OverstapService Onderwijs (OSO)

Transcriptie

1 OverstapService Onderwijs (OSO) EDUscope Administratie Versie Bergerweg KD Sittard

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave... 2 Inleiding Wat is een Overstapdossier? Voorbereiding Toegang tot de OSO-functionaliteit Administratief Medewerker, Directielid, Beheerder Docent Monitoren van aanvragen van andere scholen Toevoegen, wijzigen en uitwisselen van overstapdossiers Toevoegen van een nieuw overstapdossier Voorlopig document Structuur Wijzigen OSO document -venster Wijzigen/aanvullen van het document Tabs onder Document Tabs onder Administratie Tabs onder Zorg Tabs onder Resultaten Opslaan van het Dossier Definief maken en uitwisselen van het Dossier Overstapdossier voor Binnen-brin-uitwisseling Het Dossier via het leerlingvenster inzien Afdrukken van het Dossier Aanvragen van de eigen school Importeren van aanvragen van de eigen school

3 INLEIDING Ruim 175 duizend leerlingen stappen jaarlijks over van het primair onderwijs naar het voortgezet onderwijs. Basisscholen hevelen het onderwijskundig rapport van deze leerlingen over naar het vervolgonderwijs, vaak in de vorm van een papieren dossier. Dat geeft veel administratieve rompslomp en zorgt voor fouten en incomplete gegevens. Overstapservice Onderwijs (OSO) biedt de oplossing: digitale uitwisseling van studie- en begeleidingsgegevens (het overstapdossier) tussen scholen voor primair en voortgezet onderwijs. Er wordt een overstapdossier gegenereerd door het leerlingadministratiesysteem van de huidige school. De nieuwe school kan het bestand via OSO opvragen, waarna het in het eigen administratiesysteem wordt verwerkt. Digitale uitwisseling is niet alleen eenvoudiger en minder foutgevoelig, het verlicht ook de administratieve last van scholen. De leerlinggegevens komen digitaal binnen en kunnen direct worden opgenomen in het leerlingadministratiesysteem. Het overstapdossier is na de uitwisseling ook af te drukken. Dat is handig voor scholen die toch liever met een papieren versie werken. Voor OSO zijn afspraken gemaakt over de exacte inhoud van het overstapdossier: de OSO-standaard. Daarin is vastgelegd wat er aan informatie wordt overgedragen. Deze set met gegevens voldoet aan wettelijke kaders en is flexibel. Afhankelijk van regionale behoeften kunnen op basis van de OSOstandaard afspraken worden gemaakt over de inhoud van het overstapdossier. Deze handleiding is vooral gericht op de handelingen, die uitgevoerd dienen te worden bij het maken of overdragen van een overstapdossier én op het aanvragen en inlezen ervan. Meer informatie over het OSO-project kunt u lezen op: 1 WAT IS EEN OVERSTAPDOSSIER? Een overstapdossier is een digitaal, onderwijskundig rapport. Dit digitale gegevensbestand wordt uitgewisseld tussen twee leerlingadministratiesystemen (scholen). De OSO-standaard is het geheel aan afspraken, die de veilige digitale overdracht van het gegevensbestand faciliteert. Het overstapdossier bevat o.a. de volgende standaardgegevens: Gegevens van de instelling/school Gegevens van de leerling en zijn ouders en eventueel verzorgers Overstapadvies Gegevens over de schoolloopbaan en zorg Handelingsplan Verslag van sociaal-emotioneel functioneren (t.a.v. schooltaken en werkhouding) Verzuim Toetsresultaten Cijferlijst Leer- en begeleidingsgegevens zijn persoonsgevens. Daarom is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing op het digitale uitwisselingsproces. OSO volgt de wettelijke bepalingen en voorschriften. Om de uitwisseling zorgvuldig te laten verlopen, sluiten schoolbesturen een overeenkomst met OSO, waarin veel aandacht wordt besteed aan privacy- en veiligheidsaspecten. De overdracht gebeurt via een beveiligde verbinding tussen de nieuwe en de huidige school. Er vindt dus géén centrale opslag van leerlinggegevens plaats! Net als bij het papieren onderwijskundig rapport moet de basisschool voor de uitwisseling van het overstapdossier ouders/verzorgers inzage geven in het dossier. Ouders/verzorgers kunnen het dossier op de huidige school doornemen, waarna eventuele opmerkingen bij het dossier worden gevoegd. Na akkoord kan de huidige school het dossier klaar zetten voor de nieuwe school. Zodra een leerling is aangemeld, kan de nieuwe school het overstapdossier opvragen bij de huidige school. 3

