Scanning, Document- & Print Management De Canon oplossingen

Transcriptie

1 Scanning, Document- & Print Management De Canon oplossingen Rob Schulp Solutions Business Consultant Canon Nederland N.V.

2 Agenda Groei van informatie Scannen met Canon (ecopy) Document Management Systeem (ADOS) Print- & Copy Accounting (uniflow)

3 De informatie explosie (1) We krijgen meer informatie dan we kunnen verwerken: Papieren documenten zijn overal Aantal scherm-images verdubbelt iedere 2 jaar Paginavolume verdubbelt iedere 7 jaar Per persoon per jaar wordt 3x meer papier verbruikt dan 10 jaar geleden

4 De informatie explosie (2) Veel oorzaken voor de groei Iedereen produceert documenten Eenvoudige distributie snel, goedkoop, direct Web: aan iedereen aan te bieden Netwerken Meer informatie beschikbaar Web: voor iedereen bereikbaar

5 Organisaties slibben dicht

6 Behoefte om informatie te managen Toename van informatie-applicaties (1) Financiële applicaties/erp/crm applicaties Document Management wordt een onderdeel Knowledge management Bescherm je belangrijkste bezit: kennis Laat je kennis groeien Maak kennis beschikbaar Document Management is een tool

7 Behoefte om informatie te managen Toename van informatie applicaties (2) Toename van juridische druk Compliance : De mate weer waarin bewezen kan worden dat wet- en regelgeving en standaarden correct gevolgd zijn Non-compliance is/wordt een groot risico Document Management is een tool om compliancy te waarborgen

8 Wat is ecopy? De oplossing voor het scannen en distribueren van documenten ecopy ShareScan ScanStation OP ecopy ShareScan ScanStation OP for DR ecopy ShareScan OP for MEAP ecopy Connectoren ecopy Desktop

9 Fax Hard Copy PDF, PDF/A, TIFF FileServer Doc. Man. Systeem Desktop

10 ScanStation OP V4.2

11 ecopy Scan Station for DR

12 ecopy Connectoren

13 Wat is een Connector? Een directe koppeling tussen een Canon MFP/eCopy en applicaties/workflows van klanten Zichtbaar op ecopy scherm als button Core connectors, Quick Connectors, Additionele Connectors

14 Overzicht connectoren

15 ecopy Desktop

16 ecopy Desktop Document bewaren Navigeren in document Thumbnails bekijken Weergave aanpassen Selectie roteren Mark-ups toevoegen Document mailen Scan-inbox benaderen Document openen Document OCR en Markup tool Objecten selecteren Annotaties toevoegen Stempelen, handtekening Markeren, highlighten Verbergen, weghalen

17

18 Wat is ADOS? ADOS is een Document Management Systeem (DMS) voor het invoeren, archiveren, opslaan en beheren van alle soorten documenten; Flexibel beheer van documenten; Uitgebreide Workflow mogelijkheden; Eenvoudig zoeken, sorteren en groeperen van documenten; Ondersteuning van alle gangbare software-applicaties; Eenvoudig in het gebruik.

19 ADOS overzicht Client Invoeren & indexeren Archiveren ADOS Server Opslag Compound File Migratie primair & backup Desktop bestanden MS OFFICE, PDF, TIFF Connectoren & Processen Uiteindelijke Media MOD, UDO Harddisk, Jukebox, SAN, NAS, local Raid COLD, MS EXCHANGE, ERP, etc.

20 ADOS Client Modules ADOS Navigator Zoeken en vinden van documenten ADOS Capture Client Scannen en (automatisch) indexeren en archiveren van documenten ADOS Viewer Bewerken, bekijken, organiseren en verzenden van documenten ADOS Web Access Webtoegang tot documenten ADOS Office Links Indexeren en opslaan van alle office en desktop bestanden ADOS Explorer integratie Intergratie in de Windows Verkenner

21 ADOS Administrator Module ADOS Solution Designer Ontwikkel en organiseer uw DMS Creëren folders en categorieën; Instellen beveiliging; Ontwikkelen van Workflows; Beheer opslagmedia; Beheer databaseconnecties; Etc.

22 Solution Designer

23 Zoeken op meta-gegevens

24 ADOS ecopy SSOP connector De ecopy SSOP connector zorgt voor integratie van de Canon Multifunctional in ADOS; De ecopy SSOP connector zorgt ervoor dat er vanaf de Canon Multifunctional direct in ADOS categorieën kan worden ingescand.

25 ADOS connector voor MEAP

26 Print- & Copy Accounting De oplossing van Canon

27 uniflow modulair opgebouwd Print- & Copy Accounting Secure Printing MEAP-Device ID License Internet Watchdog Biometric Copy Shop Desktop Accounting Document Archive Load Balancing Internet Gateway Web Queue Management PrePrint PDF Workflow Job Ticketing

28 Agenda Universal Secure Printing InteractiveRuleBases Routing Accounting & Rapportage Autorisatie Workflow ecopy Secure Print Client MEAP Applet upgrade Samenvatting

29 Universal Secure Printing Houdt opdrachten op de server vast totdat de gebruiker zich identificeert en de opdracht vrijgeeft Biedt pull-print stijl secure printing Opdrachten kunnen vrijgegeven worden op alle Canon, HP of standaard PCL of postscript printers Meerdere identificatiemethoden Proximity kaarten, magnetic swipe kaarten, PIN nummers, fingerprints, username/password Kan geïntegreerd worden uw bestaande proximity technologie Gebruiker kan opdrachten selecteren om vanuit het display De embedded MFD applicatie maakt het voor de gebruiker mogelijk om de opdrachten te zien die ze willen vrijgeven

