DB Agendapunt: o8. Sittard, 21 april 2009 AAN HET DAGELIJKS BESTUUR. Onderwerp: Rechtmatigheid

Transcriptie

1 DB Agendapunt: o8 Sittard, 21 april 2009 AAN HET DAGELIJKS BESTUUR Onderwerp: Rechtmatigheid Voorstel 1. instemmen met de voorliggende notitie; 2. het concept-normenkader 2009 vaststellen; 3. het toetsingskader 2009 vaststellen; 4. kennisnemen van het concept-controleprotocol Inleiding In verband met de inwerkingtreding van de Wet modernisering waterschapsbestel (per 1 januari 2008) en de regeling Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (BBVW), die met ingang van 1 januari 2009 de Comptabiliteitsvoorschriften voor Waterschappen heeft vervangen, dient met ingang van 1 januari 2009 (meer) aandacht geschonken te worden aan rechtmatigheid. De invoering van de rechtmatigheid heeft tot gevolg dat de accountant bij de controle van de jaarrekening naast een verklaring voor de getrouwheid ook een oordeel over de rechtmatigheid moet geven. De rechtmatigheid maakt dan ook (voor het eerst) deel uit van de jaarrekening 2009, die in juni 2010 aan het algemeen bestuur ter vaststelling zal worden aangeboden. Omdat de rechtmatigheid nieuw is voor ons waterschap, wordt in deze notitie achtereenvolgens ingegaan op een aantal aspecten van rechtmatigheid, te weten: begrip rechtmatigheid; de verantwoordelijkheid; de opzet van het rechtmatigheidstraject; en het controleprotocol. Begrip rechtmatigheid Rechtmatigheid kan worden omschreven als het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Hierbij gaat het niet alleen om de zogenaamde externe regelgeving, zoals Europese en nationale wetgeving, maar ook om de eigen regels en kaders van het waterschap. Tot deze laatste groep behoren de verordeningen, beleidsregels en interne regels. Rechtmatigheid is dus een breed begrip, dat alle regels en voorschriften omvat waaraan een waterschap zich dient te houden /PDA 1/6

2 De Waterschapwet legt een specifiek accent op het onderdeel financiële rechtmatigheid. Dit begrip omvat de vraag of baten en lasten en de balansmutaties, zoals opgenomen in de jaarrekening, rechtmatig tot stand zijn gekomen. In het kader van de financiële rechtmatigheid zijn het financieel beheer en de naleving van de verslaggevingvoorschriften zoals bedoeld in de artikelen 108 en 109 van de Waterschapswet van groot belang. Ook besluiten die het algemeen bestuur neemt op grond van haar kaderstellende rol, die invloed hebben op de financiële beheershandelingen, vallen onder financiële rechtmatigheid. Het gaat immers om de rechtmatigheid van posten uit de jaarrekening. Het begrip financiële rechtmatigheid wordt dan ook rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole genoemd. Verantwoordelijkheid In zijn algemeenheid kan gesteld worden dat rechtmatigheid een verantwoordelijkheid is van iedereen binnen het waterschap. Bestuurlijk gesproken vormt de rechtmatigheid een verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur stelt de kaders voor de rechtmatigheid (normenkader) en de controle (controleprotocol) daarop vast. Het algemeen bestuur formuleert de opdracht aan de accountant en kan aanvullende toetseisen stellen (aanvullend op de wettelijke minimumeisen). Als opdrachtgever ontvangt het algemeen bestuur de rapportage van de accountant. Het dagelijks bestuur is, op grond van zijn bevoegdheid om het beleid van het algemeen bestuur uit te voeren, verantwoordelijk voor de naleving van relevante wet- en regelgeving. De accountant tenslotte is verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle en toetst onder meer of het waterschap de relevante wet- en regelgeving in acht heeft genomen. Daarbij steunt de accountant op de interne beheers- en controlemaatregelen. Opzet rechtmatigheidstraject Het spreekt voor zich dat het voldoen aan de rechtmatigheidseisen de nodige inspanningen van de organisatie vergt. Het waterschap moet namelijk borgen dat rechtmatig gehandeld wordt. Om deze reden is in 2008 een Limburgbrede werkgroep (WRO-WPM-WBL) opgestart die samen met de accountant Ernst & Young het rechtmatigheidstraject heeft opgepakt. De accountant is in de diverse stappen betrokken en gecommitteerd. Dit traject, dat in het 1e kwartaal 2009 is afgerond, heeft uiteindelijk geresulteerd in een normenkader en een./. toetsingskader per organisatie. Zie ook bijlage 1. Normenkader Het waterschap dient in het kader van de rechtmatigheid te voldoen aan de interne en externe regelgeving gericht op de financiële beheersmaatregelen. Deze regelgeving wordt vastgelegd in een normenkader dat jaarlijks door het algemeen bestuur dient te worden vastgesteld. Het normenkader vormt de basis voor de controle van de accountant voor het onderdeel rechtmatigheid. Omdat de wet- en regelgeving, gelet op het dynamisch karakter, aan verandering onderhevig is, dient het normenkader zo laat mogelijk in het jaar te worden vastgesteld. Dit om een zo volledig mogelijk beeld te hebben van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Vaststelling van het definitieve normenkader 2009 door het algemeen bestuur dient dan ook bij voorkeur in september plaats te vinden, vóór aanvang van de accountantscontrole over 2009, die in oktober/november a.s. start met een interimcontrole /PDA 2/6

3 Voordat het definitieve normenkader door het algemeen bestuur wordt vastgesteld zal het dagelijks bestuur een concept-normenkader dienen vast te stellen. Op basis van het concept-normenkader vindt gedurende het jaar de interne toetsing door middel van interne controles en interne audits op rechtmatigheid plaats. Dit is het traject waar wij als waterschap voor aan de lat staan. Met deze interne toets kan niet gewacht worden tot het einde van het jaar. De toetsingen gedurende het jaar zijn gebaseerd op het concept-normenkader. De vaststelling van het concept-normenkader dient elk jaar opnieuw te gebeuren. Het is echter gebruikelijk dat het definitieve normenkader van enig jaar het concept-normenkader van het volgende jaar is. Indien het algemeen bestuur zich hierin kan vinden zal het normenkader 2009, dat eind 2009 door het algemeen bestuur wordt vastgesteld, tevens het conceptnormenkader voor 2010 zijn, eventueel aangevuld met nieuwe wetgeving. Om misverstanden te voorkomen zal dit expliciet in het voorstel richting algemeen bestuur worden opgenomen. Toetsingskader Het concept-normenkader is vertaald in een toetsingskader. Hierin is vastgelegd welke bepalingen van de in het normenkader opgenomen beleid- en regelgeving financiële consequenties kunnen hebben en relevant zijn voor de controle op de financiële rechtmatigheid door de accountant. Met andere woorden: in het toetsingskader is op basis van de interne en externe wet- en regelgeving uit het normenkader vastgelegd of financiële rechtmatigheidrisico s worden gelopen. Vervolgens is bepaald welke beheersmaatregelen genomen zijn en hoe deze beheersmaatregelen worden getoetst. Ook is aangegeven welk organisatieonderdeel verantwoordelijk is en hierover dient te rapporteren. Bij de opzet van het toetsingskader is in overleg met de accountant de begroting ingedeeld in zes processen. Van ieder proces is het financiële belang aangegeven. Het totaal van alle processen is gelijk aan het begrotingstotaal 2009, inclusief het volume van het geraamde investeringsniveau Het toetsingskader per proces is in februari 2009 aan de accountant ter beoordeling voorgelegd en akkoord bevonden. De processen kunnen als volgt worden weergegeven: Processen Omvang Uitgaven Inkomsten Proces kapitaallasten Proces Waterschapsbedrijf Limburg Proces inkoop en aanbesteding Proces personeel Proces waterschapsbelastingen Proces overige Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de uitgaven van het proces Waterschapsbedrijf Limburg en het proces inkoop- en aanbesteding de belangrijkste processen qua financiële omvang zijn. In de inkomstensfeer betreft dit het proces waterschapsbelastingen. De processen worden onderstaand toegelicht. Proces kapitaallasten Het proces kapitaallasten betreft afschrijving- en rentekosten (zowel intern als extern). Van belang hierbij is of voldaan is aan het gestelde in de nota Vaste activa 2008 voor wat betreft de gehanteerde afschrijvingssystematiek en afschrijvingstermijn, en aan het treasurystatuut voor wat betreft de beheersing van de rentekosten /PDA 3/6

