HANDLEIDING HUIS-AAN-HUIS. Apeldoorn 15 juni 2014 COLLECTE

Transcriptie

1 HANDLEIDING HUIS-AAN-HUIS Apeldoorn 15 juni 2014 COLLECTE

2 Inhoud 1 OVER ZOA Keurmerk & certificering CBF Keurmerk ANBI Keurmerk ISO gecertificeerd Over de collecte Collecteprotocol 3 2 CONTACTGEGEVENS Landelijke organisatie Rayoncoördinatoren 5 3 WIE DOET WAT VOOR DE COLLECTE Algemeen Het kantoor van ZOA Rayoncoördinator Collectecontactpersoon Wijkhoofd Collectant Werkgroepen 6 4 COLLECTANTEN WERVEN 7 5 MATERIALEN Bestellen Materialen Uitgifte RETOUR NAAR ZOA Thuis bewaren 10 6 PUBLICITEIT Adverteren & persberichten Mediapakket 11 7 WERKZAAMHEDEN PER MAAND November/December Januari Februari Maart April 12 8 VERANTWOORDING Telinstructie Stappenplan 14 9 NALEVING / CONTROLE Wat houdt dit in voor ZOA? Wat houdt dit voor u in? 16 2 ZOA 2015 Handleiding

3 1 OVER ZOA ZOA biedt HULP aan mensen die zijn getroffen door een natuurramp of gewapend conflict. Wij dragen bij aan een nieuw perspectief van HOOP waarin mensen in waardigheid en onderling vertrouwen samenwerken aan hun toekomst. Samen met de getroffen gemeenschappen werken wij aan verder HERSTEL totdat zij weer in hun eigen levensonderhoud kunnen voorzien. ZOA blijft tot de zelfredzaamheid is hersteld. Het christelijk geloof is onze motivatie. ZOA is gespecialiseerd in de volgende sectoren: - Voedselzekerheid en het kunnen voorzien in eigen levensonderhoud; - Basisonderwijs; - Schoon drinkwater, sanitaire voorzieningen en hygiëne; - Noodhulp. In al onze werkzaamheden besteden we aandacht aan vredesopbouw en gelijke kansen voor mannen en vrouwen. 1.1 KEURMERK & CERTIFICERING CBF KEURMERK ZOA heeft het CBF-Keur (Centraal Bureau Fondsenwerving). Om dit te mogen voeren, moet een fondsenwervende organisatie aan een groot aantal eisen voldoen. Zo mogen bijvoorbeeld de kosten van de fondsenwerving niet meer dan 25% van de baten uit eigen fondsenwerving bedragen. Meer informatie over de criteria van dit keurmerk voor goede doelen kunt u vinden op de website: ANBI KEURMERK De Belastingdienst heeft ZOA per 1 januari 2008 aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Dat betekent dat giften aan ZOA kunnen worden afgetrokken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting (uiteraard binnen de daarvoor geldende regels) ISO GECERTIFICEERD ZOA is door de organisatie KIWA begeleid bij het ISO-certificeringsproces. ISO is een norm die eisen stelt aan het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie en de manier waarop de organisatie met haar kwaliteitsbeleid omgaat. Oftewel op welke manier zorgt ZOA ervoor dat haar werkwijze blijvend van hoge kwaliteit is. ZOA wil volgens de ISO richtlijnen zorgen voor het verhogen van de klantentevredenheid door te voldoen aan de eisen en wensen van de klanten en aan de wettelijke eisen die van toepassing zijn op het product of de dienst van de organisatie. Daarnaast moet ZOA de bedrijfsprocessen beheersen en dit kunnen aantonen. 1.2 OVER DE COLLECTE ZOA organiseert inmiddels al heel wat jaren de huis-aan-huis collecte. De huis-aan-huis collecte is voor de organisatie van groot belang. Zij genereert jaarlijks een groot deel van de inkomsten, waarmee diverse projecten gefinancierd kunnen worden en waarmee de organisatie subisidie van institionele donoren kan aanvragen. ZOA staat op het landelijk collecterooster, waardoor de organisatie het recht en de mogelijkheid heeft om jaarlijks in heel het land te collecteren COLLECTEPROTOCOL In 2007 is het collecteprotocol in het leven geroepen door de collecterende instellingen die vallen onder de goede doelen en verenigd zijn in Stichting Collecteplan. De aanleiding om tot een collecteprotocol te komen is fraudegevallen, welke in het verleden bij andere organisaties zijn voorgevallen, te voorkomen. Met ingang van de collecteweek van 2010 werkt ZOA volgens het collecteprotocol. Dit protocol is ontwikkeld door de Stichting Collecteplan, die ook het collecterooster vaststelt, en waarvan alle collecterende fondsen die staan vermeld op dit rooster, deel uitmaken. Ook het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) heeft zitting in de stichting. Het collecteprotocol heeft onder andere tot doel: 3 ZOA 2015 Handleiding

