AAN DE SLAG IN HET PROJECTPORTAAL

Transcriptie

1 AAN DE SLAG IN HET PROJECTPORTAAL voor lokale besturen VMSW.be

2 INHOUD 1 Het projectportaal Projectopvolging Verloop Projectenlijst raadplegen Overzicht Project raadplegen Agenda lokaal woonoverleg Agenda lokaal woonoverleg raadplegen Lokaal woonoverleg plannen Datum lokaal woonoverleg aanpassen Datum lokaal woonoverleg verwijderen Beslissingen lokale woontoets raadplegen Beslissingen lokale woontoets registreren Welke projecten moet u beoordelen? BSO-planner Lokale woontoets uitvoeren, voldoende ruimte binnen de BSO-planner/Convenant Lokale woontoets uitvoeren, onvoldoende ruimte binnen de BSO-planner/ Convenant Volgorde aanvragen veranderen, onvoldoende ruimte binnen de BSO-planner/ Convenant 26 3 Helpfunctie Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 2 van 29

3 1 HET PROJECTPORTAAL Aan de linkerkant vindt u op Woonnet de link naar het Projectportaal voor lokale besturen. Via de link Projectportaal lokale besturen krijgt u onderstaand scherm. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 3 van 29

4 Binnen Projectopvolging kunt u: de projectenlijst raadplegen het lokaal woonoverleg (LWO) plannen en besprekingen van projecten op het LWO raadplegen Lokale woontoets registreren: de toets aan het gemeentelijk beleid de opname van de infrastructuur in openbaar domein de toets aan het Bindend Sociaal Objectief (BSO-toets) U bereikt de applicatie ook via de link Daarna logt u in met uw woonnet-account. Wanneer u zelf bouwheer bent van sociale woonprojecten klikt u op het eerste scherm Projectportaal voor bouwheren. Daarna vindt u een specifieke handleiding voor initiatiefnemers van sociale woonprojecten. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 4 van 29

5 1.1 VERLOOP Als lokaal bestuur registreert u in projectvolging de besprekingen op het lokaal woonoverleg (LWO) over nieuwe of aangepaste versies van projecten en de beleidstoetsen. U kunt ook een lokaal woonoverleg inplannen en eerder genomen beslissingen over de lokale woontoets raadplegen. De initiatiefnemer (meestal de sociale huisvestingsmaatschappij, maar het kan ook een lokaal bestuur zijn) maakt de projectfiche op en vraagt om deze te bespreken op het volgende lokaal woonoverleg. Na de bespreking geeft u in projectopvolging uw beoordeling van de beleidstoetsen over de projecten in, binnen 30 dagen na het overleg. De initiatiefnemer krijgt de beslissing via het portaal door. U vindt hieronder een overzicht van de uit te voeren beleidstoetsen afhankelijk van de kenmerken van het project. Project met Renovatietoets (door VMSW) Toets aan gemeentelijk beleid X X Lokaal woonoverleg Nieuwbouw sociale koop Nieuwbouw sociale huur (incl. aankoop X goede woning) Renovatie zonder vergunning of X verhuisbeweging Renovatie met vergunning en/of X X X verhuisbeweging met toename van 20% Renovatie met vergunning en/of X X verhuisbeweging zonder toename 20% Vervangingsbouw met toename 20% X X X Vervangingsbouw zonder toename 20% X X Aanleg of aanpassing wooninfrastructuur BSOtoets Opname in openbaar domein X Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 5 van 29

6 1.2 PROJECTENLIJST RAADPLEGEN Overzicht Via het tabblad Projectfiches raadpleegt u de verschillende projecten die op de projectenlijst staan of die een bespreking op het lokaal woonoverleg vroegen voor de beleidstoetsen. U ziet enkele basisgegevens zoals: projectnaam locatie initiatiefnemer datum lokaal woonoverleg (LWO) status sinds (datum van de laatst verkregen status) U ordent de velden locatie, initiatiefnemer, datum LWO en sinds chronologisch of alfabetisch door erop te klikken. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 6 van 29

