Datum: 24 december 2008

Transcriptie

1 Supportblad Handleiding monteur, Mobiele Werkbon Datum: 24 december 2008 Mobile PC uitvoering Inhoud 1. Inleiding Algemene werking Inloggen Autokeuze Aan het werk Spoed- of storingsbon Opdrachten Opdrachtinformatie Afhandelen werkbon Artikel verbruik Werkbon klaar Oplossing Werkbon afdrukken + handtekening plaatsen Werkbon afbreken Thuis gearriveerd Problemen met inloggen Niets uit dit document mag worden gekopiëerd, gepubliceerd of aan derden worden gegeven zonder de schriftelijke toestemming van AGP Capelle aan den IJssel B.V.

2 1. Inleiding InstallWare Mobiele Werkbon Service biedt je de mogelijkheid werkbonnen digitaal af te handelen. Deze handleiding beschrijft de handelingen die door de monteur worden uitgevoerd. Voor de installatie en inrichting is een apart supportblad support-werkvoorbereiding-mobiele-werkbon-pc beschikbaar. 2. Algemene werking De op kantoor aangemaakte werkbonnen worden grafisch ingepland en vervolgens digitaal naar de AGP server gezonden. U maakt met uw mobiele PC verbinding met de AGP server om deze bonnen op te halen. De AGP server fungeert hierbij als een soort postkantoor. Telkens als u klikt op synchroniseren wordt een bericht teruggezonden naar de AGP server. Deze stuurt dit bericht weer door naar kantoor. Zo zijn van werkopdrachten die u hebt uitgevoerd direct alle gegevens bekend op kantoor en weet uw planner met welke bon u momenteel bezig bent. De voordelen op kantoor zijn o.a. een veel beter inzicht bij de planner en een snellere en eenvoudige verwerking van werkbonnen. Voor u als monteur betekent het o.a. minder papieren rompslomp, geen papieren bonnen meer invullen en meer informatie over klant en installatie t.o.v. het telefonisch doorkrijgen van storingen. De communicatie met uw mobiele PC gaat via het GPRS- of UMTS-netwerk van een mobiele provider, bijv. KPN, Voda-fone, T-Mobile e.d. De gegevens worden na ontvangst lokaal op de mobiele PC opgeslagen. Dit betekent dat als de mobiele verbinding wegvalt, de monteur eerder ontvangen bonnen volledig kan afhandelen. 3. Inloggen Nadat het InstallWare programma opgestart is verschijnt het inlogscherm waar je je gebruikersnaam en wachtwoord moet invoeren om in te loggen. Deze zijn verstrekt door de contactpersoon binnen het bedrijf. 4. Autokeuze De eerste keer dat je op een dag inlogt, krijg je het autokeuze scherm. Kies de juiste auto en voer de huidige kilometerstand in. Standaard wordt de auto getoond waar je de laatste keer ook in reed. Als je een andere auto kiest, wordt eerst de vorige kilometerstand opgehaald. Klik op DOORGAAN om naar het volgende scherm te gaan. Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 2 van 13

3 4. Aan het werk Je hebt hier de volgende keuze mogelijkheden: Synchroniseren Om de aan je toegewezen werkopdrachten op te halen dien je na het aanmelden een keer te synchroniseren. Je doet dit door op de daarvoor bestemde knop te drukken. Andere actie Als je een Andere aktie gaat doen, dan heb je de keuze uit de hier onder getoonde opties. Als kiest voor Overig dan is een omschrijving verplicht. Als je kiest voor Naar huis/vrij dan kom je uiteindelijk bij thuis gearriveerd terecht. Klik op Terug om terug te gaan naar de Agenda. Klik op OK om verder te gaan. Spoed- of storingsbon Met deze optie kun je zelf een werkbon maken. Zie verder punt 5. Opdrachten Na de keuze opdrachten krijg je alle werkopdrachten die voor je bestemd zijn. Zie verder punt 6. Opnieuw werkbon afdrukken Na de keuze opnieuw werkbon afdrukken krijg je alle op de mobiele PC opgeslagen werkopdrachten te zien. Je kunt er vervolgens één selecteren om opnieuw een afdruk te maken. Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 3 van 13

