onze datum: 31 maart 2016 onderwerp: begroting 2017 e.v. WBA en jaarstukken 2015 RAWB

Transcriptie

1 Beukenlaan 1d 4731 CD OUDENBOSCH T +31(0) F +31(0) info@regionaalarchiefwestbrabant.nl Aan de besturen van de deelnemers aan het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) onze datum: 31 maart 2016 onderwerp: begroting 2017 e.v. WBA en jaarstukken 2015 RAWB uw datum: uw kenmerk: Geacht bestuur, Hierbij bieden wij u de ontwerp begroting 2017 van het West-Brabants Archief (WBA) aan, waarin opgenomen de meerjarenbegroting Zoals u weet heeft de GR RAWB vanaf 1 juli 2016 vier nieuwe deelnemers en zal worden voortgezet als GR WBA. Voor een toelichting verwijs ik u naar de aanbiedingsnota van de begroting op pagina 2. Behalve de ontwerp begroting 2017 treft u hierbij eveneens de concept jaarstukken over 2015 van de huidige GR RAWB aan, bevattende het jaarverslag, de jaarrekening en een reeks bijlagen. De accountantsrapportage en verklaring zijn eveneens bijgevoegd. Deze jaarstukken worden u ter kennisname aangeboden. U ziet daarin dat er over 2015 een voordelig saldo is van In de vergadering van 2 maart jl. heeft het algemeen bestuur besloten om dit resultaat toe te voegen aan onze algemene reserve. In diezelfde vergadering is besloten om de deelnemers hun evenredig deel van de algemene reserve te restitueren in de vorm van een korting op de bijdrage van het tweede kwartaal De jaarstukken 2015 worden nog door het algemeen bestuur van het RAWB vastgesteld en wel op 29 juni. Op vrijdag 1 juli 2016 wordt de begroting 2017 door het algemeen bestuur van het WBA vastgesteld. Daarom verzoeken wij u om voor die datum uw zienswijze op de begroting 2017 toe te sturen. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Met vriendelijke groet, namens het Dagelijks Bestuur van het RAWB, J.H.M. Janssen directeur Rabobank IBAN NL68RABO K.v.K BIC RABONL2U BTWnummer NL B.01

2 Aan de raad van de gemeente Bergen op Zoom, 20 januari 2016 Betreft: Kaderbrief GR WBA inzake begroting 2017 Geachte leden van de gemeenteraad, Zowel de Zes kaderstellende spelregels verbonden partijen (bijgevoegd) als de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) verlangen voor 1 februari een brief van onze binnenkort in te stellen gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief (GR WBA), waarin onze kaders voor het volgende begrotingsjaar worden toegelicht. Die kaders dienen gebaseerd te zijn op richtlijnen (beleidsmatig en financieel) die u de verbonden partijen in november daaraan voorafgaand heeft toegestuurd. Wij constateren dat deze nieuwe werkwijze nog maar gedeeltelijk is geïmplementeerd. De genoemde spelregels zijn pas zeer recent door gemeenten overgenomen. Er heeft dan ook geen overleg vooraf met onze GR plaats kunnen vinden en er zijn nog geen richtlijnen toegezonden. Wij hebben er uiteraard begrip voor dat dit vanwege de korte verwerkingstijd achterwege is gebleven. Maar wij zijn met u van mening dat dit een goede naleving van de kaderstellende spelregels het voor de toekomst mogelijk maakt, om de samenwerking tussen uw gemeente en onze GR zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Dat er voor het begrotingsjaar 2017 nog geen richtlijnen beschikbaar zijn is in het geval van onze GR WBA niet bezwaarlijk. Wij zijn namelijk nog niet operationeel. Momenteel vindt er in de raden van de gemeenten die deel gaan nemen aan de GR WBA besluitvorming plaats over die nieuwe GR. Deze zal in werking treden op 1 juli aanstaande. Onze begroting voor 2016 wordt gelijktijdig met de GR behandeld in de raden van de deelnemende gemeenten. Het mag duidelijk zijn dat wij op dit moment geen andere beleidsmatige of financiële kaders kunnen hanteren voor onze begroting 2017, dan die voor de begroting over Daarom volstaan wij in deze kaderbrief met u te berichten dat de binnenkort door ons aan te bieden begroting 2017 noch beleidsmatig, noch financieel zal afwijken van die van 2016 en de daarin opgenomen meerjarenbegroting Hieronder treft u die meerjarenbegroting aan.

3 Recapitulatie baten en lasten Lasten Bedrijfsvoering Archiefbeheer Totaal Baten Bijdragen deelnemers Bergen op Zoom Roosendaal Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Steenbergen Woensdrecht Totaal U kunt ervan uit gaan dat het WBA zich als verbonden partij zal houden aan de door u vastgestelde spelregels. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, De stuurgroep WBA Voor dezen, Drs. W.F.L. Reijnders Kwartiermaker/beoogd directeur

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14 CONCEPT BEGROTING 2017 (met meerjarenbegroting ) Bergen op Zoom Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Steenbergen Woensdrecht Zundert 24 maart 2016

15 INHOUD 1. Aanbiedingsnota Inleiding Algemeen Kaderbrief De bijdragen van de deelnemers: Kerngegevens Vaststellingsbesluit begroting Toelichting begroting Programma Bedrijfsvoering Programma Archiefbeheer Bijdragen deelnemende gemeenten Paragrafen Financieringsparagraaf Bedrijfsvoeringsparagraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bijlagen... 1 A) Overzicht investeringen pand Oudenbosch... 1 B) Overzicht reserves en voorzieningen... 2 C) Overzicht geldleningen

16 1. AANBIEDINGSNOTA Hierbij bieden wij u de begroting 2017 en de meerjarenbegroting van het West-Brabants Archief (WBA) in oprichting aan. De begroting 2017 is opgesteld op het moment dat de contouren van de West-Brabantse archiefsamenwerking tussen Bergen op Zoom, Steenbergen, Woensdrecht, Roosendaal en de deelnemers van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) door de colleges en raden van de negen gemeenten zijn geaccordeerd. Onvoorziene omstandigheden daargelaten zal het WBA vanaf 01 juli 2016 operationeel zijn, met als vestigingsplaats Bergen op Zoom. In de kadernota is aangekondigd dat de begroting 2017 grotendeels is gebaseerd op de voorgaande begroting Het boekjaar 2017 wordt het eerste volledige jaar van het nieuwe archief waarbij de begrote bedragen omgezet gaan worden in reële uitgaven. Om die reden is er voor gekozen om geen grote wijzigingen door te voeren in de voorliggende begroting. Wel is rekening gehouden met de cao-verhoging voor 2016 en 2017 en tevens is rekening gehouden met de lagere exploitatielasten van het pand in Oudenbosch als gevolg van het oversluiten van de aan dit pand gekoppelde geldlening. West-Brabants Archief Drs. W.F.L. Reijnders kwartiermaker 2

17 2. INLEIDING 2.1 ALGEMEEN In 2016 wordt het West-Brabants Archief (WBA) opgericht. Drie instellingen waarin negen gemeenten zijn vertegenwoordigd werken samen in het WBA. De hoofdreden om deze stap te maken is gelegen in het feit dat de overheid zich steeds meer gaat focussen op de digitale archivering. Gemeenten maken in rap tempo de omslag naar een digitale informatievoorziening. Papier heeft zijn langste tijd gehad, het moment is niet ver meer dat er volledig digitale archieven zullen worden overgedragen. Het WBA zal daar een belangrijke rol in moeten nemen. Het is immers een wettelijke plicht om geselecteerde informatie, dus ook de digitale, voor het nageslacht te bewaren en belangrijker nog is het blijvend kunnen raadplegen. Daarvoor dient het E-depot. Een intensieve relatie met de deelnemende gemeenten is van groot belang om ook de digitale toekomst in een E-depot te kunnen borgen. Kort gezegd zijn de doelstellingen van de samenwerking: - Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst. - Door de samenvoeging van de instellingen dienen de taakstellingen per instelling gerealiseerd te worden en binnen de nieuwe organisatie, met minder personeel voor de klassieke taken, te komen tot een goede organisatie die de wettelijke taken kan borgen. Daarnaast dient de organisatie te voorzien in het oppakken van nieuwe taken rondom het E-depot. - Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de uitvoering van kerntaken die voortvloeien uit de Archiefwet 1995 en lokale regelingen. - Geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. - Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse dienstverlening aan de interne en externe klanten tegen gelijke kosten. Het jaar 2017 wordt het eerste volledige boekjaar voor het WBA. 2.2 KADERBRIEF In het kader van de Zes kaderstellende spelregels verbonden partijen en de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) is vóór 1 februari een kaderbrief toegestuurd aan alle deelnemers van het WBA voor het begrotingsjaar 2017, mede vanwege het ontbreken van centrale begrotingsrichtlijnen. Dat er voor het begrotingsjaar 2017 nog geen richtlijnen beschikbaar zijn is in het geval van onze GR WBA niet bezwaarlijk. De WBA is nog niet operationeel. Besluitvorming over de GR WBA wordt afgerond in maart De begroting van het WBA voor 2016 wordt gelijktijdig met de GR behandeld in de raden van de deelnemende gemeenten. Het mag duidelijk zijn dat we op dit moment geen andere beleidsmatige of financiële kaders kunnen hanteren voor onze begroting 2017, dan die voor de begroting over Daarom vermeldt de kaderbrief dat de binnenkort door ons aan te bieden begroting 2017 noch beleidsmatig, noch financieel zal afwijken van die van 2016 en de daarin opgenomen meerjarenbegroting Na het indienen van de kaderbrief is de CAO-aanpassing voor het gemeentepersoneel bekend geworden. Dit betreft een algemene stijging van 3,4%. Deze stijging is verwerkt in de begroting voor Daarnaast heeft een renteaanpassing plaatsgevonden voor de hypotheek op de stichtingskosten van het pand in Oudenbosch. 3

