Uw kenmerk Uw brief Zaaknummer Documentnummer 3 februari U

Transcriptie

1 Aan de gemeenteraad van Tubbergen Uw kenmerk Uw brief Zaaknummer Documentnummer 3 februari U Inlichtingen bij De raadsgriffier Mevrouw H.J.M.J van Limbeek-ter Haar Bijlagen 1 Onderwerp Datum Raadsbrief 2015, nr. 7: Calamiteitenprotocol Kinderen in Jeugdhulp Tubbergen 10 februari 2015 Geachte raadsleden, Waarover gaat deze brief? In onze vergadering van 3 februari 2015 hebben wij het navolgende onderwerp besproken: Besluitvorming inzake calamiteitenprotocol Kinderen in Jeugdhulp Tubbergen Ons besluit Wij hebben in die vergadering besloten: Het calamiteitenprotocol Kinderen in Jeugdhulp Tubbergen vast te stellen Korte toelichting Met de transitie jeugdzorg zijn gemeenten per 1 januari 2015 verantwoordelijk voor alle vormen van jeugdhulp. De problematiek van kinderen en hun ouders is soms zo complex, en kan soms zo onvoorspelbaar en snel escaleren, dat calamiteiten niet altijd kunnen worden voorkomen. Wanneer zich toch een calamiteit voordoet waarbij er sprake is van ernstig lichamelijk letsel, ernstig grensoverschrijdend gedrag of het overlijden van een jeugdige of door het toedoen van een jeugdige, zal de gemeente vanuit haar toezichthoudende rol verantwoordelijkheid moeten afleggen. Het is van belang dat betrokkenen elkaar dan zo snel mogelijk vinden om afspraken te maken hoe te handelen en naar buiten te treden. Het college heeft bijgevoegd gemeentelijk protocol voor het omgaan met een calamiteit in de jeugdhulp vastgesteld vanuit de noodzaak adequaat te kunnen reageren. Nadere toelichting Het Calamiteitenprotocol Kinderen in Jeugdhulp voorziet in een handelingsplan om intern de noodzakelijke activiteiten uit te kunnen voeren waarbij: - Snel en adequaat gehandeld kan worden wanneer zich een calamiteit voor doet waar kinderen in Jeugdhulp bij betrokken zijn. - Taken en verantwoordelijkheden intern (bestuurlijk en ambtelijk) en extern inzichtelijk zijn en alle betrokkenen uitvoering kunnen geven aan hun taak wanneer zich een calamiteit voor doet. De samenwerking tussen de bestuurlijke portefeuillehouders Veiligheid (burgemeester) en Zorg( wethouder), beleid en uitvoering (ambtenaar openbare orde en veiligheid, procesmanager Team Ondersteuning en Zorg) daarbij geborgd is. - Het communicatietraject gekoppeld aan een calamiteit transparant verloopt waarbij; de burgemeester eerste woordvoerder naar buiten is vanuit zijn rol van maatschappelijke betekenis en eerstverantwoordelijke bij veiligheidsvraagstukken en de wethouder aanspreekpunt is over de technisch inhoudelijke aspecten van een calamiteit - Er voldoende afstemming is tussen zorg en veiligheid en de bijbehorende handelingen bij een calamiteit op elkaar zijn afgestemd. - De kans op escalatie van een situatie waarbij de veiligheid van kind en gezin verder in gevaar komt geminimaliseerd is.

2 Het protocol heeft (nog) geen betrekking op andere domeinen, zoals kinderen die zonder enige vorm van jeugdhulp binnen het onderwijs of de kinderopvang betrokken raken bij een calamiteit. Uitbreiding met deze categorieën behoort tot de mogelijkheden. In de toekomst zal gekeken worden naar de mogelijkheid om een integraal calamiteiten protocol op te stellen waarin eveneens aandacht is voor de Wmo 2015 doelgroep en waar mogelijk geïntegreerd met de bestaande protocollen van OOV en GGD en de Handreiking Aanpak Maatschappelijk Onrust. De rol van uw raad De gemeenteraad vormt een belangrijke, aparte doelgroep voor de communicatie over de situatie en de aanpak. De fractievoorzitters worden bij elke calamiteit geïnformeerd en zij moeten zelf beslissen in hoeverre zij de partijleden informeren, zo nodig wordt een raadsbrief opgesteld. De wethouder Jeugd kan een toelichting geven in de gemeenteraad. Persberichten worden in afschrift aan de raad verstuurd. De raad heeft te kennen gegeven dat ze meer informatie wil over het hoe het college anticipeert op het borgen van veiligheid en goede zorg voor de kwetsbare doelgroep Jeugdigen (in zorg) binnen de gemeente. Op korte termijn zal ambtelijk aan de raad een toelichting worden gegeven over de wijze waarop wij dit in de werkprocessen en samenwerkingsafspraken met ketenpartners borgen. Zijn er bijlagen bij deze brief? - I : Calamiteitenprotocol Kinderen in Jeugdhulp Tubbergen Waarom deze raadsbrief? In artikel 169, tweede lid, van de Gemeentewet staat dat wij de raad alle inlichtingen verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Wij meenden er daarom goed aan te doen u van ons besluit op de hoogte te stellen. Wij stellen u voor deze raadsbrief voor kennisgeving aan te nemen. Heeft u nog vragen? Dan kunt u contact opnemen met de raadsgriffier, mevrouw H.J.M.J. van Limbeek - ter Haar. Zij zal uw vragen dan aan ons college kenbaar maken. Het telefoonnummer van de griffier is (0546) en haar adres is HJMJ.van.Limbeek@tubbergen.nl. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Tubbergen, de secretaris de burgemeester drs. ing. G.B.J. Mensink mr. M.K.M. Stegers Bijlage: Calamiteitenprotocol Kinderen in Jeugdhulp Tubbergen (I ) 2

