Absenties & Verzuimregister

Transcriptie

1 Absenties & Verzuimregister Versie Bergerweg KD Sittard

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave... 2 Inleiding Basisgegevens instellen Schoolinstellingen Absentie contacttypes Absentie redenen Dagdelen Tijdseenheden Absenties Toevoegen Per Leerling Per Groep Per Vakgroep Absentie overzicht Verzuim Meldingen Algemeen Administratie Verzuim Melding Administratie Meldingen Rapportages Afdrukvoorbeeld Blanco Maandoverzichten Verzuim Meldingen Tijdsduur Overzicht

3 INLEIDING In de administratie van Eduscope is een interactief absentieregistratie systeem verwerkt. U vindt dit via Menu - Administratie - Absenties. Het administratief personeel of de directie van de school is in de praktijk meestal verantwoordelijk voor het juist bijhouden van alle absenties. Het is echter ook mogelijk dat docenten of OOP-personeel leerlingen absent kunnen melden. Het administratief personeel of de directie dient die melding (op een later tijdstip) wel te bevestigen. Indien u op deze manier wilt werken, zult u met het team uiteraard afspraken moeten maken, zodat iedereen hier consequent mee omgaat. Uiteraard is het niet verplicht om op deze manier te werken. U kunt ook uw huidige manier blijven werken (met bijvoorbeeld maandlijsten op papier). Nadat u eenmalig enkele basisgegevens ter voorbereiding op het kunnen registreren van absenties heeft toegevoegd, kunt u: individuele leerlingen absent melden. individuele leerlingen uit een bepaalde groep absent melden. individuele leerlingen uit een bepaalde vakgroep absent melden. een overzicht van de absenties bekijken. Per 1 januari 2017 zijn scholen verplicht om ongeoorloofd verzuim digitaal via het verzuimregister te melden, als dit een bepaalde norm overschrijdt. I.v.m. het digitaal uitwisselen zijn er in de module absenties enkele wijzigingen doorgevoerd. Zo is het o.a. mogelijk om absenties óf per dagdeel óf per lesuur te registreren (en later evt. uit te wisselen). In deze handleiding worden alle bovengenoemde functionaliteiten nader beschreven. 1 BASISGEGEVENS INSTELLEN De basisgegevens die vooraf ingesteld dienen te worden betreffen: 1. Schoolinstellingen (door Unilogic) 2. Absentie contacttypes 3. Absentie redenen 4. Dagdelen (t/m ) 5. Tijdseenheden (vanaf ) Deze gegevens kunnen enkel door een medewerker met beheerdersrechten óf in een bovenschoolse database uitgevoerd worden. Dit is opgenomen onder Inrichten Administratie Absenties. 1.1 SCHOOLINSTELLINGEN Onder Inrichten Administratie Scholen Schoolinstellingen (tabblad Administratie) kan ingesteld worden, in welke tijdseenheid de desbetreffende school verzuim uitwisselt met het verzuimregister. Dat kan óf in dagdelen óf in lesuren (dat laatste meestal voor het VSO). Deze instelling kan alleen door Unilogic op verzoek van de school aangepast worden. Standaard staat dit ingesteld op dagdelen. 3

