VVN districtsecretaris

Transcriptie

1 VVN districtsecretaris Algemene taakomschrijving De districtsecretaris vervult een spilfunctie binnen het districtbestuur. U bent samen met de penningmeester verantwoordelijk voor het coördineren van de planning- en controlecyclus. In samenspraak met de districtvoorzitter zorgt u er voor dat tijdens vergaderingen de meest relevante onderwerpen besproken worden. Uw verslaglegging is van dien aard dat het bestuur besluitvaardig opereert en vervolgacties helder zijn. Na elk kalenderjaar maakt u het inhoudelijk jaarverslag van het district. Interne communicatie vormt een speerpunt binnen VVN. In de verenigingslijn schakelt u moeiteloos van landelijk tot lokaal niveau. U zorgt er voor dat informatie op tijd en in de juiste toon landt bij lokale afdelingen en werkgroepen. Speciaal aandachtspunt in de periode is de integratie van VVN werkgroepen in het bestaande netwerk. Daar waar lokaal geen afdelingen actief zijn of waar deze bestuurlijk niet goed functioneren werkt uw bestuur aan een transitie naar VVN werkgroepen. Deze werkgroepen hebben geen eigen bestuur, zoals VVN afdelingen, maar opereren onder verantwoordelijkheid van het districtbestuur. Dit betekent ook dat alle secretariële zaken van een lokale VVN werkgroep onder regie van de districtsecretaris plaatsvinden. Dit vraagt van de districtsecretaris een pro-actieve houding richting het lokale werkveld. Hierbij werkt u nauw samen met de betreffende regionale portefeuillehouder in het districtbestuur. Profiel De belangrijkste taken kunnen worden samengevat als: Zorgen voor de algehele verslaglegging van vergaderingen van het districtsbestuur en de districtsledenvergadering. Beheren van de inkomende correspondentie en deze tijdig doorcommuniceren. Verzorgen van de uitgaande correspondentie van het districtsbestuur naar in- en externe partners. Samen met de districtvoorzitter samenstellen van de vergaderagenda s en districtsledenvergadering en versturen naar de leden van de districtsledenvergadering. Bewaken van de diverse reglementen, zoals die gelden voor de districten, en de toepassingen ervan. Aanvragen van onderscheidingen voor vrijwilligers. Beheren van het archief van het district. Functieniveau Competenties Aantal uren Locatie Benoeming HBO werk- en denkniveau. Beleids- en planmatig kunnen denken en werken, uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden, adequaat handelen volgens de landelijke interne communicatierichtlijn, invoelend vermogen, servicegerichte houding. Daarnaast heeft de districtsecretaris: Kennis en ervaring met basissoftware op de PC. Kennis van beleid van VVN en neemt deze ook als basis van zijn/haar handelen. Kennis omtrent de gemeentelijke besluitvorming en subsidietrajecten is een pré. Beschikt over een regionaal netwerk. Kennis van het vrijwilligerswerk. Gemiddeld twee dagdelen per week. Het districtsbestuur vergadert periodiek (meestal tien keer per jaar). De districtsledenvergadering is twee keer per jaar. Tevens zijn er twee landelijke secretarissenbijeenkomsten in een jaar. Provinciale oriëntatie met regionale en lokale netwerken. De districtsecretaris wordt, evenals andere leden van het bestuur, benoemd door de districtledenvergadering. De zittingstermijn is vier jaar met maximaal twee maal een mogelijke verlenging van nog een periode van vier jaar.

2 Vergoeding onkosten Reiskosten worden vergoed. Veilig Verkeer Nederland heeft voor haar vrijwilligers een vrijwilligersverzekering afgesloten. WA-dekking valt onder de collectieve verzekering van VVN. Begeleiding en ondersteuning U neemt deel aan de VVN bestuurstraining voor nieuwe bestuurders. U neemt deel aan andere door VVN aangeboden trainingen, die voor de functie van districtsecretaris relevant zijn. Voor advies en achtergronden is de regiomanager (strategisch) en districtcontactpersoon (tactisch / operationeel) op het steunpunt uw sparringpartner. De professionals op het steunpunt fungeren als helpdesk. Zij faciliteren benodigde draaiboeken, formats e.d. en geven advies.

