Meerjarenplan Vrijwilligershuis Drechtsteden Vrijwilligershuis versterkt en verbindt!

Transcriptie

1 Meerjarenplan Vrijwilligershuis Drechtsteden Vrijwilligershuis versterkt en verbindt! 1

2 Voorwoord Voor u ligt het meerjarenplan Als Vrijwilligershuis Drechtsteden leveren we graag een blijvende bijdrage aan een duurzame en dynamische samenleving. Dit doen we al, vandaar dat we starten in 2017, maar dit willen we verder versterken. We zien het Vrijwilligershuis als een organisatie in beweging. Met dit meerjarenplan willen we de ingezette richting verder intensiveren. Inhoudsopgave 1. Missie Pag Visie Pag Doelstellingen Pag Samenwerkingsstrategie partners en inwoners Pag Capaciteit Pag Besturingsmodel Pag Positionering van het Vrijwilligershuis Pag Communicatiestrategie Pag Monitoring en verantwoording Pag Facilitering Pag Implementatieplan vrijwilligersondersteuning en vrijwilligerswaardering Pag. 8 2

3 1. Missie Het Vrijwilligershuis Drechtsteden wil een blijvende bijdrage leveren aan de kwaliteit van onze dynamische, duurzame samenleving. Het Vrijwilligershuis is inspirerend, ondernemend en betrouwbaar. Het Vrijwilligershuis is de verbindende schakel voor een sterk netwerk van organisaties en iedereen die zich op vrijwillige basis wil inzetten. Wij stellen mensen in staat te participeren en ondersteunen organisaties en initiatieven: we staan letterlijk en figuurlijk in het centrum van Dordrecht. 2. Visie Wij geloven erin dat vrijwilligerswerk zorgt voor verbinding tussen mensen, mensen activeert en motiveert om talenten in te zetten. Vanuit de gedachte dat iedereen jong en oud kan bijdragen en er toe doet! Vrijwilligerswerk is hierbij het cement voor sociale samenhang en probleemoplossend vermogen vanuit de eigen kracht van de samenleving. Wij versterken, verbinden en matchen het vrijwilligerswerk. Wij zijn netwerkpartner en we verbinden (potentiele) vrijwilligers, maatschappelijke en vrijwillige organisaties, particuliere initiatieven en het bedrijfsleven. Wij sluiten hierbij aan bij de behoefte van de inwoners in de stad, we kennen de verschillende types vrijwilligers en adviseren organisaties hoe vrijwilligerswerk hun organisatie kan verrijken. We staan midden in het netwerk; We zijn een expertisecentrum; We zijn een laagdrempelig, toegankelijk en onafhankelijk knooppunt. 3. Doelstellingen Onderstaande doelstellingen zijn breed geformuleerd. Deze willen we graag in samenspraak met OCD, gemeente en inwoners vertalen naar meetbare indicatoren. Op basis hiervan kunnen we een nulmeting starten om de voortgang te kunnen monitoren. - Het Vrijwilligershuis draagt bij aan de kwaliteit van een dynamische, duurzame samenleving. - De inzet van het Vrijwilligershuis draagt bij aan verbinding tussen mensen, het activeren en motiveren van mensen. - Het Vrijwilligershuis matcht inwoners en organisaties per jaar met een groei (vanaf 2017) van 10%. - Partijen en organisaties ervaren het Vrijwilligershuis als een netwerkorganisatie waar zij onderdeel van zijn, dan wel onderdeel van willen worden. - Het Vrijwilligershuis heeft een schakelfunctie tussen organisaties en de gemeente. Wij signaleren wat er nodig is in de stad en innoveren en experimenteren met nieuwe concepten op basis van deze signalen en behoeften uit de stad. - Het Vrijwilligershuis is van en voor iedereen die met vrijwilligers/vrijwilligerswerk in de breedste zin te maken heeft, burgers en organisaties kennen de mogelijkheden/het aanbod en weten dit te vinden. - Het Vrijwilligershuis informeert, adviseert op maat, zonder inbreuk te doen op de autonomie. Wij zorgen er zo voor dat vrijwilligers leuker, makkelijker en beter hun werk kunnen doen en doen dit 3

