BO BEGELEIDING SPORTCLUBS

Transcriptie

1 BO BEGELEIDING SPORTCLUBS Onderstaand document vertaalt de teksten van het decreet en het uitvoeringsbesluit m.b.t. de begeleiding van de sportclubs naar een meer praktische toelichting als hulp voor de afbakening van de opdracht, het uittekenen van het beleid en de uitvoering ervan binnen de sportfederatie. 1. Situering In het decreet (art. 14 1, 4 voor de unisportfederaties en art. 29 1, 3 voor de recreatieve sportfederaties) staat omschreven als: aantoonbare inspanningen leveren in de sporttechnische, bestuurlijke, administratieve, sportpromotionele en sportmedische begeleiding van de aangesloten sportclubs met bijzondere aandacht voor de kwaliteitszorg. Het uitvoeringsbesluit (art. 18, 1 en 2 ) vertaalt de aantoonbare inspanningen in ondersteuning en begeleiding van de sportclubs in de clubwerking en somt de deelgebieden op waarin de sportfederatie haar sportclubs in hun clubwerking dient te begeleiden en te ondersteunen: kwaliteitszorg in de sportclub (dit deelgebied mag ook deel uitmaken van de onderstaande deelgebieden) sporttechnische werking in de sportclub bestuurs- en administratieve werking in de sportclub sportpromotionele werking in de sportclub De doelstellingen en acties binnen deze basisopdracht richten zich dus op de lokale werking van de clubs. Het doelpubliek van deze opdracht is dan ook de sportclub en haar medewerkers. Een goede uitvoering van de begeleidingsopdracht is voor een club, naast de mogelijkheid tot deelname aan de competitie, de verzekering, een belangrijke reden tot aansluiting bij een sportfederatie. De uitvoering van deze opdracht zorgt ook voor een hechtere relatie tussen de sportfederatie en haar clubs en voor meer betrokkenheid van de sportfederatie bij wat de sportclubs doen en vice versa. 2. Doelstelling van deze opdracht wat willen we via deze opdracht bereiken? Via deze opdracht is het de bedoeling dat sportclubs kwaliteitszorg in hun clubbeleid en clubwerking inbouwen en op verschillende deeldomeinen kwaliteit gaan bepalen, meten en bewaken of verbeteren. Het is de bedoeling dat clubs in hun werking op lokaal vlak kwaliteitsvoller, efficiënter, effectiever, gaan werken, zowel op sporttechnisch, administratief-bestuurlijk als sportpromotioneel vlak. Dat het hier gaat om de verbetering van de werking van en in de lokale club zelf is een belangrijk aandachtspunt bij de afbakening van deze basisopdracht t.o.v. de andere opdrachten.