4 - Bescherming bieden aan onze vrijwilligers en betaalde krachten die zich voor de collecte inzetten en de kans op fraude te verkleinen - In te spelen op de toename van verantwoordingseisen ten aanzien van geldstromen - Het gevend publiek laten zien dat ZOA al het noodzakelijke heeft gedaan om het gedoneerde geld daadwerkelijk bij de organisatie terecht te laten komen. Alle collecterende fondsen hebben afgesproken om volgens dit protocol te werken. In de praktijk brengt de invoering van het protocol een aantal veranderingen ten opzichte van voorgaande jaren met zich mee. Zo is de werkwijze rondom het tellen en storten van de opbrengst aangepast en is de collectantenlijst enigszins veranderd. In deze handleiding zullen we de punten die van belang zijn voor het op correcte wijze uitvoeren van het protocol voorzien van een extra markering. Deze markering wordt aangeven door: (! ) 4 ZOA 2015 Handleiding

5 2 CONTACTGEGEVENS 2.1 LANDELIJKE ORGANISATIE ZOA Postbus AC Apeldoorn T: E: 2.2 RAYONCOÖRDINATOREN Flevoland, Overijssel (boven de A1), Gelderland (boven de A1), Zuid-Holland (onder de A12) en Zeeland Bert Koster T: E: Groningen, Friesland, Drenthe, Noord-Oostpolder, Overijssel (onder de A1), Gelderland (onder de A1), Noord-Brabant en Limburg Helprich ten Heuw M: E: Noord-Holland, Utrecht, Zuid-Holland (boven de A12) Marijke de Jongste M: E: 5 ZOA 2015 Handleiding

6 3 WIE DOET WAT VOOR DE COLLECTE 3.1 ALGEMEEN Elk jaar gaan gemiddeld zo n vrijwilligers aan de slag om de collecte van ZOA tot een succes te maken. Het geld dat wordt opgehaald met de collecte wordt gebruikt om diverse projecten in Afrika en Azië te kunnen financieren. 3.2 HET KANTOOR VAN ZOA Op ons kantoor zijn meerdere mensen actief rondom de huis-aan-huis collecte. Onze receptiemedewerkers vervullen hierin een belangrijke rol. Wanneer u belt naar kantoor, kunnen zij u antwoord geven op diverse vragen. Komen zij er niet meer uit, dan kunnen ze terugvallen op onze supportmedewerker en de campagnecoördinator. 3.3 RAYONCOÖRDINATOR Voor de organisatie van de collecte hebben wij Nederland in drie rayons verdeeld (zie contactgegevens voor meer informatie). Uw rayoncoördinator kan u helpen bij het opzetten van de collecteorganisatie. Daarnaast gaat hij/zij op zoek naar nieuwe collectecontactpersonen en wijkhoofden in plaatsen waar we op dit moment nog geen collecte organiseren. Onze rayoncoördinatoren geven daarnaast voorlichting over het werk van ZOA op scholen en eventueel in kerken of andere bijeenkomsten. 3.4 COLLECTECONTACTPERSOON U bent als collectecontactpersoon (CP) eindverantwoordelijk voor de organisatie van de collecte in uw collecteplaats en eventueel omliggende plaatsen. U bent voor ons onmisbaar! De taken die bij u liggen zijn het werven van collectanten, de administratieve zaken rondom de collecte verzorgen en waar mogelijk en nodig verzorgt u de publiciteit rondom de collecte in de plaats(en) waar u collecteert. 3.5 WIJKHOOFD In plaatsen waar het aantal collectanten boven de tien komt, kan het raadzaam zijn om wijkhoofden aan te stellen. Een wijkhoofd neemt een deel van uw taken als CP over. Een wijkhoofd (WH) valt onder de CP en is mede verantwoordelijk voor het werven van collectanten in zijn/haar wijk, het uitreiken en innemen van de collectebussen, het tellen van de businhoud en de overdracht van het geld aan u als CP. 3.6 COLLECTANT De collectant gaat langs de deuren om geld voor ZOA in te zamelen. Hoe meer collectanten u voor ons laat lopen, hoe hoger de opbrengst zal worden. (gemiddeld brengt één collectant ± 50 binnen) Daarom is het zo belangrijk dat u over een ruim bestand aan collectanten beschikt en dat u, indien nodig, nieuwe collectanten werft. 3.7 WERKGROEPEN Werkgroepen bestaan uit een groep mensen waarin iedereen een eigen taak heeft rondom de organisatie van de collecte. De verschillende taken die er zijn bij de organisatie van de collecte zoals: administratie bijhouden, het werven van collectanten, de financiële zaken of de PR worden onder de werkgroepleden verdeeld. Daarnaast proberen werkgroepen ook op andere momenten in het jaar het werk van ZOA bij hun plaatsgenoten onder de aandacht te brengen door bijvoorbeeld mee te doen aan de kruidnotenactie, presentaties op scholen of in kerken te verzorgen of met een marktkraam aanwezig te zijn bij jaarlijkse evenementen in hun woonplaats. 6 ZOA 2015 Handleiding

