Format Gegevenslevering door Werkgevers aan SPF Beheer BV

Transcriptie

1 Format Gegevenslevering door Werkgevers aan SPF Beheer BV format gegevenslevering

2 INHOUDSOPGAVE 1. Algemene inleiding Het format Schriftelijke informatie Aanlevering bestand Controles Onjuiste levering Aan te leveren gegevens Indienst (Gebeurtenis 001) Uitdienst (Gebeurtenis 002) Inkomenslevering (Gebeurtenis 003) Wijziging deeltijdpercentage (Gebeurtenis 004) Aanvang Bijzonder Verlof (005) en Einde Bijzonder verlof (006) Toelichting algemeen Bijzondere situaties Terugwerkende kracht gebeurtenissen Nabetalingen / bijbetalingen inkomen Overgang werknemer binnen het concern Aanvang en einde bijzonder verlof Arbeidsongeschiktheid Oproepkrachten Indeling en de inhoudelijke vulling van de rubrieken De technische lay-out Hoe vaak komen de verschillende records voor? De indeling van genoemde records Indeling Super-header Indeling Sub-header Indeling Sub-sluitrecord Indeling Super sluitrecord Indeling detailrecord Aanvullende informatie bij het invullen van de rubrieken De inhoudelijke invulling van de rubrieken...12 format gegevenslevering

3 1. Algemene inleiding Voor u ligt de handleiding voor het leveren van deelnemersgegevens aan SPF Beheer bv. Deze handleiding is bestemd voor de werkgever die is aangesloten bij de Stichting Spoorwegpensioenfonds of de Stichting Pensioenfonds Openbaar Vervoer. Voor een juiste administratie van uw medewerkers bij het pensioenfonds is het van belang dat de benodigde gegevens tijdig en op correcte wijze aangeleverd worden. Alleen dan is het mogelijk de werknemer periodiek te informeren over zijn pensioenrechten. Voor wat betreft de tijdigheid van de leveringen en de accountantsverklaringen wordt verwezen naar het uitvoeringsreglement. 1.1 Het format De werkgever is verantwoordelijk voor het aanleveren van alle voor de uitvoering van de pensioenregeling noodzakelijke gegevens. De levering van gegevens kan uitsluitend volgens het door SPF Beheer bv vastgestelde format. Hiermee is een standaard aanlevering en verwerking van de gegevens gewaarborgd. Het format gaat uit van aanlevering van gegevens op maandbasis of, indien de administratie daarop is ingericht, per vier weken. Voor de leesbaarheid wordt verder alleen gesproken over per maand of maandelijks. 1.2 Schriftelijke informatie Een aantal gegevens kan niet via het format worden aangeleverd. De volgende mutaties dienen schriftelijk aan SPF Beheer bv te worden aangeboden: ingang en wijziging van arbeidsongeschiktheid. Deze mutaties worden, vergezeld van een kopie van de beslissing van het UWV. Samenwonen: Het registreren van een partner bij het voeren van een gemeenschappelijke huishouding (art. 1.3 pensioenregeling SPF, art 1.4 pensioenregeling SPOV). Beëindiging van het samenwonen dient tevens schriftelijk gemeld te worden. Wijziging van bedrijfsorganisatie: de veranderingen in de sfeer van de werkgever (fusie, reorganisatie, overname e.d.) moeten aan de accountmedewerker van SPF Beheer bv worden doorgegeven. De accountmedewerker maakt vervolgens met de werkgever individuele afspraken over de wijze van aanleveren. Verzoek voortzetting pensioenopbouw tijdens bijzonder verlof: Na ontvangst van het verzoek ontvangt de deelnemer van SPF beheer bv een offerte. Einde voortzetting pensioenopbouw tijdens bijzonder verlof: Indien de einddatum nog niet bekend was op het moment van aanvang dient dit alsnog te worden gemeld om de vrijwiligge voortzetting van de pensioenopbouw tijdens bijzonder verlof te beëindigen. format gegevenslevering