3 Calamiteitenprotocol Kinderen in Jeugdhulp Tubbergen Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 3 februari 2015

4 Inhoudsopgave 1. Algemeen Inleiding Doel calamiteitenprotocol Definitie van een calamiteit Betrokkenen bij een calamiteit Zorgpartners Rol van de gemeente Routing van melding tot rapportage Verantwoordelijkheden en rollen bij calamiteiten Draaiboek Totaaloverzicht interne taken, rollen en verantwoordelijkheden... 9 Bijlage checklist communicatie... 10

5 1. Algemeen 1.1 Inleiding Met de transitie jeugdzorg zijn gemeenten per 1 januari 2015 verantwoordelijk voor alle vormen van jeugdhulp. De problematiek van kinderen en hun ouders is soms zo complex, en kan soms zo onvoorspelbaar en snel escaleren, dat calamiteiten niet altijd kunnen worden voorkomen. Het is van groot belang dat betrokkenen elkaar zo snel mogelijk vinden bij een incident of calamiteit om afspraken te maken hoe te handelen en naar buiten te treden. Een gemeentelijk protocol voor het omgaan met een calamiteit is opgesteld vanuit de noodzaak adequaat te kunnen reageren. 1.2 Doel calamiteitenprotocol Dit protocol maakt duidelijk welke stappen er met name vanuit de gemeentelijke verantwoordelijkheid moeten worden genomen en welke rollen de betrokken partijen hebben. Doel is de afhandeling van de calamiteit in goede banen te leiden en voorbereid te zijn op de (bestuurlijke) gevolgen van een calamiteit in de jeugdhulp. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande protocollen binnen de gemeente, bijvoorbeeld van Openbare Orde en Veiligheid (OOV) of de GGD (Publieke Gezondheid) en de regionale Handreiking Aanpak Maatschappelijke Onrust. In de acute fase van een calamiteit zullen met name politie, OM, OOV en instellingen een rol spelen. De verantwoordelijkheid van de gemeente begint na ontvangst van de melding. De betrokken jeugdhulpaanbieders, Veilig Thuis en gecertificeerde instellingen houden uiteraard hun eigen professionele verantwoordelijkheid voor de afhandeling van een calamiteit, ook richting de Inspectie Jeugdzorg. De Inspectie Jeugdzorg is hoofdverantwoordelijk voor het onderzoeken van een calamiteit. Mocht dat onderzoek aanleiding geven tot beleidswijzigingen in de jeugdhulpverlening, dan zal de gemeente haar rol spelen in het doorvoeren ervan. De gemeente wil het nieuwe jeugdstelsel duurzaam maken en leren van calamiteiten, opdat de kans op nieuwe calamiteiten afneemt. Het protocol heeft (nog) geen betrekking op andere domeinen, zoals kinderen die zonder enige vorm van jeugdhulp binnen het onderwijs of de kinderopvang betrokken raken bij een calamiteit. Uitbreiding met deze categorieën behoort tot de mogelijkheden. In de toekomst zal gekeken worden naar de mogelijkheid om een integraal calamiteiten protocol op te stellen waarin eveneens aandacht is voor de Wmo 2015 doelgroep en waar mogelijk geïntegreerd met de bestaande protocollen van OOV en GGD en de Handreiking Aanpak Maatschappelijk Onrust. 1.3 Definitie van een calamiteit Definitie van calamiteit In dit protocol wordt het begrip calamiteit voorbehouden aan alleen de zwaarste categorie van voorvallen. Voor de definiëring van een calamiteit hanteert dit protocol de definitie uit de Jeugdwet: Een calamiteit is een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de jeugdhulp en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een jeugdige of een ouder heeft geleid. Voorbeelden van calamiteiten zijn: Niet-natuurlijke dood, waaronder suïcide; Elk overlijden van een ander als gevolg van het handelen van een jeugdige; Ernstig en/of blijvend lichamelijk letsel van een jeugdige, of van een ander, als gevolg van het handelen van een jeugdige; Ernstig overschrijdend gedrag (fysiek, psychisch en/of seksueel) door jeudigen, hulpverleners, ouders of verzorgers. 2

