Jaarverslag 2013 Loes in Twente

Transcriptie

1 Jaarverslag 2013 Loes in Twente Reacties van ouders n.a.v. vragen over de tevredenheid n.a.v. het antwoord van Loes op hun vraag gesteld via mijn vraag werd duidelijk en snel beantwoord Ik kreeg toch nog een advies kreeg waar ik niet over nagedacht had, ik dacht dat ik alles had gedaan Loes in Twente Anouk Jocker, Regiocoördinator Public Health opvoedondersteuning T februari 2014, Loes in Twente, Enschede. Auteursrechten voorbehouden. Overname van dit rapport (of gedeelten daarvan) is toegestaan, mits de bron wordt vermeld. Loes werkt voor het Centrum voor Jeugd en Gezin in 13 Twentse gemeenten.

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Loes in 2013 in vogelvlucht Resultaten Resultaten werkplan Loes in Twente Resultaten en online activiteiten Aantal digitale vragen beantwoord door Loes in Resultaten bereik opvoedcursussen / themabijeenkomsten Resultaten tevredenheidmeting bij ouders Resultaten consultatiefunctie orthopedagogen Loes Specificatie middelen Bijlage I Financieel overzicht Loes in Twente Bijlage II Evaluatie werkplan Regionaal Loes team Bijlage III Cijfers van de website en online activiteiten Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 2 van 12

3 1 Loes in 2013 in vogelvlucht In 2013 kreeg de regionale organisatie van Loes een nieuwe opzet. Door de aanstelling van een regiocoördinator Public Health opvoedingsondersteuning voor de 13 Loes gemeenten, kwam er regionaal één aanspreekpunt voor de Loes website, online activiteiten en PR campagnes. Dit betekende o.a. een belangrijke verbetering in aansturing en besluitvorming over praktische uitvoeringszaken van Loes in Twente. In de samenwerking met bureau Keijzer communicatie (het bureau dat het Loes concept afgelopen jaren mede ontwikkelde) vond een taakverschuiving plaats. Om uit te komen met het beschikbare budget voor 2013 werden minder uren afgenomen voor webredactie, actualisatie en onderhoud van de site bij bureau Keijzer communicatie. In maart 2013 werd de vernieuwde Loes website gelanceerd, met een nieuwe huisstijl. Iedere Loes gemeente kan beschikken over sjablonen van posters, flyers, boekenleggers, uitdeelkaartjes, stockfoto s etc. van Loes die vrij te gebruiken zijn voor PR doeleinden. Daarnaast is er ook een nieuwe folder gemaakt voor regionaal gebruik. In het kader van de Nationale week van de opvoeding (7 t/m 13 oktober) is er een Loes themakrant gemaakt i.s.m. Loes medewerkers en ETT media. Deze themakrant is huis-aan-huis verspreid in de 13 Loes gemeenten. Loes onderzoekt een mogelijke uitbreiding van de online opvoedondersteuning aan ouders via door deelname aan de pilot TripiO van Loes Almelo en Jarabee. Ouders worden online, vraaggericht max. 7 weken ondersteund bij hun opvoedvraag. Regionaal wordt de pilot gevolgd om te kijken wat de mogelijkheden zijn voor de toekomst. Reactie van een ouder over het nut van digitaal vragen stellen op Super oplossing in moeilijke opvoedsituaties, hebben er een paar keer gebruik van gemaakt en zijn er heel blij mee dat we zulke goede adviezen en tips krijgen! In verschillende gemeenten is Loes betrokken bij ontwikkelingen rondom de transformatie jeugdzorg. De rol van Loes in het preventieve domein sluit o.m. aan bij informatie en toegangstaken. Om dit inzichtelijk te maken is de factsheet Loes anno 2013 ontwikkeld. De factsheet is verspreid via de ambtenaren Jeugd en PG betrokken bij Loes en via de Loes coördinatoren. In augustus 2013 werd een tekort in de financiële huishouding van Loes ontdekt, veroorzaakt door onoverzichtelijke omstandigheden rondom budgetbeheer in het verleden. Veel tijd en aandacht ging naar het vinden van een oplossing. Zie voor een toelichting Hoofdstuk 3 Specificatie middelen In december 2013 besloot de Bestuurscommissie Publieke Gezondheid om de uitvoering van de regionale taken van Loes volledig onder te brengen bij de Jeugdgezondheidszorg GGD Twente, met de intentie om die organisatieopzet tot 2018 te borgen. Daarnaast hebben de 13 gemeenten een gezamenlijke bijdrage gedaan ter aanvulling van het financiële tekort tot Hiermee zijn onderdelen die belangrijk zijn voor de website en naamsbekendheid (om zoveel mogelijk ouders te bereiken met opvoedingsinformatie), gegarandeerd. Vergeleken met voorgaande jaren is er in 2014 een lager budget voor regionale PR activiteiten, webredactie, actualisatie en onderhoud van de site beschikbaar. Het jaar 2013 is afgesloten met opnieuw een verandering in de regionale organisatie van Loes. De samenwerking met bureau Keijzer communicatie, vanaf het begin betrokken bij Loes, wordt beëindigd als gevolg van het besluit van de Bestuurscommissie PG. De beeld- en auteursrechten van het Loes concept komen per (vervroegd) vrij voor de 13 Loes gemeenten. Reactie van een ouder op de vraag Heeft de informatie van Loes geholpen? : Mijn dochter is positief veranderd, ze is weer een vrolijk kind. Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 3 van 12

