Handleiding Collectantenbestand & Collectantenbladen

Transcriptie

1 Handleiding Collectantenbestand & Collectantenbladen versie 1.01 Nederlandse Brandwonden Stichting Afdeling Landelijke Collecte Zeestraat 29, Beverwijk (0251)

2 algemeen Handleidingen De Brandwonden Stichting biedt u per onderdeel van de landelijke collecte een aparte handleiding aan. Zo kunt u snel en eenvoudig, zodra u enige uitleg nodig hebt, de juiste informatie downloaden en inzien. Hieronder staan de beschikbare handleidingen: Handleiding Collectantenbestand en Collectantenbladen Een uitgebreide uitleg over hoe u met ORCA uw collectantenbestand kunt inzien en onderhouden, en hoe de collectantenbladen werken. Handleiding Collectematerialen Bestellen Een uitleg over hoe u met ORCA de materialen kunt bestellen en op welke wijze de materialen worden geleverd. Handleiding Collecteverdubbelaar Een mooie manier om uw opbrengst te verhogen! Een uitleg over hoe u sponsors kunt vinden voor uw collecte. Handleiding Tellen, Storten en Verantwoorden Een uitgebreide uitleg over de strikte regels betreffende het tellen en storten van de collecteopbrengst en het invullen van de digitale afrekenstaat in ORCA. Deze handleidingen kunt u downloaden op Nog vragen? Vindt u in onze handleidingen geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) , collecte@brandwondenstichting.nl

3 algemeen Checklist Organisator [] Collectematerialen besteld? Vul voor 15 juni het digitale bestelformulier in via ORCA. Bestellen voor 15 juni is belangrijk zodat wij voor de vakantieperiode weten dat niemand vergeten is te bestellen en wij eventueel extra materialen kunnen inkopen. Zo garanderen wij dat u op tijd uw materialen in huis hebt. [] Collectematerialen in huis? Uiterlijk de tweede week van september leveren wij de collectematerialen. Controleer altijd direct na ontvangst of u de juiste materialen hebt ontvangen en of er niets ontbreekt. [] Stratenplan gemaakt? Maak ongeveer drie weken voor de collecte een indeling van de straten. Maak de route die uw collectanten lopen niet te groot. Neem als richtlijn 75 á 100 adressen per collectant. [] Collectanten benaderd? Benader ongeveer drie weken voor de collecte uw collectanten en spreek af waar zij gaan collecteren. Spreek ook af wanneer en op welke wijze de collectanten hun materialen ontvangen. Bekijk in ORCA het actuele overzicht van uw collectanten: zelfs in de laatste week kunnen er nog nieuwe collectanten in uw locatie bijkomen. [] Collectematerialen bij de collectant? Zorg dat de collectanten een week van te voren de collectematerialen (collectebus met legitimatie, huisaan-huis kaartjes) in huis hebben. Spreek met de collectanten af wanneer, waar en op welke wijze de materialen weer bij u terugkomen. Er mag alleen gecollecteerd worden in onze collecteweek. [] Collectebus retour ontvangen? Ontvang zo snel mogelijk na de collecte de collectebussen retour. Open de bussen in het bijzijn van minimaal één andere teller (géén familielid), tel per collectant het geld en noteer het getelde bedrag op het collectantenblad. Laat de tweede teller per collectant op het collectantenblad zijn/haar handtekening plaatsen. Bewaar alle collectantenbladen minimaal één jaar. Tip: Haal zo snel mogelijk het legitimatiebewijs en de te lopen route van de collectebus; deze stickers zijn nu nog makkelijk te verwijderen. De logosticker mag blijven zitten, die is ook volgend jaar weer geldig. [] Geld gestort? Stort het collectegeld liefst direct, maar uiterlijk 15 november op rekeningnummer van de Brandwonden Stichting. Bewaar het stortingsbewijs minimaal zeven jaar. [] Afrekenstaat ingevuld? Vul uiterlijk 15 november de digitale afrekenstaat in via ORCA. Stuur bonnetjes van eventuele onkosten in de retourenvelop samen met de declaratieverklaring naar de landelijke collecteadministratie. Deze kosten dient u alvast in uw digitale afrekenstaat te vermelden. [] Collectantengegevens bijgewerkt? Werk de gegevens van uw collectanten bij via ORCA. U heeft er profijt van als alle gegevens juist en compleet zijn, zo staan de gegevens goed op het collectantenblad. [] Bedankkaartje verstuurd? Breng uw collectanten op de hoogte van de collecteopbrengst middels een bedankkaartje met daarop de opbrengst van de betreffende collectant en de totale opbrengst binnen uw locatie.

