Jaarverslag Lokaal Dienstencentrum ZIAC

Transcriptie

1 Jaarverslag 2014 Lokaal Dienstencentrum ZIAC 1

2 Dit jaarverslag is gebaseerd op het sjabloon van het Zorgbedrijf Antwerpen. Waarvoor onze dank. 2

3 Voorwoord Aan de leden van de Centrumraad, de Raad van Bestuur, het personeel, alle vrijwillige medewerkers en sympathisanten. Ter inzage aan het Vlaams Agentschap Zorg & Gezondheid ambtenaren van het kabinet en de administratie te Brussel. Aan het College van Burgemeester en Schepenen en de Gemeentesecretaris te Zele. Aan de Voorzitter, Secretaris en leden van het OCMW te Zele. Vooreerst wens ik u namens Dienstencentrum ZIAC vzw van harte te danken voor de positieve medewerking en steun die we van ieder van u in het voorbije jaar 2014 mochten ontvangen. Met ieder van u bedoel ik de overheden, met name de Vlaamse Gemeenschap, de inspecteurs en de medewerkers van het kabinet en de administratie van het Agentschap Zorg & Gezondheid, het College van Burgemeester en Schepenen, de secretaris en de gemeenteraadsleden, het OCMW bestuur, de secretaris en de sociale dienst. Ook gaat mijn dank uit naar de personen die bijna dagelijks begaan zijn met de werking van ZIAC omwille van hun daadwerkelijke inzet. Dit zijn dan de leden van de Raad van Bestuur en de Centrumraad, de Centrumleidster, en haar vervangsters, de talrijke vrijwilligers en alle sympathisanten. Ik bied u allen namens VZW Dienstencentrum ZIAC mijn hartelijke nieuwjaarswensen aan. Moge 2015 u veel vreugde en voorspoed brengen en moge u gespaard blijven van ziekte of tegenslag. Moge het goed gaan in uw gezin, uw familie en uw vriendenkring. Moge uw activiteit in ZIAC een pluspunt zijn in uw leven en een bron van energie. Dit zijn onze oprechte wensen bij de aanvang van het jaar was voor ZIAC eens te meer een druk jaar. Het zwaartepunt van de werking kwam meer en meer bij de vrijwilligers terecht. Onder impuls van centrumleidster Kaat Nelles en van de leden van het dagelijks bestuur hebben we de continue werking kunnen bestendigen met een groeiende schaar vrijwilligers. Op het vlak van investeringen en uitgaven hebben we een streng, doch wijs beleid moeten voeren. 3

4 Onze centrumleidster, Kaat Nelles, vindt uitstekend haar draai en slaagt er in een boeiend en afwisselend programma op poten te zetten. Haar contacten met de vrijwilligers, de diverse groepen en met het bestuur verlopen zeer vlot en constructief. De klassieke groepen kwamen regelmatig samen, de tweedehandswinkel Het Zwaantje kent een steeds stijgend succes, de cafetaria De Ontmoeting blijft een echte revelatie, de tentoonstellingen en thematische bezigheden geven nieuwe impulsen. Het tweemaandelijks tijdschrift De Zet betekent een meerwaarde voor de werking van de vereniging. De redactie besteedt hieraan grote zorg. Wij danken de sponsors die door hun bijdrage het uitgeven van dit tijdschrift mogelijk maken. Doordat de verspreiding zowel elektronisch geschiedt als op papieren drager, mogen we toch wel gewagen van een aanzienlijke oplage. ZIAC is voor menig Zelenaar een waar begrip geworden. Onze ervaring leert dat er door de eenheid van locatie een vlotte wisselwerking en doorstroming tot stand komt tussen alle geledingen van de vereniging. Aldus georganiseerd kunnen we beter voldoen aan de eisen van Zorg & Gezondheid om aan onze doelgroep een goed bereikbaar Lokaal Dienstencentrum aan te bieden en een open ontmoetingsruimte ter beschikking te stellen. Het is onze ambitie om onze diensten verder uit te bouwen. Want er is grote nood aan een Dienstencentrum zoals het onze, vooral wanneer we te kampen hebben met een langdurige economische crisis. De bestrijding van armoede en vereenzaming vormt voor onze medewerkers een uitdaging van alledag. De gemeente Zele staat op een bedenkelijke plaats geklasseerd in de rangschikking van arme gemeenten van Vlaanderen. Dit laat zich ook gevoelen wanneer dringende noden moeten gelenigd worden. Ik houd eraan de leden van de raad van bestuur van ZIAC uitdrukkelijk te bedanken voor hun dagelijkse inzet ten behoeve van de vereniging. Deze raad bestaat, naast mezelf als voorzitter, uit Lieve Mertens, penningmeester, Bea De Mets, secretaris - en verder als bestuursleden Renaat De Schaepmeester, Bees Van Bogaert, Frans Meirsman, en Christiane Vehent. Dit jaar kwamen Anita Meert en Georges Van Vaerenbergh de Raad van Bestuur versterken. Zij zijn reeds zeer goed ingeburgerd. Wij danken hen voor hun engagement. 4

5 De intense bestuursvergaderingen mochten rekenen op een hoog aanwezigheidspercentage van de leden, hetgeen een waarborg is voor een degelijke werking. Ook de leden van de Centrumraad en de verantwoordelijken van de diverse groepen betrek ik graag in mijn hartelijke dank. Zonder hen is het runnen van ons dienstencentrum ondenkbaar. Dit jaar hebben we de zorginspectie over de vloer gekregen. Er waren enkele opmerkingen, maar deze tekorten worden weggewerkt aan de hand van een remediëringsplan. Vooral Kaat heeft zich in de materie verdiept. Het grootste praktische gevolg van de inspectie ligt in het feit dat een LDC ook warme maaltijden moet aanbieden. We bekijken thans hoe we dit praktisch zullen uitwerken. Wordt zeker vervolgd in Het specifieke aan ZIAC, de kracht van ZIAC steunt op het feit dat een grote groep vrijwilligers, nog meer dan voorheen, de ruggengraat vormt van onze werking. Dit heeft een dubbel effect. Eerst en vooral staan de medewerkers ten dienste van anderen en vervullen zij daardoor een sociale vrijwilligersrol. Doch anderzijds brengt hun taak als vrijwilliger ook mee dat zij zich opgenomen weten in een enthousiaste groep mensen die streven naar positieve impulsen voor de maatschappij, wars van verzuring en verstarring. Bij ziekte of tegenslag is troost en bijstand voor mekaar evident en zeer nabij. Het onderscheid tussen vrijwilliger en gebruiker van ZIAC is terug te brengen op het verschil kip / ei. Het ene vloeit gewoon voort uit het andere. De medewerkers voelen goed aan wat de noden en mogelijkheden zijn inzake lopende en komende projecten. De vereniging werkt deze dan uit. De drempel om naar ZIAC te komen is laag en dit moeten we zo houden. We kunnen trots zijn op onze centrale ligging. Het is onze betrachting zijn om zoveel mogelijk personen te bereiken. We profileren ons nadrukkelijk als een pluralistische vereniging. We kunnen beschikken over een degelijke accommodatie en trachten deze zo goed mogelijk benutten. Wij werken nauw samen met tal van andere organisaties, met wie we een netwerk vormen. Ik vermeld hier de ruime kledingwinkel, het bureel dat uitgerust is met modern kantoormaterieel (computers en dergelijke), een geriefelijke polyvalente ruimte, twee kantoren, enkele praktische bijlokalen en een open ontmoetingsruimte met cafetaria die gestadig op meer en meer bezoekers kan rekenen. De basis van de eigen website is gelegd en zal nog verder uitgebouwd en onderhouden worden. 5

