SMILE Nieuwsbrief. ERP M&F Project SMILE jaargang 5 nummer 2 tweede kwartaal Wat u leest in deze editie. Van de Projectleider

Transcriptie

1 SMILE Nieuwsbrief SAP Migratie in de luchtketen Eerste fase Laatste editie ERP M&F Project SMILE jaargang 5 nummer 2 tweede kwartaal Wat u leest in deze editie Van de Projectleider Communicatie naar de lijn SAP is live voor Apache en Chinook Over SAP gesproken, onder meer: - Nieuwe bedrijfsvoering, nieuw leiderschap! - Efficiënte warrroom begeleidde de live-gang - Voorbereiding SAP-migraties Apache en Chinook - Uit het coördinatieberaad Kennismaken met de nieuwe projectleider SMILE kolonel Gijs van Daatselaar Start Pilot SAP QM op LCW Terugblik op stage bij SMILE De gebruiker aan het woord Projectplanning SMILE

2 2 Van de Projectleider [ ]de opdracht is duidelijk, de wedstrijd moet koste wat kost gewonnen worden.[ ]er wachten ons nog meer wedstrijden en die willen we een goed vervolg geven[..] In migratie-context hadden dit mijn eigen woorden kunnen zijn, maar ze zijn van FC Twente trainer/coach Michel Jansen, voorafgaand aan de wedstrijd tegen Roda JC, kort na de laatste overwinning op NAC. Successen vier ik graag. Niet alleen als trouwe fan van FC Twente, maar ook als projectleider SMILE. Een recent succes vierden we 3 april, gelijktijdig (middels een VTC-verbinding) op het Defensie Helikopter Commando (DHC) en het Logistiek Centrum Woensdrecht (LCW), omdat de Apache en Chinook live zijn in SAP. Om deze opdracht te behalen is veel werk verzet door de collega s van onder meer DHC, LCW, Defensie Materieel Organisatie (DMO) en SMILE. Hier staat het succes van de lijn centraal en ik dank alle collega s in de heliketen voor hun inzet en toewijding. Zo n viering is een moment om terug te blikken en stil te staan, maar vooral ook om vooruit te blikken. Ten eerste, omdat er (helaas) geen tijd is om achterover te gaan leunen, want nu begint de periode waarin we laten zien dat we onze bedrijfsvoering met ondersteuning van SAP op de rit krijgen. Kinderziektes en andere issues moeten verholpen worden en we zullen de bedrijfsvoering moeten blijven verbeteren. En ten tweede: er wachten ons nog meer wedstrijden en die willen we een goed vervolg geven. De migratietrein gaat onverminderd verder richting Cougar, Overige Systemen en F-16. Ze volgen elkaar in rap tempo op, en we zijn volop onderweg en bezig, om aan het einde van dit jaar met al onze (wapen)systemen operationeel te zijn in de nieuwe bedrijfsvoering, met ondersteuning van SAP. Waarom is het functioneren van de nieuwe bedrijfsvoering nu zo belangrijk? Kort en simpel: Als de sturing en beheersing van onze bedrijfs(voerings)processen niet goed functioneert, haalt onze organisatie zijn doelen en prestaties niet. Uiteindelijk leidt dat er toe dat onze wapensystemen minder of zelfs niet inzetbaar zijn. En we zijn toch op aard om met onze wapensystemen Airpower te leveren? De verantwoordelijkheid ligt bij de lijnorganisatie, want kwaliteit van bedrijfsvoering is niet in handen van een ERP-systeem, maar afhankelijk van mensen, van u en mij. Een belangrijke groep mensen houdt daarbij de ogen onder meer gericht op onze omgeving, die voortdurend in beweging is: technologie, samenleving, economie, politiek en overheid. We noemen deze mensen de 010-en. Zij (over)zien en slechten obstakels, zodat de organisatie geen tempo verliest. Ze helpen mensen zich te ontplooien en anderen te inspireren hetzelfde te doen, zodat ze hun talenten en passie kwijt kunnen en zichtbaar bijdragen aan de missie en de doelen van hun organisatie. Zo bewaken zij de (nieuwe) bedrijfsvoering. Een van de huidige obstakels, die zij op weg tegen zijn gekomen, is de mismatch tussen het joint ontwerp van de nieuwe bedrijfsvoering en de bestaande bedrijfsvoering van de Luchtketen. Het vraagt om inzicht, vertaalslagen, meebewegen en bovendien een andere mindset om hiermee te dealen. Het door de C-LSK geïntroduceerde CLSK 3.0 biedt ruimte voor het ontwikkelen van leidinggeven aan nieuwe processen met een andere mindset. Op 22 mei wordt op vliegbasis Volkel het symposium CLSK3.0 georganiseerd, waarbij deze mindset centraal staat. Leidinggevenden in de materieellogistiek: doe er uw voordeel mee! Wie terugkijkt merkt op dat veranderen en verbeteren niet vreemd is voor onze organisatie. Als je ziet waar we, inmiddels 100 jaar geleden, als luchtvaart stonden in vergelijking tot waar we nu staan We hebben niet anders gedaan. Pionieren zit in het bloed van de organisatie. Maar het vraagt wel om de flexibiliteit om afscheid te kunnen nemen van veelal vertrouwde werkwijzen. Misschien zijn we dat een tijdje ontgroeid, maar inmiddels is er een nieuwe groep toegerust: alle migratiebetrokkenen binnen de Luchtketen. Zij hebben immers daarbinnen een voorsprong in de anders-denken-anders-doenmodus. Al enkele jaren zijn ze bezig met afscheid nemen van de oude bedrijfsvoering en legacysystemen en focussen op innovatieve manieren om het beste uit de nieuwe bedrijfsvoering en SAP te halen. Op weg daar naar toe wisselen we van collega s en inzichten. Dat is inherent aan onze organisatie, functieduur en het plaatsen van collega s op de juiste plekken. Daarbinnen bereik ik zelf ook een markante functieduur die gekoppeld is aan Functioneel Leeftijds Ontslag (FLO) en dat betekent dus ook afscheid nemen: niet alleen van mijn collega s binnen de Luchtketen maar ook van Defensie als organisatie. Als projectleider SMILE heb ik mijn loopbaan afgesloten met een zeer pittige, maar ook schitterende functie. Het meeste ging niet vanzelf, een groot aantal zaken vergden veel inzet, overleg en afstemming. Maar vooral heb ik gemerkt dat er veel collegialiteit is en de wil om samen de problemen op te lossen. Daaruit heb ik de kracht gehaald om door te blijven gaan en samen met jullie de successen tot nog toe te kunnen vieren. Vanaf deze plaats wil ik iedereen alvast bedanken voor de prettige samenwerking. Kolonel Gijs van Daatselaar neemt het stokje over als Projectleider SMILE. Gijs en ik zijn al een tijdje samen bezig met de overdracht, zodat hij vanaf juli in vol tempo mee kan in de migratietrein. Ik heb er vol vertrouwen in dat de wedstrijden die wachten een steeds beter vervolg krijgen dankzij onder meer lessons learned. Mijn moto blijft van kracht: Wat in één keer perfect moet zijn, krijgt geen kans om te groeien. Veel succes gewenst bij het groeien en vieren!