4 Collectantenadministratie Het is belangrijk dat uw collectantenadministratie in orde is. Zo kunnen wij bijvoorbeeld uw collectanten blijven informeren over het werk van de Brandwonden Stichting, zodat zij beter betrokken zijn en eerder zullen lopen. Ook voor u is een up-to-date administratie belangrijk. Met de juiste gegevens benadert u de collectanten snel en eenvoudig. Wijzigingen die u dit jaar netjes doorvoert, vindt u komend jaar weer terug. Zo blijven alle gegevens actueel en direct te gebruiken. Bovendien zorgen wij ervoor dat daar waar mogelijk de materialen voor de collectanten al zijn voorzien van hun naam en adresgegevens. Dat scheelt u een hoop schrijfwerk! Uw collectantenadministratie bestaat uit drie delen: - Het digitale collectantenbestand ORCA - Werven van collectanten - De collectantenbladen Deze handleiding vertelt u meer over deze onderdelen Nog vragen? Vindt u in deze handleiding geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) , collecte@brandwondenstichting.nl 4

5 1. ORCA ORCA staat voor Online Realtime Collecte Administratie, en bestaat onder andere uit uw digitale collectantenbestand. Daarnaast kunt u via ORCA collectematerialen bestellen en uw digitale afrekenstaat invullen. Zie hiervoor de betreffende handleidingen In deze handleiding beperken we ons tot het digitale collectantenbestand. 1.1 Inloggen bij ORCA ORCA is een speciaal ontwikkelde website en u kunt ORCA dus gewoon via uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Safari) bezoeken. ORCA vindt u via: orca.brandwondenstichting.nl U komt dan in onderstaand scherm Vul uw inlognaam in, dat is uw adres zoals dat bij ons bekend is (1). Vul daarna uw wachtwoord in (2) en klik vervolgens op de rode knop Inloggen (3). 1.2 Wachtwoord vergeten? Klik dan op de link Wachtwoord vergeten (4). Er verschijnt onderstaand schermpje. Vul opnieuw uw adres in (5) en klik op de rode knop OK (6). U ontvangt dan het wachtwoord per

6 2. Collectantenbestand Het overzicht van uw collectanten bieden we digitaal aan. Zo heeft u altijd de meest actuele stand van zaken. Het collectantenbestand is niet alleen in te zien, maar ook door u te wijzigen. Zo houden we met elkaar het bestand zo zuiver mogelijk. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over het werken met het digitale collectantenbestand in ORCA 2.1 Locatieoverzicht Na het inloggen bent u in het hoofdscherm van ORCA. U kunt altijd terug naar dit hoofdscherm door de knop Home in de rode balk (1). In het hoofdscherm staan nieuwtjes en links naar bijvoorbeeld de handleidingen. Om uw collectantenbestand in te zien, klikt u in de linkerkolom op Locatieoverzicht (2). 2 1 In het locatieoverzicht staan de locaties waar u organisator van bent. Als u organisator bent van één locatie, staat hier gewoon uw locatie. Klik op het pijltje vóór de locatie waarvan u het collectantenbestand wilt inzien(3). 3 6

