~ ,.----~~~v-~~-~-~p!tftoyihcie ZEE~ AFD...SG. AFD. TE~J..f.. Jt., DATUM

Transcriptie

1 ~ ,.----~~~v-~~-~-~p!tftoyihcie ZEE~ Gedeputeerde Staten AFD...SG I AFD. TE~J..f.. Jt., DATUM joosse bericht op brief van: uw kenmerk Aan de voorzitter van Provinciale Staten van Zeeland p/a Statengriffie ons kenmerk: afdeling: bijlage(n): 2 Personeel, Organisatie en Informatie behandeld door: Mark Piron doorkiesnummer: (0118) onderwerp: organisatieontwikkeling verzonden: 2 3 feb. 2[;12 Middelburg, 23 februari 2012 Geachte voorzitter, In aansluiting op onze brief van 7 februari over de stand van zaken van de organisatieontwikkeling (als bijlage bijgevoegd) informeren wij u hierbij over de stappen die wij sinds het schrijven van die brief hebben gezet. Zoals u bekend adviseert bureau Gebeon ons de kernformatie te bepalen op 500 fte, gekoppeld aan de ijkpunten van het provinciefonds. Ook adviseert Gebeon over potentiele besparingsmogelijkheden, in vergelijking met andere provincies en in vergelijking met de ijkpunten. Vanuit onze verantwoordelijkheid voor de organisatie met een daarbij passende formatie - neergelegd in artikel 158, lid c, van de Provinciewet - hebben wij inmiddels besloten het advies van Gebeon om uit te gaan van 500 fte als kernformatie over te nemen. Over de potentiele besparingsmogelijkheden nemen wij een standpunt in, zoals eerder aangegeven, in onze winterconferentie van 28 maart. Daarna volgt een voorstel ter zake aan uw Staten die het budgetrecht hebben. Ook is u bekend dat bureau Lysias ons adviseert het organisatiemodel te wijzigen. Ook het voorstel van Lysias hebben wij vanuit onze verantwoordelijkheid voor de organisatie overgenomen. De rapportages van Gebeon en Lysias liggen momenteel, conform de Wet op de OndernemingsRaden (WOR), ter advisering bij de Ondernemingsraad. Advisering wordt verwacht medio maart, waarna besluitvorming kan volgen en waarna de reorganisatie daadwerkelijk in gang gezet kan worden. Daarnaast hebben wij op grond van hoofdstuk I van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP) overleg gevoerd met de vakorganisaties voor overheidspersoneel over de vertrekregeling. De wens een regeling te willen afspreken voor medewerkers die 57 jaar of ouder zijn per 1/1/13 komt voort uit de conclusies van Cebeon. Gebeon concludeert immers dat er sprake is van een niet doelmatige inzet van de personeelsformatie. Dit ten opzichte van de ijkpunten die gebruikt worden voor de berekening van de uitkering uit het provinciefonds en ten opzichte van referentieprovincies. Wij verwachten bovendien negatieve financiele gevolgen als de provincie Zeeland zich niet conformeert aan de ijkpunten, wat naar het oordeel van Cebeen nu niet het geval is. Daarbij komt dat in verband met onze wens te reorganiseren, de nieuwe organisatie, om de beoogde cultuuromslag een zo groot mogelijke kans te geven, zo min mogelijk belast zou moet worden met een substantiële afbouwproblematiek van formatie en personeel. Afvloeiïng van personeel via natuurlijk verloop zou pas in 2022 gerealiseerd zijn. Naar onze mening is, gegeven de geldende rechtspositionele kaders (w.o. het Sociaal Statuut), de meest reële, de meest optimale en de meest efficiënte mogelijkheid om uitstroom vorm te geven het instrument van vrijwillig vervroegd uittreden. Gekozen is voor mede-. werkers die 57 jaar of ouder zijn per 1 januari Op basis van een analyse van het personeelsbestand is die leeftijdsgrens noodzakelijk omdat, uitgaande van een gebruik van de regeling door een grote meerderheid van de doelgroep, bij die leeftijdsgrens een zodanig substantiële formatiereductie gerealiseerd kan war-