4 2. Aanlevering bestand Het aan te leveren bestand moet in zijn geheel worden gevuld door de gegevensleverancier / werkgever. Er wordt geen invulprogramma meegeleverd. De gegevensleverancier / werkgever voert in eigen beheer of uitbesteed aan een softwareleverancier de aanmaak van het bestand uit. Na ontvangst worden op het aangeleverde bestand door SPF Beheer bv diverse controles in technische zin uitgevoerd. 2.1 Controles Direct na ontvangst door SPF Beheer bv worden de volgende controles uitgevoerd: Controle op volledigheid m.a.w. zijn de verplichte rubrieken ingevuld? Zijn de formaten juist? Bijvoorbeeld, is een datum bestaanbaar? Een rubriek, waarvoor een bepaalde waarde is gedefinieerd, mag ook slechts een gedefinieerde waarde krijgen. Controles op samenhang. 2.2 Onjuiste levering Is de aanlevering technisch gezien niet acceptabel dan wordt het medium retour gezonden aan de gegevensleverancier met het verzoek een nieuw, gecorrigeerd bestand aan te leveren. Als op individueel niveau gegevens onvolledig of onjuist zijn, zal SPF Beheer bv in contact treden met de werkgever / gegevensleverancier om alsnog de juiste gegevens te achterhalen en om herhaling van een onjuiste levering te voorkomen. 3. Aan te leveren gegevens In deze paragraaf wordt aangegeven welke gegevens er dienen te worden geleverd. Wij kennen in deze de volgende gebeurtenissen: 3.1 Indienst (Gebeurtenis 001) Gegevens: De gegevens van zowel werkgever als werknemer zijn vereist als er sprake is van een begin van een nieuw dienstverband. De vereiste gegevens staan in de bijgeleverde indeling vermeld. 3.2 Uitdienst (Gebeurtenis 002) Gegevens: De gegevens van zowel werkgever als werknemer zijn vereist als er sprake is van een beëindiging van een dienstverband. De vereiste gegevens staan in de bijgeleverde indeling vermeld. 3.3 Inkomenslevering (Gebeurtenis 003) Gegevens: Het genoten loonbedrag, soort loon. (Zie bijlage voor de pensioengevendheid van de diverse looncomponenten) Het feitelijk genoten loonbedrag is inclusief het gereserveerde vakantiegeld en de gereserveerde decemberuitkering en/of 13 e maand, indien van toepassing. 3.4 Wijziging deeltijdpercentage (Gebeurtenis 004) Gegevens: De omvang van een deeltijdbetrekking wordt aangegeven door het deeltijdpercentage. Het deeltijdpercentage is een breuk waarvan: - de noemer wordt gevormd door het aantal uren dat zou gelden bij volledig dienstbetrekking bij de werkgever en - de teller wordt gevormd door het feitelijk aantal gewerkte uren. format gegevenslevering

5 Bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid (WGA- of WAO-uitkering) wordt het deeltijdpercentage gebaseerd op de daadwerkelijke gewerkte uren. 3.5 Aanvang Bijzonder Verlof (005) en Einde Bijzonder verlof (006) Deze Gebeurtenissen kunnen feitelijk niet meer via de digitale werkgeverslevering worden aangeleverd. Fiscale vereisten dwingen ons er toe om vóór aanvang van het verlof vast te stellen of de deelnemer in aanmerking komt voor vrijwillige voorzetting van de pensioenopbouw tijdens bijzonder verlof. Zie voor de gewijzigde procedure bij deze gebeurtenis paragraaf 1.2 en 4.4. NB! Het format van de werkgeverslevering hebben we echter ongemoeid gelaten zodat u hiervoor geen technische wijzigingen dient door te voeren. De indeling van het detailrecord (zie blz. 10) is dus ongewijzigd. 3.6 Toelichting algemeen Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat als sprake is van Gebeurtenis 001 of 002 er altijd een afzonderlijke Gebeurtenis 003 geleverd dient te worden. Maandelijks dienen de (eventuele) nieuwe deelnemers doorgegeven te worden en de deelnemers waarvan het dienstverband is beëindigd. Daarnaast moeten van alle actieve werknemers maandelijks de loongegevens worden aangeleverd (dus niet alleen bij een wijziging!). Het deeltijdpercentage (gebeurtenis 004) wordt daarentegen alleen aangeleverd bij een wijziging en hoeft niet maandelijks voor alle werknemers aangeleverd te worden. 4. Bijzondere situaties 4.1 Terugwerkende kracht gebeurtenissen Onder een gebeurtenis met terugwerkende kracht wordt verstaan een gebeurtenis die een correctie betreft van een eerdere aanlevering of een gebeurtenis over een reeds verstreken periode. Is er een wijziging in inkomen met terugwerkende kracht dan wordt het totale inkomen van de laatste periode inclusief verrekening van de voorgaande perioden doorgegeven. Is er sprake van een wijziging met terugwerkende kracht van het deeltijdpercentage, dan wordt het gewijzigde deeltijdpercentage en de daarbij behorende ingangsdatum van het deeltijdpercentage opgegeven. Voorbeeld: Voor een werknemer is per een inkomen van geleverd. Het bijbehorende deeltijdpercentage is 95 %. Het inkomen moest echter zijn. Het bijbehorende deeltijdpercentage moest 100% zijn. Per worden dan de volgende gebeurtenissen aangeleverd: Gebeurtenis 003: (= nieuwe reguliere inkomen correctie ). Gebeurtenis 004: Deeltijdpercentage = 100% Ingangsdatum deeltijdpercentage Nabetalingen / bijbetalingen inkomen Het kan voorkomen dat na de gebeurtenis ontslag, overlijden of pensionering alsnog een inkomen geleverd wordt. Als dit inkomen nog betrekking heeft op de periode van vóór het format gegevenslevering

