HANDLEIDING Q4GYM-INSTRUMENT

Transcriptie

1 HANDLEIDING Q4GYM-INSTRUMENT Pagina: 1 van

2 1. VOORWOORD Deze handleiding is een gids die je stapsgewijs vertrouwd maakt met het Q4Gym-instrument. Deze staat ter beschikking van alle aangesloten clubs van de GymnastiekFederatie Vlaanderen vzw. Het Q4Gym-instrument bestaat uit 4 grote hoofdstukken: Algemene clubgegevens Clubmanagement Recreatie Competitie Het kwaliteitsinstrument is een webapplicatie wat een aantal belangrijke voordelen met zich meebrengt. Vooreerst kan het programma worden gebruikt op elke computer met een internetconnectie en er is geen installatie nodig. Daarnaast zijn meerdere gebruikers per club mogelijk wat kan zorgen voor een efficiëntere voorbereiding. Enkel de leden met de rollen administrator (beheerder) of lidbeheerder kunnen met hun gebruikersnaam en wachtwoord inloggen in het Q4Gym-instrument (zie en het instrument invullen. Het instrument is eveneens bereikbaar via de button op de Q4Gym-website: Vind je het belangrijk dat bepaalde bestuursleden, trainers, ook kunnen lezen in het Q4Gyminstrument, dan kan dit door hen de rol rapportage ledenlijsten toe te kennen. Met hun gebruikersnaam en wachtwoord kunnen ze enkel lezen in het Q4Gym-instrument (niets invullen en niets aanpassen). 14 dagen voor de afgesproken auditdatum wordt de toegang tot het Q4Gym-instrument geblokkeerd. Vanaf dat ogenblik kan je zelf geen wijzigingen meer aanbrengen, enkel je aangeduide regiocoach kan nu nog antwoorden aanpassen. Gelieve dus tijdig alle vragen te beantwoorden. Na de audit blijft de toegang nog even geblokkeerd zodat de regiocoach de tijd krijgt om de audit af te werken. Van zodra de regiocoach de audit volledig heeft afgewerkt, is er weer toegang mogelijk tot het instrument. De antwoorden die door de regiocoach werden goedgekeurd, blijven staan in het Q4Gym-instrument. Opgelet: indien er gedurende 90 minuten (of langer) niet gewerkt wordt in het Q4Gym-instrument, gaan alle niet-opgeslagen gegevens verloren. Indien er vragen zijn over de werking van het kwaliteitsinstrument kan men steeds terecht bij: Ilke Vande Gucht Tel.: ilkevandegucht@gymfed.be Pagina: 2 van

3 2. ALGEMENE CLUBGEGEVENS 2.1. Algemene gegevens Op deze webpagina moet in principe niets ingevuld worden, deze zou volledig moeten ingevuld zijn doordat gegevens uit het Ledenbeheer gekoppeld worden. Gelieve wel alle gegevens grondig te controleren op hun correctheid. Indien fouten ontdekt worden bij deze algemene clubgegevens, gelieve de correcte gegevens aan te vullen in het Ledenbeheer. Via de link bovenaan kan je onmiddellijk naar het ledenbeheer gaan. Printversie antwoorden Hierop kan je klikken indien je een printversie wenst van alle vragen en van de reeds ingevulde antwoorden. Het is onvoldoende je regiocoach een ingevulde printversie te bezorgen op papier. Deze papieren versie kan bvb wel gebruikt worden als tussenstap om een aantal nog openstaande vragen te bespreken op een bestuursvergadering Clubprofiel Vul de vragenlijst volledig in (in de kolom antwoord ). De vragen ivm ledenaantallen kunnen niet aangepast worden (de gegevens komen uit het ledenbeheer). Sla de antwoorden op (je vindt een opslaan-knop bovenaan en onderaan op de pagina). Het is noodzakelijk telkens iedere ingevulde webpagina op te slaan. De eerste 2 vragen zijn zeer belangrijk om verder te kunnen gaan in het instrument: De eerste vraag (ivm primair doel van de club) moet zeker ingevuld worden om nadien het hoofdstuk over clubmanagement te kunnen invullen. De tweede vraag (ivm recreatief en/of competitief aanbod in de club) moet zeker ingevuld worden om nadien de hoofdstukken recreatie en competitie te kunnen invullen. Indien de club hier aanduidt enkel een recreatief aanbod te hebben, kan het hoofdstuk competitie niet ingevuld worden Pagina: 3 van