3 3 Van de Redactie Communicatie naar de lijn Beste lezer, Voor u ligt de laatste editie van de SMILE Nieuwsbrief. Vanaf 1 mei 2014 ligt de communicatie niet meer bij SMILE (Team Verandermanagement & Communicatie), maar in de lijnorganisatie. Dat is een goede ontwikkeling. Het illustreert dat steeds meer taken vanuit luchtketenproject SMILE worden geborgd in de nieuwe organisatie en dat de lijn de verantwoordelijkheid (over)neemt. Uitgangspunt van centrale communicatie rondom de nieuwe bedrijfsvoering en migraties is het optimaal benutten van elkaars krachten en middelen. Een eerlijke en transparante boodschap naar alle niveaus en doelgroepen in de Luchtketen zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant op blijven staan en dat iedereen weet waar hij/zij aan toe is. De boodschap is tweeledig: Aan de ene kant gaat het over het informeren over de veranderingen/nieuwe ontwikkelingen, als wegwijzer naar praktische en feitelijke informatie en wat dit voor u inhoudt. Oftewel: het delen van visie en informatie over de migratie(s), nieuwe bedrijfsvoering met ondersteuning van SAP en procesmanagement. Aan de andere kant is het een appèl op u om gebruik te maken van eigen kracht, aangereikte middelen en elkaar te ondersteunen. Dit is de basis van de transitie: meer zelfredzaam, meer op eigen kracht. (deze transitie sluit direct aan op CLSK3.0 en dit is het uitgelezen moment om te bekijken hoe het slimmer kan en hoe daarnaar te handelen u bent aan zet). De uitvoering voor deze communicatie is vanaf 1 mei in handen van de Coördinerend Proces Managers (CPM s): Ltkol Marcel Koumans en Ltkol Dick van der Kaaij. Zij geven hun eigen invulling door de keuze in communicatiemiddelen en frequentie van informeren. Ontvangt u de SMILE Nieuwsbrief? Dan wordt u vanaf mei automatisch meegenomen in de communicatie vanuit de CPM s. Naast de centrale communicatie is er ook communicatie door het management: zij plannen, organiseren, leiden en controleren. In dat proces is het van groot belang dat medewerkers impliciet/of expliciet op de hoogte worden gebracht van de strategie, het doel en de bijdrage die van hen wordt verwacht om dat doel te bereiken: een defensiebreed integraal systeem dat de (operationele) bedrijfsvoering van de krijgsmacht maximaal ondersteunt. Primair is deze communicatie dus de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden, het lijnmanagement. De communicatie door de CPM s maakt hier deel vanuit, maar heeft ook een strategische en adviserende functie - zoals de communicatie vanuit Directie Communicatie (DCo) en de sectie Communicatie op uw onderdeel. Geloofwaardigheid, openheid, participatie en interactie in relatie tot leiderschap staan centraal binnen lijncommunicatie. Maar, interne communicatie is niet alleen iets door leidinggevenden, het impliceert een haal- en brengplicht. Voor iedereen dus: van de Commandant Luchtstrijdkrachten tot op de werkvloer. Beide kanten moeten een pro-actieve houding innemen in de communicatievoering. Dat gaat verder dan de vraag om informatie of het verstrekken van informatie. Maak het concreet en ga er mee aan de slag door actief te luisteren en signalen op te pakken en zo nodig actie te ondernemen. En denkt u dat het slimmer kan? Deel dat. Zo maken we stappen voorwaarts, niet alleen in de implementatie van de nieuwe bedrijfsvoering met ondersteuning van SAP, maar ook door onze bedrijfsvoering als motor van de organisatie op hoger niveau brengen. Met alle positieve gevolgen van dien De afgelopen twee jaar heb ik u vanuit Luchtketenproject SMILE ondersteunt in de migratiekoers, gewapend met communicatiemiddelen als tool. Tijdens gesprekken en bezoeken aan de werkvloer heb ik mogen zien en horen met welke enorme uitdaging(en) u dealt. De organisatie heeft veel te danken aan u, aan de loyaliteit van de collega s in het materieellogistieke domein, die tegen de klippen op onze toestellen in de lucht weten te houden onder alle omstandigheden, zoals weer blijkt. Dankzij uw feedback, ondersteuning en commitment heb ik mijn werk met veel plezier en bescheiden successen kunnen doen. Dit transitiemoment is voor mij de gelegenheid om verder te kijken en met opgedane kennis en ervaring invulling te geven aan een nieuwe functie binnen onze organisatie. Daarbij blijf ik alle ontwikkelingen op de voet volgen en support geven waar dat mogelijk is. Dank voor uw vertrouwen en tot ziens! Henk-Jan van Vulpen

