Handboek Collecte Voor de collectecoördinatoren van het Rode Kruis

Transcriptie

1 Beste collectecoördinatoren, Dit handboek is speciaal voor u, de collectecoördinator, samengesteld. Wij hopen dat het u tot steun zal zijn bij de organisatie van de landelijke collecteweek van het Rode Kruis. Tip! Tijdens het lezen vindt u links/koppelingen naar bijlagen. Deze zijn blauw gearceerd. Door op deze links te klikken met uw muis wordt u geleid naar Collectestudio, de plek waar al deze bijlagen beschikbaar staan. U logt in de gegevens: collecte (= gebruikersnaam) en collecteweek2014 (= wachtwoord). Tip! Wanneer u een document opent binnen Collectestudio, sla deze dan op in een map ( Collecte 2014 ) op uw eigen computer. Op deze wijze heeft u ze snel binnen handbereik. Mocht u bij het lezen van dit handboek vragen hebben, neemt u dan contact op met het Contact Center, via telefoonnummer: , of stuur een mail naar: collecte@redcross.nl. Handboek Collecte Voor de collectecoördinatoren van het Rode Kruis Veel succes en (werk)plezier! Inhoudsopgave 1. Rode Kruis collecteweek Pagina 2 2. De lokale collecteorganisatie Pagina 4 3. Werving en behoud van collectevrijwilligers Pagina 6 4. Rode Kruis collecteweb Pagina 8 5. Ondersteuning via verenigingskantoor Pagina 9

2 1. Rode Kruis collecteweek De nationale collecte is van groot belang voor het Rode Kruis. Met de opbrengst van de collecte verzorgen we onze lokale hulpactiviteiten. We kunnen niet zonder! 4 redenen waarom collecteren loont: De collecteweek is DE week om euro s op te halen voor uw lokale activiteit ~ 1 collectant = 2 uur lopen = 70,- = 100% voor uw Rode Kruis afdeling ~ Een prachtig moment om zichtbaar te zijn als Rode Kruis bij u in de wijk ~ Het is een leuke klus die loont! Door samen de handen ineen te slaan bereikt u altijd een mooi financieel resultaat! Collecterooster In de Goede Doelen-wereld is de meest bekende vorm van fondsenwerving de buscollecte. Collecteren is een veel voorkomende vorm van vrijwilligerswerk. Er wordt voor veel goede doelen gecollecteerd. Het zou vervelend zijn als u met uw collectebus van het Rode Kruis achter de dame met de collectebus van de Nierstichting zou moeten lopen. Om de verschillende collectes landelijk op elkaar af te stemmen bestaat de Stichting Collectenplan (SCP). SCP is opgericht in 1961 ( en stelt jaarlijks het collecterooster vast. Dit rooster moet vervolgens worden goedgekeurd door het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Het CBF is hèt keurmerk voor goede doelen. Het collecterooster is een kalender waarop voor ieder aangesloten fonds staat vermeld in welke week gecollecteerd mag worden. Het rooster is ook een advies aan de gemeentebesturen om alleen aan de genoemde instellingen desgevraagd in zo n toegewezen periode een collectevergunning te verstrekken. De precieze data kunt u altijd terugvinden op de website van het Centraal Bureau Fondsenwerving: Fraudeprotocol Alle landelijk opererende collecteorganisaties aangesloten bij Stichting Collectenplan hebben gezamenlijk een fraudeprotocol samengesteld. Een protocol dat ten alle tijden gehandhaafd dient te worden. Het fraudeprotocol stelt eisen aan het proces van het tellen van de opbrengst en afstorten van het geld. In onderstaande link vindt u een overzicht van de gestelde eisen. Collecteprotocol SCP specifieke eisen (kort samengevat) Vereniging Nederlandse Gemeenten Het merendeel van de Nederlandse Gemeenten hanteert een aantal aanvullende regels waaraan collecterende instellingen zich dienen te houden. Deze regels verschillen per gemeente. Algemeen luiden deze als volgt: - Collectanten zijn verplicht een legitimatiebewijs te dragen; - Het huis-aan-huis collecteren is meestal toegestaan op maandag tot en met zaterdag tussen 8.00 uur en uur; - Collectanten moeten over het algemeen minimaal zestien jaar zijn; - Collecteopbrengst dient in alle gevallen na afloop van de collecte te worden verantwoord bij de gemeente. De specifieke gemeentevoorwaarden worden normaliter vermeld in de vergunning die de gemeente afgeeft. U dient deze altijd zèlf aan te vragen. Dit gebeurt niet vanuit het verenigingskantoor in Den Haag. In onderstaande link vindt u een voorbeeldbrief die u eigen kunt maken richting uw gemeente. Voorbeeldbrief aanvraag collectevergunning Handboek Collecte; versie /10

