Toezichtsverslag 2011

Transcriptie

1 Toezichtsverslag 2011 De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor het toezicht op de strategische koers van de organisatie. In dit hoofdstuk legt de Raad van Toezicht van Wovesto verantwoording af over het jaar De Governancecode Woningcorporaties is hierbij de leidraad. Op de pagina Governance worden de inhoud en betekenis van de Governancecode toegelicht. Veranderingen in de Raad van Toezicht In 2011 heeft de Raad van Toezicht (hierna: RvT) van Wovesto een grote verandering ondergaan. We namen in en 2011 afscheid van in totaal zes RvT-leden die jarenlang zeer actief waren voor Wovesto. De leden van de nieuwe RvT hebben elkaar en de praktijk van de woningcorporatie in 2011 beter leren kennen en begrijpen. We hebben samen een nieuwe werkwijze gevonden en andere accenten gelegd. In grote lijnen is er een lichte verschuiving van advies naar toezicht. Dit komt mede door de nieuwe eisen die aan toezichthouders worden gesteld. Samenstelling en taakverdeling De taken en rol van de Raad van Toezicht staan beschreven in de statuten van de vereniging. De Raad van Toezicht is halverwege 2011 van zeven naar vijf leden teruggebracht. De gegevens van elk lid, zoals leeftijd, hoofdfunctie, nevenfuncties, datum van (her)benoeming of aftreden, honorarium en het lidmaatschap van eventuele commissies vindt u op pagina 6. Collegiaal model De Raad van Toezicht van Wovesto gaat uit van een collegiaal model waarbij de leden gezamenlijk verantwoording voor besluiten nemen. De RvT probeert een minderheidsstandpunt zoveel mogelijk te vermijden. Mocht er toch sprake van een minderheidsstandpunt zijn dan wordt dit vastgelegd in de besluitenlijst. Bijeenkomsten De Raad van Toezicht heeft in 2011 zeven keer vergaderd. Tijdens de jaarlijkse heidag lag de nadruk op reflectie. Door middel van een excursie heeft de RvT het woningbezit van Wovesto beter leren kennen. In juni 2011 organiseerde Wovesto een belanghoudersbijeenkomst met als thema het nieuwe ondernemingsplan van Wovesto. Tijdens deze bijeenkomst is afscheid genomen van de zes in en 2011 afgetreden leden van de Raad van Toezicht. Toezicht op strategie en doelstellingen De RvT houdt toezicht op de doelstellingen en de strategie van Wovesto. Het strategische beleid en bijbehorende doelstellingen zijn geformuleerd in het Ondernemingsplan In 2011 stonden onder andere de volgende onderwerpen uit het ondernemingsplan op de agenda: Mogelijke samenwerking of fusie Woningtoewijzingsbeleid Bedrijfstakinformatie van o.a. de koepelorganisatie Aedes 1