4 2 VOORBEREIDING Om met OSO te kunnen werken dienen besturen/scholen zich hiervoor te kwalificeren. Dit proces wordt door OSO/Kennisnet begeleid. Wij verwijzen u hiervoor naar het Handboek Overstapservice Onderwijs, dat u via de website kunt inzien. Eén van de stappen in het kwalificatieproces is het downloaden en installeren van een certificaat. Een administratief medewerker met beheerdersrechten kan dit certificaat in EDUscope installeren. a) Ga in EDUscope naar: b) Ga vervolgens naar het tabblad Koppelingen en kies bij OSO-Certificaat voor Installeren. c) In het scherm Wijzigen Client certificaat klikt u bij Bestandsnaam op de puntjes, om het certificaat op uw eigen PC te kunnen zoeken en selecteren. d) Bij wachtwoord voert u het wachtwoord in, dat u via OSO ontvangen heeft. Klik dan op OK. e) Als de gegevens juist zijn, zal deze tekst verschijnen. Het certificaat wordt daarna door OSO geactiveerd. 4

5 3 TOEGANG TOT DE OSO-FUNCTIONALITEIT 3.1 ADMINISTRATIEF MEDEWERKER, DIRECTIELID, BEHEERDER Net als bij alle andere functionaliteiten in EDUscope is ook de toegang tot OSO via rechten geregeld. Afhankelijk van de rol (en de daaraan gekoppelde rechten) van de gebruiker heeft deze meer of minder mogelijkheden voor wat betreft OSO. Deze rechten kunnen via de Master desgewenst worden aangepast. Aangezien het overstapdossier veelal administratieve gegevens bevat, zijn de belangrijkste OSO-functies beschikbaar voor een administratief medewerker. Deze houdt overzicht op binnenkomende aanvragen en meldingen. Dezelfde functies zijn ook beschikbaar voor een directielid of de beheerder. Via Menu Administratie Leerlingen OSO verschijnt voor bovengenoemde medewerkers onderstaand scherm, met onder de aanduiding Basis de drie tabs Systeem, Aanvragen en Uitvoer. 3.2 DOCENT In de praktijk zullen docenten meestal nieuwe overstapdossiers opstellen. Vandaar dat ook de docent OSO beschikbaar heeft (Menu Administratie Leerlingen OSO), maar dan alleen met de tab Uitvoer. Daar kan de docent voor eigen leerlingen overstapdossiers toevoegen, wijzigen of verwijderen. 5

6 4 MONITOREN VAN AANVRAGEN VAN ANDERE SCHOLEN De administratief medewerker is in de praktijk meestal degene die het vaakst in de administratie van de school werkt en derhalve het OSO-systeem kan monitoren. Daarvoor is de eerste tab Systeem bedoeld. Als u begint met OSO zal dit scherm vermoedelijk nog leeg zijn. In bovenstaand voorbeeld is te zien dat er op een aanvraag voor een overstapdossier is binnengekomen, en wel van een school met brinnummer 16SS en voor een leerling met BSN-nummer De administratief medewerker controleert of deze aanvraag gehonoreerd dient te worden. Het kan zijn dat er een leerling van de eigen school verhuist en ingeschreven is/wordt op de school met brinnummer 16SS. Vandaar dat die school een aanvraag doet. Als dit juist is, kan de administratieve kracht vervolgens de betreffende docent vragen om het betreffende overstapdossier op te stellen. Zo gauw de docent dit dossier gereed heeft én definitief maakt, wordt dit uitgewisseld met OSO. De administratief medewerker ziet dit onder het tabblad Uitvoer. Er kunnen ook andere meldingen verschijnen in de tab Systeem. Deze worden soms door EDUscope gegenereerd, maar ook door het traffic center van OSO. Dit center speelt een belangrijke rol in de beveiliging (waarborgen dat alles veilig is), autorisatie (wie mag wat) en authenticatie (bewijs wie u bent). 6

