeeld scholieren, in het kader van hun maatschappelijke stage. Laat collectanten die naar bedrijventerreinen en middenstanders gaan een kwitantieboekje en machtigingsformulieren te bestellen bij het collectebureau meenemen. Bedrijven willen vaak een bewijs van hun gift in verband met de fiscale aftrekbaarheid. Ziet u kansen bij bedrijven voor bredere steun aan Alzheimer Nederland dan een collectegift? Vraagt u dan gerust of er interesse is in sponsoring (in geld of natura, bijvoorbeeld door het sponsoren van drukwerk). Indien het bedrijf hier positief op reageert, neemt u dan contact op met uw collectepromotor voor de verdere afwikkeling. 19

20 4.6 Publiciteit Lokale publiciteit Publiciteit is bijzonder belangrijk voor het slagen van de collecte. Hierbij is ook voor de collectecoördinator een belangrijke taak weggelegd. Wij vragen de collectecoördinator (of iemand aan wie deze dit overdraagt) de plaatselijke pers te benaderen. Naast huis-aan-huisbladen kunt u dan ook denken aan de lokale radiozender, kabelkrant en verenigings- en kerkbladen. U kunt daarvoor gebruik maken van de persberichten die u kunt downloaden van het vrijwilligersplein en kunt en naar de pers: Eén persbericht om collectanten te werven (verspreiden vanaf begin september) Eén persbericht om de collecte aan te kondigen (verspreiden vanaf oktober) Eén persbericht om de opbrengst na afloop van de collecte te delen (verspreiden zodra de collecteopbrengst bekend is) Het is raadzaam om voordat u het persbericht verstuurt, te vragen naar de juiste contactpersoon of adres. Vaak kunt u ook via internet het adres van de redactie vinden. Per verzenden heeft de voorkeur. Het is niet de bedoeling dat u moet betalen voor plaatsing van het persbericht. Naast het benaderen van de lokale pers kunt u bijvoorbeeld winkeliers vragen of u een poster (die u ontvangt bij de collectepost) mag ophangen. Vraag collectanten de poster achter hun raam aan de voorkant van hun woning op te hangen. Wilt u meer posters gebruiken, dan kunt u deze opvragen bij het collectebureau. 20

21 5. Tijdens de collecteweek Voor u het weet, is het zover: collecteweek! Tijdens de collecteweek is het afwachten geblazen. Hoeveel wordt er opgehaald? Hoe vergaat het de collectanten? Als u het leuk vindt, kunt u natuurlijk altijd tussendoor even contact hebben met uw collectanten, om hen een hart onder de riem te steken of nog net even extra te stimuleren. Ook een berichtje kan extra motiveren om er nog eens extra tegenaan te gaan. En wellicht heeft iemand nog tijd over om een extra straat te lopen, wanneer u nog niet alles belopen heeft. 5.1 Verzekeringen Gemeenten hebben een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten voor mensen die voor een organisatie vrijwilligerswerk verrichten. Als een vrijwilliger tijdens het collecteren schade en/of een ongeval oploopt waar ook in Nederland dient hij/zij zich allereerst bij zijn/haar gemeente te melden. De gemeente controleert of het om een melding gaat in de zin van de collectieve vrijwilligers verzekering en stuurt de melding door naar de verzekeraar. Veel gemeenten hebben op hun websites informatie (en digitale meldingsformulieren) staan over de lokale verzekering en hoe te handelen. 5.2 Vermissing of diefstal Incidenten (zoals diefstal of beroving) komen tijdens de collecteweek nauwelijks voor, maar het is helaas niet uit te sluiten. Mocht het toch gebeuren, meldt het dan direct bij uw collectepromotor. Zij zal dan, indien nodig, aangifte doen (soms samen net de organisator, coördinator of collectant) namens Alzheimer Nederland. 21

22 6. Na afloop van de collecteweek 6.1 Innemen van de bussen Met de collectant maakt u vóór de collecte een afspraak over het inleveren van de collectebus. U geeft dit aan op de sticker Bus inleveren op het collectantenblad en geeft dit ook mondeling door. De sticker kunt u op de voorzijde van de collectantenfolder plakken. Let u er goed op dat de collectebus nog verzegeld is bij inname. Wij vragen u te tekenen voor retour-ontvangst van de collectebus met legitimatiesticker op het collectantenblad van elke collectant onder Verantwoording. 6.2 Tellen van het collectegeld Alle landelijk collecterende instellingen zijn verplicht de opbrengst van elke collectant te administreren. Hiertoe dient het middelste stuk van het collectantenblad, de Verantwoording. Het tellen gebeurt bij voorkeur samen met of in het bijzijn van de collectant op een door de organisator aangewezen plaats, meestal bij de organisator thuis. Als de collectant niet kan blijven, geldt eveneens dat de bus verplicht in aanwezigheid van een tweede persoon geopend en geteld dient te worden. Ook de verzegeling mag alleen worden verbroken wanneer er een 2e persoon bij is. Na het verbreken van de zegel wordt de collectebus direct geteld. Voor het tellen maakt u gebruik van het telbriefje. Beide tellers vullen hun naam in onder Telling en tekenen voor akkoord. De totalen van alle telbriefjes kunt u invullen op het verzameloverzicht. Het totaal bedrag hiervan dient overeen te komen met het totaal van alle afzonderlijke telbriefjes. Verwijder na het tellen de stickers Legitimatiebewijs en Looproute van de zijkanten van de collectebussen. 22 Handleiding collecte