2 den dat niet langer sprake zal zijn van een belemmerende last voor de nieuwe organisatie. Een lagere leeftijdsgrens is niet aan de orde omdat dan het risico bestaat dat de personeelsbezetting ver onder de 500 fte kan zakken. Gezien ook de situatie op de stagnerende arbeidsmarkt achten wij het niet reëel dat er enig ander instrument voor vrijwillige uitstroom is dat én in gelijke mate bij zal dragen aan de beoogde formatiereductie én in gelijke mate kostenefficiënt zal zijn én in gelijke mate de nu al broze personeelsopbouw van de organisatie niet verder aantast 1. Het Georganiseerd Overleg bleek zich in een informeel overleg te kunnen vinden in een regeling. Op 15 februari is hierover door ons formeel overleg gevoerd. Er is een onderhandelaarsakkoord bereikt, in de vorm van een ontwerpregeling (samenvatting als bijlage) waarin partijen zich kunnen vinden. Wel is het de bonden nog vergund een ledenraadpleging te organiseren en de ontwerpregeling in eigen kring te laten toetsen. Uiterlijk 6 maart volgt dan een schriftelijke reactie, waarna besluitvorming onzerzijds volgt. De exacte kosten van de regeling zijn overigens op dit moment nog moeilijk te kwantificeren. De regeling gaat uit van een, afhankelijk van het schaalniveau van de medewerkers, percentage van tenminste 70 % van het laatst verdiende inkomen. De gemiddelde loonkosten, zoals die voor de bezuinigingen 2010 worden gehanteerd zijn per fte, per jaar. Kosten van de regeling per fte, per jaar zijn dan gemiddeld per fte, per jaar. Het is waarschijnlijk dat er een fiscale boete geheven zal worden. De fiscale boete bedraagt 52% over de loonkosten (81% van de gemiddelde loonkosten heeft betrekking op de fiscale boete, dus gemiddeld * 81% * 70% * 52% = per fte per jaar aan fiscale boete). De totale kosten van de regeling en van de boete zijn afhankelijk van het gebruik van de regeling. Een berekening kan gemaakt worden als bekend is wat i.r.t. de deelnemers aan de regeling de deeltijdpercentages van hun dienstverbanden zijn en wat hun leeftijd en functieniveau is. Uitgangspunt is dat de in de begroting al opgenomen salariskosten voor de deelnemende medewerkers voldoende zijn om de totale kosten van de regeling te financieren. Aan het presidium zullen wij voorstellen dat wij op een nader te bepalen datum een voorlichtingssessie te organiseren, waarbij ingezoomd wordt op de rapporten van Lysias en Cebeon, alsmede op de actualiteit met betrekking tot de vertrekregeling. Hoogachtend, gedeputeerde ~fzjten,, voorzitter ""~~ 1 verhoudingsgewijs zijn er nu circa twee maal zoveel 45+-ers als 3()..45 jarigen en circa anderhalf keer zoveel medewerkers van 3()..45 jaar als medewerkers jonger dan 30 jaar. Behoort bij brief d.d. 23 februari 2012 met ons kenmerk: van de afdeling Personeel, Organisatie en Informatie 2

3 Gedeputeerde Staten f)(x~.nr. ZM.KNFi. CLASG. bericht op brief van: uw kenmerk: Aan de voorzitter van Provinciale Staten van Zeeland p/a Statengriffie ons kenmerk: afdelire; Personeel, Organisatie en Informatie bijlage(n): 2 behandeld door: MJA Piron doorkiesnummer. (0118} onderwerp: Organisatieontwikkeling verzonden: Geachte voorzitter, 1 0. ~ t.ts. Z ' Middelburg, Onlangs spraken wij in de commissie Bestuur, Financiën en Welzijn over de stand van zaken van de organisatieontwikkeling. Op basis van ons collegeprogramma "Stuwende Krachten" is de afgelopen maanden door bureau Cebeon en bureau Lysias gewerkt aan respectievelijk: 1. Een onafhankelijk onderzoek naar de formatieomvang 2. Advisering bij het vinden van een andere werkwijze en een ander organisatiemodel (afstappen van het sectorenmodel} Beide onderzoeken zijn nu afgerond en hebben geleid tot twee