6 Ons tweemaandelijks tijdschrift is verzorgd en overzichtelijk. Het programma betreffende de activiteiten is dagelijks goed gevuld. Het takenpakket van ZIAC is zeer ruim. De statuten vermelden als maatschappelijk doel: Informatie, vorming en diensten verstrekken op sociaal een cultureel gebied. Dit sluit direct aan bij de opdracht die het decreet voorschrijft. Uit dit jaarverslag zal blijken dat we steeds volop bezig zijn met het realiseren van deze missie. We mogen echter niet stilstaan. Wanneer er zich nieuwe mogelijkheden voordoen die we kunnen inschakelen in onze werking, zullen we deze niet laten voorbijgaan. Laten we alert blijven. We hebben in 2014 onze werking vaak kritisch bekeken en bijgeschaafd waar nodig. Met de suggesties van de gebruikers, vrijwilligers en overheden willen we daadwerkelijk rekening houden. Ook hebben we ons voornamelijk laten leiden door de vier pijlers die Zorg & Gezondheid vooropstelt: de informatiefunctie, de recreatiefunctie, activiteiten van algemeen vormende aard en tenslotte hulp bij activiteiten van het dagelijkse leven. De werking van ZIAC is voornamelijk gesteund op de goodwill van velen als bestuurslid, medewerker, gebruiker, overheidsinstantie of sympathisant. Laten we echter niet vergeten dat we veel te danken hebben aan de officiële erkenning en subsidiëring van onze dienst. Zonder kantoor en permanente dienstverlening, zonder open ontmoetingsplaats kan ZIAC zijn huidige werking niet waar maken. Wij zijn hiervoor zeer erkentelijk. We blijven echter vragende partij om nog meer bijkomende gesubsidieerde krachten in ons Lokaal Dienstencentrum aan te wenden om ZIAC verder te kunnen uitbouwen. Puur vrijwilligerswerk heeft zijn beperkingen. Het unieke aan ZIAC is het samengaan van overheid die de nodige middelen verstrekt en een vrijwilligersgroep, die uitvoert. Onze slotwens is dan ook dat ZIAC deze harmonie tussen privé initiatief en overheid in de toekomst kan voortzetten ten bate van de Zeelse bevolking. Zele, 19 januari 2015 De Voorzitter, Elie Van Herreweghe 6

7 1. Voorstelling van het dienstencentrum 1.1. Algemeen Naam dienstencentrum Adres Naam dienstencentrumleider Website Lokaal Dienstencetrum ZIAC vzw Zwaanstraat 7, 9240 Zele Kaat Nelles Contactgegevens Contactpersoon Mailadres Telefoon Kaat Nelles 052/ Het dienstencentrum in cijfers Aantal geregistreerde gebruikers Jaar Pedicure relaxmassage Kapster voetreflexologie Jaar Algemeen vormende activiteiten Informatieve activiteiten Recreatieve activiteiten Duiding: Het dienstencentrum beschikt niet over een computergestuurd registratiesysteem. Dit is financieel onmogelijk. Het dienstencentrum gebruikt daarom lijsten om gebruikers in te schrijven en te registreren voor activiteiten. Deze lijsten worden bewaard in de registratiemap op het secretariaat. Het is de eerste keer dat we de algemene bezoekerscijfers van het LDC verzamelen, dit op aanraden van de inspectie. Dit zal ons de komende jaren een beter zicht geven op de evolutie van ons LDC. Omdat we niet werken met een identiteitskaartlezer om de inschrijvingen te verzorgen, is het moeilijk om gegevens te verzamelen over onze bezoekers. Uiteraard vragen we de naam en contactgegevens van de ingeschreven personen. De leeftijd van de bezoekers vragen, is echter moeilijker. Dit kan aanvoelen als een inbreuk op de privacy van de bezoekers. Het komende jaar zullen we echter wel proberen de -65 ers en de +65ers te onderscheiden, om zo een beter zicht te krijgen op de leeftijd van ons publiek. Als dit goed lukt, zullen we het jaar erna proberen verder te differentiëren in de leeftijd. 7

8 1.3. Openingsuren dienstencentrum Maandag: 9.30u tot 12u en 13.30u tot 17u Dinsdag: 9u tot 16.30u Woensdag: 9.30u tot 12 en 13.30u tot 17u Donderdag: 9.30u tot 12 en 13.30u tot 17u Vrijdag: 9.30u tot 12 en 13u tot 17u Duiding: LDC Ziac is 32 uur per week open, gespreid over de 5 werkdagen. Omdat we merkten dat er tussen 13u en 13.30u weinig bezoekers waren, hebben we de openingsuren op maandag, woensdag en donderdag licht gewijzigd. Op maandag, woensdag en donderdag gaan we pas open om 13.30u in plaats van om 13u. Op dinsdag sluiten we om 16.30u in plaats van om 16u. Op woensdagavond wordt het dienstencentrum gebruikt door de creatieve groep. Het dienstencentrum kan ook in het weekend of s avonds gebruikt worden voor vergaderingen door verengingen uit de buurt. 2. Missie en visie 2.1. De missie LDC ZIAC: Het lokaal dienstencentrum ZIAC is een ontmoetingsplaats voor iedereen. In het bijzonder wordt er aandacht geschonken aan de kwetsbare groepen. Doel is de levenskwaliteit van de buurtbewoners op alle levensdomeinen behouden en/of verbeteren, dit zowel door vragen op te lossen als door ze te voorkomen en de meest gunstige leefomgeving en kansen creëren om zelfstandig thuis wonen en leven volgens eigen wensen en behoeften mogelijk te maken. Het LDC: streeft op alle vlakken laagdrempeligheid na. benadert elke persoon in zijn totaliteit, met zijn eigenheid, en met respect voor zijn levensvisie en beslissingsrecht. geeft elke persoon de kans zijn mogelijkheden te ontplooien, zichzelf waar te maken op het vlak van de verschillende levensdomeinen door een grote verscheidenheid aan te bieden. Dit ter bevestiging en verhoging van de eigenwaarde. stimuleert en ondersteunt vrijwilligersinitiatief. 8