3 VVN regionaal portefeuillehouder in het districtbestuur Algemene taakomschrijving Districten zijn binnen VVN de verbindende schakels naar de lokale vrijwilligersgroepen. Als regionaal portefeuillehouder bent u binnen het districtbestuur het centrale aanspreekpunt voor bestuurders in de afdelingen en coördinatoren van werkgroepen in het werkgebied. U speelt een zichtbare rol in het sterk houden/sterk maken van onze vereniging, zowel kwantitatief als kwalitatief. U hebt zicht op de activiteiten van de lokale vrijwilligersgroepen, verbindt deze met elkaar en stimuleert de samenwerking. Doordat u weet wat er leeft en waar behoefte is aan ondersteuning ontstaan korte lijnen tussen het district en het lokale werkveld. U bent in staat een bestuurlijk netwerk te bouwen en te onderhouden in uw werkgebied en zoekt hier pro actief een weg. Speciaal aandachtspunt in de komende periode is de integratie van VVN werkgroepen in het bestaande netwerk. Daar waar geen afdelingen actief zijn of deze bestuurlijk niet goed functioneren werkt u als regionaal portefeuillehouder aan een transitie naar een VVN werkgroep. Deze werkgroepen opereren onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het districtbestuur. Binnen het districtbestuur koppelt u de actuele ontwikkelingen terug en overleg u over benodigde acties. Profiel Aantal uren Locatie Functieniveau Competenties Benoeming Gemiddeld 8 uur per week. Het districtsbestuur vergadert periodiek (meestal tien keer per jaar). De districtsledenvergadering is twee keer per jaar. Regionale oriëntatie met lokale netwerken. HBO werk- en denkniveau. Analyseren, regisseren, initiëren, enthousiasmeren en verbinden. U bent zich bewust van de voorbeeldfunctie die VVN-bestuurders hebben in het verkeer en bent derhalve van onbesproken gedrag op dit terrein. U beschikt over genoemde competenties en bent bereid deze verder te ontwikkelen. U hebt kennis van de landelijke koers van VVN en neemt deze als basis van je handelen. U beschikt over een lokaal relevant netwerk. De regionaal portefeuillehouder wordt, evenals andere leden van het bestuur, benoemd door de Districtledenvergadering. De zittingstermijn is vier jaar met maximaal twee maal een mogelijke verlenging van nog een periode van vier jaar. Begeleiding en ondersteuning Als portefeuillehouder wordt u ondersteund en gecoached door collega bestuursleden van het district en de regionale vertegenwoordiger in het landelijk bestuur. Voor advies en achtergronden is de districtcontactpersoon op het steunpunt uw sparringpartner.

4 De professionals op het steunpunt fungeren als helpdesk. Vanuit hier worden benodigde draaiboeken, formats e.d. aangeleverd. WA-dekking valt onder collectieve verzekering van VVN Reiskosten worden vergoed. Voor vrijwilligers met een financieel takenpakket en vrijwilligers die in direct contact met kinderen werken verlangt VVN een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