18 Hierdoor dalen de huisvestingskosten. Per saldo neemt de bijdragen voor de gemeenten in 2017 toe met , tot een totaalbedrag van De meerjarenbegroting geeft de ontwikkelingen op programmaniveau weer. In de meerjarenbegroting zijn naast bovengenoemde aanpassingen - verder geen kosten- of opbrengstenstijging opgenomen. Zowel in de begroting als in de meerjarenraming zijn geen baten opgenomen, omdat er nog geen concreet zicht is op het werkelijk verwerven van inkomsten, bijv. uit de verhuur van het pand te Oudenbosch. 2.3 DE BIJDRAGEN VAN DE DEELNEMERS: Bijdragen 2017 Deelnemers plustaken bijdragen Totaal Bergen op Zoom Roosendaal Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Steenbergen Woensdrecht Totaal De bevoorschotting van de gemeentelijke bijdragen vindt per kwartaal plaats, in concreto: 1 januari % van het gemeentelijk aandeel 1 april % van het gemeentelijk aandeel 1 juli % van het gemeentelijk aandeel 1 oktober % van het gemeentelijk aandeel 2.4 KERNGEGEVENS Het WBA is per 1 juli 2016 ingesteld. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal ca inwoners. 3. VASTSTELLINGSBESLUIT Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur De voorzitter, De secretaris, 4

19 4. BEGROTING De lasten voor de nieuwe archieforganisatie zijn in onderstaande tabel opgenomen. De toelichting per onderdeel is in het volgende hoofdstuk opgenomen. Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming Programma Bedrijfsvoering personele lasten huisvesting accountantskosten dienstverlening (DVO's) Programma Archiefbeheer bibliotheek abonnementen kantoorbenodigdheden overige kosten automatisering werkplekken digitalisering archieven restauratie conserveringsmateriaal hosting / website fotokopieën aanschaf koffie en thee PR en educatiemateriaal E-depot onvoorzien kapitaallasten Totaal

20 5. TOELICHTING BEGROTING 5.1 PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING PERSONELE LASTEN: omschrijving lasten Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming salarissen CAO-stijging 3,4% reiskosten woning werk dienstreizen opleidingen flexibele schil Totaal De in de begroting opgenomen loonkosten zijn gebaseerd op de streefformatie van 20,5 fte inclusief 1 fte voor cultuureducatie die volledig door de gemeente Bergen op Zoom betaald wordt en 1 fte voor de frontoffice cultuurcluster in Roosendaal die volledig door de gemeente Roosendaal betaald wordt. Dit betreft de zogenaamde plustaken. Kosten woon- werkverkeer zijn gebaseerd op 875,- per fte (afgerond op ). Voor dienstreizen is een bedrag geraamd van 3.875,- en voor opleidingskosten is rekening gehouden met 1.000,- per fte. Voor 2016 bedraagt de CAO-stijging 3,0% en met ingang van 2017 stijgt deze met 0,4%. Met deze stijging is voor 2017 rekening gehouden. Het zal duidelijk zijn dat, wegens verplichtingen jegens het huidige personele, de streefformatie bij de start van de GR niet direct gerealiseerd zal zijn. In de loop van 2016 en volgende jaren zal daarom uitgebreid aandacht worden besteed aan personeelsbeleid, loonsomsturing, inzet generatiepact, strategische personeelsplanning e.d. Daarnaast is rekening gehouden met jaarlijkse periodieken. Tevens is de eindejaarsuitkering verwerkt. 6

21 HUISVESTINGSLASTEN: omschrijving lasten Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming Huisvesting Oudenbosch energie schoonmaak klein dagelijks onderhoud correctief onderhoud belasting en verzekering brandmelding / beveiliging storting onderhoudsfonds kapitaallasten Huisvesting Koetshuis huur en overige lasten Huisvesting depot / boz huur all-in Totaal Ten aanzien van de huisvesting wordt het volgende opgemerkt. Het Koetshuis in het Markiezenhof wordt van de gemeente Bergen op Zoom gehuurd voor de huisvesting van de medewerkers en de dienstverlening aan het publiek. Het pand voldoet bij intrek aan alle wettelijke arboverplichtingen. Reguliere preventieve onderhoudswerkzaamheden worden door de gemeente Bergen op Zoom verzorgd op basis van de huurovereenkomst. De totale exploitatiekosten bedragen Dit is huur, inclusief overige lasten als energie, schoonmaak, klein dagelijks onderhoud, etc.; De benodigde depotcapaciteit van ruim 10 kilometer aan het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom wordt gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. Het pand voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. Reguliere preventieve onderhoudswerkzaamheden worden door de gemeente Bergen op Zoom verzorgd op basis van de huurovereenkomst. De kosten hiervoor bedragen voor de all-in huur van een deel van het ondergronds depot op het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom, waar de centrale opslag van archieven plaatsvindt; Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen en is eigendom van de GR. Dit pand voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. Vanaf de ingebruikname vinden de reguliere preventieve onderhoudswerkzaamheden plaats. Tevens is een voorziening voor groot onderhoud gevormd. In 2012 is het meerjarenonderhoudsplan vastgesteld, de storting in de onderhoudsvoorziening is hierop gebaseerd. De capaciteit van ruim 5 kilometer van het depot is nodig om het materiaal van de deelnemende gemeenten tot 2020 op te vangen. Rekening wordt gehouden met het stoppen van papieren inbreng per die datum. De kosten hiervoor bedragen voor de exploitatie van het huidige RAWB pand in Oudenbosch. Dit pand heeft ook uit een eigentijds kantoorgedeelte, waarvoor een nieuwe bestemming moet worden gevonden. 7

22 Accountantskosten: Voor de jaarlijkse accountantskosten is een bedrag geraamd van Ondersteunende processen: Het WBA zal geen eigen personeel in vaste dienst nemen voor ondersteunende processen als financiën, P&O / salarisadministratie, juridische zaken en inkoop, zoals opgenomen in het bedrijfsplan. Deze personele ondersteuning wordt zoveel mogelijk afgenomen bij de deelnemende gemeenten op basis van dienstverleningsovereenkomsten. Hiervoor is een budget beschikbaar van PROGRAMMA ARCHIEFBEHEER Materiële productiekosten (totaal): Deze kosten bestaan o.a. uit kantoorbenodigdheden, werkplekken, digitalisering, conserveringsmateriaal en webhosting, maar ook kosten voor bijvoorbeeld PR en educatie. Hierbij worden criteria en sleutels aangehouden die ook bij vergelijkbare GR-instellingen zijn toegepast, zoals het Werkplein. Voor de ICT inrichting van werkplekken is bijvoorbeeld een budget van per werkplek geraamd. De totale raming voor de materiële productiekosten bedraagt E-depot: Digitaal gevormde archieven moeten worden bewaard en beheerd in een E-depot. Dit stelt een breed scala aan eisen aan o.m. de wijze waarop bestanden worden gevormd, ontsloten en aangeboden. De bewaaromgeving van het E-depot bestaat uit hard- en software. Er is nog weinig bekend over de kosten (eenmalig en structureel) daarvan. Het is de intentie om in een periode van maximaal vijf jaar na de start van het WBA een volledig werkend E-depot te hebben gerealiseerd. Dit betekent dat het WBA zorgt voor structurele opslag en beheer van digitale archiefbescheiden in een E-depot voor de aangesloten gemeenten. Hiervoor hebben we in de meerjarenbegroting een bedrag van in 2017 opgenomen oplopend met per jaar. Dit bedrag is gerelateerd aan de uitkomsten van een onderzoek in de gemeente Haarlem, waar een jaarlijkse kostenindicatie van circa is berekend. Extrapolatie van dit bedrag voor een gemeente met het inwoneraantal van naar de WBA situatie met een inwoneraantal van circa lijkt daarom aanvaardbaar en komt uit op een benodigd budget van Dit budget verwachten wij over vijf jaar na de start van het WBA nodig te hebben. Onvoorzien: De vorming van een nieuwe organisatie gaat altijd gepaard met zaken die niet voorzien zijn of waarvoor een raming is opgenomen op basis van de op dit moment bekende feiten en omstandigheden. Hiervoor is in 2017 een bedrag van opgenomen teruglopend met per jaar, evenredig aan de verhoging van het budget voor het E-depot. De GR West-Brabants Archief beschikt bij aanvang niet over een eigen vermogen (in lijn met de regionale afspraken rondom verbonden partijen). Dit betekent dat eventuele tegenvallers opgevangen moeten worden binnen de post onvoorzien, naast het gegeven dat de deelnemers volledig garant staan voor de kosten van eventuele (financiële) tegenvallers. 8

