Releasenotes. Versie K Uitgever : BouwInfosys B.V. Datum : November 2011 Versie : 1.0

Transcriptie

1 Versie K Uitgever : BouwInfosys B.V. Datum : November 2011 Versie : 1.0 Dit is een uitgave van BouwInfosys B.V., november 2011 BouwInfosys B.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade of letsel die het gevolg is van verkeerde interpretatie of gebruik dat niet in overeenstemming is met de inhoud van deze releasenotes. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.

2 Voorwoord BouwInfosys besteedt veel aandacht aan de ontwikkeling van het BGI Office programma. Wij ontvangen opmerkingen en suggesties ter verbetering van zowel onze consultants als klanten. Hieruit wordt door BouwInfosys een selectie gemaakt. Deze opmerkingen worden ingepland voor een nieuwe versie. Soms worden er na het uitbrengen van een release nog onvolkomenheden gemeld, die procesverstorend werken. Hiervoor worden door BouwInfosys zo snel mogelijk patches gemaakt. Wij willen u er op attent maken, voordat u overgaat tot installeren van deze update, de bijgesloten releasenotes en handleiding aandachtig door te lezen. Mocht u opmerkingen hebben, dan kunt u deze melden bij servicedesk@bouwinfosys.nl. Afdeling Ontwikkeling BouwInfosys B.V BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 2 van 14

3 Inhoud Voorwoord Werkwijze voor het installeren Nieuwe functionaliteit versie K S@les in de bouw / digitale inkoop Planningsmodule PDA / mobiele werkbon Nieuwe scanner Digitaal archief Wijzigingen software vanaf versie Algemeen Beheer Compact Facturering Financieel Logistiek Materieel Project Relatiebeheer/documentbeheer Service & Onderhoud Tijdregistratie Installcalc en artikelbeheer BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 3 van 14

4 1. Werkwijze voor het installeren Bij het opstellen van de releasenotes hebben wij er voor gekozen om de beschrijving van de meldingen beknopt te houden. De belangrijke nieuwe functionaliteiten zijn uitgebreid beschreven in losse documenten. De overige aanpassingen zijn puntsgewijs genoemd. Het exacte nummer van de versie die u gebruikt, vindt u onder Help - Info. U ziet daar bijvoorbeeld K , waarbij dan het hier bedoelde versienummer aangeeft. Per module kunnen er ook nog patches geïnstalleerd zijn. Het nummer hiervan vindt u onder: release: Dit nummer kan variëren voor de verschillende modules. De werkwijze voor het installeren van de software en het updaten van de database is beschreven in de updatehandleiding. Let op: Versie K kan alleen geïnstalleerd worden als de database geconverteerd is naar Sybase11. Indien u nog met Sybase5 werkt, maar wel gebruik wilt maken van de nieuwe functionaliteit van kunt u contact opnemen met uw accountmanager of de servicedesk. Zij kunnen de conversie dan inplannen. Meer informatie over de conversie kunt u vinden op: BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 4 van 14