3 Tip! Wilt u tijdens de collecteweek ook graag spandoeken ophangen in uw stad of dorp? Dan is het meestal ook nodig daarvoor een aparte vergunning aan te vragen. Bedenk tijdig hoeveel spandoeken u heeft en neem contact op met de gemeente om de locaties af spreken waar de spandoeken kunnen worden opgehangen. Huis-aan-huiscollecte De huis-aan-huiscollecte is de meest bekende vorm van collecteren. De collectanten gaan met de collectebus of intekenlijst langs de deur en halen zo het geld op. Een bijzonder effectieve manier van collecteren omdat bijna iedereen wel een bijdrage geeft. Collecte op locatie Bij een collecte op locatie kiest u een aantal drukbezochte plekken uit waar u uw collectanten gedurende anderhalf of twee uur geld laat ophalen. De gemiddelde busopbrengst bij een collecte op locatie ligt over het algemeen hoger dan bij een huis-aan-huiscollecte. Het is dan ook sowieso aan te raden om deze vorm van collecteren naast de huis-aan-huiscollecte tijdens de collecteweek in ieder geval gedurende één middag te organiseren! Voorbeelden van drukbezochte plekken zijn: winkelcentra, warenhuizen, woonboulevards, supermarkten, op stations of bij toegangspoorten van grote bedrijven. Zorg ervoor dat er altijd minstens twee collectanten per locatie worden ingedeeld. Handboek Collecte; versie /10

4 2. De lokale collecteorganisatie De collectecoördinator(en) van de afdeling zorgt voor de organisatie van de collecte en voor de aansturing van de activiteiten. Hij of zij leidt de vergaderingen en maakt een collecteplan. Voor de collecteweek begint moet alles in orde zijn: vergunningen, materialen, publiciteit, wijkindelingen en de instructies aan wijkcoördinatoren en collectanten. De collectecoördinator(en) is hiervoor verantwoordelijk, maar staat er zeker niet alleen voor! Het organiseren van een collecte is het werk van velen. Hier geldt letterlijk dat vele handen licht werk maken. Daarom is het goed om alle voorbereidende activiteiten te verdelen over meerdere mensen: het collecteteam. Afdelingsbestuur Een afdelingsbestuur bestaat over het algemeen uit een voorzitter, penningmeester, secretaris en taakveldbestuursleden. Taakveldbestuursleden zijn bestuurlijk verantwoordelijk voor een specifiek organisatieonderdeel van het Rode Kruis (zoals bijvoorbeeld Sociale Hulp, Noodhulp, Internationale samenwerking, Fondsenwerving & Communicatie). Collecteteam Een collecteteam bestaat meestal uit een collectecoördinator, of meerdere coördinatoren daar waar het collectegebied/afdelingsgebied van grote omvang is, en iemand van het bestuur. Dat kan een bestuurslid zijn die als taakveld fondsenwerving draagt of de penningmeester. Het is aan te raden om, afhankelijk van de grootte van de afdeling en van de collectedoelstelling, voorafgaand aan de collecte een aantal keren met het team bij elkaar te komen om de voortgang en acties te bespreken. In de volgende link vindt u een jaarkalender die u begeleidt in de te nemen acties in de maanden/weken naar de collecte toe. Jaarkalender collecteplan Collectecoördinator De collectecoördinator(en) is hét aanspreekpunt voor de mensen die betrokken zijn bij de collecte. Bij deze taak hoort ook het opzetten, uitbreiden en organiseren van de collecteorganisatie in de postcodegebieden die onder de afdeling vallen. Er is vaak een nauwe samenwerking met een beroepskracht van het Rode Kruis, de persoon die de afdeling ondersteunt bij het opzetten/organiseren van de collecte. Mail naar collecte@redcross.nl om te achterhalen wie uw contactpersoon is. Wijkcoördinator De wijkcoördinator organiseert de collecte in een wijk. De taken van een wijkcoördinator zijn onder andere: aanspreekpunt zijn en instrueren van collectanten (gemiddeld tussen acht en vijftien collectanten per wijk), het maken van een stratenplan op wijkniveau en een inventarisatie van aantal benodigde collectebussen e.d. (en deze vervolgens aanvragen en verspreiden onder collectanten). Vacatureomschrijving collecte- en wijkcoördinator Collectant Een collectant zamelt geld in tijdens de nationale collecteweek van het Nederlandse Rode Kruis. Een vrijwilliger die zich ongeveer twee uur inzet kan honderd huizen aandoen. In plattelandsgebieden zullen in twee uur natuurlijk minder huizen per collectant worden gelopen, dus zijn in die gebieden ook meer collectanten nodig. Feiten & cijfers Om u inzicht te geven in het aantal benodigde wijkcoördinatoren en collectanten helpt het u de volgende feiten en cijfers te hanteren. Ze worden overal op dezelfde wijze gehanteerd. Handboek Collecte; versie /10