4 Proces Waterschapsbedrijf Limburg. Voor het proces waterschapsbedrijf geldt een specifieke situatie. De kosten die gemoeid zijn met het waterschapsbedrijf (WBL) zijn namelijk voor ons waterschap een verplichte uitgave. Betaling vindt plaats op basis van de goedgekeurde begroting van het WBL. Indien een besluit van de goedgekeurde begroting van het WBL overlegd kan worden en de betalingen conform de begroting plaatsvinden, is de rechtmatigheid van deze uitgaven voor ons waterschap een feit. De inhoudelijk financiële rechtmatigheid van het WBL verloopt via het traject van de jaarrekening van het WBL. Proces inkoop- en aanbesteding. Een groot deel van de exploitatie-uitgaven, alsmede alle investeringsuitgaven, behoren tot het proces inkoop- en aanbesteding. Op dit proces zijn de inkoop- en aanbestedingsregels van toepassing. Omdat risico s niet zijn uit te sluiten indien deze regels niet worden nageleefd, is een goede borging en (verbijzonderde) controle van deze regels noodzakelijk. Het financiële belang van dit proces is aanzienlijk. Proces personeel Alle uitgaven die gemoeid zijn met de personele capaciteit van het waterschap, te weten de salarissen, sociale lasten en overige, maken onderdeel uit van het proces personeel. Maandelijks vindt op basis van het controleprotocol onderdeel personeel de interne toets (lees controle) plaats op de diverse componenten die bij dit proces behoren. Aangezien de accountant al een aantal jaren bij de controle van de jaarrekening naar volle tevredenheid gebruik maakt van de resultaten van deze periodieke interne controle, zal de rechtmatigheidstoets op dit onderdeel naar verwachting niet tot problemen leiden. Proces waterschapsbelastingen. In de inkomstensfeer is een aanzienlijk bedrag gemoeid met de ontvangst van de waterschapsbelastingen. Omdat de belastingheffing volledig plaatsvindt door de unit Waterschapsheffingen van het WBL, vindt daar ook de rechtmatigheidtoets plaats. Dit is dan ook geen directe aangelegenheid van ons waterschap. Gelet op de volledigheid van de cijfers is dit proces echter wel in de opzet meegenomen. De tijdige en correcte vaststelling van de belastingtarieven dient natuurlijk wel door ons waterschap te worden getoetst. Proces overige Onder het proces overige zijn de kosten en opbrengsten gerangschikt die niet onder één van de andere processen kunnen worden geschaard. Als voorbeeld kan hierbij in de kostensfeer onder andere de Stimuleringsregeling afkoppelen verhard oppervlak, de Stimuleringsregeling niet kerende grondbewerking en de Uniecontributie worden genoemd. In de ontvangstensfeer betreft het onder andere de dividenduitkering van de Nederlandse Waterschapsbank (NWB), de bijdrage in de kosten van de muskus- en beverrattenbestrijding en de investeringsinkomsten (lees subsidies). De rechtmatigheidtoets van dit proces heeft dan ook met name betrekking op het feit of voldaan is aan de voorwaarden die behoren bij de diverse regelingen. Zoals aangegeven dienen in de hele organisatie gelet op de toetsingskaders diverse controles en audits te worden uitgevoerd. Het proces inkoop en aanbesteding is qua omvang één van de belangrijkste processen. Het is dan ook van belang dat hierop een verbijzonderde audit plaatsvindt. De uitvoering van deze financiële rechtmatigheid audit zal /PDA 4/6

5 zoveel als mogelijk worden gecombineerd met overige interne audit activiteiten (kwaliteitsmanagement audit, integriteit audit en doelmatigheid audit). Over de wijze en aanpak van deze audits zal u binnenkort een afzonderlijk voorstel worden gedaan. Controleprotocol Op grond van de Waterschapswet bepaalt het algemeen bestuur de reikwijdte van de accountantscontrole inclusief de rechtmatigheidcontrole. Daartoe is het noodzakelijk dat het algemeen bestuur ter voorbereiding en uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole, het onderwerp van controle nader regelt. Dit wordt vastgelegd in een controleprotocol. Het doel van het controleprotocol is de accountant nadere aanwijzingen te geven over de reikwijdte van de accountantscontrole en de daarvoor geldende normstellingen met de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyses, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. In onderstaand schema zijn de voorgestelde goedkeuringstoleranties opgenomen zoals omschreven in artikel 5.2 Waterschapsbesluit en betreft het wettelijk minimum: Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% lasten) 1% >1% - <3% - > 3% Onzekerheden in de controle (% lasten) 3% >3% - <10% > 10% - Op basis van de begroting van het betreffende jaar houdt het bovenstaande in dat een percentage van 1% aan fouten in de jaarrekening en een percentage van 3% aan onzekerheden in de jaarrekening een goedkeurende verklaring van de accountant niet in de weg zal staan. Het algemeen bestuur kan de goedkeuringstoleranties lager vaststellen. Hieraan zijn extra organisatie- en accountantskosten verbonden, om kleinere fouten en onzekerheden te kunnen ontdekken. Ook wordt de kans groter dat geen goedkeurende accountantsverklaring wordt verkregen. Onze voorkeur gaat uit naar het wettelijk minimum, te weten 1% van het begrotingstotaal Dit is ook het percentage dat landelijk wordt gehanteerd en met de accountant is besproken. Omdat de toegestane fout 50% (maximumnorm volgens accountantrichtlijnen) van de goedkeuringstolerantie bedraagt mag de totale fout van de deelwaarnemingen, die geconstateerd worden door middel van de toetsingen, maximaal zijn. Indien de fout binnen dit bedrag blijft, zal de accountant een goedkeurend oordeel over de rechtmatigheid kunnen geven. Indien de totale fout hoger is dan genoemd bedrag zal de accountant zich onthouden van een oordeel. De rapporteringtolerantie is op grond van artikel 5.5 Waterschapsbesluit een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportage plaats in het verslag van bevindingen van de accountant /PDA 5/6