7 Wat betekenen de statussen? Beleidstoets aangevraagd: de bespreking op het lokaal woonoverleg voor de uitvoering van de beleidstoetsen werd aangevraagd bij de gemeente. RVL 2017: Dit project importeerden we in het systeem en staat op de projectenlijst. In voorbereiding voor het projectportaal stelde de VMSW samen met de initiatiefnemers projectfiches van lopende projecten opgesteld tijdens de Ronde van Vlaanderen. De lokale woontoets is niet meer vereist. Op projectenlijst: het project doorliep de lokale woontoets en staat op de projectenlijst. Filteren in de projectfiches U beperkt het overzicht door een filter in te stellen (afvinken of aanvinken). U ziet deze filters centraal in beeld. U filtert via de status van het project of zoekt één bepaald project op door in het vak Term een kenmerk in te geven Project raadplegen Door op de projectnaam te klikken, raadpleegt u de details van het project. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 7 van 29

8 U krijgt dan het scherm dat de details van de projectfiche toont: Via downloaden als pdf downloadt u de fiche als pdf. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 8 van 29

9 1.3 AGENDA LOKAAL WOONOVERLEG Agenda lokaal woonoverleg raadplegen Op het tabblad Lokale woontoets raadpleegt u de agenda. U ziet op welke data een lokaal woonoverleg gepland werd Lokaal woonoverleg plannen Via de knop + Nieuw LWO Plannen geeft u een datum in waarop een volgend lokaal woonoverleg plaatsvindt. Zo is het duidelijk wanneer een initiatiefnemer een bespreking mag verwachten. Vergat u een datum in te geven en vond het lokaal woonoverleg al plaats? U kunt nog een datum ingeven die 30 dagen terug in de tijd gaat. U kunt via de kalender selecteren of via cijfers een datum ingeven. Nadat u de datum ingaf, drukt u op plannen om de datum toe te voegen. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 9 van 29

10 1.3.3 Datum lokaal woonoverleg aanpassen U past een eerder ingegeven datum voor het lokaal woonoverleg aan via het potlood. Dan krijgt u onderstaand scherm. Na de datumaanpassing, drukt u op de diskette om op te slaan. Via het pijltje herroep je de aanpassing. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 10 van 29

11 U kunt alleen een datum van een lokaal woonoverleg aanpassen als u nog geen beslissing registreerde op die datum Datum lokaal woonoverleg verwijderen Via het vuilnisbakje verwijdert u een datum van een lokaal woonoverleg. Dit kan alleen als u nog geen beslissing van de lokale woontoets over projecten registreerde op die datum. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 11 van 29

12 1.4 BESLISSINGEN LOKALE WOONTOETS RAADPLEGEN U raadpleegt de eerdere beslissingen in het kader van de lokale woontoets via het tabblad Lokale woontoets door op lokale woontoets bekijken te klikken. Hierna ziet u de beslissing(en). Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 12 van 29

13 1.5 BESLISSINGEN LOKALE WOONTOETS REGISTREREN Nieuwe of aangepaste versies van projecten doorlopen, afhankelijk van de kenmerken van het project, maximaal 3 beleidstoetsen: De toets aan het gemeentelijk beleid: Past dit project in de lokale woonbeleidsvisie? Opname in openbaar domein: Zal de gemeente de infrastructuur in het gemeentelijk openbaar domein overnemen? De toets aan het Bindend Sociaal Objectief (BSO-toets): Past het project binnen het BSO of binnen het sociaal woonbeleidsconvenant (SWBC)? Is er voldoende ruimte op de BSO-planner (of op het sociaal woonbeleidsconvenant (SWBC)) om alle aangevraagde projecten in de gemeente op de projectenlijst te plaatsen? Dan zet het portaal de BSO-toets automatisch als goedgekeurd. De beslissingen over de andere beleidstoetsen brengt u altijd manueel in het systeem in. Is er onvoldoende ruimte op de BSO-planner (of op het SWBC) om alle aangevraagde projecten in de gemeente op de projectenlijst te plaatsen? Dan onderneemt uw lokaal bestuur één van deze acties om te bepalen welke projecten op de projectenlijst mogen komen: 1 U keurt projecten af (dit kunt u altijd, door aan te geven dat dit project niet past binnen de lokale woonbeleidsvisie). 2 U zet al goedgekeurde projecten tijdelijk stop. Let op: U moet deze projecten zelf opnieuw positief beoordelen als ze later wel passen binnen de lokale woonbeleidsvisie! Deze mogelijkheid geldt niet voor projecten met de status RVL 2017 of voor projecten waar één van de verrichtingen ten minste al op de Meerjarenplanning staat. 3 U stelt de beoordeling van een project uit tot een volgend lokaal woonoverleg in afwachting van een convenant (SWBC) of van ruimte binnen de BSO-planner 4 U wijzigt de volgorde van de aanvragen om éénmalig het BSO te overschrijden (als dat mogelijk is). U leest hieronder over de functionaliteiten die mogelijk zijn in beide scenario s (voldoende of onvoldoende ruimte op de BSO-planner). Daarna leest u hoe u de volgorde van de aanvragen wijzigt. Dit is enkel mogelijk als er onvoldoende ruimte is om alle projecten positief te beoordelen binnen de BSO-planner of binnen het huidig convenant (SWBC). Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 13 van 29