6 ontslag, overlijden of pensionering dan kan dit inkomen geleverd worden en zal worden verwerkt. Inkomens die genoten worden uit een nieuw dienstverband na pensionering zijn niet pensioengevend en mogen dus niet geleverd worden. 4.3 Overgang werknemer binnen het concern Als een werknemer binnen het concern over gaat naar een bedrijfsonderdeel met een andere bedrijfsindicatie, dan dient zowel een gebeurtenis 002 als een gebeurtenis 001 geleverd te worden. De ingangsdatum deeltijdpercentage kan in deze situaties nooit liggen vóór de datum indiensttreding bij de laatste werkgever/bedrijfsonderdeel. De ingangsdatum deeltijdpercentage wordt dus niet afgeleid van een eventueel eerder dienstverband bij een vorige werkgever/bedrijfsonderdeel. 4.4 Aanvang en einde bijzonder verlof De werknemer kan tijdens bijzonder verlof de deelneming aan de regeling voortzetten (zie voor meer informatie de bijlage). Bij aanvang bijzonder verlof wijzigt het percentage actief dienstverband. Er moet in dit geval dus altijd een Gebeurtenis 004 Wijziging Deeltijdpercentage worden aangeleverd. Indien tijdens het verlof vrijwillig de pensioenopbouw voortgezet moet worden, dient dit vóóraf schriftelijk aan SPF Beheer bv te worden medegedeeld. Voorbeeld: Werknemer heeft een dienstverband van 100% en gaat per voor 60% met ouderschapsverlof. De deelnemer heeft bij de werkgever verzocht de deelneming aan de regeling over deze periode van verlof voort te zetten. Dit dient altijd schriftelijk plaats te vinden (zie ook paragraaf 1.2). De aanlevering is dan als volgt: Gebeurtenis 004 Ingangsdatum deeltijdpercentage = Deeltijdpercentage = 40 % (immers voorheen 100%) Nadat de deelnemer accoord is gegaan met de offerte van SPF Beheer bv wordt de pensioenbouw tijdens bijzonder verlof geadministreerd in de pensioenadministratie. Als de deelnemer volledig met bijzonder verlof gaat dient in deze situatie de Gebeurtenis 004 Wijziging Deeltijdpercentage te worden aangeleverd met als Deeltijdpercentage = 0 %. Indien bij einde bijzonder verlof het percentage actief dienstverband wijzigt dient de Gebeurtenis 004 Wijziging Deeltijdpercentage te worden aangeleverd. Indien de einddatum van de vrijwillige voorzetting van de pensioenopbouw tijdens bijzonder verlof bij SPF Beheer bv nog niet bekend is dient dit schriftelijk te worden gemeld. 4.5 Arbeidsongeschiktheid Door arbeidsongeschiktheid zal het percentage actief dienstverband wijzigen. Dit dient te worden aangemeld met de Gebeurtenis 004 Wijziging Deeltijdpercentage (zie paragraaf 3.4). Daarnaast dient bij de Gebeurtenis 003 Inkomenslevering het inkomen uit arbeid te worden opgegeven. format gegevenslevering

7 4.6 Oproepkrachten Van oproepkrachten moet maandelijks gebeurtenis 003 geleverd worden. Indien de oproepkracht in een maand niet is opgeroepen, hoeft er geen gebeurtenis 003 te worden aangeleverd. Voor een oproepkracht moet wel iedere maand dat hij is opgeroepen het deeltijdpercentage worden bepaald zoals beschreven in 3.4. Indien deze dus afwijkt van de vorige deeltijdfactor dient dit met gebeurtenis 004 te worden aangeleverd. format gegevenslevering