6 Het algemeen bestuur kan de accountant bedragen voor de rapporteringtolerantie voorschrijven die lager zijn dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie. Wij zijn voornemens in het controleprotocol het algemeen bestuur voor te stellen de rapporteringtolerantie vast op te laten stellen op 5% van de betreffende hoofdkostensoort met een minimum van Dit houdt in dat de accountant elke fout of onzekerheid vanaf 5% van de betreffende hoofdkostensoort met een minimum van , meldt in zijn verslag van bevindingen. Dit niet wil zeggen dat fouten of onzekerheid beneden dit bedrag niet worden gemeld. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om in de managementletter behorende bij de jaarrekening zaken te melden die relevant zijn, ongeacht de hoogte van het bedrag./. Het bovenstaande is verwoord in een concept-controleprotocol 2009 (zie bijlage 2). Het definitieve controleprotocol 2009 zal samen met het definitieve normenkader 2009 in september a.s. aan het algemeen bestuur ter vaststelling worden aangeboden. Resumé Zoals aangegeven is de rechtmatigheid een uitvloeisel van de Waterschapswet die met ingang van 1 januari 2009 in werking is getreden. Het rechtmatigheidstraject zal de nodige extra inspanningen van de organisatie vergen. Doordat dit traject in 2008 echter reeds gezamenlijk met Ernst & Young accountants en onze collega waterschappen Limburgbreed is opgepakt, is al een behoorlijke stap gezet. Zo is reeds een concept-normenkader, een toetsingskader en een concept-controleprotocol opgesteld. Deze stukken zullen dan ook onderdeel uitmaken van het besluitvormingstraject van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur in Schematisch gezien kan deze besluitvorming als volgt wordt weergegeven. Concept normenkader 2009 Toetsingskader 2009 Controleprotocol 2009 Definitief normenkader 2009 DB DB AB AB Ondanks dat nog veel werk te doen is, vertrouwen wij erop dat de accountant in 2010 over de jaarrekening 2009 een positief oordeel over de rechtmatigheid zal afgegeven. Voorstel Ik stel u voor: 1. in te stemmen met de voorliggende notitie; 2. het concept-normenkader 2009 vast te stellen; 3. het toetsingskader 2009 vast te stellen; 4. kennis te nemen van het concept-controleprotocol De secretaris/directeur wnd., ing. J.M.G. In den Kleef /PDA 6/6

7 EXTERN NR NAAM 1 Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2 Aanbestedingswet (m.i.v ?) 3 Activiteiten Amvb Inrichten (vanaf 2007/2008) 4 Afspraken EMU (Economische en Monetaire Unie) beleid 5 Algemene wet bestuursrecht 6 Algemene Wet inzake Rijksbelastingen 7 Ambtenarenwet 8 Arbeidsomstandighedenwet Arbeidstijdenwet (-besluit) 10 Archiefbesluit Archiefwet BBP-systematiek (beleids- en beheersproces) 13 Belemmeringenwet Privaatrecht 14 Belemmeringenwet Verordeningen 15 Besluit Aanbestedingsrichtlijnen overheidsopdrachten 16 Besluit Glastuinbouw 17 Besluit lozingsvoorschriften niet-inrichtingen milieubeheer (bedrijfsafvalwater) 18 Besluit op de Ruimtelijke Ordening 19 Bestrijdingsmiddelenwet 20 Binnenvaartpolitiereglement 21 Bouwstoffenbesluit (wordt Besluit Bodemkwaliteit) 22 Burgerlijk wetboek 23 Delegatiebesluit grondwatertaken 24 Delegatiebesluit muskusrattenbestrijding 25 Destructiewet 26 Drinkwaterrichtlijn (richtlijn 75/440) 27 Europese aanbestedingsrichtlijnen 28 Faillissementswet 29 Fiscale wet- en regelgeving 30 Flora- en Faunawet 31 Gemeentewet 32 Grondwaterrichtlijn (richtlijn 80/68) 33 Grondwaterwet 34 Grondwet 35 Habitatrichtlijn 36 Habitatrichtlijn (Richtlijn 92/43/EG) 37 Handboek Muskusrattenbestrijding (LCCM) 38 Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen (regeling V&W feb. 2006) 39 Hoogwaterrichtlijn 40 Invorderingswet IPPC-richtlijn (richtlijn (96/91) 42 Jachtwet 43 Kadasterwet 44 Kaderrichtlijn Water 45 Kiesreglement 46 Kieswet 47 Kostenwet 48 Landinrichtingswet 49 Lozingen buitengebied provincie 50 Lozingenbesluit bodemsanering en proefbronnering 51 Lozingenbesluit glastuinbouw 52 Lozingenbesluit open teelt en veehouderij 53 Lozingenbesluit WVO huishoudelijk afvalwater 54 Lozingenbesluit WVO stedelijk afvalwater 55 Lozingenbesluit WVO vaste objecten 56 Mededingingswet 57 Meet en registratiebesluit 58 Monumentenverordening 59 Monumentenwet 60 Nationaal Bestuursakkoord Water 61 Natuurbeschermingswet 62 Nitraatrichtlijn (richtlijn 91/676) 63 Nota Waterhuishouding 64 Onteigeningswet C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\Wet- en regelgeving (2).xls, EXTERN , 15:06 1/2

8 EXTERN NR NAAM 65 Pachtwet 66 Pachtwet en Pachtnormenbesluit 67 Pensioenwet 68 Provinciaal Omgevingsplan Limburg 69 Rampenwet 70 Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen (BBVW) 71 Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren (regeling van V&W feb. 2006) 72 Reglement voor Waterschap Roer en Overmaas 73 Richtlijn stedelijk afvalwater (richtlijn 91/271) 74 Rijks, provinciale en gemeentelijke subsidieregelingen 75 Sectorale Arbeidsvoorwaarden Waterschapspersoneel 76 Selectielijst archiefbescheiden waterschappen (bewaartermijnen) 77 Sociale verzekeringswetten (diverse) 78 Telecommunicatiewet 79 Uitvoeringsregeling Waterhuishouding 80 Verordening op de Waterkering 81 Verordening Waterhuishouding Limburg 82 Verordening Waterkeringen Limburg 83 Visserijwet Viswaterrichtlijn (richtlijn 78/659) 85 Vogelrichtlijn 86 Vogelrichtlijn (richtlijn 79/409) 87 Vogelrichtlijn (Richtlijn 79/409/EG) 88 Waterschapsbesluit 89 Waterschapswet 90 Waterstaatswet Waterwet 92 Werkloosheidswet 93 Wet beheer rijkswaterstaatswerken 94 Wet bescherming persoonsgegevens 95 Wet Bibob 96 Wet digitale uitwisseling in ruimtelijke processen (Durp) 97 Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (2004) 98 Wet financiering decentrale overheden (wet FIDO) 99 Wet gemeenschappelijke regelingen 100 Wet gewasbescherming en biociden 101 Wet Inkomen en Arbeid (WIA) 102 Wet inrichting landelijk gebied 103 Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen 104 Wet Milieubeheer 105 Wet op de economische delicten 106 Wet op de Inkomstenbelasting 107 Wet op de loonbelasting Wet op de omzetbelasting 109 Wet op de Ondernemingsraden 110 Wet op de Ruimtelijke Ordening 111 Wet op de Waterhuishouding 112 Wet op de waterkering 113 Wet openbaarheid van bestuur Wet publicatie (decentrale) regelgeving (in voorbereiding zijnde wetgeving die regelt dat (decentrale) 114 overheden hun regelingen digitaal moeten ontsluiten 115 Wet verontreiniging oppervlaktewateren 116 Wet voorzieningen ten behoeve van inzet en bekostiging muskusrattenvangers 117 Wet Waardering Onroerende Zaken 118 Wetboek van burgerlijke rechtsvordering 119 Wetboek van Strafrecht 120 Wetboek van Strafvordering 121 Wrakkenwet 122 Ziektewet 123 Zwemwaterrichtlijn (richtlijn 76/160) C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\Wet- en regelgeving (2).xls, EXTERN , 15:06 2/2

