Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen

Transcriptie

1 Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen

2 Van: Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners Datum: Versie: Concept 0.10 Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 2 van 20

3 Inhoudsopgave Inleiding 4 1 Gegevensdrager Bestandsnaam Manier van aanleveren 5 2 Recordtype Hoofdrecord (verplicht) Sluitrecord (verplicht) Klant stamrecord Klant aanvullend record Voorziening record Wmo indicatie record Verblijf record 16 3 Bijlagen Bijlage 1: Hoofdcategorieën productgroepen 20 Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 3 van 20

4 Inleiding In deze handleiding leggen wij uit hoe u gegevens bij ons kunt aanleveren met de H&V-standaard (Hulpmiddelen & Voorzieningen-standaard). Met de gegevens die u aanlevert, kunnen wij de eigen bijdrage Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) per 2015 voor onze klanten berekenen. De gegevens moeten op gestructureerde wijze bij ons worden aangeleverd. U kunt alleen via de H&Vstandaard de gegevens aanleveren die in dit document genoemd zijn. Andere gegevens moet u op een andere manier aan ons doorgeven. In deze handleiding beschrijven wij welke gegevens u kunt aanleveren en op welke wijze u dat moet doen. Let op! Gaat u voor de eerste keer aanleveren via een H&V-bestand? Neem dan eerst contact op met uw relatiebeheerder. De relatiebeheerder kan met u de gegevens inhoudelijk beoordelen. Op de afdeling Dataverwerking van het CAK worden de bestanden ingelezen. Deze afdeling kijkt naar de technische correctheid van de bestanden. Op deze afdeling worden de gegevens niet inhoudelijk beoordeeld. Vragen? Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen? Neem dan contact op met Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners op telefoonnummer Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 4 van 20

5 1 Gegevensdrager WZA-code De WZA-code is het unieke nummer van elke gemeente die gegevens aan mag leveren aan het CAK. Deze code krijgt u van ons. Bestandsnummer Het bestandsnummer dient om de aangeleverde bestanden te kunnen identificeren per gemeente. Iedere keer als u bestanden gaat aanleveren moet u het bestandsnummer aanpassen. Een bestandsnummer heeft een vaste opzet. Het nummer heeft als eerste 4 posities de eeuw en het jaartal (EEJJ) en als laatste 3 posities een volgnummer. Het volgnummer moet per nieuw bestand een uniek nummer hebben (binnen een bepaald jaar). Records In een bestand staat altijd één hoofdrecord, één of meerdere klantrecords, voorzieningen en/of verblijf record en één sluitrecord. Het hoofdrecord is altijd het eerste record in het bestand en mag maar éénmaal voorkomen in het bestand. Het sluitrecord is altijd het laatste record in het bestand en mag maar éénmaal voorkomen in het bestand. De klantgegevens van één klant mogen niet verdeeld zijn over meerdere bestanden. Zet 10 en 12 records van een klant in hetzelfde bestand. In het bestand moeten de klantenrecords worden aangeleverd in volgorde van Clientnummer en recordtype. Bestanden kunnen dagelijks worden aangeleverd. In de volgende hoofdstukken leggen wij de opbouw van de bestanden verder uit. 1.1 Bestandsnaam De bestandsnaam heeft de volgende indeling: WZA-code Laatste 5 posities van bestandsnummer, zijnde het jaartal JJ en het volgnummer waarbij tussen het jaartal en volgnummer een punt komt te staan (bijvoorbeeld ). Om technische reden is niet het volledige bestandsnummer in de bestandsnaam opgenomen. 1.2 Manier van aanleveren Wij beschikken over een KEMA-certificaat. Wij houden ons dus aan bepaalde beveiligingseisen met betrekking tot het uitwisselen van gegevens. De uitwisseling van de bestanden met daarop de klantrecords en voorzieningen records moeten ook aan deze beveiligingseisen voldoen. Onze applicatie Extranet / Ketenportaal stelt externe partijen in staat om bestanden bij ons te uploaden en te downloaden. De externe partij moet via ons een certificaat aanvragen. Dit certificaat kan via onze website geïnstalleerd worden. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 5 van 20