5 Vereniging in de lift Samenvatting rapport & koersvoorstel vernieuwing VVN November 2013 Veilig Verkeer Nederland (VVN) vernieuwt! Met het lezen van deze samenvatting krijgt u een concreet beeld van de opbrengst van het vernieuwingsproces tot op dit moment. We brengen u graag op de hoogte, want vernieuwen doen we met elkaar. Niet alleen vanuit een select groepje binnen onze vereniging. In sommige passages van deze samenvatting verwijzen we naar het rapport Vereniging in de lift. Dit is het adviesrapport van de stuuren werkgroep vernieuwing. In dit rapport kunt u over specifieke thema s meer informatie vinden. Op verzoek sturen we u dit rapport graag toe. De inhoud van het rapport is inmiddels onderschreven door het bestuur, het MT, de districtvoorzitters en de verenigingsraad. Op 21 november bespreken de brede districtbesturen de koers en maken we weer een concretiseringslag. We gaan vooruit, gaat u mee? 1. Uitdagingen die leiden tot deze vernieuwing Er is een aantal ontwikkelingen in de samenleving dat het fundament van onze vereniging steeds meer op de proef stelt. Deze uitdagingen zijn te bundelen in drie categorieën. Hieronder beschrijven we per categorie wat we hier concreet van merken: Kenmerken van participatie De samenleving is veranderd. De bereidheid om vrijwilligerswerk te doen is er nog steeds, maar niet meer alleen volgens onze spelregels. Tijd is kostbaar en de vraag What s in it for me? staat centraal als mensen de keuze maken voor welke vereniging of stichting ze zich (dit jaar) gaan inzetten. Onze structuur van afdelingen met besturen staat onder druk. De afgelopen 10 jaar zijn we ruim 100 afdelingen kwijtgeraakt in gemeenten, waar overigens vervolgens vaak met vrijwilligers wel nog activiteiten worden neergezet. Het maakt echter duidelijk dat er een verschuiving gaande is. De gemiddelde leeftijd van onze leden en vrijwilligers is hoog en instroom van bestuurders in afdelingen en districten is er maar mondjesmaat. Langzaam wordt de kracht van ons netwerk minder. Nu is het moment om te schakelen en om nieuwe wegen in te slaan! De lokale verankering blijft cruciaal, maar er is een lichtere organisatievorm gevraagd op plekken waar we (geen) afdeling meer hebben. De uitdaging is om slim gebruik te maken van bestaande lokale structuren en losse activiteiten. Met buurtacties en het Meldpunt Veilig Verkeer spelen we hier natuurlijk al op in. 1

6 VVN profiel in de samenleving VVN heeft een ijzersterk imago en enorme naamsbekendheid. Maar wat doet VVN eigenlijk (allemaal)? Dit was een van de meest genoemde verbeterpunten in de diverse klankbordrondes in het voorjaar. De beeldvorming is vaag en grijpt terug op herinneringen aan de TV-spotjes in de jaren 90. Als we willen bouwen aan een toekomstvaste vereniging is het neerzetten van een herkenbaar en onderscheidend VVN cruciaal. Waarom zou men anders vrijwilliger worden of VVN financieel willen steunen? Maar wat is hier voor nodig? Eisen aan goed ondernemerschap De randvoorwaarden voor financiering van onze activiteiten zijn behoorlijk veranderd. De laatste restjes instandhoudingsubsidie maken plaats voor prestatiegebonden afspraken. SMART Afspraken die achteraf moeten worden verantwoord. Onze vereniging heeft nog moeite met deze slag. De jaarlijkse consolidatie loopt stroef en de accountant geeft aan dat er iets moet veranderen. Zeker op lokaal niveau hebben we onvoldoende grip op wat er allemaal onder VVN-vlag wordt gedaan. Daarnaast liggen goede doelen steeds meer onder het vergrootglas. Negatieve publiciteit zou het neerzetten van een scherper VVN profiel in de wielen rijden. Laat staan het werven van nieuwe leden en donateurs. 2. Vernieuwen in drie fasen Het vernieuwingsproces is ingedeeld in de volgende drie stappen: Overlegmomenten stuur- en werkgroep Fase 1 Oriëntatie- en schetsfase januari tot november 2013 Fase 2 Proeftuinfase december 2013 tot juni 2014 Fase 3 Transitie fase vervolg 2014 en 2015 De eerste fase ronden we nu af en stond in het teken van verkenning en dialoog in onze vereniging en daarbuiten. Stuur- en werkgroepleden hebben volop gesproken met regionale en lokale bestuurders voordat ze een koers hebben beschreven. Daarnaast hebben we een aantal verenigingen en stichtingen gesproken om in beeld te krijgen welke antwoorden zij formuleren op, in veel gevallen, dezelfde uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan de Zonnebloem of Alzheimer NL. Ook hebben we gevraagd wat de behoeften zijn van nieuwe vrijwilligers, zoals buurtactiegroepen en verkeersouders. De besturendag op 21 november is de aftrap van de volgende fase: de proeftuinen. In deze tweede stap gaan we een aantal zaken op beperkte schaal in de praktijk testen. Deze proeftuinen vinden plaats in Gelderland en Zuid-Holland. In de zomer van 2014 ronden we vervolgens deze stap af en verwerken we de leerpunten. Daarna volgt de daadwerkelijke transitie in het hele land. In het restant van 2014 en 2015 wordt per district op maat gekeken hoe de koers kan worden ingezet richting alle lokale vrijwilligers. 2