9 NORMENKADER PROCES KAPITAALLASTEN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Financieel belang (koppeling met economische categorie) Kosten 4101 Externe rentelasten Interne rentelasten Afschrijvingen van activa Opbrengsten 8101 Externe rentebaten Interne rentebaten Geactiveerde lasten Uitwerking normenkader (relevante wet en regelgeving) Datum vaststelling Ingangsdatum Einddatum Opmerkingen Externe regelgeving 1 Waterschapswet Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) Gewijzigd per 1 januari Interne regelgeving 1 Delegatie- en mandaatregeling Ondermandaatregeling Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Roer en Overmaas (art 108 Waterschapswet) Treasurystatuut Waterschap Roer en Overmaas Treasurystatuut wordt in 2009 aangepast. 5 Nota reservebeleid Nota vaste activa C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces Kapitaallasten (2).xls , 15:29 Pagina 1 van 1

10 TOETSINGSKADER PROCES KAPITAALLASTEN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Beheersingsmaatregelen Regelgeving Relevante aspecten Beheersingsrisico's Toelichting Voorlopige inschatting beheersmaatregelen (eisen die financiële rechtmatigheid raken) Financieel risico voorwaarden zichtbaar en achteraf toetsbaar Het intern toetsen van de beheersingsmaatregele Voorstel strategie Voorstel aantal testen Verwijzing uitgevoerde werkzaamheden Wie Wanneer / periodiciteit Conclusie Rechtmatigheid systeemgericht genoemde aantallen zijn op dossier met inhoudsopgave (bv rood of groen) (beheermaatregelen basis van geen testen) of foutconstatering. Bij gegevensgericht constatering fouten dient de testen deelwaarneming uitgebreid te worden Externe regelgeving Waterschapswet Geen financiële beheersrisico`s t.b.v. treasury. Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) Renterisicobeheer Overschrijdt de gemiddelde netto-vlottende schuld drie opeenvolgende maanden de kasgeldlimiet of het door het ministerie vastgestelde percentage (23%) voor berekening van de kasgeldlimiet. De verplichte WRO stel hiervoor per kwartaalrapportages aan kwartaal een interne de provincie zijn met rapportage op ingang van 1 januari 2009 vervallen. Systeemgericht Beoordelen op basis van interne kwartaalrapportage of voldaan is aan eis. Financiën 1 maal per kwartaal (maart, juni, september, december) Overschrijdt het maximale leningbedrag dat binnen één jaar onderhevig mag zijn aan rentewijziging de norm van 30 % van de netto vaste schuld. WRO stel hiervoor per kwartaal een interne rapportage op Systeemgericht Beoordelen op basis van kwartaalrapportage of voldaan is aan de eis. Financiën 1 maal per kwartaal (maart, juni, september, december) Interne regelgeving Delegatie- en mandaatregeling 2004 Nummer 4 het tijdelijk beleggen van beschikbare geldmiddelen. Nummer 5 het aangaan van geldleningen. De bevoegdheid tot het tijdelijk beleggen van beschikbare geldmiddelen is op 1 juli 2004 gedelegeerd aan het DB. De bevoegdheid tot het aangaan van geldleningen is op 1 juli 2004 gedelegeerd aan het DB en gemandateerd aan SD en coördinator team financiën gezamenlijk. Zie nummer 24. Zie treasurystatuut artikel 4 risicobeheer. Nummer 11 het verlenen van garanties. De bevoegdheid tot het verlenen van Zie treasurystatuut garanties aan derden uit hoofde van de artikel 4 risicobeheer publieke taak conform het treasurystatuut is op 1 juli 2004 gemandateerd aan het DB. Nummer 24 aangaan kasgeldlening en tijdelijk belggen overtollig kasgeld. De bevoegdeid tot het aangaan van kasgeldleningen en het tijdelijk beleggen van overtollig kasgeld is op 1 juli 2004 gemandateerd aan de SD. Door de SD is dit op 6 oktober 2006 verder ondergemandateerd zie 'ondermandaatregeling 2006'. Zie ondermandaatregeling Ondermandaateregeling 2006 Nummer 48 het aangaan van kasgeldleningen en tijdelijk beleggen van overtollig kasgeld. De bevoegdheid tot het aangaan van kasgeldleningen en het tijdelijk beleggen van overtollig kasgeld is niet in overeenstemming met de ondermandaatregeling. Het aangaan en uitzetten van kortlopende middelen is gedelegeerd aan het DB, gemandateerd aan de secretaris/directeur en ondergemandateerd aan de coördinator financiën en medewerker financieel beleid gezamenlijk. De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen. Systeemgericht Integraal AJZ 2 maal per jaar (juli en december) Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Roer en Overmaas (art. 108 Waterschapswet) Artikel 13 waardering van afschrijving van activa. Artikel 16 financiering. Geen financieel beheersrisico, verwezen wordt naar de 'nota vaste activa 2008'. Geen financieel beheersrisico, verwezen wordt naar het Treasurystatuut. C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces Kapitaallasten (2).xls , 15:30 Pagina 1 van 4