4 1.2 ABSENTIE CONTACTTYPES Een Absentie contacttype heeft te maken met de wijze waarop de absentie gemeld c.q. geconstateerd is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Ouderbriefje, , Telefoon en Observatie. a) Klik op de knop Toevoegen om een nieuw Absentie contacttype toe te voegen. b) Vul de naam van het nieuwe type in. c) Geef aan of het een Standaardtype is of niet. Een standaardtype wordt automatisch ingevuld. Dit bespaart dus tijd bij het invullen van absenties. d) Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken. De optie Systeem geeft aan of een contacttype vast in Eduscope is in geprogrammeerd. Systeemtypes kunt u niet wijzigen of verwijderen. U kunt ze wel als standaard instellen. Uiteraard kunt u slechts één type als standaard instellen. Tip: Als het voor u irrelevant is om bij te houden op welke manier het contact is verlopen, kunt u bijvoorbeeld een contacttype n.v.t. toevoegen en dit als standaard instellen. U kunt Absentie contacttypes niet meer verwijderen als deze ooit bij het toevoegen van een absentie gebruikt zijn. 1.3 ABSENTIE REDENEN Een Absentie reden is de verantwoording van de absentie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Begrafenis, Artsenbezoek, Tandarts, Verslapen, Te laat, Ziek of Ziek naar huis. De Absentie redenen Anders, Artsenbezoek, Ziek en Verlengd vakantie verlof zijn al standaard bij de installatie van Eduscope ingevoerd. a) Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe Absentie reden toe te voegen. b) Vul de naam van de nieuwe reden in. c) Vul de afkorting van de nieuwe reden in. Deze afkorting zal ook worden getoond op de legenda van de absentieoverzichten (zie bijvoorbeeld het absentie maandoverzicht) d) Geef aan of het een Standaardtype is of niet. Een standaardtype wordt automatisch ingevuld. Dit bespaart dus tijd bij het invullen van absenties. e) Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken. U kunt Absentie redenen niet meer verwijderen als deze ooit bij het toevoegen van een absentie gebruikt zijn. 1.4 DAGDELEN Van belang is dat u kunt aangeven of kinderen geoorloofd of ongeoorloofd absent zijn. Deze opties zijn dan ook standaard ingevoerd in Eduscope. U moet echter ook aan kunnen geven of een leerling alleen s ochtends, alleen s middags of de hele dag afwezig is geweest. Hiervoor maakt Eduscope gebruik van dagdelen. Voorheen kende Eduscope alleen een standaard dagindeling van Hele dag, opgesplitst in Ochtend en Middag. Vanaf 1 januari 2017 is er naast de tijdseenheid dagdeel ook de tijdseenheid lesuur beschikbaar. Vandaar dat dit menu vernieuwd is (zie 1.5 Tijdseenheden). Dit menu-onderdeel Dagdelen blijft gehandhaafd, aangezien deze instellingen gebruikt worden om historische absentie-gegevens (dus van vóór ) te kunnen tonen. Het is dus niet wenselijk om nog instellingen te wijzigen in dit onderdeel van EDUscope. 4

5 1.5 TIJDSEENHEDEN Bij de schoolinstellingen is ingesteld of uw school verzuim uitwisselt in de tijdseenheid dagdeel of lesuur. Bij tijdseenheden stelt u eenmalig in, welke begin en eindtijd de ingestelde tijdseenheid heeft. a) Kies links in het venster onder Eenheden het onderdeel Dagdelen óf Lesuren. In de meeste gevallen is dit Dagdelen, aangezien BRON-DUO verwacht dat reguliere basisscholen en scholen voor het SO uitwisselen in dagdelen. U hoeft dan geen instellingen voor Lesuren op te geven. b) Indien u kiest voor Dagdelen vult u de begin- en eindtijd in voor zowel de ochtend als de middag. Het is hier niet de bedoeling om de exacte schooltijden op te nemen, maar de effectieve lestijd per dagdeel (dus excl. pauzes). Dus een ochtend kan bijv. gepland staan van t/m uur. Dat is 3 ½ uur. Hier zit echter vaak een kwartier speeltijd in, dus is kan hier de begintijd later óf de eindtijd een kwartier korter worden ingesteld. Op die manier wordt een leerling alleen voor effectieve lestijd absent gemeld. c) Indien u voor Lesuren kiest vult u voor alle lesuren die uw school onderscheidt, de begin- en eindtijd in. Ook hier gaat het om de effectieve lestijd. 2 ABSENTIES TOEVOEGEN Iedere gebruiker van Eduscope (behalve begeleiders) kan absenties toevoegen en heeft hierbij dezelfde mogelijkheden. De standaardrechten zijn zodanig ingesteld dat leerkrachten en O.O.P. personeel alleen onbevestigde absenties kunnen toevoegen. Administratief personeel en directie kunnen deze absenties bevestigen, terwijl absenties die zij zelf toevoegen direct bevestigde absenties zijn. Bevestigde absenties kunnen niet meer door docenten of O.O.P. gewijzigd worden. Indien gewenst kunnen deze rechten worden aangepast (zowel versoepelen als strenger maken). Dit dient echter te gebeuren door de (bovenschools) beheerder van EDUscope. Het absentiescherm kan zeer veel informatie bevatten. Hieronder ziet u een voorbeeld. 5