4 4 SAP is live voor Apache en Chinook! Het Defensie Helikopter Commando (DHC) in Gilze-Rijen en het Logistiek Centrum Woensdrecht (LCW) vieren vandaag de feestelijke Go Live in SAP voor de materieellogistieke en financiele ondersteuning van de Apache en Chinook. Voor de luchtketen is dit de vijfde wapensysteemmigratie naar de nieuwe paarse bedrijfsvoering die voltooid is. Eerder gingen de NH90, Alouette III, PC-7 en de luchttransportvloot live in SAP. Wanneer een wapensysteem live gaat in SAP worden de oude bedrijfsvoeringsystemen (zoals IMDS en VA) uitgeschakeld. Dat wil zeggen: de autorisaties voor IMDS en VA worden ingetrokken waardoor na de migratie van alle wapensystemen VA en IMDS uit gaan. Eindgebruikers registeren nu het onderhoud en de logistieke afhandeling van de Apache en Chinook net als de wapenssystemen die al live zijn in eenzelfde systeem: SAP. Tijdens de Go Live werd hier met vertegenwoordigers uit de gehele Helikopter-keten (DHC, LCW, Defensie Materieel Organisatie en Directie Matlog Wapensystemen feestelijk bij stil gestaan.

5 5 De Plaatsvervangend Commandant Luchtstrijdkrachten (PCLSK) generaal-majoor Emile van Duren en de Transitie- Manager brigadegeneraal Jost van Duurling sneden in de Multifunctionele Ruimte (MFR) op het DHC met de traditionele paarse speer de taart aan. Vertegenwoordigers van het LCW volgden de viering vanaf Woensdrecht op de voet, middels een videoteleconferentie. Namens de ontvanger, de lijnorganisatie, sprak onder meer generaal-majoor Van Duren tot de aanwezigen: De heli-keten is een goed voorbeeld van de toenemende paarse samenwerking. In 2004 is immers al besloten tot de samenvoeging van alle helikoptercapaciteit in een gezamenlijk Defensie Helikopter Commando. Zo werkt DHC al jaren joint. Nu is ook de materieellogistiek voor de heli-keten live in de nieuwe paarse bedrijfsvoering. We zullen er nog wel veel tijd en energie in moeten steken, maar het gaat werken, daarvan ben ik overtuigd. Het succes en de verantwoordelijkheid liggen in handen van de lijn. Die verantwoordelijkheid blijven we nemen en al doende vergroten we onze kennis. SAP zal zich verder blijven ontwikkelen. Het maakt het functioneren van onze bedrijfsvoering genadeloos inzichtelijk en dwingt ons om dit te blijven verbeteren. Lees meer

6 6 Over SAP gesproken Symposium Nieuwe bedrijfsvoering: nieuw leiderschap! Op 22 mei 2014 ontmoeten ruim honderd CLSK-collega s elkaar op Vliegbasis Volkel om ideeën en ervaringen uit te wisselen over het nieuwe leidinggeven aan SAPgebruikers, vanuit het CLSK3.0-perspectief. De insteek is praktisch, met als doel van elkaar te leren. Lees meer LuTra naar SAP Efficiënte warroom begeleidde de live-gang Voor, tijdens en direct na de live-gang van de luchttranssportvloot, in het defensiebrede besturingssysteem SAP, was in Eindhoven een zogenoemde warroom ingericht, bestaande uit een groep specialisten om dit proces goed te begeleiden. Ook het LCW was er vertegenwoordigd. Omdat bij de vorige wapensystemen die overgingen naar SAP de ervaring was dat het goed werkt als de gebruikers en andere betrokkenen een periode bij elkaar zitten, is bij de live-gang van de luchttransportvloot (LuTra) een zogenoemde warroom ingesteld. Dit crisiscentrum was gevestigd op de vliegbasis Eindhoven en bestond uit gemiddeld vijftien mensen, die alle rollen vertegenwoordigden die in SAP gedefinieerd zijn. Twee daarvan waren kapitein Koen Schippers, logistiek technisch adviseur Programma Management, en adjudant Bas van Es, hoofd materieel controle (matco) van het 983 Squadron Logistiek. Lees meer Ondersteuning op Fort Hood Voorbereiding SAP-migraties Apache en Chinook In het voortraject van de Go Live Apache en Chinook hebben werkbezoeken vanuit Fort Hood, teleconferenties en mailcontacten voorzien in de noodzakelijke kennisoverdracht. Om ook in begeleiding op locatie te voorzien en checks uit te voeren verzorgden adjudant Charles Zwartjes (SMILE/TOA) en sergeant-majoor Chris Verpoorten (OTCLog) van 20 februari tot en met 8 maart opleidingen en trainingen op Fort Hood, ten behoeve van personeel van het 302 Squadron (onderhoud en logistiek). Gedurende twee weken ondersteunden zij zo de logistieke keten in het onderhoud en voorbereiding op de migratie. De trainingen en opleidingen werden in het Engels gegeven, omdat ook Amerikaans personeel getraind moest worden in SAP. Het opleiden en trainen vond plaats op de werkplek en werd ingepast in de dagelijkse werkzaamheden. Van links naar rechts: SM Ed Morel, Dirkje Smit- vd Berg, SM Evert Rombaut, Shelly Gordon, Kap Ivo Janssen, SM Manfred Boer, SM Eric Zegers, ELT Martijn Voeten, SM Ingeborg Boes, Chuck Stewart, Aoo Charles Zwartjes en SM Chris Verpoorten. Werken in SAP is verplicht Uit het Coördinatieberaad Veel gebruikers die over zijn op SAP, werken er in de praktijk niet mee, zo blijkt uit onderzoek. Om aan deze ongewenste situatie een einde te maken, komt er een eenduidige monitor die nauwkeurig inzicht geeft in het daadwerkelijke gebruik van SAP. Op basis hiervan zullen medewerkers worden aangesproken en waar nodig, volgen er maatregelen (bron: ERP M&F Bulletin).