11 TOETSINGSKADER PROCES KAPITAALLASTEN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Beheersingsmaatregelen Regelgeving Relevante aspecten Beheersingsrisico's Toelichting Voorlopige inschatting beheersmaatregelen (eisen die financiële rechtmatigheid raken) Financieel risico voorwaarden zichtbaar en achteraf toetsbaar Het intern toetsen van de beheersingsmaatregele Voorstel strategie Voorstel aantal testen Verwijzing uitgevoerde werkzaamheden Wie Wanneer / periodiciteit Conclusie Rechtmatigheid systeemgericht genoemde aantallen zijn op dossier met inhoudsopgave (bv rood of groen) (beheermaatregelen basis van geen testen) of foutconstatering. Bij gegevensgericht constatering fouten dient de testen deelwaarneming uitgebreid te worden Treasurystatuut Art 4 risicobeheer. Art 4, lid 1 heeft het aangaan van leningen plaatsgevonden bij een financiële instellingen met minimaal een A-rating. Art 4, lid 1 is het verstrekken van leningen of garanties en gebruik van derivaten in overeenstemming met het treasury-statuut. Zie delegatie- en mandaatregeling 2004, nummer 5. Zie delegatie- en mandaatregeling 2004, nummer 5. DB-besluit vormt basis voor lening. Verder is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen. AB-besluit vormt basis voor verstrekken van lening en aangaan garantie. Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Integraal Financiën Incidenteel indien het zich voordoet. Art 4, lid 2 is een lening of garantie uit hoofde van de publieke taak verstrekt met goedkeuring van het algemeen bestuur. Zie delegatie- en mandaatregeling 2004, nummer 5. AB-besluit vormt basis voor verstrekken van lening en aangaan garantie. Integraal Financiën Incidenteel indien het zich voordoet. Art 4, lid 4 zijn derivaten gebruikt voor de beperking van financiele risico. Art 5 renterisicobeheer. Art. 5, lid 1 en 2 is het renterisicobeheer in overeenstemming met de wet Fido. Art 6 koerrisicobeheer Art. 6, lid 1 heeft de uitzetting plaatsgevonden in de vorm van rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito's, commercial paper (CP), certificates of deposit (CD), obligaties, medium term notes (MTN) of garantieproducten. Art 7 kredietrisicobeheer Art 7, lid 1a heeft de uitzetting plaatsgevonden bij Nederlandse overheden en publiekrechtelijke lichamen met een solvabliteitsratio van 0 % of financiële instellingen met minstens een A-rating. AB besluit vormt basis voor aangaan derivaat. Integraal Financiën Incidenteel indien het zich voordoet. Zie wet Fido. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Zie ondermandaatregeling Zie ondermandaatregeling De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Art 7, lid 1b is meer dan 5 miljoen uitgezet bij één individuele tegenpartij. Zie ondermandaatregeling De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Art 9 valutarisico Art. 10 langlopende financiering Zijn leningen aangegaan in andere valuta i.p.v. euro's. Art 10, lid 1 is financiering aangetrokken voor de uitoefening van een publieke taak. Art 10, lid 3 is bij het aantrekken van de financiering gebruik gemaakt van onderhandse geldleningen, commercial papers (CP) en medium termnoots Art 10, lid 4 is bij het aantrekken van de financiering drie offertes gevraagd. Zie delegatie- en mandaatregeling 2004, nummer 5. Zie delegatie- en mandaatregeling 2004, nummer 5. Zie delegatie- en mandaatregeling 2004, nummer 5. Zie delegatie- en mandaatregeling 2004, nummer 5. DB-besluit vormt basis voor geldlening. DB-besluit vormt basis voor geldlening. DB-besluit vormt basis voor geldlening. DB-besluit vormt basis voor lening. Verder is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen. Integraal Financiën Incidenteel indien het zich voordoet. Integraal Financiën Incidenteel indien het zich voordoet. Integraal Financiën Incidenteel indien het zich voordoet. Integraal Financiën Incidenteel indien het zich voordoet. C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces Kapitaallasten (2).xls , 15:30 Pagina 2 van 4

12 TOETSINGSKADER PROCES KAPITAALLASTEN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Beheersingsmaatregelen Regelgeving Relevante aspecten Beheersingsrisico's Toelichting Voorlopige inschatting beheersmaatregelen (eisen die financiële rechtmatigheid raken) Financieel risico voorwaarden zichtbaar en achteraf toetsbaar Het intern toetsen van de beheersingsmaatregele Voorstel strategie Voorstel aantal testen Verwijzing uitgevoerde werkzaamheden Wie Wanneer / periodiciteit Conclusie Rechtmatigheid systeemgericht genoemde aantallen zijn op dossier met inhoudsopgave (bv rood of groen) (beheermaatregelen basis van geen testen) of foutconstatering. Bij gegevensgericht constatering fouten dient de testen deelwaarneming uitgebreid te worden Art. 11 langlopende uitzettingen Art 11, lid 1 is voldaan aan de voorwaarden uit artikel 5, 6 en 7. Zie ondermandaatregeling De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Art 11, lid 2 is bij de langlopende uitzetting drie offertes gevraagd. Zie ondermandaatregeling De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Art 14 saldo en liquiditeitenbeheer kortlopende middelen Art 14, lid 3 is bij het aantrekken van kortlopende middelen gebruik gemaakt van daggeld, kasgeldlleningen of de kredietlimiet in rekening-courant. Zie ondermandaatregeling De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Art 14, lid 4 heeft het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar plaatsgevonden via rekeningcourant, daggeld, spaarrekeningen of deposito's. Zie ondermandaatregeling De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Art 14, lid 5 heeft de kortlopende uitzetting Zie plaatsgevonden bij Nederlandse overheden ondermandaatregeling en publiekrechtelijke lichamen met een solvabliteitsratio van 0 % of financiële instellingen met minstens een A-rating. Art 14, lid 5 is meer dan 5 miljoen uitgezet bij één individuele tegenpartij. Art 14, lid 6 is bij het aantrekken of uitzetten van kortlopende middelen twee offertes gevraagd. Zie ondermandaatregeling Zie ondermandaatregeling De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Art. 21 functiescheiding Is een transactie door twee afzonderlijke functionarissen geautoriseerd. Zie ondermandaatregeling De basis voor elke transactie is de offrering, voorzien van een ratingformulier en ondertekend door de bevoegde functionarissen Systeemgericht Integraal Financiën 2 maal per jaar (juli en december) Nota reservebeleid 2008 Hoofdstuk 8 rentetoerekening. Is de rentetoerekening in overeenstemming met de 'nota reservebeleid 2008'. Beoordeling staat van reserves en voorzieningen. Integrale afstemming juistheid gehanteerde rentetoerekening Financiën Bij samenstelling jaarrekening februari/maart C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces Kapitaallasten (2).xls , 15:30 Pagina 3 van 4

13 TOETSINGSKADER PROCES KAPITAALLASTEN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Beheersingsmaatregelen Regelgeving Relevante aspecten Beheersingsrisico's Toelichting Voorlopige inschatting beheersmaatregelen (eisen die financiële rechtmatigheid raken) Financieel risico voorwaarden zichtbaar en achteraf toetsbaar Het intern toetsen van de beheersingsmaatregele Voorstel strategie Voorstel aantal testen Verwijzing uitgevoerde werkzaamheden Wie Wanneer / periodiciteit Conclusie Rechtmatigheid systeemgericht genoemde aantallen zijn op dossier met inhoudsopgave (bv rood of groen) (beheermaatregelen basis van geen testen) of foutconstatering. Bij gegevensgericht constatering fouten dient de testen deelwaarneming uitgebreid te worden Nota vaste activa 2008 Paragraaf 4.2 grensbedragen. Paragraaf 4.3 activering. Paragraaf 5.2 tijdstip afschrijvingen. Paragraaf 5.3 afschrijvingstermijnen. Paragraaf 5.5 versnelde afschrijving. Zijn de grensbedragen voor activering in overeenstemming met de 'nota vaste activa 2008'. Is de activering van van projectleiders, medewerkers projecten, landmeters en grondaankopers die direct aan projecten zijn toe te rekenen in overeenstemming met de 'nota vaste activa 2008'. Is het tijdstip aanvang afschrijving in overeenstemming met de 'nota vaste activa 2008'. Is de afschrijvingstermijn in overeenstemming met de 'nota vaste activa 2008'. Is de versnelde afschrijving in overeenstemming met de 'nota vaste activa 2008'. Beoordeling staat van vaste activa. Beoordeling staat van vaste activa. Beoordeling staat van vaste activa. Beoordeling staat van vaste activa. Beoordeling staat van vaste activa. Integrale afstemming juistheid gehanteerde grensbedragen Integrale afstemming juistheid activering (tarief en uren). Integrale afstemming juistheid gehanteerd tijdstip afschrijving Integrale afstemming juistheid gehanteerde termijnen Integrale afstemming juistheid versnelde afschrijving Financiën Financiën Financiën Financiën Financiën Bij samenstelling jaarrekening februari/maart Bij samenstelling jaarrekening februari/maart Bij samenstelling jaarrekening februari/maart Bij samenstelling jaarrekening februari/maart Bij samenstelling jaarrekening februari/maart C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces Kapitaallasten (2).xls , 15:30 Pagina 4 van 4