notities, waarin aanbevelingen zijn opgenomen voor een efficiënte formatieomvang en voor een ander organisatiemodel. Het betreft de notities van Cebeon "Onderzoek formatieomvang provincie Zeeland" (bijlage 1) en de notitie van Lysias "Naar een slagvaardige provinciale organisatie in Zeeland" (bijlage 2). Daarover informeren wij u. Cebeon: "Onderzoek formatieomvang provincie Zeeland" Cebeon heeft in eerste instantie de kosten van onze organisatie vergeleken met de ijkpunten die gehanteerd worden voor de verdeling van het provinciefonds. In overleg met ons college heeft Cebeon vervolgens de meeste taakclusters aan een verdiepend onderzoek onderworpen. Dat onderzoek is gebaseerd op een vergelijking van onze organisatie met drie voor de betreffende taak meest vergelijkbare provincies. Vergelijkingen zijn gemaakt op kostenniveau en op opvallende uitgaven. Opvallende uitgaven zijn uitgaven die bij vergelijkbare provincies niet voorkomen, waarmee Cebeon tevens mogelijke materiele besparingsmogelijkheden duidt. Daarnaast heeft Cebeon vergelijkingen gemaakt op formatie-aantallen, zowel voor directe als indirecte taken. Uitgangspunt in het onderzoek van Cebeon is dat de provincie voor de uitvoering van beheers- en ontwikkeltaken zich dient te richten op de aangegeven ijkpunten. De ijkpunten, uitgedrukt in euro's per inwoner per taakcluster zijn voor het Rijk bepalend voor de uit het provinciefonds in te zetten middelen voor de kerntaken van onze provincie. Het is noodzakelijk deze door het Rijk opgelegde ijkpunten zoveel mogelijk te benaderen. Immers vanuit een lange termijn financieel perspectief is het zeer wel denkbaar dat niet conformeren, neerwaarts bijstellen van de ijkpunten zal betekenen. Met lagere uitkeringen uit het provinciefonds tot gevolg.

4 . Voor de vergelijking van formatieaantallen heeft Cebeon zich gebaseerd op vergelijkingsmateriaal van per taakcluster een drietal vergelijkbare provincies. Twee.van die drie provincies met de minste formatie-inzet zijn referentiepunt geweest voor het bepalen van de wenselijke formatie-inzet voor Zeeland. En daarmee voor besparingsmogelijkheden. Ook heeft Cebeon als uitgangspunt, gebaseerd op vergelijking met drie andere provincies, een percentage voor indirecte taken gehanteerd van 40 % van de totale formatie. Cebeon komt op hoofdlünen tot de volgende conclusies en aanbevelingen: Cebeon komt tot de conclusie dat de formatie 500 fte zou moeten bedragen. Nadat de bezuinigingen, waartoe in 2010 al is besloten, verrekend zijn, betekent dit een extra besparingsmogelijkheid van 86 fte. Als volgt verdeeld over de taakclusters en directe en indirecte formatie: mvooii II!S~AIING IEZUINGINII mstiiivin m.-.ov SAIDOEX111An-- IEZ a8ion CIBEOII 2010 TOTAAl. TOTAAl. TOTAAl. TOTAAl. TDJAAl. DIRECT INDIRECT n S -6 verllaer 1n vervoer cz behoor -ter oa milieu vert.eer en ve,_, J U ontwlkkollokon econamloche Akon + VHROSV 20 l Niet onderzacht 116 U Cebean: bespllfin&smalelijkhedon 2012 lltductk 2010 ~ 164 I -n I TOTAAl. DIRECT IN!)IRECT fiodtotooi Ionnatie"" besparln&en 2010 en 2012 TOTAAl. DIRfCT INIJIIIECT!sool298!201l -- Vut Ir hanteren plafond voer Indirecte formatie IL-~t--ofwllbo_,._ ~ Met de 500 fte waar Cebeon op uitkomt, is de kernformatie berekend voor het pakket taken gekoppeld aan de ijkpunten. In onze winterconferentie (28 maart a.s.) zullen wij nog bezien of het mogelijk is om meer zelf te doen en minder externe capaciteit in te huren. Bovendien willen wij bezien hoe de conclusies van Cabeon zich verhouden tot ons collegeprogramma. De taken die wij ten opzichte van het pakket waarmee Cebeon gerekend heeft aanvullend op ons nemen en op ons willen