Een nieuw samenwerkingsverband in Utrechtse buurtcentra: de Driehoek. Samenvatting en stappenplan

Transcriptie

1 Een nieuw samenwerkingsverband in Utrechtse buurtcentra: de Driehoek Samenvatting en stappenplan Auteurs: Fleur van IJperen en Eva Leen, The Social Firm

2 Inleiding In Utrecht is een nieuw samenwerkingsverband ontstaan tussen verschillende partijen die samen verantwoordelijk zijn voor een buurtcentrum of buurtcentrum, genaamd: De Driehoek. Deze ontwikkeling heeft plaatsgevonden naar aanleiding van de nota Vernieuwend Welzijn (Gemeente Utrecht, 2011), nota tarievenbeleid welzijnsaccommodaties en gaat hand in hand met het collegeakkoord Utrecht maken we samen (Gemeente Utrecht, 2014). De gemeente wordt uitgedaagd om meer zaken bij buurtbewoners te leggen en laten, waardoor verhoudingen en verantwoordelijkheid tussen burger en overheid verschuiven. Bij buurtcentra uit zich dit onder andere door toe te werken naar medebeheer van het pand; gebruikers, Stadsbedrijven (gemeente Utrecht) en Sociaal Makel Organisaties (SMO s) delen taken en verantwoordelijkheden om buurtcentra succesvol draaiende te houden, te zorgen voor een fijne sfeer en aan te sluiten bij behoeften en (potentiële) initiatieven van een wijk. 1. De Driehoek De Driehoek wordt gevormd door de facilitair/technisch beheerders, sociaal beheerders en gebruikers/ bewonersgroepen die betrokken zijn bij een buurtcentrum. Samen hebben zij de verantwoordelijkheid voor het medebeheer van het buurtcentrum. Dit houdt in dat er beslissingsbevoegdheid is op de volgende thema s: beheer, communicatie en programmering. De Driehoek als samenwerkingsvorm kan gezien worden als een kans; een logische stap in het proces naar medebeheer. Figuur 1: de Driehoek Succesfactoren Er zijn verschillende factoren die meewegen in het proces van het werken naar een (succesvol)werkende Driehoek. Hieronder ziet u een uiteenzetting. Gemeenschappelijke visie Competenties Vrijwilligersnetwerk Procesbegeleiding Beleidskaders Gelijkwaardigheid Communicatie Noodzaak Buiten de lijntjes kleuren Ruimte voor het sociale en kleine dingen Vertrouwen en betrouwbaarheid Koetjes en kalfjes Helikopterview Wilt u meer weten over de inhoud van deze succesfactoren? Zie dan de Rapportage 3Hoekonderzoek 2016 (

3 Competenties Uit eerder onderzoek (van IJperen en Leen, 2016) blijkt dat er verschillende competenties cruciaal zijn voor het vormen van een werkzame Driehoek. Deze resultaten zijn een uitwerking van de vraag: Wat gaat er goed in jullie Driehoek? en Wat is jouw rol? gesteld tijdens het onderzoek. In Tabel 1 is te zien welke algemene en rolspecifieke competenties van belang zijn. Algemene competenties Rolspecifieke competenties Flexibiliteit, Kunnen schakelen, Oplossingsgericht denken, Signaleren, Helikopterview, Algemeen belang voor eigenbelang kunnen zetten, Voor de missie / gemeenschappelijk visie van de Driehoek staan, Erkennen van noodzaak van elkaars rol in de Driehoek, (Samen) kunnen beschrijven wat je wil - plannen kunnen schrijven als Driehoek. Sociaal beheerder Facilitair / technisch beheer Gebruikers / bewoners Aanjagen, Organiserend vermogen, (Vergader)structuur kunnen opbouwen/ faciliteren, Procesmanagement/ procesbegeleiding, Inclusiviteit waarborgen, Meerdere doelgroepen aanspreken en betrekken Vertaalslag kunnen maken van behoeften naar visie en actie, (Gevoelige) thema s bespreekbaar maken. Sociale invulling kunnen geven aan werkzaamheden, Buiten kaders kunnen denken en handelen, Opbouwende feedback kunnen geven (niet nee verkopen, maar meedenken over een ja). Vanuit algemeen belang kunnen denken (niet alleen vanuit eigen belang), Denken en handelen in kansen, Communicatief vaardig zijn. Tabel 1: Algemene en rolspecifieke competenties