23 6. BIJDRAGEN DEELNEMENDE GEMEENTEN Als verdeelsleutel is gehanteerd het aantal strekkende meters archief zoals die op in de archiefbewaarplaats opgenomen dienen te zijn. Peildatum is, op grond van de archiefwet die een overbrengingstermijn van 20 jaar kent, al het materiaal wat per van iedere deelnemer is. Deze verdeelsleutel doet het meest recht aan een zuivere kostenverdeling, gericht op de te verrichten werkzaamheden en af te nemen diensten en producten met betrekking tot het klassieke, analoge archief. Daarbij is een doorkijk gemaakt naar de aanwas van analoge archieven - zowel overheids- als particuliere archiefcollecties - tot en met Als de digitalisering van de archiefinformatie van de gemeenten doorgaat zoals nu voorzien dan zal rond het jaar 2020 de toestroom van analoge archieven opdrogen en nog slechts digitaal gevormde archiefcollecties worden opgenomen. Die fundamentele verandering zal leiden tot een heroverweging van de verdeelmaatstaf. Bijdragen 2017 Deelnemers plustaken bijdragen Totaal Bergen op Zoom Roosendaal Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Steenbergen Woensdrecht Totaal Aangezien de plustaken betrekking hebben op loonkosten zijn deze ten opzichte van 2016 verhoogd met de CAO-stijging. VERDEELSLEUTEL meters % Bergen op Zoom Roosendaal Etten-Leur Halderberge Moerdijk Ruchpen Zundert Steenbergen Woensdrecht

24 7. PARAGRAFEN De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn: Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting willen wij ook nog kort aandacht besteden aan de paragraaf Weerstandsvermogen. De overige in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) genoemde paragrafen zijn voor het West Brabants Archief niet aan de orde. FINANCIERINGSPARAGRAAF Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen gemeentelijke bijdragen worden per de eerste van het kwartaal bij de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot dat voor een deel op een bedrijfsspaarrekening wordt belegd. Het gedeelte van het saldo boven zal bij een van de deelnemende gemeenten belegd worden. Op 10 februari 2014 heeft het Agentschap Schatkistbankieren meegedeeld dat aan het RAWB een uitzondering is verleend voor het schatkistbankieren en daarom geen eigen rekening courant bij de schatkist hoeft aan te houden. Financieringsbehoefte Bij de gemeente Moerdijk is een vaste geldleningen gesloten voor de financiering van de nieuwbouw en de inrichting van het pand in Oudenbosch. Voor eventuele nieuwe investeringen zal financiering gezocht worden bij reguliere financiële instellingen. Rentevisie, -kosten en -opbrengsten De rente op korte beleggingen is sterk gedaald. In de begroting 2017 wordt geen renteopbrengst geraamd. De rente op de investeringen wordt geacht gelijk te zijn aan de rente op de geldleningen, waardoor in de exploitatie geen rentebaten of lasten zijn geraamd. BEDRIJFSVOERINGSPARAGRAAF Personeel In juli 2016 zullen aanvankelijk 21 personen in vaste dienst zijn, die gezamenlijk minder FTE vormen dan de streefformatie van 20,5 FTE. Naast deze formatie krijgt het WBA hulp van enthousiaste vrijwilligers. De kosten van de formatie worden voor 2017 geraamd op afgerond Het ziekteverzuim van het personeel wordt ingeschat op 3,0%. Huisvesting Het Koetshuis in het Markiezenhof wordt van de gemeente Bergen op Zoom gehuurd voor de huisvesting van de medewerkers en de dienstverlening aan het publiek. Het pand voldoet aan alle wettelijke arbo-verplichtingen. 10

25 De benodigde depotcapaciteit van ruim 11 kilometer aan het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom wordt gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. Het pand voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen en is eigendom van de GR. Dit pand voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. De capaciteit van ruim 5 kilometer van het depot is nodig om het materiaal van de gemeentes tot 2020 op te vangen. Rekening wordt gehouden met het stoppen van papieren inbreng per die datum. Automatisering In 2016 komt er een volledig nieuwe website die de content van de voormalige drie instellingen op een uniforme wijze zal presenteren voor het publiek en de deelnemende gemeenten. De website voldoet aan de webrichtlijnen overheidswebsites en aan de normen van Drempels Weg. In het Koetshuis wordt een nieuw pc netwerk aangelegd wat tevens volledig draadloos opereert. Bedrijfszekerheid, beveiliging en ondersteuning van het beheer dient hierbij gegarandeerd te zijn. WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING In deze paragraaf wordt ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om financiële tegenvallers en risico s op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico s en de aanwezige weerstandscapaciteit. In het kader van risicomanagement wordt minimaal één keer per jaar de belangrijkste risico s geïnventariseerd. Omdat het WBA een organisatie in oprichting is, heeft deze inventarisatie nog niet plaatsgevonden. De vorming van een nieuwe organisatie gaat altijd gepaard met zaken die niet voorzien zijn of waarvoor een raming is opgenomen op basis van de op dit moment bekende feiten en omstandigheden. Hiervoor is voor 2017 een post onvoorzien van opgenomen. Het WBA beschikt niet over eigen vermogen en heeft daardoor verder geen mogelijkheden om eventuele tegenvallers op te vangen. De deelnemende gemeenten staan garant voor financiële tegenvallers. 11

26 8. BIJLAGEN A) OVERZICHT INVESTERINGEN PAND OUDENBOSCH Staat van investeringen Omschrijving van kapitaaluitgaven Rente percentage oorspronkeljk bedrag 1/1/2017 vermeerder ingen 2017 verminderingen Oorspronkelijk bedrag per 31/12/2017 Totaal Afschrijving afschrijving en 2017 en Boekwaard e 1/1/2017 Boekwaarde 31/12/2017 Rente 2017 Kapitaallasten 2017 Afschrijving Afsluitprovisie leningen - annuitair 40 jaar Stichtingskosten nieuwbouw 1,27% annuitair 40 jaar Inrichtingskosten nieuwbouw 4,28% lineair 15 jaar Totaal Berekening kapitaallasten Boekwaarde 1/1 afschrijving rente Boekwaarde 1/1 afschrijving rente Boekwaarde afschrijving rente Stichtingskosten nieuwbouw Inrichtingskosten nieuwbouw Totaal Totaal kapitaallasten

27 B) OVERZICHT RESERVES EN VOORZIENINGEN Naam reserve of Begroting 2017 voorziening Saldo per Vermeer- Vermin- Saldo per deringen deringen Reserves: Algemene reserve Voorzieningen: Meerjarenonderhoud nieuwbouw C) OVERZICHT GELDLENINGEN Nr Oorspronkelijk bedrag van de geldlening Datum besluit AB Jaar (laatste) aflossing Rentepercentage Restantbedrag geldleningen per 1/1/2017 In de loop van Rente of 2017 op te nemen rentebestanddeel 2017 Aflossing 2017 Restant bedrag geldleningen 31/12/2017 Opmerkingen ,27% annuïtair ,28% lineair

28 JAARSTUKKEN 2015

29 1

30 Inhoud Bladzijde JAARSTUKKEN JAARVERSLAG 2015 Aanbiedingsnota 6 Kerngegevens 7 Programmaverantwoording 8 Paragrafen JAARREKENING 2015 Inleiding jaarrekening 17 Overzicht van baten en lasten 19 Balans 21 Grondslagen van de financiële verslaglegging 23 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 25 Overzicht WNT 28 Toelichting op de balans 29 Vaststellingsbesluit 33 Controleverklaring 34 BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN

31 3

32 1.JAARVERSLAG 4

33 5

34 Aanbiedingsnota jaarverslag 2015 Met genoegen bieden wij u het jaarverslag over 2015 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) aan. In 2015 beleefde het RAWB een bijzondere primeur. De gemeente Moerdijk bracht als eerste gemeente een digitaal archiefbestand over naar het RAWB, namelijk de gedigitaliseerde bouwdossiers van de vijf voormalige gemeenten Fijnaart en Heijningen, Klundert, Standdaarbuiten, Willemstad en Zevenbergen. Omdat voor deze digitalisering vervanging was toegepast, zijn het de originele archiefbescheiden. Het RAWB zou voor de opslag en beheer over een e-depot moeten beschikken. Maar aangezien dit er nog niet is, is gekozen voor een meervoudige opslag zowel bij het RAWB als bij een betrouwbare marktpartij. Daarmee is voldoende zekerheid ingebouwd dat dit eerste digitale archiefbestand in de oorspronkelijke staat blijft tot aan opname in het eigen e-depot over enkele jaren. Met betrekking tot dit e-depot is zeer vermeldenswaard dat het RAWB in 2015 samen met het Streekarchief Heusden Langstraat en Altena (SALHA) een leertraject heeft doorlopen wat heeft geresulteerd in een bruikbaar eindrapport en ambitieuze vervolgplannen. De gemeente Etten-Leur participeerde in dit leertraject. Maar dit jaar stond, net als 2014, vooral in het teken van het samenwerkingstraject met de archiefdiensten van de gemeenten Bergen op Zoom (en daaraan gekoppeld Steenbergen en Woensdrecht) en Roosendaal. Het RAWB is al vanaf 2010 in gesprek met de regio om de archieffunctie te versterken. De eigen kleinschaligheid (en dus kwetsbaarheid), de bezuinigingen en de digitale uitdagingen noopten en nopen het RAWB om partners te vinden om de schaal te vergroten. Uiterlijk per 1 juli 2016 dient dit nieuwe West-Brabantse archief (WBA) te zijn gerealiseerd. De vestigingsplaats zal Bergen op Zoom worden, hetgeen een verhuizing van personeel en archieven tot gevolg zal hebben. Het RAWB pand, dat van 2006 dateert, blijft gedeeltelijk in functie als bewaarplaats, maar zal in zijn geheel worden overgenomen. In 2015 werden voor de samenwerking belangrijke documenten zoals een herziene Gemeenschappelijke Regeling, een begroting 2016, een Plan van Aanpak en een Bedrijfsplan opgesteld en aangeboden aan de negen deelnemende gemeenten. Op het moment van samenstelling van dit jaarverslag lagen deze stukken (uitgezonderd het Plan van Aanpak) ter besluitvorming en zienswijze bij de verschillende gemeentebesturen. In het verslagjaar verloor het RAWB het waterschap Brabantse Delta als deelnemer. Er was geen sprake van een uittreding conform de GR, maar van een bijzondere, overeengekomen exit-regeling op grond van art. 37 van de GR. Het waterschap heeft de keuze gemaakt om vanaf de datum van inwerkingtreding WBA zelf voor de eigen archieven te gaan zorgen. Over de financiële gevolgen van dit vertrek werden na onderhandeling afspraken gemaakt. In financiële en bedrijfsvoeringszin was 2015 wederom een succesvol jaar. Het jaar werd afgesloten met een voordelig saldo van ,--. Met het jaarverslag over 2015 hebben wij een evenwichtige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. Oudenbosch, februari