6 2 Recordtype Elk record heeft een recordtype wat aangeeft wat voor type gegevens het record bevat. De volgende recordtypen worden ondersteund: Hoofdrecord (01) Verplicht per bestand; Klant stamrecord (10) Verplicht, altijd in combinatie met record; Klant aanvullend record (12) Verplicht, altijd in combinatie met record; Voorziening (14) Verplicht, altijd in combinatie met record Wmo Indicatie (40) Verplicht bij pgb; altijd in combinatie met record (tot en met 2014) Verblijf record (60) altijd in combinatie met een record Sluitrecord (90) Verplicht per bestand. Elk recordtype heeft een vaste record lengte van 130 posities. Elk verplicht veld moet een waarde hebben (ongelijk spatie of 0). Als aangegeven is dat een beperkt aantal waarden wordt toegestaan, dan mag geen andere waarde in het veld staan. In de hierop volgende tabellen zullen de recordtypen verder worden uitgelegd. De tabellen bevatten de volgende kolommen: Veld; Deze geeft de naam van het element. Vorm; Deze geeft de lengte en of iets numeriek of alfanumeriek is: N = Numeriek, kan alleen cijfers bevatten. Zijn niet alle posities gebruikt? Vul dan het veld aan met nullen. A = Alfanumeriek, kan alle ondersteunde lettertekens bevatten. V/O; Geeft aan of het veld verplicht of optioneel is. Vult u niets in bij een veld welke optioneel of numeriek is? Vul dan het veld volledig met spaties. Bij de actiecode ziet u of een record als initieel, correctie of terugtrekking behandeld moet worden. Als actiecode 1 wordt aangeleverd, dan houdt het in dat het betreffende record voor de eerste keer wordt aangeleverd. Om vast te stellen of het record uniek is, wordt een controle uitgevoerd op de combinatie WZAcode, cliëntnummer en dossiernummer. Dit houdt in dat, als een initieel record (actiecode 1) wordt aangeleverd waarbij bovenstaande combinatie al voor komt bij het CAK, deze zal uitvallen en op de uitvallijst terecht komt. Een initieel record met de combinatie WZA-code, cliëntnummer en dossiernummer mag dus maar eenmaal worden aangeleverd. U kunt ook correcties aanleveren, in combinatie met de klantrecords, over al aangeleverde records. Hiervoor moet u het record actiecode 2 (correctierecord) aanleveren. Als een correctie wordt aangeleverd op een record dat niet bij ons aanwezig is, dus geen record met de combinatie WZA-code, cliëntnummer en dossiernummer zal deze uitvallen en komt deze op de uitvallijst terecht. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 6 van 20

7 Het kan zijn dat u in het verleden records heeft aangeleverd zonder een dossiernummer of meerdere records voor dezelfde klant met hetzelfde dossiernummer. Dit houdt in dat bij ons meerdere records aanwezig zijn met de combinatie WZA-code, cliëntnummer en dossiernummer. Het is dan niet mogelijk om één van deze records met een correctierecord te corrigeren. U moet de correctie dan doorvoeren via de Webapplicatie Hulpmiddelen & Voorzieningen. Met de wijziging naar Wmo 2015 kunt u vanaf 2015 het verblijf record terugtrekken met actiecode 3. Dit gebruikt u wanneer zorg in zijn totaliteit moet worden teruggetrokken, of wanneer u een veld wilt corrigeren wat niet met code 2 kan: Veld Datum vanaf: kan niet gecorrigeerd worden: Eerst levert u een code 3 record aan om de datum vanaf terug te trekken; hierna levert u een code 1 record aan met de nieuwe datum vanaf. Type regeling kan niet gecorrigeerd worden; Eerst levert u een code 3 record aan om de type regeling terug te trekken; hierna levert u een code 1 record aan met de nieuwe type regeling. Dossiernummer kan niet gecorrigeerd worden; Eerst levert u een code 3 record aan om het dossiernummer terug te trekken; hierna levert u een code 1 record aan met het nieuwe dossiernummer. 2.1 Hoofdrecord (verplicht) HOOFDRECORD Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V = 01 WZA-code 6N V WZA-code is de code van de gemeente Bestandsnummer 7N V EEJJ + volgnummer <999> Verwerkingsdatum 8N V EEJJMMDD Systeemomgeving 1A V P = Productie T = Test Versienummer 2N V versienummer van de gebruikte interface = 40 Filler 104A O Voorbeeld van een hoofdrecord: P spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Validatie hoofdrecord: Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het hoofdrecord. De WZA-code code die aan u is toegewezen door het CAK. Deze WZA-code bestaat uit 6 posities ; Het bestandsnummer moet uniek zijn per gemeente en altijd opvolgend t.o.v. het vorige bestand; Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 7 van 20