23 6.3 Storten collectegeld De collecteopbrengst moet binnen tien dagen na afloop van de collecte gestort worden. Dit kan alleen bij een Rabobankfiliaal. Stichting Collecteplan heeft met de Rabobank afspraken gemaakt over het storten van de collecteopbrengsten. Neemt u svp vooraf contact op met de dichtstbijzijnde Rabobank om een afspraak te maken over het afstorten. Voor het storten van het collectegeld uitsluitend rechtstreeks op rekening NL86RABO van Alzheimer Nederland en niet via uw eigen rekening is een bankpasje nodig. U dient hiervoor uw eigen pasje met pincode te gebruiken. Dit hoeft niet perse een Rabobankpas te zijn. Mocht u wel een Rabobankpas gebruiken, let dan wel op dat u het bankrekeningnummer waarop het geld gestort moet worden wijzigt. Het apparaat herkent namelijk uw bankrekening nummer en vult dit alvast voor u in. Er is een maximum bedrag per storting ingesteld op de stortingsautomaten. Dit wisselt per Rabobank (en per gebruikte pas), van 2.000,- tot 3.000,-. Het is verstandig dit vooraf aan de bankmedewerker te vragen, zodat het apparaat niet onnodig vastloopt. Indien u een groter bedrag stort dan het maximum, ontvangt u meerdere stortingsbewijzen. Vanaf 2014 worden er geen stortingskosten meer ingehouden als u op het eerder genoemde rekeningnummer stort. 6.4 Invullen van de collectestaat Gebruik de officiële collectestaat die u vlak voor of in de collecteweek per post van ons ontvangt voor het verwerken van de collecteopbrengst. In het eerste blok Controle telbriefjes en collectantenoverzicht dient een tweede persoon te tekenen ter controle van de bedragen op de telbriefjes en op het collectantenoverzicht. Ook vult u hier het aantal collectanten in dat heeft gelopen en het aantal bussen waarmee is gecollecteerd. Meestal is dit hetzelfde aantal, tenzij een collectant met meer dan één bus heeft gecollecteerd. 23 Handleiding collecte

24 In het tweede blok Handmatig geteld vult u bij Contant ontvangen in de collectebussen het bedrag in zoals door u en één of meer tweede tellers handmatig is geteld. Dit bedrag dient overeen te komen met het totaalbedrag op het verzameloverzicht en/of het totaal van alle individuele telbriefjes. Daaronder vult u het totaal van eventuele acceptgiro s en/of overschrijvingskaarten in. In het derde blok Kosten vult u eventuele kosten in die u en/of uw organisator(en) heeft gemaakt. De volgende kosten kunnen ingehouden worden: portokosten voor het verzenden van herinneringskaartjes en bedankkaartjes (maximaal 2 postzegels per collectant); telefoonkosten voor het benaderen of werven van collectanten ( 0,10 per gesprek); benzinekosten voor het rondbrengen van collectebussen of de werving van collectanten ( 0,29 per kilometer). Het totaalbedrag van de kosten houdt u in van de collecteopbrengst en stort u niet af bij de bank. Het is voor Alzheimer Nederland niet handig om achteraf declaraties te ontvangen. We verzoeken u dan ook vriendelijk om de gemaakte kosten na afloop van de collecte direct te verrekenen met de collecteopbrengst. In het vierde blok Storting vult u het bedrag in zoals vermeld op uw stortingsbewijs nadat u de opbrengst (verminderd met de gedeclareerde kosten) heeft gestort bij de bank. Heeft u meerdere stortingsbewijzen? Tel dan de totalen van de bedragen bij elkaar op. Vult u alstublieft het formulier volledig in. Indien er gegevens ontbreken, zijn wij genoodzaakt bij u de ontbrekende gegevens op te vragen alvorens de collectestaat te kunnen verwerken. Dit kost onnodig veel tijd en dus geld. Als u problemen ondervindt met het invullen van de afrekenstaat, neem dan contact op met uw collecte promotor. 24