14 1.6 WELKE PROJECTEN MOET U BEOORDELEN? Via het tabblad Lokale woontoets vindt u de BSO-planner en alle projecten die een lokale woontoets aanvroegen. In het onderstaande voorbeeld zijn dit de projecten Kerkstraat en Kloosterstraat. U ziet een korte samenvatting van de projecten. U raadpleegt alle details van het project door te klikken op de projectnaam. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 14 van 29

15 1.7 BSO-PLANNER In het startscherm ziet u de BSO-planner/convenant-planner die de status van het bindend sociaal objectief of het sociaal woonbeleidsconvenant (SWBC) van de gemeente weergeeft, inclusief de aangevraagde projecten. De BSO-planner bestaat uit de al gerealiseerde sociale huurwoningen en de geplande sociale huurwoningen. Hij bestaat uit 4 categorieën: Laatste meting: de huurwoningen opgenomen in de meest recente jaarlijkse meting van het sociaal woonaanbod Gepland niet stopzetbaar: Hieronder vallen de sociale huurwoningen van projecten op de projectenlijst waarvan één of meerdere verrichtingen minstens opgenomen zijn op de meerjarenplanning of verder, en van projecten met de status RVL Deze kunt u niet meer tijdelijk stopzetten. Gepland stopzetbaar: Dit zijn geplande sociale huurwoningen van projecten op de projectenlijst, die niet de status RVL 2017 hebben en waarvan nog geen verrichting op meerjarenplanning of verder staat. Deze kunt u nog tijdelijk stopzetten. Te behandelen: Dit zijn het aantal geplande sociale huurwoningen van de projecten waarvoor de initiatiefnemers een beleidstoets aanvroegen. Over deze projecten registreert u nog een beslissing. Klik op lokale woontoets starten om dit te doen. De convenantenplanner ziet er hetzelfde uit alleen wordt daar als er het BSO reeds bereikt is de laatste meting niet getoond. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 15 van 29

16 1.7.1 Lokale woontoets uitvoeren, voldoende ruimte binnen de BSO-planner/Convenant Lokale woontoets starten Via de knop Lokale woontoets starten registreert u de beslissingen over de aangevraagde projecten. U krijgt onderstaand scherm met de datum van het lokaal woonoverleg waarvoor u de lokale woontoets startte. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 16 van 29

17 U ziet dat in dit voorbeeld met voldoende ruimte binnen de BSO -planner, de BSO-toets automatisch op goedgekeurd staat: u ziet dat aan het vinkje ( ). Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 17 van 29

18 Beslissingen ingeven beleidstoetsen U beoordeelt de relevante beleidstoetsen (lokaal woonbeleid en/of opname openbaar domein) voor het specifieke project via maak uw keuze. Als u de beleidstoets van een project plaatst op goedgekeurd of afgekeurd, verschijnen twee tekstvelden. Daar geeft u het uittreksel uit het verslag van de bespreking op het lokaal woonoverleg en de motivering van de beslissing in. Het uittreksel uit het verslag is altijd verplicht; een motivering is enkel verplicht bij een negatieve beslissing. Het is mogelijk dat het LWO een positief advies formuleerde, maar het College van Burgemeester (CBS) de beleidstoets negatief beoordeelde. In dat geval is de toets aan het lokale woonbeleid negatief. De beslissing van het CBS is doorslaggevend. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 18 van 29