35 Kerngegevens 2015 De gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant is per 1 januari 1998 ingesteld en is laatstelijk gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vijf gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft na de aansluiting van de gemeente Rucphen in totaal ca inwoners (aantallen volgens CBS per ). Als bestuursorganen treden op: a. het algemeen bestuur b. de voorzitter Bestuursleden Voorzitter Secretaris-penningmeester Leden Adviseurs : de heer ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van Halderberge : de heer J.P van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur de heer J.P.M. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk de heer C.J. Evers, vertegenwoordiger van Rucphen mw. L.C. Poppe de Looff, vertegenwoordiger van Zundert de heer L. van der Kallen, vertegenwoordiger van Brabantse Delta : drs. I.J.H. Koch, Provinciaal Archiefinspecteur in Noord-Brabant de heer J.H.M. Janssen, directeur Regionaal Archief West-Brabant Totale bijdrage aangesloten deelnemers: Rekening 2014 : ,-- Begroting 2015 : ,-- Rekening 2015 : ,-- (na bestemming resultaat) Kosten per inwoner Rekening 2014 : 4,76 Begroting 2015 : 4,71 (geraamd inwoneraantal ) Rekening 2015 : 4,69 (werkelijk inwoneraantal ) Aantal doorberekende uren 2015: uur Tarief doorberekende uren 2015: 55,10 (2014: 49,56) 7

36 Verslag over programmaplan 2015 Programma Behouden Gelijktijdig met het ordenen en beschrijven (= bewerken) van archieven en collecties, is aandacht geschonken aan de materiële verzorging van de archiefbestanddelen. Er waren geen afzonderlijke projecten op dit gebied. Ter voorbereiding op de verhuizing van de archieven naar het depot in Bergen op Zoom medio 2016, werd extra gewerkt aan het etiketteren en her-verpakken van archieven. Het gewijzigde archieftoezicht voorziet in de uitvoering van een onderzoek naar de kwaliteit van de informatievoorziening bij gemeenten volgens tien Kritische Prestatie Indicatoren, de zgn. KPI s. Deze worden in de regel jaarlijks dan wel tweejaarlijks uitgevoerd door de archivaris, maar voor 2015 lag het accent nu eenmaal op de archiefsamenwerking, zodat daar geen tijd voor was. Een geplande KPI bij de gemeente Zundert werd vanwege vertraging bij de implementatie van een nieuw document management systeem aldaar doorgeschoven naar Wel doorgang vond de KPI bij de belastingsamenwerking (BWB). Het RAWB heeft een contract met de BWB gesloten voor archieftoezicht en toekomstig beheer van over te brengen archieven van die BWB. Daarvoor is de BWB een vergoeding verschuldigd. Er staan vele ingrijpende veranderingen op stapel rond de gemeentelijke informatiehuishouding. Het RAWB zal meer dan ooit daarbij betrokken moeten zijn, digitalisering van informatie wacht niet maar vereist acute bemoeienis van de toekomstige beheerder. Alle gemeenten in het werkgebied van het RAWB bevinden zich in meer of mindere mate in een traject naar volledig digitaal werken met dus ook een volledig digitaal informatiebeheer. In het proces van analoog naar digitaal vervult de archivaris een spilfunctie, bijvoorbeeld als belangrijkste adviseur bij vervanging van papieren documenten in digitale vorm. In 2015 vond enkele keren overleg plaats met de gemeenten rond deze thematiek. Zoals in de aanbiedingsparagraaf al uitvoerig vermeld, vond overbrenging van de digitale bouwdossiers van Moerdijk plaats in In 2016 zal de gemeente Rucphen volgen en met de gemeente Zundert zijn, in samenspraak met de provincie, afspraken gemaakt over digitalisering van de bouwdossiers in Al met al is er een stroom aan inbreng van digitale bestanden op gang gekomen, weliswaar nog beperkt tot bouwdossiers, maar dit zal in de nabije toekomst groeien en naar verwachting na 2020 explosief toenemen. Uiterlijk dan moet de nieuwe archiefdienst WBA klaar zijn met het e-depot. Maar vanzelfsprekend zal het WBA zich inspannen om eerder een e depot te realiseren. Op landelijk, regionaal en lokaal gebied is er veel in beweging en ontwikkeling mbt dit e-depot. Het RAWB volgt de ontwikkelingen op de voet en probeert waar mogelijk ook de gemeenten daarin mee te nemen. We hadden het eerder al over het leertraject hiervoor samen met het SALHA. Daarnaast was het RAWB medeorganisator van een provinciebreed informatieprogramma over de nieuwe wijze van metadatering van digitaal gevormde archieven. In de begroting 2016 en verder van het WBA zijn de kosten voor een E depot opgenomen! Daarmee anticipeert het WBA op de digitale toekomst. Het leertraject samen met het SALHA maakt daar ook deel van uit. Programma Bewerken Het RAWB heeft zich ook in 2015 gericht op het toegankelijk maken (bewerken) van de kernarchieven en het nader toegankelijk maken van informatierijke seriebestanden. De meeste kernarchieven zijn inmiddels afdoende ontsloten door een goede inventaris. Onder de kernarchieven worden verstaan de archieven van de gemeentelijke overheden vanaf ca tot ca Daaronder ook begrepen de archieven van de notarissen, de schepenbanken, de dorps- en stadsbesturen en de archieven van de voormalige waterschappen. In 2014 werd de bewerking van het archief van de gemeenten Rucphen periode en Zevenbergen afgerond, alsmede de laatste nog niet ontsloten waterschapsarchieven. 8