25 Onderteken de collectestaat en stuur het origineel vóór 1 december op naar Amersfoort in de daarvoor bestemde retourenvelop (Antwoordnummer 448, 3800 VB Amersfoort). De doorslag (de tweede bladzijde) houdt u zelf. Vergeet niet om een kopie van het stortingsbewijs mee te sturen. Het origineel houdt u zelf, zodat er bij het eventueel zoekraken van post altijd een origineel is om opnieuw te kopiëren. Acceptgiro s en overschrijvingskaarten dient u samen met de collectestaat naar Amersfoort te sturen, dus niet opsturen naar de betreffende bank. Let ook op het meesturen van de overige documenten zoals vermeld op de collectestaat. 6.5 Evalueren Graag vernemen wij uw mening over de organisatie en het verloop van de collecte via het evaluatie formulier. Wij stellen het zeer op prijs als u dit invult en samen met de collectestaat vóór 1 december in de portvrije retourenvelop naar Amersfoort stuurt. 6.6 Wijzigingen collectantenbestand Hoe beter uw collectanten bij ons geregistreerd staan, hoe beter de collectantenbladen u van dienst zijn: u hoeft bij een juiste registratie bijna niets meer te schrijven omdat alles is voorbedrukt. Het is dus van belang dat u wijzigingen in het bestand doorgeeft. Dit kan door de wijzigingsstickers te gebruiken rechtsboven op de collectantenbladen. Verzamel de stickers op één of meerdere A4-tjes en stuur deze op naar Amersfoort, samen met de afrekenstaat en het evaluatieformulier. Een deel van de mutaties kunt u ook via de Plexus Portal doorgeven. Naast wijzigingen in adresgegevens, kunt u ook de gegevens van nieuwe collectanten vermelden. Verder willen we graag weten welke collectanten hebben opgezegd, met de reden van opzegging. Indien iemand al een paar jaar achter elkaar niet voor ons heeft gecollecteerd, maar nog wel op uw lijst staat, horen we dit graag. Het op orde houden van ons collectantenbestand is van groot belang voor het behoud van collectanten. Indien de gegevens van de collectanten bij ons bekend zijn, kunnen wij hen in maart en september onze collectepost sturen. 25

26 6.7 Bedanken collectanten Na de collecte worden de collectanten natuurlijk niet vergeten. Daarvoor zijn er de attentie en de speciale bedankkaarten. Achterop de kaart schrijft u wat de collectant heeft opgehaald en ook wat er in totaal in uw wijk, plaats of gemeente is opgehaald (streep door wat niet van toepassing is). U stuurt hem of haar de kaart toe of brengt deze langs. Voor de adressering kunt u één van de adresstickertjes onderaan het collectantenblad gebruiken. 6.8 Archiveren en opslaan De volgende materialen dienen ieder jaar vernietigd te worden: raamposters, informatiekaarten en persberichten. Archiveren De verantwoording op het collectantenblad en het collectantenoverzicht (met de totalen van alle telbriefjes) dient u te bewaren tot de volgende collecte. Opslaan van de bussen Wij vragen u om indien mogelijk de bussen en de overige restanten van het collectemateriaal zelf op te slaan voor het volgende jaar. Bij u thuis, bij een kennis met meer ruimte of bijvoorbeeld bij de sportvereniging. Dit bespaart Alzheimer Nederland veel kosten aan opslag en verzending, en u houdt zo ook een goed overzicht van hoeveel u moet bijbestellen voor het volgende jaar. De bussen nemen het minste ruimte in wanneer het handvat wordt losgemaakt (onderaan beginnen) en de bus weer open wordt geklapt. Mocht u echt geen mogelijkheid zien om de bussen zelf op te slaan, neemt u dan contact op met uw promotor voor instructies over de retourzending. Stuurt u s.v.p. deze niet retour afzender of naar het Antwoordnummer van Alzheimer Nederland. Dit in verband met ruimtegebrek en kosten. Wij wensen u veel succes met de organisatie! 26

27 27

28 CBF-keurmerk Alzheimer Nederland is in het bezit van het CBF-keurmerk, dat wordt toegekend door het Centraal Bureau Fondsenwerving aan organisaties die aan een groot aantal kwaliteitseisen voldoen. Eén van de belangrijkste eisen is dat van elke door fondsenwerving verkregen euro minimaal 75 cent wordt besteed aan de doelstelling van de organisatie. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het CBF, tel of Verwarring In Nederland is naast Alzheimer Nederland ook de Internationale Stichting Alzheimer Onderzoek (ISAO) gevestigd. Alzheimer Nederland heeft geen relatie met deze internationale stichting zonder CBF-keurmerk. Word donateur NL13 INGB Postbus CB Amersfoort info@alzheimer-nederland.nl