30 Systemen voor identificatie Projectnaam of pincode Finger print Magnetische kaart Contactloze kaart Mifare contactloze kaart of pincode

31 Universal Secure Printing Gebruiker selecteert File, Print in de applicatie zoals gebruikelijk

32 Universal Secure Printing Selecteer de uniflow OM Universal Secure Printer in plaats van de normale printerdriver

33 Universal Secure Printing De gebruiker kan de finishing opties en dubbelzijdig printen kiezen vanuit de driver

34 Canon MFD scherm is geblokkeerd totdat de gebruiker zichzelf identificeert Universal Secure Printing

35 Gebruikers kunnen hun secure opdrachten die wachten zien op de printserver ongeacht waar ze origineel naar toe geprint zijn Universal Secure Printing

36 De gebruiker kan de opdracht-informatie zoals aantal pagina s, dubbelzijdig en ook een preview van de eerste pagina zien Universal Secure Printing

37 Gebruikers kunnen de print-opties van de opdracht veranderen, waaronder dubbelzijdig, het aantal afdrukken en de range van pagina s die geprint moeten worden Universal Secure Printing

38 Universal Secure Printing Samenvatting Werkt over verschillende verdiepingen, gebouwen, steden of landen Meerdere identificatiemethoden kunnen gebruikt worden Universal driver maakt het voor de gebruiker mogelijk om een opdracht op te roepen bij elke willekeurige Canon, HP of standaard Postscript of PCL printer Leert/onthoudt welke proximitykaart bij welke gebruiker hoort Finishing settings kunnen veranderd worden bij de MFP Besparingen van opdrachten die niet geprint worden kunnen berekend worden ecopy kan ook gebruikt worden om opdrachten vrij te geven

39 Agenda Universal Secure Printing InteractiveRuleBases Routing Accounting & Rapportage Autorisatie Workflow ecopy Secure Print Client MEAP Applet upgrade Samenvatting

40 Automatische Rule Based Routing Kan opdrachten van een netwerk printer naar een andere printer omleiden, omdat opdrachten groter dan een bepaalde omvang zijn kleur bevatten geprint worden vanuit een bepaalde applicatie geprint worden naar een printer die een bepaalde status heeft Kan ook opdrachten omleiden van een desktop- naar een netwerkprinter

41 Rule Based Routing - Samenvatting Selecteer het beste apparaat voor de opdracht Routing kan automatisch zijn of door een bericht te geven aan de gebruiker Besparingen van omleidingen kunnen opgeslagen worden voor latere rapportage Gebruikers die routing negeren kunnen achterhaald worden Regels kunnen toegepast worden op bepaalde gebruikers of op bepaalde tijden/perioden Routing kan plaatsvinden voor desktop- en netwerkprinters

42 Agenda Universal Secure Printing InteractiveRuleBases Routing Accounting & Rapportage Autorisatie Workflow Samenvatting

43 Print- & Copy Accounting Biedt volledige print- en copy accounting voor lokale en aan het netwerk gekoppelde printers en multifunctionals Accounting op vele features Wie heeft de opdracht geprint Voor welke afdeling werken ze Op welke kostenplaats moeten de kosten geboekt worden Hoe was de opdracht geprint? Was het enkel of dubbelzijdig geprint? Op pagina niveau herkenning van kleur of zwart wit Welke papier lade werd er gebruikt? Wat was het papier formaat? Hoeveel kopieën

44 Rapportage Gedetailleerde en samengevatte rapportages laten zien wat de status van het printbudget is Rapportages kunnen gegroepeerd worden op Gebruikers, apparaten, afdelingen, kostenplaatsen, Besparingsrapportages kunnen de ROI laten zien Rule based routing Secure opdrachten die niet opgehaald zijn what if scenario's Maatwerk rapportages kunnen toegevoegd worden

45 Prijzen en budgetten Elke printer kan een verschillend kosten profiel hebben Laserprinters zijn duurder dan multifunctionals om naar toe te printen Elke printer kan 3 alternatieve prijsprofielen hebben Achterhaal wat het kost om de opdracht te printen en wat het bedrag is waarmee de gebruiker belast wordt Achterhaal hoeveel geld bespaard wordt wanneer de opdracht naar een goedkopere printer gestuurd wordt Printbudgetten kunnen opgelegd worden Voor gebruikers, afdelingen en kostencenters Budgethouders kunnen dure opdrachten goedkeuren

46 Agenda Universal Secure Printing InteractiveRuleBases Routing Accounting & Rapportage Autorisatie Workflow ecopy Secure Print Client MEAP Applet upgrade Samenvatting

47 Agenda Universal Secure Printing InteractiveRuleBases Routing Accounting & Rapportage Autorisatie Workflow Samenvatting

48 Samenvatting Printen vanuit printerdriver naar alle Canon, HP, Postscript en PCL printers Aanpassing van finishing, duplex, kleur opties mogelijk Automatisch omleiden van opdrachten Door gebruiker (te kiezen) Prijsweergave alternatief Rapportage what if kosten

49 Samenvatting Accounting Op netwerkprinters en lokale printers Besparingsrapportage Autorisatie workflow Manager kan opdrachten autoriseren en verwijderen Integratie met ecopy & ADOS

50 Tot slot Bedrijven kunnen besparen 10% - 30% met vergroting van het gebruikersgemak de kosten omlaag brengen door slimmer te printen!