5 2. Nieuwe functionaliteit versie K In deze versie zijn verschillende nieuwe mogelijkheden beschikbaar. In deze release notes wordt een en ander alleen zeer kort aangestipt. Voor meer informatie verwijzen we naar de handleidingen / werkinstructies voor deze functionaliteit op de productsite Het betreft uitbreiding van het pakket met nieuwe modules, die pas gebruikt kunnen worden als er een licentie voor is aangeschaft. 2.1 S@les in de bouw / digitale inkoop Het hele proces van inkooporder tot en met de inkoopfactuur kan worden gedaan met digitale uitwisseling van meerdere bestanden tussen leverancier en aannemer. Artikelbestanden van de leverancier kunnen worden ingelezen in BGI-Office en daarna kan een inkooporder worden gemaakt, die digitaal naar de leverancier wordt gezonden. De leverancier stuurt een digitale bevestiging en pakbon en vervolgens de digitale factuur. Deze bestanden kunnen automatisch worden ingelezen in de betreffende registers, waar de controle kan worden uitgevoerd. Voor inkoopfacturen is het ook mogelijk om deze in te lezen zonder dat er een order, bevestiging of pakbon is geweest. Als u of uw leverancier facturen aanlevert bij Z-factuur worden deze omgezet in het juiste XML formaat om in te kunnen lezen. BGI-Office is ook voorbereid om verkoopfacturen om te zetten naar XML, zodat uw klanten deze als inkoopfactuur in kunnen lezen. Wilt u meer informatie over de S@les in de bouw of digitale inkoop, kijk dan op de productsite van of neem contact op met de afdeling verkoop. 2.2 Planningsmodule Aan de software is een nieuwe module toegevoegd voor de grafische planning van werkorders, medewerkers, materieel en inleners. De nieuwe planningsmodule is volledig geïntegreerd met BGI-Office. Met deze nieuwe tool van BouwInfosys bent u in staat om op eenvoudige wijze uw werkbon (module Project) en storing- of onderhoudsbon (module Service & Onderhoud) in één overzicht in te plannen. Met een druk op de knop worden de bonnen doorgezet naar de order BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 5 van 14

6 planning. In combinatie met de mobiele oplossing kunt u zelfs de order doorsturen naar een werknemer met een pda (personal digital assistant). Daarnaast kunt u ook activiteiten voor uw medewerkers inplannen, zoals overleg en afspraken. Afhankelijk van de werkwijze kan de planner kiezen voor een standaard- of serviceplanbord. In het standaard planbord worden de middelen naar de ingeplande order gesleept, terwijl in de serviceplanning de order naar de gewenste medewerker wordt gesleept. Beide planschermen kunnen naast elkaar worden gebruikt, waarbij het standaard planbord altijd een overzicht toont van alle orders. Voor verschillende onderdelen kunnen in de planningsmodule kleurcodes en selecties worden gebruikt. Een kleurcode bijvoorbeeld voor de status om een duidelijk overzicht te krijgen van de orders, die voorlopig ingepland of in uitvoering zijn. Tevens kunnen de middelen van een kleur worden voorzien, zodat de planner duidelijk onderscheid kan maken tussen eigen personeel, derden en materieel. Daarnaast kan men gebruik maken van de standaard filters in de orderlijst om bijvoorbeeld orders met een bepaalde prioriteit, kwalificatie of werksoort te selecteren. Wilt u meer informatie over de planningsmodule, kijk dan op de productsite van of neem contact op met de afdeling verkoop. 2.3 PDA / mobiele werkbon In versie 15 is een mobiele oplossing voor het afhandelen van werkorders door uw werknemers beschikbaar. Het gaat hierbij zowel om project-werkorders als om S&O-werkorders. Van elke werkorder die de medewerker op de PDA te zien krijgt, zullen, voor zover van toepassing, additionele gegevens worden meegestuurd, zodat de medewerker zo goed mogelijk is uitgerust om de werkorder af te handelen. Het gaat hier bijvoorbeeld om de meldtekst, werkinstructie, historische informatie van die werkorder (voorgaande bezoeken), toestelgegevens en voorgedefinieerd materiaal benodigd voor de werkorder. Op het moment dat de monteur start met reizen, selecteert hij de betreffende werkbon. Op dat moment weet kantoor dat de werkbon is opgepakt en start het werk. De monteur doorloopt een simpel proces waarbij hij net als anders materialen, uren en uitgevoerde werkzaamheden kan registreren. De klant kan een handtekening kwijt op de PDA. Op het moment dat hij deze laatste stap doorlopen heeft en de bon gereed meldt weet men dat op kantoor en heeft BGI-Office de bon ontvangen. Vervolgens kan kantoor starten met het verwerken van de werkbon tot factuur. Door dit digitale proces weet u op elk moment of een klus eer BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 6 van 14