7 7 Kennismaken met de nieuwe projectleider SMILE Kolonel Gijs van Daatselaar Door Eerste Luitenant Henk-Jan van Vulpen Communicatieadviseur SMILE Halverwege het laatste jaar van luchtketenproject SMILE nemen we afscheid van Kolonel Arie Blokland. De huidige projectleider SMILE gaat met FLO. Vanaf 1 juli neemt daarom Kolonel Gijs van Daatselaar, nu nog commandant DARS Nieuw Milligen (zie tekstkader), het stokje van hem over. De overdrachtsperiode is gestart en de nieuwe projectleider wordt al regelmatig gespot in het Haagse en bij diverse vergaderingen. Die voorbereiding is belangrijk om snel inzicht in de actuele status van de deelprojecten te verkrijgen. Dat valt trouwens niet mee, want het is heel complex en ik ben maar voor een korte periode projectleider van SMILE. Er ontstaat inmiddels voor mij een steeds concreter beeld van de voortgang van het programma. Enerzijds dus: waar staan we nu, wat gaan we doen en hoe? Maar ook: wat gaan we na 2014 doen? In deze laatste editie van de SMILE Nieuwsbrief stellen we de nieuwe projectleider SMILE enkele vragen, om kennis te maken. Een nieuwe projectleider, een nieuwe koers? Absoluut niet! Deze trein is met een enorme vaart op weg naar zijn eindpunt. Het is niet verstandig om in dat laatste jaar de dienstregeling om te gooien. Als ik dingen ga veranderen dan zal ik dat hoofdzakelijk doen om tijd te winnen of omdat we het op een slimmere manier kunnen doen. Wat maakt u geschikt voor de functie van projectleider SMILE? Van 2007 tot en met 2010 was ik Hoofd ERP Regieteam Defensiestaf (ERDS). In die tijd werd ook SMILE opgericht en maakte ik al kennis met SPEER. Ik ben al betrokken sinds het ontstaan van de eerste versie van SPEER-weer- Spits. In zowel mijn huidige als in mijn vorige functie heb ik de nodige ervaring kunnen opdoen in een relatief groot project en heb ik geleerd hoe je je rol als projectleider moet invullen. Bijvoorbeeld: je moet iemand niet het bos in sturen met een onmogelijke opdracht als je daar vervolgens de benodigde middelen niet bij levert. Sta voor je team en werk sàmen. Daarbij probeer ik ook te denken in hoofdlijnen en niet te verzanden in details. Al ben ik door mijn huidige functie bij de NAVO een paar jaar minder betrokken geweest bij de implementatie van de nieuwe bedrijfsvoering, ik ken de complexiteit van het voormalige SPEER-programma. Ik hoop dat ik nog steeds wat aan die kennis heb. Kolonel Gijs van Daatselaar Wat mij in mijn karakter geschikt gemaakt? Van nature ben ik een bruggenbouwer: ik probeer altijd naar overeenkomsten en samenwerking te zoeken. In deze complexe wereld kun je alleen maar samen tot goede oplossingen komen. En last but not least, ik heb de nodige operationele ervaring opgedaan binnen de luchtketen - zowel bij F-16, heli s en luchttransport - en ik denk daardoor een vrij realistisch beeld te hebben van wat de operationele gebruiker vraagt. Wat zijn uw belangrijkste uitdagingen in de nieuwe functie als projectleider SMILE? Ten eerste: De migratie dit jaar volgens de planning goed afronden. Dat is uiteraard mijn belangrijkste opdracht en speerpunt. Wat nu precies tot migreren behoort is niet altijd voldoende duidelijk voor iedereen, daar zou ik aandacht aan willen besteden en zo nodig meer concretiseren. Dat zie ik als een onderdeel van mijn missie. In de tweede plaats wil ik ook verder kijken dan 2014, want hoewel het project eind dit jaar stopt zijn we nog niet klaar met de invoering van SAP. Ik zie overigens dat SMILE binnen een lastige omgeving functioneert, waarbij projectdoelen gehaald moeten worden, maar waarbinnen ook veel externe factoren en stakeholders actief zijn die de voortgang van het project beïnvloeden. Je valt organisatorisch onder de Transitie Managementorganisatie (TM) van DMO en anderzijds heb je te maken met de klant en opdrachtgever: het CLSK. Het is soms heel lastig om binnen dat krachtenveld te laveren, terwijl je zelf ook een van de spelers bent in die hele grote Luchtketen. Ik zie het als een van mijn taken om als leidinggevende daarin de dialoog aan te gaan en tot oplossingen te komen. Iedereen moet vanuit zijn eigen positie zijn eigen rol vervullen of belang verdedigen, waarbij je samen, met respect voor de ander, tot een oplossing komt.