4 In de kolom upload kan bij een aantal vragen - een document worden toegevoegd om je antwoord te staven. Bij sommige vragen kunnen ook meerdere documenten toegevoegd worden. Om een document te kunnen uploaden, mag het niet groter zijn dan 20MB. Om het uploaden zo vlot mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk met een recente versie van een browser te werken. In het hoofdstuk over clubprofiel kunnen nog geen documenten geüpload worden. In de kolom opmerking staat extra info om de vraag die gesteld wordt te verduidelijken. In de kolom opmerking club kan je zelf opmerkingen noteren: je kan er extra uitleg geven om je antwoord te verduidelijken, je kan een vb geven, Je opmerking mag maximaal bestaan uit 1000 tekens. Indien de som van verdeling inkomsten en van verdeling kosten niet gelijk is aan 100%, verschijnt een mededeling als je de gegevens van het clubprofiel opslaat: bijvoorbeeld: 2.3. Aanbod Vink in de antwoord-kolom die disciplines aan die jullie in de club aanbieden. Deze info zal gepubliceerd worden op de Q4Gym-website in de rubriek Catalogus Pagina: 4 van

5 3. CLUBMANAGEMENT Indien vraag bij het clubprofiel (onder algemene gegevens) werd ingevuld, kunnen de verschillende hoofdstukken van het clubmanagement ook worden aangevuld. Het clubmanagement bevat volgende hoofdstukken: Algemeen beleid, interne communicatie, externe communicatie, clubsfeer en clubcultuur, clubbestuur en organisatie, trainersbeleid Algemeen beleid Hier kunnen voor het eerst documenten geüpload worden. Een aantal documenten mogen gebundeld worden in één groot document: het beleidsplan van de club. Het betreft volgende onderdelen: Missie Visie Vaste procedure inzake (her)formulering / bewaking van missie en visie Doelgroepenbeleid SWOT-analyse (alsook recente toevoegingen of aanpassingen; betrokkenen) Behoeften- of tevredenheidsanalyse (eventueel met resultaten) Samenvatting redenen van stopzetting (vanaf basisschoolleeftijd) Lange termijnplanning (3 à 5 jaar) Korte termijnplanning (1 à 2 jaar) Actieplan Evaluatie In de kolom opmerking werden een heel aantal begrippen kort uitgelegd. Voor meer uitleg kan het kwaliteitshandboek geraadpleegd worden. Goede voorbeelden van gymnastiekclubs zijn terug te vinden op onder de rubriek praktijkvoorbeelden. Indien in de kolom upload verplicht staat, betekent dit dat er geen score kan toegekend worden indien de regiocoach geen document heeft gekregen. Gelieve dus de nodige documenten te uploaden. Indien in de kolom upload optioneel staat, kan je eventueel een document toevoegen om je antwoord te staven of in de kolom opmerking club kan wat extra info gegeven worden ter verduidelijking. Hoe meer info de regiocoach krijgt, hoe minder hij/zij tijdens het clubbezoek moet navragen en hoe gedetailleerder de feedback zal zijn. Vul de vragenlijst volledig in (in de kolom antwoord ) en sla de antwoorden op (je vindt een opslaanknop bovenaan en onderaan op de pagina). Meerdere personen kunnen tegelijkertijd in het Q4Gym-instrument op meerdere computers aan de slag gaan. Gelieve wel af te spreken wie welke hoofdstukken zal invullen. Indien 2 personen tegelijkertijd in hetzelfde hoofdstuk aanpassingen doen, zullen enkel de laatst opgeslagen gegevens bewaard worden Interne communicatie Vul de vragenlijst volledig in (in de kolom antwoord ). Voeg een document toe indien upload verplicht is. Voeg eventueel een document toe indien upload optioneel is of noteer extra info in de kolom Opmerking club. Sla de antwoorden op (je vindt een opslaan-knop bovenaan en onderaan op de pagina) Externe communicatie Pagina: 5 van