7 4 COLLECTANTEN WERVEN De collectant is één van de belangrijkste personen bij het tot stand komen van een succesvolle collecte. Maar hoe kom je nu aan collectanten? Iedereen zal dat op een andere manier aanpakken. Uit onze ervaring blijkt wel, dat het persoonlijke contact het beste werkt. Kijk om u heen wie kunt u benaderen om voor ZOA te collecteren. Denk aan familieleden, vrienden/kennissen, vutters, eigen kerkleden, studenten en jeugdverenigingen. Voor het opzetten van een collecte organisatie kan het heel handig zijn om samen te werken met mensen uit de verschillende kerken. Iedereen heeft immers weer een ander netwerk. Eén wijkhoofd uit een andere kerk brengt vaak tien of meer nieuwe collectanten mee. Middelbare scholieren moeten tegenwoordig maatschappelijke stages lopen, speel daar op in door u aan te melden op een Voortgezet onderwijsschool in uw buurt. Onder begeleiding kunnen en willen ze graag collecteren of u helpen organiseren. Tips: - Organiseer de collecte met mensen uit zoveel mogelijk verschillende kerkelijke gemeentes, zodat het netwerk waar u uit kunt putten vergroot wordt. - Schakel een jeugdvereniging of bijbelstudiegroep in en maak er een gezellig avond van. In Lelystad loopt de jeugd vanaf 16 jaar op woensdagavond een overgebleven wijk. Daarna tellen ze onder het genot van een drankje de opbrengst. Ieder jaar weer is het een leuke avond. - Enkel een oproepje in het kerkblad levert meestal niet zoveel op. Het helpt om duidelijk te maken hoe waardevol het lopen is: de gemiddelde opbrengst van een bus is 50,-. Vaak wordt het bedrag verveelvoudigd door grote donoren, zoals de overheid. Mond-tot-mond reclame werkt altijd nog het beste. - Ondersteun een oproep in het kerkblad met een lifestory en wacht vervolgens na de dienst de mensen op om hen persoonlijk te vragen. Je kunt dan refereren aan de oproep in het kerkblad. - Een goede organisatie is het halve werk. Investeer daar tijd in, zodat het leuk blijft voor u en voor anderen. Doe de organisatie samen met anderen en maak er gezellige avonden van. - Bel vrienden/familieleden met de vraag of zij willen collecteren. Persoonlijk contact werkt vaak beter dan een . - Vraag elke collectant, die al in uw bestand staat, of zij één andere collectant willen werven. Als iedereen dit doet, heeft u al een verdubbeling van uw bestand. - Ga gericht collectanten werven in wijken/straten die nog niet gelopen worden. Een collectant die in zijn eigen straat werft, heeft kans op een wat hogere opbrengst doordat de mensen hem of haar kennen. Collectanten werven is een belangrijke taak van een CP en/of van een WH. Zie het werven van collectanten niet als een berg extra werk, maar als een sport. Stel uzelf een bepaald doel en probeer dat te halen. Als u op tijd begint is het werven ook een leuke manier om er weer in te komen. Om u bij de planning van de werkzaamheden te ondersteunen staat er in hoofdstuk 7 een voorbeeldplanning. 7 ZOA 2015 Handleiding