7 5 TOEVOEGEN, WIJZIGEN EN UITWISSELEN VAN OVERSTAPDOSSIERS De docent stelt (op verzoek van de administratief medewerker) een overstapdossier voor een bepaalde leerling op. Dit kan standaard alleen voor eigen leerlingen (van de groep, waar de leerkracht als docent aan gekoppeld is). Een overstapdossier wordt gevuld met gesynchroniseerde gegevens uit EDUscope. Echter, niet alle gegevens zijn hierin zonder meer of volledig in te voegen. Zo is het bijv. de vraag welke gegevens m.b.t. de zorg of toetsen u wilt doorzetten naar de ontvangende school óf welke gegevens de ontvangende school wenst. Het heeft geen zin om een bak aan gegevens door te sturen naar de ontvangende school, als deze slechts een beperkte set nodig heeft. Daar waar het om de overdracht PO-VO gaat, worden er meestal regionaal door de betreffende scholen afspraken gemaakt over hoe men de warme overdracht organiseert en welke gegevens daarvoor gewenst zijn om uit te wisselen. Kortom: de OSO-standaard ondersteunt een grote set aan gegevens, die uitgewisseld kúnnen worden. Het is echter aan de scholen om met elkaar afspraken te maken over mogelijk subsets, zodat er niet méér gegevens over de lijn gaan dan strikt wenselijk/noodzakelijk. 5.1 TOEVOEGEN VAN EEN NIEUW OVERSTAPDOSSIER a) Ga naar Menu Administratie Leerlingen OSO. Kies als er meerdere tabbladen verschijnen voor het tabblad Uitvoer. b) Klik onder aan het scherm op Toevoegen. c) Het scherm Toevoegen OSO dossier verschijnt. Dit heeft 2 tabbladen: Inhoud en Synchroniseren. Selecteer onder Inhoud de betreffende leerling. Voer (een deel van) de naam van de leerling in en dubbelklik op de gewenste naam in de suggestielijst. d) Het veld Inschrijving wordt vervolgens automatisch gevuld. U ziet aan de rode stip dat dit een verplicht veld is. e) Vervolgens kiest u uit keuzelijsten het type van de overdracht en de overstap. f) Voer dan de school van bestemming in. Vul (een deel van) de schoolnaam of het brinnummer in en dubbelklik op de gewenste naam in de suggestielijst. g) Daarna kunt u desgewenst op het tweede tabblad synchroniseren aan- of uitvinken wat u wilt synchroniseren uit EDUscope. Let wel: niet alle gegevens kunnen zonder meer gesynchroniseerd worden. Let op: als u het onderdeel Bijlagen synchroniseert, worden alle documenten, die u in EDUscope bij de betreffende leerling heeft geregistreerd, gekoppeld aan het dossier. 7

8 Waarschijnlijk wilt u niet álle bijlagen meesturen, dus het is van belang dat u dan in het dossier de bijlagen die niet van toepassing zijn, ontkoppelt! (zie ook ) h) Klik tenslotte onder aan het venster op OK. Er wordt nu een document op de achtergrond samengesteld en daarna getoond. U ziet dit nu ook onder Uitvoer staan, met de status Voorlopig. 5.2 VOORLOPIG DOCUMENT Zolang u aan het document werkt óf zolang u het document nog niet wilt uitwisselen met de vragende scholen, dient de status van het overstapdossier Voorlopig te zijn/blijven. a) Ga naar Menu Administratie Leerlingen OSO. Kies als er meerdere tabbladen verschijnen voor het tabblad Uitvoer. Selecteer het overstapdossier dat in 5.1 is aangemaakt. b) Klik onder aan het scherm op Wijzigen. Het scherm Wijzigen OSO document verschijnt. Dit bestaat uit vele tabs en subtabs. Het is zaak om deze langs te lopen en waar nodig de schermen te wijzigen of aan te vullen (zie 5.3.). c) De status Voorlopig wordt bepaald door dit vinkje: Pas als u zeker weet dat het document af is én u wilt het uitwisselen, haalt u het vinkje weg en slaat u het document op. Het zal daarna uitgewisseld worden en krijgt dan de status Definitief. 8