8 Het bestandsnummer hoeft echter niet uniek te zijn indien het bestand op basis van technische fouten volledig is afgekeurd en zodanig aan de gemeente is teruggekoppeld; De WZA-code in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan de WZA-code in het hoofdrecord; Het jaartal in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan het jaartal in het bestandsnummer in het hoofdrecord; Het volgnummer in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan het volgnummer in het bestandsnummer in het hoofdrecord; Verwerkingsdatum mag geen datum in de toekomst zijn; Systeemomgeving: hier geeft u aan met een P of het een productiebestand betreft of met T een testbestand; Het versienummer moet een versie zijn welke op het moment van verwerken ondersteund wordt door de CAK applicatie wat in dit geval versie 40 is. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 8 van 20

9 2.2 Sluitrecord (verplicht) SLUITRECORD Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V = 90 Aantal records 7N V Geeft het aantal records in het bestand Aantal uren 12N V Hier dienen alleen nullen te staan Filler 109A O Voorbeeld van een sluitrecord: spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Validatie sluitrecord: Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het sluitrecord gaat. Het totaal aantal records in het bestand (exclusief het hoofdrecord en het sluitrecord) moet gelijk zijn aan het opgegeven aantal records in het sluitrecord; Het totaal aantal uren moet gevuld worden met nullen. Dit omdat deze normaal gebruikt wordt voor andere bestanden. Indien fouten zijn gevonden in het hoofdrecord of in het sluitrecord dan wordt het bestand niet verwerkt en wordt dit retour gezonden. Deze fouten moeten gecorrigeerd te worden waarna het gecorrigeerde bestand opnieuw aan het CAK aangeboden moet worden. Omdat het bestand niet bij het CAK verwerkt is, mag het gecorrigeerde bestand hetzelfde volgnummer hebben als het afgekeurde bestand. 2.3 Klant stamrecord KLANT STAMRECORD Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V 10 Jaartal Ingangsdatum 4N V EEJJ Weeknummer ingangsdatum 2N V Clientnummer 10N V Uniek per gemeente Persoonstype 1N V 1 = klant 2 = partner weeknummer conform periodekalender CAK (1 t/m Achternaam 30A V Conform nen-norm (GBA) Voorvoegsels 8A O Conform nen-norm Voorletter 5A O Conform nen-norm Geboortedatum 8N V EEJJMMDD BSN nummer 9N V Moet voldoen aan de 11 proef Filler 51A O 53) Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 9 van 20

10 Dit recordtype moet in combinatie met het en/of record worden aangeleverd. Voorbeeld van een klant stamrecord: Dam van E spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Validatie klant stamrecord: Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het klant stam record. Het jaartal van de ingangsdatum is het jaar vanaf wanneer de klant Wmo 2015 zorg ontvangt en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Wanneer Wmo2015 wordt aangeleverd dient het jaartal groter of gelijk te zijn aan Wanneer het oude soort Wmo betreft, wat niet onder Wmo 2015 valt, moet het jaartal groter of gelijk zijn aan 2007 en mag niet in de toekomst liggen. Het weeknummer van de ingangsdatum is de week vanaf wanneer de klant Wmo 2015 zorg ontvangt en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Het weeknummer kan 1 tot en met 52 zijn (in sommige zorgjaren kan dit ook 53 zijn) en mag niet in de toekomst liggen. Dit is conform de periodekalender van het CAK welke ieder gepubliceerd wordt op onze website Het cliëntnummer moet uniek zijn binnen uw gemeente en mag nog niet zijn gebruikt voor een andere klant binnen uw gemeente. Voor nieuwe klanten die onder de regeling Wmo 2015 raden wij aan om het BSN nummer te gebruiken als cliëntnummer, indien dit mogelijk is. Het persoonstype geeft aan dat het hier om een klant gaat. De achternaam van de klant die Wmo 2015 zorg ontvangt en/of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. De achternaam is de naam zoals deze binnen de GBA vastgelegd is. De voorvoegsels en voorletters van de klant die Wmo 2015 zorg ontvangt en/of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Deze gegevens zijn optioneel om aan te leveren. De geboortedatum moet een geldige datum bevatten, die groter is dan de systeemdatum -/- 120 jaar. Het BSN is ingevuld en moet bestaan uit 9 cijfers. Deze moet voldoen aan de elfproef. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 10 van 20