9 creëert ontmoetingskansen als basis voor sociale netwerken met verhoging van de onderlinge solidariteit. bouwt een eigentijds en aangepast aanbod van dienstverlening uit, daar waar nodig, door verwijzing of/en door eigen hulpverlening op maat. is een ankerpunt voor informatie en bemiddeling en een aanspreekpunt in de buurt, voor al wie een vraag heeft van informatieve aard of van thuiszorg in de ruime betekenis. bouwt als permanente leidraad inspraak, overleg en evaluatie in met alle betrokkenen. streeft samenwerking na met andere organisaties uit de buurt om bovenstaande doelstelling te realiseren en desgewenst de nodige acties hierrond te ondernemen De visie van LDC ZIAC: Ziac hanteert bepaalde waarden en normen bij het realiseren van haar opdrachten. Ziac profileert zich als een pluralistische vereniging. Volgende waarden dragen we hoog in het vaandel: - respect: - respect voor de privacy en eigenheid van elke gebruiker en medewerker. respect voor ieders mening op ideologisch, filosofisch en godsdienstig vlak. voor afkomst of geaardheid. voor het individu, mensen zijn geen nummer. - zorg op maat: bij de dienstverlening wordt voor elke vraag of behoefte een individueel passend antwoord gezocht. - Bereikbaarheid: we streven ernaar dat de gebruiker weet hoe en wanneer hij bij Ziac terecht kan. Wij willen zeer laagdrempelig zijn. We willen een glasheldere structuur hebben. - Inzet: de werking van Ziac bestaat hoofdzakelijk uit vrijwilligers die zich belangeloos inzetten. - Inspraak: de gebruiker heeft inspraak, kan suggesties doen en kan terecht met klachten of opmerkingen - Vertrouwen: waar mensen samenwerken, moet vertrouwen heersen, zowel in jezelf als in anderen. - Vriendschap: de samenwerking is gebaseerd op vriendschap. Mensen zet zich samen in, voor een gemeenschappelijk doel. Dit verloopt het beste in een serene en vriendschappelijke sfeer. 3. Vooropgestelde doelstellingen 3.1. Kwaliteitsjaarplan en evaluatie Deze kwaliteitsjaarplanning wordt samengesteld met werkpunten uit de zelfevaluatie 2012/2013, de evaluatie van de kwaliteitsjaarplanning 2013 en met aandachtspunten die in de loop van 2013 naar boven kwamen. 9

10 Vrijwilligers Waar er dit jaar nog aan gespijkerd moet worden, is de administratieve en bestuurlijke kant van de zaak. We willen het vrijwilligerscontract op punt stellen, liefst met (juridische) hulp van buitenaf, zoals het Steunpunt Vrijwilligerswerk van de provincie Oost-Vlaanderen. Evaluatie: Kaat had op 19/11/14 telefonisch overleg met Naima Lafkioui (steunpuntcoordinator vrijwilligerswerk provincie Oost-Vlaanderen) om het huidig vrijwilligerscontract en vrijwilligersnota te evalueren. Er werden enkele aandachtspunten belicht. De huidige vrijwilligersnota zal niet worden aangepast, maar als één geheel worden verwerkt in de nieuwe onthaalbrochure voor vrijwilligers die in 2015 zal worden opgesteld Toegankelijkheid De meeste bezoekers van het DC komen te voet of per fiets. De gevel staat dan ook dikwijls vol met fietsen. Omdat we in een erg smal straatje gelegen zijn, waar bovendien ook nog auto s door razen, is er vaak niet veel plaats meer voor de voetgangers. Het voetpad en de straat vóór het DC bevinden zich op gelijk niveau. Dit leidt soms tot gevaarlijke situaties, wanneer mensen naar buiten stappen en bijna geraakt worden door een voorbijrijdende auto en fietser. We blijven het gemeentebestuur hierover aanspreken en helpen oudere of minder mobiele bezoekers bij het verlaten van het gebouw. We zullen blijven de aandacht vragen van het gemeentebestuur voor de hoge snelheden waarmee door onze straat geraasd wordt. Evaluatie: Er werd door de gemeente een verkeersremmer geplaats in de straat Centrumraad en Raad van Bestuur De Raad van Bestuur is binnen Ziac een bestuursorgaan dat zeer nauw bij de dagelijkse werking van Ziac betrokken is. Zo zijn verschillende leden van RvB betrokken bij de praktische organisatie van Ziac: als vrijwilliger in winkel en cafetaria, als verantwoordelijke van een onderdeel van de werking of als deelnemer aan een activiteit. Sommige bestuursleden komen dagelijks over de vloer, anderen zeker een keer per week, maar iedereen zonder uitzondering is zeer regelmatig aanwezig. Daardoor kunnen vergaderingen ook vlot verlopen want iedereen is onmiddellijk mee en weet waarover hij/zij praat. In 2014 moeten we ervoor zorgen dat de groep aangevuld wordt want jammer genoeg zijn leden weggevallen wegens ziekte of overlijden. Evaluatie: De raad van Bestuur en bijgevolg ook de Centrumraad werden aangevuld door Anita Meert en Georges Van Vaerenberg. Marcel De Leenheer vult sinds september de Centrumraad aan als vertegenwoordiger van de seniorenraad van Zele. 10

11 Kenbaarheid. De kennismakingsfolder zal in 2014 herwerkt worden. Hij is duidelijk en degelijk van inhoud, maar dringend aan opfrissing toe. Een nieuwe kleurrijke lay-out zal uitnodigen om een kijkje te komen nemen in Ziac, waar je altijd welkom bent voor een knabbel en een babbel! Evaluatie: De kennismakingsfolder werd herwerkt. Ondertussen is er naar aanleiding van de inspectie in juni wat veranderd in het aanbod. We kregen ook de vraag van een studente grafisch ontwerp of zij als eindwerk ons logo en huisstijl mocht herwerken. We hebben deze kans met beide handen gegrepen. Zodra het logo gelanceerd wordt, zal de folder nogmaals herwerkt worden, met het nieuwe aanbod en het nieuwe logo. 4. Voorwaarden voor de hulp- en dienstverlening 4.1. Verplichte voorwaarden Het LDC vervult een preventieve functie voor personen met een beginnende zorgbehoevendheid (zowel fysisch, psychisch als sociaal). Verspreiden van folders, affiches, brochures, artikels in tijdschrift De zet, op Facebook, Activiteiten van algemeen informatieve aard 11