4 Alsnog handtekening plaatsen Na de keuze alsnog handtekening plaatsen krijg je alle op de mobiele PC opgeslagen werkopdrachten te zien. Je kunt er vervolgens één selecteren om opnieuw of alsnog door de klant een handtekening op de werkbon te laten plaatsen. 5. Spoed- of storingsbon Selecteren van een klant / installatie Je komt in een scherm waarmee je toegang hebt tot het installatiebestand van de klanten (zie figuur boven). Zoeken Je kunt klanten zoeken door een (deel van de) naam, adres of plaats in te voeren. Het info scherm verspringt dan naar de eerst regel waarin het tekstgedeelte voorkomt. Dit kan ook in het midden van een tekstkolom zijn. [alt-f3] Brengt je naar het eerstvolgende trefwoord(en) dat was ingevuld toen je voor de laatste keer de filter gebruikte. Het programma onthoudt de laatste gebruikte trefwoorden zolang je het programma niet afsluit. Selecteren Kik dan op selecteren om de werkbon definitief toe te voegen. Zie verder punt 7. Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 4 van 13

5 6. Opdrachten Als je in de agenda bent, zie je een overzicht van de geplande werkbonnen van de huidige datum. Je kunt deze gegevens alleen raadplegen, niet wijzigen. Je ziet in het agenda scherm: Het werkbonnummer Het werkadres Via < en > kan je de agenda van gisteren of morgen raadplegen (of een andere datum). Als je links op het scherm op BEKIJKEN klikt, de werkbon bekijken en je werkzaamheden starten. Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 5 van 13

6 7. Opdrachtinformatie Je ziet de adresgegevens en de installatiegegevens van de klant. Ook specifieke opmerkingen van de planner zijn zichtbaar. Er zijn nu de volgende keuze mogelijkheden: Terug Terug naar de openstaande opdrachten. Je kunt dan een andere werkbon raadplegen als je wilt. Reizen Dit is de meest logische keuze. De werkbon wordt gestart met de rit naar de klant. Start opdracht (gearriveerd bij klant) Bij Gearriveerd bij klant hoef je alleen maar de kilometerstand in te voeren. Als je na het invoeren op DOORGAAN hebt geklikt, kun je verder met de Volgende stap. Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 6 van 13

7 8. Afhandelen werkbon Na aankomst bij de klant wordt de werkbon geactiveerd. Je ziet dan weer alle details van de werkbon. Er zijn nu de volgende keuze mogelijkheden: Historie Geeft de historische werkzaamheden aan de installatie. Werkzaamheden Hier kun je de werkzaamheden ingeven, voordat de werkbon klaar is. Monteur toevoegen Je kunt voor meerdere monteurs de gewerkte uren invullen. Afbreken Als je klikt op afbreken heb je de mogelijkheid de werkbon tijdelijk of definitief af te breken (zie verder 10). Artikel verbruik Hier kan je invoeren welke artikelen aan de klant zijn geleverd (zie verder 9). Artikel retour hier voer je de artikelen in die retour komen. (zie verder 9). Artikel bestellen Om artikelen voor de betreffende installatie te bestellen. Klaar Als je op Klaar klikt, ga je naar het scherm om de werkbon af te handelen (zie 11). Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 7 van 13

8 9. Artikel verbruik Hier kan je invoeren welke artikelen aan de klant zijn geleverd. Selecteren van een artikel: Klik op de Toevoegen knop. Je komt in een nieuw scherm waarmee je toegang hebt tot het artikelbestand (zie figuur onder) Je kunt artikelen zoeken door na gebruik van de verrekijker knop, een (deel van de) omschrijving in te voeren. Je krijgt dan een lijst van artikelen die aan deze omschrijving voldoen. Klik op het artikel dat je wilt toevoegen. Je komt dan in het scherm waar je het aantal kunt invoeren. Kik dan op OK om het artikel definitief toe te voegen. Als je nog een artikel wilt toevoegen herhaal je deze procedure. Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 8 van 13