7 2.2 Collectantenoverzicht Als u op het pijltje hebt geklikt, ziet u een overzicht van de collectanten in de betreffende locatie. De meest relevante gegevens ziet u in één scherm. Zo kunt u bijvoorbeeld al uw collectanten bellen Dit overzicht kunt u ook printen (1). Er opent een PDF die u kunt opslaan of openen en printen. ORCA geeft ook de mogelijkheid om in Google Maps te zien waar uw collectanten wonen (2). Een voorbeeldje ziet u hieronder. Dit kan u helpen bij het indelen van de te lopen straten.. Wilt u meer details van een collectant zien, dan klikt u op het zwarte pijltje voor de betreffende collectant (3). U ziet dan alle details. Meer uitleg hierover vindt u in paragraaf 2.3, Collectantengegevens wijzigen. Als uw collectantenbestand groter is dan er op het scherm wordt weergegeven, kunt u onderaan de pagina met pijltjes naar een volgende pagina gaan, of direct naar een paginanummer (4). Zo navigeert u door het digitale collectantenbestand. 4 7

8 2.3 Collectantengegevens wijzigen Om de gegevens van een collectant te wijzigen gaat u naar het collectantenoverzicht, zoals in paragraaf 1.2 staat beschreven. Klik in het overzicht op het zwarte pijltje voor de betreffende collectant. U ziet nu alle details van de collectant. 2 1 In deze detailweergave kunt u bijna alle gegevens wijzigen (1). De uitzonderingen zijn: - broncode: een vast gegeven op welke wijze deze collectant is geworven - startdatum: een vast gegeven op welke datum de collectant is ingeschreven - einddatum: wordt automatisch ingevuld als u een collectant opzegt Mocht u één van deze gegevens toch willen wijzigen, kunt u dat aangeven bij de landelijke collecteadministratie, het liefst per collecte@brandwondenstichting.nl 3 Door bovenaan op Locatie te klikken (2) gaat u terug naar het collectantenoverzicht. De wijzigingen worden niet bewaard! Als u klaar bent met uw wijzigingen en u wilt deze bewaren, klikt u op de rode knop Opslaan (3). De nieuwe gegevens zijn dan in het collectantenbestand opgeslagen Verhuizing buiten uw locatie? Als een collectant verhuist naar een andere plaats en daardoor niet meer voor u kan collecteren, is het belangrijk dat u deze collectant niet opzegt. Mocht u het nieuwe adres kennen, mail dit dan alstublieft naar de landelijke collecteadministratie. Zo kunnen we de collectant indelen in de locatie van zijn nieuwe adres. 8

9 2.4 Collectant opzeggen Helaas komt het uiteraard voor dat een collectant niet (meer) wil collecteren. Vraag altijd of u volgend jaar wel weer contact mag opnemen, misschien komt het alleen dit jaar niet goed uit. Als een collectant echt helemaal wil stoppen (dus ook komend jaar niet benaderd wenst te worden, kunt u in ORCA een collectant opzeggen. Ga, om een collectant op te zeggen, naar de detailweergave van de betreffende collectant, zoals beschreven in paragraaf Onderaan het scherm vindt u een rode knop opzeggen (1). Als u hier op klikt verschijnt onderstaande scherm: Controleer een laatste keer of u de collectant echt wilt opzeggen. Zo niet, klikt u op de rode knop Annuleer (2) Vul bij einddatum, de datum in vanaf wanneer de collectant niet meer actief is (3). Dat is meestal de datum van vandaag. Nadat u de einddatum hebt ingevuld, klikt u op de rode knop OK (4). De collectant is nu opgezegd en verschijnt niet meer in uw collectantenoverzicht. Overleden collectant Helaas komt het voor dat een collectant overlijdt. Dat willen wij dan graag weten, zodat we er voor kunnen zorgen dat de nabestaanden niet meer door ons worden benaderd omtrent de collecte. Geeft u daarom alstublieft zo snel mogelijk aan de landelijke collecteadministratie door als u weet dat een (oud)collectant is overleden! 9