8 5 MATERIALEN 5.1 BESTELLEN Eind december, begin januari krijgt u van ons een brief met daarin de uitnodiging om uw bestelling te plaatsen voor de komende collecteweek. Het bestellen van de materialen verloopt allemaal via het internet: Mocht u niet in het bezit zijn van een computer en/of internet, neemt u dan alstublieft contact op met kantoor, zodat we samen met u de bestelling alsnog kunnen plaatsen. Wanneer u op het moment van bestellen het aantal collectanten nog niet weet, vult u dan een geschat aantal in. 5.2 MATERIALEN Collectebus - Een groene collectebus met het logo van ZOA. Vanwege de verzendkosten, willen we u vragen, als het kan, de bussen op te slaan en het volgende jaar weer opnieuw te gebruiken. - Op de website graag aangeven hoeveel bussen u thuis heeft opgeslagen. - Soms kunt u bussen bij uw gemeente lenen of huren. Neemt u voor deze mogelijkheden contact met uw gemeente op. Sluitzegel - (! ) Alle bussen moeten verzegeld worden voor uitgifte. Uw collectanten mogen de verzegeling NIET verbreken. Dat doet u altijd in hun aanwezigheid of in het bijzijn van een andere tweede persoon wanneer u de busopbrengst gaat tellen. - Elk jaar zal de kleur en het jaartal van de sluitzegel wijzigen, na afloop van de collecte kunt u de restanten vernietigen en weggooien. Collectebussticker - Dit is een kleine sticker met daarop het logo van ZOA, deze sticker kan op de groene bus geplakt worden, zodat meteen duidelijk is voor welke organisatie gecollecteerd wordt. - Bestelt u bussen van kantoor, dan zit de sticker er al op en hoeft u deze niet apart te bestellen. Collectebus SMSsticker - Dit is een sticker voor bovenop de collectebus. Met deze sticker willen we het geven via SMS extra onder de aandacht brengen. - Wanneer mensen geen kleingeld in huis hebben, kunnen ze via een SMS alsnog doneren (naast de machtigingskaart). Collectebuswikkel - Gebruikt u andere dan groene ZOA of geleende bussen, dan kunt u wikkels bestellen. Deze wikkelt u om de bus, zodat het logo van ZOA alsnog zichtbaar is op de collectebus. Inzamellijst - In sommige plaatsen is het niet toegestaan om met een collectebus te collecteren, daar kan men gebruik maken van de inzamellijsten. In de collectevergunning kunt u lezen wat in uw gemeente is toegestaan. - Op een inzamellijst noteert de gever zijn of haar bijdrage op de lijst en draagt het geld af aan de collectant. - Op de inzamellijst is tevens het legitimatiebewijs afgedrukt, deze hoeft u dus niet apart te bestellen. - ZOA geeft de voorkeur aan collectebussen, wanneer dat mogelijk is. De bussen bieden meer privacy voor de gevers en zijn minder fraudegevoelig. Collectantenlijst - Op de collectantenlijst worden de gegevens van de collectanten ingevuld; - (! ) Als CP of WH tekent u voor de uitgifte van de verzegelde collectebus / inzamellijst en het legitimatiebewijs aan de collectant. - (! ) Als CP of WH tekent u voor de inname van de nog verzegelde bus / inzamellijst en het legitimatiebewijs van de collectant. Door het verrichten van deze administratieve handelingen heeft u uw verantwoordelijkheid genomen een correcte administratie te voeren, want ZOA behoort te allen tijde te weten waar iedere bus/lijst/legitimatiebewijs is. - De collectantenlijst dient u na afloop van de collecte ingevuld en ondertekend terug te sturen naar ZOA. Een belangrijke reden voor het verzamelen en registreren van de gegevens van collectanten is dat de collectanten onder 8 ZOA 2015 Handleiding