5 Als u uw collectegebied onderverdeelt kijkt u naar uw woonkernen. Dat betekent: 1 woonkern = (max) 8 wijken 1 wijk = (max) 15 looproutes 1 looproute = (max) 100 huizen 1 wijk = zo n tot huizen In termen van personen gelden de volgende cijfers: 1 woonkerncoördinator stuurt (max) 8 wijkcoördinatoren aan 1 wijkcoördinator stuurt (max) 15 collectanten aan 1 collectant loopt 80 tot 100 huizen = ong. 2 uur lopen Begroting Een collecte brengt kosten met zich mee en behoorlijk wat tijd, vooral als een collecte nieuw moet worden opgezet. Na het eerste jaar moet een collectecoördinator vanaf januari tot en met juni rekenen op een tijdsinvestering van 4 uur per week. Plus een extra tijdsinvestering in de week voor aanvang en na afloop van de collecteweek. Echter de investering moet in dienst staan van de opbrengst. Een collectant haalt gemiddeld 70,00 op. Het is dus belangrijk dat de verwachte kosten afgewogen wordt ten opzichte van de verwachte opbrengsten, zodat voor de meest gunstige oplossing wordt gekozen. Uw contactpersoon bij het verenigingskantoor kan u hierbij ondersteunen om een goede afweging te maken. Office Depot Voor de inkoop van uw collectematerialen kunt u terecht bij Office Depot De penningmeester is in het bezit van de inlogcode. Tip! Kijk voor alle collectematerialen (collectebussen, busverzegelingen, legitimatiebewijzen, collectantenbedankartikelen etc.) bij de voorraadlijst t.b.v. COLLECTE materialen (Bestellijst 2). Dit is een apart item op de website. Gebruik niet de algemene voorraadlijst. De kosten lopen uiteen per afdeling, met name daar waar een investering wordt gedaan in bijvoorbeeld de aanschaf van (nieuwe) collectematerialen en het werven van collectevrijwilligers via het verenigingskantoor. De kosten nemen aanzienlijk af zodra een voorraad aanwezig is aan de benodigde collectematerialen en, erg belangrijk, de aanwezigheid van beschikbare collectanten en wijkcoördinatoren. Ieder jaar bepaalt een afdeling de doelstelling voor het komende collectejaar. Het is daarbij van belang dat de afdeling energie steekt in het behoud van haar collectevrijwilligers zodat de reeds beschikbare collectanten actief blijven voor de organisatie. Een afdeling kan zo een keuze maken om te investeren in uitbreiding, en wellicht ook in vervanging, daar waar altijd sprake is van een (natuurlijk) verloop, met name bij grote steden. Handboek Collecte; versie /10

