Enorm besparen op factureren

Transcriptie

1 Enorm besparen op factureren Accounting Plaza levert e-invoicing als dienst Talloze bedrijven factureren en betalen nog handmatig. Automatiseren van deze processen levert grote besparingen op. Accounting Plaza biedt die dienst aan en garandeert binnen een jaar middelgrote en grote bedrijven winst op de business case. AME Research wil precies weten wat e-invoicing of elektronisch factureren is en interviewde hierover twee experts van de financieel-administratieve dienstverlener Accounting Plaza uit Wormer. Dit interview definieert wat deze leverancier van elektronisch factureren aanbiedt en waarom dat forse besparingen op personeel en processen oplevert. Voor bedrijven die genoeg facturen verzenden of ontvangen en nog handmatig verwerken is dit interview een eye opener. Ga de uitdaging tot vernieuwing aan, inclusief het begeleiden van overtollig personeel naar zijn nieuwe uitdagingen en vraag Accounting Plaza om een winstgevende business case. De essentie Opmaken en verzenden van facturen enerzijds en het ontvangen, controleren en betalen van facturen anderzijds is de essentie van iedere bedrijfsvoering. Einddoel is dat de opbrengst van verzonden facturen hoger is dan de kosten van betaalde facturen. Alleen dan komt er meer geld binnen dan eruit gaat. Verreweg de meeste bedrijven verzenden en betalen facturen van papier. Het is een omvangrijke stroom van documenten. Steeds vaker worden deze documenten gescand, maar dan nog worden zij veelal afgedrukt. Accounting Plaza biedt bedrijven een systeem aan dat facturen en betalingen omzet in datasets die volledig elektronisch in administraties verwerkt worden. De onderneming claimt dat bij voldoende volume hiermee een kostenbesparing wordt bereikt van minimaal 50-60% ten opzichte van handmatige verwerking. Accounting Plaza is een onderneming uit Wormerland in de Zaanstreek. De in het jaar 2000 opgerichte onderneming is specialist in het uitbesteden van financieel-administratieve processen, waaronder personeels- en salarisadministraties en ook het beheer van ERP systemen. Onderdeel daarvan is het uitbesteden van factuurverwerking en factureren. Accounting Plaza behaalde in 2010 een omzet van 38,8 miljoen met gemiddeld 623 voltijdbanen. Met een operationele marge van 6,7% en een solvabiliteit van 35% is Accounting Plaza een financieel gezonde onderneming. De oplossingen van Accounting Plaza zijn geschikt voor ieder middelgroot en groot bedrijf. Voor de dienstverlening op het gebied van verwerking van factureren concentreert Accounting Plaza zich op het volledig elektronisch maken van deze processen. Dit heet e-invoicing. Daarvoor heeft Accounting Plaza een eigen softwareoplossing ontwikkeld met een omvangrijke database van factuurmodellen die iedere factuur tussen verzender en ontvanger omzet in een dataset waardoor deze zonder menselijke tussenkomst in de financiële administraties van elk bedrijf verwerkt kan worden. De oplossing wordt middels een SaaS aangeboden aan een breed spectrum van bedrijven en instellingen.

2 De definitie Ondanks het feit dat factureren en betalen kernactiviteit van iedere onderneming is, is het lastig zich voor te stellen hoe deze processen precies verlopen en waarom het zoveel bespaarkansen biedt. Om dat beter te begrijpen luistert AME Research naar Development manager e-invoicing Jan Burgers en naar sales manager Fred van Nes van de afdeling e-invoicing by Accounting Plaza. Kunnen zij uitleggen wat zij precies aanbieden en waarom dat voordelig is voor klanten? Zij beginnen met te definiëren wat e-invoicing precies is. e-invoicing is elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Dat is onderdeel van een aantal processen tussen debiteuren en crediteuren. Deze facturen vormen de basis voor incasseren en betalen. Hoe scherp definieert Accounting Plaza e-invoicing? Van Nes: Echt elektronisch factureren vindt nog nauwelijks plaats en houdt een volledige elektronische uitwisseling van factuurdata in. Burgers onderscheidt Electronic Data Interchange (EDI), digitaal factureren en elektronisch factureren. Digitaal factureren is het elektronisch transporteren van een visueel document, een PDF, Word document of Excelsheet. Een mens moet dat document lezen om er wat mee te doen. De verzender kan het elektronisch maken en verzenden, de ontvanger kan het niet zonder meer elektronisch verwerken. EDI bestaat al heel lang en is het uitwisselen van elektronische documenten waarin de inhoud in gestructureerde definities is vastgelegd. Deze definities zijn gebaseerd op