9 de verzekering van ZOA vallen. De verzekeringsmaatschappij wil graag weten om wie het gaat en vraagt om registratie. Telbriefje - Met behulp van het telbriefje wordt de inhoud van de collectebus geteld; - Het tellen dient te gebeuren in het bijzijn van twee personen, bij voorkeur samen met de collectant of wijkhoofd. - (! ) Beide tellers dienen een paraaf van goedkeuring op het telbriefje te zetten. - (! ) Het telbriefje (telverantwoording) dient een jaar bewaard te worden in uw eigen administratie. Bij de jaarlijkse accountantscontrole van ZOA kan er naar gevraagd worden. - Tip: ZOA heeft een digitale versie van de collectantenlijst/telbriefje beschikbaar op de website: Vergunning voor collecteren - ZOA vraagt per gemeente waar gecollecteerd wordt jaarlijks de vergunning aan, dit hoeft u dus niet zelf te doen. - De verkregen vergunning wordt bij ZOA bewaard; - Een kopie van de vergunning kunt u bij ons kantoor opvragen. Legitimatiebewijs - Elke collectant dient een legitimatiebewijs bij zich te dragen. - Afhankelijk van de bepalingen in de collectevergunning dienen de legitimatiebewijzen afgestempeld te worden door de plaatselijke politie/gemeente. - Na afloop van de collecte dient het legitimatiebewijs weer ingeleverd te worden bij de CP of WH. Zakboekje - Dit boekje krijgt elke collectant en wordt aanbevolen om deze mee te nemen tijdens het collecteren. - Hierin staat informatie over het werk van ZOA en enkele tips over wat te zeggen aan de deur (zie ook onze website). Spandoek - Een spandoek zorgt voor extra aandacht voor de collecte van ZOA. - Zodra een spandoek over een weg wordt gespannen of op een rotonde wordt geplaatst, is toestemming (vergunning) nodig van de burgerlijke gemeente. Dit noemen wij een spandoek openbaar. De gemeente kan hiervoor een vergoeding vragen, wij willen u vragen deze te betalen en later te declareren. - Hangt u het spandoek op een privé-terrein, zoals bijv. aan een boerenschuur in een weiland langs een doorgaande weg, dan is er geen vergunning noodzakelijk. Wel is toestemming nodig van de eigenaar. Dit noemen wij een spandoek privé. Aangezien dit geen kosten met zich meebrengt heeft een spandoek privé onze voorkeur boven een spandoek openbaar. - U kunt de betreffende vergunningsbrieven downloaden via - Tip: Vraag de brandweer om het spandoek boven de openbare weg op te hangen. Informeer echter wel van tevoren of hier kosten aan verbonden zijn. Op het bestelformulier kunt u aangeven of u een spandoek wilt ontvangen. Sommige brandweerkorpsen zijn bereid om deze gratis op te hangen tijdens een oefening. Vlag - Vlaggen zorgen voor extra aandacht voor de collecte van ZOA. - Er zijn twee maten vlaggen beschikbaar. Grote, bijvoorbeeld voor aan een vlaggenmast, en kleine voor bijvoorbeeld de vlaggenhouder aan de woning. - Tip: Het kerkgebouw in het centrum van het dorp met die mooie grote vlaggenmast. Vraag of daar een grote vlag mag hangen. En laat de beheerder/koster de vlag bewaren en elk jaar opnieuw ophangen. Kost u één keer de moeite en daarna elk jaar plezier. Plastic tas - Hierin kunt u alle spullen voor de collectant klaarzetten. Bedankkaart - Alle collectanten krijgen na afloop van de collecte een bedankkaartje met daarop hun persoonlijke opbrengst en de totale opbrengst van uw collecteplaats. U kunt deze kaartjes rondbrengen (eventueel via de wijkhoofden) Vergeet de bedankkaartjes alstublieft niet! Collectanten zijn altijd benieuwd naar de busopbrengst. Informatiefolder - Iedere collectant krijgt een aantal informatiefolders mee. De collectant kan deze afgeven aan mensen die geld geven en geïnteresseerd zijn. - Wordt er bij het collecteren niet opengedaan, dan kan de collectant deze folder in de brievenbus stoppen. 9 ZOA 2015 Handleiding

10 Presentje - Elke collectant, WH en CP krijgt als dank voor zijn/haar inzet een kleine attentie. Voor iedere collectant, WH en uzelf wordt automatisch één presentje meegestuurd bij uw bestelling. Raamposter - Om extra aandacht te geven aan de collecte zijn er raamposters (A3-formaat) beschikbaar. Deze kunt u apart bestellen. Mediapakket - Het mediapakket is te downloaden via onze website: (wanneer u hiertoe niet in de gelegenheid bent kunt u een mail sturen naar collecte@zoa.nl. ) - Het mediapakket kunt u gebruiken om de naamsbekendheid van ZOA te vergroten door stoppers aan te bieden bij lokale kranten. Maar ook vind u hierin persberichten om o.a. collectanten te werven.. Verantwoordingspakket - Het verantwoordingspakket stelt u in staat om de collecte financieel en administratief goed af te wikkelen. - U hoeft het pakket niet te bestellen, deze ontvangt u automatisch bij uw bestelling. - In het pakket zit o.a.: het verantwoordingsformulier en toelichting, evaluatieformulier, brief voor de Rabobank. - Het stappenplan voor de verantwoording van de collecte en de aanwijzingen voor het invullen van het verantwoordingsformulier vindt u op de website: UITGIFTE De collectematerialen worden ongeveer 3 weken voor de collecteweek bij u thuis bezorgd. Controleer de binnengekomen dozen direct, zodat, wanneer er iets ontbreekt, dit nog ruim op tijd nabesteld kan worden. Vervolgens kunt u de materialen klaar gaan zetten voor de collectanten. - (! ) U dient als CP of WH een paraaf te plaatsen bij uitgifte en bij de inname van de verzegelde bus of inzamellijst. Tip: Organiseer de collecte zo dat de collectebussen opgehaald worden. Anders loopt u er tegenaan dat mensen niet thuis zijn bij het wegbrengen en dat dat dan nog een hele opgaaf wordt om de bussen bij de collectant te krijgen.. Probeer of het bijv. mogelijk is om na de kerkdienst in een zaaltje de bussen klaar te zetten. 5.4 RETOUR NAAR ZOA Als de collecte voorbij is en u alle overige handelingen, zoals geld tellen e.d. gedaan hebt, willen wij graag het volgende van u retour ontvangen: - Collectantenlijsten inclusief handtekeningen - Verantwoordingsformulier inclusief handtekeningen - Stortingsbewij(s)zen - Waardepapieren - Bonnen van onkosten - Evaluatieformulier U kunt dit terugsturen in de retourenveloppe die u bij het verantwoordingspakket hebt ontvangen. 5.5 THUIS BEWAREN - (! ) Telverantwoording inclusief parafen -> 1 jaar - Collectebussen van ZOA, indien mogelijk 1 1 Kunt u de collectebussen niet meer thuis opslaan of gaat u stoppen, neemt u dan a.u.b. contact op met uw rayoncoördinator of het ZOA kantoor. 10 ZOA 2015 Handleiding