6 1.4 Betrokkenen bij een calamiteit Calamiteiten kunnen (grote) gevolgen hebben voor personen en personeel, of op publicitair en politiek vlak: tezamen de 4 p s. Personen: calamiteiten hebben gevolgen voor de slachtoffers en hun directe omgeving. Personeel: personeel van een instelling kan vanuit de uitoefening van een taak (het werken met jeugdigen tot 18 jaar en hun naasten) betrokken zijn bij een calamiteit. Publiciteit: de media kunnen aandacht aan een calamiteit geven. Politiek: de kans is aanwezig dat de gemeenteraad (de politiek ) het college van B&W zal vragen nadere uitleg te geven of ter verantwoording zal roepen. Bij calamiteiten is het managen van de 4 p s van belang. Diensten en uitvoeringsorganisaties dienen eenduidig en gecoördineerd naar buiten te treden om (verdere) schade aan slachtoffers en hun directe omgeving en het beeld rond de zorg voor de jeugd te voorkomen. Bij een calamiteit gaat de eerste zorg vanzelfsprekend uit naar het slachtoffer en diens gezin. De instellingen en lokale zorgstructuur spelen daarin een belangrijke rol. Daarnaast is een zorgvuldige afstemming en communicatie van betrokken hulp- en opsporingsdiensten van belang om het leed van slachtoffer(s) en ouder(s) niet onnodig te vergroten en om de veiligheid van andere kinderen te waarborgen. 1.5 Zorgpartners In het stelsel van de jeugdhulp spelen de volgende zorgpartners een rol : a. Gecontracteerde instellingen en Veilig Thuis Als een instelling betrokken is (geweest) bij een gezin waarin zich een calamiteit voordoet, dan speelt deze instelling een centrale rol in de afhandeling van de calamiteit. Wettelijk gezien gelden voor hen de volgende eisen voor de afhandeling van een calamiteit: De instelling is verplicht om een calamiteit bij de verlening van jeugdhulp, uitvoering van kinderbescherming of jeugdreclassering onmiddellijk te melden bij de Inspectie; Zij moet daarbij alle noodzakelijke gegevens verstrekken voor het onderzoek naar die melding; Daarnaast heeft de gemeente in de inkoopcontracten opgenomen dat ook zij direct wordt geïnformeerd. Deze verplichtingen gelden ook voor de onderstaande partijen: specialistische jeugdhulp: Dit betreft diverse gespecialiseerde jeugdhulpaanbieders die door de gemeente zijn ingekocht om hulp, begeleiding en advies te bieden die niet door vrij toegankelijke voorzieningen kunnen worden geleverd. gecertificeerde instellingen: In het kader van de Jeugdwet is bepaald dat maatregelen van kinderbescherming (ondertoezichtstelling en voogdij), gezinsmanagement en jeugdreclassering alleen mogen worden uitgevoerd door zogenaamde gecertificeerde instellingen. De doelgroep van de gecertificeerde instellingen betreft gezinnen waarin sprake is van onveiligheid van kinderen - en waarbij de ouders de veiligheid niet kunnen of willen garanderen. Net als Veilig Thuis hebben deze instellingen een grotere kans om bij een calamiteit betrokken te raken. Veilig Thuis Twente: Veilig Thuis Twente (VTT) is het regionale advies- en meldpunt voor (vermoedens van) huiselijk geweld en/of kindermishandeling. De instelling is 24/7 bereikbaar voor meldingen en beschikt over een interventieteam voor acute hulp. Gezien de aard van deze instelling heeft VTT een relatief grote kans om betrokken te raken bij een calamiteit. In de samenwerkingsafspraken met Veilig Thuis Twente is opgenomen dat het de gemeente op de hoogte stelt, als er gedurende de tijd dat er een VTT-bemoeienis is, sprake is van een calamiteit. 3