afspraken binnen een business gemeenschap of een waardeketen. Hierbij sluit een groep bedrijven een overeenkomst waarin zij afspreken in een bepaalde structuur informatie uit te wisselen. Deze informatie kan bestaan uit facturen, maar ook uit andere documenten zoals orders. Het kenmerk van EDI is dat binnen een groep afspraken worden gemaakt over data uitwisseling. Elektronisch factureren of e-invoicing is een open elektronische communicatiemethode waarvoor geen bilaterale of multilaterale afspraken over definities binnen groepen gemaakt worden. Hierbij stelt de ontvanger vooraf geen formaat- of factuureisen aan de verzender. De elektronische factuur is, anders dan de digitale factuur, niet visueel en af te drukken, maar een dataset. De elektronische factuur kan zonder menselijke tussenkomst door computers verwerkt worden. Daarin lijkt de elektronische factuur op EDI, behalve dat er vooraf geen onderlinge afspraken nodig zijn. In de definitie van Accounting Plaza is e-invoicing dus het verzenden en ontvangen van elektronische facturen in de vorm van datasets die direct geautomatiseerd verwerkt kunnen worden zonder dat verzender en ontvanger daarover vooraf afspraken hebben gemaakt. De koppelaar Burgers: Het ontbreken van afspraken is onze uitdaging omdat na ontvangst van de factuur door een bedrijf andere processen volgen. EDI-facturen rollen automatisch in de boekhouding tot en met het klaarzetten voor betaling in de bankrekening als de betalende partij daarvoor programmatuur heeft geïnstalleerd. Het ontvangen, verwerken en betalen van de factuur zijn verschillende, complementaire processen. Onze definitie van e-invoicing stopt bij de ontvangst en eventueel verwerken van de factuur. Hij illustreert het proces aan de hand van handmatig verzonden papieren facturen. De ontvanger legt de factuur naast zich en tikt de inhoud in zijn PC over in de velden van zijn eigen systeem. Daarna gaat die factuur het bedrijfsproces in, enerzijds als een te bewaren documentenstroom, anderzijds als een elektronische betalingsopdracht. e-invoicing by Accounting Plaza maakt deze menselijke handeling overbodig. Die wordt vervangen door een koppeling. Bij EDI hebben klant en leverancier die koppeling vooraf vastgelegd. Bij elektronisch factureren zijn die afspraken er niet zodat de bedrijven niet weten hoe de dataset met een koppeling in de eigen administratie te krijgen.

3 Dit is het moment waarop de financiële directeur of controller van de verzender of ontvanger van elektronische facturen zijn heil zoekt bij Accounting Plaza. De verzender geleidt zijn facturen via Accounting Plaza. De ontvanger doet dat met te betalen facturen ook. Burgers: De dienst die Accounting Plaza met e-invoicing levert is het maken van afspraken met de leverancier over het formaat en de inhoud van de factuur. Daarbij neemt Accounting Plaza één voor één contact op met de verschillende ontvangers van de facturen. Dan wordt besproken hoe de ontvanger de factuur in zijn systeem wil ontvangen. Wij zorgen er dan voor dat de ontvanger de factuur krijgt zoals hij hem wil hebben. Wij stellen daarbij geen eisen, noch aan de verzender, noch aan de ontvanger. Wij zorgen ervoor dat de koppeling tussen de systemen tot stand komt. Er is geen verplichting. De verzender stuurt de factuur in formaat van eigen keus, de ontvanger krijgt de factuur in formaat van eigen keus. Accounting Plaza is de koppelaar of verbindingsman. SHEVA voor transport Het betekent dat de dienst van Accounting Plaza toch de creatie van een soort EDI met afspraken is? Nee, er hoeft alleen een afspraak te zijn tussen één partij en Accounting Plaza als service provider. Accounting Plaza dwingt geen formaat voor een groep bedrijven af. Leveranciers en ontvangers hoeven zelf niet steeds hun software aan te passen. Het onderliggende softwaresysteem, dat Sheva heet, kan wat de leverancier aanlevert - tekst, data, Exel sheet, PDF - interpreteren. Sheva zet deze gegevens geautomatiseerd om in een echte dataset die naadloos past in het administratieve systeem van de ontvanger. Per klant interpreteert Accounting Plaza de facturen tot datasets in Sheva, voordat zij doorgezonden worden. Dat geldt omgekeerd ook voor klaargezette betalingen. Van Nes: Wij kunnen duizend verschillende facturen krijgen van een leverancier gericht aan duizend verschillende ontvangers en vertalen al die facturen in datasets waarmee iedere ontvanger overweg kan. Daarbij kunnen we met alle variaties en behoeftes rekening houden. Dat regelen we eenmaal semihandmatig in en daarna gaat het automatisch. e-invoicing