37 Alle nieuw verworven archieven zijn direct beschreven en toegankelijk gemaakt. Zes enthousiaste vrijwilligers waren actief met de invoer van gegevens uit de notariële akten, beschreven fotocollecties en zorgden voor volledigheid van het aanbod aan genealogische toegangen. Ter vervanging van het te dure en te complexe archiefbeheerprogramma ABS/Archeion, werd een nieuw product aangeschaft: Memorix Archieven. Met dit programma kunnen we niet alleen de depotadministratie beheren, maar ook alle toegangen in een internationaal erkende standaard (EAD). Daarvoor was een intensieve conversie nodig van de tot dan toe in Joomla (het CMS van onze website) ingevoerde inventarissen naar Memorix Archieven. Deze is inmiddels afgerond. Nu wordt energie gestoken in controle en correctie van (nog) niet volledig of niet foutloos geconverteerde toegangen en worden de laatste nieuwe toegangen ingevoerd. Programma Benutten Archieven zijn er om gebruikt te worden, om kennis te nemen van de inhoud ervan. De Archiefwet regelt de openbaarheid van de archieven en geeft iedere burger het recht om gratis archieven te raadplegen. Het RAWB bood in 2015 wederom twee mogelijkheden daartoe, namelijk fysieke raadpleging in de studiezaal te Oudenbosch en digitale raadpleging op de website. Op de website zijn naast de toegangen ook de gescande documenten die nuttig zijn voor stamboomen historisch onderzoek en veel foto s online raadpleegbaar. In 2015 werden tal van nieuwe bestanden toegevoegd aan de website. Circa bezoekers brachten ruim bezoeken aan Er werden iets meer dan 2,6 miljoen webpagina s bekeken. Ruim 90% van de gebruikers van de website is afkomstig uit Nederland. De web-statistiek van 2015 toont overigens wel een terugloop ten opzichte van eerdere jaren. Dit is beslist niet verontrustend, het gebruik van onze website ligt nog ruim boven het landelijk gemiddelde. De studiezaal was gedurende twee en een halve dag per week geopend. Er was sprake van een kleine stijging van het fysieke archiefbezoek (van 1159 in 2014 naar 1202 in 2015). Onverminderd werden opgevraagde dossiers wekelijks ter plekke gebracht en gehaald door RAWB medewerkers. Het aantal uitleningen van dossiers steeg aanmerkelijk t.o.v. eerdere jaren. Het RAWB participeerde ook in 2015 weer samen met het gemeentearchief van Roosendaal, het stadsarchief Breda en het Markiezenhof Bergen op Zoom in lezingenreeksen rond de thema s Vriend en Vijand en Tussen Droom & Daad. Deze lezingenreeksen worden geheel gefinancierd door de Mastboom Brosens stichting en heten daarom de Henri Mastboom Lezingencyclus. De activiteiten trokken veel belangstelling en kregen goede waardering. Het educatief programma voor basisscholen werd beëindigd. Programma Bedrijfsvoering Het bestuur van het RAWB vergaderde in het verslagjaar viermaal. Belangrijkste agendapunten waren steeds de ontwikkeling rond de archiefsamenwerking en het vertrek van het waterschap. Over dat laatste onderwerp is afdoende opgemerkt in de aanbiedingsbrief. Voor de archiefsamenwerking was een belangrijk markeerpunt de besluitvorming over de businesscase in april Dit gaf het startschot voor de kwartiermakersfase, die op 1 juli 2015 van start ging. Een stuurgroep, bestaande uit de verantwoordelijke vakwethouders van Bergen op Zoom en Roosendaal en de voorzitter van het RAWB zorgt voor de bestuurlijke aansturing. De projectgroep bestaat uit de kwartiermaker/beoogd directeur (afkomstig uit Bergen op Zoom), de gemeentearchivaris van Roosendaal en de directeur van het RAWB. Deze wordt begeleid door een extern adviseur. De vele aspecten van het samenwerkingsproces werden mede ingevuld door materiedeskundigen van de betrokken organisaties. Uiteindelijk kon medio december een gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling, een Begroting 2016 en een Bedrijfsplan alsmede een brochure Het Magazijn worden opgeleverd en aangeboden aan de gemeentebesturen ter vaststelling. Die definitieve besluitvorming vindt pas in het voorjaar van 2016 plaats. Ter voorbereiding ervan hield de directeur van het RAWB aan het begin van 2015 in alle gemeenteraden een presentatie over de archiefsamenwerking. Belangrijk is te melden dat in dit samenwerkingsproces de medewerkers centraal staan. Maandelijks worden gezamenlijke bijeenkomsten georganiseerd, waarbij relevante thema s worden besproken of 9

38 worden toegelicht. Op taakgebieden zijn medewerkers intensief betrokken bij de voorbereidingen van het WBA. Inzet en enthousiasme zijn groot en geven volop vertrouwen voor het WBA. De nieuwe organisatie zal op 1 juli 2016 van start gaan. Om gelijkwaardig in het samenwerkingsproces op te kunnen trekken met de ondernemingsraden van Bergen op Zoom en Roosendaal, stelde het RAWB in 2015 een Personeelsvertegenwoordiging (PVT) in, die voor de duur van het samenwerkingsproces OR bevoegdheden kreeg toegekend. Onze PVT maakte een vliegende start met een eendaagse training en onderhoudt goede contacten met de collega-ondernemingsraden en met de projectleiding. Anderzijds was merkbaar dat dit nieuwe fenomeen voor wat onduidelijkheid zorgde, waardoor o.a. de tijdige aanlevering van samenwerkingdocumenten aan de PVT niet vlekkeloos verliep. In augustus namen we afscheid van een medewerker die ruim 36 jaar werkzaam is geweest bij het RAWB. Daarmee bedroeg de formatie vanaf medio 2015 nog maar 6,13 FTE. Gelukkig konden we een tijdelijke (ex-)medewerkster in blijven huren voor ondersteuning in de studiezaal. Tenslotte huurde het RAWB ook nog een P en O adviseur in, om voor het RAWB in de archiefsamenwerking dat aspect te behartigen. Op het gebied van het gebouwbeheer speelde de nasleep van de lekkage; met verzekeringen werd veelvuldig gecommuniceerd, maar tot nu toe heeft dat nog steeds niet tot een bevredigende afloop geleid. Vermeldenswaard is tenslotte dat de fiscus een controle heeft uitgevoerd naar de fiscale status van het RAWB. Deze bleef na onderzoek gehandhaafd d.w.z. het RAWB blijft de ondernemersstatus houden. Dit is een gunstig resultaat, zeker met het oog op de toekomst van het West-Brabants Archief. 10

39 Recapitulatieoverzicht baten en lasten programma s Behouden Begroting 2015 Rekening 2015 Lasten Baten 0 0 Saldo Bewerken Begroting 2015 Rekening 2015 Lasten Baten 0 0 Saldo Benutten Begroting 2015 Rekening 2015 Lasten Baten Saldo Bedrijfsvoering Begroting 2015 Rekening 2015 Lasten Baten Saldo Samenvatting programma s: Totaal Begroting 2015 Rekening 2015 Totaal programma s Bijdrage deelnemers Saldo voor mutatie reserves -/ Mutaties in reserves Resultaat na mutaties in reserves

40 Paragrafen Bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. In titel 3 van de verordening ter zake het financieel beleid zijn de verplichte paragrafen voor de begroting vastgelegd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn: Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting 2015 is tevens aandacht besteed aan de paragraaf Weerstandsvermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor dat in jaarrekening en jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het RAWB zijn deze echter niet relevant: het RAWB is een verbonden partij, aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen, en mogelijkheden waarover het RAWB beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het RAWB beschikt over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. De algemene reserve van het RAWB bedraagt voor bestemming van het resultaat 2015 per 31 december 2015 afgerond en dient ter opvang van incidentele tekorten en / of tegenvallers. In het eerste kwartaal 2016 zal het bestuur een voorstel worden gedaan om een besluit nemen over de bestemming van de algemene reserve, met het oog op de samenwerking in het West- Brabants Archief Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning De exploitatielasten worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen bijdrage in het exploitatietekort wordt in vier voorschotten aan de deelnemers in rekening gebracht. Het eerste voorschot ter grootte van 25% van het begrote aandeel dient door de deelnemers te worden voldaan vóór 1 februari; het tweede voorschot dient te zijn voldaan vóór 1 mei; het derde voor 1 augustus en het vierde voor 1 november van het begrotingsjaar. Omdat de exploitatielasten niet helemaal gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot dat op een bedrijfsspaarrekening wordt belegd. Voor wat betreft het nieuwe schatkistbankieren werd het RAWB op de lijst van uitzonderingen geplaatst. Dat houdt in dat overliquiditeit via de rekening schatkistbankieren van een van deelnemers wordt afgezonderd. Ultimo 2015 was op die wijze op de schatkistrekening belegd. Het RAWB heeft verder te maken met een financieringsoverschot. Het totaal aan vaste geldleningen en reserves / voorzieningen is hoger dan de boekwaarde van de investeringen. Dat overschot aan middelen bedroeg per Per bedraagt het financieringsoverschot De toename van het financieringsoverschot wordt voornamelijk veroorzaakt doordat het voordelig resultaat 2014 ad aan de algemene reserve is toegevoegd. Verder werd aan de voorziening onderhoud gebouw een bedrag toegevoegd van en werd een bedrag van aan de reserve transitiekosten onttrokken ter dekking van de in 2015 gemaakte transitiekosten. Financieringsbehoefte Omdat het liquiditeitsoverschot van tijdelijke aard is dienen investeringen in de nieuwbouw en in overige uitgaven met een meerjarig economisch nut gefinancierd te worden met vaste geldleningen, waarvan de looptijd wordt gekoppeld aan de afschrijvingstermijn van die activa. Er zijn bij de gemeente Moerdijk vaste geldleningen gesloten voor de financiering van de nieuwbouw en de inrichting daarvan en voor de financiering van een hypothecaire geldlening aan een van de personeelsleden. 12