12 Nr Datum Titel Locatie Aantal deelnemers Partner 1 23/01/2014 Werken met een tabletcomputer voor beginners. 2 21/02/2014 Grootouder zijn in een nieuw samengesteld gezin. 3 04/04/2014 Wat kan de politie voor u doen? 4 25/04/2014 De verkiezingen: het abc van de politiek. Polyvalante zaal 12 Vormingplus Polyvalante zaal 6 Polyvalante zaal 25 Politie Berlare/Zele Polyvalante zaal 10 Vormingplus 5 22/05/2014 Tablets en i-pads: aankooptips Polyvalante zaal 11 Vormingplus 6 16/05/2014 Sociale wandeling Winkel + polyvalante zaal 165 Pius X 7 10/06/2014 Leren leven met dementie LDC De Welle 13 LDC De Welle Expertisecentum De Meander 8 20/06/2014 Veilig fietsen (in groep) Polyvalante zaal 9 Politie Zele- Berlare 9 18/09/2014 Sociaal contact via sociale media 10 25/09/2014 Erfrecht en het nieuwsamengesteld gezin 11 21/11/2014 Je weerstand verhogen met natuurlijke middeltjes Polyvalente zaal 19 Vormingplus Polyvalente zaal 9 Polyvalente zaal 12 LDC De Welle Vormingplus 12 27/11/2014 Geef lucht aan je huis Polyvalente zaal 8 Logo Dender 13 16/12/2014 Voel je goed door wat je eet Polyvalente zaal 13 LDC De Welle Vormingplus Duiding: We merken dat het een opgave blijft om mensen te motiveren om naar voordrachten te komen. Dikwijls heerst er een zekere schroom om zich voor voordrachten over bepaalde onderwerpen in te schrijven. Wat gaan de mensen denken, blijft in het hoofd van velen dwalen. Daarom hechten we er belang aan om folders en brochures over allerlei onderwerpen aan te bieden in onze inkomhal. 12

13 We zullen er de komende jaren ook op inzetten om meer informatie te delen via onze Facebookpagina, via ons tijdschrift enz. De samenwerkingen met Vormingplus is van grote waarde voor ons LDC. Vormingplus biedt ons een ruim assortiment onderwerpen aan. Het is immers niet gemakkelijk om sprekers te vinden die een vergoeding vragen dat binnen ons budget past. Bij Vormingplus vinden we dit wel. Ook de vormingen die we samen met De Welle organiseren, in de vorm van themamaanden, zijn van groot belang voor onze werking. Het geeft ons praktisch en financieel de mogelijkheid bredere thema s aan te snijden en een groter publiek te bereiken Activiteiten van recreatieve aard nr Tijdstip Groep Locatie Aantal Aard deelnemers 1 Elke woensdag Creatieve groep 1 Polyvalente 10 Creativiteit zaal 2 Verschillende dagen Nordic walking Straat en 17 Sport per week sportplein 3 Elke dinsdag Creatieve groep 2 Polyvalente 11 Creativiteit zaal 4 Tweewekelijks op Ontmoetingsgroep Polyvalente 22 Ontspanning maandag zaal 5 Tweewekelijks op Zangroep Polyvalente 18 Ontspanning maandag zaal 6 Elke vrijdag Breigroep Polyvalente 11 Creativiteit zaal 7 Elke woensdag Fietsgroep Zele en 38 Sport omgeving 9 07/11/2014 Prijskaarting Cafetaria 22 Ontspanning 10 10/05/2014 Toneelvoorstelling: Gildenhuis 24 Cultuur mannen van /05/2014 Zangoptreden zanggroep + afdeling dementie De Meander LDC De Welle 31 + publiek Ontspanning Duiding: Naast bovenstaande activiteiten, wordt op elk ogenblik een vrijblijvend aanbod van recreatieve activiteiten aangeboden in de ontmoetingsruimte: Gezelschapspelletjes, tijdschriften ter inzage, dagelijks de krant ter inzage. 13

14 Activiteiten van algemeen vormende aard Taallessen datum Titel cursus locatie Deelnemers Aantal lessen 5 x woensdag vanaf 05/02/2014 Franse conversatie (deel 1) Polyvalente zaal x donderdag vanaf 06/02/ x donderdag vanaf 09/10/ x woensdag vanaf 05/11/2014 Engelse conversatie (deel 1) Engelse conversatie (deel 2) Franse conversatie (deel 2) Algemeen vormende voordrachten Polyvalente zaal 9 5 Polyvalente zaal 10 5 Polyvalente zaal 8 5 datum Titel cursus locatie Deelnemers Partner 02/05/2014 Uitleg bij de verschillende kunstvormen Cafetaria 13 Kunst NU 10/10/2014 Zele tijdens WO1 Polyvalente zaal 13 17/11/2014 Hebben we Polyvalente zaal 12 Vormingplus voedingssupplementen nodig? 03/11/2014 De krachtige werking van thee Polyvalente zaal Geleide wandelingen, uitstappen en bezoeken datum Titel uitstap locatie Deelnemers Partner 21/10/2014 Bezoek aan de Mechelse binnenstad Mechelen 7 04/12/2014 Bezoek erfgroedmuseum Zele Zele 9 Duiding: We merken een grote interesse in onderwerpen rond gezonde voeding. We spelen hier de komende jaren zeker verder op in. 14

15 Algemeen vormende cursussen datum Titel cursus locatie Deelnemers Partner 09/05/2014 Bloemschikken Polyvalente zaal 13 12/09/ /10/ /12/ dinsdagen Aquarellen Polyvalente zaal 6 Kunst Nu vanaf 10/09/ keer per week Yoga Oude kouterdreef 28 in kleine groepjes 67 Elke maandag Tai chi Gemeenteschool 8 Elke woensdag Aerobic voor senioren Zaal Jan Praet Hulp bij activiteiten bij het dagelijkse leven Pedicure Miet Relaxmassage Miet Pedicure Patricia Pedicure Isabel Kapster Betty Voetreflexologe Dominique Kwalificatie Dagen en uren Aantal afspraken 2014 Zie documenten op Maandag 9u tot 15u 98 secretariaat Zie documenten op Maandag 9u tot 15u 19 secretariaat Zie documenten op Dinsdag 9u tot 12u 69 secretariaat Zie documenten op Donderdag om de 6 17 secretariaat weken 13u tot 17u Tweede woensdag van 21 de maand Tweewekelijks op 42 vrijdag Duiding: Pedicure Isabel startte halverwege 2014 in ons LDC. Zij komt momenteel om de 6 weken. Indien er meer afspraken bij komen voor haar, zal zij haar aantal zitdagen verhogen. De interesse in de voetreflexologie lijkt af te nemen. Kapster Betty stopte eind 2014 als kapster in Ziac. Zij wordt vervangen door kapster Kezi. Gebruikers met een WIGW-statuut krijgen van het LDC 2,5 euro terugbetaald van het bedrag dat ze aan de pedicure betalen. De diensten van de kapster werden bij de mannen 1 euro en bij de vrouwen 2,5 euro terugbetaald. Met de nieuwe kapster zal een ander systeem van terugbetaling uitgewerkt worden. In 2015 willen we ons aanbod ADL verder uitbreiden, met bijvoorbeeld een voedingsconsult. 15