6 3. Werving en behoud van collectevrijwilligers De algemene ervaring is dat een persoonlijke benadering bij het werven van collectanten het beste resultaat geeft. Voordat u een campagne start om collectanten te werven, helpt het als u uw oproep in de lokale media kenbaar maakt. Alleen de lokale media gebruiken om collectanten te werven is niet voldoende. Het verdient altijd aanbeveling om mensen persoonlijk te benaderen. Onderstaande link is een handig formulier om te gebruiken voor uw administratie, en wellicht als kopie voor diegene die zich aanmeldt. Inschrijfformulier nieuwe Collectant Werven via lokale media (huis-aan-huis en regionale bladen) Voor het vinden van collectanten kunt u stoppers (= gratis advertenties in lokale bladen) inzetten, posters ophangen en/of oproepkaartjes bezorgen in de wijken waar u collectanten nodig heeft. Een persbericht in het plaatselijke dagblad is tevens effectieve methode om aandacht te krijgen voor de collecte. Een lijst van lokale mediacontacten is meestal aanwezig op uw Rode Kruisafdeling. Of benader anders de afdeling persvoorlichting in Den Haag ( ). U weet ruim van tevoren wanneer de collecteweek plaats zal vinden en u kunt dus in een vroeg stadium al informatie aanleveren. Neem onderstaande tips door alvorens u de lokale media benadert. Tips om de lokale media te benaderen Vacatureomschrijvingen voor zowel collectanten als coördinatoren kunt u bovendien op verschillende websites (laten) plaatsen: op de website van uw eigen Rode Kruis-afdeling, maar ook bij vrijwilligerscentrales in de regio. Een kleine moeite, maar wel een actie die we iedere afdeling aanraden! Vacatureomschrijving collecte en wijkcoördinator Collectestudio U vindt al bovenstaande promotionele materialen (als stoppers, persbericht, posters) zodra ze beschikbaar zijn op Collectestudio, U logt, voor het komende collectejaar, in met de volgende gegevens: Gebruikersnaam Wachtwoord collecte collecteweek2014 Heeft u problemen met het benaderen van Collectestudio, stuur dan een mailtje naar: communicatiestudio@redcross.nl. Werven via verenigingskantoor Het verenigingskantoor kan u helpen bij het werven van coördinatoren en collectanten. Om een inschatting te maken van het aantal benodigde collectanten is het nodig dat u weet hoeveel huishoudens onder uw afdeling vallen. Bij alle gemaakte analyses heeft het Rode Kruis gebruik gemaakt van de volgende normen: - een collectant is gemiddeld 2 uur voor het Rode Kruis actief - in 2 uur kunnen gemiddeld 100 huizen worden aangedaan - de gemiddelde businhoud bedraagt zo n 70 euro - anders vertaald komt dit v.w.b. de planning neer op 1 collectant per 100 huishoudens Vanaf januari en februari start de werving voor afdelingen die een aanvraagformulier indienen ten behoeve van nieuwe collectanten en/of wijken collectecoördinatoren. Het verenigingskantoor zet de hulpvraag van de afdeling uit bij het wervingsbureau. Binnen vijf tot zes weken communiceert het bureau de resultaten aan de afdeling. Na ontvangst van de adresgegevens dient de nieuwe collectant en/of wijkcoördinator zo spoedig mogelijk, in elk geval telefonisch en binnen vier weken, te worden benaderd. Doel: hem/haar bedanken voor de aanmelding en informeren omtrent de verwachtingen. Handboek Collecte; versie /10