11 2.4 Klant aanvullend record Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V = 12 Jaartal ingangsdatum 4N V EEJJ Weeknummer ingangsdatum 2N V weeknummer conform periodekalender CAK (1 t/m 53) Clientnummer 10N V Uniek per gemeente Persoonstype 1N V 1 = klant Geslacht 1A O M = man V = vrouw Postcode 6A V Huisnummer 5N V Numeriek Huisnummertoevoeging 4A O Alfanumeriek Type Regeling 1N V 1 = Wmo 2 = PGW = 3 Overgangsrecht Wmo2015 Filler 94A O Dit recordtype moet in combinatie met het en 14 en / of record Voorbeeld van een klant aanvullend record: M 2717DS I 94 spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Validatie klant aanvullend record: Het recordtype geeft aan dat hier gaat om het klant aanvullend record. Het jaartal van de ingangsdatum is het jaar vanaf wanneer de klant Wmo 2015 zorg ontvangt en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Wanneer Wmo 2015 wordt aangeleverd dient het jaartal groter of gelijk te zijn aan Wanneer het oude soort Wmo betreft, wat niet onder Wmo 2015 valt, moet het jaartal groter of gelijk zijn aan 2007 en mag niet in de toekomst liggen. Het weeknummer van de ingangsdatum is de week vanaf wanneer de klant Wmo 2015 zorg ontvangt en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Het weeknummer kan 1 tot en met 52 zijn (in sommige zorgjaren kan dit ook 53 zijn) en mag niet in de toekomst liggen. Dit is conform de periodekalender van het CAK welke ieder gepubliceerd wordt op onze website Het cliëntnummer moet uniek zijn binnen uw gemeente en mag nog niet zijn gebruikt voor een andere klant binnen uw gemeente. Het persoonstype geeft aan dat het hier om een klant gaat. Het geslacht geeft aan of het gaat om een man of een vrouw. De postcode in combinatie met huisnummer moet bestaan in de postcodetabel van PostNL. In het veld type regeling moet worden aangegeven of de klant moet worden geregistreerd als type regeling 1 Wmo klant (Hulpmiddelen en Voorzieningen, Bruto PGB s, Maatschappelijke Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 11 van 20

12 Opvang en/of Beschermd Wonen) Als type regeling 2 PGW (Persoonsgebonden budget Netto of type regeling 3 Overgangsrecht Wmo 2015 (klanten die geen (her)indicatie hebben ontvangen voor zorg welke valt onder de Wmo2015 (oa Beschermd Wonen overgangsrecht en Kortdurend Verblijf overgangsrecht). 2.5 Voorziening record VOORZIENINGEN RECORD Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V = 14 Actiecode 1N V 1 = initieel record 2 = correctierecord Jaartal 4N V jaar van ingang (>=2007) Periode 2N V Periode van ingang ( 1-13) WZA code 6N V Unieke code van de gemeente Clientnummer 10N V Uniek per gemeente H&V groep 4N V Hulpmiddelen en Voorzieningengroep Voorziening 50A O Optionele, additionele omschrijving van de H&V bv Scootmobiel Totale kosten 12N V Kosten van de voorziening in centen Periodieke bijdrage 12N O Bijdrage die per periode door de client moet worden voldaan tenzij de maximale eigen bijdrage wordt bereikt (in centen) Aantal perioden 3N O Aantal perioden dat EB moet worden voldaan, zonder beperking op de aantal perioden Dossiernummer 20A V Nummer van het dossier wat de gemeente eventueel hanteert Filler 4A O Spaties Dit recordtype moet in combinatie met het record (voor 2014 en eerder eventueel met 40 record) Voorbeeld van een voorziening record: 14I1I2015I12I680001I Iscootmobiel I1000 I50 I20IA123 I I spaties 4 I De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Het record type: Het Voorziening record start met 14. Actiecode: Met de actiecode 1 Initieel record wordt een initieel record aangeleverd en met actiecode 2 wordt een correctierecord aangeleverd die een record met de combinatie WZA code, cliëntnummer en dossiernummer moet corrigeren Jaartal: De eigen bijdrage voor een voorziening moet worden opgelegd vanaf een bepaalde periode in een zorgjaar. Met Jaartal wordt het vanaf jaar aangegeven van de eigen bijdrage van de geleverde Voorziening. Het Jaartal is een verplicht numeriek veld en moet groter of gelijk zijn aan het jaar Het Jaartal bestaat uit 4 posities. Periode: De eigen bijdrage voor de geleverde voorziening moet worden opgelegd vanaf een bepaalde periode. Met Periode wordt de periode aangegeven vanaf wanneer de eigen bijdrage van een Voorziening moet worden opgelegd. De Periode is een numeriek veld en moet groter of gelijk zijn aan 1 en kleiner of gelijk zijn aan 13 (is het aantal perioden in een zorgjaar). De Periode bestaat uit maximaal 2 posities. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 12 van 20

