PDF maken van uw werkdocumenten. Cepom

Transcriptie

1 PDF maken van uw werkdocumenten Cepom

2 Voordelen pdf formaat Platform onafhankelijk (windows, mac, linux ) Applicatie onafhankelijk (verschil met bv office) Object georiënteerd (met beelden, films enz) Adobe Reader gratis voor iedereen via www Bestanden hebben goede compressie zonder verlies Tracker in de pdf zelf opgenomen Beveiliging op diverse niveaus Watermerken op bv iedere blz Digitale handtekeningen Bijlagen in de pdf file zelf Archivering (PDF/A)

3 PDF als digitaal klassement Waarom digitaal klasseren snelheid beschikbaarheid voor meer pers. werken op afstand mail beveiligen, meerdere kopies per dossier

4 PDF als digitaal klassement Hoe klasseren (in pakket buiten pakket) Opvolging van de dagelijkse workflow Map per dag Via beheerspakket

5 Oefenen met de basisfuncties Acrobat Writer - Reader 0penen bestand diverse methodes Bewaren (als) Afdrukken als pdf eigenschappen opvragen CTRL + D

6 Oefenen met de basisfuncties samenvoegen pdf files nieuwe file of binder invoegen en exporteren van blz

7 Oefenen met de basisfuncties Roteren blz (1, selectie, all) Knippen (crop tool)! Verschil met figuren in word aanpassen werkbalk

8 Oefenen met de basisfuncties Bestandsgrootte en comptabiliteit andere acrobat versies Reduce file size Uitvoervorm bij afdrukken (vb kleinste bestandsvorm )

9 Scanner (van 75 tot > 1000 ) ADF flatscan netwerk snelheid sterk afhankelijk van resolutie en kleur usb2 kabel scsi kabel netwerk

10 Resoluties e.a. DPI uitvergroten Kleur? Grijs? zwart-wit zwart wit drempel

11 Directory structuur map per klant, file per polis & vaste structuur numeriek klassement 0001 gebruiken i.p.v. 1 werken met mappen ipv mapnamen bij opzoeken (dubbelklik en 2 x klikken probleem) numeriek klavier gebruiken

12 TIPS bij inscannen naar PDF Keuze zwart-wit / grijs / kleur Resolutie in dpi Instellingen scanner

13 PDF van Office documenten Word Excel Acces Powerpoint Outlook

14 PDF van Office documenten Printer functie (verlies van file info) Werkbalken office programma Van pdf terug naar..

15 Integratie in beheerspakket locatie van de ingescande documenten beperking over internet inzake upload 192Kbits/sec of 24kbytes/sec of 42 sec om 1megabyte te uploaden snelheid intern ( Mbits/sec) snelheid van HDD voor vrijgave grotere bestanden opname file of opname link naar file

16 TIPS Netwerk drive letters identiek houden > H via inloggen (inlezen log file, net use) printerserver in netwerk netwerkkabels of draadloos; wanneer cat 6 kabels (snelheid, veiligheid) groepen met bevoegheden, geen users met bevoegdheden

17 Beheerspakket documenten Gelinkte file - Geïmporteerde file SBS bevoegdheden tip 1 groepen aanmaken tip 2 reader writer verdeling

18 Beheerspakket documenten Scan software om pdf te maken (meegeleverd met scanner) Gratis software Verschil met pdf writer van adobe Andere: pdf creator, pdf converter

19 Voorbeelden en oefening inzake bestandsgrootte Kleur zwart wit Grijs Zie directory van de oefeningen

20 voorbeeld Voorbeeld directory structuur

21

22

23 AS2 toepassing Afdrukken van een polis ADOBE PDF als printer

24

25 xxxxxxxxxxxxx

26

27

28

29

30

31

32

33 oefening Invoegen andere pdf (opm fortis, axa crest berichten ) Tif bestand automatisch als pdf openen (vb inkomende fax)

34 FOTOS en PDF Beheer fotos (word, ACDC, Photoshop, Picasa enz) Importeren van jpg bestanden Afdrukken in verschillende groottes

35 FOTOS en PDF Bijwerken in Picasa of Figuren in Word Bijwerken in Adobe (Tools werkbalk)

36 Oefeningen op Fotos in PDF Commentaar toevoegen tekstvak opmerking sticky note Figuren op beelden (pijl, lijn, )

37 FOTOS en PDF Send als mail voordelen van 1 file spamfilter platformvoordeel Crop functie

38 Aanpassen en bewerken PDF Herafdrukken in andere resolutie Verkleinen bestand Paginas toevoegen Inhoudstabel toevoegen bookmarks invoegen

39 Oefening: aanpassen en bewerken PDF Tekst aanpassen of weglaten (touch up text) Tekst bijtypen (typewriter tool)

40 Diverse TOOLS Commentaar en opmerkingen Select en zoom Advanced editing OCR toepassingen (tekstherkenning) FONTS problematiek versie 5 tot 9 van acrobat writer

41 Beveiligen van PDF Bestandseigenschappen / beveiliging Via CTRL + D opvragen Paswoord om file te openen Paswoord voor afdrukken, wijzigen,

42 Beveiligen van PDF Advanced Onderteken uw bestand electronisch Encrypteer uw bestand Digitale ID s gebruiken

43 Oefenen met stempels Standaard stempels Maken stempels Handtekening als stempel (fysisch) Folders personaliseren

44 Back-up waarde: volledige kopie snapshot van bron naar doel ruimte: identieke diskspace of compressie snelheid: medium afhankelijk, full copy nodig media: (HDD, tape, CD, DVD) mobiele HDD software: Windows, diverse pakketten methode: 1 per dag, 1/week, 1 maand, 1 jaar

45 Synchronisatie waarde: gewijzigde bestanden gelijk houden van bron en doel ruimte: identiek of compressie snelheid: winst door kopie van gewijzigde bestanden media: HDD software: synchronisatie (syncback) methode: 1 doel kopie of meerdere

46

47

48

49

50 Previous versions: Windows shadow copy waarde: snapshot van gewijzigde clusters meerdere vroegere versies van een bestand ruimte: enkel gewijzigde clusters snelheid: achtergrond bewerking afhankelijk van laatste shadow copy media: enkel HDD (andere of zelfde PC) software: NT server & NT client (onderdeel Smal Bussiness Server) methode:aantal kopies volgens HDD ruimte

51

52

53

54

55 BESLUIT Werken op afstand of locaal Controle op work-flow via 1 punt Extra beveiliging data Einde van de klasseerproblemen Tijdwinst Kostenbesparing

56 BESLUIT EN NU STARTEN!