7 Aangeraden wordt om zo concreet mogelijke informatie te verschaffen (o.a. naam van de contactpersoon, looproute, collecteperiode, wijze/tijdstip aanen inleveren van de collectebus etc.). Behalve dit eerste persoonlijke contact raden we u tevens aan om de collectant/coördinator een welkomst- c.q. bevestigingsbrief te sturen. Aanvraagformulier collectevrijwilligers Protocol werving via verenigingskantoor Werving tips uit het land Lees tot slot onderstaande tips door om ideeën op te doen hoe u collectanten kunt werven. Het merendeel zijn succesverhalen van afdelingen uit het land. Tips voor succesvolle werving én binding van collectanten Behoud Een eerste kennismaking met de collectant, de introductie van de collectant met het Rode Kruis en instructies over het collecteren, kunt u op verschillende manieren verzorgen. Het verdient aanbeveling eerst persoonlijk/telefonisch contact te hebben met de collectant. Na het eerste contact volgt eventueel een welkomstbrief. Hierin wordt de nieuwe collectant bedankt voor de aanmelding en staat de eerste informatie vermeld. Denk hierbij aan de volgende zaken: wanneer vindt de collecteweek precies plaats? wie is de contactpersoon voor de collectant? wat verwacht u van de collectant? wanneer en hoe komt de collectant in het bezit van de collectebus? voor welke straten staat de collectant ingepland? wanneer en hoe kan de collectant de volle bus weer inleveren? Het wordt aangeraden ter voorbereiding van de collecteweek een bijeenkomst te organiseren, waarbij de collectebussen en overige benodigde materialen worden uitgedeeld en een korte presentatie wordt gegeven over het Rode Kruis en de nationale collecteweek. Denk hierbij aan: een leuke informatieve video over het Rode Kruis welke activiteiten organiseert de Rode Kruis afdeling? waaraan wordt het gecollecteerde geld besteed? Voorbeeldbrief welkom en uitnodiging Rode Kruis bijeenkomst Belangrijk is dat de collectanten een goed overzicht krijgen van de organisatie en de campagne waar zij aan meewerken. Verstrek de collectanten voorbeelden van vragen die zij kunnen krijgen, zoals waar het geld van de collecte voor wordt gebruikt. Vraag en antwoord voor de collectant Tips voor de collectant Na de collecte zullen de collectanten vol zitten met hun ervaringen van de collecte. Hoe is het verlopen? Wat zijn de opbrengsten? Om de collecteweek goed af te sluiten laat u de collectanten weten hoe blij u bent met hun deelname aan de collecteweek. Om deze waardering te ondersteunen kunt u de collectanten een bedankkaartje sturen met daarop de individuele en totaalopbrengst van de afdeling. Uiteraard geeft u de collectanten een klein presentje. Ook kunt u een slotbijeenkomst organiseren, waar de collectanten ervaringen kunnen uitwisselen. Evaluatieformulier collectant En vergeet uw wijkcoördinatoren niet! Praktijk leert dat een goede wijkcoördinator zorgt voor het succes van de collecte. Als mensen met plezier meehelpen tijdens de organisatie van de collecteweek, dan zullen zij volgend jaar graag weer mee doen. In het hoofdstuk collectanten binden gaan we ervan uit dat wijkcoördinatoren meehelpen om de collectanten te behouden. Handboek Collecte; versie /10

8 Maar het is uiteraard van belang dat er ook voor de wijkcoördinatoren iets wordt georganiseerd: bedank hen allemaal persoonlijk en organiseer een bijeenkomst achteraf met het hele team om de collecte te evalueren. Dit kan onder het genot van een drankje of hapje gebeuren. U kunt hun vragen een vragenlijst in te vullen, waar ruimte is om hun ideeën en ervaringen te noteren. Leuke tips neemt u mee voor volgend jaar! 4. Rode Kruis collecteweb Collecteweb ( is een registratiesysteem t.b.v. de collecteorganisatie binnen uw afdeling. Andere collectebusfondsen werken eveneens met dit systeem. Collecte- en wijkcoördinatoren spelen inmiddels een belangrijke rol bij het plannen en organiseren van de collecteorganisatie op afdelingsniveau. Om de buscollecte op peil te houden of actief uit te breiden is het noodzakelijk op elk moment te kunnen beschikken over alle relevante informatie zoals collectantengegevens, wijkindelingen en looproutes. Welke mogelijkheden biedt Collecteweb? 1. Registreren collectevrijwilligers (adresgegevens, telefoon, ) 2. Toekennen van collectevrijwilligers aan een wijk 3. Aanmaken van looproutes in een wijk en het koppelen van looproute aan een collectant 4. Invoeren van collecteopbrengst (per collectant) 5. Extra mogelijkheden binnen Collecteweb Rode Kruis Geselecteerde items exporteren naar Excel Etiketten maken (8 verticaal, 3 horizontaal) versturen Looproutes printen Wanneer u interesse heeft in het gebruik van collecteweb mag u een sturen naar collecte@redcross.nl of contact opnemen met uw contactpersoon van het verenigingskantoor. Handboek Collecte; versie /10