41 Rentevisie, -kosten en -opbrengsten Ten tijde van het opstellen van de begroting 2015 werd verwacht dat de korte rente zou gaan dalen. Als gevolg van de kredietcrisis en tegenvallende ontwikkelingen van belangrijke opkomende landen, recente prijsdalingen op de financiële en grondstoffenmarkten en de aanhoudende geopolitieke risico's daalde de rente op korte beleggingen in de loop van 2015 sterk. De gemiddelde rente op depositobeleggingen bedroeg in 2015 ± 0,05%. De gemiddelde rente die wij op de bedrijfsspaarrekening ontvingen was 0,5%. De rente voor langlopende leningen bedroeg eind december 2015 tussen 1,00% en 2,00% naar gelang de looptijd van de lening. In de meerjarenramingen wordt uitgegaan van rentekosten over investeringen gebaseerd op het huidige renteniveau. Bedrijfsvoeringsparagraaf In artikel 15 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en beheer is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken en begroting aandacht moet worden besteed aan tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Tevens zijn de onderwerpen opgesomd waaraan speciaal aandacht dient te worden gegeven, zoals aantal personeelsleden, verloop, ziekteverzuim, personeelskosten en kosten inhuur. Daarnaast zijn de huisvesting, automatiseringssystemen en de kosten daarvan onderwerp van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Personeel In 2015 zijn 8 (vanaf augustus 7) personen in dienst van het RAWB. De formatie bedraagt echter nog maar 5,8 Fte. Er is tijdelijk een medewerkster toegevoegd voor 0,33 Fte. Naast deze formatie krijgt het RAWB hulp van een zes enthousiaste vrijwilligers. Voor de uitvoering van de P en O advisering in het samenwerkingproces is een externe deskundige ingehuurd. Zijn kosten worden betaald uit het vacaturevoordeel. Het ziekteverzuim van het personeel in 2015 bedroeg 5,9 % (in 2014: 5,2 %). Huisvesting Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen en voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. In 2015 vond het reguliere onderhoud plaats, en enkele malen correctief onderhoud. Verschillende kleine storingen werden verholpen. Met inzet van het inkoopbureau West-Brabant werden nieuwe overeenkomsten voor levering van energie (gas en elektra) afgesloten die ingaan op 1 januari Met enkele leveranciers werden aflopende contracten voor beperkte duur verlengd met het oog op het vertrek uit het pand in de loop van Automatisering De nieuwe website is op 16 oktober 2010 officieel de lucht ingegaan. De vormgeving van de homepage is in 2013 aangepast. De website wordt veelal gebruikt door genealogen. Vrijwel alle voor genealogen relevante registers uit de periode zijn online te raadplegen. Daarnaast functioneert een databestand waarin op persoonsnaam kan worden gezocht en waarbij direct vanuit de gevonden persoon kan worden doorgeklikt. Met name het raadplegen van registers online en de koppeling van de persoonsgegevens aan het register was uniek in Nederland en heeft sindsdien veel navolging gekregen. Het RAWB streeft er al enkele jaren naar om de digitale dienstverlening uit te breiden. Dit moet o.a. zichtbaar worden in een toename van het aanbod aan digitale archieven. De beoogde interactiviteit is nog niet gerealiseerd, maar in 2015 zijn wel vele nieuwe digitale databases beschikbaar gekomen. De financiële administratie wordt bijgehouden in het softwarepakket Davilex Account. 13

42 Begrotingsrechtmatigheid De begroting wordt ieder jaar al in een zeer vroeg stadium (februari voorafgaand aan het begrotingsjaar) opgesteld. De kans dat om die reden werkelijke lasten afwijken van begrote lasten is daarmee aanzienlijk. In totaal zijn de lasten ± lager dan geraamd. De baten waren ± lager. In onderstaande tabel zijn de verschillen opgenomen per programma. Programma Lasten Verschil Baten Verschil Saldo V / N Begroot Werkelijk Begr-Werk Begroot Werkelijk Begr-Werk Behouden V Bewerken V Benutten V Algemene Zaken V totaal V 14

43 15

44 2.JAARREKENING 16

45 Inleiding jaarrekening 2015 Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in 2015 gevoerde financiële beheer. U heeft in de loop van het jaar een tussentijdse rapportage mogen ontvangen. Daarin bent u zowel organisatorisch als inhoudelijk en financieel op de hoogte gebracht van de belangrijkste ontwikkelingen binnen het RAWB. In deze jaarrekening is rekening gehouden met art. 17 BBV waarin wordt bepaald dat mutaties in reserves ná de resultaatbepaling dienen te worden verwerkt. Het boekjaar 2015 sluit met een positief resultaat vóór mutaties in de reserves van Na verwerking van de mutaties in de reserves bedraagt het resultaat over De belangrijkste oorzaken die tot het positieve resultaat hebben geleid zijn (V=voordelig; N=nadelig): Lagere personeelskosten 4.000,-- V De salariskosten over 2015 kwamen lager uit. Voor een bedrag van wordt dat veroorzaakt door lagere reiskostenvergoeding woning-werk dan geraamd. Verder was in de begroting vacatureruimte opgenomen die niet geheel is benut. Daardoor ontstond een voordeel van Het restant verschil ad wordt veroorzaakt doordat in de begroting rekening was gehouden met een loonsverhoging van 2% per 1 januari 2015 terwijl de CAO uitkomsten voor 2015 lager uitkwamen. Tenslotte werd een medewerker ingehuurd. Die inhuur ad was niet geraamd Lagere kosten programma behouden ,-- V De kosten van conserveringsmateriaal bleven achter bij de raming. Lagere kosten programma benutten ,-- V De aanschaf van koffie/thee voor de studiezaal en die van PR en educatiemateriaal bleef tezamen achter bij de raming. De opbrengst wegens onderzoek en overige inkomsten bleven per saldo 200 achter bij de raming Lagere kosten management bedrijfsvoering ,-- V De kosten van administratie en controle, onderzoek toekomstscenario en telecommunicatie bleven tezamen achter bij de raming.. Gebouwenbeheer ,-- V Vooral als gevolg van een meevallende energierekening (ruim lager dan begroot) kwamen de kosten van gebouwbeheer lager uit. Het restant voordelig verschil werd veroorzaakt door lagere kosten belasting en verzekering en lagere kosten brandmelding en beveiliging. Lagere rente bank ,-- N Als gevolg van de renteontwikkeling is de rente van de bedrijfsspaarrekening lager dan geraamd. Overige kleinere verschillen per saldo voordeliger - 300,-- V In het hierna opgenomen overzicht treft u een opstelling aan van de bijdrage per deelnemer en van het resultaat 2015 vóór bestemming. Afgezet tegen het over 2015 in rekening gebrachte voorschot kunt u per deelnemer het bedrag terugvinden dat verrekend kan worden dan wel anders kan worden bestemd. Het totale voordelige resultaat na verwerking van de mutaties in de reserves is voorlopig ter nadere bestemming door het algemeen bestuur afzonderlijk op de balans opgenomen onder het eigen vermogen. deelnemers bijdrage 2015 Vaste bijdrage aandeel mutaties bijdrage 2015 bijdrage 2015 Saldo Toevoeging aan voor mutaties 2015 in reserves na mutaties voorschot 2015 algemene reserve Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta

46 De deelnemersbijdrage 2015 is met toepassing van een overeengekomen verdeelsleutel omgeslagen over de deelnemers. Deze sleutel wordt gehanteerd vanaf In dat jaar is Rucphen toegetreden als deelnemer en zijn tevens de percentuele bijdragen aangepast aan de werkelijk omvang van de per deelnemer beheerde archieven op 1 januari Het bestuur heeft deze verdeling op 3 maart 2011 vastgesteld. Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting is een inventarisatie gemaakt van de interne regelgeving en de vaststelling van een toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid. Vanuit Wet, regelgeving en besluiten is aangegeven welke artikelen van belang zijn en vervolgens op welke processen deze uiteindelijk van invloed zijn. Voor de processen inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn procesbeschrijvingen gemaakt. In de vergadering van het algemeen bestuur van 16 maart 2006 is de mandaatregeling van het RAWB aangepast en opnieuw vastgesteld. Ondernemerschap voor de omzetbelasting Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006 geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is. Het RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. 18

47 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2015 Raming begrotingsjaar voor wijziging Raming begrotingsjaar na wijziging Realisatie begrotingsjaar Programma Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Behouden Bewerken Benutten Bedrijfsvoering Subtotaal programma's Algemene dekkingsmiddelen Bijdragen deelnemers Resultaat voor bestemming Toevoeging / onttrekking Programma Behouden Programma Bewerken Programma Benutten Programma Bedrijfsvoering Subtotaal mutaties reserves Resultaat na bestemming

48 20

49 Balans per 31 december 2015 ACTIVA Omschrijving ( ) ( ) Vaste activa Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut Financiële vaste activa Leningen u/g Totaal vaste activa Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar Overige vorderingen Liquide middelen Banksaldi SKB tegoed Kas Overlopende posten Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen Kruispost kasafdracht 75 - Totaal vlottende activa Totaal generaal

50 PASSIVA Omschrijving ( ) ( ) Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Te bestemmen resultaat Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Vaste schulden - Kapitaalverstrekking gem. Moerdijk Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schuld - Overige schulden Overlopende posten - Vooruitontvangen bedragen Nog te betalen bedragen Totaal vlottende passiva Totaal generaal

51 Grondslagen van de financiële verslaglegging. Inleiding Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders is vermeld worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personeelskosten echter toegerekend aan het jaar waarin de uitbetaling plaatsvindt. Er is geen voorziening opgenomen voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Balans Vaste activa Immateriële vaste activa In afwijking van het bepaalde in de verordening art. 212 heeft het bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2005 besloten de afsluitprovisie van de lening voor de nieuwbouw in 40 jaar annuïtair af te schrijven. Materiële vaste activa De activa zijn gewaardeerd tegen historische uitgaafprijs verminderd met de afschrijvingen. De investeringen in de nieuwbouw worden wat het gebouw en depotstellingen betreft annuïtair afgeschreven in 40 jaar. De investeringen in de inrichtingskosten van de nieuwbouw worden afgeschreven in 15 jaar lineair. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Stichtingskosten nieuwbouw 40 jaar annuïtair Inrichtingskosten nieuwbouw 15 jaar lineair Computernetwerk en programmatuur 5 jaar lineair Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Vlottende activa De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. De risico s op kortlopende vorderingen kunnen als verwaarloosbaar worden beschouwd. Reserves De algemene reserve is ontstaan uit enkele voormalige bestemmingsreserves die zijn opgeheven en is verder gevoed met eerdere rekeningoverschotten. 23