4 2 Resultaten Resultaten werkplan Loes in Twente De uitvoering van Loes in Twente is gebeurd op basis van het Werkplan Loes 2013, vastgesteld in het Ambtelijk Overleg Publieke Gezondheid van 12 maart Voor de resultaten m.b.t. dit werkplan zie Bijlage II. 2.2 Resultaten en online activiteiten Voor informatie over bezoekersaantallen van de website en online activiteiten zie Bijlage III. Resultaat: De doelstellingen zijn grotendeels behaald. Door de financiële omstandigheden zijn er minder PR campagnes gedaan. - Regionale bezoekers in 2013: Totaal aantal unieke bezoekers in 2013: (stijging t.o.v. 2012) - Het aantal verzendingen van het contactformulier (waarmee ouders digitaal hun vraag aan Loes stellen) is 743 in Dit is gestegen t.o.v. 2012, toen was dit aantal Een stijging van het aantal abonnees van: Twitter, sinds mei 2013 stijging van 15% de digitale nieuwsbrief Loes stijging van 30% - Bereik van vooral regionale ouders via Loes Facebook (nieuw in 2013). Online activiteiten Loes aantal bezoeken op via online activiteiten in 2013 aantal abonnees peildatum Via digitale nieuwsbrief Loes Via Twitter Via Facebook Tabel 1 NB: De bezoekerscijfers van de vernieuwde Loes website 2013 zijn niet te vergelijken met vorige jaren. In eerdere jaren was er een toegang tot de Loes website per gemeente. Nu werken we met een regionale website,.in de factsheet Loes anno 2013 hebben we de Loessite vergeleken met CJG sites elders in het land. 2.3 Aantal digitale vragen beantwoord door Loes in 2013 De medewerkers van Loes Almelo, Enschede en Hengelo beantwoorden de digitale vragen van ouders die via het contactformulier van de Loessite gesteld worden, ook van de kleinere gemeenten. Dit gebeurt volgens de onderstaande verdeling: Loes Almelo: Almelo, Rijssen-Holten, Tubbergen, Twenterand en Wierden; Loes Enschede: Enschede, Haaksbergen en Dinkelland; Loes Hengelo: Hengelo, Oldenzaal, Losser, Borne en Hof van Twente Resultaat: Totaal aantal digitale vragen (via beantwoord door Loes in 2013: 686 Ouders kunnen op de Loessite ook een vraag stellen aan de Jeugdverpleegkundige van de JGZ waarbij het JGZ dossier gebruikt wordt. Ouders kunnen daarnaast via een mailadres de vraag stellen aan de JGZ. Resultaat: Totaal aantal digitale vragen beantwoord door de JGZ in 2013: 266 (NB: flinke stijging in aantal vragen in het laatste kwartaal) Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 4 van 12