14 NORMENKADER PROCES WBL WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Financieel belang (koppeling met economische categorie) Kosten 4310 Overige diensten door derden WBL Opbrengsten Uitwerking normenkader (relevante wet en regelgeving) Datum vaststelling Ingangsdatum Einddatum Opmerkingen Externe regelgeving 1 Wet Gemeenschappelijke regelingen Dit vormt de basis voor de Gemeenschappelijke regeling Waterschapsbedrijf Limburg Interne regelgeving 1 Gemeenschappelijke regeling Waterschapsbedrijf Limburg Gewijzigd op 9 december C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces WBL (2).xls , 15:30 Pagina 1 van 1

15 TOETSINGSKADER PROCES WBL WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Beheersingsmaatregelen Regelgeving Relevante aspecten Beheersingsrisico's Toelichting Voorlopige inschatting beheersmaatregelen (eisen die financiële rechtmatigheid raken) Financieel risico voorwaarden zichtbaar en achteraf toetsbaar Het intern toetsen van de beheersingsmaatregele Voorstel strategie Voorstel aantal testen Verwijzing uitgevoerde werkzaamheden Wie Wanneer / periodiciteit Conclusie Rechtmatigheid systeemgericht genoemde aantallen zijn op dossier met inhoudsopgave (bv rood of groen) (beheermaatregelen basis van geen testen) of foutconstatering. Bij gegevensgericht constatering fouten dient de testen deelwaarneming uitgebreid te worden Externe regelgeving Wet Gemeenschappelijke regelingen Geen financiële beheersrisico's. Interne regelgeving Gemeenschappelijke regeling Waterschapsbedrijf Limburg Artikel 19 begroting Artikel 20 begrotingswijzigingen Verplichte bijdrage WBL Artikel 19 lid 1 heeft het DB van de regeling de ontwerp-begroting vastgesteld in het jaar voorafgaande in het begrotingsjaar en binnen zes weken toegezonden voordat deze aan het AB van de regeling wordt aangeboden. Artikel 19 lid 4 heeft het AB van de regeling de begroting vastgesteld in het jaar voorafgaande van het begrotingsjaar. Artikel 20 lid 1 heeft het DB van de regeling ontwerp-begrotingswijzigingen vastgesteld in het jaar voorafgaande in het begrotingsjaar en binnen zes weken toegezonden voordat deze aan het AB van de regeling wordt aangeboden. Artikel 20 lid 1 heeft het AB van de regeling de begrotingwijizgingen vastgesteld in het jaar voorafgaande van het begrotingsjaar. Is van de regeling een brief (boekingsdocument) ontvangen waarin de maandelijkse exploitatiebijdrage voor het begrotingsjaar is opgenomen. Correspondeert dit bedrag met de door het AB van de regeling vastgestelde begroting inclusief eventuele begrotingswijzigingen. Vastgestelde begroting is verplichte bijdrage voor waterschap Vastgestelde begrotingswijziging is verplichte bijdrage voor waterschap Planning en control cyclus Integraal Financiën juli Planning en control cyclus Integraal Financiën december Planning en control cyclus Integraal Financiën november Planning en control cyclus Integraal Financiën december Integraal Financiën januari Artikel 20 jaarrekening Geen financiële beheersrisico's C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces WBL (2).xls , 15:31 Pagina 1 van 1

16 NORMENKADER PROCES INKOOP EN AANBESTEDING WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Financieel belang (koppeling met economische categorie) Kosten 4204 Overige personeelslasten Personeel van derden Duurzame gebruiksgoederen Overige gebruiks- en verbruiksgoederen Energie Huren en rechten Verzekeringen Onderhoud door derden Overige diensten door derden Totaal kosten Investeringsuitgaven Totaal Opbrengsten Uitwerking normenkader (relevante wet en regelgeving) Datum vaststelling Ingangsdatum Einddatum Opmerkingen Externe regelgeving 1 Aanbestedingswet Momenteel geldt geen aanbestedingswet. De nieuwe aanbestedingswet is verworpen. Waarschijnlijk zal in 2009 wel een aanbestedingswet zijn aangenomen. 2 Besluit aanbestedingsrichtlijnen overheidsopdrachten (BAO) In BAO zijn actuele bedragen voor europese aanbesteding van leveringen, diensten en werken opgenomen. 3 Europese aanbestedingsrichtlijnen Waterschapswet Interne regelgeving 1 Uitvoeringsregels inkoop- en aanbestedingsbeleid De drempelbedragen van openbare en europese aanbesteding zijn wettelijk verlaagd. Drempel europese aanbesteding leveringen en diensten van naar (excl. BTW). De drempel van europees aanbesteden van werken is verlaagd van naar (excl. BTW). 2 Delegatie en mandaatverordening Regeling budgethouderschap en financieel mandaat Gewijzigd C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces Inkoop en aanbesteding (2).xls , 15:31 Pagina 1 van 1