52 Voorzieningen De voorziening onderhoud gebouw en inventaris is gebaseerd op het in 2012 nieuw opgestelde meerjaren onderhoudsplan. De jaarlijkse storting voor het vervangend onderhoud is gebaseerd op een reeks van 10 jaren te rekenen vanaf Op grond van die berekeningen bedraagt de storting in ,--. De werkelijke kosten vervangend onderhoud worden ten laste van de onderhoudsvoorziening gebracht. Langlopende schulden en vlottende passiva De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Grondslagen voor resultaatbepaling Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord. De verdeling van de kostenplaats personeelskosten is gebaseerd op de door de werknemers werkelijk gemaakt uren in 2015 en op die basis doorberekend aan de producten. 24

53 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2015 In dit deel van de jaarrekening presenteren wij u de belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging over het boekjaar De analyse vindt plaats voor ieder afzonderlijk deel van de programmarekening. Programma Behouden Realisatie 2015 Begroting 2015 na wijziging Begroting 2015 voor wijziging Lasten Baten Resultaat voor bestemming Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming Het voordelig resultaat op het programma Behouden bedraagt Dit verschil wordt veroorzaakt door: Lagere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten 400 Voordelig Lagere uitgaven conservering en restauratie Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten Het werkelijk aantal bestede uren aan het programma behouden was weliswaar hoger dan begroot (888 t.o.v. 841) maar het uurtarief kwam 3,48 lager uit dan begroot ( 55,10 t.o.v. 58,58). Dat resulteerde voor dit programma in een voordelig verschil van 400. In 2015 werden nauwelijks kosten aan conserveringsmateriaal uitgegeven. Die kosten worden over het algemeen voor enkele jaren tegelijk gemaakt vanwege korting op grotere afname. Daardoor bleven de kosten achter bij de raming. Programma Bewerken Realisatie 2015 Begroting 2015 na wijziging Begroting 2015 voor wijziging Lasten Baten Resultaat voor bestemming Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming Het voordelig resultaat op het programma Bewerken bedraagt Dit verschil wordt veroorzaakt door: Lagere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten Voordelig Lagere kosten externe indicering 700 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten Het werkelijk aantal bestede uren aan het programma behouden was weliswaar hoger dan begroot (3.104 t.o.v ) maar het uurtarief kwam 3,48 lager uit dan begroot ( 55,10 t.o.v. 58,58). Dat resulteerde voor dit programma in een voordelig verschil van Kosten externe indicering De kosten externe indicering zijn in 2015 beperkt gebleven tot de afgesproken vergoedingen voor de vrijwilligers. 25

54 Programma Benutten Realisatie 2015 Begroting 2015 na wijziging Begroting 2015 voor wijziging Lasten Baten Resultaat voor bestemming Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming Het voordelig resultaat op het programma Benutten bedraagt Dit verschil wordt veroorzaakt door: Lagere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten Voordelig Lagere kosten PR en educatiemateriaal Voordelig Overige verschillen 800 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten Het werkelijk aantal bestede uren aan het programma behouden was weliswaar hoger dan begroot (3.548 t.o.v ) maar het uurtarief kwam 3,48 lager uit dan begroot ( 55,10 t.o.v. 58,58). Dat resulteerde voor dit programma in een voordelig verschil van PR en educatiemateriaal Het budget voor PR en educatie bedroeg De werkelijke kosten zijn beperkt gebleven tot lezingen uit de lezingenreeks. Daarmee was een bedrag gemoeid van Overige verschillen Het gaat om een aantal geringe verschillen ten opzichte van de begrote bedragen. Aan koffie / thee en kopieën werd tezamen minder uitgegeven dan geraamd. De opbrengsten wegens dienstverlening kwamen 300 lager uit dan geraamd Programma Bedrijfsvoering Realisatie 2015 Begroting 2015 na wijziging Begroting 2015 voor wijziging Lasten Baten Resultaat voor bestemming Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming Het voordelig resultaat op het programma Bedrijfsvoering voor bestemming bedraagt Dit verschil wordt veroorzaakt door: Transitiekosten V De totale transitiekosten om te komen tot het Werst-Brabants Archief worden geraamd op Het RAWB draagt daarvan 1/3 deel ofwel Van die kosten werd verwacht in 2015 en het restant ad in Het aandeel in de transitiekosten in 2015 bedroeg en is gedekt uit de algemene reserve. Lagere doorbelasting personeelskosten V Het werkelijk aantal bestede uren aan het programma behouden was weliswaar hoger dan begroot (1.330 t.o.v ) maar het uurtarief kwam 3,48 lager uit dan begroot ( 55,10 t.o.v. 58,58). Dat resulteerde voor dit programma in een voordelig verschil van 600. Managementkosten V De kosten van administratie en controle, onderzoek toekomstscenario en telecommunicatie bleven tezamen achter bij de raming. 26

55 Lagere kosten energie 6.500,-- V Door een daling van de energiepijs in 2015 kwamen de kosten van energie lager uit dan geraamd. Lagere overige kosten gebouwbeheer V Het restant voordelig verschil op gebouwenbeheer werd veroorzaakt door lagere kosten belasting en verzekering, kosten brandmelding en beveiliging en lagere kosten schoonmaak Lagere rente bank ,-- N Als gevolg van de renteontwikkeling is de rente van de bedrijfsspaarrekening lager dan geraamd. Overige verschillen per saldo nadeliger - 500,-- V 27

56 Overzicht WNT naam functie duur dienst- omvang beloning door belastbare vaste voorzieningen beëindigings- Totaal motivering betrekking dienstbetrekking werkgever en variabele betaalbaar uitkeringen betaalde onkostenver- op termijn sv-premies goedingen J.H.M. Janssen directeur t/m 36 uur per w eek , , , ,00 0, , P.J. Bons voorzitter t/m 36 uur per w eek 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, J.P. van Hal secretaris t/m 36 uur per w eek 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 penningmeester J.P. Klijs lid ab t/m 36 uur per w eek 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, C. Evers lid ab t/m 36 uur per w eek 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, L.C. Poppe-de Looff lid ab t/m 36 uur per w eek 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, L van der Kallen lid ab t/m 36 uur per w eek 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,

57 Toelichting op de balans Activa Vaste activa Immateriële vaste activa De post immateriële vaste activa bestaat uit: Boekwaarde ultimo Kosten afsluiten geldleningen , ,00 Totaal , ,00 Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de immateriële vaste activa gedurende het jaar 2015: Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde Kosten sluiten geldleningen ,00 0,00 180, ,00 Totaal ,00 0,00 180, ,00 Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uitsluitend uit investeringen met economisch nut. En kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde ultimo Bedrijfsgebouwen , ,00 Machines, apparaten en installaties , ,00 Totaal , ,00 Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer: Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde Bedrijfsgebouwen ,00 0, , ,00 Machines, apparaten en installaties ,00 0, , ,00 Totaal ,00 0, ,00 Financiële vaste activa Het verloop van de financiële vaste activa gedurende het jaar 2015 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen/ Boekwaarde aflossingen Overige langlopende leningen ,00 0, , ,00 Totaal ,00 0, , ,00 29

58 Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar Saldo Voorziening oninbaarheid Saldo Overige vorderingen ,00 0, ,00 Totaal ,00 0, ,00 Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Kassaldo 65,00 122,00 Banksaldi , ,00 Schatkistbankieren ,00 0,00 Totaal , ,00 Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden: Vooruitbetaalde bedragen 9.894, ,00 Nog te ontvangen bedragen 7.124, ,00 Kruispost kasafdracht 75,00 0,00 Totaal , ,00 Ultimo 2015 waren de volgende bedragen vooruitbetaald: Hosting website , ,94 Ultimo 2015 waren de volgende bedragen nog te ontvangen: Belastingdienst terug te ontv BTW oninbare posten 164,23 ABP correctie IP-AP premie ,51 Rabobank rente spaarrekening ,57 Interpolis claim op aannemer waterschade 5.455, ,31 30

59 Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: Algemene reserve , ,00 Bestemmingsreserves: overige bestemmingsreserves ,00 0,00 Eigen vermogen voor bestemming , ,00 Toe te voegen resultaat , ,00 Totaal , ,00 Het verloop in 2015 wordt in onderstaand overzicht per reserve weergegeven. Reserves Saldo Toevoeging Onttrekking Toevoeging resultaat 2014 Vermindering tbv dekking afschrijvingen Saldo Algemene reserve ,00 0, , , ,00 Reserve transitiekosten 0, ,00 0,00 0,00 0, ,00 Totaal , , , ,00 0, ,00 Bij de 1e begrotingswijziging 2015 werd besloten een bedrag van uit de algemene reserve te gebruiken ter dekking van de transitiekosten De transitiekosten in 2015 bedroegen uiteindelijk slechts 5.206,00. Het restant van de geraamde kosten wordt in 2016 gemaakt. Het bestuur van het RAWB heeft daarom besloten ter dekking van de nog te maken transitiekosten een bestemmingsreserve in te stellen. Als gevolg van dat besluit werd in 2015 een bedrag van ,00 aan de algemene reserve onttrokken en in de bestemmingreserve gestort. Voorzieningen De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende posten: Onderhoud gebouw en inventaris , ,00 Totaal , ,00 Het verloop in 2014 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven. Voorzieningen Saldo Toevoeging Onttrekking Saldo Onderhoud gebouw en inventaris , ,00 0, ,00 Totaal , ,00 0, ,00 In 2012 is voor het RAWB een nieuw meerjaren onderhoudsplan gebouw opgesteld. In het nieuwe Meerjaren Onderhoudsplan is onderscheid gemaakt in preventief, correctief en vervangend onderhoud. Preventief en correctief onderhoud worden ten laste van de jaarlijkse exploitatie verantwoord. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening gevormd. Het saldo van de voorziening bedroeg per 1 januari Om het vervangend onderhoud in de komende jaren te kunnen uitvoeren is jaarlijks een storting nodig van 7.451,--. De werkelijke kosten van vervangend onderhoud worden ten laste van de voorziening gebracht. Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar Saldo Vermeerderingen Aflossingen Saldo Onderhandse leningen ,00 0, , ,00 Totaal ,00 0, , ,00 31