16 Aanbieden van warme maaltijden. Momenteel biedt het LDC nog geen warme maaltijden aan. Dit wordt op punt gezet in Aanbieden van buurthulp - Samenwerking met wijkagente voor organiseren voordracht. - Samenwerking met buurtcomité voor organiseren voordacht. - Buurtcomité komt geregeld samen in het LDC voor hun vergaderingen. - Nieuwe bezoekers krijgen een laagdrempelig infomoment aangeboden. Zo kunnen ze kennismaken met de werking van het LDC. - Samenwerking met plaatselijke secundaire school voor voordracht. - Folders LDC verspreiden in de buurt. Duiding: Het aanbod buurthulp is nog beperkt. In 2015 zal het aanbod verder uitgewerkt worden met onder andere een opendeurdag en de opstart van een stertelefoon Initiatieven die de mobiliteit van de lokale bewoners tot stand brengen of verhogen. Aantal keer 2014 Aantal verschillende gebruikers Vervoer zanggroep 22 3 Vervoer ontmoetingsgroep Occasioneel vervoer 31 7 Duiding: De deelnemers van de ontmoetingsgroep en de zanggroep die minder mobiel zijn, worden opgehaald door een vrijwilliger. De voordracht over veilig op de fiets had de intentie fietsende bezoekers aan te sporen zich op een zelfstandige, doch veilige manier naar het LDC te begeven. Via affiches en folders maken we in het LDC publiciteit voor de diensten van de Minder Mobielen Centrale. Voor mensen die gebruik wensen te maken van de belbus, kan er administratie ondersteuning geboden worden. 16

17 Het dienstencentrum wil de onderlinge solidariteit tussen de gebruikers en de vrijwilligers stimuleren. Zo ontstonden er het afgelopen jaar een aantal situaties waarbij gebruikers andere gebruikers naar het ziekenhuis vervoerden tijdens hun behandeling. We kunnen dit alleen maar toejuichen Hulp bij boodschappen Boodschappendienst op verzoek Hulp bij administratieve problemen Hulp bij lezen en schrijven van brieven Hulp bij sociale problemen Aantal keer 2014 Aantal verschillende gebruikers Duiding: De boodschappendienst aan huis wordt verzorgd door enkele vrijwilligers van het dienstencentrum. De hulp bij administratieve problemen, sociale problemen en lezen en schrijven van brieven, gebeurt door de centrumleidster In 2015 zal het aanbod van de boodschappen uitgebreid worden naar de verkoop van postzegels per stuk en het posten van brieven. 5. Kenmerken van de werking 5.1. Informatieverstrekking en aangepaste communicatie LDC Ziac verspreidt informatie over zichzelf en het aanbod op verscheidene manieren: - Algemene onthaalbrochure. - Tweemaandelijks tijdschrift De Zet met activiteitenkalender. - Affiches en flyers in en buiten het LDC. - Centrumraad. - Website. 17

18 - Facebook. - Publicatie in De Zelenaar, Kerk & Leven en andere kranten. - Informatiemoment bij bezoeken scholen Aandacht voor de fysieke, culturele, financiële, psychologische en sociale aspecten van bereikbaarheid en toegankelijkheid - Het LDC is rolstoeltoegankelijk. - Het LDC is centraal geleden in de gemeente en gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. - Het LDC is pluralistisch en staat open voor alle vormen van religie. Er worden geen religieuze symbolen opgehangen. Er is wel ruimte voor rituele versiering, zoals kersstal. - Het LDC zorgt voor een uitgebreid aanbod aan activiteiten, voor elk wat wils. - Het LDC zorgt voor vervoer van minder mobiele mensen. - De prijzen van de activiteiten en de consumpties worden bewust laag gehouden Geïntegreerd aanbod van zowel dienstverlening als activiteiten, zodat de bezoeker er terecht kan met al zijn vragen, zorgen, talenten, interesses, behoeftes en inzet. - Zie registratie aanbod. - Een groot deel van de vrijwilligers zijn ooit enkel bezoeker geweest. - Een folder van het aanbod van het LDC ligt ter beschikking Continuïteit van het aanbod, al dan niet in samenwerking met derden. - Zoals ieder jaar beroepen we ons op het ruime aanbod van Vormingplus Waas en Dender om een aantal van onze voordrachten te organiseren. - Dankzij de samenwerking met LDC De Welle hebben we in 2014 tweemaal een themamaand georganiseerd die een breed publiek aansprak. In mei organiseerden we een themamaand over dementie. In november kwam het onderwerp natuurlijk gezond! aan bod. - In samenwerking met de lokale politie en het buurtcomité organiseerden we een voordracht voor de buurtbewoners. - In samenwerking met Welzijnschakels Zele werd een laagdrempelige voordracht over de verkiezingen georganiseerd. - Een afgevaardigd bestuurslid van Ziac neemt deel aan de Welzijnsraad en de Cultuurraad in de gemeente Streven naar een eigentijds, op maatschappelijke behoeften gebaseerd aanbod vanuit een niet-discriminerende houding. - Zie registratie activiteiten Voorwaarden voor de omkadering 6.1. Personeel Kaat Nelles, de centrumleidster, werkt 24u per week in het dienstencentrum. Ze beschikt over een bachelorsdiploma. 18

19 Ze is aanwezig op volgende momenten: Maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag: 9.30u tot 12u 12.30u tot 16u 6.2. Bijscholing centrumleidster (minstens 20u per 2 jaar) Bijscholingen 2013: Omschrijving opleiding Aantal uren Inhoud/Meerwaarde Anti-stress massage van hoofd en hals 2u Nuttig bij uitoefenen van bureauwerk. Slapen, hoe doe je dat? 2u De info vergaard op deze vorming, kan de CL doorgeven aan mensen met slaapproblemen, een veel voorkomend probleem bij ouderen. Euthanasie: de wet en de praktijk 2,5 u De info vergaard op deze vorming, kan de CL doorgeven aan mensen met vragen die Levenslang comfortabel wonen in je eigen woning, het kan 1u zich melden in het LDC. Laatste tendensen op het gebied van woningaanpassing werden voorgesteld. Deze info kan worden doorgegeven aan geïnteresseerde bezoekers van het LDC. Collegialiteit in de praktijk 1u Nuttige info, ook over het werken met vrijwilligers. Bijscholingen 2014: Omschrijving opleiding Aantal uren Inhoud/Meerwaarde Verzekering en aansprakelijkheid 2,5u Informatie vergaren over welke verzekeringen een LDC nodig heeft om zich in te dekken bij allerhande problemen. Een goede perstekst schrijven 2,5u Leren teksten opmaken i.f.v. tijdschrift De Zet. Samen vrijwilligen 5u Hoe werken met vrijwilligers Regionaal ondersteuningspunt Dienstencentra 6u Uitleg en praktische tips bij opmaken van een zelfevaluatie en het leiden van een dienstencentrum. Totaal aantal uren bijscholing 2013 en 2014: 24,5 uren 19