10 2.5 Nieuwe collectant invoeren Heeft u iemand gevonden die wil collecteren? Goed nieuws! U kunt deze nieuwe vrijwilliger direct invoeren. Klik in de oranje balk op Locatieoverzicht (1). Boven het overzicht van uw locatie(s) klikt u op Nieuwe Collectant (2) 1 2 Er verschijnt onderstaand scherm. Vul hier minimaal de achternaam zónder voorvoegsels (3) en de postcode (4) in. 3 4 Als u een gegeven hebt ingevoerd, ziet u een lijst van oud-collectanten die voldoen aan de ingevulde gegevens. Bijvoorbeeld, u heeft bij Achternaam de letter B ingevoerd, dan ziet u bijvoorbeeld de heer de Boer en mevrouw Ebbing, want beide namen bevatten een B. 6 5 Als de collectant die u wilt invoeren in dit lijstje staat, klikt u op het zwarte pijltje voor de betreffende oud-collectant (5) om de bestaande gegevens te gebruiken. Zo wordt voorkomen dat mensen dubbel in het bestand komen te staan (als collectant en als oud-collectant) en behouden we de geschiedenis (bijvoorbeeld startdatum) van de collectant. Komt de nieuwe collectant niet voor in dit lijstje, vul dan óók de postcode in. Dan pas kunt u klikken op het groene plusje bij Nieuw (6). Er wordt dan een geheel nieuw persoon aangemaakt. 10

11 De volgende stap om een nieuwe collectant in te voeren, is dat u aangeeft in welke locatie de collectant thuishoort ORCA deelt een nieuwe collectant automatisch in aan de hand van de postcode. Deze locatie wordt in bovenstaand scherm weergegeven. U heeft nu 3 opties: - U bedenkt zich en wilt toch niemand invoeren. Klik dan op de rode knop Annuleer (1) - De voorgestelde locatie is niet juist. Klik dan op de rode knop Voorkeurslocatie (2) - De voorgestelde locatie is wel juist. Klik dan op de rode knop OK (3). U gaat verder naar en detailscherm. Als u heeft gekozen voor een Voorkeurslocatie ziet u onderstaand scherm Voer minimaal één van de gegevens in die u weet van de locatie en/of de gemeente waaronder de locatie valt, bijvoorbeeld (een gedeelte van) de locatienaam (4). Als u hier geen keuze kunt of wilt maken, klikt u op het zwarte kruisje rechtsboven om terug te gaan naar de vorige stap (5). Onder de rode balk verschijnt een lijst van alle postcodegebieden die bij de locaties horen die voldoen aan de ingevoerde gegevens. Zoek de locatie waarin de nieuwe collectant thuishoort en klik op het zwarte pijltje voor het postcodegebied dat het beste voldoet (6). Weet u niet in welk postcodegebied de nieuwe collectant thuishoort, maar wél de locatie, dan kiest u gewoon het eerste postcodegebied van die locatie. De nieuwe collectant is nu ingedeeld in de locatie die u heeft aangegeven. U komt terecht in de detailweergave van de nieuwe collectant. Hier kunt u de gegevens verder invoeren (of wijzigen) zoals is uitgelegd in paragraaf 2.3, Collectantengegevens wijzigen. 11