9 5.3 STRUCTUUR WIJZIGEN OSO DOCUMENT -VENSTER Het Wijzigen OSO document -venster kent een verticaal menu én - afhankelijk van de keuze van één van die onderdelen - ook een horizontaal menu. U loopt alle schermen na en wijzigt of vult waar nodig aan. Let wel, dit hoeft niet allemaal in één keer. U kunt het document tussentijds opslaan en afsluiten en op een later tijdstip verder gaan. Zolang de status op Voorlopig staat is dat geen enkel probleem. Daar waar het gaat op de overstap PO-VO kunt u bijv. de overstapdossiers van de leerlingen van groep 8 al gedurende het schooljaar aanmaken en bijwerken, zodat u niet met een bulk aan het einde van het schooljaar komt te zitten. Als u het document van tab naar tab bijwerkt, is het in principe niet noodzakelijk om tussentijds te saven. De informatie in een tabblad wordt bewaard, ook al gaat u naar een andere tab. Zo gauw u namelijk wél opslaat, zal het systeem een check doen of alle verplichte velden zijn ingevuld. U krijgt daar dan een melding van. Vandaar dat u dit opslaan beter uitstelt tot het moment dat u klaar bent of wilt stoppen. 9

10 a) Ga b) We 5.4 WIJZIGEN/AANVULLEN VAN HET DOCUMENT naar Menu Administratie Leerlingen OSO. Kies als er meerdere tabbladen verschijnen voor het tabblad Uitvoer. Selecteer het overstapdossier dat in 5.1 is aangemaakt. Klik onder aan het scherm op Wijzigen. Het scherm Wijzigen OSO document verschijnt. lopen nu alle verschillende tabbladen langs Tabs onder Document Document Basis Inhoud Hier hoeft u naar alle waarschijnlijkheid niets te wijzigen of aan te vullen. Onder aan de pagina wordt een logboek getoond, waarin bijgehouden wordt wie wanneer iets aan het dossier heeft gewijzigd. Dat is handig als er meerdere medewerkers aan het overstapdossier werken. Document Basis School Hier staan de gegevens over uw eigen school. U kunt bijv. de URL van uw website toevoegen of extra contactgegevens. De velden met een rode stip zijn verplicht. Document Basis Inzage Dit is een belangrijk tabblad dat afhankelijk van het type overdracht - gevuld dient te worden. Zo gauw u een vinkje plaatst bij Gezien door ouders, worden andere velden in de tab verplicht. Document Overstapadvies Dit tabblad is alleen van toepassing als het een overdracht van PO naar VO betreft. Vul het advies zo compleet mogelijk in en geef aan of contact met de school gewenst is en evt. contactgegevens. Document Bijlagen Op verschillende plaatsen in het dossier heeft u de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen. Die worden als PDF aan het dossier gekoppeld en meegezonden naar de ontvangende school. In deze specifieke tab gaat het om de bijlagen die u reeds in EDUscope voor de betreffende leerling heeft opgeslagen. Als u het dossier hiermee heeft gesynchroniseerd, kunt u hier nog bepaalde bijlagen weghalen óf u voegt andere (nieuwe) bijlagen toe. Klik in het laatste geval onder aan het scherm op toevoegen en kies vervolgens voor selecteer bestand. U kunt dan op uw eigen PC het bestand zoeken, selecteren en er desgewenst nog een omschrijving aan toevoegen. Klik op OK om het bestand te koppelen aan het dossier Tabs onder Administratie Administratie Leerling Basis Het merendeel van deze gegevens wordt overgenomen uit EDUscope. Daar waar er velden ontbreken kunt u die alsnog invullen. Let wel: gegevens die u hier invoert, worden NIET elders in EDUscope met soortgelijke velden gesynchroniseerd! Administratie Leerling Contact/Inschrijving/VVE/Aansprakelijkheid Met deze tabs kunt u de betreffende gegevens wijzigen of toevoegen. 10