5 2.4 Resultaten bereik opvoedcursussen / themabijeenkomsten Loes werkt samen met het cursusbureau Twente. In 2013 is er regelmatig overleg geweest om de PR rondom de cursussen en themabijeenkomsten beter af te stemmen op de wensen van de verschillende gemeenten. In 2013 namen er in totaal personen deel aan opvoedcursussen/ themabijeenkomsten georganiseerd door het Cursusbureau Twente en Loes. Cursusbureau cijfers 2013 Totaal aantal lezingen en cursussen 157 Totaal aantal deelnemers 2227 Tabel 2 NB: Elke gemeente ontvang van het Cursusbureau Twente een gemeente specifieke rapportage t.a.v. de lezingen/cursussen van Resultaten tevredenheidmeting bij ouders Ouders ontvangen 2 weken nadat ze een vraag aan Loes hebben gesteld, een mail waarin naar de tevredenheid over het antwoord gevraagd wordt. In 2013 zijn er in totaal 95 tevredenheidvragenlijsten ingevuld door ouders die een vraag via stelden. Niet iedere ouder heeft alle 3 de vragen beantwoord. Resultaten: Van alle ouders die reageerden vindt 92% het nuttig om een digitale vraag te kunnen stellen aan Loes. 75% van deze ouders waren tevreden over het antwoord van Loes op hun vraag. 12% gedeeltelijk tevreden. 58% geeft aan dat het antwoord heeft geholpen en 26% geeft aan dat het gedeeltelijk geholpen heeft Vanuit de antwoorden van ouders worden verbeterpunten geformuleerd, die omgezet worden in acties om te tevredenheid te verhogen in Resultaten consultatiefunctie orthopedagogen Loes Professionals die ouders adviseren over opvoeden hebben op de mogelijkheid om consultatievragen te stellen aan orthopedagogen verbonden aan Loes. Deze consultatiemogelijkheid is een middel om de kwaliteit van de adviesfunctie van het CJG te versterken. In 2013 is van maart t/m december de consultatiefunctie als pilot uitgevoerd door orthopedagogen van JGZ GGD Twente i.s.m. PPT Jeugd. Resultaten: Aantal consultatievragen : ± 3 per maand (n=31). Telefonisch: 9 Digitaal via het contactformulier: 22 Welke professionals zochten contact? Loesmedewerkers, verloskundige, kindercoach, voogd, gitaardocent, leidsters kinderopvang / peuterspeelzaal, communicatiemedewerker kinderopvang, medewerker welzijnswerk, medewerker jeugdzorg, makelaar, leerkracht Hellendoorn, schoolmaatschappelijk werker Hardenberg, CJG coördinatoren uit Utrecht en Friesland, studenten (SPH, Pedagogiek of MW en dienstverlening), Meest gestelde vragen: wijs mij de weg vragen, informatie over contactgegevens, samenwerken met Loes, vacatures en stages. Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 5 van 12

6 Vragen die werden doorgezet door Loes medewerkers naar de orthopedagogen hadden een algemeen pedagogisch onderwerp: - toepassing van normen- en waardenreglement bij sportvereniging; - creativiteitsontwikkeling op school; - toepassing van routekaart kindermishandeling. Conclusie Het aantal consultatievragen voor de orthopedagogen in de pilot periode was beperkt (± 3 per maand). Gezien de aard van de vragen die werden gesteld is het vooralsnog niet nodig om extra orthopedagogen / aanvullende expertise in te zetten voor deze vorm van consultatie. Voor de doorontwikkeling van Loes is het waardevol om te weten hoe beroepskrachten / intermediairs de Loessite in hun werk met ouders (willen) gebruiken. En hen te bevragen op hun behoefte aan consultatie. Voor 2014 is een enquête in voorbereiding. 3 Specificatie middelen 2013 Zie bijlage I Financieel overzicht 2013 Op basis van de samenwerkingsovereenkomst Loes in Twente (d.d beschikten bureau Keijzer communicatie en GGD Twente Jeugdgezondheidszorg over aparte budgetten. In de loop van 2013 bleek dat er bij bureau Keijzer communicatie ,- minder beschikbaar was dan begroot. Volgens de Samenwerkingsovereenkomst Loes in Twente (d.d ) zou er voor 2014 een bedrag van ,- begroot zijn voor Keijzer communicatie. Beide bovenstaande middelen bleken echter in eerdere jaren uitgegeven aan Loes PR en communicatie activiteiten. De Bestuurscommissie PG heeft op 12 december besloten het tekort gezamenlijk aan te vullen met een bedrag van ,- Vanaf het moment dat het financiële tekort voor Loes voor 2013/2014 duidelijk werd, zijn er geen nieuwe uitgaven meer gedaan. Alleen lopende financiële verplichtingen werden voldaan. Deze werkwijze resulteerde in een restantbedrag van 6.631,- uit het budget van GGD Twente 2013, dat beschikbaar is voor Van dit bedrag is euro gereserveerd voor kosten Intervisie/deskundigheidsbevordering beantwoording. Daarnaast resteert uit het budget van bureau Keijzer communicatie een bedrag van 9.172,- Van dit bedrag is 4.240,- gereserveerd voor activiteiten die doorgeschoven zijn van 2013 naar Het overige restant budget zal ingezet worden als budget voor PR en communicatie / themacommunicatie in 2014 en een stelpost voor onvoorziene uitgaven. Zie de begroting Loes in Twente 2014, bij het werkplan Loes in Twente Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 6 van 12