20 6.3. Het LDC bewaakt op een systematische manier de deskundigheid en het functioneren van het personeel en de medewerkers. Tot op heden werd het functioneren van de centrumleidster niet systematisch geëvalueerd. Vanaf volgend jaar zal dit wel het geval zijn. De procedure in het kwaliteitshandboek werd reeds aangepast. De medewerkers en lesgevers werden op de RvB en CR geëvalueerd bij de bespreking van de diensten en evaluatie van de voorbije activiteiten. (zie verslagen) Het LDC stimuleert en ondersteunt de inschakeling van vrijwilligers in de werking Overzicht vrijwilligers Vrijwilligers die zich hebben ingezet in Nieuwe vrijwilligers Gestopte vrijwilligers Duiding: Het huidig aantal vrijwilligers is prima werkbaar, toch zijn een aantal extra vrijwilligers geen overbodige luxe, gezien er geregeld mensen hun activiteiten (tijdelijk) moeten staken om gezondheids- en andere redenen. Alle nieuwe vrijwilligers krijgen een vrijwilligerscontract en een informatienota. In de loop van 2015 zal er ook gewerkt worden aan een onthaalbrochure voor de vrijwilligers Vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor de groepen of diensten: - Christiane Mertens - verantwoordelijke ontmoetingsgroep. - Gaby De Geest verantwoordelijke ontmoetingsgroep. - Maria Gysens verantwoordelijke zanggroep, creatieve groepen, bloemschikken. - Magda De Vuyst - verantwoordelijke zanggroep, vervoer. - Gilbert Vercammen verantwoordelijke fietsgroep. - Simonne Van Kerckhove - verantwoordelijke creatieve groepen. - Frans Van Der Strieckt verantwoordelijke Nordic Walking. - Emiel Vereecken verantwoordelijke kaartgroep. - Mimi Caesens - verantwoordelijke breigroep. - Odette Christiaens verantwoordelijke tweedehandswinkel. - Christiane Vehent verantwoordelijke tentoonstellingen, kansarmoede. - Bea Meuleman verantwoordelijke vervoer, bijstand sociale dienst. - Bea Van Bogaert verantwoordelijke vervoer, boodschappen, tweedehandswinkel, kansarmoede - Georges Van Vaerenbergh verantwoordelijke fietsgroep 20

21 Vrijwilligers cafetaria 2014 Bea Meuleman, Hilde Van Uytfanghe, Maria Gysens, Chris Hulpiau, Marie De Bus, Cecile Malschaert, Michel Segers, Beatrijs Van Bogaert, Magda De Vuyst, Christiane Vehent, Eddy Ysewijn, Kamiel Buerms, Chris Gossey, Denise Van Exterghem, Agnes Arens, Jean-Pierre Baeck, Marie-Jeanne Van Acker, Luc De Paepe, Nicole Rombout,Geert De Vriendt,, Marleen Van Eetvelde, Myriam Roef, Karine Rombaut, Yvonne Van Kerckhove, An Declercq Vrijwilligers tweedehandswinkel 2014 Mimi Caesens, Marie-Jeanne Carmeliet, Odette Christiaens, Minne Theus, Annie De Beule, Vera De Beule, Marie De Bus, Denise De Vijlder, Trees De Kimpe, Myriam De Kinder, Sonja De Wolf, Gilberte De Wolf, Georgette D Hooghe, Viviane Herssens, Lieve Mertens, Lieve Peeters, Josepha Philips, Bea Van Bogaert, Hilde Van Uytvanghe, Ingrid Willems, Andrée Van Haeperen, Ines De Block, Beatrice Maalouf, Yvonne Van Kerckhove Jozef Van Kerckhove ophalen niet-verkochte kledij Vergaderingen vrijwilligers Minstens 1 keer per jaar vergaderen de vrijwilligers van de winkel. (datum: 22/09/14) Minstens 1 keer per jaar vergaderen de vrijwilligers van de cafetaria. (datum: 2/12/14) Duiding: De verantwoordelijke vrijwilligers van de groepen nemen deel aan de centrumraad. De verslagen van deze vergaderingen liggen ter beschikking in het dienstencentrum Waardering van de vrijwilligers - Vrijwilligers zijn verzekerd. - Tijdens de algemene vergadering worden alle vrijwilligers uitgenodigd voor een feestmaaltijd. - Vrijwilligers krijgen inspraak en participatie tijdens de vergaderingen en de centrumraad. - De vrijwilligers krijgen verantwoordelijkheden toegeschoven. - Vrijwilligers krijgen gratis consumpties tijdens hun shift. Ook extra inspanningen worden gewaardeerd met drankbonnetjes. - Het bestuur en de centrumleidster maken tijd voor de vrijwilligers en luisteren naar hun verhalen en grieven. - De dankjewels zijn niet te tellen. - Tijdens de dag van de vrijwilliger en met de feestdagen krijgen de vrijwilligers een attentie (chocolade of plantje). 21

22 Rekruteren van vrijwilligers - Bezoekers van het LDC worden aangesproken en aangemoedigd om vrijwilliger te worden. - Vrijwilligers dragen kennissen aan om ook vrijwilliger te worden. - Via de website of per mail kunnen vrijwilligers zich aandienen. 7. Voorwaarden voor de werking 7.1. Centrumraad Elie Van Herreweghe Voorzitter Raad van Bestuur Renaat De Schaepmeester Bestuurslid Frans Meirsman Bestuurslid Lieve Mertens Bestuurslid Christiane Vehent Bestuurslid Bea Van Bogaert Bestuurslid Bea Meuleman Bestuurslid Georges Van Vaerenberg Bestuurslid Anita Meert Bestuurslid Mine Theus Verantwoordelijke winkel Maria Gysens Verantwoordelijke zang en crea bezoeker Theo De Decker Bestuurslid Gilbert Vercammen Verantwoordelijke fieters bezoeker Frans Van der Strieckt Verantwoordelijke nordic walking bezoeker Emiel Vereecken Verantwoordelijke kaarten bezoeker Sylvie Van Hecke Verantwoordelijke winkel Michel Segers Verantwoordelijke cafetaria bezoeker Pierre De Bock Afgevaardigde VB Willy Veldeman Afgevaardigde ZDB Hilde Van Lysebettens Afgevaardigde CD&V Frank Masselis Afgevaardigde Open VLD Mimi Caesens Afgevaardigde Lijst Massart Anneke Van Roste Afgevaardigde SP.A Groen Miranda Van Eetvelde Afgevaardigde NV-A Marcel De Leenheer Afgevaardigde seniorenraad Data vergaderingen centrumraad: - 17 maart mei september november