blijven nemen vergen mogelijk extra capaciteit. Dit hangt nauw samen met de potentiele besparingsmogelijkheden die Cebeon ook aangeeft. Cebeon constateert dat op de diverse subclusters en taakonderdelen (afgezien van formatie) diverse opvallende uitgaven gedaan worden, die bij de referentieprovincies niet voorkomen. Dit zijn potentiele keuzemo- gelijkheden, die na bestuurlijke weging onzerzijds, besparingen kunnen realiseren die het uitgaveniveau van de provincie naar of op het ijkpuntniveau van het provinciefonds kunnen brengen. In de notitie van Cebeon zijn deze besparingsmogelijkheden in hoofdstuk 6 opgenomen. Ook hierover zullen wij in onze winterconferentie een standpunt innemen, waarna wij ons voor besluitvorming tot uw Staten zullen wenden. Lysias: "Naar een slagvaardige provinciale organisatie in Zeeland" Lysias heeft na het houden van interviews en de studie van documenten in de periode juli- oktober 2011 een analyse van de organisatie opgesteld, die heeft geleid tot een veranderagenda (Hoofdstuk 2 van de notitie). Analyse, veranderagenda zijn eerder (samen met het bestuurlijk profiel) aan uw Staten verzonden. Behoort bij brief d.d met ons kenmerk: van de afdeling Personeel, Organisatie en lnlormatie

5 In voorlichtingsbijeenkomsten in oktober zijn de analyse en de veranderagenda toegelicht aan OT, MT's, OR en de medewerkers. Op basis van de veranderagenda is vervolgens de voorliggende notitie tot stand gekomen. In haar notitie schetst Lysias een nieuw organisatiemodel dat het best inspeelt op de in september/oktober geformuleerde veranderagenda. Het organisatiemodel is vormgegeven rond vijf hoofdprocessen (strategie, ontwikkeling, beleid, uitvoering en services). De leiding van de provinciale organisatie is in het voorgestelde model in handen van een tweehoofdige directie. Dit modellegt meer accent op sturing van de realisatie van strategil?(:he opgaven. Er is binnen het model, meer dan in het huidige model, ruimte om over afdelingen en werkvelden heen samen te werken en te werken aan zichtbare resultaten. Lysias gaat ook in op de eisen die gesteld worden aan een op de veranderagenda aansluitende cultuur en werkwijze. Verder wordt hier verwezen naar de notitie van Lysias (vooral de hoofstukken 4 t/m 7). In de conclusies en aanbevelingen van Lysias zien wij een goede basis voor besluitvorming. Graag lichten wij deze brief en de notities, als daar uwerzijds behoefte aan bestaat, verder toe. Relevant is nog dat wij op korte termijn met het Georganiseerd Overleg willen verkennen welke mogelijkheden er zijn om de omslag die Lysias en Cebeon aanbevelen, te kunnen maken. Vanzelfsprekend houden wij u van vervolgstappen op hoogte. Hoogachtend,, voorzitter, secretaris Behoort bij brief d.d metons kenmerk: van de afdeling Personeel, Organisatie en Informatie 3

6 Samenvatting regeling vrijwillig vervroegd uittreden De Regeling vrijwillig vervroegd uittreden is een aanvulling op het flankerend beleid van het Sociaal Statuut Zeeland 2007 en beoogt met name een verlichting van de herplaatsingsproblematiek als gevolg van de met het organisatieontwikkelingstraject samenhangende formatiereductie. De regeling is niet ingebed in het sociaal statuut maar hangt daarmee ten nauwste samen. De regeling is gelet op de niet-gedwongen-ontslaggarantie, die geregeld is in het statuut, een regeling waarvan belanghebbenden vrijwillig gebruik kunnen maken. De nauwe relatie met het sociaal statuut komt tot uitdrukking in het gegeven dat afzien van de opties van de vertrekregeling onherroepelijk toepassing van het sociaal statuut tot gevolg heeft. De uitgewerkte lijn is dat (nadat overeenstemming met het GO is bereikt) op korte termijn de regeling (in variant A) opengesteld wordt voor medewerkers, die op 1 januari jaar of ouder zijn. Maken zij geen gebruik van deze regeling, dan zijn zij onderdeel van het plaatsingsproces en ontstaan er 2 mogelijkheden: 1. Betrokkene wordt geplaatst in de nieuwe organisatie en gaat volwaardig functioneren in de nieuwe functie. Er bestaat dan geen enkel recht meer op aanspraken op grond van deze regeling. 