9 10.Inspectierapport (optie) Indien bij een installatie is aangegeven dat er een inspectierapport aangemaakt moet worden bij de mobiele werkbon, dan kunnen de gegevens ingevuld worden via het scherm Werkzaamheden. Er verschijnt dan een lijst met punten waar de gemeten waardes ingegeven kunnen worden; met maximaal twee waardes en 5 vink-kolommen, afhankelijk van de definiëring in de algemene constanten INSTALMOBIEL. Achter elke tabelregel kunnen dan de betreffende waardes en vink kolommen naar wens ingevuld worden. Elke vink-kolom bestaat feitelijk uit twee kolommen: één voor het vinkje en één voor het kruisje, zodat alleen de betreffende kolom aangeklikt hoeft te worden voor het gewenste resultaat. De twee kolommen kunnen (uiteraard) niet tegelijk gevuld zijn. Een regel zonder volgnummer wordt beschouwd als een groepsomschrijving en kan dus niet gevuld worden. Wanneer tenslotte via het scherm Klaar de rapportage afgedrukt gaat worden, zal daarop als eerste het inspectierapport weergegeven worden. 11.Werkbon klaar Nadat je op Klaar hebt geklikt, zie je een overzicht van de rijtijd, gereden afstand, starttijd en eindtijd en gewerkte uren. In dit scherm zie je bovendien hoe de betaling van de werkbon geregeld is; als dat nodig is kan de betalingswijze hier gewijzigd worden. Als er via een automatische incasso betaald gaat worden, is het verplicht een rekeningnummer mee te geven. Het Werkzaamheden klaar vinkje kunt u uitzetten als de werkzaamheden nog niet gereed zijn en u terug moet om de werkzaamheden af te maken. Bij de opmerkingen kan je nog tekst kwijt over de opdracht (niet verplicht). Klik op Terug om naar het vorige scherm te gaan. Klik op Oplossingen om uit een lijst een standaard oplossing te kiezen. Klik op OK om verder te gaan. 11A.Oplossing Je kunt hier een vinkje aanzetten om een standaard oplossing te keizen. Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 9 van 13

10 Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 10 van 13

11 11B.Werkbon afdrukken + handtekening plaatsen Als eerste moet je de klant een handtekening laten plaatsen. Zie voorbeeld: Let hierbij op het volgende. Bij een multi touch screen dient men eerst het beeld vast te zetten om de handtekeningen te plaatsen, anders schuift het scherm op en neer. Dit kan men doen door eerst een van de handtekeningen aan te tippen met uw vinger of pen, of door op vernieuwen te klikken (de scroll bar rechts verdwijnt indien aanwezig). Door naast een handtekening te tippen met uw vinger of pen, activeert u het schuiven weer, en kunt u de werkbon weer omhoog of omlaag schuiven om te bekijken. Hierna kiest u PDF-versie aanmaken om de werkbon met handttekening als PDF op te slaan. Selecteer de CutePDF als printer (NIET kiezen voor een andere printer). Klik op Afdrukken Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 11 van 13

12 Selecteer de eerste keer bij OPSLAAN de juiste lokatie. Dit is de directory werkbonnen. Deze blijft in het vervolg automatisch staan. Indien u dit scherm niet ziet nadat u op afdrukken heeft gedrukt, controleer dan eerst of u het niet naar de achtergrond heeft gedrukt. Controleer uw taakbalk en klik op de pdf knop om deze naar voren te halen. 12.Werkbon afbreken Als je op Afbreken hebt geklikt, kom je in het scherm hier onder terecht. Tijdelijk onderbreken Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 12 van 13

13 Je kunt een werkbon tijdelijk onderbreken. Het maken van een opmerking is dan verplicht. Je kunt nu tussendoor bijvoorbeeld een Andere aktie uitvoeren en daarna weer verdergaan met de onderbroken werkbon. Definitief afbreken Als je de andere mogelijkheden kiest, dan wordt de werkbon definitief afgebroken en verdwijnt uit de agenda. Je kunt nu verdergaan met de volgende werkbon of een andere aktie. 13.Thuis gearriveerd Als je aan het eind van de werkdag thuiskomt, vraagt het systeem een laatste keer om de kilometerstand. Als je dan op OK hebt geklikt, ben je klaar en krijg je als laatste terugmelding: Gegevens zijn opgeslagen! Prettige avond! 14.Problemen met inloggen Om met het IJsselware systeem te kunnen werken, is een GPRS-verbinding nodig. Het kan zijn dat deze verbinding tijdelijk of plaatselijk niet mogelijk is. Wij raden je aan als volgt te werk te gaan: 1. Probeer het voor een tweede keer, eventueel op een andere plaats. 2. Neem telefonisch contact op met de planner: hij kan ook jouw gegevens invoeren als je die mondeling doorgeeft. 3. De planner kan kijken of alles naar behoren werkt of eventueel contact opnemen met AGP Capelle aan den IJssel B.V.. Versie AGP Capelle aan den IJssel B.V. Pagina 13 van 13