17 TOETSINGSKADER PROCES INKOOP EN AANBESTEDING WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Beheersingsmaatregelen Regelgeving Relevante aspecten Beheersingsrisico's Toelichting Voorlopige inschatting beheersmaatregelen (eisen die financiële rechtmatigheid raken) Financieel risico voorwaarden zichtbaar en achteraf toetsbaar Het intern toetsen van de beheersingsmaatregele Voorstel strategie Voorstel aantal testen Verwijzing uitgevoerde werkzaamheden Wie Wanneer / periodiciteit Conclusie Rechtmatigheid systeemgericht genoemde aantallen zijn op dossier met inhoudsopgave (bv rood of groen) (beheermaatregelen basis van geen testen) of foutconstatering. Bij gegevensgericht constatering fouten dient de testen deelwaarneming uitgebreid te worden Externe regelgeving Aanbestedingswet Momenteel geldt geen aanbestedingswet. De nieuwe aanbestedingswet is verworpen. Waarschijnlijk wordt in 2009 wel een nieuwe aanbestedingswet aangenomen. Besluit aanbestedingsrichtlijnen overheidsopdrachten (BAO) Artikel 7 Wordt het besluit aanbestedingregels op overheidsopdrachten toegepast indien de geraamde waarde excl. BTW gelijk of groter is dan de vermelde drempels in richtlijn nr 2004/18/EG? Drempelbedragen en Zie interne regelgeving; toepassing aanbestedings-bijlagregels zijn opgenomen in 1 de interne uitvoeringsregels 'inkoop en aanbestedingsbeleid'; Bijlage 1. Artikel 7 Is de richtlijn nr 2004/18/EG vervangen Drempelbedragen en Zie interne regelgeving; door een nieuwere EG-richtlijn waardoor de toepassing aanbestedings-bijlagregels zijn opgenomen in 1 in artikel 7 vermelde aanbestedingsgrenzen wijzigen? de interne uitvoeringsregels 'inkoop en aanbestedingsbeleid'; Bijlage 1. Artikel 8 Wordt het besluit aanbestedingregels op overheidsopdrachten toegepast op opdrachten waarvan meer dan 50% rechtstreeks door aanbestedende diensten worden gesubsidieerd? WRO werkt volgens de ARW2005 (de praktische uitvoering van de BAO). Dit is opgenomen in de interne beleidsregels inkoop en aanbesteding. Zie interne regelgeving; inleiding Artikel 9 lid 1,2,3 Baseert WRO als aanbestedende dienst, op het tijdstip van verzending van de aankondiging van de overheidsopdracht, de berekening van de geraamde waarde van een overheidsopdracht op het totale bedrag (excl. BTW)? WRO werkt volgens de ARW2005 (de praktische uitvoering van de BAO). Dit is opgenomen in de interne beleidsregels inkoop en aanbesteding. Zie interne regelgeving; inleiding Artikel 9 lid 6 Neemt de aanbestedende dienst de geraamde totale waarde van percelen als grondslag wanneer een voorgenomen werk of aankoop leidt tot overheidsopdrachten die gelijktijdig in afzonderlijke percelen worden gegund. WRO werkt volgens de ARW2005 (de praktische uitvoering van de BAO). Dit is opgenomen in de interne beleidsregels inkoop en aanbesteding. Zie interne regelgeving; inleiding Artikel 9 lid 7 Wanneer de samengestelde waarde van de percelen gelijk is aan of groter dan het in artikel 7 bepaalde drempelbedrag, is het besluit aanbestedingsregels van toepassing op de gunning van elk perceel. Wordt dit toegepast door WRO? WRO werkt volgens de ARW2005 (de praktische uitvoering van de BAO). Dit is opgenomen in de interne beleidsregels inkoop en aanbesteding. Zie interne regelgeving; inleiding Artikel 23 Heeft de aanbestedende dienst de technische specificaties (cf. de eisen van de aanbestedingsregels) opgenomen in de aanbestedingsstukken? WRO werkt volgens de ARW2005 (de praktische uitvoering van de BAO). Dit is opgenomen in de interne beleidsregels inkoop en aanbesteding. Zie interne regelgeving; inleiding Artikel 29 lid 13 Beoordeelt de aanbestedende dienst de ontvangen inschrijvingen op basis van de in de aankondiging van de overheidsopdracht of in het beschrijvend document bepaalde gunningscriteria en kiest de economisch voordeligste inschrijving? WRO werkt volgens de ARW2005 (de praktische uitvoering van de BAO). Dit is opgenomen in de interne beleidsregels inkoop en aanbesteding. Zie interne regelgeving; inleiding C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces Inkoop en aanbesteding (2).xls , 15:31 Pagina 1 van 2

18 TOETSINGSKADER PROCES INKOOP EN AANBESTEDING WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Beheersingsmaatregelen Regelgeving Relevante aspecten Beheersingsrisico's Toelichting Voorlopige inschatting beheersmaatregelen (eisen die financiële rechtmatigheid raken) Financieel risico voorwaarden zichtbaar en achteraf toetsbaar Het intern toetsen van de beheersingsmaatregele Voorstel strategie Voorstel aantal testen Verwijzing uitgevoerde werkzaamheden Wie Wanneer / periodiciteit Conclusie Rechtmatigheid systeemgericht genoemde aantallen zijn op dossier met inhoudsopgave (bv rood of groen) (beheermaatregelen basis van geen testen) of foutconstatering. Bij gegevensgericht constatering fouten dient de testen deelwaarneming uitgebreid te worden Artikel 38 Wordt bij de aanbesteding de minimum termijn van 52 dagen bij openbare en 40 dagen bij niet-openbare aanbesteding gehanteerd? WRO werkt volgens de ARW2005 (de praktische uitvoering van de BAO). Dit is opgenomen in de interne beleidsregels inkoop en aanbesteding. Zie interne regelgeving; inleiding Europese aanbestedingsrichtlijnen zie BAO Waterschapswet Geen financiële beheersrisico`s. Interne regelgeving Uitvoeringsregels inkoop- en Inleiding Is gewerkt volgens ARW2005? WRO heeft zichzelf de aanbestedingsbeleid verplichting opgelegd te werken volgens ARW Aanbesteding Is de juiste aanbestedingsvorm gekozen? werken 7.2 Aanbesteding leveringen 7.3 Aanbesteding diensten Is de juiste aanbestedingsvorm gekozen? Is de juiste aanbestedingsvorm gekozen? 7.5 Meerwerk Is het totaal bedrag van de voor aanvullende diensten of werken niet hoger dan 50% van het bedrag van het hoofdwerk waarvoor de gunning is verleend? Er wordt gewerkt met formulieren en standaarden. Toetsing uitvoeringsregels aan de hand van gearchiveerde opdrachtbonnen en -brieven met formulier 'melding en motivering aanbesteding'. Toetsing uitvoeringsregels aan de hand van gearchiveerde opdrachtbonnen en -brieven met formulier 'melding en motivering aanbesteding'. Toetsing uitvoeringsregels aan de hand van gearchiveerde opdrachtbonnen en -brieven met formulier 'melding en motivering aanbesteding'. Controle opdracht met realisatie in financiële administratie. Systeemgericht Systeemgericht Systeemgericht Systeemgericht Beoordeling 10% van alle aanbestedingen met een maximum van 25 Beoordeling 10% van alle aanbestedingen met een maximum van 25 Beoordeling 10% van alle aanbestedingen met een maximum van 25 Beoordeling 10% van alle aanbestedingen met een maximum van 25 Concerncontrol Concerncontrol Concerncontrol Concerncontrol Gedurende het jaar Gedurende het jaar Gedurende het jaar Gedurende het jaar Systeemgericht Integraal Concerncontrol Gedurende het jaar Bijlage 1 Zijn de wettelijke drempelbedragen van openbare en europese aanbesteding nog aktueel? dossier aanbestedingen; drempelwaarden. Integraal AJZ 1x per jaar Delegatie en mandaatverordening Financieel mandaat is opgenomen in 'Regeling budgethouderschap en financieel mandaat' Regeling budgethouderschap en financieel mandaat H.2 Aangaan van verplichtingen Is de verplichting aangegaan door geautoriseerde functionaris? Afhandeling van aangaan verplichtingen wordt altijd opgevolgd door Art.10, zie beneden. Art.9 Opdrachtvormen Geen financieel beheersrisico Verplichting dient te worden aangegaan middels documentatie van de leverancier, een bestelbon of een opdrachtbrief. Art.10 Afhandeling van aangegane verplichtingen is factuur geparafeerd door besteller, deelbudgethouder en budgethouder? De budgethouder is verantwoordelijk voor nakoming van handelwijze. Handelwijze is vastgelegd in proces 'factuurafhandeling'. Systeemgericht Integraal geconstateerde fouten worden gearchiveerd Financiën Bij de factuurafhandeling C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces Inkoop en aanbesteding (2).xls , 15:31 Pagina 2 van 2