van Accounting Plaza maakt flexibele uitwisseling van elektronische documentformaten mogelijk volgens het principe any-format-in, any-format-out. De meest voorkomende formaten zijn daarbij als standaardformaat beschikbaar, waaronder UBL 2.0, PDF, XML, en UN/CEFACT, waardoor een koppeling snel kan worden gerealiseerd en e-invoicing in zeer korte tijd kan worden geïmplementeerd in een organisatie. Feitelijk vervangt de e-invoicing dienst van Accounting Plaza het handmatige werk van administrateurs bij de verzender en de ontvanger van facturen. Dat werk wordt goeddeels geautomatiseerd, waarbij ook een 10-jarige archieffunctie wordt onderhouden. De klant besteedt het proces van factureren tot betalen dus uit aan Accounting Plaza? Burgers: Nee, de verzender besteedt het afleveren van zijn facturen aan ons uit, zodanig dat dit voor de ontvanger de beste manier is. Wij verzorgen het geautomatiseerde transport, zoals de posterijen het fysieke transport van pakjes en brieven verzorgt. Postverzending besteden bedrijven toch ook uit aan postbedrijven? Van Nes: Op die manier is het uitbesteden. Burgers: Accounting Plaza verzorgt ook Business Process Outsourcing van complete administraties. Daarin is het elektronisch maken en verzenden van facturen eigenlijk maar een specifiek onderdeel. De verzender besteedt het automatiseren en elektronisch verzenden van facturen uit. De ontvanger besteedt het verzamelen en automatiseren van facturen voor verwerking aan ons uit. De besparing Van Nes: We maken voor klanten altijd eerst een business case. Elke case levert in het eerste jaar al winst op. Inkomende papieren facturen komen in de postkamer binnen en worden gescand, geregistreerd en gedistribueerd. Accounting Plaza zet ze om in elektronische datasets voor elektronische verwerking. Hoe verder de klant in dat proces automatiseert hoe groter de besparingen omdat er geen mensen meer voor nodig zijn. Ontvangst van elektronische facturen (datasets) levert uiteraard de meeste besparingen op. Ook de controle en het op tijd betalen wordt veel beter. Onlangs maakte we een business case voor een bedrijf met ontvangen facturen per jaar. Die was binnen een half jaar positief. Het gaat niet zozeer om het aantal facturen, maar om het aantal mensen dat

4 nodig is om het bestaande aantal facturen te verwerken. Er zijn bedrijven die zes tot zeven medewerkers nodig hebben om 5000 facturen te verwerken. Dan is de business case al gauw positief. Er is een grote verzekeraar die al zijn kostenfacturen nog handmatig op papier en in mappen verwerkt. E-Invoicing kan al met 1000 facturen kostenbesparend zijn. De besparing zit in verminderen van personeelskosten, verwerkingskosten, voorkomen van herhalingen en andere fouten. Ook versnelt het proces, raken facturen niet meer zoek, kan op tijd betaald worden en is er een betere werkstroom en controle. De ontvanger kan minimaal anderhalf tot twee euro per factuur besparen. Maximaal kan tussen 60% en 90% bespaard worden ten opzichte van handmatig factureren en verwerken, zeggen Burgers en Van Nes. Waarom komt e-invoicing nog zo weinig voor? Burgers: Wat simpel en voor de hand ligt wordt vaak niet gezien. Van Nes: Bij overheden en instellingen moet een flinke stap genomen worden als het gaat om bezuinigen op personeel. Er zijn gemeenten voorzichtig omgaan met herplaatsen van personeel en daarom niet overstappen op elektronisch factureren. Zij realiseren de besparing dan niet of slechts voor een deel. Dat komt concreet in de praktijk voor. Er is dan onvoldoende draagvlak voor de besparing. Burgers: Verzenders van facturen zijn vaak al met digitaal factureren begonnen. Voor hen is de stap minder groot. Verzenden is technisch het gemakkelijkste onderdeel. Het printen van de facturen gebeurt vaak al elektronisch. De garantie Jan Burgers heeft sinds 2000 aan de ontwikkeling van e-invoicing gewerkt en hij kent de concurrentie van haver tot gort. Hij vindt dat E-Invoicing een commodity geworden is, als onderdeel van een veel groter geheel van financieel-administratieve dienstverlening. In de keten van financiële dienstverlening van Accounting Plaza gaat e-invoicing een steeds belangrijker rol spelen. E-Invoicing is een onderdeel van de totale propositie van Accounting Plaza. Burgers ziet de factuur van elke onderneming als de feitelijke standaard die deze onderneming hanteert. De inhoud ervan wordt bepaald door het doel dat de onderneming met de factuur wil bereiken. Hij noemt het gebruik van de factuur erg variabel. Elke financiële administratie is anders ingericht. Accounting