6 U kunt rode, groene en gele blokken zien. Elk blok stelt een absentie voor. Boven iedere absentie ziet u de datum. Een groen blok is een bevestigde absentie (dat betekent: ofwel direct ingevoerd door administratie of directie, ofwel ingevoerd door docenten of O.O.P. en later bevestigd door administratie of directie). Een rood blok is een onbevestigde absentie (dat betekent: ingevoerd door docenten of O.O.P. en nog NIET bevestigd door administratie of directie). Een geel blok. Dit is een absentie zonder einddatum. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als een leerling ziek is gemeld en het nog niet bekend is wanneer hij weer beter is. Het gele blok eindigt altijd 1 dag voor vandaag. Dit is handig voor als u de leerling weer beter meldt. Als de leerling namelijk vandaag weer beter is, dan is deze dus tot en met gisteren ziek geweest. Tip: Als u met de muis boven een absentie komt, wordt er een hint getoond met extra details. Als u met de rechter muisknop klikt op een absentie, ziet u een contextmenu met een aantal opties die u kunt uitvoeren. Dit zijn: Toevoegen. Deze optie gebruikt u als u een datumselectie heeft gedaan en hierin een nieuwe absentie wilt toevoegen. Wijzigen. Met deze optie kunt u de details van de gekozen absentie wijzigen. Verwijderen. Hiermee kunt u een absentie permanent verwijderen. Beëindigen. Met deze optie kunt u een absentie zonder einddatum beëindigen. Bevestigen. Hiermee kunt u een niet bevestigde absentie bevestigen. Bijvoorbeeld: een absentie die door een docent is toegevoegd, kan door de administratie of directie worden bevestigd. Laatstgenoemden zijn namelijk eindverantwoordelijk. Afhankelijk van het soort absenties kunnen de opties wel of niet beschikbaar zijn. 6

7 2.1 PER LEERLING Om een nieuwe absentie per leerling toe te voegen gaat u als volgt te werk: a) Ga naar Menu-Administratie-Absenties-Per leerling en selecteer/zoek de leerling waarvoor u een absentie wenst toe te voegen. b) Kies een datumbereik, waarbinnen de absentie van de leerling ligt. Selecteer één of meerdere dagen (slepen) waarvoor de absentie geldt. c) Klik met de rechter muisknop in de geselecteerde periode. Er verschijnt een contextmenu. Kies Toevoegen om een nieuwe absentie toe te voegen. d) Vervolgens kiest u het type melding. In onderstaande afbeelding zijn alle mogelijke typen opgenomen. Echter, in de praktijk zullen de opties Absentie dagdeel en Absentie lesuur niet gelijktijdig beschikbaar zijn. Dit heeft te maken met de schoolinstellingen (zie 1.1). Openstaand (enkel registreren en later invullen). Dit type kiest u wanneer u een snelle melding wilt maken van een absentie. Op een later tijdstip kunt u dan een type absentie instellen en de melding compleet maken. Absentie periode. Dit type kiest u wanneer de melding betrekking heeft op een langere periode (min. 2 dagen). U kunt hierbij alleen kiezen voor data. Absentie dagdeel. Dit type kiest u wanneer de melding betrekking heeft op 1 of meerdere dagdelen. U kunt kiezen uit de ingestelde opties (meestal ochtend, middag, hele dag). 7