11 6 PUBLICITEIT 6.1 ADVERTEREN & PERSBERICHTEN Naast publiciteit op de tv en radio, adverteert ZOA in diverse landelijke, regionale en lokale dagbladen. In de landelijke dagbladen wordt geadverteerd met advertenties. In de regionale en lokale kranten wordt voornamelijk met een advertorial gewerkt. Een advertorial 2 biedt de gelegenheid om ook een verhaal te vertellen. Verder maakt ZOA gebruik van de stopper-mogelijkheden. Dit betekent dat een krant ervoor kiest om gratis een advertentie te plaatsen als ze ruimte over heeft en dit dan aan ZOA gunt. 6.2 MEDIAPAKKET U kunt bijdragen aan de publiciteit door het mediapakket te gebruiken. Het mediapakket is een handig middel om gratis regionale en lokale media-aandacht te krijgen voor de collecteweek van ZOA. Het bevat standaardpersberichten die u kunt versturen naar de lokale en regionale kranten. Verder ook berichten en advertenties om collectanten te werven. U kunt het materiaal in het mediapakket ook gebruiken voor publicaties in het kerkblad. 2 Een advertorial is een kruising tussen een advertentie en een artikel. Doorgaans kun je in een advertorial meer verhaal kwijt dan alleen een oproep of een kreet. 11 ZOA 2015 Handleiding

12 7 WERKZAAMHEDEN PER MAAND 7.1 NOVEMBER/DECEMBER We adviseren u om in november met de voorbereidingen te beginnen. December is een drukke maand, waardoor u dan misschien weinig tijd zult hebben om iets voor de collecte te doen. - Werving nieuwe collectanten; - Collectanten van voorgaande jaren attenderen op de collecteweek; (bijvoorbeeld d.m.v. een kaartje in combinatie met een kerstgroet); - Nieuwe wijkhoofden werven voor delen van uw plaats die nog slecht vertegenwoordigd zijn; - Wijkindeling maken; (handig voor bij het werven van collectanten. U hoeft de collectant dan alleen nog maar te koppelen aan de straat.) 7.2 JANUARI - Werving nieuwe collectanten; - Wijkhoofdenvergadering; - Collectematerialen bestellen via (heeft u geen internet, dan kunt u contact opnemen met het ZOA kantoor.); - Publiciteit: ruimte reserveren voor berichtjes advertenties etc. in lokale media of kerkblaadje. - Eventueel spandoekvergunning aanvragen bij gemeente. 7.3 FEBRUARI - Werving nieuwe collectanten; - Straten toewijzen aan collectanten; - Persbericht versturen (aankondiging collecte); U kunt deze op onze website downloaden. 7.4 MAART 1 e week - Collectematerialen worden eind februari / begin maart verstuurd; - Collectematerialen bij ontvangst graag direct controleren, check of de zending compleet is (zo niet, neemt u dan direct contact op met het ZOA-kantoor); 2 e week - Collectepakket voor de collectant samenstellen en/of de materialen verspreiden onder de wijkhoofden. Een pakket bestaat uit: o Plastic tas o Ingevuld legitimatiebewijs o Collectebus met verzegeling of inzamellijst o Collectantenkrant o Presentje voor collectant o Informatiefolders - Collectepakket uitdelen aan de collectanten; - Afspraak maken bij de bank voor het storen van de collectegelden; Collecteweek - Innemen van de collectebussen na afloop van de collecteweek; - Geld tellen per bus, het tellen dient te gebeuren in het bijzijn van twee personen, bij voorkeur samen met de collectant of wijkhoofd; - Collectanten bedanken voor hun inzet. U kunt hiervoor de bedankkaart gebruiken; - Geld storten op bankrekeningnummer t.a.v. ZOA te Apeldoorn. 7.5 APRIL - Persbericht met de totale opbrengst van uw woonplaats naar de lokale media; - Administratieve afhandeling, zie instructie verantwoordingspakket; - Verantwoordingsformulier invullen; - Enquête invullen; 12 ZOA 2015 Handleiding