2. Betrokkene wordt niet geplaatst en wordt bovenformatief. In dat geval wordt hen opnieuw de mogelijkheid geboden deel te nemen aan de regeling. Maar dan in een uitgeklede, minder aantrekkelijke, maar nog steeds sociaal verantwoorde versie van de regeling (variant B). Opteren zij opnieuw niet voor deelname aan de regeling, dan worden zijn onderdeel van een intensief herplaatsingsprogramma (waarvoor overwogen kan worden dit extern te beleggen, bij een landelijke speler op de arbeidsmarkt). M.a.w. hoe langer niet op het aanbod ingegaan wordt, hoe meer de zekerheden van de regeling in de A-variant (inkomen, pensioenopbouw, geen sollicitatieplicht} worden ingeleverd voor minder aantrekkelijke zekerheden (variant B) en uiteindelijk voor onzekerheden (inspanningen en -sollicitatieplichten in het kader van herplaatsing). En hoe meer betrokkene verzeild kan raken in situaties, zoals plaatsing in een tijdelijke of structurele functie op flinke afstand van de huidige standplaats. De regeling kent de volgende inhoudelijke uitgangspunten: Variant A (eerste aanbod) a) Deelname is voor medewerkers in vaste dienst van 57 jaar of ouder op 1/1/13 (leeftijdsgrens gebaseerd op fte krimp v.s. personeelsopbouw), b) Ingangsdatum is 1/1/13. c) 70% inkomen incl. vakantietoeslag en eindejaarsuitkering (voor lagere schalen aangepast%, de schalen 1-4: 85%, 5-6: 80%, 7-8: 75%). d) Toelagen worden naar evenredigheid per kalenderjaar afgebouwd gedurende de periode van non-activiteit. e) Pensioenopbouw tot de pensioengerechtigde leeftijd gebaseerd op het percentage in c, met dien verstande dat de pensioenopbouw tijdens het non-activiteitsverlof voor werknemers, die worden bezoldigd volgens salarisschaal 8 of lager, plaatsvindt op basis van het niet verlaagde inkomen. f) De contante waarde van de regeling mag ook anders ingezet worden om een eigen maatwerkregeling te ontwerpen (b.v. pensioen met 63 of 64 jaar, waarbij bovengrens van c. =100% en d=100%). g) Opschorten van de regeling is mogelijk op initiatief van de werkgever en met instemming van de werknemer t.b.v. klussen/projecten voor de werkgever. h) Voor neveninkomsten buiten de provinciale organisatie (dus anders dan g) geldt een verrekeningssystematiek. Bijverdiensten worden gekort indien en voor zover de non-activiteitsuitkering, verhoogd met de nieuwe inkomsten meer bedragen dan 100% van het "oude" inkomen. Variant B (aanbod na p/aatsingsproces) a) Na plaatsing 1/1/13 kunnen medewerkers in vaste dienst van 57 jaar of ouder (peildatum 1/1/13) alsnog kiezen voor de regeling per ingangsdatum 1/4/13, waarmee tevens, voor hen, uitstel van herplaatsingsbemiddeling ontstaattot 1/4/13. b) Ingangsdatum is 1/4/13 c) 65% inkomen incl. vakantietoeslag en eindejaarsuitkering (aangepast% voor lagere schalen, de schalen 1-4: 80%, 5-6: 75%, 7-8: 70%; d) Toelagen worden ingetrokken, zonder afbouw e) Pensioenopbouw tot de pensioengerechtigde leeftijd gebaseerd op het percentage in c. f) Geen flexibiliteit in de regeling, d.w.z. geen maatwerk mogelijk. g) Er is geen uitstel van de regeling mogelijk. Het gaat hier om een bovenformatieve medewerker, dus een klus of project is niet aan de orde. h) Bijverdiensten worden volledig gekort op het inkomen.