4 op een wijze die bijdraagt aan het vergroten van de eigen kracht van zowel individu als samenleving. - Het Vrijwilligerswerk heeft onderzocht in de periode tweede helft 2017 welke meerwaarde het Vrijwilligershuis kan creëren in de driehoek participatie vrijwilligerswerk betaald werk. In 2017 en 2018 willen we dit intensiveren. Inzichten uit het onderzoek worden vertaald naar vernieuwing van bijvoorbeeld werkprocessen en geïmplementeerd. 4. Samenwerkingsstrategie met partners en inwoners Het Vrijwilligershuis ontwikkelt zich als netwerkorganisatie en expertisecentrum. De bestaande samenwerkingsverbanden worden versterkt, proactief worden nieuwe partners gezocht. Een krachtige samenleving bouwt op krachtige organisaties via een gedeelde visie verbindt en versterkt het Vrijwilligershuis, in een netwerk van steeds wisselende partners passend bij de vragen uit de buurt, wijk of stad. Het Vrijwilligershuis wil die samenwerking vanaf 2017 op vernieuwende wijze vorm geven waarin initiatieven van verschillende aard tot een succes worden gemaakt. Door te leren van elkaar, te experimenteren, maar ook door talent, expertise en inzet uit te wisselen en te delen. In de samenwerking zijn wij gericht op: Versterken: Het Vrijwilligershuis is een expertisecentrum op het gebied van het werken met vrijwilligers en vrijwillige inzet. Wij zijn innovatief en vertalen landelijke ontwikkelingen naar de lokale context. Maar we halen ook expertise en vernieuwing naar binnen door telkens innovatieve partners aan het Vrijwilligershuis te binden. Dan wel partners met wie we vanuit aanvullende expertise en mogelijkheden tot innovatie kunnen komen. Verbinden: Het Vrijwilligershuis is zichtbaar in de stad en staat te midden van het bruisende (informele en formele) netwerk van inwoners, maatschappelijke en vrijwillige organisaties, bewonersinitiatieven én het bedrijfsleven van Dordrecht. Wij zijn pro-actief in het benaderen van mogelijke partners en werken op verschillende manieren met hen samen. Matchen: Daar waar vragen ontstaan over vrijwilligerswerk, vinden organisaties en inwoners in het Vrijwilligershuis de plek voor ondersteuning. Wij hebben een makelaarsfunctie en een digitaal platform waar vrijwilligersprofielen en organisatieprofielen helder omschreven staan om zo snel, efficiënt en duurzaam te komen tot een match van vraag en aanbod. 5. Capaciteit Het Vrijwilligershuis werkt met een basisteam van medewerkers en heeft daar om heen een flexibele schil. Het basisteam draagt zorg voor de kerntaken van het Vrijwilligerswerk, namelijk: verbinden, versterken en matchen van vrijwilligerswerk. De doorontwikkeling van het basisteam blijft een continu proces. Door sterk in te zetten op kerntaken (wat doen we wel en wat niet?) en op talenten en competenties (inspireren, ondernemen en betrouwbaarheid). Ten behoeve van de realisatie van het basisteam (en de daaruit voorkomende activiteiten) hebben wij voor 2017 een subsidie aangevraagd van ,00. Hieruit zal 3,12 fte bekostigd worden en is er ,67 begroot t.b.v. activiteitengeld. Ons streven is om de aanvraag 2018 gelijk te laten zijn aan de aanvraag Daarnaast organiseren we als Vrijwilligershuis een flexibele schil van mensen en organisaties om ons heen. Deze flexibele schil zorgt dat we mensen en organisaties aan ons binden zodat we inspiratie, kennis en competenties van buiten naar binnen kunnen halen. Zo ontstaat een grotere capaciteit aan betaalde en onbetaalde inzet rondom het basisteam als een samenwerkingsvorm (flexibele schil) die de denkkracht en werkkracht vergroot. 4