11 Administratie Verzorgers/Dokters Daar waar u naast reeds gesynchroniseerde gegevens nog verzorgers of dokters wenst toe te voegen, klikt u in de betreffende tab op het groep + -teken. U voegt dan zelf een extra tab toe. U vult deze tab met de info van de betreffende persoon. Administratie Bekostigingen TLV/Arrangement/OPDC/LGF Indicatie/Overig Met deze tabs kunt u de betreffende gegevens wijzigen of toevoegen. Onder aan het scherm zijn de bekende knoppen Toevoegen, Wijzigen (na selectie) en Verwijderen (na selectie) beschikbaar. Administratie Schoolloopbaan Desgewenst kunt u hier school- en leerjaren toevoegen (of wijzigen/verwijderen). Administratie Verzuim Deze gegevens worden niet opgehaald uit EDUscope en dient u zelf desgewenst in te voeren. U heeft ook nog de mogelijkheid een bijlage m.b.t. dit onderwerp op te nemen Tabs onder Zorg Zorg Dossier SE functioneren/+- punten/diagnoses/hgas/opp/rvc/upw Met deze tabs kunt u de betreffende gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen. Zorggegevens uit EDUscope (journalen, HGA s of OPP s) worden niet automatisch gesynchroniseerd. U maakt eerst een keuze uit alles wat bij de leerling aan zorg is vastgelegd en wat relevant is voor de ontvangende school. Die keuze kan EDUscope niet voor u maken! Daar maakt u dan een afdruk naar PDF van. Bij een aantal van deze tabs kunt u deze dan als bijlage toevoegen. Zorg Begeleiding Extra hulp gr.7-8/begeleiding/ambulante/zat Met deze tabs kunt u de betreffende gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen. Zorg Overige instanties - Contact Als u een vinkje plaatst bij Contact met overige instanties in OSO dossier kunt u vervolgens via het groene + -teken instanties toevoegen en evt. contactpersonen Tabs onder Resultaten Resultaten Toetsen/Scores Met deze tabs kunt u de betreffende gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen. Als u deze gegevens heeft gesynchroniseerd, verschijnen hier alle toetsresultaten van standaardtoetsen die in EDUscope bekend zijn. Hier kunt u desgewenst bepaalde toetsen verwijderen, handmatig toevoegen óf u kunt een pdf-export maken uit bijv. CITO-LOVS en deze koppelen. Resultaten Eindtoets Eindtoets/Resultaat Als u deze gegevens heeft gesynchroniseerd, worden die uit EDUscope opgehaald en getoond. U kunt deze gegevens ook handmatig toevoegen, wijzigen of verwijderen. 11

12 5.5 OPSLAAN VAN HET DOSSIER Een OSO-document slaat u op via de kleine diskette in de linker bovenhoek van het venster. Op dat moment gaat EDUscope een controle uitvoeren op diverse, verplicht in te vullen velden. Er verschijnt een zgn. validatiescherm, waarin u kunt lezen welke zaken mogelijk nog aangepast dienen te worden. Aan de kleur van het uitroepteken ziet u of het een waarschuwing, een fout of een aanbeveling is. Zo lang het document nog op Voorlopig staat zal EDUscope ondanks mogelijke validatie-issues het document tóch opslaan. Zo gauw u de status aanpast en het document definitief maakt, dient u de issues eerst na te lopen en op te lossen, anders kan het document niet worden opgeslagen. U gaat terug naar het Wijzigen OSO document -venster en past de zaken uit het validatiescherm aan. Vervolgens klikt u weer op de diskette om op te slaan. Het validatiescherm verschijnt wederom, met waarschijnlijk minder of geen issues meer. 5.6 DEFINIEF MAKEN EN UITWISSELEN VAN HET DOSSIER Als u zeker weet dat het OSO-document voldoende gevuld is, haalt u het vinkje bij Voorlopig op het tabblad "Basis Inhoud weg. U slaat het document op (en lost mogelijke validatiefouten nog op). Het document krijgt nu de status definitief en wordt vanzelf uitgewisseld. 5.7 OVERSTAPDOSSIER VOOR BINNEN-BRIN-UITWISSELING Scholen die (willen) gebruikmaken van een zgn. regionaal initiatief (o.a. LDOS of Onderwijs Transparant) dienen naast het reguliere OSO-certificaat - speciaal hiervoor via Mijn OSO een specifiek certificaat te downloaden en in de omgeving van het regionaal initiatief te installeren. De school stelt vervolgens een dossier op zoals hierboven beschreven, maar kiest in dit geval voor de optie Dossier wordt binnen de school overgedragen. Zo gauw de school nu een dossier op definitief zet, zal het regionaal initiatief dit dossier ophalen en in hun omgeving verder voor aanvulling beschikbaar stellen. 12