19 U merkt dat voor de projectnaam een vinkje ( ) verschijnt: u keurde het project goed. Adviseert u een beleidstoets van een project negatief, dan verschijnt een rood kruis ( ) voor de projectnaam en de beleidstoets. De BSO-planner past zich aan uw beslissing aan. De categorie Te behandelen verandert van 38 naar 28 doordat u het project Kerkstraat afkeurde. De netto-aangroei van 10 sociale huurwoningen wordt niet opgenomen in de projectenlijst. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 19 van 29

20 Project uitstellen voor volgend LWO Via naar volgend LWO uitstellen stelt u de bespreking van een project en de uitvoering van de beleidstoets uit tot het volgende LWO. U kunt dit bijvoorbeeld doen als de opvolging van de sociale woonprojecten niet op de agenda van het eerstvolgende LWO staat. U krijgt hierna de vraag om dit nog eens te bevestigen. Klik op uitstellen om de actie te voltooien. U ziet de uitgestelde projecten als volgt: Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 20 van 29

21 Via Terug opnemen uitgesteld project herneemt u de beleidstoets voor dit project en geeft u de beslissing ervan in. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 21 van 29

22 Project tijdelijk stopzetten U kunt een eerder goedgekeurd project tijdelijk stopzetten. Dit kan alleen voor projecten waarvoor nog geen verrichting op de meerjarenplanning staat en voor projecten die niet de status RVL 2017 hebben. U klikt op Tijdelijk stop te zetten projecten. Hierna verschijnen de projecten die u tijdelijk kunt stopzetten. Via Project stopzetten selecteert u het project dat u tijdelijk wilt stopzetten. Het project komt in de lijst van te beoordelen projecten met een handje ( het project tijdelijk wil stopzetten. U vult hierna de motivering in. ). Aan dat icoon ziet u dat u Via Tijdelijk stopzetten annuleren verwijdert u het project uit de te beoordelen projecten en zet u het niet tijdelijk stop. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 22 van 29

23 Bij een volgend LWO kunt u een stopgezet project selecteren via heropneembare stopgezette projecten en project heropnemen. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 23 van 29

24 Lokale woontoets bevestigen Nadat u alle beslissingen ingaf, drukt u onderaan op bevestigen. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 24 van 29

25 1.7.2 Lokale woontoets uitvoeren, onvoldoende ruimte binnen de BSO-planner/ Convenant Bij het overschrijden van het saldo van het BSO of het convenant, ziet u het volgende scherm: U start de lokale woontoets op zoals hierboven aangegeven bij voldoende BSO (zie punt ). U ziet nu één extra functionaliteit waarmee u de volgorde van de aanvragen kan aanpassen. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 25 van 29

26 1.7.3 Volgorde aanvragen veranderen, onvoldoende ruimte binnen de BSO-planner/ Convenant Bij het overschrijden van debso-planner of het convenant verschijnt een ( waarvoor geen ruimte is in het BSO/convenant. ) voor de projecten Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 26 van 29

27 Door te verslepen past u de volgorde van de aanvragen aan. Dit kan u helpen om de projecten in de gewenste volgorde te adviseren. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 27 van 29

28 In het onderstaande voorbeeld zet het lokale bestuur het project Kerkstraat helemaal onderaan en zet het één project tijdelijk stop. Zo is er voldoende ruimte op de BSO-planner om de andere projecten op de projectenlijst te plaatsen (het BSO mag met één project overschreden worden). De iconen voor de BSOtoets en de BSO-planner tonen dat er voldoende ruimte is op de BSO-planner voor de projecten. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 28 van 29

29 2 HELPFUNCTIE Het portaal bevat een helpfunctie waarmee u rechtstreeks contact opneemt met de diensten van de VMSW. Wij helpen u graag verder. Via de helpknop stuurt u een waarin u aangeeft waarbij u hulp nodig heeft. Juli 2018 Aan de slag in het projectportaal, versie voor lokale besturen pagina 29 van 29