5 Jaarlijks biedt het Vrijwilligershuis ruimte voor begeleiding van een of meerdere stagiairs of afstudeerders. Dit is een principiële keuze: het brengt nieuwe krachten naar binnen en we zien het als onze maatschappelijke plicht en kan jongeren op deze wijze een kans te bieden met vrijwilligerswerk kennis te maken. 6. Besturingsmodel Het basisteam voor het Vrijwilligershuis wordt geleverd door de organisaties SSKW en MEE. Die samenwerking is vastgelegd in een samenwerkingsconvenant. Aanvullende middelen worden bijgedragen vanuit het gehele netwerk, in wisselende verbanden worden hiertoe afspraken gemaakt. Onderzocht wordt welk besturingsmodel de grootst mogelijke waarde kan creëren in het realiseren van de doelstellingen nu en in de toekomst. Wij onderzoeken hierbij de huidige structuur van de organisatie (bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden), de werkwijze binnen die structuur (kaders, processen) en de overlegstructuur. Wij zien mogelijkheden om andere partners uit het netwerk te betrekken en op deze manier meer te kunnen betekenen voor de samenleving. We hebben de intentie om meerdere partners op een duurzame manier aan ons te binden. Op uitvoeringsniveau hebben we op dit moment al stadsgesprekken. Deze gesprekken willen we in 2017 en 2018 verder intensiveren. Op korte termijn willen we ook op meer strategisch en beleidsniveau stadsgesprekken organiseren. Wij geloven op deze manier dat het vrijwilligerswerk nóg meer een verbindende schakel kan worden met haarvaten te midden van de samenleving. Op deze manier willen we werken aan een laagdrempelig en toegankelijk knooppunt voor inwoners en organisaties in de buurt, wijk en stad. 7. Positionering van het Vrijwilligershuis Het Vrijwilligershuis is een netwerkorganisatie, expertisecentrum en laagdrempelig, toegankelijk knooppunt. Vanuit het Vrijwilligershuis werken we aan versterking, verbinding en matching van vraag en aanbod en verleiden we mensen hun talenten in te zetten via vrijwillige inzet. Het Vrijwilligershuis is een: Verleider van alle Dordtenaren om te participeren in onze samenleving via vrijwillige inzet. Inspirerende, ondernemende en betrouwbare partner voor organisaties en instellingen die werken met vrijwilligers. We experimenteren, dragen ideeën aan en komen afspraken na. Expertisecentrum voor vrijwilligers, organisaties en overheid als het gaat om beleid, wet- en regelgeving, deskundigheid en waardering van vrijwillige inzet. Verbinder, versterker en aanjager van succesvolle initiatieven, op wijk-, stads- en regionaal niveau en/of per sector (kunst en cultuur, natuur en milieu, onderwijs, zorg en welzijn) dan wel sector overstijgend. 8. Communicatiestrategie De in dit meerjarenplan verwoorde ambitie vraagt ook een duidelijk communicatieplan. Op basis van een gemaakte analyse koppelen/toetsen wij de komende periode onze communicatie aan de volgende items : Denk vanuit doelgroepen Iedere doelgroep heeft (net) andere info-behoefte, bij iedere communicatie-uiting denken we na over de vraag welke doelgroep we willen bereiken en spelen hierop in. 5

6 Denken vanuit de doelgroep betekend onszelf continu de vraag stellen; wat ziet iemand van de gemeente/vanuit het bedrijfsleven/een (potentiele)partners/ een bewoner etc. op jaarbasis van het Vrijwilligershuis? Is dat voldoende om onze ambitie te realiseren? Komende periode zullen we dit continu toetsen/monitoren en daar waar nodig maken we een plan over de inzet van extra middelen. Op basis van bovenstaande punten maken wij een doelgroep/middelen matrix. Keyplayers & netwerken in beeld We kennen het politieke krachtenveld We hebben een goed en constructief contact met de accounthouders binnen de gemeente We hebben een goed relatiebeheer & crm systeem We volgen de websites & social media kanalen van al onze (potentiele) partners en netwerken (monitoring) Contentstrategie & -kalender we hebben een contentkalender (welke inhoud, wanneer en naar wie) we hebben een duidelijk proces van contentcreatie we hebben regelmatig Vrijwilligershuis Drechtsteden campagnes Communicatie-infrastructuur (mensen, middelen en vaardigheden) we organiseren periodiek een overleg tussen communicatie mensen van de verschillende partners binnen onze netwerkorganisatie we ontwikkelen een communicatie toolkit in ieder werkplan/projectplan komt een communicatie paragraaf Huidige communicatie kanalen/middelen worden verbeterd de website is helder, duidelijk en toegankelijk voor de gebruikers. we zijn actief op social media en beheren het account op professionele wijze : rijke & relevante inhoud, gebruiken om op het netvlies te blijven van key-players/doelgroepen we zetten LINKEDIN in ten behoeve van bepaalde doelgroepen In zijn algemeenheid kan gezegd worden dat we ons zelf t.a.v de communicatie voortdurend de volgende doelen stellen : weten wat er speelt en hier op in spelen weten wat we willen zeggen en hoe we over willen komen weten wat we doen, organiseren voor succes. 9. Monitoring en verantwoording Via een innovatief registratiesysteem is snel inzicht te verkrijgen in aard en omvang van vrijwillige inzet in Dordrecht en overige Drechtsteden. Op wijk-, stads- en regionaal niveau en per sector is de inzet inzichtelijk te maken. Dit levert voor potentiele vrijwilligers inzicht in interessant vrijwilligerswerk, voor organisaties en initiatieven de mogelijkheid gericht geschikte vrijwilligers te vinden en voor de netwerkorganisatie het Vrijwilligershuis de informatie die nodig is om snel en doelgericht activiteiten en beleid op te ontwikkelen. 6

