Veilig, flexibel en overal pull printen met een kaartje. Peter van der Vecht Datascan bv

Transcriptie

1 Veilig, flexibel en overal pull printen met een kaartje Peter van der Vecht Datascan bv

2 Beveiligd pull printen Waarom zou je het willen? Wat heb je ervoor nodig? Scenario s Wat krijg je te zien Aanpak Business case

3 Waarom zou je het willen? Vertrouwelijkheid Inzicht Besparingen Consolidatie Support & Beheer Controle en Sturing Toegangscontrole Flexplekken Mobiliteit

4 Wat heb je nodig? Unieke en veilige identificatie methode Database met gebruikers Geschikte printers voor optimale integratie Duidelijke policy voor MFP gebruik Goede infrastructuur Communicatieplan

5 Scenario s Industrie Handel Overheid Gezondheidszorg

6 Industrie, handel, overheid & gezondheidszorg Situatie Consolidatie Meer service naar gebruikers Vertrouwelijkheid Overal kunnen printen (roaming) Toegangscontrole Eenvoudiger/minder beheertaken Inzicht in print - en kopieerkosten

7 Industrie, handel, overheid & gezondheid Oplossing Beperkt aantal type werkgroep printers Gebruiker krijgt meer functionaliteit Overal kunnen printen (roaming) Vertrouwelijkheid Toegangscontrole Eenvoudige beheer Inzicht in print - en kopieerkosten Besparing 20-25%

8 SafeCom Go Functionaliteit PUSH PULL COPY FAX SCAN Algemeen Authenticatie door kaart en/of code Geintegreerd met display van MFP Consequente User Interface voor Pull Print over verschillende platforms

9 Wat ziet de gebruiker?

10 Pull Print

11 Kopiëren

12 Send E

13 Aanpak - fasering Proof of Concept Opdracht Intake Oplossingbeschrijving Pilot Uitrol Training Support & services (SLA)

14 Proof of Concept (proeftuin) - Drie weken kosteloos standaard kaartlezer & software - Afgeschermde omgeving - Technisch inzicht - Alleen uren berekend

15 Intake - oplossingsbeschrijving Huidige & gewenste situatie Eisen & wensen Infrastructuur Beperkingen Cruciale succesfactoren Doelstellingen Resources Planning

16 Pilot & uitrol - Productionele omgeving - Praktijktoets van ontwerp - Bijstellen implementatieplan - Goedkeuring - Uitrol - Opleverdocument - Training applicatiebeheerder(s) - Field engineers OSN En daarna??

17 Support & Services Remote

18 Praktijkvoorbeeld Yokogawa Industrial Automation & control, Test & measurement Sinds 1915 omzet 433 miljard 84 kantoren 33 landen mw nieuwbouw NL ca. 600 medewerkers Doel Consolideren aantal (persoonlijke) printers Invoeren flexwerkplekken Eisen Waarborgen vertrouwelijk printen Gebruik van toegangspas in combi met pincode Printen vanuit Windows, Apple, SAP, AutoCad Gebruik ActiveDirectory Oplossing Service corners voor kleur en zwart/wit Alle machines voorzien van Safecom kaartlezer SAP kernel printing met pas m.b.v. SafeCom Port Monitor Vanaf december inzicht in kosten en besparing

19 Uw printmanagement is in veilige handen van OSN en Datascan

20 Website: Contact : Datascan bv Nieuweweg 108c 1531 AH Wormer Telefoon Fax printsolutions@datascan.nl support@datascan.nl

21 Deel II

22 Digital Scanning Solutions Documenten beheren in plaats van weggooien Slim & gestructureerd documenten decentraal digitaliseren, afleveren op juiste plek en bedrijfsbreed beschikbaar It is not a document, it s your business Peter van der Vecht - Datascan bv

23 Probleem met papier? Langzaam, inefficient en duur Verhoogt risico door niet naleving wet- en regelgeving Geen totaalbeeld van klant Beheren volume en variatie Trage respons naar klanten 95 % van bedrijfsbeslissingen zijn gebaseerd op papier Papiertransacties zijn 24 x duurder om te verwerken

24 Aan u de taak Invoer Doorvoer Uitvoer Brieven Facturen s XML PDF Essentieel bijdrage voor Beslissingsproces Kernactiviteiten klanttevredenheid Beschikbaarheid Snel Inzichtelijk Efficient & Effectief systeem

25 vastleggen, verwerken en distribueren vereist analyse!