8 Absentie lesuur. Deze optie is alleen beschikbaar als dit bij de schoolinstellingen is ingesteld (meestal voor het VSO). Dit type kiest u wanneer de melding betrekking heeft op 1 of meerdere lesuren (of de gehele dag). De beschikbare lestijden (en bijbehorende tijden) zijn ingesteld door de beheerder. Absentie tijd. Dit type kiest u wanneer u de exacte tijden waarop de melding betrekking heeft in wilt vullen. e) Na uw keuze verschijnt een nieuw venster waarin u - afhankelijk van het gekozen type - bepaalde details van de absentie dient op te geven. Daar waar de absentie over meerdere dagen gaat, krijgt u altijd eerst deze selectie te zien, alvorens u verdere details invult. Het spreekt voor zich dat het zeer van belang is om het juiste type te kiezen (geoorloofd of ongeoorloofd)! Bij een openstaande absentiemelding geeft u het type op, stelt u de wijze van contact in en kiest u een reden. U kunt desgewenst ook nog opmerkingen toevoegen. Bij het toevoegen van een absentie periode is het scherm vrijwel identiek als hierboven, alleen is dan ook een einddatum bekend. Bij het toevoegen van een absentie dagdeel dient u aan te geven om welk dagdeel het gaat (of een gehele dag). Bij het toevoegen van een absentie lesuur dient u aan te geven het lesuur vanaf en het lesuur t/m. Bij het toevoegen van absentie tijd geeft u de exacte start- en eindtijd op van de absentie. f) Klik na het toevoegen van de absentie op de diskette in de linker bovenhoek van het scherm om op te slaan. Voor een overzicht van de toegevoegde absenties is een apart menu beschikbaar. Zie PER GROEP Via dit menu kunt u absenties toevoegen bij leerlingen van een groep. De werkwijze is het zelfde als bij het toevoegen van een absentie bij een individuele leerling. Het is ook mogelijk om bij meerdere leerlingen tegelijk een absentie toe te voegen. Hierbij geldt echter wel dat bij alle leerlingen dezelfde gegevens worden toegevoegd, zoals Type, Wijze van contact en Reden. De datum is uiteraard wel flexibel. a) Ga naar Menu-Administratie-Absenties-Per groep en selecteer/zoek de groep waarvoor u een absentie wenst toe te voegen. b) Kies een datumbereik, waarbinnen de absentie van de (leerlingen van de) groep ligt. Selecteer één of meerdere dagen (slepen), voor één of meerdere leerlingen (multi-select) waarvoor de absentie geldt. 8

9 c) Kies onder aan het scherm voor Toevoegen om een nieuwe absentie toe te voegen. d) Vervolgens kiest u het type melding (zie voor uitleg 2.1.d). U krijgt dan altijd eerst een selectieoverzicht te zien, van welke leerlingen en welke dagen u geselecteerd heeft. a) Afhankelijk van het gekozen type dient u bepaalde details van de absentiemelding in te voeren. Let wel, kiest u bijv, het type absentie dagdeel kunt u opgegeven welk dagdeel het betreft (ochtend of middag). Deze keuze geldt dan voor alle leerlingen en dagen die u onder b. geselecteerd heeft. Daar kunt u geen onderscheid meer in maken! b) Klik op de diskette in de linker bovenhoek van het scherm om op te slaan. 2.3 PER VAKGROEP Via dit menu kunt u absenties toevoegen bij leerlingen van een vakgroep. De werkwijze is het zelfde als bij het toevoegen van een absentie per groep, zoals hiervoor beschreven. 3 ABSENTIE OVERZICHT Via het absentie overzicht kunt u alle absentiegegevens bekijken, aanpassen en ook nieuwe absenties toevoegen. Tevens kunt u onbevestigde absenties van bijvoorbeeld docenten verwerken. Het overzicht venster ziet er als volgt uit: Bovenaan ziet u 2 tabbladen, Onbevestigde absenties en Bevestigde absenties. Afhankelijk van de status van een absentie wordt deze op het ene of het andere tabblad getoond. Stel eerst het datumbereik in, waarbinnen de absenties in dit overzicht moeten worden getoond. In het hoofdgedeelte van dit venster ziet u alle absenties van het gekozen datumbereik. Volledig voltooide absenties worden met dit symbool getoond. Absenties zonder einddatum worden met dit symbool getoond. 9