13 - Verantwoordingsformulier + stortingsbewijs, collectantenlijsten en enquête opsturen naar ZOA; - Collectematerialen opruimen, alles met een datum van het betreffende jaar of jaren daarvoor vernietigen 3, de rest mag u opslaan voor het volgende jaar. - Telverantwoording één jaar bewaren; 3 Onbruikbaar maken, bijvoorbeeld kapot knippen/scheuren en dan weggooien. 13 ZOA 2015 Handleiding

14 8 VERANTWOORDING 8.1 TELINSTRUCTIE Het spreekt voor zich dat de collectebus verzegeld moet zijn als deze door de collectant wordt ingeleverd. Samen met iemand anders, bij voorkeur de collectant, opent u de bus en telt u de inhoud. Het tellen dient te gebeuren in het bijzijn van twee personen, bij voorkeur samen met de collectant of het wijkhoofd. Er dient een telverantwoording bijgehouden te worden. Dit kan door middel van een telbriefje (te bestellen bij de materialen of te downloaden via de website). Op het telbriefje geeft u aan hoeveel er in de bus zit. Echter de telverantwoording dient bewaard te worden bij uw eigen collecteadministratie. Wanneer u dit bijhoudt op de computer dient u een print daarvan in uw administratie te houden. De opbrengst per collectant zet u op de collectantenlijst. Ook zet u als CP (of het wijkhoofd) een handtekening op de collectantenlijst bij uitgifte en inname van de collectebus/intekenlijst. Tip: Wanneer de bus door de collectant ingeleverd wordt is het een goed moment om te vragen of hij/zij volgend jaar weer wil collecteren! Noteer dit duidelijk op de collectantenlijst. Kortom, het uitgangspunt bij het tellen is dat de bus geopend en geteld wordt door de coördinator/wijkhoofd samen met een getuige (iemand die betrokken is bij de organisatie, bij voorkeur de collectant zelf). U kunt bijvoorbeeld ook met een aantal wijkhoofden en/of collectanten afspreken om samen een avond te gaan tellen. Dat is efficiënt en gezellig. Als een collectant graag zelf de bus wil tellen, dan dient hij/zij daartoe natuurlijk in staat te worden gesteld. Dat is goed voor de motivatie en u kunt het bedrag meteen op de bedankkaart invullen. Noot: Het kan misschien een keer voorkomen dat u twijfels heeft over een collectant, bijvoorbeeld als de verzegeling is verbroken of de collectant een lege bus terugbrengt, neem dan contact op met uw rayoncoördinator. 8.2 STAPPENPLAN 1. Afspraak maken bij de Rabobank; ZOA heeft met Rabobank Nederland een afspraak gemaakt over het tellen en storten van het collectegeld. Maak ongeveer twee weken voor de collecteweek een afspraak met de Rabobank voor het storten van het collectegeld. Dit is noodzakelijk, omdat het storten veel tijd in beslag neemt en het bankpersoneel hierop graag voorbereid wil zijn. 2. Bussen verzamelen; - (! ) Zet als CP of WH uw paraaf op de collectantenlijst bij het innemen van de nog verzegelde bus. - Het spreekt voor zich dat de collectebus verzegeld moet zijn als deze door de collectant wordt ingeleverd. Mocht u twijfels hebben over een collectant, bijvoorbeeld als de verzegeling is verbroken of de collectant een lege bus terugbrengt, neem dan contact op met uw rayoncoördinator. 3. Geld tellen; - (! ) Het tellen dient te gebeuren in het bijzijn van twee personen, bij voorkeur samen met de collectant of het wijkhoofd. - (! ) U dient de telling per bus te kunnen verantwoorden. Hiervoor kunt u gebruikmaken van telbriefjes, te bestellen bij de materialen of een digitale versie te downloaden via de website. 4. Geld storten; - Met de getelde opbrengst gaat u naar de Rabobank, waarbij u het volgende meeneemt: o brief van de Rabobank o o totale getelde collecteopbrengst uw bankpasje (dit mag ook een bankpasje zijn van een andere bank) Note: heeft u een pasje van een andere bank dan is het mogelijk dat er maar tot 2000,- gestort kan worden. U dient dan toch meerdere stortingen te doen. De Rabobank is in de afgelopen jaren altijd coulant geweest naar ZOA en heeft voor elk stortingsbewijs de kosten van het storten teruggestort. - In verband met de kosten van 8,- per storting verzoeken wij u het totale bedrag ineens storten, voor zover mogelijk met vermelding van uw registratienummer (zie nr. boven uw naam op het verantwoordingsformulier), op NL93RABO t.n.v.zoa te Apeldoorn. - Bij het storten van muntgeld via de automaat wordt soms muntgeld geretourneerd (onderaan in het apparaat). Wees hier alert op. Stort dit geld opnieuw of lever dit apart in bij de balie. U ontvangt van de bank als bewijs afschrift(en) van uw storting. - Bij het storten via de automaat ontvangt u automatisch een bon. Wilt u hierop uw registratienummer vermelden en dit bewijs met uw verantwoording meezenden? Zo kan het hoofdkantoor achterhalen van wie de storting afkomstig is. 14 ZOA 2015 Handleiding