12 3. Werving De opbrengst van de landelijke collecte is geheel afhankelijk van het aantal vrijwilligers dat voor de Brandwonden Stichting wil collecteren. Het is daarom van groot belang dat het aantal vrijwilligers op peil blijft of, liever nog, stijgt. Wij doen er veel aan om collectanten te werven; we staan op landelijke beurzen, op grote evenementen en werven collectanten op vele andere manieren. Het blijkt echter dat we het niet redden zonder de werving van de collecte-organisatoren. Vandaar altijd onze oproep om ons te helpen collectanten te werven. Als iedere organisator één extra collectant werft, neemt de opbrengst al met meer dan toe! Hieronder geven we u enkele tips om collectanten te werven. 3.1 Schoolplein-werving De beste tip om te werven, is om te starten op een plaats waar u bekend bent. Vaak is dit op een schoolplein, waar mede-ouders staan te wachten tot hun kinderen uit school komen. Vandaar de naam schoolplein-werving. Maar u kunt ook denken aan bijvoorbeeld de sportclub, het buurthuis of de muziekvereniging. Niemand vindt het gek als u hen vraagt om te collecteren. Vaak werkt het om te vragen of ze ú willen helpen, zo maakt u het persoonlijk. Niet iedereen zegt ja, maar de ervaring leert dat u op deze wijze, soms vrij eenvoudig, nieuwe collectanten kunt werven. 3.2 Tijdens de collecte Een tip die we vaak horen van organisatoren, is het werven tijdens de collecte. Als u in een straat geen collectant hebt, kunt u deze straat zelf lopen. U belt bij ieder huis aan voor de collecte, waarbij u tegelijk kunt vragen of degene die een donatie doet volgend jaar zelf wil collecteren. 3.3 Uurtje buurtje kaarten Voor bijvoorbeeld nieuwe straten of zelfs nieuwe wijken is het soms handig om op een snellere manier te werven. We kennen hiervoor de zogenaamde uurtje-buurtje-kaartjes die u via de landelijke collecteadministratie kunt bestellen. Deze kaartjes vragen iemand om mee te helpen met de collecte en kunt u huis-aan-huis in de brievenbus stoppen. Het aantal reacties op deze kaartjes is meestal niet zo hoog, maar als u ze in een hele wijk uitdeelt, levert dit meestal wel enkele nieuwe collectanten op. 3.4 Nieuwe media Steeds vaker worden collectanten geworven via de nieuwe media, zoals Twitter en Facebook. Twitter werkt bijvoorbeeld goed als u persoonlijk een oproep plaatst voor mensen die ú willen helpen bij de collecte. Handig is om goede hashtags te gebruiken, zoals #uwwoonplaats en #uwwijk. Het komt zelfs voor dat organisatoren via Twitter hun eigen buren werven Ook op Facebook kunt u een oproep plaatsen. U werft dan binnen uw eigen vrienden. Tip: vraag adres We houden collectanten o.a. via een digitale nieuwsbrief op de hoogte van het werk van de Brandwonden Stichting. Dit zorgt vaak voor binding en daarmee blijft een collectant langer actief. Om de nieuwsbrief te kunnen verzenden hebben we wel het adres van de collectant nodig. Vandaar de tip: Vraag altijd het adres van een (nieuwe) collectant! 12

13 Een voorbeeld van een Twitter-oproep: Via nieuwe media kunt u natuurlijk reacties krijgen van collectanten buiten uw locatie, woonplaats of gemeente. Geen probleem! U kunt deze nieuwe collectanten, het liefst per doorgeven aan de landelijke collecteadministratie. 3.5 Adverteren Een gratis advertentie plaatsen in een huis-aan-huis blad, een lokale internetsite of op het prikbord bij de supermarkt, werkt soms ook. Wij bieden speciaal hiervoor persberichten aan, die u kunt downloaden via onze website. Deze persberichten kunt u sturen naar de redacties van kranten en websites met het verzoek uw bericht te plaatsen. Het is niet toegestaan om betaald te adverteren. Tip: vraag geboortedatum Wat is er leuker dan op je verjaardag een (digitale) verjaardagswens te ontvangen? Graag sturen wij uw collectanten een leuke felicitatie. Maar dan is het wel noodzakelijk dat we de geboortedatum van uw collectant kennen. Vandaar deze tip: Vraag altijd naar de geboortedatum van de (nieuwe) collectant 13

14 3. Collectantenbladen Weergave van het collectantenblad Het collectantenblad 2013 zal nauwelijks afwijken van deze weergave. 14