7 der klaar is of juist uitloopt en omdat direct zichtbaar is dat een bon is afgerond, kan ook de facturatie worden versneld. Wilt u meer informatie over de mobiele werkbon, kijk dan op de productsite van of neem contact op met de afdeling verkoop. 2.4 Nieuwe scanner In versie 15 is een nieuwe oplossing voor de ondersteuning van uw logistiek proces in het magazijn (Unitech HT 680) opgenomen. Hiermee kunnen gescande artikelen rechtstreeks worden ingelezen in de projectadministratie of S&Oadministratie. De nieuwe scanner die BouwInfosys hierbij inzet is mobiel, ligt lekker in de hand en heeft een touchscreen kleurenscherm. Verder is het scherm prettig te lezen, wat ook in een magazijn van belang is. Leveringen en retouren kunnen worden vastgelegd op werkorders door een paar eenvoudige handelingen. Het is verder ook mogelijk om verplaatsingen tussen magazijnen te scannen of de getelde voorraad rechtstreeks in te boeken. Bij de gescande werkorders en artikelen verschijnt, naast de code, ook een korte omschrijving om duidelijk te maken aan de gebruiker welk artikel of welke order is gescand. Dit is voor de gebruiker een handig controlemiddel. De applicatie op de scanner is grotendeels met de vinger te bedienen. Dit verhoogt het gebruikersgemak aanzienlijk. Wilt u meer informatie over de nieuwe scanner, kijk dan op de productsite van of neem contact op met de afdeling verkoop. 2.5 Digitaal archief Samen met WhiteVision heeft BouwInfosys een oplossing gebouwd voor het opbouwen van een digitaal archief. Hierbij kunt u met WhiteVision inkoopfacturen, bonnen en algemene post scannen. Het systeem herkent op de inkoopfactuur de juiste velden en kan de factuur automatisch inboeken BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 7 van 14

8 3. Wijzigingen software vanaf versie In dit hoofdstuk worden de aanpassingen per module beschreven sinds versie Als u een of meerdere versies hebt overgeslagen, dient u de release notes van deze versies eveneens te raadplegen voor de wijzigingen uit die versies. Deze release notes zijn te downloaden van de site van BouwInfosys Algemeen Door de overgang naar een nieuwe versie van de ontwikkeltool is het nu ook mogelijk om als gebruiker zelf een thema in te stellen voor de layout van de verschillende schermen. Deze optie vindt u onder Instellingen Gebruikersinstellingen Thema instellen. Het ingestelde thema wordt direct op de actieve module zichtbaar, maar andere geopende modules moeten eerst worden gesloten om het thema actief te maken. De licentie-aanvraag is geautomatiseerd. Via een webservice wordt er een aanvraag gedaan bij het inloggen na de update en de toegekende licentiecode wordt ook automatisch in BGI-Office verwerkt. Periodiek wordt deze aanvraag herhaald. 3.2 Beheer De module beveiliging is vervangen door de module beheer. De functionaliteit van deze module is niet veranderd wat betreft gebruikersbeheer en rechten op de diverse modules, maar onder extra zijn nieuwe opties toegevoegd ( Services ) voor de import van XML-bestanden (orderbevestiging, pakbon en inkoopfactuur) en voor de import van scannerbestanden. Onder Databasefuncties is een nieuwe optie toegevoegd om een SQL script te kunnen draaien. Deze optie vervangt de SQLFix. Voor een goede werking moeten bestaande scripts die informatie naar Excel exporteren 2011 BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 8 van 14