23 Duiding: Verslagen van de vergaderingen liggen ter inzage op het secretariaat en worden bezorgd aan de leden van de centrumraad Het centrum garandeert inspraak van bezoekers in zijn algemene werking De gebruikers krijgen inspraak via volgende kanalen: - De Centrumraad. - Vrijwilligersoverleg. - Mondelinge voorstellen aan vrijwilligers, bestuur en centrumleidster. - Tevredenheidsmeting. - Klachtenprocedure. - Ideeën- en klachtenbus Permanent aanspreekpunt De vrijwilligers die dienst hebben in de cafetaria fungeren als permanent aanspreekpunt. Zij ontvangen de bezoekers en verwijzen indien nodig door naar de centrumleidster. Op het bureau van centrumleidster ligt een schrift ter beschikking, om boodschappen in te noteren als de centrumleidster niet beschikbaar is Het centrum gaat de tevredenheid van zijn klanten na en stuurt afhankelijk daarvan bij. Minstens tweejaarlijks wordt een tevredenheidsmeting uitgevoerd. De volgende tevredenheidsmetingen vinden plaats in de loop van Het centrum beschikt over een duidelijke organisatiestructuur Het organigram ligt ter inzage op het secretariaat. Jaarlijks kijkt de centrumleidster na of het nog actueel is Het centrum organiseert periodiek en op en gestructureerde wijze intern overleg met medewerkers en bezoekers. - Centrumraad - Vrijwilligersoverleg - Overleg met medewerkers 7.7. Het LDC werkt samen met externe actoren voor de realisatie van zijn doelstellingen en opdrachten. Het LDC werkte het voorbije jaar samen met volgende organisaties/instellingen : - Vormingplus - LDC De Welle - Politiezone Berlare-Zele - Expertisecentrum De Meander - Logo Dender 23

24 - Kunst Nu - Museum Zeels Erfgoed - Zeelse scholen - OCMW Zele - Gemeente Zele - Bibliotheek Zele - Davidsfonds - Woon- en zorgcentrum De Meander - Welzijnschakels Zele Het LDC nam deel aan volgende overlegorganen: - Zeels Ouderenforum - Zeelse Welzijnsraad - Gemeentelijke raad voor cultuurbeleid Zele - Regionaal Ondersteuningspunt Lokale Dienstencentra 7.8. Het centrum beheert zijn beschikbare middelen optimaal met het oog op de realisatie van de vooropgestelde doelstellingen. Zie financieel verslag Het LDC realiseert zijn doelstellingen volgens de meest geschikte methodieken, rekening houdend met de hedendaagse ontwikkelingen. - Website. - Facebook. - Bekendmaking van activiteiten via . - Papieren en online-versie van tijdschrift. - Cursus werken met een tablet. - Voordracht over sociale media Het LDC garandeert aan de bezoekers een klachtenrecht Verschillende kanalen Een klacht kan schriftelijk ingediend worden: per brief, per mail of via het klachtenformulier dat (anoniem) in de brievenbus kan worden gestoken. Een klacht kan ook mondeling geformuleerd worden, aan een vrijwilliger, een bestuurslid of de centrumleidster. Klachten worden steeds doorgegeven aan de centrumleidster, tenzij zij het onderwerp van de klacht is. Dan wordt de klacht rechtstreeks aan de RvB doorgegeven. Een ontvangen klacht wordt behandeld volgens de klachtenprocedure Bekendmaking klachtenprocedure - Tijdschrift De Zet - Affiche in de cafetaria - Website 24

25 Geregistreerde klachten In de loop van 2014 ontving en behandelde het LDC 3 klachten. 8. Algemene werkingsprincipes 8.1. Het LDC heeft bijzondere aandacht voor diversiteit - 25/4/14: voordracht over de verkiezingen gericht op laaggeschoolden en kansarmen i.s.m. Welzijnschakels en Vormingplus. - Aanwerven van een vrijwilligster van Turkse origine, in de hoop zo de brug te slaan naar de Turkse gemeenschap van de Gemeente. - Zowel hooggeschoolden als laaggeschoolden kunnen hun gading vinden in het aanbod van voordrachten en lessen. Hier wordt aandacht aan besteed bij het samenstellen van het aanbod Het LDC besteedt bijzondere aandacht aan specifieke doelgroepen - Via de tweedehandswinkel en de projecten kansarmoede bereikt het LDC heel wat kansarme gezinnen uit de gemeente. - 16/05/14: Het LDC zet zijn deuren open voor de leerlingen van Pius X om zo ook de Zeelse jeugd te bereiken. - 10/06/14: voordracht rond dementie, zowel voor patiënten als mantelzorgers. - 25/04/14: voordracht over de verkiezingen, gericht op laaggeschoolden en kansarmen, in samenwerking met Welzijsschakels en Vormingplus. - 21/02/14 en 2/10/14: voordrachten gericht op grootouders. - De ontmoetingsgroep richt zich specifiek op oudere dames die dreigen vereenzaamd te geraken en bezorgt hen elke twee weken de kans op ontmoeting en ontspanning met lotgenoten Het LDC waarborgt een maximale laagdrempeligheid - Alle werkdagen open. - Vrije toegang tot de cafetaria en de tweedehandswinkel. - Infobrochures ter beschikking in de inkomhal. - Vrije inschrijving voor activiteiten, zonder voorafgaande betaling Het LDC besteedt bijzondere aandacht aan het voorkomen van vereenzaming door het werken aan het behoud en herstel van het sociale netwerk - Inrichten van ontmoetingsgroep. - Cafetaria als ontmoetingsplaats Het LDC besteedt bijzondere aandacht aan de toegankelijkheid van het zorgaanbod voor nieuwkomers en etnisch culturele minderheden. - Veel contact met allochtone inwoners van de gemeente via de tweedehandswinkel. De infobrochures worden ook daar aangeboden. 25

26 9. Het woonzorgdecreet vraagt tevens: 9.1. Voorwaarden voor de infrastructuur Het centrum beschikt over duidelijk herkenbare en aaneensluitende lokalen Voor de organisatie van de activiteiten, beschikt het centrum over een aangepaste en voldoende grote ontmoetingsruimte met minimaal 50 zitplaatsen. Het centrum beschikt over een aparte gespreksruimte voor de centrumleider, waar de privacy van de klant gegarandeerd is. Naast de ontmoetingsruimte, beschikt het centrum over minstens één aparte ruimte voor de organisatie van activiteiten. Die ruimte kan comfortabel gebruikt worden door groepen van minstens 20 personen. Het centrum is volledig toegankelijk voor rolstoelklanten. Rolstoelklanten moeten zelfstandig het gebouw, de lokalen, vermeld in 2 tot en met 4, en de sanitaire ruimten kunnen betreden. Het centrum voorziet in de nodige accommodatie en hulpmiddelen, en zorgt voor een passend onderhoud ervan. De accommodatie en de hulpmiddelen zijn aangepast aan zijn klanten, opdrachten en medewerkers. Ja Ja, cafetaria Ja, bureel centrumleidster Ja, polyvalente ruimte JA JA 10. Eindconclusie Ziac heeft in 2014 al veel veranderingen ondergaan, onder meer naar aanleiding van opmerkingen van de zorginspectie op 27/06/14. Dit leidde tot een remediëringsplan waar verschillende aspecten van de werking onder handen genomen worden. Ook in 2015 blijven we werken aan verbetering van ons aanbod, onze diensten, onze algemene werking. Dat vertaalt zich in een kwaliteitsjaarplan voor In de loop van 2015 zal ook de zelfevaluatie opgestart worden. 11. Kwaliteitsjaarplan opstellen van een EHBO-plan Waarom een verbeterproject? Nadat iemand in de cafetaria onwel werd, lijkt het opportuun een aantal stappen te ondernemen die het personeel en de vrijwilligers helpen bij het handelen in een noodsituatie. 26