7 Bijlage I Financieel overzicht Loes in Twente 2013 Personele kosten Coördinator Public Health opvoedondersteuning Twente* Inzet uren Uurtarief Geraamde kosten Werkelijk budget 2013 Werkelijke kosten t/m december Restant 24 uur per week Subtotaal personele kosten Overige kosten Communicatiebudget Diversen Intervisiebijeenkomst Subtotaal overige kosten Totale kosten GGD Twente Werkelijke Kosten via Keijzer Communicatie Werkelijk budget 2013 kosten t/m december Restant Vaste kosten website Adwords Vaste kosten kas Webredactie Advies communicatie/marketing Maken formulieren en formats Aanpassingen website regionaal Loes team Social media Thema communicatiemiddelen Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 7 van 12

8 Restant Onvoorzien Subtotaal kosten via Keijzer Communicatie Kosten nieuwe website Loes Totale kosten Keijzer Communicatie *Personele kosten zijn berekend op basis van product prijsmodel 2013 (productprijs per uur 54,96 en 20% overhead) Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 8 van 12

9 Bijlage II Evaluatie werkplan Regionaal Loes team 2013 Wat willen we bereiken? Wat gaan we er voor doen? Wie Planning Toelichting 1. In 2013 bereikt Loes meer ouders/professionals in Twente via de website Twitter, Facebook en digitale nieuwsbrief Monitoring bereik/prestaties d.m.v. 1a. Google analytics 1b. Halfjaarlijkse rapportage website en social media + strategisch advies 1c. Registratie vragen (mail/ telefoon) 1d. Registratie gebruikersfeedback (tevredenheidsmeting beantwoording) Coördinator Public Health + regionaal Loes team 1a. Maandelijks via mail voormalig OR 1b. Juni- november 1c. Kwartaal 1d. Kwartaal 1 e Nieuwe Loes website en Facebook pagina Loes online Regionaal Loes team Jan-maart Registratie wel uitgevoerd, termijnen voor communicatie niet gehaald. 1f Verzorgen (bestaande) digitale regionale nieuwsbrief 6 keer. Regionaal Loes team Febr-april-juni-aug.- okt.-dec. Stijging van aantal abonnees 2. De bekendheid van Loes opvoedingsinformatie bij ouders / professionals neemt in 2013 verder toe, door 4 regionale PR campagnes en contacten met ouders op vindplaatsen. 1g Voorbereiden onderhoudsplan facebook en starten met facebook Structuur aanleggen voor communicatie 2013: 2a. Schrijven communicatieplan 2013 met advies van bureau Keijzer, w.o. jaarkalender van geplande publiekscampagnes 2b. Coördineren en aanjagen uitvoering communicatie plan, waar nodig lokale Loesteams ondersteunen in de Uitvoering Campagneactiviteiten; 2c. Maken plan voor PR nieuwe website loes.nl en opvoedweek 2d. Ondersteunen uitvoering PR nieuwe website en opvoedweek 2e. 4 regionale thematische publiekscampagnes 2f. Loes bereikt ouders op vindplaatsen zoals de weekmarkt, blibliotheek, scholen, sportverenigingen, etc. 2g. Contacten onderhouden met regionale media. Regionaal team en Werkgroep facebook Regionaal Loes team 2c,e-g Regionaal Loes team 2d Coördinator Public Health+ werkgroep opvoedweek Febr-april 2a. Februari 2b. Febr-dec 2c. Febr-maart resp. maart-september 2d. Maart resp. oktober 2e. maart-april-juni-okt 2f g. maart-dec. Facebook brengt traffic naar website 3 ipv 4 regionale publiekscampagnes, de campagne schuift door naar febr/mrt. 14 Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 9 van 12