8 8 Ketenproject SMILE bestaat tot en met 31 december Hoe ziet u de periode daarna? Daar ben ik al over aan het nadenken, onder meer met de C-LSK. De letter E in de afkorting SMILE staat voor eerste fase. Er zal dus ook een tweede fase komen, maar hoe gaat die eruit zien? Ook: Hoe gaan we beleidsmatig om met de invoering van SAP binnen Defensie en binnen de luchtketen in het bijzonder? Omdat de lijn het uiteindelijk steeds meer gaat overnemen, gaat CLSK hier een belangrijke rol vervullen. Daarbij is het ontzettend belangrijk dat we gebruik blijven maken van de expertise die we hebben (opgebouwd) en dat we die kennis borgen in de organisatie. Waardevolle, opgebouwde kennis, zoals binnen SMILE, zou op een slimme manier beschikbaar moeten blijven na 2014, bijvoorbeeld door mensen op een strategische plek neer te zetten op functies waarbij ze een rol krijgen in de vervolgfase. Gelukkig zie ik dat de lijnorganisatie steeds harder gaat lopen, de olievlek begint zich steeds verder te verspreiden. Waar je jaren geleden soms als een eenling zelf de kar moest trekken als SMILE zie je nu een belangrijk omslagpunt ontstaan: de lijnorganisatie gaat steeds harder lopen en haalt ons op een gegeven moment in. Op onderdelen willen collega s graag meedenken, omdat ze inzien dat ze er belang bij hebben en ook valt op dat het noodzakelijke ketendenken steeds sterker wordt. Een olievlek heeft tijd nodig en is lastig tegen te houden. Dat gaat nu in ons voordeel werken. Wat kunnen de SMILE-collega s van u verwachten? Van mij mag iedereen open communicatie verwachten. Dat verwacht ik ook van mensen terug. Ik heb al vaker gezegd dat ik eigenlijk niets heb aan meelopers. Ik heb wat aan mensen die eerlijk zeggen waar het op staat en die constructief willen meedenken. Daar kan ik wat mee. Ik denk dat ik heel benaderbaar ben. Anderzijds moet men ook accepteren dat ik binnen SMILE uiteindelijk het laatste woord zal hebben wanneer er een beslissing nodig is. Daarvoor werken we in een militaire organisatie. Maar je mag me vrijwel alles vragen of voorleggen, wanneer je denkt dat het in het belang is van het project of van het team. Verder zal een ieder moeten begrijpen dat ik een andere persoon ben dan mijn voorganger en dus ook als leidinggevende soms zaken op een andere manier zal benaderen. Bovendien zal ik in de mij nog resterende korte tijd bij SMILE niet meer dezelfde mate van detailkennis kunnen opdoen als mijn voorganger. Ook dat dwingt mij tot tot een andere aanpak. Dit alles betekent dus niet dat ik kritiek heb op mijn voorganger. Integendeel, ik heb juist een grote bewondering gekregen voor wat Kolo- nel Blokland in de afgelopen tijd samen met de andere SMILE-collega s heeft gepresteerd. Dat ziet lang niet iedereen. Het speelveld waarin hij als projectleider heeft moeten laveren met al die verschillende externe factoren is ontzettend lastig. Dat vreet energie. Daarbij, ik kom ook op een ander en heel speciaal moment binnen bij het project. Zoals ik al eerder zei, verwacht van mij geen grote veranderingen als die niet echt nodig zijn in de nog resterende maanden van Wel denk ik al verder dan Wat is uw boodschap voor de lijnorganisatie? Samenwerken! En iedereen moet onthouden dat samenwerken een werkwoord is. Dat moet je bewust doen. We moeten openstaan voor anderen en voor andermans ideeën. Dat is voor mij de diepere betekenis van samenwerken. Kijk om je heen of alle neuzen in dezelfde richting wijzen en doe er wat aan als dat niet zo is. We werken allemaal in en ten behoeve van dezelfde lucht-keten en binnen dezelfde defensieorganisatie. Het adagium van de Generaal Berlijn leeft voor mij nog steeds: Eén team, één taak. Het is waar en het werkt! Ik heb het ook weer mogen zien in mijn huidige functie als commandant van een internationale eenheid. Wat is DARS? Tot 1 juli is Kolonel van Daatselaar commandant van een NAVO-eenheid met internationaal personeel die tot die datum is gehuisvest op de Veluwe: het Deployable Air control centre Recognised air picture production centre Sensor fusion post in Nieuw Milligen (DARS NM). DARS is een deployable CRC, een verplaatsbaar commandovoeringscentrum voor luchteenheden, qua functie vergelijkbaar met het statische CRC dat onderdeel is van AOCS NM. DARS maakt gebruik van een nieuwe generatie hard- en softwaremiddelen, gebaseerd op de zogenaamde ACCS-filosofie en verpakt in standaard 20 ft containers. ACCS vertoont enkele karakteristieke overeenkomsten met een ERP-systeem zoals SAP. Evenals SAP bij Defensie, gaat ACCS een lappendeken van statische operationele legacy-systemen vervangen binnen het NAVO-verdragsgebied in Europa en werkt het ook met een centrale database. DARS (als deployable ACCS-eenheid) is in staat om waar ook ter wereld het luchtruim boven een operatiegebied te controleren en te bewaken en leiding te geven aan grootschalige luchtoperaties die daar plaatsvinden. Dit gebeurt met onder meer met mobiele radars en uitgebreide (data-) communicatiemiddelen. Vanwege de recente grootschalige reorganisatie van de NAVO is een nieuwe locatie voor DARS gevonden in Italië en wordt de internationale eenheid op de Veluwe deze zomer opgeheven. Het is voor mij zodoende een mooie overgang van DARS naar SMILE.