2 Toezicht op financiën en risicomanagement De Raad van Toezicht wordt door Wovesto geïnformeerd via kwartaalrapportages. Eens per jaar maken Wovesto en de financieel deskundigen uit de RvT een risicoanalyse. Op basis van deze gegevens houdt de RvT toezicht op de verschillende werkvelden. In 2011 stonden onder andere de volgende onderwerpen met betrekking tot financiën en risicomanagement op de agenda: Begroting 2012 Kwartaalrapportages waaronder de go/no-go besluiten over bouwactiviteiten en investeringen Solvabiliteitsoordeel CFV Jaarrekening Opdrachtverlening accountantscontrole Rapportage van de accountant Risicomanagement Toezicht op deelnemingen van Wovesto De Raad van Toezicht heeft tijdens de Algemene Ledenvergaderingen in 2011 een positief advies aan de leden afgegeven voor zowel de jaarrekening als de begroting Toezicht op kwaliteitsbeleid en belanghouders Wovesto staat midden in de samenleving. Daarom besteedt de Raad van Toezicht ook aandacht aan beleid dat relevant is voor huurders, woningzoekenden en andere belanghouders. In 2011 stonden onder andere de volgende onderwerpen met betrekking tot kwaliteitsbeleid en belanghouders op de agenda: Huurprijsbeleid Verslag periodiek overleg met de gemeente Hoofdlijnen personeelsbeleid De voorbereiding van de Algemene Ledenvergaderingen De afvaardiging naar seniorenraad in oprichting Toezicht op wet- en regelgeving Wovesto voldoet aan de huidige wet- en regelgeving voor de woningcorporatiesector. In 2011 stonden de volgende onderwerpen over wet- en regelgeving op de agenda: AedesCode Governancecode CFV-rapport Integriteit, maatschappelijk verantwoord Managementletter van Ernst & Young Besluitenlijst Bij een groot deel van de onderwerpen die tijdens de vergaderingen aan de orde kwamen, zijn besluiten genomen door de Raad van Toezicht. Alle besluiten worden opgenomen in de besluitenlijst. De besluitenlijst van 2011 staat op pagina 5. Extern toezicht De Raad van Toezicht heeft opdracht gegeven aan Ernst & Young voor de controle jaarrekening. Het verslag van de accountant en het jaarverslag zijn in aanwezigheid van de accountant besproken. Het Centraal Fonds Volkshuisvesting (CFV) en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) houden toezicht op de financiële positie van Wovesto. Beide instanties gaven in 2011 een positief oordeel. Onafhankelijkheid Alle leden van de Raad van Toezicht zijn onafhankelijk. Bij de werving en selectie van nieuwe leden in is de onafhankelijkheid van elk lid getoetst. Een ander belangrijk selectiecriterium is de maatschappelijke binding van leden van de RvT. De sterke maatschappelijke rol en verantwoordelijkheid van Wovesto vraagt om toezichthouders die maatschappelijk betrokken zijn bij de gemeenschap en het werkgebied. 2

3 In 2011 waren er geen transacties met tegenstrijdige belangen waarbij leden van de RvT betrokken waren. Er is geen gebruik gemaakt van de klokkenluidersregeling. Deskundigheid De eisen waaraan een lid van de Raad van Toezicht moet voldoen, staan omschreven in een profielschets. De profielschets is opgenomen in de statuten van de vereniging. Zelfevaluatie In 2011 heeft de Raad van Toezicht een zelfevaluatie uitgevoerd onder begeleiding van een extern adviesbureau. In twee sessies kwamen de verschillende rollen van de RvT aan de orde. Voor elke rol zijn acties gedefinieerd gericht op randvoorwaarden, kaderstelling en initiatief. In 2012 worden de geformuleerde acties uitgevoerd. De resultaten van de zelfevaluatie zijn besproken met de directeur/bestuurder. Zittingsduur De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd door de Algemene Ledenvergadering voor een termijn van vier jaar. Deze termijn kan eenmaal met vier jaar worden verlengd. Professionele ontwikkeling De deskundigheid van de leden van de Raad van Toezicht werd in 2011 bevorderd door: Lidmaatschap van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) Het bezoeken van relevante congressen Het deelnemen aan relevante scholing Een persoonlijk abonnement op het Aedes-magazine Onbeperkte toegang tot de Aedes-website Presentaties door deskundigen over actuele onderwerpen Remuneratiecommmissie Na het aantreden van de nieuwe leden van de Raad van Toezicht heeft de RvT een nieuwe remuneratiecommissie ingesteld. Deze bestaat uit de heer R. Braat en mevrouw C. van der Pas. De remuneratiecommissie vervult haar werkzaamheden volgens een door de RvT in 2011 vastgesteld remuneratiereglement. In dit reglement zijn de samenstelling, doel en aard van de werkzaamheden, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de remuneratie-commissie opgenomen. De remuneratiecommissie werkt aan de hand van een door haar opgesteld jaarplan dat door de RvT is vastgesteld. Werkgeversrol Raad van Toezicht In opdracht van de Raad van Toezicht is extern advies ingewonnen over het beloningsbeleid van de directeur/bestuurder. De beloning van de directeur/bestuurder is getoetst aan de Sectorbrede Beloningscode Bestuurders Woningcorporatie. De beloning van de directeur/bestuurder is in lijn met deze Beloningscode. De remuneratiecommissie voerde volgens de jaarcyclus van functioneren en beoordelen drie gesprekken met de directeur/bestuurder: een doelstellingengesprek, een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Eigen functioneren Raad van Toezicht Naast de vormgeving van de werkgeversrol heeft de RvT ook haar eigen functioneren geëvalueerd. Door middel van een jaarlijkse zelfevaluatie versterkt de RvT haar (toezichthoudend) functioneren en levert daarmee een bijdrage aan het optimaal functioneren van Wovesto. 3