13 WZA-code: Door het CAK wordt aan iedere gemeente een unieke (WZA-code) toegekend. De WZA-code moet worden gebruikt bij het aanleveren van Wmo 2015 zorg en /of een hulpmiddel en/ of voorziening. De WZA-code is een verplicht numeriek veld. De WZA-code bestaat uit maximaal 6 posities. De combinatie van de WZA-code en het cliëntnummer is uniek en mag slechts eenmalig worden aangeleverd. Clientnummer: Een Voorziening kan alleen aan een bestaande klant van de betreffende gemeente worden gekoppeld. De klant dient bij het CAK te zijn voorzien van een cliëntnummer. Het veld cliëntnummer is een verplicht Numeriek veld. Het cliëntnummer bestaat uit maximaal 10 posities. Bij het aanleveren van een Voorziening record wordt gecontroleerd of het cliëntnummer als bestaat in de Webapplicatie. H&V Groep: De H&V groep definieert het product waaronder de prestatie (verblijf, PGB en/of hulpmiddel en voorziening etc.) valt. Let op! H&V Groep code 1 t/m code 7 en 11 t/m 28 alleen in combinatie Type Regeling = 1 (uit Cliënt aanvullend record, recordtype 12) Let op! H&V Groep code 8 t/m 10 alleen in combinatie Type Regeling = 2 (uit Cliënt aanvullend record, recordtype 12) Omschrijving: In het veld Omschrijving kan een omschrijving van de geleverde Wmo 2015 zorg en /of een hulpmiddel en/ of ontvangen voorziening. De Omschrijving is een optioneel Alfanumeriek veld. De Omschrijving mag maximaal 50 posities lang zijn. Totale Kosten: Voor een geleverde Voorziening worden kosten gemaakt. In het veld Totale Kosten moeten de kosten van de geleverde Voorziening worden vermeld. Totale Kosten is een verplicht numeriek veld (zonder punten en komma s). De Totale Kosten bestaat uit maximaal12 posities. Periodieke bijdrage: Voor een geleverde Voorziening moet door de klant een bijdrage worden betaald. In het veld Periodieke bijdrage kan een bijdrage worden vermeld die per periode aan de klant wordt opgelegd. Zie toelichting inningssystematiek voor toepassing. Aantal perioden: Voor een geleverde Voorziening moet door de klant een periodieke bijdrage worden betaald. In het veld Aantal perioden moet het aantal perioden worden vermeld die bepaald hoelang de klant de periodieke bijdrage moet voldoen. Het Aantal perioden is een Numeriek veld. Het Aantal perioden bestaat uit maximaal 3 posities. Op de velden Periodieke bijdrage en Aantal periode zit een controle. De periodieke bijdrage X het aantal perioden mag niet groter zijn dan de totale kosten. Zie toelichting inningssystematiek voor toepassing. Dossiernummer: Het Dossiernummer is een Alfanumeriek veld. Het Dossiernummer bestaat uit maximaal 20 posities. Het dossiernummer wordt bij de betreffende klant en geleverde Wmo 2015 zorg en /of een hulpmiddel en/ of ontvangen voorziening vermeld. Het is noodzakelijk een dossiernummer aan te leveren, zodat bij een eventuele door te voeren correctie de unieke combinatie van WZA code, cliëntnummer en dossiernummer het mogelijk maakt het betreffende record te vinden en te corrigeren. Toelichting inningssystematiek. De gemeente mag zelf de keuze maken welke inningssystematiek gebruikt kan worden; In de huidige uitvoeringspraktijk zijn gemeenten verplicht de volgende gegevens aan te leveren: A: de (totale) kostprijs van de voorziening B: de termijn waarover moet worden opgelegd = het aantal perioden C: de bijdrage per periode Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 13 van 20

14 Als gevolg van het gewijzigde Bmo en de wensen van de gemeenten is het voorstel het voor gemeenten mogelijk te maken bovenstaande variabelen in de volgende combinaties aan te leveren, en op basis van de aanlevering een inningssystematiek toe te passen: SYSTEMATIEK A B C Uitvoering 1 Gedurende B perioden opleggen van C (huidige systematiek) 2 Gedurende B perioden MPB benutten (of tot kostprijs bereikt is) 3 C innen per periode totdat de kostprijs is bereikt 4 De MPB benutten totdat de kostprijs bereikt is 1 = huidige situatie = systematiek 1 2 = systematiek 2 (pas mogelijk vanaf periode ) 3 = systematiek 3 (pas mogelijk vanaf periode ) 4 = systematiek 4 (pas mogelijk vanaf periode ) Deze systematiek mag niet worden aangepast voordat de kostprijs bereikt is. Wij raden aan om voor alle klanten dezelfde systematiek toe te passen. 1. Gedurende een aantal perioden een periodebedrag opleggen (huidige systematiek 1): indien voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten, Periodieke bijdrage en Aantal perioden verplicht te worden ingevuld. 2. Gedurende een aantal perioden de MPB benutten, of tot de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 2): indien voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten en Aantal perioden verplicht te worden ingevuld. Het veld Periodieke bijdrage wordt hier leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf periode De bijdrage innen per periode totdat de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 3): indien voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten en Periodieke bijdrage verplicht te worden ingevuld. Het veld Aantal perioden wordt leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf periode Bijdrage opleggen totdat de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 4): indien voor deze optie wordt gekozen dient het veld Totale kosten verplicht te worden ingevuld. De velden Periodieke bijdrage en Aantal perioden worden leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf periode Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 14 van 20