10 Wat willen we bereiken? Wat gaan we er voor doen? Wie Planning Toelichting 3. De organisatie van Loes in 2013 opnieuw inrichten, op basis van de nieuwe samenwerkingsovereenkomst, binnen het beschikbare budget. 2h Vormgeven van 2 nieuwe Loeslijnen 1 met aandacht voor de actualiteit incl. regionale PR actie. 2i. Ouders meer betrekken bij doorontwikkeling Loes activiteiten, door in 2013 te starten met klanttevredenheidsonderzoek beantwoording en een klankbordgroep van ouders (werving en organisatie op lokaal niveau). 3a Afspraken maken met Bertien van bureau Keijzer communicatie over taken en ureninzet b Per kwartaal uitdraai van registratie en financiën, deze kort bespreken in Regionaal Loes team. 3c In AO september stand van zaken financiën. 3d Beheer kas budget GGD Twente Coördinator Public Health en Werkgroep Maart- juni Regionaal Loes team April dec Regionaal Loes team Regionaal Loes team Coördinator Public Health Regionaal Loes team Jan-febr. April-juli-okt September Febr-dec. Loeslijn scheiding loopt is onderdeel van samenwerking Termijnen niet gehaald 3e Werkbijeenkomst met communicatieadviseurs van 13 gemeenten doel: afstemming en onderhouden samenwerkingsafspraken. 3f Vorming van een regionaal Loes team; verantwoordelijk voor redactie van de website en ontwikkeling regionale publiekscampagnes. Vergaderfrequentie: 12 keer in 2013 Coördinator + Adviseur Keijzer Coördinator Public Health + Regionaal Loes team Maart Januari, maandelijks 3g Werkgroepje vormen met enkele ambtenaren jeugd en Loes coördinatoren. Doel: voorbereiding Loes werkplan h Contacten onderhouden met ambtenaren door: -. Werkbezoek in iedere Loes gemeente op Loes lokatie -. Voortgangsinformatie in AO -. Rechtstreeks contact bij lokale bijzonderheden. 3i Opstellen conceptwerkplan Loes 2014 en procedure besluitvorming plannen; koersen op AO jan Coördinator Public Health + deelnemers Coördinator Public Health September-Oktober 1. Jan-maart 2. September 3. Jan-dec Regionaal Loes team Nov-dec N.v.t. 1 Een Loes lijn bestaat uit een artikel met basisinformatie op de Loes site over een inhoudelijke onderwerp, linken naar relevante, vaak verdiepende informatie en verwijsmogelijkheden naar ondersteuningsaanbod voor ouders en/of jeugdigen lokaal en regionaal in Twente. Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 10 van 12

11 Bijlage III Cijfers van de website en online activiteiten. A. Bezoekerscijfers Totaal aantal unieke bezoekers Loes-website per maand Jan Febr Maart April Mei Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Totaal Waarvan via Adwords* Tabel 3; NB* Adwords zijn advertenties van op gericht op inwoners van Twente die via google zoeken op woorden die met opvoeding te maken hebben. Vanaf september is dit budget op 0 gezet i.v.m. de financiële voortgang van Loes. B. Regionale bezoekersstatistieken google analytics Regionale plaatsen weergegeven in google analytics in 2013 gem. percentage nieuwe bezoekers gem. aantal pagina's per bezoek gem. bezoekduur in minuten gem. bounce percentage Enschede 57% 45% 4,7 3,72 Hengelo 60% 46% 5,5 4,43 Almelo 62% 46% 4,2 3,27 Oldenzaal 59% 54% 4,3 3,08 Rijssen 67% 49% 4,5 3,15 Holten 78% 53% 4,5 2,40 Borne 62% 54% 4,1 2,47 Haaksbergen 71% 47% 4,5 2,51 Vriezeveen 60% 46% 4,3 2,35 Vroomshoop 52% 35% 4,7 3,40 Losser 60% 52% 3,9 3,04 Tubbergen 64% 48% 5,1 3,04 Goor 65% 48% 5,1 3,04 Denekamp 67% 50% 4,3 2,36 Wierden 52% 49% 4,3 2,59 Tabel 4 Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 11 van 12

12 Toelichting: Percentage nieuwe bezoekers: het percentage personen die de site nog nooit eerder hebben bezocht Bouncepercentage: is het percentage bezoeken waarbij de bezoeker de website op de pagina van binnenkomst weer verlaat. Volgens Wikipedia is een percentage tussen 40 en 60% normaal voor een website. Pagina's per bezoek: het gemiddelde aantal bekeken pagina's tijdens een bezoek, herhaalde weergaves van één pagina tellen ook mee. Bezoekduur: gemiddelde tijdsduur van een bezoek. C. Aantal abonnees digitale nieuwsbrief Loes 2013 Tabel 5 Aantal abonnees erbij in 2013 Percentage stijging aantal abonnees in 2013 Gemeente Peildatum Peildatum Almelo % 2 Borne % 3 Dinkelland % 4 Enschede % 5 Haaksbergen % 6 Hengelo % 7 Hof van Twente % 8 Losser % 9 Oldenzaal % 10 Rijssen-Holten % 11 Tubbergen % 12 Twenterand % 13 Wierden % overige Nb Totaal aantal abonnees % Rapportage Jaarverslag 2013 Loes in Twente Pagina 12 van 12