15 - Een vereiste van de accountantscontrole is dat er onder geen beding stortingen of transacties mogen plaatsvinden via privé-rekeningen. Wij verzoeken u daarom vriendelijk maar dringend om niet via uw eigen rekening het collectegeld te storten om op deze manier het stortingsgeld te omzeilen. Dit om 2 redenen: o Wij krijgen de 8,- aan stortingsgeld later terug van de bank. o Het wordt door onze accountant niet goedgekeurd, omdat het dan als particuliere gift kan worden aangemerkt. 5. Verantwoordingsformulier invullen; - (! ) Het verantwoordingsformulier dient door twee personen ondertekend te worden. Dit is noodzakelijk voor de accountantscontrole. - Volg voor het invullen van het formulier de toelichting voor het invullen van het verantwoordingsformulier. 6. Evaluatieformulier invullen; 7. Opsturen naar ZOA d.m.v. de bijgevoegde retourenvelop a. Verantwoordingsformulier b. Stortingsbewij(s)(zen) c. Collectantenlijsten d. Bonnen onkosten e. Waardepapieren f. Evaluatieformulier 15 ZOA 2015 Handleiding

16 9 NALEVING / CONTROLE Één van de kernwaarden die ZOA nastreeft is rentmeesterschap. Dit houdt onder andere in dat ZOA in haar werk graag transparant wil zijn. We willen op een verantwoordelijke manier omgaan met de aan de organisatie toevertrouwde donaties en daar ook open over zijn. 9.1 WAT HOUDT DIT IN VOOR ZOA? Accountants: ZOA krijgt jaarlijks controle door accountants. Wij worden dan gecontroleerd op onze boekhouding en geldstromen, maar ook op onze bedrijfsprocessen. Met betrekking tot de collecte, vragen zij ons om een analyse te maken van de opbrengsten door de jaren heen tot op plaatsniveau. Wanneer er afwijkingen zijn, wordt gezocht naar verklaringen. Reden: de organisatie is niet alleen juridisch verplicht een accountantscontrole te laten uitvoeren maar wil ook kunnen laten zien dat de gegeven giften goed ontvangen en besteed worden. Collecteprotocol: Wij hebben diverse processen rondom de organisatie van de huis-aan-huis collecte aangepast om te voldoen aan de voorwaarden die gesteld zijn in het protocol. Met behulp van dit protocol willen wij net als alle andere collecterende instellingen onze vrijwilligers beschermen en de geldstromen kunnen verantwoorden. Eens per jaar wordt door Stichting Collecteplan de navolging van het protocol gecontroleerd. 9.2 WAT HOUDT DIT VOOR U IN? Voor u houdt dit in dat we u vragen om de richtlijnen die wij u geven in deze handleiding en/of in het verantwoordingspakket op te volgen. U draagt hiermee bij aan de manier van werken die ZOA nastreeft. Mocht u om wat voor reden dan ook de collecte niet hebben kunnen organiseren, maar u heeft wel materialen e.d. besteld, dan vragen wij u toch het niet ingevulde verantwoordingsformulier naar ons terug te sturen. Alvast hartelijk dank voor uw inzet! 16 ZOA 2015 Handleiding