15 Sinds 2009 maakt de Brandwonden Stichting gebruik van zogenaamde Collectantenbladen. Dit zijn stickervellen op A4-formaat waarop u per collectant de administratie kunt bijhouden. De collectantenbladen ontvangt u samen met de collectematerialen in de tweede week van september. U hoeft ze niet apart te bestellen. De collectantenbladen dient u minimaal 1 jaar te bewaren. Zij maken deel uit van de officiële collecteadministratie. Onze accountant kan elk jaar willekeurig bij een aantal organisatoren deze administratie opvragen. Omdat het collectantenblad is geprint met de gegevens per collectant, scheelt het u veel schrijfwerk! Een goede collectantenadministratie via ORCA (hoofdstuk 1 en 2) scheelt fouten en nog meer schrijfwerk! 3.1 Collectantengegevens Links boven (1) staan de gegevens van de betreffende collectant. Deze gegevens kunt u ook in ORCA vinden en in ORCA wijzigen. Er is per collectant één collectantenblad. Daarnaast sturen we enkele blanco exemplaren. Is er voor een collectant géén collectantenblad, dan kunt u op een leeg blad met pen de gegevens van de betreffende collectant schrijven. Het is raadzaam deze collectant in ORCA in te voeren, zodat er volgend jaar wél een ingeprint collectantenblad is. 3.2 Sponsorsticker Collecteverdubbelaar Rechts boven (2) is een sticker die u kunt gebruiken voor de collecteverdubbelaar. U vindt een sponsor voor de collectebus en schrijft de naam van deze sponsor met stift op sticker. Deze sticker plakt u bovenop de collectebus (A), zodat gevers zien dat hun gift wordt verdubbeld door de sponsor. Deze actie was vorig jaar een groot succes en heeft, ondanks dat het slechts een proef was, al meer dan opgebracht! Meer hierover leest u in de handleiding Collecteverdubbelaar. A 3.3 Handtekeningen voor ontvangst Hoewel niet verplicht, kunt u op het collectantenblad (3) een collectant laten tekenen voor ontvangst van de collectebus en het legitimatiebewijs. Als de collectant de bus retour brengt, tekent u voor ontvangst. Dit is geen verplichting, maar wordt wel aangeraden. U heeft dan altijd een bewijs dat de collectant een collectebus heeft ontvangen. 3.4 Telbriefje - verplicht Sinds 2009 is het verplicht om per collectant een telbriefje (4) te gebruiken, waarop u minimaal het totaalbedrag vermeldt dat u samen met een andere teller handmatig heeft geteld. Als u wilt, kunt u per muntsoort noteren hoeveel u heeft geteld. Up-to-date met ORCA U ontvangt collectantenbladen voor alle collectanten die eind augustus in ons bestand staan. Vrijwilligers die later worden geworven, staan wél in ORCA, maar daar heeft u geen collectantenblad voor. Kijk dus altijd in ORCA voor het meest actuele overzicht! 15

16 3.5 Handtekeningen tellers - verplicht Elk collectantenblad, ook als de opbrengst 0,- is, dient getekend te zijn door minimaal twee tellers die onderling geen familie zijn. Eén van die tellers kunt u zelf zijn, de andere teller is bij voorkeur de collectant. Op het collectantenblad noteert u bij (5) de namen van de tellers en laat hen hun handtekening zetten. Hiermee heeft u altijd het bewijs dat de collecteopbrengst volgens protocol is geteld. 3.6 Gecollecteerd? Voor uw eigen administratie kunt u aankruisen (6) of een collectant al dan niet heeft gecollecteerd. 3.7 Legitimatiebewijs - verplicht Dit legitimatiebewijs (7) kunt u aan de voorzijde van de collectebus plakken (B). Het is verplicht dat collectanten zichtbaar het legitimatiebewijs bij zich dragen. Op het legitimatiebewijs staan de naam en woonplaats van de collectant geprint. Voor nieuwe collectanten kunt u een blanco collectantenblad gebruiken en de naam en woonplaats zelf in het witte vlak noteren. B C 3.8 Route en inleveren De sticker met de te lopen route en het inleveradres (8) kunt u aan de zijkant van de collectebus plakken (C). U kunt hier de te lopen straten noteren, zodat het voor de collectant altijd duidelijk is in welke straten hij collecteert. De onderste helft van deze sticker kunt u gebruiken om de afspraak te noteren wanneer en waar de collectant de collectebus weer inlevert. Als dat bij u is, kunt u hier een adressticker (9) met uw adres plakken 3.9 Adresstickers Voor uw gemak hebben alle collectantenbladen zes adresstickers (9); drie met naam en adres van de collectant, drie met uw naam en adres. Deze stickers kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor de herinneringskaartjes of de bedankkaartjes. Ook dit scheelt u veel schrijfwerk! Bus terug, stickers eraf Alle stickers zijn van een materiaal dat waterproof is en na gebruik weer verwijderd kan worden. Onze tip: verwijder de stickers direct bij het retournemen van de collectebussen. Hoe langer de stickers op de bus zitten, hoe moeilijker zij zijn te verwijderen. 16