4 Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad De remuneratiecommissie voert namens de Raad van Toezicht een keer per jaar overleg met (een delegatie van) de Ondernemingsraad. In dit overleg komen het functioneren en de ontwikkeling van de organisatie, de relatie van Ondernemingsraad met de bestuurder en het welzijn en welbevinden van de medewerkers aan de orde. Honorering Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft in 2011 ook haar eigen bezoldigingsbeleid getoetst aan de Sectorbrede Beloningscode Bestuurders Woningcorporaties. Daarbij heeft zij geconstateerd dat de huidige beloning van de Raad van Toezicht lager is dan de aangegeven ondergrens in de beloningscode. In de komende jaren groeit de Raad van Toezicht geleidelijk toe naar een honorering in overeenstemming met de Sectorbrede Beloningscode. Honorering De leden van de Raad van Toezicht krijgen een vergoeding conform het overzicht. Goedkeuring jaarverslag De Raad van Toezicht van Wovesto geeft hierbij haar goedkeuring aan de jaarrekening en het volkshuisvestingsverslag van Dankwoord De Raad van Toezicht bedankt alle medewerkers van Wovesto voor hun inzet en de behaalde resultaten in Ook bedankt zij de maatschappelijke partners van Wovesto, die dit mede mogelijk maakten. Namens de Raad van Toezicht, Rini Braat voorzitter 4

5 Besluitenlijst 2011 Datum Nr. Besluit Het verslag van de Raad van Toezicht vergadering van 13 december is vastgesteld De doorlopende besluitenlijst van de Raad van Toezicht is vastgesteld De Raad van Toezicht stemt in met de inhoud van managementrapportage Het verslag van de Raad van Toezicht vergadering van 24 januari 2011 is vastgesteld De jaarrekening van Holding Onze Huize B.V. is vastgesteld. De winst van 583,- wordt toegevoegd aan eigen vermogen BV De taakverdeling van de RvT is als volgt vastgesteld: Voorzitter: Rini Braat, vice-voorzitter: Lydia Bongenaar en remuneratiecommissie: Rini Braat en Coby van der Pas Op 17 juni 2011 wordt ter gelegenheid van het afscheid van zes RvT-leden een belanghoudersbijeenkomst met aansluitend een receptie georganiseerd Er komen interviews in Beknopt en weekbladen over de wisselingen in de Raad van Toezicht De verslagen van de Raad van Toezicht van 28 februari 2011 en 28 maart 2011 zijn vastgesteld De Raad van Toezicht stemt in met het (concept) jaarverslag. Deze wordt tijdens de ALV van juni ter goedkeuring aan de leden voorgelegd De Raad van Toezicht stemt in met de inhoud van managementrapportage Het verslag van de Raad van Toezicht vergadering van 26 april 2011 is vastgesteld De Raad van Toezicht stemt in met de aankoop en voorgenomen doorverkoop van de Pastoor Smitsstraat 38. Mei De Raad van Toezicht stemt (per ) in met de aankoop van Dille 1. Juni De Raad van Toezicht stemt (per ) in met ondertekening van een intentieovereenkomst duurzaamheid. De overeenkomst wordt getekend door de corporaties en gemeenten uit Boxtel, Schijndel, Vught, Sint-Michielsgestel en Sint-Oedenrode Het verslag van de Raad van Toezicht vergadering van 19 mei 2011 is vastgesteld De Raad van Toezicht stemt in met de inhoud van managementrapportage De Raad van Toezicht heeft stelling genomen over het traject m.b.t. mogelijke fusie/samenwerking Het reglement van de remuneratiecommissie is vastgesteld Het jaarplan van de remuneratiecommissie is vastgesteld De honorering Raad van Toezicht is vastgesteld en geldt vanaf De Raad van Toezicht stemt in met de meerjarenbegroting , met de opschortende voorwaarde dat de aanvullende tabel m.b.t. onrendabele toppen door hen akkoord wordt bevonden De Raad van Toezicht stemt in met voortgang van het project Koningsvaren De Raad van Toezicht stemt in met de inhoud van managementsrapportage Ernst & Young krijgt opdracht voor de jaarrekeningcontrole Governance Support krijgt opdracht voor begeleiding van de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht besluit een due diligence onderzoek uit te willen laten voeren alvorens een intentieovereenkomst te tekenen in het fusietraject Het verslag van de Raad van Toezicht vergadering van 14 september 2011 is vastgesteld Het verslag van de Raad van Toezicht vergadering van 17 oktober 2011 is vastgesteld De heer F. Jongbloets wordt gevraagd namens Wovesto zitting te nemen in de op te richten Seniorenraad Sint-Oedenrode De verhoging van de honorering RvT wordt gefaseerd ingevoerd. 5