10 Onderaan in het venster ziet u knoppen om nieuwe absenties toe te voegen, absenties te wijzigen, of eventueel te verwijderen. In het tabblad Onbevestigde absenties staan onderin ook nog de knoppen Selectie bevestigen en Alles bevestigen. Hiermee kunt u geselecteerde of alle onbevestigde absenties met één druk op de knop bevestigen. Uiteraard moet u er dan vanuit gaan dat de gegevens correct waren ingevoerd. 4 VERZUIM MELDINGEN Via Menu Administratie Absenties Verzuim meldingen kan een medewerker met de juiste rechteninstellingen meldingen uitwisselen met het verzuimregister. In essentie komt het hier neer op het maken van een selectie van één of enkele absentieregistraties, die als type ongeoorloofd hebben. Deze kunnen dan gecombineerd worden tot één verzuimmelding. Om zo n melding digitaal door te kunnen sturen, moeten bepaalde velden verplicht ingevuld te worden. Er worden door EDUscope geen verzuimgegevens automatisch doorgegeven. Het is altijd aan de school om te bepalen óf en welke registraties van ongeoorloofd verzuim via EDUscope gemeld worden. De weten regelgeving hieromtrent treft u aan op de website van DUO. 4.1 ALGEMEEN Het eerste tabblad Logboek toont een log van al het digitale verkeer tussen de school en het verzuimregister. Onder aan het scherm is een knop Ontvangen zichtbaar, waarmee u kunt controleren of er nog nieuwe berichten van het Verzuimregister voor u zijn. Deze berichten worden dagelijks automatisch opgehaald, maar u kunt dit dus ook forceren. 4.2 ADMINISTRATIE VERZUIM MELDING Het tweede tabblad Administratie laat standaard alle ongeoorloofde absenties zien, die nog niet gemeld zijn. Door op het filtertje te klikken, kunt u deze selectie aanpassen/uitbreiden. Ook hier geldt dat de weergave van dagdelen en lesuren gebeurt aan de hand van schoolinstellingen. a) Selecteer één of meerdere absenties van één specifieke leerling. U kunt meerdere regels van hetzelfde type selecteren door de Ctrl-knop ingedrukt te houden. U dient zelf in te schatten of de absenties die u selecteert qua uren de norm overschrijden en dus wettelijk gezien gemeld zouden moeten worden. Kies dan onder aan het scherm voor Melden verzuim. 10

11 Let wel: het is belangrijk dat u meteen alle te koppelen absenties van de desbetreffende leerling selecteert. U kunt later geen specifieke, eerder geregistreerde absentie meer toevoegen. b) Het scherm Verzuim melding verschijnt, waarbij bepaalde gegevens van de geselecteerde absenties reeds verwerkt zijn. Het vinkje bij Concept dient u zolang te laten staan, totdat u alles correct heeft ingevuld. Vervolgens haalt u dit vinkje weg en slaat u het scherm op. U krijgt vervolgens de vraag of de melding daadwerkelijk uitgewisseld dient te worden. U kunt dit dan bevestigen. c) Vul minimaal alle verplichte velden in (te herkennen aan de rode stip). Al deze velden zijn als standaard afgesproken tussen DUO en de GBA s, die de meldingen via het verzuimregister ontvangen. d) Op het tabblad Contact dient u nog een contactpersoon en adres op te geven. e) Via het tabblad Dagdelen (of Uren als dat uw schoolinstelling is) kunt u per geselecteerde absentie aangeven of het over een bepaald dagdeel ging of een hele dag. U kunt hier ook nog een absentieregel verwijderen (door rechts op het kruisje te klikken). Let wel, die kunt u later aan deze melding niet meer toevoegen. De werkwijze voor Uren is vrijwel identiek. 11