9 iets worden herschreven. U kunt hiervoor contact opnemen met de servicedesk. Onder Modulegebruik en Werkstations wordt informatie verzameld over gebruik van de verschillende modules binnen uw organisatie. Deze informatie wordt gebruikt bij Licentie aanvragen via de Webservice. Ook is er een koppeling gerealiseerd met de productsite BGIOffice van Bouwinfosys. Op deze site kunt u handleidingen en werkinstructies vinden en de antwoorden op diverse veel gestelde vragen (FAQ). Als er iets nieuws op de site wordt geplaatst krijgt elke gebruiker hiervan bij het inloggen een melding. 3.3 Compact De menu-optie om mailings af te drukken is ook in Compact toegevoegd. Dit geldt ook voor import-opties die voor de nieuwe functionaliteiten nodig zijn. De menu-optie voor verwerken van materieeluitgifte is hernoemd. 3.4 Facturering Bij het aanmaken van facturen in serie ging de bepaling van de verwijderingsbijdrage fout. Dit probleem is opgelost. Geregeld bleek het niet mogelijk om een verkoopfactuur terug te draaien. Dit gebeurde vooral als er regels aan de kladfactuur waren toegevoegd en het definitief maken vanaf de werkbon had plaatsgevonden (en daar bij het printen gestopt was). Dit probleem is opgelost. Bij het toevoegen van extra regels op een termijnfactuur (project) of contractfactuur (Service en Onderhoud) werd het (niet getoonde) veld voor het opbrengstgrootboek niet gevuld. Bij het afdrukken van de (proef)factuur kwam dan een foutmelding. Dit veld wordt nu wel altijd gevuld met het opbrengstgrootboek uit de journaaltabel en er komt ook geen foutmelding meer BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 9 van 14

10 Het is nu mogelijk om een factuur als PDF af te drukken en deze via te versturen. Om op deze facturen uw bedrijfsgegevens te tonen is het nu mogelijk om te werken met een PDFoverlay. De verwijzing naar het juiste PDF-overlaybestand kunt u aangeven in de administratieinstellingen Facturering. Voor facturen kan bij het afdrukken gekozen worden op welke manier er afgedrukt wordt. Bij het aanmaken van een serie facturen wordt gekeken naar de instellingen op het tabblad Facturering bij de debiteur. Deze instellingen zijn daarom uitgebreid. Als gekozen wordt voor PDF bij het afdrukken moet er wel een adres beschikbaar zijn. In eerste instantie wordt gekeken op de debiteurenstamkaart, maar als daar geen adres staat wordt gekeken naar de relatiestamkaart. Als ook daar geen -adres bekend is komt hiervan een melding BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 10 van 14

11 3.5 Financieel Bij het verwerken van kosten die rechtstreeks op een contract uit Service en Onderhoud waren geboekt trad geregeld een databasefoutmelding op. Het bleek dat ten onrechte een contracttermijn met termijnnummer -1 werd toegevoegd. De eerste keer voor het bepaalde contract lukte dat, maar bij een tweede keer kwam melding dat de termijn al bestond. Ditzelfde gebeurde ook bij het later verwerken van boekstukken van verkoopfacturen van contracttermijnen. De onterechte termijn wordt niet meer aangemaakt, waardoor ook de foutmelding niet meer voorkomt. Het aanmaken van een nieuw boekjaar is vereenvoudigd. Het is nu niet meer nodig om zelf de salarisperiodes en salarisweken aan te maken. Alleen de boekingsperiodes moeten nog aangemaakt worden. Bij de keuze van 13 periodes kan door middel van een vink gekozen worden om de boekingsperiode gelijk te laten lopen met de salarisperiode (dus: periodes eindigen dan altijd op zondag). Als die vink niet aan staat is periode 1 altijd van 1 januari tot en met 28 januari. Bij handmatige boekingen in het verkoopboek, waarbij geen btw werd geboekt kon het voorkomen dat ook in de opbrengstregel de debiteur werd gezet. Hierdoor ontstond een probleem bij de aansluiting van de open posten met het grootboek. In grootboeken die niet van subadministratietype Debiteur zijn wordt nu geen debiteur meer ingevuld. De export voor elektronische BTW aangifte is geoptimaliseerd. Bij het aanmaken van een betaalbestand met een verwerkingsdatum in het volgende boekjaar komt een duidelijke melding dat dit niet in het huidige boekjaar kan en dat je het moet aanmaken in het boekjaar waarin de verwerkingsdatum valt. 3.6 Logistiek Tijdens de update wordt bij alle leveranciers het vinkje Bestellen per verpakkingseenheid aangezet. Op het scherm wordt het niet meer getoond BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 11 van 14