2 De sportfederatie dient (uiteraard liefst in samenspraak met haar clubs) te bepalen wat ze op de diverse deeldomeinen wil bereiken en wat ze op vlak van ondersteuning in de verschillende deeldomeinen voor haar clubs wil doen. 3. Invulling / activiteiten wat gaan we doen? Wat wel? Je gaat als sportfederatie je sportclubs ondersteuning bieden in het realiseren van de brede waaier van opdrachten die ze als lokaal ankerpunt van de sporttak(ken) uitvoeren. De sportfederatie dient dus, in functie van wat zij met die ondersteuning wil bereiken, te bepalen hoe ze dat gaat doen (hoe = de acties of de maatregelen, de onderwerpen, de inhoud). De sportclubs helpen om de kwaliteitszorg, de sporttechnische werking, de bestuurs- en administratieve werking en de promotionele werking in lokale club zelf te verbeteren kan bvb via het uitwerken en aanbieden van tools, kant en klare producten, individuele ondersteuning, zoals: stramienen/blauwdrukken/sjablonen/templates/modellen handleidingen/handboeken brochures sporttechnische fiches draaiboeken voorbeelddocumenten kant en klaar uitgewerkte producten of processen affiches FAQ s clubbezoeken De sportfederatie kan hierbij verschillende kanalen gebruiken zoals: website tijdschrift, nieuwsbrief, mailings help desk / telefoon hulp en begeleiding ter plaatse NB: ingeval de hulp aan de clubs onder vorm van opleiding of bijscholing wordt gegeven hoort de activiteit thuis in de BO kaderopleiding en bijscholing; je kan ze in het beleidsplan desgewenst wel pro memorie herhalen in de BO begeleiding sportclubs. Tip voor de afbakening van de inhoud van deze opdracht t.o.v. deze van de andere opdrachten. Vertrek vanuit de club, los van de sportfederatie (denk bij wijze van spreken dat het om een sportclub gaat die niet bij je sportfederatie is aangesloten), en bedenk hoe je de lokale werking van de club kan verbeteren. Stel je in de plaats van een lesgever/trainer en bedenk hoe je er (naast opleiding en bijscholing) voor kan zorgen dat hij/zij beter, gemakkelijker, gevarieerder, creatiever, meer planmatig lesgeeft. Stel je in de plaats van een bestuurder en bedenk/bevraag waarmee ze geconfronteerd worden / welke problemen ze hebben, welke knowhow ze nodig hebben om daar het hoofd te kunnen aan bieden, hoe ze hun lokale werking efficiënter en effectiever kunnen maken, bedenk hoe ze kwaliteitszorg in hun clubbeleid/clubwerking kunnen inbouwen, Stel je in de plaats van de clubs en bedenk hoe ze aan promotie zou kunnen doen op lokaal vlak, welke tools je kan aanreiken om het beter te doen, om het hen gemakkelijker te maken, geef aan

3 hoe ze samenwerkingsverbanden kunnen organiseren, help ze projecten uit te werken rond bvb promotie, Voorbeelden begeleiding op vlak van kwaliteitszorg Vastleggen van kwaliteitscriteria m.b.t. de werking van de sportclubs op verschillende deeldomeinen Metingen in de clubs op basis van kwaliteitscriteria (vgl. IK en Double Pass projecten) Tips, tools, voor de verbetering van de kwaliteitsscores van de clubs (Individuele) begeleiding na de kwaliteitsmetingen Leidraad voor het invoeren van kwaliteitszorg in het clubbeleid Opstellen van een kwaliteitshandboek voor de sportclubs Voorbeelden van clubdoelstellingen met kwaliteitsindicatoren, aanreiken voor verschillende deelgebieden Criteria voor het afbakenen van de grootte en opdeling van de trainingsgroepen Folder met kwaliteitscriteria waaraan een promotionele activiteit moet voldoen Folder met kwaliteitscriteria waaraan sportspecifieke accommodatie moet voldoen Folder met kwaliteitscriteria waaraan sportspecifiek materiaal moet voldoen Voorbeelden begeleiding op sporttechnisch vlak Uitgewerkte oefenstofpakketten per leeftijd/niveau Kant en klare lessenreeksen of lesfiches Diverse didactische werkvormen Methodiek van sporttechnische vaardigheden Blauwdrukken of uitgewerkte voorbeelden van trainingsschema s, jaar- en meerjarenplannen Opdrachtenboekjes/opdrachtenfiches wat kan ik al?, brevetten, die de trainer in de club kan gebruiken Projecten om het aanbod voor de leden uit te breiden Uitgewerkt opleidingsconcept voor bepaalde leeftijdsgroep met bvb een handleiding en oefenstof voor de trainers, een doeboekje voor de jeugdleden, een mascotte, aangepaste materialen, Voorbeelden begeleiding op bestuurlijk-administratief vlak Voorbeelden van functieomschrijvingen bestuursleden Blauwdruk van structuur van een club, organigram Informatie over wetgeving die sportclubs aanbelangt Leidraad voor de wettelijke verplichtingen waaraan clubs moeten voldoen: vzw-wetgeving, vrijwilligers, milieuwetgeving, decreet MVS, Hulp op juridisch vlak Voorbeelddocumenten i.v.m. vzw s zoals modelstatuten Individuele begeleiding bij de overgang van een feitelijke vereniging naar een vzw Voorbeelddocumenten i.v.m. de toepassing van de vrijwilligerswet zoals vrijwilligersovereenkomst, onkostenstaat,