6 Vul de vragenlijst volledig in (in de kolom antwoord ). Voeg een document toe indien upload verplicht is. Voeg eventueel een document toe indien upload optioneel is of noteer extra info in de kolom Opmerking club. Sla de antwoorden op (je vindt een opslaan-knop bovenaan en onderaan op de pagina) Clubsfeer en clubcultuur Vul de vragenlijst volledig in (in de kolom antwoord ). Voeg een document toe indien upload verplicht is. Voeg eventueel een document toe indien upload optioneel is of noteer extra info in de kolom Opmerking club. Sla de antwoorden op (je vindt een opslaan-knop bovenaan en onderaan op de pagina) Clubbestuur en organisatie Vul de vragenlijst volledig in (in de kolom antwoord ). Voeg een document toe indien upload verplicht is. Voeg eventueel een document toe indien upload optioneel is of noteer extra info in de kolom Opmerking club. Sla de antwoorden op (je vindt een opslaan-knop bovenaan en onderaan op de pagina). Bij de vragen onder en zijn meerdere antwoorden per vraag mogelijk. Vb: indien de voorzitter hoger onderwijs gevolgd heeft, vergeet dan niet ook middelbaar onderwijs aan te vinken. Vb: indien de sporttechnisch coördinator een trainer B-diploma heeft, vergeet dan niet ook initiator aan te vinken. Vb: indien het dagelijks bestuur 10x/jaar of vaker samenkomt, vergeet dan niet ook 6x/jaar of vaker aan te vinken. Ieder aangeduid antwoord levert punten op in het instrument Pagina: 6 van

7 3.6. Trainersbeleid Vul de vragenlijst volledig in (in de kolom antwoord ). Voeg een document toe indien upload verplicht is. Voeg eventueel een document toe indien upload optioneel is of noteer extra info in de kolom Opmerking club. Sla de antwoorden op (je vindt een opslaan-knop bovenaan en onderaan op de pagina) Pagina: 7 van

8 4. RECREATIE Indien het bovenste vinkje bij vraag bij het clubprofiel (onder algemene gegevens) werd aangeduid (gymnastiek- of danslessen op recreatief niveau), kunnen de 2 hoofdstukken van Recreatie ook worden aangevuld. Het onderdeel Recreatie bevat volgende hoofdstukken: trainersselectie en recreatieve werking Trainersselectie Hier is het de bedoeling van al je trainers aan te duiden of ze hoofdtrainer, zelfstandige trainer of hulptrainer zijn. Enkel de trainers die lesgeven binnen de recreatie (ook wedstrijden dans en demo vallen onder recreatie) dienen hier aangeduid te worden. Trainers die enkel aan de competitiegroepen lesgeven, blijven hier blanco. Is de trainerslijst onvolledig? Vul dan eerst de trainers aan in het Ledenbeheer (link naar het Ledenbeheer is terug te vinden op de eerste pagina onder Algemene clubgegevens) Pagina: 8 van