9 9 Start Pilot SAP QM op LCW Door Vaandrig Walter Wentink, Medewerker SMILE Besturing & Processen Met de invoering van SAP komt er een einde aan het gebruik van de Inname Probleem Tool (IPT) en wordt een verbeterslag gemaakt voor het registreren van inname problemen door de medewerkers van het 983 Logistiek Squadron op het Logistiek Centrum Woensdrecht (LCW): De oude IPT maakt per 1 april 2014 plaats voor de nieuwe Q-Melding (QM) van SAP. Alle informatie staat centraal in SAP, tijdens de ontwikkeling is bewezen dat het efficiënter werkt en het is veel gebruiksvriendelijker aldus Bas van Es, hoofd bureau materieelcontrole bij het 983 logistiek squadron op het LCW en projectmedewerker SAP QM. Met de ingebruikname van de IPT in 2007, voortgekomen uit de Militaire Luchtvaart Eisen Distribution Supply Organisation (MLE DSO), brak een tijdperk aan van afnemende klachten bij de inname van materieel aan de voorkant van het LCW. Deze op Microsoft Access gebaseerde applicatie wordt gebruikt om problemen met nieuw of gerepareerd binnengekomen materieel te registreren, waarbij het gaat om (MLE gecertificeerd) materiaal dat van buiten Defensie de ketens binnen komt. Op het moment van invoer van de IPT betrof het aantal registraties, of klachten, ongeveer 5000 op jaarbasis, waar dit heel snel is teruggebracht naar zo n 1900 tot 2100 de laatste jaren. Die sterke daling is gewoon een stukje opvoeding geweest., aldus Bas van Es. Zo leverden leveranciers certificaten voorheen niet altijd juist aan. Door hier terugkoppeling op te geven verbeterde dit. Dat het aantal registraties sindsdien niet verder daalt is mede te verklaren door de zogenaamde Foreign Military Sales (FMS), waar Defensie de leverancier vooruit betaalt en op een later moment op NATO Stock Numbers (NSN) orders indient. Bij dit soort orders is er een gebrek aan pressiemiddelen, aangezien het geld immers al - binnen is - terwijl Defensie bij een commerciële leverancier achteraf betaalt en zodanig wel meer mogelijkheden heeft.

10 10 de migratie door te voeren. Gaandeweg zijn we tot de conclusie gekomen dat we niet kunnen wachten tot de IPT instort: dan zijn we te laat. De pilot is 1 april van start gegaan voor de genoemde wapensystemen en loopt in principe tot eind Van Es geeft aan opzettelijk een ruime periode te pakken, om wapensystemen die gedurende het jaar gemigreerd worden naar SAP, mee te nemen in de pilot. Daarnaast is de periode ook niet in beton gegoten: De pilot loopt tot eind 2014, maar als we drie maanden voor het einde constateren dat het geen enkel probleem is om over te stappen, dan stappen we eerder over. De Werkinstructie Kaart (WIK) ligt al klaar op de plank en gedurende de pilot is finetuning van het geheel een voortdurend proces. Over de houding van de gebruikers tegenover de overstap naar SAP QM is Van Es duidelijk: Voor SAP QM is zeker draagvlak. Dat wordt door iedereen die hierbij betrokken is en ook door de lijnmanagers breed gedragen. Alle informatie staat centraal in SAP, tijdens de ontwikkeling is bewezen dat de nieuwe tool efficiënter werkt en het is veel gebruiksvriendelijker. De toekomstige gebruikers die kennis maken met SAP QM zeggen allemaal: ja dit gaat de snelheid en kwaliteit van ons werk zeker bevorderen. Van IPT naar QM De IPT heeft haar nut dus al bewezen, maar waarom nu dan de overstap naar QM? Het antwoord op die vraag is relatief eenvoudig. Met een userbase van rond de 150 SAP QM is het antwoord op beperkingen binnen de IPT gebruikers, bestaande uit medewerkers van het 983 logistiek squadron en Programma Management, loopt de houdbaarheid van deze niet in beheer zijnde applicatie op haar eind. Benedenmaatse performance en betrouwbaarheid van de IPT spelen een steeds grotere rol. In de overgang van de IPT naar SAP QM gaan deze gebruikers niet allemaal tegelijk over. Er is bewust gekozen voor een pilot, waarbij eerst de wapensystemen NH90, PC-7 en Alouette 3 de overstap maken. Deze zijn het langst live in SAP en de gebruikers binnen deze wapensystemen hebben de nodige ervaring in het werken met SAP opgedaan. Het aantal pilot-gebruikers wordt hierbij geschat op 30. Dat QM de IPT gaat vervangen was bij de livegang van de NH90 in 2010 al duidelijk, maar daar lag toen nog niet de prioriteit. Het plan was om pas na livegang van alle wapensystemen Ondanks dat SAP QM breed gedragen wordt door de gebruikers van de IPT ziet Van Es vooral de uitdaging in het zo volledig mogelijk krijgen van de aangemaakte meldingen: Heel basaal: Als ik registreer dat een nieuw binnengekomen vliegtuigonderdeel kapot is, kan ik nog steeds weinig met die melding. Daarnaast wijst hij ook op het belang van het up-to-date houden van de meldingen. Bestaande meldingen in de IPT nemen we niet over, maar doen we af en bewaren we in de huidige omgeving, zolang dat nodig is. Nieuwe meldingen registreren we conform pilot in SAP QM. Verbeterslagen SAP QM is dus het antwoord op de beperkingen waar we binnen de IPT nu tegenaan lopen. Niet alleen qua performance en betrouwbaarheid wordt met de komst van QM veel winst behaald, ook is in SAP alles aan elkaar gekoppeld. Alle informatie staat centraal in SAP en gegevens zijn uit de bestaande SAP omgeving te gebruiken. Dat versnelt de invoer van meldingen en reduceert de kans op invoerfouten. Een andere belangrijke verbetering: SAP QM is in tegenstelling tot de IPT - wèl in beheer (Ivent). Ook na de pilot zal SAP QM zich blijven door ontwikkelen en finetunen. Voor nu is vooral gekeken naar een generieke oplossing. Van Es zal bij de ontwikkelingen van QM vanuit zijn huidige rol als kwaliteitsmanager betrokken blijven.