Plaza heeft de kennis van al deze administratieve ketens. Omdat Accounting Plaza de techniek van e-invoicing combineert met de kennis van de financiële administratie heeft dit bedrijf een aanbod dat niet vergelijkbaar is met wat concurrenten doen, stelt hij. De essentie is wat de onderneming met de factuur doet en wil bereiken. Van Nes: e-invoicing by Accounting Plaza is geen software, geen gereedschap, maar een dienst in de context van de gehele financiële administratie. Burgers: Het aanbod van Accounting Plaza in E-Invoicing is de garantie dat de factuur zoals het bedrijf die verstuurt op de juiste manier geïnterpreteerd in de administratie bij de ontvanger terecht komt. Te vaak komen facturen bij de ontvanger aan zoals de ontvanger ze juist niet wil ontvangen. Burgers: Precies. Dat is het verschil. Accounting Plaza interpreteert de bedoelingen van de verzender en gaat naar de ontvangende klant om te weten hoe deze de factuur wil ontvangen en maakt dan de koppeling tussen de wensen van de verzender én de ontvanger. De werkelijkheid is dat grote bedrijven die inkopen de leverancier dwingen in een factureringpatroon dat de leverancier niet wil. Burgers: Juist. Dat lossen wij met e-invoicing op. Het is uitbesteden van het factureren en betalen proces, in het Engels: Billing Process Outsourcing. Goedkoper dan EDI Burgers heeft SHEVA zelf ontwikkeld en is niet scheutig met technische specificaties. Het is slim en flexibel, ontwikkeld vanuit de wensen van de ontvanger. Systemen ontwikkeld vanuit printen of posten komen zichzelf bij de ontvanger tegen. SHEVA is dynamisch, kan continu veranderd en verbeterd worden en houdt rekening met alle individuele afwijkingen van alle individuele ontvangers en verzenders. In SHEVA zit een excellente definitie van wat een factuur is en betekent. Het systeem kan alle variaties en standaarden aan, zegt hij zelfbewust. SHEVA is niet gebaseerd op Microsoft of een ander platform, maar een zelf sinds 2007 ontworpen proprietary systeem. Samen met TietoEnator en delen van Certipost zijn wij de enige die dat kunnen. Wij zijn de enige die de verzender loskoppelt van

5 de ontvanger. Voor een CFO van een bedrijf zijn deze technische aspecten lastig te beoordelen. Daarom leveren wij klanten een garantie in de vorm van een dienst waarbij de ontvanger de factuur van de verzender optimaal kan verwerken, los van de technologie waarmee verzender of ontvanger werken. Als je gaat telefoneren wil je ook de technologie niet kennen. Je wilt dat de kwaliteit van het gesprek goed is. Qua prijs concurreren we volledig met de andere partijen. Beslissingen van bedrijven om over te gaan op elektronisch factureren zijn gebaseerd op gevoel, op naamsbekendheid en vertrouwen. Onze intrinsieke service gaat stappen verder dan die van concurrenten, behalve die van EDI leveranciers. Maar EDI is peperduur, vergt voortdurend kostbaar versiebeheer en beperkt zich tot groepen van bedrijven die zich daartoe bekeerd hebben. Bij Accounting Plaza is er geen groepsbegrenzing en ontbreken voortdurend veranderende afspraken. De uitdaging Accounting Plaza is een serieuze, degelijke onderneming met haast bevlogen professionals. De onderneming is in 2000 verzelfstandigd uit het toenmalige Ahold en verzorgt tal van financieeladministratieve bedrijfsprocessen voor dit concern en tal van andere bedrijven. In de praktijk blijkt dat talloze ondernemingen en bedrijven in de private en publieke sectoren nog steeds met papieren facturen werken. Dat vergt verwerken en bewaren van enorme stromen papieren documenten waarvoor veel menskracht nodig is. Het is uit de tijd. In het licht van bezuinigingen waar ieder bedrijf in deze tijd voor staat is het aan de orde om het aanbod van Accounting Plaza te bestuderen en een business case te laten maken. In het licht van het moderne Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is zich ontdoen van papier actueel. En ja, een belangrijk deel van de besparing die door deze technologische innovatie te realiseren is betreft het verminderen van de personeelskosten omdat er bij e-invoicing veel minder mensen nodig zijn. De uitdaging voor beslissers in bedrijven die besluiten dit innoverende proces te onderzoeken en bij een positieve business case in te voeren is dus ook om daarbij betrokken werknemers te ondersteunen bij het vinden van hun nieuwe uitdagingen. Pas als dat slaagt, is de vernieuwing van de waardeketen met succes afgerond. Ga de uitdaging aan, neem contact op met de experts van Accounting Plaza en breng ons te zijner tijd verslag uit van uw ervaringen.