12 f) U kunt via de knop Toevoegen onder aan het scherm nog wel één of enkele absenties toevoegen, maar deze hebben geen relatie met eerder geregistreerde absenties. Dit zijn als het ware extra of nieuwe meldingen, die u hier nog aan de verzuimmelding kunt koppelen. g) Als u alle (verplichte) velden op alle tabbladen heeft gevuld, klikt u linksboven op de kleine diskette om op te slaan. Pas als u op het tabblad Basis het vinkje bij Concept weghaalt en opnieuw opslaat, wordt de melding (met alle onderliggende, gekoppelde absentiemeldingen) na uw bevestiging - uitgewisseld met het verzuimregister. Hier volgt normaliter binnen enige tijd een bevestiging op. 4.3 ADMINISTRATIE MELDINGEN Het derde tabblad Meldingen toont alle meldingen, die reeds zijn uitgewisseld óf die nog de status Concept hebben. Daar waar de status Concept is, kunt u die melding selecteren en onder aan het scherm kiezen voor Wijzigen of Verwijderen. Het is ook mogelijk om hier leerlingen te selecteren en via Toevoegen een nieuwe verzuimmelding te maken. Let wel, er zijn hier dan geen eerdere absentieregistraties aan gekoppeld (en kunnen ook niet gekoppeld worden). 5 RAPPORTAGES Via het menu Rapportage Administratie Absenties kunt u diverse rapportages m.b.t. absenties genereren, afdrukken, opslaan en desgewenst verzenden. Vrijwel alle rapporten werken via een zgn. voorselectie, waarbij u kunt bijv. kunt aangeven om welke groepen/leerlingen het gaat én over welke periode. Bij het daadwerkelijke afdrukken heeft u meestal nog de keuze om bepaalde onderdelen wel of niet op te nemen (bijv. de legenda of bepaalde kleuren). 5.1 AFDRUKVOORBEELD Alle rapportages worden uiteindelijk gegenereerd via de knop Afdrukken. Er volgt dan in alle gevallen eerst een nieuw scherm met een afdrukvoorbeeld. Dit voorbeeld heeft aan de bovenzijde een knoppenbalkje, met enkele handige functies: Via het eerste icoontje kunt u het rapport opslaan als PDF of afbeelding. 2. Via het tweede icoontje stuurt u het rapport naar de printer. 3. Via het derde icoontje kunt u het rapport en, en wel via EDUscope zelf of via Outlook. 12

13 5.2 BLANCO MAANDOVERZICHTEN In sommige gevallen is het wenselijk om blanco maandoverzichten af te kunnen drukken, die dan eerst handmatig worden ingevuld en later door de administratie digitaal worden verwerkt. a) Kies voor de rapportage Maandoverzicht. b) Kies onder de tab Voorselectie voor Blanco en de stel de juiste teldatum in. c) Kies vervolgens onder de volgende tab de leerlingen/groepen, waarvoor het blanco overzicht gegenereerd dient te worden. d) Kies uiteindelijk voor Afdrukken. 5.3 VERZUIM MELDINGEN Gerelateerd aan het kunnen uitwisselen van verzuimmeldingen is er een nieuwe rapportage onder absenties opgenomen, t.w. Verzuim Meldingen. Hiermee kunt u een overzicht genereren van de uitgewisselde meldingen en kunt u dat overzicht ook exporteren naar een csv-bestand. a) Vul bij voorselectie eerst een datumbereik in (of kies rechts via de puntjes een specifieke periode). b) Filter vervolgens per gehele school, groep of leerling. c) Kies het soort verzuim of álle. d) Indien u wenst te exporteren vult u op het tabblad Exporteren een bestandsnaam in, kiest u via het mapje rechts een bestandslocatie en klikt u vervolgens onder aan het scherm op Exporteren. e) Wilt u een rapportage in beeld gaat u naar het tabblad Afdrukken en kiest u onder aan het scherm voor Afdrukken. 5.4 TIJDSDUUR OVERZICHT Een andere nieuwe rapportage is Tijdsduur Overzicht, die bedoeld is om voor één, enkele of alle absentie-redenen een overzicht te kunnen genereren van de exact verzuimde tijd (naar keuze voor alle absenties of specifiek voor geoorloofde- of ongeoorloofde absenties). a) Vul bij voorselectie eerst een datumbereik in (of kies rechts via de puntjes een specifieke periode). b) Selecteer de groepen/leerlingen die in het rapport moeten worden opgenomen. c) Vink op het tabblad Absentie-redenen alle redenen aan die in het overzicht opgenomen moeten worden. d) Op het tabblad Afdrukken kunt u nog een aantal afdrukopties aanvinken, zoals bijv. of alleen de geoorloofde- of ongeoorloofde absenties in het overzicht opgenomen moeten worden. e) Kies tenslotte onder aan het scherm voor Afdrukken. 13