VVN districtvoorzitter

Transcriptie

1 VVN districtvoorzitter Algemene taakomschrijving Veilig verkeer en vrijwilligerswerk gaat u aan het hart! Vanuit deze intrinsieke betrokkenheid bent u de verbindende factor richting het bestuurlijke netwerk en lokale vrijwilligers in uw werkgebied. Uw bestuur werkt aan een herkenbare profilering van VVN. Dit is een belangrijk speerpunt voor de organisatie. Als coördinator van het district geeft u tevens leiding aan de vergaderingen van het districtbestuur en de districtledenvergadering. VVN vernieuwt en speelt volop in op moderne vormen van vrijwillige inzet en fondsenwerving. Dit is geen technocratisch proces, maar vraagt van uw bestuur een hands on mentaliteit. Vrijwilligerswerk moet in de eerst plaats leuk en uitdagend zijn! Het is uw uitdaging om de landelijke vernieuwingskoers herkenbaar door te vertalen naar uw district, waarbij u tegelijkertijd oog houdt voor de eigen coleur locale. Regionale portefeuillehouders in uw bestuur vormen hierbij verbindende schakels naar de lokale vrijwilligers in hun aandachtsgebied. Speciaal aandachtspunt in de periode is de integratie van gemeentelijke VVN werkgroepen in het bestaande netwerk. Daar waar geen afdelingen actief zijn of waar deze bestuurlijk niet goed functioneren werkt uw bestuur aan een transitie naar VVN werkgroepen. Deze werkgroepen hebben geen eigen bestuur, zoals VVN afdelingen, maar opereren onder verantwoordelijkheid van het districtbestuur. Profiel De belangrijkste taken kunnen worden samengevat als: Het op de kaart zetten van VVN in uw district. VVN introduceren in uw bestuurlijk c.q. maatschappelijke netwerk. Neemt zitting in de Verenigingsraad van VVN. Vormt vanuit deze rol en het overleg met andere districtvoorzitters een belangrijke schakel tussen landelijk en regionaal beleid. Toezicht op de naleving van de statuten en reglementen van de vereniging in het district. Het bewaken van de kwaliteit en het imago van VVN en de VVN-ers, in de breedste zin van het woord. Beoordelen en bewaken van good governance binnen de afdelingen en werkgroepen in het district. In samenwerking met de beroepsorganisatie het continu verbeteren van de organisatie, zodat deze blijft aansluiten bij de landelijke koers en inspeelt op de kansen in uw werkgebeid. Leidt de districtsbestuursvergadering en districtsledenvergadering. Functieniveau HBO/WO werk- en denkniveau. Competenties: Coachend leiderschap, counseling, beschikkend over relevant netwerk, doortastend en integer. Deze competenties worden in het schema hieronder toegelicht. Daarnaast is de VVN districtvoorzitter natuurlijk van onbesproken gedrag in het verkeer en een zeer bewuste veilige verkeersdeelnemer. Competentie Coachend leiderschap Faciliteert in het behalen van groepsresultaten, onder meer door het stellen van doelen en het tot stand brengen en handhaven van doeltreffende samenwerkingsverbanden. Uitwerking Kan mensen motiveren en inspireren en zorgt voor een gezamenlijk resultaat, zonder daarbij de eigen verantwoordelijkheid uit het oog te verliezen. Heeft een hands on mentaliteit. Geeft duidelijke en opbouwende feedback. Evalueert de voortgang. Onderbouwt commentaar. Is goed bereikbaar en beschikbaar. Staat open voor vragen.