26 Vooronderzoek Apart scannen of in batch (met barcode)? Documenten dubbelzijdig? Documenten in kleur? Blanco pagina s? Welk formaat nodig? Papierformaten Zoeken in documenten? Aantallen? Alleen ingevulde velden lezen en opslaan?

27 De volgende stap 1. Bepaal bedrijfskritische documenten 2. Onderzoek verschil conversie naar archief en day-forward systemen 3. Begin met beperkte afdelingsoplossing om Center of Excellence neer te zetten 4. Rol daarna uit over gehele organisatie

28 AutoStore server gebaseerde capture applicatie Technologie voor biedt mogelijkheid documenten op brug tussen uw MFP en basis van vooraf gedefinieerde regels back-office systeem decentraal vast te leggen, te verwerken en te distribueren.

29 Hoe werkt AutoStore? Gescande documenten worden samen met meta data verzonden over network MFP haalt automatisch menu s op van server Beheerder creert menu s en verwerkingsprocessen met grafische AS Process Designer AutoStore koppelt documenten aan juiste proces en verwerkt de documenten ABCABC 3. DM-System

30 AutoStore informatie vastleggen

31 Een workflow definiëren

32 Menu voor de gebruikers

33 Wat vindt gebruiker? Voordelen voor de gebruiker Eenvoudig gebruik van de MFP voor scannen Eén druk op knop Alle verwerking gebeurt automatisch geen kennis nodig voor technische details over scannen - OCR,. Documenten scannen on demand

34 Wat vindt bedrijf? Voordelen voor bedrijf Hogere acceptatie document management oplossingen integratie alle op papiergebaseerde informatie (niet alleen gestructureerd.) Nu complete documentcyclus in DMS Low cost on ownership versus onderhouden van desktop scanners en software

35 Wat vindt beheerder? Voordelen voor de beheerder Centraal beheer van alle scanapparaten Centrale verwerking en distributie van gescande informatie Volledig server gebaseerd Weinig beheer & zorgen

36 Route Process Capture AutoStore Groupware Mail server Fileserver Databases Knowledge Management Document Management User Desktops

37 Groeipad van AutoStore Express & naar AutoStore Device Capture Authenticatie HP & Digital Senders Tekstherkenning Abbyy FineReader 7.0 AutoCapture Windows Desktop & MS Office Poll Directory Andere copiers, servers SMTP Capture MFP & Servers POP3 Capture MFP & Servers Barcode Recontion Linear & 2D Conversie Images & PDF Watermarking En-/Decryption Documentum Corsa Exact- e-synergy Captaris Alchemy Directory Services Home Directory Lookup Cost Recovery Generiek via LDAP Send To Folder Send To FTP FTP Capture Remote sites & Devices OpenScan Desktop & Productie Scanner Andere Device Integratie EFI SendMe Andere Systemen Batch Import &XML Import Hummingbird OpenText LiveLink Interwoven/iManage IBM Content Manager FileNet Domino.Doc Send To SMTP Send To LAN Fax Advanced Tekstherkenning Zonal OCR, Forms, Facturen IXOS ODBC DB (SQL,Oracle,DB2) Send To Lotus Notes Send To SharePoint 2003 Image Management Removing empty pages, dots, lines speckles, colours, XML Routing

38 Uw bedrijfskritische data capture processen in veilige handen van OSN en Datascan

39 Website: Contact : Datascan bv Nieuweweg 108c 1531 AH Wormer Telefoon Fax printsolutions@datascan.nl support@datascan.nl