6 Profielen leden Raad van Toezicht Naam (geboortejaar) Functie in RvT De heer Ir. M. Wijnakker (1951) Voorzitter tot 7 juni 2011 lid remuneratiecommissie Lid sinds Aftreden / Herkiesbaar 1988 Afgetreden tijdens ALV 7 juni 2011 Honorering Huidige functie Nevenfuncties n.v.t. Docent MER op Avans Hogeschool in s-hertogenbosch. Voorzitter Gemengd Koor Sint- Oedenrode, voorzitter Stichting Cultureel Platform en lid van Stichting Rooi Promotie. De heer J. Smulders (1944) vice-voorzitter tot 7 juni 2011 De heer R. Braat (1952) voorzitter per 7 juni 2011 lid remuneratiecommissie Mevrouw Ir. L. Bongenaar (1959) vice-voorzitter per 7 juni Afgetreden tijdens ALV 7 juni juni n.v.t. Bestuurslid van de Stichting Fonds Sociale Volkshuisvesting, voorzitter van Stichting Pensioenbelang Bergoss, lid van de cliëntenraad van Odendael en lid van de Centrale cliëntenraad van BrabantZorg ,- Algemeen directeur/bestuurder Stichting Sint Josephscholen te Nijmegen ,- Beleidsmedewerker monumentenzorg bij de gemeente Laarbeek. Projectleider/auteur voor uitgeverij Malmberg, veldadviseur voor het Instituut voor Leerplanontwikkeling, vrijwilliger Martinusparochie. Bestuurslid van vrouwennetwerkorganisatie Soroptimisten. Mevrouw Drs. C. van der Pas (1958) lid remuneratiecommissie De heer Ir. C. van der Vleuten (1960) ,- Zelfstandig coach en trainer, BeYourTalent Coaching & Training ,- Directeur van Van der Vleuten Raadgevers (dienstverlener op gebied van o.a. ruimtelijke ordening en taxaties onroerende zaken). Voorzitter Vrouwennetwerk Sint- Oedenrode. Lid RvC Rabobank Sint- Oedenrode/Schijndel Mevrouw H. van den Heuvel (1969) ,- Adviseur interne controle bij BrabantZorg. Penningmeester Buurtvereniging Heikant, Secretaris Speel-O-Theek Rooi. 6