12 Het gebruik van PDF voor het maken van inkooporders is geoptimaliseerd en zoals bij facturering kan ook her gekozen worden voor een overlay. 3.7 Materieel Bij het invoeren van materieeluitgifte is het niet meer mogelijk om zonder opslaan direct het aantal retour in te vullen. 3.8 Project Bij het afsluiten van (WKA of Inkoop) contracten wordt nu niet meer de systeemdatum gebruikt voor de boeking, maar de ingevulde einddatum. Het is hierdoor ook mogelijk om een contract nog in het vorige boekjaar af te sluiten. Ook bij het definitief maken van de contracten wordt nu geboekt op de ingevoerde datum. 3.9 Relatiebeheer/documentbeheer Het aanmaken van dossierrechten is aangepast nadat gebleken was dat er geen nieuwe rechten meer te maken waren als er een recht verwijderd was. Hiervoor is de vorm van het scherm aangepast. Er kunnen rechten worden toegekend aan een hele groep gebruikers of aan een individuele gebruiker BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 12 van 14

13 Na opslaan en verversen (of opnieuw openen) wordt de dossierrecht_id ingevuld Service & Onderhoud Bij het aanmaken van nieuwe beurten wordt nu rekening gehouden met de vink contractdeel actief op het betreffende object. Dit betekent dat de beurt nu wordt gemaakt op het actieve contract en niet meer op het oude inactieve contract bij objecten die zijn omgezet van het ene naar het andere contract. Ook bij storingsmeldingen is het niet meer mogelijk om deze aan te maken op het inactieve contractdeel. Bij het klikken op voorwaarden kwam soms de melding er zijn nog onverwerkte urenregels. Er werd echter niet bij aangegeven welke werknemer en welke week het betrof. De melding is aangepast. Het is nu direct duidelijk welke uren verwerkt moeten worden, voordat de contractvoorwaarden kunnen worden toegepast. Het aanmaken of ophalen van een storingsbon vanaf de afspraakkaart is geoptimaliseerd. Als er nog geen bon is, dan wordt deze aangemaakt en direct geopend. Als er wel een bon is dan wordt deze geopend. Bij het aanmaken van een object worden nu alleen de onderdelen die in het standaardcontractdeel van de betreffende administratie voorkomen overgenomen en niet meer de onderdelen die in andere administratie op standaardcontractdeel met zelfde code staan. Het is in de module logistiek niet meer mogelijk om een inkooporder te maken met een onderhoudsbon, maar de radiobutton op storingsbon (en omgekeerd). Hierdoor wordt ook voorkomen dat geboekte regels niet op de verkoopfactuur komen doordat het regeltype van de regels verkeerd is BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 13 van 14

14 3.11 Tijdregistratie Het is na correctie weekurenstaten niet meer mogelijk om de hele weekstaat te verwijderen. Er wordt nu bij het verwijderen ook gecontroleerd op de niet getoonde, financieel verwerkte regels Installcalc en artikelbeheer Klanten met InstallCalc PRO kunnen bij het inlezen van artikelen ervoor kiezen om de artikelen eerst in een buffer op te slaan. Bij artikelbuffer op JA gaan gewijzigde en nieuwe artikelen naar de artikelbuffer. Eigenlijk is dat gewoon weer de artikeltabel, maar met dus ergens een buffer=ja veldje. Dat betekent dat de wijziging via overzicht artikelbuffer eerst te zien zijn. Die kunnen dan in mootjes overgezet worden naar het actieve artikelbestand: bijvoorbeeld: ik werk met ALTIJD op ALLE artikelen een eigen artikelnummer. Dus door dan eigen artikelnummer verplicht aan te zetten bij overzetten, gaan er dus een deel uit de buffer, maar de artikelen zonder eigen artikelnummer blijven er in zitten Of je zet eerst over alles <5% prijswijziging. De grote wijzigingen ga je dan wat explicieter bekijken of die wel correct zijn voordat je ze overzet BouwInfosys B.V. Alle rechten voorbehouden Pagina 14 van 14