8 5. Indeling en de inhoudelijke vulling van de rubrieken Deze paragraaf geeft informatie over de technische lay-out zoals indeling van records en het verplicht/optioneel zijn van rubrieken. Bij de inhoudelijke vulling van de rubrieken wordt in geval van toepassing toegestane waarden opgesomd. De gegevensleveranciers / werkgevers moeten de gegevens conform onderstaande bestandsindeling en gedefinieerde rubrieken invullen. De documentatie m.b.t. het bestand is als volgt samengesteld: De technische lay-out, waarbij aangegeven De gewenste indeling van het bestand t.w. super-header, sub-header, detailrecord, sub-sluitrecord, super-sluitrecord De indeling van genoemde records In het detailrecord is per gebeurtenis aangegeven welke rubrieken verplicht, optioneel en niet van toepassing zijn en hoe het formaat (=de schrijfwijze) moet zijn De inhoudelijke invulling van de rubrieken 5.1 De technische lay-out Iedere gegevensaanlevering ziet er periodiek (bijvoorbeeld iedere maand) qua lay-out hetzelfde uit conform onderstaande indeling. De aanlevering bestaat uit 5 soorten records t.w.: Super-header Sub-header Detailrecord Sub-sluitrecord Super-sluitrecord 5.2 Hoe vaak komen de verschillende records voor? De super-header en super-sluitrecord komen slechts eenmaal voor. De sub-header en subsluitrecord worden per werkgever verwacht. Voor iedere verzekerde wordt een detailrecord aangeleverd. Voorbeeld: Super-header soort record = 0 begin begunstigde SPF BEHEER Sub-header soort record = 1 begin werkgever A Detailrecord soort record = 2 verzekerde in dienst bij werkgever A Detailrecord soort record = 2 verzekerde in dienst bij werkgever A Etc Sub-sluitrecord soort record = 8 einde werkgever A Sub-header soort record = 1 begin werkgever B Detailrecord soort record = 2 verzekerde in dienst bij werkgever B Detailrecord soort record = 2 verzekerde in dienst bij werkgever B Etc Sub-sluitrecord soort record = 8 einde werkgever B Etc Super-sluitrecord soort record = 9 einde begunstigde SPF BEHEER format gegevenslevering

9 5.3 De indeling van genoemde records Indeling Super-header Rubriek Formaat Waarde Soort record 1N 0 Begunstigde 5A SPF Verwerkingsdatum 8N EEJJMMDD datum draaien interface Maand/periode 2N Maand / periode Jaar 4N Afrekeningjaar Filler 283A Spaties Indeling Sub-header Rubriek Formaat Waarde Soort record 1N 1 Bedrijfsindicatie 5N Werkgeverscodering zoals afgesproken met de werkgever Bedrijfsnaam 30A Naam werkgever Personeelsgebied 4A Waarde, die met de werkgever is afgesproken Juridische persoon 4A Waarde, die met de werkgever is afgesproken Header volgnummer 3N Oplopend volgnummer per werkgever Filler 256A Spaties Indeling Sub-sluitrecord Rubriek Formaat Waarde Soort record 1N 8 Aantal records 5N Aantal detail-records per subheader Hashtotal 18N Per subheader: Totaaltelling van loonbedrag-1 Filler 279A Spaties Indeling Super sluitrecord Rubriek Formaat Waarde Soort record 1N 9 Aantal diensten 3N Aantal subheaders Aantal records 5N Aantal detailrecords Super Hashtotal 18N Totaal van de hashtotalen Filler 276A Spaties format gegevenslevering

10 5.3.5 Indeling detailrecord Rubriek Positie Gebeurtenis Formaat Vanaf t/m In dienst Uit dienst Inkomenslevering Wijziging deeltijd perce ntage Aanvang Verlof (n.v.t.) Einde Verlof (n.v.t.) Soort record V V V V V V 1N Gebeurtenis N Burger service nummer (BSN) V V V V V V 9N / sofinummer Naam persoon V V V V V V 20A Voorvoegsels naam V O O O O O 10A Voorletters V O O O O O 12A Geslacht V O O O O O 1A Geboortedatum V V V V V V 8N (EEJJMMDD) Straatnaam V O O O O O 17A Huisnummer V O O O O O 5A Huisletter V O O O O O 6A Postcode V O O O O O 6A Woonplaats V O O O O O 18A Land V O O O O O 18A Fonds / regeling V V V V V V 2A Identificatienummer wkgever V V V V V V 7A Bedrijfsnaam werkgever V V V V V V 30A Datum In dienst V N (EEJJMMDD) Soort arbeidsovereenkomst V A Datum Uit dienst V N (EEJJMMDD) Reden uit dienst V A Deeltijdpercentage V - - V V V 8N Ingangsdatum deeltijdperc V - - V V V 8N (EEJJMMDD Soort bijzonder verlof V 1A Mutatiedatum bijz. verlof V V 8N (EEJJMMDD) Percentage bijz. verlof V - 8N Soort loon V - V - 2N Loonbedrag V - V - 9Ns Soort loon O N Loonbedrag O Ns Soort loon O N Loonbedrag O Ns Soort loon O N Loonbedrag O Ns Soort loon O N Loonbedrag O Ns Soort loon O N Loonbedrag O Ns Soort loon O N Loonbedrag O Ns Verplicht, optioneel en niet van toepassing Bij de rubrieken staat vermeld wanneer deze moeten worden gevuld V = verplicht (altijd invullen) O = optioneel (niet verplicht om in te vullen) - = niet van toepassing bij de aangegeven gebeurtenis. format gegevenslevering