4 2. Stappenplan formeren Driehoek Dit stappenplan is een leidraad en bevat handvatten voor het komen tot een efficiënte samenwerking binnen de Driehoek. Ze zijn vooral gericht op de opstartfase. De stappen zijn niet statisch, maar naar eigen inzicht in te vullen. Hoe begin je? Ga op onderzoek uit onder de gebruikers, vrijwilligers en andere betrokkenen bij het buurtcentrum. Vraag bijvoorbeeld naar: De behoeften van verschillende partijen in het buurtcentrum, zowel fysiek als sociaal. Welke kansen en uitdagingen zij zien binnen het buurtcentrum. Je kunt ook starten met iets concreets waar gebruikers belang bij hebben, zoals de inrichting van de huiskamer of de voorkeursplanning. Nieuwe samenwerking bespreken Begin met het bespreken van de nieuwe samenwerking. Met werkgevers, belanghebbenden en verantwoordelijken; mensen die in de Driehoek plaats zouden kunnen gaan nemen. Bespreek o.a. de volgende vragen: Wie in het buurtcentrum heeft hier belang bij en moeten bij dit gesprek aanwezig zijn? Waarom gaan we deze manier van samenwerken aan? Wat houdt de samenwerking in? Wie komen er in de Driehoek? Worden alle belanghebbenden van het buurtcentrum vertegenwoordigd in de Driehoek? Wat hebben we nodig om deze start te maken? Openheid Is er onderling vertrouwen, eerlijkheid, motivatie en eigenaarschap en wordt er geluisterd naar elkaar? Is dit er niet? Geef hier dan als eerst aandacht aan, want anders ontstaat er onrust en heb je een valse start. Doe dit desnoods met hulp van externen.

5 Startdocument Maak een document over de nieuwe manier van samenwerken. Neem hier de volgende dingen in mee: Visie/missie: waar willen we heen met het buurtcentrum en deze samenwerking? Doelen: wat willen we bereiken met het buurtcentrum en deze samenwerking? Structuur: waar, wanneer en hoe vaak komt de Driehoek samen? Continuïteit is erg belangrijk. Driehoek in de organisatie: hoe verhoudt de Driehoek zich tot elkaar, het buurtcentrum en de buurt? (Maak bijvoorbeeld een organogram). Rolverdeling: Hoe verhouden mensen zich in de Driehoek tot hun werkgevers (welke vrijheid is er om beslissingen te nemen)? Wat is ieders verantwoordelijkheid? Prioriteiten: waar gaan we ons als eerst op richten om ons doel te bereiken? Denk aan: beheer, communicatie en programmering. Geef ook gehoor aan kleine, fysieke problemen. Communiceren Het is belangrijk om af te spreken met welke middelen er onderling gecommuniceerd wordt, bijvoorbeeld of Whatsapp. Het kan ook offline, kies voor een communicatiemiddel wat bij jullie als Driehoek past. Er kan bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive zijn, maar offline kan dit ook door het uitprinten van bijvoorbeeld agenda s, notulen en afspraken. Zorg ervoor dat de rest van de organisatie (belanghebbenden binnen het buurtcentrum) ook op de hoogte is van (het belang) van deze samenwerking. Een persoonlijk gesprek is hierbij belangrijk, en af en toe een update via de mail. Stem de middelen die je inzet af op de mensen die je wilt bereiken. Vertel de organisatie: Waarom deze nieuwe manier van samenwerken er is, Wat het belanghebbenden van het buurtcentrum op kan leveren en waar ze jullie voor kunnen inschakelen, Of ze kunnen participeren en zo ja, hoe dan? Hoe je bereikbaar bent. Na het opzetten van de structuur voor interne communicatie kun je een communicatieplan maken wat gericht is op externe doelgroepen: de buurt. Zie voor inspiratie het communicatiecanvas op