13 Op korte termijn zal het ook mogelijk zijn om dit type overdracht voor meerdere leerlingen gelijktijdig te doen, evenals het dossier in één handeling voor meerdere leerlingen definitief te maken óf bepaalde gegevens in het dossier voor meerdere leerlingen in één handeling te synchroniseren/actualiseren. Een school kan een reeds definitief dossier (dat dus ook al door het regionaal initiatief is opgehaald) bijstellen of actualiseren via de optie Wijzigen. Door het betreffende onderdeel opnieuw te synchroniseren, wordt het dossier met de meest recente informatie geactualiseerd en kan het regionaal initiatief deze informatie weer ophalen. Meer informatie over deze wijze van uitwisseling is tevens verkrijgbaar bij het regionaal initiatief. 5.8 HET DOSSIER VIA HET LEERLINGVENSTER INZIEN Het zojuist toegevoegde overstapdossier van de leerling is ook via het leerlingvenster in te zien: Door een regel te selecteren komen de knoppen Bekijken, Verwijderen en Afdrukken beschikbaar. 5.9 AFDRUKKEN VAN HET DOSSIER Het overstapdossier van een leerling kan via het leerlingvenster of direct via het Wijzigen OSO document -venster afgedrukt worden. U krijgt dan eerst een instellingenscherm, waarna u kiest voor Afdrukken. Er verschijnt eerst een afdrukvoorbeeld, dat u naar wens kunt opslaan als PDF, afdrukken naar een printer of via een bijlage per kunt verzenden. 13

14 14

15 6 AANVRAGEN VAN DE EIGEN SCHOOL De administratief medewerker, een directielid of beheerder kan namens de school een overstapdossier opvragen en inlezen in EDUscope. a) Ga naar Menu Administratie Leerlingen OSO. Kies voor het tabblad Aanvragen en klik daar op de knop Toevoegen. b) In het scherm dat dan verschijnt dient u het brinnummer van de school in te voeren, waar u het dossier wilt opvragen. Bij BSN/Onderwijsnummer vult u het nummer van de betreffende leerling in. c) Klik vervolgens op Aanvragen. De status geeft aan dat de aanvraag nog niet verwerkt is. d) Selecteer de regel en klik in de linker bovenhoek op het synchronisatie-icoontje. De gegevens worden verzonden en de nieuwe status verschijnt: e) De school in kwestie krijgt in haar administratieprogramma de melding binnen en zal als het goed is een OSO-dossier opstellen en beschikbaar stellen. Zo gauw dit het geval is, verschijnt hiervan een melding onder het tabblad systeem. 15

16 7 IMPORTEREN VAN AANVRAGEN VAN DE EIGEN SCHOOL Als er een melding is verschenen dat een aangevraagd dossier beschikbaar is, kunt u dit importeren in EDUscope. a) Ga naar Menu Administratie Leerlingen OSO. Kies voor het tabblad Aanvragen en klik met de rechter muisknop op de betreffende aanvraag. Kies uit het snelmenu dat dan verschijnt voor Importeren leerling uit OSO dossier. b) U heeft vervolgens onder Actie (op het tabblad Leerling ) 2 mogelijkheden. U kunt de leerling als deze nog niet bekend is in EDUscope Toevoegen of als de leerling al in EDUscope is ingeschreven Koppelen. Afhankelijk van uw keuze zijn de vervolgtabs enigszins anders van inhoud. c) Controleer, koppel of pas de inschrijvings-, gezins- en verzorgers-gegevens aan. d) Sla tenslotte de gegevens op via de diskette in de linker bovenhoek. e) EDUscope kan niet alle OSO-gegevens één op één inlezen. Het ontvangen OSO-dossier is echter volledig beschikbaar in het leerlingvenster van de betreffende (nieuwe) leerling, zodat u toch over alle gegevens van de ontvangende school kunt beschikken. 16