11 Het vullen van de rubrieken: Wordt er een waarde in een rubriek geplaatst dan is het opgegeven formaat van kracht. Is er voor een rubriek geen waarde voorradig dan wordt de rubriek gevuld met spaties Aanvullende informatie bij het invullen van de rubrieken Identificatienummer werkgever alfanumeriek gedefinieerd, indien echter numeriek met voorloopnullen aanvullen Loonbedrag heeft als formaat 9Ns in totaal 9 posities De verwachte indeling is: 6 posities numeriek (voor de virtuele komma) 2 posities numeriek (achter de virtuele komma decimalen) 1 (laatste) positie: het sign-teken spatie of + indien bedrag positief of - indien bedrag negatief Deeltijdpercentage heeft als formaat 8N in totaal 8 posities De indeling is: 3 posities numeriek (voor de virtuele komma) 5 posities numeriek (achter de virtuele komma decimalen) Ingangsdatum deeltijdpercentage Als datum moet geleverd worden de datum vanaf wanneer dit percentage geldt. Het deeltijdpercentage moet groter zijn dan 0 en mag niet groter zijn dan 100. format gegevenslevering

12 5.4 De inhoudelijke invulling van de rubrieken De rubrieken worden vanuit de personeels- en / of salarisadministratie van de werkgever gevuld. Bij enkele rubrieken zijn mogelijke waarden aangegeven, waaruit een keuze moet worden gemaakt. Gebeurtenis 001 = indienst 002 = uitdienst 003 = inkomenslevering 004 = wijziging deeltijdpercentage Soort record 2 Burger service nummer/sofinr. Sofi-nummer / fiscaalnummer Naam persoon Naam medewerker (geslachtsnaam) Voorvoegsels naam Voorvoegsels medewerker (voluit) Voorletters Voorletters medewerker Geslacht 0 = man 1 = vrouw Geboortedatum Geboortedatum medewerker Straatnaam Straatnaam permanent adres Huisnummer Huisnummer permanent adres Huisletter Huisnummertoevoeging permanent adres Postcode Postcode permanent adres Woonplaats Woonplaats permanent adres Land Fonds / regeling Identificatienummer werkgever Bedrijfsnaam werkgever Soort Bijzonder verlof Mutatiedatum bijzonder verlof Percentage bijzonder verlof Datum In dienst Soort arbeidsovereenkomst Datum uit dienst Reden uit dienst Loonbedrag Soort loon Land permanent adres 01 = SPF (Spoorwegpensioenfonds) 02 = SPOV (Stichting Pensioenfonds Openbaar Vervoer) Identificatienummer werkgever Bedrijfsnaam werkgever 1 = Ouderschapsverlof 2 = Levensloopverlof (>18 werkdagen per kalenderjaar) Datum aanvang of einde bijzonder verlof Omvang van het verlof in percentage Datum in dienst Soort contract medewerker / werkgever 01 = (on)bepaalde tijd 03 = oproepkrachten Datum uit dienst 01 = op verzoek van werkgever of werknemer 02 = ontslag wegens arbeidsongeschiktheid 03 = overgang tussen aangesloten ondernemingen (binnen concern) 04 = sociaal plan Feitelijk genoten loon in de geleverde periode inclusief het gereserveerd vakantiegeld en eventueel gereserveerde decemberuitkering/ 13 de maand. En de verrekeningen van voorgaande periode(n). 00 = geen loon 01 = vaste inkomen (t.b.v. SPOV) zie bijlage I 02 = variabele inkomen (t.b.v. SPOV) zie bijlage I 03 = vast inkomen (t.b.v. SPF) zie bijlage II 05 = variabele inkomen (t.b.v. SPF) zie bijlage II format gegevenslevering

13 Deeltijdpercentage Ingangsdatum deeltijdpercentage 07 = variabel inkomen volgens commerciële premie, zie bijlage II 14 = netto-netto toelage t.b.v. SPF, zie bijlage II Deeltijdpercentage Datum ingang deeltijdpercentage format gegevenslevering