9 5. Ondersteuning via verenigingskantoor Specialisten van het verenigingskantoor ondersteunen afdelingen en districten in het organiseren van de collecte. Als u niet weet wie uw contactpersoon is, stuur dan een mail naar collecte@redcross.nl. Direct voorafgaand aan en tijdens de nationale collecteweek wordt gekeken hoe de collecte landelijk ondersteund kan worden, eventueel met acties vanuit Den Haag, maar ook door acties vanuit de plaatselijke afdelingen en districten. Onderdelen van de collectecampagne De collectecampagne van het Rode Kruis bestaat uit drie onderdelen. Te weten: Buscollecte (zie voorgaande hoofdstukken) Collect ing Communicatieondersteuning De verantwoordelijkheid voor deze drie onderdelen ligt op het verenigingskantoor bij het cluster Marketing & Fondsenwerving. Collect ing In juni gaan duizenden Rode Kruis- collectanten langs de deuren om te vragen voor een bijdrage voor het Rode Kruis. Op de laatste dag van deze week ontvangt een relatief kleine doelgroep de collect ing. Dit zijn structurele donateurs die al jaren erg loyaal geven op deze mailing. Het Rode Kruis benut de zichtbaarheid van de collecteweek om deze groep loyale donateurs een extra bijdrage te vragen wat ten goede komt aan de hulpverlening van het Nederlandse Rode Kruis. De mailing valt op de laatste dag van de collecteweek op de deurmat en zal daardoor het contact van de gever met de collectant niet beïnvloeden. Communicatieondersteuning Een communicatiecampagne is een massa mediale campagne die vanuit het verenigingskantoor wordt geïnitieerd. In een eventuele campagne vragen we vooral aandacht voor de collecte. Dat gebeurt in de vorm van gratis én betaalde publiciteit. Bijvoorbeeld via persberichten, billboards of door middel van commercials. Digitale nieuwsbrief Maandelijks wordt er een digitale nieuwsbrief per mail verstuurd aan alle collectecoördinatoren op afdelingsniveau. Deze bevat belangrijke informatie en handige (huishoudelijke) mededelingen wat u ondersteunt in het organiseren van de collecte. Houd deze dus goed in de gaten! Tip! Ontvangt u de nieuwsbrief nog niet maandelijks in uw mail, stuur dan uw gegevens door naar collecte@redcross.nl. Collectestudio Op de website vindt u allerlei promotionele (collecte)uitingen en handige documentatie ter ondersteuning van de lokale organisatie van de collecte. U logt, voor het komende collectejaar, in met de volgende gegevens: Gebruikersnaam Wachtwoord collecte collecteweek2014 Heeft u problemen met het benaderen van Collectestudio, stuur dan een mailtje naar: communicatiestudio@redcross.nl. Handboek Collecte; versie /10

10 Tot slot Even alle websites en bronnen van informatie op een rijtje: Office Depot (uitleg pagina 5) Voor de inkoop van uw collectematerialen (als bussen, legitimatiebewijzen, collectebusstickers, bedankartikelen, busverzegelingen), kunt u terecht bij Office Depot. Rode Kruis collecteweb (uitleg op pagina 8) Een registratiesysteem t.b.v. de collecteorganisatie binnen uw lokale afdeling. Digitale collectenieuwsbrief Een maandelijkse nieuwsbrief in uw mailbox met allerlei informatieve en huishoudelijke berichten ten behoeve van de collecte-organisatie. Collectestudio (uitleg op pagina 6) De plek waar u promotionele (collecte)uitingen en handige documentatie vindt ter ondersteuning van de lokale organisatie van de collecte. Heeft u vragen of opmerkingen, neemt u dan contact op met uw collecte contactpersoon van het verenigingskantoor of bel naar het Contact Center, via telefoonnummer: of stuur een mail naar: collecte@redcross.nl. Handboek Collecte; versie /10