11 11 Terugblik op stage bij SMILE Onderzoek naar kennisdelen Door Dean Tokarijo en Kiran Ramlochan Tewarie, studenten Technische Bedrijfskunde aan de Hogeschool van Rotterdam Van september 2013 tot maar 2014 hebben Dean Tokarijo en Kiran Ramlochan Tewarie een onderzoek uitgevoerd bij SMILE. Kolonel Blokland gaf hen de volgende opdracht: Gelijktijdig met de SAP-migratie lopen veel informatie- en datastromen. Deze data is opgeslagen in verschillende databanken. Vaak is zowel het gebruik als de inhoud van deze databanken onduidelijk, waardoor deze niet optimaal gebruikt worden. Hoe zit dat en wat kunnen we er mee? Allereerst is gekeken naar de bestaande databanken. Welke informatie bevatten ze, welke stromen volgen ze en hoe kunnen we dit optimaliseren? Na interviews met de belangrijkste gebruikers van de betreffende databanken volgde een analyse. Daaruit kwam onder meer dat een belangrijke verbeterslag gemaakt kan worden door het optimaliseren van databanken via onderlinge connecties. In de uitkomsten van het onderzoek is een integraal netwerk van databanken beschreven waarin de datastromen onderling worden geregeld. Lokale informatie wordt lokaal verwerkt (intranetpagina s) en luchtketenbrede informatie wordt via de Kennisbank Luchtketen verspreidt. Daarnaast zijn er aanbevelingen gedaan richting opleiden en trainen, waarbij de nadruk is gelegd op instructeurs en aansluiting met de praktijk. Interesse in de volledige inhoud van het rapport? Neem contact op met Ltkol Jan Voormeeren, Teamleider Besturing & Processen. Terugblikkend: de stage bij SMILE was leerzaam. Als studenten hebben we vaker rapporten geschreven en onderzoeken gedaan, maar de eisen werden altijd opgesteld door docenten, evenals de controle. Tijdens de stage werden we begeleid door een echte opdrachtgever en volgden we zijn eisen. Uiteindelijk heeft de opdrachtgever ons ook beoordeeld. Dat maakte het onderzoek uitdagender. Daarbij mochten we ook proeven van de organisatiecultuur bij het Ministerie van Defensie. De hiërarchie beïnvloedt de organisatiecultuur. Daarbij zijn verschillen merkbaar in mentaliteit tussen de krijgsmachtdelen en ook in de formele en informelere werkwijzen tussen het kantoor in Den Haag en de onderdelen. Het maakte de organisatie breder en onze stage dynamischer. We zijn dankbaar dat we hier stage mochten lopen en danken alle projectleden van SMILE voor hun bijdragen. Daarnaast speciale dank voor de geïnterviewden die tijd vrij maakten om hun mening en ervaringen met ons te delen. Dean Tokarijo Kiran Ramlochan Tewarie

12 12 De gebruiker aan het woord Vragen aan de (toekomstig) SAP-gebruiker Naam: LtKol Maurice Beijen (53) Functie + standplaats: Hoofd Bureau Typemanagement Jacht- en Lesvliegtuigen bij de afdeling Luchtvaartsystemen (LVS) DMO, standplaats vliegbasis Woensdrecht Rol in SAP: Als budgethouder gebruik ik SAP momenteel vooral om financiële gegevens uit te halen. Pas na de Go Live F-16 zal SAP op grotere schaal binnen mijn bureau worden gebruikt en worden managementrapportages voor mij belangrijker. Welke nadelen zie jij in werken met SAP? De tijd van maatwerk is voorbij. Werken met SAP betekent werken met een oplossing die niet 100% is toegesneden op je eigen situatie. Is dat erg? Ik denk het niet. Vaak blijkt een kleine aanpassing van de werkwijze al prima resultaten op te leveren. Het doet wel een beroep op ons aanpassingsvermogen en vraagt bereidheid om te veranderen. Hoe krijgt de PMM-structuur vorm op je onderdeel? Ik werk samen met de Coördinerend Proces Manager (CPM) Systeemlogistiek Luchtsystemen. Deze rol wordt vervult door het Hoofd Sectie Systeemmanagement van de afdeling Luchtvaartsystemen. Hij is de intermediair tussen de lijnmanagers en de Proces Model Houders. In zijn sectie zijn meerdere keyusers werkzaam. Ik heb binnen mijn bureau nu één superuser voor de PC-7. We zijn ons momenteel aan het voorbereiden op de Go Live van de F-16 begin november De medewerkers die daar mee bezig zijn zullen na de Go Live de rol van superuser voor F-16 vervullen. Hoe geef je invulling aan je rol in SAP? Enerzijds ben ik gewoon een gebruiker van SAP en gebruik ik het systeem vooral om er informatie uit te halen. Nu zijn dat vaak gegevens, in de nabije toekomst hoop ik uit SAP ook meer management- en stuurinformatie te kunnen halen. Anderzijds ben ik nog bezig met de wijze waarop SAP de bedrijfsvoering binnen mijn bureau kan ondersteunen. Wanneer maakte je voor het eerst kennis met SAP? Hoe kwam dat? Ik heb van 2004 tot 2009 bij het programma SPEER gewerkt als teamleider van het paarse WSM team. Wij hebben de blauwdruk gemaakt voor de inrichting van SAP op het gebied van systeemlogistiek. Een boeiende en uitdagende klus, waarbij wij als defensiemedewerkers niet alleen de nieuwe SAP-taal onder de knie moesten krijgen, maar vooral ook elkaar moesten vinden in het begrijpen van elkaars processen en bij het beschrijven van de nieuwe paarse processen. Welke voordelen zie jij in werken met SAP? SAP is een geïntegreerd systeem en het brengt de partijen in keten dichter bij elkaar. Vraag en aanbod kunnen zo beter op elkaar worden afgestemd. Ik wil wel benadrukken dat SAP daarbij slechts een hulpmiddel is. Partijen moeten elkaar nog steeds opzoeken, afspraken maken en problemen oplossen. Wat zijn voor jou uitdagingen? De migratie van de F-16 naar SAP is één van de meest complexe migratie binnen de luchtketen. Wij hebben de kans om de lessons learned van de eerdere migraties in de praktijk te brengen. Eén van de belangrijkste lessons learned is dat de partijen in de F-16 keten samen op moeten trekken in de voorbereiding op go live. Eind 2012 hebben we een Regieteam F-16 en daarbinnen projectteams voor WSM, BAM en PVA ingesteld. Al deze teams bestaan uit medewerkers van JLV, LCW en de MOB s. Ik ben er van overtuigd dat deze aanpak zich gaat uitbetalen tijdens en na de go live. Dat gezegd hebbend zijn er nog steeds genoeg uitdagingen in de hele keten, bijvoorbeeld om iedereen op tijd opgeleid te krijgen. Welke punten moeten collega s nog tussen de oren krijgen mbt SAP? SAP vraagt om een nieuwe mindset. Om goed met het SAP te kunnen werken moet je begrijpen hoe de processen in elkaar steken. Als je met legacy denken het systeem gaat gebruiken, gaat het fout. Jij rond je taak af, maar in het vervolgtraject wordt niet de juiste actie genomen. Als je het niet begrijpt, neem dan de moeite om je in de processen te verdiepen of stap naar je superuser.