60 De rentelast van de vaste schulden 2015 bedroeg ,00 Vlottende passiva Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: Schulden < 1 jaar , ,00 Overlopende passiva , ,00 Totaal , ,00 De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd: Bank- en girosaldi 0,00 0,00 Overige schulden , ,00 Totaal , ,00 Alle per 31 december 2015 te betalen crediteuren waren eind januari 2016 afgewikkeld. De specificatie van de overlopende passiva is als volgt: Vooruit ontvangen bedragen ,00 0,00 Nog te betalen bedragen , , , ,00 Ultimo december 2015 waren de navolgende bedragen nog te betalen: Belastingdienst BTW 4e kwartaal ,00 Loonheffing december ,87 Gemeente Tholen inhuur ,00 Enexis electriciteitstransport 340,94 Saval controle brandblussers 1.511,20 Gemeente Moerdijk kantoorartikelen ,64 Rabo bankkosten , ,03 Ultimo december 2015 waren de navolgende bedragen voouit ontvangen: Bijdragen R'daal / BoZoom transitiekosten , ,00 32

61 Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 23 juni 2016: De voorzitter, (ir. P.J. Bons) de secretaris, (J.P. van Hal) 33

62 Controleverklaring Deze is afzonderlijk bijgevoegd. 34

63 35

64 BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN

65 BIJLAGEN Toelichting op de kostenplaats personeelskosten Overzicht van salarissen en sociale lasten Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Overzicht reserves en voorzieningen Overzicht opgenomen geldleningen Investerings- en financieringsoverzicht Overzicht kapitaallasten Overzicht deelnemersbijdragen Verdelingsmatrix 37

66 Toelichting op de kostenplaats personeelskosten Omschrijving Categorie Begroting 2015 Rekening 2015 Verschil Lasten Salarissen , , ,00 Inhuur personeel 3.0 0, , ,00 Niet duurzame goederen en diensten , ,00-948,00 Kapitaallasten , ,00-187,00 Totaal - lasten , , ,00 Baten Ontvangen rente , ,00-187,00 Overige inkomsten 3.4 0,00 0,00 0,00 Overige inkomensoverdrachten ,00 0,00 0,00 Totaal - baten 7.800, ,00-187,00 Per saldo door te berekenen , , ,00 Toelichting verschillen: Salarissen De salariskosten over 2015 kwamen lager uit. Voor een bedrag van wordt dat veroorzaakt door lagere reiskostenvergoeding woning-werk dan geraamd. Verder was in de begroting vacatureruimte opgenomen die niet geheel is benut. Daardoor ontstond een voordeel van Het restant verschil ad wordt veroorzaakt doordat in de begroting rekening was gehouden met een loonsverhoging van 2% per 1 januari 2015 terwijl de CAO uitkomsten voor 2015 lager uitkwamen. Inhuur personeel In 2015 werd gedurende een kortere periode een medewerker ingehuurd. De kosten daarvan bedroegen en waren niet geraamd. Niet duurzame goederen en diensten De overige personeelslasten waren 948 lager o.a. door lagere studie- en opleidingskosten en overige personeelskosten. 38

67 Overzicht van salarissen en sociale lasten 2015 Uitgaven uit hoofde van: Salarissen en uitkeringen Reiskosten Sociale lasten Bruto inhouding toelagen woning-werk Netto lasten Huidig personeel ,01 0, , , , ,65 Totaal ,01 0, , , , ,65 Specificatie netto lasten: tot 15/ na 15/ Aantal vaste personeelsleden 8 7 bruto salaris ,02 Aantal fte's 6,8 6,1 gratificatie pensionering 2.584,80 cao gemeenten 2.229,40 aankoop verlof 1.165,21- werkg.bijdr.zorgverzekering 800,00 BHV vergoeding 765,00 inzet cafetariamodel 2.170,00 vakantietoelage ,65 eindejaarsuitkering ,09 levensloopbijdrage 4.773,02 sociale lasten ,73 reiskosten woning werk 7.679, ,65 39

68 Overzicht van geactiveerde kapitaaluitgaven Omschrijving Oorspronkelijk Vermeer- Verminde- Oorspronkelijk Percentage Totaal der van de bedrag der deringen ring (anders bedrag der en maat- aflossingen/ kapitaaluitgaven kapitaal dan door af- kapitaal- staf van afschrijving uitgaven lossing/af- uitgaven afschrijving op kapitaal schrijving uitgaven Verstrekte hypothecaire Geldleningen personeel: ,12% Vervanging computernetwerk ,29% Nieuwb O'bosch stichtingskosten ,29% ann 40 jr Nieuwb O'bosch inrichtingskosten ,28% lin. 15 jr Omschrijving Afschrijving Aflossing Boekwaarde Boekwaarde Toegere- Totaal van Ten laste van de kapitaal- op kapitaal kende de kapitaal- van kapitaaluitgaven uitgaven uitgaven rentelasten lasten Verstrekte hypothecaire Geldleningen personeel: kpl. pers.lasten Vervanging computernetwerk bedrijfsvoering Nieuwb O'bosch stichtingskosten gebouwenbeheer Nieuwb O'bosch inrichtingskosten gebouwenbeheer

69 Overzicht reserves en voorzieningen Naam reserve of Dienstjaar 2015 voorziening Saldo per Vermeer- Overige vermeer- Vermin- Saldo per deringen 2015 deringen 2015 deringen wegens rente Bestemmingsreserves: Transitiekosten Algemene reserve Voorzieningen: Onderhoud gebouw / inventaris

70 Overzicht opgenomen leningen Oorspronkelijk Datum besluit Jaar van Renteper- Restantbedrag In de loop van Rente of het Aflossing of Restant bedrag Opmer- Lening bedrag van de algemeen (laatste) centage geldleningen 2015 rentebestand- aflossings- van de geld- kingen nr. geldlening bestuur aflossing per opgenomen deel 2015 bestanddeel lening per , aflossingsvrij , annuïtair , lineair , lineair

71 Investerings- en financieringsoverzicht Nr. Omschrijving Stand per mutaties overige Stand per rente mutaties vaste activa reserves en voorzieningen opgenomen langlopende geldleningen fin.overschot

72 Overzicht kapitaallasten Geraamde Werkelijke Geraamde Werkelijke LASTEN lasten 2015 lasten 2015 BATEN baten 2015 baten 2015 Rente gespecificeerd naar: Doorberekende kapitaallasten aan: - rente (en premies) van aangegane kostenplaatsen langlopende geldleningen - producten rente en kosten kortlopende leningen - - Renteresultaat op producten rente over eigen financiële middelen - - Rekening courantrente renteresultaat afschrijvingen

73 Overzicht deelnemersbijdragen Totaal Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta Aandeel in de kosten: 14,25% 24,27% 29,99% 11,84% 11,48% 8,17% Programma behouden Programma bewerken Programma benutten Programma bedrijfsvoering - Management Gebouwbeheer Aandeel kostenplaats personeelskosten Geldleningen en uitzettingen Totaal Bijdrage deelnemers vóór en na mutaties in reserves deelnemers bijdrage 2015 Vaste bijdrage aandeel mutaties bijdrage 2015 bijdrage 2015 Saldo Toevoeging aan voor mutaties 2015 in reserves na mutaties voorschot 2015 algemene reserve Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta

74 Verdelingsmatrix Verdelingsmatrix lasten en balansmutaties 2015 Volgnr en Totaal omschrijving loonbetaling werkelijk afschrijving inhuur energie Betaalde aankopen niet langlopende reservering/ kap.lasten kostensoc.lasten betaalde rente belastingen duurz. goederen leningen voorzieningen plaatsen en diensten A: producten Behouden Bewerken Benutten Bedrijfsvoering - Management Gebouwbeheer Personeelskosten mutaties in reserves B: kapitaallasten C: Balansmutaties Geldleningen Vaste activa 0 Reserves D: Kostenplaatsen Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal uitgaven Verdelingsmatrix baten en balansmutaties 2015 Volgnr en Totaal omschrijving werkelijk overige overige inkomens- reser- kap.lasten kostenontvangen goederen en overdrachten veringen plaatsen rente diensten van de overheid A: producten Behouden Bewerken Benutten Management Gebouwbeheer geldleningen en uitzettingen mutaties in reserves B: kapitaallasten C: Balansmutaties Geldleningen 0 Vaste activa 0 Reserves en voorzieningen D: Kostenplaatsen Totaal A t/m D Af: Verrekeningen Totaal inkomsten

75

76