9 Wat is een hoofdtrainer? Een hoofdtrainer is een verantwoordelijke van een doelgroep (vb 1 hoofdtrainer kleutergymnastiek, 1 hoofdtrainer recreatieve gymnastiek 6-jarigen en ouder, 1 hoofdtrainer dans, 1 hoofdtrainer G-gym, 1 hoofdtrainer toestelturnen recrea-niveau, 1 hoofdtrainer acro recrea-niveau). Wat is een zelfstandige trainer? Een trainer die zelfstandig lesgeeft zonder verantwoordelijk te zijn voor een volledige doelgroep. Wat is een hulptrainer? Een trainer die nooit zelfstandig lesgeeft, maar die nog in opleiding is en telkens samen met een ervaren lesgever training geeft. Hulptrainers hoeven geen vragenlijst in het ledenbeheer in te vullen en hun scores tellen ook niet mee in het Q4Gym-instrument. Om punten toegekend te krijgen voor de verschillende hoofdtrainers, dienen zij allen een vragenlijst in te vullen in het Ledenbeheer. Om bonuspunten te kunnen krijgen, laat je ook best alle zelfstandige trainers de vragenlijst invullen. Hulptrainers hoeven geen vragenlijst in te vullen, want zij krijgen geen score in het Q4Gym-instrument Hoe Q4Gym-vragenlijst invullen in Ledenbeheer? Enkel de leden met de rollen administrator (beheerder) of lidbeheerder kunnen met hun gebruikersnaam en wachtwoord inloggen in het Ledenbeheer (zie en de Q4Gym-vragenlijst invullen. Het Ledenbeheer is eveneens bereikbaar via de button ClubDESK op de GymFed-website: of zie de eerste pagina onder Algemene clubgegevens. De trainers die geen toegang hebben tot deze vragenlijst in het Ledenbeheer, kunnen de vragenlijst op papier invullen of elektronisch: daarvoor zijn 2 documenten ter beschikking (zie rubriek downloads op In de papieren versie kunnen de trainers de juiste antwoorden omcirkelen en in de elektronische versie kunnen de antwoorden gekozen worden uit een lijst. Het is onvoldoende je regiocoach ingevulde printversies te bezorgen op papier of de elektronische versies. Deze documenten kunnen bvb wel gebruikt worden als tussenstap om niet al je trainers een wachtwoord te moeten geven voor het Ledenbeheer. 1. Ga naar de rubriek leden 2. Vul de naam van het lid in (van één van je trainers) (achternaam + voornaam) en klik op zoek Pagina: 9 van

10 3. Klik op de naam in de lijst 4. Klik vervolgens op Naar vragenlijst Q4Gym Pagina: 10 van

11 5. Diploma: Vink de vakjes aan van de diploma s die de trainer heeft. Vul de datum aan waarop het diploma behaald werd, specifieer het soort diploma en upload het diploma door te bladeren en op te slaan. Bij sommige trainers zullen er reeds vakjes aangevinkt staan (dit betekent dat de federatie deze diploma s eerder al heeft goedgekeurd). Op vraag m (actief jurydiploma) hoef je niet zelf te antwoorden (automatische link). 6. Bijscholingen: vul de 3 vragen ivm gevolgde bijscholingen aan. Indien er bijscholingen bij de federatie gevolgd werden, is het voldoende titel en datum weer te geven en op te slaan. Indien er elders bijscholingen gevolgd werden, is een document als bewijs nodig (bladeren en opslaan) Pagina: 11 van

12 Vul nadien de vragen ivm ervaring als gymnast, ervaring als trainer en professionele beroepservaring als lesgever verder aan Recreatieve werking Vul de vragenlijst volledig in (in de kolom antwoord ). Voeg een document toe indien upload verplicht is. Voeg eventueel een document toe indien upload optioneel is of noteer extra info in de kolom Opmerking club. Sla de antwoorden op (je vindt een opslaan-knop bovenaan en onderaan op de pagina). Bij meerdere vragen is de mogelijkheid voorzien om meerdere documenten te uploaden. Het is belangrijk dat hierbij voor alle recreatieve groepen een document toegevoegd wordt (of indien alle info van de verschillende groepen in één document staat, is 1 document uiteraard voldoende). Vb: bij vraag sporttechnische doelstellingen van iedere recreatieve groep is het de bedoeling van iedere recreatieve groep in jullie aanbod de doelstellingen mee te geven (enkel de groepen die met het GymStars-programma werken de 6- tot 14-jarigen - hoeven geen sporttechnische doelstellingen voor te leggen) Pagina: 12 van