7 Monitoring vindt plaats via kortlopende cycli van gesprekken met partners en een vertegenwoordiging van vrijwilligers; het registratiesysteem is hierbij ondersteunend. Transparantie en onderling vertrouwen zijn in deze contacten van groot belang. Onderwerp van gesprek is onder andere: Wat gaat goed, maar ook waar moet het beter, anders? Hoe zit het met onderlinge verwachtingen en zitten we wat betreft afgesproken resultaten op de goede weg? Worden de maatschappelijke effecten zoals mensen verbinden, activeren en talenten ontwikkelen behaald? De Lean-methodiek helpt ons voortdurend in gesprek te zijn met de gebruiker de vrijwilligers en de initiatieven. En om zo voortdurend te checken of we leveren wat wordt gewenst en zo nodig andere keuzes te maken. Monitoring op vrijwilligersniveau: Jaarlijks tevredenheidsonderzoek naar matching. Evaluatie van deskundigheidsbevordering na iedere training of bijeenkomst. Aantallen vrijwilligers- en organisatieprofielen geven inzicht in laagdrempeligheid en doelmatigheid. Monitoring op wijk- en stadsniveau: In samenspraak met de wijkteams analyseren we minimaal halfjaarlijks of maatschappelijke doelen bereikt zijn en wat de bijdrage van het Vrijwilligershuis hierbij was. Wijkpanels en wijkverhalen leveren inzicht in de betrokkenheid van bewoners en richting aan de inzet van het Vrijwilligershuis. Korte lijnen met opdrachtgevers zijn belangrijk om in onze dynamische omgeving te toetsen of er bijgesteld moet worden. Een veranderende samenleving kan betekenen dat er nieuwe keuzes gemaakt moeten worden, zodra wij dit vanuit ons werkveld signaleren is snel kunnen schakelen met de opdrachtgever belangrijk. Vanuit de rolverdeling opdrachtgever opdrachtnemer is het belangrijk aan de voorkant helder vast te stellen wat de gemeente aan de achterkant verantwoord wil hebben. Hierover vindt minimaal twee maal per jaar overleg plaats, voorafgaand aan het maken van de afspraken voor het komend jaar en bij de verantwoording. 10. Facilitering Het Vrijwilligershuis beschikt over een basis aan middelen. Vanuit deze basis worden middelen van netwerkpartners verbonden en zodanig efficiënt ingezet dat zij elkaar versterken en als multiplier werken het effect van de inzet van de netwerkorganisatie Vrijwilligershuis is daarmee substantieel meer dan dat van de losse partners. 7

8 11. Implementatieplan vrijwilligersondersteuning en vrijwilligerswaardering Om onze ambities op korte termijn richting te geven, hebben we hier een tijdspad opgenomen om de voorgenomen richting te implementeren. Voor het implementatieplan richten wij ons op tweede helft 2017 en Halverwege 2018 maken we een implementatieplan voor 2019 dat passend is bij de huidige situatie. Op deze manier willen we wendbaar organiseren. Thema Deelonderwerpen Tijdspad 1. Versterken - Intensiveren: inspiratie van buitenaf halen om Zomer 2017 vrijwilligerswerk dienstverlening te innoveren - Plan van aanpak gereed voor innovatieve Eind 2017 dienstverlening - Uitvoering plan van aanpak In Verbinden netwerk - Intensiveren: stadsgesprekken met partners om duurzaam te verbinden en starten strategische stadsgesprekken Zomer Afspraken met nieuwe partners Eind Verder verkennen van betrekken bedrijfsleven (gesprekken voeren, plan van aanpak opstellen voor pilot) Start pilot begin Matchen - Digitaal platform voor matching en verbinding Eind 2017 vernieuwd - Meer duurzame en flexibele inzet voor Eind 2017 verschillende vrijwilligers gerealiseerd - Evalueren van het nieuwe digitale platform en 2018 waar nodig verbeteren 4. Communicatie - Plan van aanpak uitwerken VHD als sterk merk Zomer Implementeren communicatieplan Interne - Doorontwikkeling van basisteam organisatie - Implementatieplan 2019 basisteam met Zomer 2018 flexibele schil maken 6. Monitoring en verantwoording - Monitoring opstellen gericht op kwaliteit dienstverlening naar inwoners, partners en Zomer 2017 organisaties - Kort cyclische gesprekken met opdrachtgever (monitoring en verantwoording)