13 13 Planning.xlsx Projectplanning SMILE LuTra Fase 5 Apache, Chinook Fase 5 incl. Mali & Fort Hood (USA) 2014 J F M A M J J A S O N D J F M F-16 incl. Tucson (USA) Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Overige systemen OS tranche-1 & Cougar Fase 3 Fase 4 Fase 5 F-16 s vanuit KDC-10 (fotografie Kap Martin R. Tennekes) OS tranche-2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Primeurs Vraagvoorspelling obv ECC & SLIM-4 dataconv. & MT Componentenonderhoud FMS LCW magazijn op SAP nazorg nazorg Fase 1&2 Fase 3&4 Fase 5 & Verhuizen GGO/DGLC (Patriot)

14 14 Coverfoto: USA, Ohio. Air to air opnames van Nederlandse F16 s van het 306 Opleidingssquadron. Fotografie: Aoo Eric Vorstenbosch. Colofon: De SMILE Nieuwsbrief is een uitgave van het ketenproject SMILE, gericht op alle betrokkenen bij de invoering van SAP binnen de Luchtketen. Redactie: Eerste Luitenant Henk-Jan van Vulpen, Communicatieadviseur SMILE SMILE Intranetpagina uw startpagina Op de SMILE Intranetpagina is alle informatie met betrekking tot SMILE en SAP te vinden, alsmede handige links en downloads. Zo kunt u presentaties en workshops (gegeven door medewerkers van SMILE) downloaden, maar ook een film over SAP in de Luchtketen bekijken. Of klik eens naar de Portal Cougar, Chinook en Apache of de intranetpagina van SAP Vliegbasis Eindhoven. Wilt u snel naar ARIS, SAP Online Hulp, Bevindingentool Mantis of de Kennisbank Luchtketen? Installeer de SMILE Intranetpagina als uw startpagina. Redactieraad: Majoor Manon Balk- ten Bruggencate Kapitein Peter Beereboom Kapitein Ronald Kuipers Kapitein Hans Zijlstra Lisette Ramaekers- Rodrigues Fotografie: Vdg Walter Wentink, Kpl1 Hille Hillinga, Herman Zonderland, Media Centrum Defensie (MCD) en anderen. Kennisbank Luchtketen up-to-date blijven in SAP Alle informatie over (migreren naar) SAP is te vinden op de Kennisbank Luchtketen. Deze wiki is voortdurend in beweging. Voor de laatste wijzingen, zoals aanvullingen, nieuwe documenten of updates, raadpleegt u de Update Kennisbank Luchtketen. Vormgeving en realisatie: MCD te s-gravenhage. Contactgegevens: Heeft u suggesties en opmerkingen? Of wilt u op de hoogte gehouden worden van wijzigingen op de Kennisbank Luchtketen? Neem dan Kennisbank.SMILE@mindef.nl contact op met de redactie Kennisbank. Bezoekadres: Van der Burchlaan PC s-gravenhage Frederikkazerne Gebouw 35 Toren J Kamer J401 SMILE.LUCHT.TM.ST.DMO@mindef.nl Postadres: Postbus LV s-gravenhage MPC 58A De redactie houdt zich het recht voor om ingezonden artikelen te weigeren, te redigeren of in te korten. Aanleveren materiaal: Foto s en tekstbestanden aanleveren per mail in Word (Verdana, 9), zonder verdere opmaak. Heeft u vragen of opmerkingen? Neem gerust contact op met de redactie, per mail of via telefoonnummer