15 2.6 Wmo indicatie record WMO INDICATIE RECORD Veld Vorm V/O Toelichting Record type 2N V = 40 Actiecode 1N V 1 = initieel record 2 = correctierecord WZA-code 6N V Unieke code van de gemeente Clientnummer 10N V Unieke per gemeente H&V groep 4N V Hulpmiddelen en Voorzieningengroep volgens groepproducten catalogus Datum vanaf 8N V DDMMJJJJ Datum t/m 8N O DDMMJJJJ Indicatie doorlopend 1A O Hoofdletter N = Nee, J = Ja, niet gevuld is gelijk aan Nee Uren per week 5N V Aantal zorguren, uitgedrukt in uren en minuten Wmo ID 20A V Unieke code per indicatieregel Filler 65A O spaties Dit recordtype moet in combinatie met het en/of 14-record worden aangeleverd. Voor zorgjaar 2014 en eerder is dit een verplicht record, voor 2015 en later vervalt dit record. In 2015 mag dit record niet meer worden aangeleverd. Voorbeeld van een Wmo indicatie record: 40I1I680001I I I IN 00400I I 65 spaties I De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Het record type: Het Wmo indicatie record start met 40. Actiecode: Met de actiecode 1 Initieel record wordt een initieel record aangeleverd en met actiecode 2 wordt een correctierecord aangeleverd die een record moet corrigeren. WZA-code: Door het CAK wordt aan iedere gemeente een unieke (WZA-code) toegekend. De WZA-code moet worden gebruikt bij het aanleveren van Voorzieningen. De WZAcode is een verplicht numeriek veld. De WZA-code bestaat uit maximaal 6 posities. De combinatie van de WZA-code en het cliëntnummer is uniek en mag slechts eenmalig worden aangeleverd. Cliëntnummer: Een Wmo indicatie kan alleen aan een bestaande cliënt van de betreffende gemeente worden gekoppeld. De cliënt moet bij het CAK worden voorzien van een cliëntnummer. Het veld cliëntnummer is een verplicht Numeriek veld. Het cliëntnummer bestaat uit maximaal 10 posities. Bij het aanleveren van een Wmo indicatie record wordt gecontroleerd of het cliëntnummer al bestaat. H&V Groep: De H&V Groep koppelt de Wmo indicatie aan één van de H&V Groepen. Het doorgeven van Wmo indicaties is verplicht bij een aantal H&V groepen, terug te vinden in de bijlage. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 15 van 20

16 Datum vanaf: een indicatie wordt afgegeven vanaf een bepaalde datum. Datum vanaf is een verplicht numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd: DDMMEEJJ (bijvoorbeeld voor 13 november 2014). Datum t/m: een indicatie wordt afgegeven t/m een bepaalde datum. Datum t/m is een optioneel numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd: DDMMEEJJ (bijvoorbeeld voor 27 december 2015). Indicatie doorlopend: Het is mogelijk om een indicatie af te geven zonder einddatum. Als de waarde van dit veld J is, dan moet het veld Datum t/m leeg gelaten worden. Als de waarde van dit veld N of leeg is, is het veld Datum t/m verplicht, Uren per week: Het aantal geïndiceerde Uren per week wordt uitgedrukt in uren en minuten. De laatste twee posities van het veld aantal uren betreft het aantal minuten, de eerste drie posities betreft het aantal uren. Let op!i n het veld Uren per week kan maximaal 999 uur en 59 minuten worden aangeleverd. Het CAK heeft dit aangepast naar maximaal 168 uur per cliënt, per week om te voorkomen dat er meer uren worden aangeleverd dan de week groot is. Wmo ID: Het Wmo ID is een alfanumeriek veld. Het Wmo ID bestaat uit maximaal 20 posities. Het Wmo ID wordt bij de betreffende cliënt en indicatie vastgelegd. Het is noodzakelijk een Wmo ID aan te leveren, zodat bij een eventuele door te voeren correctie de unieke combinatie van WZA code, cliëntnummer en Wmo ID het mogelijk maakt het betreffende record te vinden en te corrigeren. 2.7 Verblijf record Vanaf 2015 kan er een nieuw record worden aangeleverd bij het CAK. Met dit record kunnen Maatschappelijke Opvang, Beschermd Wonen nieuwe cliënten en overgangsrecht (maximaal 5 jaar) en Kortdurend Verblijf overgangsrecht (maximaal 1 jaar) aangeleverd worden. Voor 2015 zal het CAK cliënten met een lopende indicatie voor Beschermd Wonen overgangsrecht en Kortdurend Verblijf overgangsrecht, continueren. Dit betekent dat de gemeente een lijst van het CAK zal ontvangen met de cliënten die door het CAK zijn aangemerkt als cliënt met overgangsrecht. De gemeente kan voor een nieuwe cliënt een volledig 60 record aanleveren, voor cliënten met overgangsrecht kan alleen de einddatum van zorg door de gemeente worden aangeleverd. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 16 van 20