19 NORMENKADER PROCES PERSONEEL WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Financieel belang (koppeling met economische categorie) Kosten 4201 Salarissen huidig personeel en bestuurders Sociale premies Overige personeelslasten Uitkeringen voormalig personeel en bestuurders Overige diensten door derden Opbrengsten 8201 Baten in verband met salarissen en sociale lasten Uitlening van personeel Diensten voor derden Uitwerking normenkader (relevante wet en regelgeving) Datum vaststelling Ingangsdatum Einddatum Opmerkingen Externe regelgeving 1 Fiscale wet- en regelgeving Pensioenwet Sectorale arbeidsvoorwaarden waterschapspersoneel (SAW) Sociale verzekeringswetten Werkloosheidswet Wet inkomen en arbeid (WIA) Wet op inkomstenbelastingen Wet op de loonbelasting Wet op de ondernemingsraden Ziektewet Ambtenarenwet Algemene wet Bestuursrecht (AWB) Waterschapswet Burgerlijk wetboek (BW) Archiefwet Interne regelgeving Secundaire arbeidsvoorwaarden regelingen 1 Attentie en receptieregeling Bedrijfsautoregeling WRO Regeling vergoeding inconveniënten Regeling beschikbaarstelling mobiele telefoons Werkkledingregeling Opgenomen onder inkoop en aanbesteding. 6 IZA-bedrijfszorg Opgenomen onder inkoop en aanbesteding. 7 Regeling bedrijfshulpverlening Regeling betaald ouderschapsverlof WRO Ziekteverzuimbeleid C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces Personeel (2).xls , 15:31 Pagina 1 van 1

20 TOETSINGSKADER PROCES PERSONEEL WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 2009 Beheersingsmaatregelen Regelgeving Relevante aspecten Beheersingsrisico's Toelichting Voorlopige inschatting beheersmaatregelen (eisen die financiële rechtmatigheid raken) Financieel risico voorwaarden zichtbaar en achteraf toetsbaar Het intern toetsen van de beheersingsmaatregelen Voorstel strategie Voorstel aantal testen Verwijzing uitgevoerde werkzaamheden Wie Wanneer / periodiciteit Conclusie Rechtmatigheid systeemgericht genoemde aantallen zijn op basis dossier met inhoudsopgave (bv rood of groen) (beheermaatregelen van geen foutconstatering. Bij testen) of constatering fouten dient de gegevensgericht deelwaarneming uitgebreid te testen worden Externe regelgeving Fiscale wet- en regelgeving Is de bruto/netto berekening op de salarisstrook juist en conform. Salarisberekening vindt plaats door deskundig extern bureau Centric. Deskundigenverklaring van Centric. Opvragen deskundigenverklaring bij werking interne beheersing salarispakket. Personeelszaken Jaarlijks in januari. Zijn loonheffingsverklaringen aanwezig. Zijn de tabellen voor de loonheffing juist toegepast. Verklaring wordt ingevuld bij indiensttreding. Zie ook artikel SAW. Deskundigenverklaring van Centric. Systeemgericht Integraal Financiën Maandelijks Opvragen deskundigenverklaring bij werking interne beheersing salarispakket. Personeelszaken Jaarlijks in januari. Heeft de berekening van de pensioenpremie volgens het pensioenreglement plaatsgevonden. Deskundigenverklaring van Centric. Opvragen deskundigenverklaring bij werking interne beheersing salarispakket. Personeelszaken Jaarlijks in januari. Heeft de berekening van de sociale lasten volgens de geldende bepalingen plaatsgevonden. Deskundigenverklaring van Centric. Opvragen deskundigenverklaring bij werking interne beheersing salarispakket. Personeelszaken Jaarlijks in januari. Pensioenwet Artikel 131, lid 1 Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Artikel 132, lid 1 Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Artikel 132, lid 2 Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Artikel 132, lid 3 Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Artikel 133, lid 1 Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Is aan een bestuurslid met ingang van de dag van zijn aftreden, indien hij nog niet de leeftijd van 65 jaar heeft bereikt, recht op uitkering verleend ten laste van WRO waarin hij als zodanig optrad. Is de uitkering toegekend voor een duur gelijk aan de tijd waarin de belanghebbende bestuurslid is geweest, maar tenminste voor de duur van twee jaren en ten hoogste voor de duur van zes jaren. Indien de belanghebbende ten tijde van zijn aftreden als bestuurslid de leeftijd van 50 jaar heeft bereikt en betrokkene in het tijdvak van twaalf jaren dat direct aan zijn aftreden voorafgaat ten minste tien jaren bestuurslid is geweest, is de uitkering voortgezet tot het tijdstip waarop hij de leeftijd van 65 jaar bereikt. Is een uitkering toegekend voor de duur van zes maanden, indien de belanghebbende korter dan drie maanden lid van bestuur is geweest. Bedraagt de uitkering gedurende het eerste jaar 80% en vervolgens 70% van de laatstelijk als bestuurslid genoten wedde. Berekening, afwikkeling en uitvoering vindt plaats door Raet. Algemeen Leeft uitkeringsgerrechtigde nog. Verantwoordelijkheid WRO Aanmelding bestuurslid aan Raet door personeelszaken.. Zie art 131, 1lid 1. Zie art 132, lid 1. Deskundigenverklaring van Raet. Zie art 131, lid 1. Zie art 132, lid 1. Deskundigenverklaring van Raet. Zie art 131, lid 1. Zie art 132, lid 1. Deskundigenverklaring van Raet. Zie art 131, lid 1. Zie art 132, lid 1. Deskundigenverklaring van Raet. Controle bevolkingsadministratie GBA via waterschapsbedrijf Integraal Personeelszaken Incidenteel wanneer het zich voordoet. Opvragen deskundigenverklaring bij Raet. Opvragen deskundigenverklaring bij Raet. Opvragen deskundigenverklaring bij Raet. Opvragen deskundigenverklaring bij Raet. Personeelszaken Personeelszaken Personeelszaken Personeelszaken Jaarlijks in januari. Jaarlijks in januari. Jaarlijks in januari. Jaarlijks in januari. Integraal Personeelszaken Jaarlijks in januari Sectorale arbeidsvoorwaarden waterschapspersoneel (SAW) Artikel SAW Artikel en SAW Is het aanstellingsbesluit getekend door de gemandateerde ambtenaar. Is bij indiensttreding de ingangsdatum van de salarisbetaling conform het benoemingsbesluit. Is bij promotie de wijzigingsdatum van de salarisbetaling conform het benoemingsbesluit. Controleprotocol onderdeel personeel is basis. Zie art SAW Zie art SAW. Systeemgericht Integraal Financiën Maandelijks Systeemgericht Integraal Financiën Maandelijks Systeemgericht Integraal Financiën Maandelijks C:\Temporary Internet Files\OLK1AF\2009 Toetsingsplan proces Personeel (2).xls , 15:32 Pagina 1 van 4