4 Brochure voor een goed vrijwilligersbeleid in de clubs met tips over rekruteren van vrijwilligers, tips over motiveren en belonen van vrijwilligers, Subsidiewijzer (informatie over en begeleiding bij subsidies die clubs kunnen verwerven) Leidraad voor het opstellen van een sponsordossier, een subsidiedossier Individuele ondersteuning bij het opstellen van dossiers, bvb een (motivatie)dossier voor bijkomende/betere infrastructuur in de gemeente van de club Taken en mogelijkheden van een sportclub in haar relatie met de gemeente en de sportraad Informatie over af te sluiten verzekeringen op clubniveau zoals algemene aansprakelijkheidsverzekering, specifieke bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, brandverzekering gebouwen, Gezamenlijke polis voor bvb specifieke bestuurdersaansprakelijkheid aanbieden aan de clubs Werking van de club efficiënter maken door bvb info over vergadertechnieken, tips voor projectmanagement / procesmanagement Leidraad voor een communicatieplan voor de club Handleiding voor het oprichten van een nieuwe club Model voor het opstellen van een clubbeleidsplan Hulp bij of info over het maken van websites Webpagina voor de club aanbieden Informaticatoepassingen voor de clubwerking Info voor de club over hoe deelnemen aan sport goedkoper kan voor de sporter zelf Voorbeelden begeleiding op promotioneel vlak Draaiboek voor de organisatie van een opendeurdag, sportinstuif, een schoolsportdag, Uitgewerkte initiatievormen voor in de club, voor op school Mogelijke activiteiten / leuke oefenstof en spelvormen geschikt voor promotionele activiteiten Stappenplan voor de organisatie van evenementen Concrete invulling van samenwerkingsvormen met partners zoals bvb open school met sportaanbod, naschoolse kinderopvang, Het ter beschikking stellen van promotiemateriaal zoals opdrukaffiches, folder van de sportfederatie met luik voor de club, promotiemateriaal, gadgets, vlaggen, die door de clubs kunnen gebruikt worden bij promotieactiviteiten van / in de club Uitgewerkte projecten om doelgroepen uit te breiden (mogelijke slogans, voorbeeldaffiches, inhoudelijk uitgewerkte activiteiten, voorbeelden van netwerking, organisaties waarmee kan samengewerkt worden, ) Ondersteuning bij het organiseren van promotionele clubevenementen zoals mogelijkheden van subsidies voor de club onderzoeken, hulp bij het afsluiten van de nodige verzekeringen, bij het huren materiaal, bij contacten met de (lokale) media, Uitwerken van een concrete schoolactie in verschillende stappen (bvb club organiseert kennismakingssessies met de sport in de school, leerlingen komen sporten in de club, promoten van aantrekkelijk instaplidmaatschap) met uitgewerkte organisatievormen en oefenstof Ondersteuning bij het opstellen van een clubpromotieplan