17 VERBLIJFRECORD Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V = 60 Actiecode 1N V 1 = initieel record 2 = correctierecord 3 = terugtrekking WZA code 6N V Unieke code van de gemeente Clientnummer 10N V Uniek per gemeente Type verblijf 2N V 01 = Mo, 02 = BW, 03 = KV overgang, 04 = BW overgang Datum vanaf 8N V DDMMJJJJ met ingangsdatum vanaf Datum t/ m 8N O DDMMJJJJ met einddatum vanaf Regeling 1N V 1 = Wmo 3 = Wmo 2015 overgangsrecht AGB code 6N V Code van de instelling Aantal dagen per week 1N O 1,2,3,4,5,6 of 7 Dossiernummer 20A V Nummer van het dossier wat de gemeente hanteert Filler 65A O Spaties Dit recordtype moet in combinatie met het en-record worden aangeleverd. Voorbeeld van een Verblijf record: 60I1I680001I I01I I I1I420176I I I 65 spaties I De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Het record type: Het record voor Verblijf start met 60. Actiecode: Met de actiecode 1 Initieel record wordt een initieel record aangeleverd en met actiecode 2 wordt een correctierecord aangeleverd die een record moet complementeren (toevoegen van einddatum) of corrigeren. Met actiecode 3 is het mogelijk om de totale zorg in te trekken wanneer deze onterecht is aangeleverd. WZA-code: Door het CAK wordt aan iedere gemeente een unieke (WZA-code) toegekend. De WZA-code moet worden gebruikt bij het aanleveren van Voorzieningen. De WZA-code is een verplicht numeriek veld. De WZA-code bestaat uit maximaal 6 posities. De combinatie van de WZA-code en het Cliëntnummer is uniek en mag slechts eenmalig worden aangeleverd. Cliëntnummer: De cliënt moet bij het CAK worden voorzien van een cliëntnummer. Het veld Cliëntnummer is een verplicht Numeriek veld. Het Cliëntnummer bestaat uit maximaal 10 posities. Type verblijf: 01 = Maatschappelijke opvang, 02 = Beschermd Wonen nieuwe cliënten, 03 = Kortdurend Verblijf overgangsrecht, 04 = Beschermd Wonen overgangsrecht. Let op! Ondersteuning Mantelzorg wordt niet aangeleverd in het verblijf record maar in het voorziening record. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 17 van 20