2 Counseling Begeleidt en geeft inzicht in de situatie. Ondersteunt bestuursleden in het nemen van besluiten en daaruit voortvloeiende ervaringen en emoties. kennis van de markt / relevant netwerk Begrijpt de doelen en effecten van de producten en/of diensten van VVN en begrijpt de samenhang binnen het totale pakket. Bewaakt de kwaliteit van het aanbod door VVN-ers in het eigen gebied. Doortastend en integer Handhaaft op consistente wijze algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in woord en gedrag. Toont zich hierop aanspreekbaar en spreekt andere erop aan. Handhaaft en controleert onze eigen statutaire regels en bestuurlijke afspraken. Vervult een rol als counsellor binnen het bestuur in belangrijke organisatorische of persoonlijke besluiten. Begrijpt de persoonlijke en organisatorische context van haar eigen bestuursleden, maar ook in de afdelingen. Stemt de eigen houding hierop af. Kent de grenzen van de eigen expertise, stelt zich hierbij kwetsbaar op. Is op de hoogte van actuele ontwikkeling en voorziet toekomstige ontwikkelingen. Heeft een voor VVN aantrekkelijk bestuurlijk en commercieel netwerk. Verwerft leads naar subsidies en derde geldstromen door een gerichte (politieke) lobby. Werkt actief aan een positief imago van VVN in het externe netwerk Vindt het belangrijk dat men op hem/haar kan rekenen. Is consistent, komt beloften na en legt verantwoording af. Koppelt activiteiten tijdig en correct terug aan belanghebbende. Durft naar het bestuur persoonlijke grenzen te stellen, ook wanneer de druk groot is. Toont respect van waarden en normen van anderen, interne n extern. Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke/gevoelige informatie. Wekt geen verwachtingen die niet nagekomen kunnen worden. Aantal uren Locatie Benoeming Vergoeding onkosten Gemiddeld twee dagdelen per week. Het districtsbestuur vergadert periodiek (meestal tien keer per jaar). De districtsledenvergadering is twee keer per jaar. evenals de verenigingsraad. Tevens is er een jaarlijks landelijk overleg van districtvoorzitters. Provinciale oriëntatie met regionale en lokale netwerken. De voorzitter wordt, evenals andere leden van het bestuur, benoemd door de Districtledenvergadering. De zittingstermijn is vier jaar met twee maal een mogelijke verlenging van nog een periode van vier jaar. Reiskosten worden vergoed. Veilig Verkeer Nederland heeft voor haar vrijwilligers een vrijwilligersverzekering afgesloten. WA dekking valt onder de collectieve verzekering. Begeleiding en ondersteuning U neemt deel aan de VVN bestuurstraining voor nieuwe bestuurders. U neemt deel aan andere door VVN aangeboden trainingen, die voor de functie van districtvoorzitter relevant zijn. Voor advies en achtergronden is de regiomanager (strategisch) en de districtcontactpersoon (tactisch / operationeel) op het steunpunt uw sparringpartner. De professionals op het steunpunt fungeren als helpdesk. Zij faciliteren benodigde draaiboeken, formats e.d. en geven advies.

3 VVN districtsecretaris Algemene taakomschrijving De districtsecretaris vervult een spilfunctie binnen het districtbestuur. U bent samen met de penningmeester verantwoordelijk voor het coördineren van de planning- en controlecyclus. In samenspraak met de districtvoorzitter zorgt u er voor dat tijdens vergaderingen de meest relevante onderwerpen besproken worden. Uw verslaglegging is van dien aard dat het bestuur besluitvaardig opereert en vervolgacties helder zijn. Na elk kalenderjaar maakt u het inhoudelijk jaarverslag van het district. Interne communicatie vormt een speerpunt binnen VVN. In de verenigingslijn schakelt u moeiteloos van landelijk tot lokaal niveau. U zorgt er voor dat informatie op tijd en in de juiste toon landt bij lokale afdelingen en werkgroepen. Speciaal aandachtspunt in de periode is de integratie van VVN werkgroepen in het bestaande netwerk. Daar waar lokaal geen afdelingen actief zijn of waar deze bestuurlijk niet goed functioneren werkt uw bestuur aan een transitie naar VVN werkgroepen. Deze werkgroepen hebben geen eigen bestuur, zoals VVN afdelingen, maar opereren onder verantwoordelijkheid van het districtbestuur. Dit betekent ook dat alle secretariële zaken van een lokale VVN werkgroep onder regie van de districtsecretaris plaatsvinden. Dit vraagt van de districtsecretaris een pro-actieve houding richting het lokale werkveld. Hierbij werkt u nauw samen met de betreffende regionale portefeuillehouder in het districtbestuur. Profiel De belangrijkste taken kunnen worden samengevat als: Zorgen voor de algehele verslaglegging van vergaderingen van het districtsbestuur en de districtsledenvergadering. Beheren van de inkomende correspondentie en deze tijdig doorcommuniceren. Verzorgen van de uitgaande correspondentie van het districtsbestuur naar in- en externe partners. Samen met de districtvoorzitter samenstellen van de vergaderagenda s en districtsledenvergadering en versturen naar de leden van de districtsledenvergadering. Bewaken van de diverse reglementen, zoals die gelden voor de districten, en de toepassingen ervan. Aanvragen van onderscheidingen voor vrijwilligers. Beheren van het archief van het district. Functieniveau Competenties Aantal uren Locatie Benoeming HBO werk- en denkniveau. Beleids- en planmatig kunnen denken en werken, uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden, adequaat handelen volgens de landelijke interne communicatierichtlijn, invoelend vermogen, servicegerichte houding. Daarnaast heeft de districtsecretaris: Kennis en ervaring met basissoftware op de PC. Kennis van beleid van VVN en neemt deze ook als basis van zijn/haar handelen. Kennis omtrent de gemeentelijke besluitvorming en subsidietrajecten is een pré. Beschikt over een regionaal netwerk. Kennis van het vrijwilligerswerk. Gemiddeld twee dagdelen per week. Het districtsbestuur vergadert periodiek (meestal tien keer per jaar). De districtsledenvergadering is twee keer per jaar. Tevens zijn er twee landelijke secretarissenbijeenkomsten in een jaar. Provinciale oriëntatie met regionale en lokale netwerken. De districtsecretaris wordt, evenals andere leden van het bestuur, benoemd door de districtledenvergadering. De zittingstermijn is vier jaar met maximaal twee maal een mogelijke verlenging van nog een periode van vier jaar.