13 De vragen , en (ivm aanbod kleutergymnastiek, gymnastiek voor +6-jarigen, dans) zijn belangrijke vragen. Deze moeten zeker ingevuld worden voordat de volgende vragen aangevuld worden. De vragen die volgen, wijzigen naarmate de antwoorden ivm het aanbod wijzigen. Een club die geen dans aanbiedt, zal dus een aantal vragen niet moeten beantwoorden. Deze vragen zullen niet zichtbaar zijn voor de club. Daardoor zal de nummering van de vragen niet altijd kloppen. In onderstaand voorbeeld is vraag niet zichtbaar. Overzicht: welke documenten opvragen bij je recreatieve hoofdtrainers? Overgangscriteria voor indeling in groepen volgens niveau Inventaris clubmateriaal Sporttechnische doelstellingen van de verschillende recreatieve groepen Eenvormige methodiek / didactiek van (basis)elementen Jaarplan met thema s (accenten) en doelstellingen Eventueel schriftelijke toelichting bij werkwijze / doelen Eventueel schriftelijke feedback via rapport / brevet / gymboekje Eventueel richtlijnen voor ouders Pagina: 13 van

14 5. COMPETITIE Indien het onderste vinkje bij vraag bij het clubprofiel (onder algemene gegevens) werd aangeduid (gymnastiek op competitief niveau, min. C-niveau), kunnen de 2 hoofdstukken van Competitie ook worden aangevuld. Het onderdeel Competitie bevat volgende hoofdstukken: trainersselectie en competitieve werking Trainersselectie Hier is het de bedoeling van al je trainers aan te duiden of ze hoofdtrainer, zelfstandige trainer of hulptrainer zijn. Enkel de trainers die lesgeven binnen de competitie (min. C-niveau) dienen hier aangeduid te worden. Is de trainerslijst onvolledig? Vul dan eerst de trainers aan in het Ledenbeheer (link naar het Ledenbeheer is terug te vinden op de eerste pagina onder Algemene clubgegevens). Wat is een hoofdtrainer? Een hoofdtrainer is een verantwoordelijke van een doelgroep (vb 1 hoofdtrainer AGD-competitie, 1 hoofdtrainer AGH-competitie, 1 hoofdtrainer ACRO-competitie, 1 hoofdtrainer TUcompetitie). Wat is een zelfstandige trainer? Een trainer die zelfstandig lesgeeft zonder verantwoordelijk te zijn voor een volledige doelgroep. Wat is een hulptrainer? Een trainer die nooit zelfstandig lesgeeft, maar die nog in opleiding is en telkens samen met een ervaren lesgever training geeft. Hulptrainers hoeven geen vragenlijst in het ledenbeheer in te vullen en hun scores tellen ook niet mee in het Q4Gym-instrument. Om punten toegekend te krijgen voor de verschillende hoofdtrainers, dienen zij allen een vragenlijst in te vullen in het Ledenbeheer. Om bonuspunten te kunnen krijgen, laat je ook best alle zelfstandige trainers de vragenlijst invullen. Hulptrainers hoeven geen vragenlijst in te vullen, want zij krijgen geen score in het Q4Gym-instrument Hoe vragenlijst invullen in Ledenbeheer? Zie Competitieve werking Vul de vragenlijst volledig in (in de kolom antwoord ). Voeg een document toe indien upload verplicht is. Voeg eventueel een document toe indien upload optioneel is of noteer extra info in de kolom Opmerking club. Sla de antwoorden op (je vindt een opslaan-knop bovenaan en onderaan op de pagina). Bij meerdere vragen is de mogelijkheid voorzien om meerdere documenten te uploaden. Het is belangrijk dat hierbij voor alle competitieve groepen een document toegevoegd wordt (of indien alle info van de verschillende groepen in één document staat, is 1 document uiteraard voldoende). Vb: bij Pagina: 14 van

15 vraag ivm gestandaardiseerde selectieprocedure is het de bedoeling van iedere competitieve groep in jullie aanbod de selectieprocedure mee te geven. Overzicht: welke documenten opvragen bij je hoofdtrainers competitie? Gestandaardiseerde selectieprocedure Inventaris clubmateriaal Sporttechnische doelstellingen van de verschillende groepen Eenvormige methodiek / didactiek van (basis)elementen Jaarplan met thema s (accenten) en doelstellingen Gestandaardiseerde testbatterij voor evaluatie van fysieke eigenschappen Vast trainingsschema (week- en / of maandplanning) Testbatterij voor selectie / indeling in groepen Eventueel schriftelijke toelichting bij werkwijze / doelen Eventueel schriftelijke feedback op basis van een individueel rapport Pagina: 15 van