18 Datum vanaf: een indicatie wordt afgegeven vanaf een bepaalde datum. Datum vanaf is een verplicht numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd: DDMMEEJJ (bijvoorbeeld voor 1 februari 2015). Datum t/m: een indicatie wordt afgegeven t/m een bepaalde datum. Datum t/m is een optioneel numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd: DDMMEEJJ (bijvoorbeeld voor 27 december 2015). Regeling: 1 = Wmo 3 = Wmo 2015 AGB code: code van de instelling waar de klant verblijft. Aantal dagen per week: 1,2,3,4,5,6 of 7 dagen Dossier nummer: Het Dossiernummer is een Alfanumeriek veld. Het Dossiernummer bestaat uit maximaal 20 posities. Het dossiernummer wordt bij de betreffende klant en geleverde Wmo 2015 zorg en /of een hulpmiddel en/ of ontvangen voorziening vermeld. Maatschappelijke Opvang Maatschappelijke opvang wordt aangeleverd met type verblijf 01. Het zijn nieuwe cliënten die met actiecode 1 moeten worden aangeleverd. Er zijn een aantal verplichte velden bij de aanlevering van een cliënt met Maatschappelijke Opvang, dit zijn datum vanaf, AGB code van de instelling en dossiernummer. Aantal dagen mag leeggelaten worden. Bij Maatschappelijk opvang is het mogelijk een correctie aan te leveren met actiecode 2. Met actiecode 2 (correctie) kan de datum tot en met worden aangeleverd of de AGB code worden gewijzigd. Er zijn een aantal gegevens die niet gecorrigeerd kunnen worden door middel van actiecode 2. Het gaat om de gegevens datum vanaf, regeling en dossiernummer. Wanneer u onverhoopt één van deze gegevens verkeerd heeft aangeleverd dan dient u eerst een record met actiecode 3 aan te leveren en hierna levert u een nieuw initieel record aan. Beschermd Wonen Wmo 2015 Beschermd Wonen wordt aangeleverd met type verblijf 02. Het zijn nieuwe cliënten die met actiecode 1 moeten worden aangeleverd. Er zijn een aantal verplichte velden bij de aanlevering van een cliënt met Beschermd Wonen, dit zijn datum vanaf, AGB code van de instelling, aantal dagen per week en dossiernummer. Bij Beschermd Wonen nieuwe cliënten opvang is het mogelijk een correctie aan te leveren met actiecode 2. Met actiecode 2 (correctie) kunnen de datum tot en met worden aangeleverd, de AGB code worden gewijzigd en de aantal dagen per week gecorrigeerd worden. Er zijn een aantal gegevens die niet gecorrigeerd kunnen worden door middel van actiecode 2. Het gaat om de gegevens datum vanaf, regeling en dossiernummer. Wanneer u onverhoopt één van deze gegevens verkeerd heeft aangeleverd dan dient u eerst een record met actiecode 3 aan te leveren en hierna levert u een nieuw initieel record aan. Kortdurend Verblijf overgangsrecht Het CAK continueert de cliënten die in 2014 bij het CAK bekend zijn met Kortdurend Verblijf voor het jaar Wanneer er geen dossiernummer bekend is van deze cliënt, dan zal het CAK het BSN gebruiken. Het Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 18 van 20

19 enige wat er aangeleverd kan worden door de gemeente voor Kortdurend Verblijf Overgangsrecht is een einddatum van deze zorg. Dit dient te gebeuren met een correctierecord (actiecode 2). De datum vanaf van dit type zorg kan alleen zijn. Bij Kortdurend Verblijf overgangsrecht kan alleen de einddatum door de gemeente gecorrigeerd worden. Kortdurend Verblijf overgang is maximaal voor 1 jaar. Vanaf 1 januari 2016 bestaat Kortdurend Verblijf overgangsrecht niet meer. Beschermd Wonen overgangsrecht Het CAK continueert de cliënten die in 2014 bij het CAK bekend zijn met Beschermd Wonen overgangsrecht voor het jaar Wanneer er geen dossiernummer bekend is van deze cliënt, dan zal het CAK het BSN gebruiken. Het enige wat er aangeleverd kan worden door de gemeente voor Beschermd Wonen overgangsrecht is een einddatum van deze zorg. Dit dient te gebeuren met een correctierecord (actiecode 2). De datum vanaf van dit type zorg kan alleen zijn. Bij Beschermd Wonen overgangsrecht kan alleen de einddatum door de gemeente gecorrigeerd worden. Beschermd Wonen overgangsrecht is maximaal voor 5 jaar. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 19 van 20

20 3 Bijlagen 3.1 Bijlage 1: Hoofdcategorieën productgroepen Code Omschrijving Type Regeling Wmo Indicatie 1 Bruto PGB HbH 1 2 Bruto PGB Vergoeding Alfahulp 1 3 Bruto Vervoer 1 4 Bruto Wonen 1 5 Bruto Verhuiskosten 1 6 Bruto Overig 1 7 Bruto Eigen Aandeel 1 8 Netto PGB HbH 2 9 Netto PGB Vergoeding Alfahulp 2 10 Netto Eigen Aandeel 2 11 Hulp bij huishouden 12 Begeleiding 13 Persoonlijke verzorging 14 Kortdurend verblijf 15 Woondiensten 16 Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden / gezin 17 Dagbesteding 18 Vervoersdiensten 19 Overige groepsgerichte ondersteuning 20 Overige maatwerk arrangementen 21 Vervoersvoorzieningen 22 Woonvoorzieningen 23 Overige hulpmiddelen 24 Beschermd Wonen 25 Opvang 26 Spoedopvang 27 Overige beschermd Wonen en Opvang Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Standaard WMO docx pagina 20 van 20