4 Vergoeding onkosten Reiskosten worden vergoed. Veilig Verkeer Nederland heeft voor haar vrijwilligers een vrijwilligersverzekering afgesloten. WA-dekking valt onder de collectieve verzekering van VVN. Begeleiding en ondersteuning U neemt deel aan de VVN bestuurstraining voor nieuwe bestuurders. U neemt deel aan andere door VVN aangeboden trainingen, die voor de functie van districtsecretaris relevant zijn. Voor advies en achtergronden is de regiomanager (strategisch) en districtcontactpersoon (tactisch / operationeel) op het steunpunt uw sparringpartner. De professionals op het steunpunt fungeren als helpdesk. Zij faciliteren benodigde draaiboeken, formats e.d. en geven advies.

5 VVN districtpenningmeester Algemene taakomschrijving De districtpenningmeester van het districtsbestuur is verantwoordelijk voor het financiële beleid van het district en het beheren van de financiën. Het uniformeren van de financiële administratie binnen de vereniging vormt een speerpunt binnen Veilig Verkeer Nederland. Als penningmeester bent u binnen het district de aanjager van dit proces richting de lokale afdelingen. Tegelijkertijd bent u het aanspreekpunt voor de afdelingspenningmeesters, geeft u uitleg en ondersteunt u met advies over de boekhouding. U werkt hierbij nauw samen met de financieel medewerker op het steunpunt, waar de administratie is ondergebracht. Speciaal aandachtspunt in de periode is de integratie van VVN werkgroepen in het bestaande netwerk. Daar waar lokaal geen afdelingen actief zijn of waar deze bestuurlijk niet goed functioneren werkt uw bestuur aan een transitie naar VVN werkgroepen. Deze werkgroepen hebben geen eigen bestuur, zoals VVN afdelingen, maar opereren onder verantwoordelijkheid van het districtbestuur. Dit betekent ook dat alle financiële transacties van een lokale VVN werkgroep onder regie van de districtpenningmeester plaatsvinden. Om dit proces in goede banen te leiden krijgt de penningmeester hulp van de financieel ondersteuner. Deze vrijwilliger draagt zorg, onder regie van de districtpenningmeester, voor het verwerken van de facturen van VVN werkgroepen. Profiel De belangrijkste taken kunnen worden samengevat als: Verantwoordelijk voor het financieel beheer van het district. Samenstellen van de begroting van het jaarplan. Opmaken van de jaarrekening bij het jaarverslag. Zorgen voor financiële onderbouwing van beleidsplannen en prognoses. Levert periodieke rapportages en analyseert verschillen tussen budget en realisatie. Beheren van de diverse geldstromen (district, VVN werkgroepen). Aansturen en ondersteunen van de financieel ondersteuner. Ondersteunen van de afdelingspenningmeesters op financieel gebied en verantwoordelijk voor het tijdelijk aanleveren van financiële stukken in het consolidatieproces. Functieniveau Competenties Aantal uren Locatie Benoeming HBO werk- en denkniveau. Hart voor financiën, transparant, adequaat handelen volgens de geldende financiële lijn, invoelend vermogen, servicegerichte houding. Daarnaast heeft de districtpenningmeester: Een financiële achtergrond en ruime ervaring op ten minste HBO niveau. Kennis en ervaring met basissoftware op de PC en financiële software in het bijzonder. Kennis van beleid van VVN en neemt deze ook als basis van zijn/haar handelen. Kennis omtrent de gemeentelijke besluitvorming (en begroting) is een pre. Ervaring met vrijwilligerswerk c.q. verenigingsleven. Gemiddeld 8 uur per week. Het districtsbestuur vergadert periodiek (meestal tien keer per jaar). De districtsledenvergadering is maximaal twee keer per jaar. Tevens is er een landelijk overlegcircuit van districtspenningmeesters. Provinciale oriëntatie met regionale en lokale netwerken. De districtpenningmeester wordt, evenals andere leden van het bestuur, benoemd door de Districtledenvergadering. De zittingstermijn is vier jaar met maximaal twee maal een mogelijke verlenging van nog een periode van vier jaar. Voor vrijwilligers met een financieel takenpakket verlangt VVN een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

6 Vergoeding onkosten Reiskosten worden vergoed. Veilig Verkeer Nederland heeft voor haar vrijwilligers een vrijwilligersverzekering afgesloten. WA-dekking valt onder de collectieve verzekering van VVN. Begeleiding en ondersteuning U neemt deel aan de gratis VVN bestuurstraining voor nieuwe bestuurders. U neemt deel aan andere door VVN aangeboden trainingen, die voor de functie van districtpenningmeester relevant zijn, zoals een introductie training in het financiële pakket van VVN (All Solutions). Voor advies en achtergronden is de financieel medewerker op het steunpunt uw sparringpartner. De professionals fungeren als helpdesk. Zij faciliteren benodigde draaiboeken, formats e.d. en geven advies.