27 Kwaliteitsdoelstelling(en) (wat wil je met het verbeterproject bereiken SMART geformuleerd)? - Informatie verzamelen over gebruikers om deze te kunnen gebruiken in geval van nood. - Zorgen dat de vrijwilligers weten wat ze moeten doen indien iemand eerste hulp nodig heeft Definitie van de deelprojecten - EHBO-cursus inrichten voor de vrijwilligers. - EHBO-boek voorzien in het LDC. - Informatiefiches opvragen bij zo veel mogelijk gebruikers en vrijwilligers waar medische info en contactgegevens van contactpersoon op staan. - Procedure EHBO uitschrijven Aanpak via stappenplan en tijdspad: Aanpak verbeterproject Door wie? Tijdspad (kwaliteitsplan -ning) A. Voorbereidingsfase Inventariseren van interne gegevens: - Wat loopt goed? - Wat hebben we al in huis? Centrumleidster (CL) Januari februari B. Uitwerkingsfase - Contacteren van lesgever EHBO-cursus - Aankoop EHBO-boek - Contacteren Rode Kruis voor meer informatie btt procedure - Maken van infofiches C. Implementatie in de praktijk - Inplannen van de cursus - Fiches laten invullen en klasseren. Map een duidelijke plaats geven. - Procedure uitschrijven D. Rapportage van de voortgang en bekrachtiging van het verbeterproject - Informeren van bestuur - beslissingsniveaus - Informeren van vrijwilligers - informeren van de gebruikers CL CL CL CL CL CL + stagiairs + vrijwilligers CL CL Februari juni Februari juni Kaat brengt verslag uit op elke CR 27

28 Verslaggeving maken over deze overlegmomenten Na goedkeuring en indien van toepassing, wordt nieuwe werkwijze opgenomen in kwaliteitshandboek Opnemen in kwaliteitsplanning en jaarverslag E. Evaluatie Is het gewenste resultaat hebt bereikt? positief: voortzetting van de nieuwe werkwijze Indien negatief: zie volgende stap F. Actie indien doelstelling niet bereikt is Wat indien de vooropgestelde kwaliteitsdoelstelling niet worden behaald? Bijsturen verbeterproject Opstarten nieuw verbeterproject Teruggrijpen naar de oude werkwijze Leg de geplande stappen schriftelijk vast, eventueel in een nieuwe projectfiche. CL CL Kaat zet informatie in tijdschrift maart-april Kaat brengt info op vergadering vrijwilligers Procedure wordt besproken en goedgekeurd door RvB zodra deze klaar is. December September December onthaal en vorming vrijwilligers Waarom een verbeterproject? - Tijdens het inspectiebezoek op 27 juni 2014 werd er opgemerkt dat we geen onthaalbrochure voor de vrijwilligers hebben en niet voldoende vorming voor de vrijwilligers aanbieden. - Dit sluit aan bij de werkpunten over vrijwilligers uit de KP Kwaliteitsdoelstelling(en) (wat wil je met het verbeterproject bereiken SMART geformuleerd)? Professioneel onthaal en begeleiding van de vrijwilligers, waarbij minstens 80% van de vrijwilligers op het einde van het jaar zegt tevreden te zijn over het onthaal en de begeleiding. 28

29 Definitie van de deelprojecten Maken van een onthaalbrochure voor de vrijwilligers. Minstens 1 vorming per jaar aanbieden aan de vrijwilligers. Onthaalvorming inrichten voor nieuwe vrijwilligers Aanpak via stappenplan en tijdspad: Aanpak verbeterproject Door wie? Tijdspad (kwaliteitsplan -ning) G. Voorbereidingsfase Inventariseren van interne gegevens: - Wat loopt goed? - Wat hebben we al in huis? Kaat Januari februari Onderwerp vorming kiezen Inhoud folder bepalen Inhoud onthaalvorming bepalen Kaat Januari Februari H. Uitwerkingsfase - Ontwerpen van nieuwe folder. Kaat Februari juni - Lesgever vorming zoeken. Kaat Februari juni - Inhoud onthaalvorming uitwerken en bezorgen aan Kaat Juni de verantwoordelijke vrijwilligers. I. Implementatie in de praktijk - Implementatie van de nieuwe folder - Vastgelegde vorming wordt gegeven. - Onthaalvorming wordt toegepast. J. Rapportage van de voortgang en bekrachtiging van het verbeterproject - Informeren van Bestuur en CR Verslaggeving maken over deze overlegmomenten Kaat Vanaf september (of wanneer het nieuwe logo klaar is.) Kaat zal elke Centrumraad verslag uitbrengen van de voortgang. 29

30 Na goedkeuring en indien van toepassing, wordt nieuwe werkwijze opgenomen in kwaliteitshandboek Opnemen in kwaliteitsplanning en jaarverslag K. Evaluatie Zijn de gewenste resultaten bereikt? Indien positief: voortzetting van de nieuwe werkwijze Indien negatief: zie volgende stap september 2015 december 2015 L. Actie indien doelstelling niet bereikt is Wat indien de vooropgestelde kwaliteitsdoelstelling niet werden behaald? Bijsturen verbeterproject Opstarten nieuw verbeterproject Teruggrijpen naar de oude werkwijze Zelfevaluatie periode In de loop van 2015 zal een nieuwe tweejaarlijkse cyclus van de zelfevaluatie opgestart worden. De zelfevaluatie start met het opmaken van een evaluatie van de huidige werking aan de hand van het Kwaliteitskader voor Lokale Dienstencenta, uitgewerkt door de Vlaamse Vereniging Voor Steden en Gemeenten. Deze evaluatie zal zich richten op 1 domein van de werking, maar zal uitgediept worden op niveau van het management, de middelen, de dienstverlening en de verbeterpunten. Over welk domein van de werking de evaluatie zal gaan, zal besproken en beslist worden op de centrumraad van september De centrumleidster werkt deze evaluatie uit en baseert zich hiervoor op bronnen als tevredenheidsmetingen, klachten, overlegmomenten, jaarverslagen en andere gegevens die in de loop van de voorbije 2 jaar verzameld werden. Uit deze evaluatie worden kwaliteitsdoelstellingen gehaald, die beschreven worden aan de hand van het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdsgebonden). De kwaliteitsdoelstellingen worden in een stappenplan en tijdspad gegoten. Een aantal doelstellingen kunnen worden opgenomen in de kwaliteitsjaarplanning van de daaropvolgende jaren. De evaluatie, de kwaliteitsdoelstellingen en het stappenplan worden voorgesteld op de centrumraad van maart De follow-up en evaluatie van het stappenplan wordt elke centrumraad besproken. Eventuele bijsturen worden onmiddellijk ingepland. Deze zelfevaluatie loopt tot september 2017, dan wordt een nieuwe cyclus opgestart. 30