7 3. Koers! Nadat stuur- en werkgroep van diverse kanten zijn gevoed hebben ze een koersvoorstel uitgewerkt. Voor elk van de beschreven uitdagingen is een koersrichting beschreven. Hieronder in het kort de kern per onderdeel: Participatie door flexibele inzet Flexibilisering is het kernwoord in deze uitdaging. VVN-netwerken plooien zich naar wat lokaal kan. De structuur volgt de mogelijkheden. Dit betekent vrijwilligers niet langer in een bestuursfunctie dwingen als ze hier geen affiniteit mee hebben. Zo ontstaan werkgroepen waar afdelingen hun bestuur niet sterk kunnen houden. Of op plekken waar het niet lukt om een afdeling van de grond te krijgen. Let wel, we koesteren de plekken waar een afdeling wel goed draait en transparant samenwerkt binnen de vereniging. De uitdaging voor lokale VVN-groepen wordt steeds meer het verbinden van netwerken. Verkeersveiligheid leeft volop bij bijvoorbeeld bewoners en buurten wijkraden. Deze groepen zijn lang niet altijd bij VVN aangesloten, maar willen wel door ons geadviseerd worden. Een herkenbaar VVN profiel Herkenbaarheid en onderscheidend zijn vormen de kernwoorden in deze uitdaging. Dit vraagt om een forse impuls op marketingcommunicatie. We gaan onze vereniging van een scherper profiel voorzien en dit consequent met elkaar uitdragen. Dit vraagt om keuzes maken! Keuzes over onze kernboodschappen en keuzes over de producten waarmee we als VVN gekend willen worden. Meer dan veertig activiteiten voorzien van professionele ondersteuning is ook gewoonweg onmogelijk. Centraal in het VVN-profiel staat VVN als doeclub : VVN voert met betrokken vrijwilligers activiteiten uit op het terrein van verkeersveiligheid. Op straat, op school en in de buurthuizen. Met de kennis die daar uit voortvloeit ( het geluid van de straat ) treden we naar buiten. Hiermee nemen we een unieke positie in. Verbeteren van de besturing van de vereniging Bestuurlijke regie is het kernwoord in deze uitdaging. VVN-besturen dienen transparant te werken. Zowel naar buiten als ook intern. Dit betekent dat onze besturen steviger aan het roer moeten komen te staan. Dit geldt in het bijzonder voor het landelijk bestuur en de districten. Investeren in contact en tegelijkertijd handhaving van de spelregels. Samen gaan we voor synergie in de netwerken. Ook voor het verkleinen van de ervaren afstand tot de lokale vrijwilligers. Wat is hiervoor nodig? Hoe gaan we onze besturen hiervoor klaarmaken? Ook nemen we de bestuurlijke kracht in ons netwerk onder de loep en kijken we op maat welke vorm lokale vrijwilligersgroepen het beste past. Uiteraard in samenspraak met de vrijwilligers zelf. 3

8 4. Tot welke merkbare verandering gaat deze koers leiden In deze samenvatting is het niet mogelijk om tot in details te beschrijven wat er gaat veranderen. De rode draad heeft u in de koersbeschrijving gelezen. De belangrijkste merkbare effecten voor de aankomende periode hebben we op de volgende pagina voor u op een rij gezet. In de kaders is opgesomd welke acties we met elkaar in de aankomende periode ondernemen. In 2014 en ook in 2015 gaan we deze ambities stap voor stap verzilveren. Dit kan alleen slagen als we met elkaar doorpakken in dit proces. Van het papier naar de praktijk gaan. Zoals in de eerste nieuwsbrief over dit vernieuwingsproces in januari al is beschreven, verbouwen we ons verenigingshuis met de deuren open. Laten we het gesprek blijven voeren. Niet over het of maar over het hoe. Over hoe deze vernieuwing in uw werkgebied gaat uitpakken. Zodat we de komende decennia met trots als VVN een bindende schakel blijven vormen in ons Nederland. 4

9 5