5 Uiteraard zullen, om adequate begeleiding aan de clubs te kunnen geven tal van voorbereidende acties genomen moeten worden en rand voorwaarden vervuld moeten zijn: de begeleidingsopdracht vergt vanuit de sportfederatie een goede kennis van haar clubs licht je clubs door (IK, vragenlijsten, ter plaatse, ) pleeg voldoende overleg luister voortdurend naar je basis persoonlijk contact is belangrijk (bvb ronde van sportclub persoonlijk bezoek) wees creatief, maar zet ook ideeën van anderen (andere sportfederaties, andere verenigingen) om zodat die voor je eigen clubs bruikbaar worden blijf op de hoogte van bestaande projecten (bvb Dynamoproject) en mogelijke samenwerkingsverbanden / partners (brede school met sportaanbod, de scholen in de buurt, de gemeente, ) Belangrijke aandachtspunten: Denk op sporttechnisch vlak zowel aan de recreanten als aan de competitieve leden Clubs kunnen op bestuurlijk-administratief vlak ook rekenen op ondersteuning via het Dynamo-project van VSF. Deze hulp ontslaat de sportfederaties niet van de deelopdracht begeleiding en ondersteuning van de bestuurs- en administratieve werking in de sportclubs ; sportfederaties hebben hier dus ook nog steeds een taak. Uiteraard kunnen de sportfederaties voor het bereiken van de doelstelling die zij zich in het kader van deze deelopdracht stellen ook gebruik maken van de tools die Dynamo aanreikt. Vergeet het aspect kwaliteitszorg in de sportclub niet Kwaliteitszorg implementeren in de sportclub betekent dat de club moet weten welke kwaliteit ze wil bereiken en op welke manier ze die kwaliteit gaat bewaken. De club zal dus kwaliteit moeten plannen en kwaliteit moeten beheersen/behouden of kwaliteit verbeteren, wat inhoudt dat je kwaliteit ook moet kunnen meten. Dit kan op verschillende manieren: Metingen in de clubs op basis van kwaliteitscriteria (vgl. IK en Double Pass projecten) en een stappenplan en tools voor de verbetering van de score van de clubs Op niveau van de doelstellingen in het clubbeleidsplan Bvb jaarlijks is minimum 70% van alle actieve lesgevers in mijn club sporttechnisch gekwalificeerd Bvb jaarlijks behaalt minimum 50% van alle actieve lesgevers in mijn club een trainerslabel (er moet dan wel vastgelegd worden wat de voorwaarden zijn voor het behalen van een trainerslabel, zoals bvb VTS-gediplomeerd + jaarlijkse bijscholing gevolgd hebben, jaarplan en lesvoorbereidingen volgens het voorbeeldstramien van de sportfederatie, ) Op niveau van de activiteiten: ook activiteiten/acties/evenementen kunnen gekoppeld worden aan minimale kwaliteitsnormen Bvb minimale criteria voor promotionele clubactiviteiten zoals minimum aantal gediplomeerde lesgevers/aantal deelnemers, minimaal vereiste infrastructuur, minimaal vereist sportmateriaal, minimum eisen op vlak van onthaal, registratie van gegevens van de deelnemers, minimum eisen op vlak van promotie vooraf, op vlak van nazorg, Let op: het uitvoeringsbesluit laat toe dat de begeleiding en de ondersteuning van de sportclubs op vlak van kwaliteitszorg in de clubwerking niet als een aparte deelopdracht wordt behandeld. De begeleiding op vlak van kwaliteitszorg kan ook onderdeel zijn van de begeleiding op sporttechnisch vlak, op bestuurlijk-administratief vlak of op sportpromotioneel vlak. Wanneer kwaliteitszorg deel uitmaakt van de begeleiding op sporttechnisch vlak, op bestuurlijk-administratief vlak en/of op sportpromotioneel vlak dient duidelijk aangegeven te worden rond welke kwaliteitsaspecten zal gewerkt worden

6 (kwaliteitscriteria concreet invullen) en op welke manier die kwaliteit in de club gepland, gemeten en behouden of verbeterd zal worden Wat niet? Het gaat in deze begeleidingsopdracht niet over: informatie aan de clubs over de werking van de sportfederatie statuten, reglementen en organigram van de sportfederatie informatie over competities informatie over activiteiten, stages, die de sportfederatie organiseert voor haar clubs richtlijnen voor inschrijvingen voor activiteiten van de sportfederatie het ledenbeheer van de sportfederatie de verzekering van de sportfederatie ongevalaangiftes verbeteren van de (kwaliteit) van de werking van de sportfederatie Die activiteiten behoren decretaal tot andere opdrachten (informatieplicht over het eigen beleid en de eigen organisatie aan de sportclubs en eigen aangesloten leden en maatregelen m.b.t. de interne en externe communicatie), die uiteraard ook de clubs ten goede komen. 4. Nuttige gegevens wat hebben we nodig? Voorbeelden van mogelijke gegevensverzameling in het kader van deze basisopdracht kunnen zijn: Inventariseer voor de verschillende deelgebieden hoe clubs werken, welke problemen ze in hun werking ondervinden, welke kennis er in de clubs is om hieraan het hoofd te bieden, hoe clubs hun problemen aanpakken, Inventariseer de noden in de verschillende deelgebieden Inventariseer en catalogeer vragen, klachten, opmerkingen, uit help desk, telefoons, tijdens activiteiten, vergaderingen, werkgroepen,