7 b. Raad voor de Kinderbescherming De Raad voor de Kinderbescherming wordt ingeschakeld als de omstandigheden van een kind en zijn gezin zorgelijk zijn, de geboden vrijwillige hulpverlening niet (meer) voldoende is of het gezin geen hulp accepteert. De Raad onderzoekt de noodzaak tot het treffen van een kinderbeschermingsmaatregel als zij daartoe een verzoek ontvangt. Als dat noodzakelijk is vraagt de Raad de rechter een ondertoezichtstelling uit te spreken. Ook vervult de Raad taken op het terrein van onderzoek naar de situatie van jongeren die strafbare feiten plegen, gezag en omgang en Afstand, screening, Adoptie en Afstammingsvragen (ASAA). Ook de Raad voor de Kinderbescherming heeft de plicht een calamiteit aan de Inspectie Jeugdzorg te melden als zij onderzoek doet binnen het gezin. Zoals gesteld in het samenwerkingsprotocol tussen gemeente, Raad voor de Kinderbescherming en Gecertificeerde Instelling informeert de Raad daarover de gemeente. c. Inspectie Jeugdzorg De Inspectie Jeugdzorg (IJZ) vindt zijn grondslag in de Jeugdwet. De IJZ valt onder het Ministerie van VWS. De Inspectie houdt toezicht op de kwaliteit van onder meer: Jeugdhulpaanbieders (waaronder zorgprofessionals in de lokale wijkteams); Gecertificeerde instellingen; Veilig Thuis (advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling); Raad voor de Kinderbescherming; Justitiële jeugdinrichtingen. Een calamiteit moet aan de Inspectie worden gemeld, door de jeugdhulpaanbieder en de gecertificeerde instelling. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het formele meldingsformulier op haar website ( De Inspectie vraagt in de regel om een feitenrelaas, dat binnen twee weken bij de Inspectie moet liggen. Op basis van de melding of het feitenrelaas kan de Inspectie besluiten een onderzoek te doen. Het onderzoek naar aanleiding van die melding wordt aangeduid als een calamiteiten- en geweldstoezicht. Op grond daarvan beoordeelt de Inspectie of zij een nader onderzoek instelt. Mocht dat het geval zijn, dan zal de Inspectie de betrokken gemeente informeren over de uitkomsten van dat onderzoek. De gemeente zal zich tijdens dat onderzoek terughoudend opstellen in het zelf verzamelen van informatie, het debatteren over de calamiteit of een mogelijke oplossing voor het voorkomen van gelijksoortige calamiteiten zolang het onderzoek loopt. De Inspectie is hierin dus leidend. De gemeente kan voor de uitoefening van haar taken wel nadere informatie aan de betrokken instellingen vragen. De Inspectie heeft geen taak in de afhandeling van een calamiteit (warme fase). In de nafase (onderzoek en evaluatie) heeft de Inspectie uiteraard wel een rol. De Inspectie heeft bijvoorbeeld de bevoegdheid om een instelling onder verscherpt toezicht te stellen. d. Samenwerkende inspecties In de sociale domeinen van jeugd en zorg zijn een aantal landelijke inspecties actief, zoals de Inspectie Jeugdzorg, de Inspectie voor de gezondheidszorg en de Inspectie Veiligheid en Justitie. Bij calamiteiten verenigen deze inspecties zich onder de vlag van het zogeheten Samenwerkend Toezicht Jeugd (STJ), waarbij ook de Inspectie van Onderwijs, en de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid aanschuiven. De gemeente of een betrokken instelling kan daardoor volstaan met het onderhouden van contact met de Inspectie Jeugdzorg (IJZ), omdat die ervoor zal zorgen dat ook de andere inspecties (via het STJ) hun taken kunnen uitoefenen. Op lokaal niveau kan een melding, afhankelijk van de casuïstiek, zowel bij de wethouder Jeugd als bij de burgemeester binnenkomen. 4

8 2. Rol van de gemeente 2.1 Routing van melding tot rapportage De lokale aanspreekpunten voor calamiteiten en publiciteitsgevoelige casuïstiek rondom jeugdzorg zijn de wethouder Jeugd en de burgemeester. Bij een calamiteit stemmen zij altijd met elkaar af. De namen en contactgegevens zijn bekend gemaakt bij de (regionale) zorgpartners. Voor de zorginhoudelijke afstemming wordt zo snel mogelijk contact gezocht met de procesmanager. Een melding van een calamiteit kan bij de gemeente op verschillende wijze worden gemeld, voorbeelden hiervan zijn: Via een melding van de politie aan de burgemeester; Via een melding van de betrokken hulpverlenende organisatie aan de wethouder Jeugd Onwenselijk, maar in de praktijk wel mogelijk: een calamiteit wordt rechtstreeks bij één of meer van de leden van het college van B&W gemeld of komt via de media in de openbaarheid. Verder is het van belang om te realiseren dat er verschillende gemeenten betrokken kunnen zijn bij een calamiteit, namelijk: Gemeente waar de calamiteit heeft plaatsgevonden Gemeente die het inkoopcontract heeft gesloten met instelling Gemeente waar de jongere verblijft Gemeente waar ouders ingeschreven staan/ bij onder voogdijstelling de gemeente waar de jeugdige verblijft (woonplaatsbeginsel) De gemeente die de melding ontvangt, heeft de verantwoordelijkheid om de andere gemeenten die betrokken zijn te informeren en te zorgen voor onderlinge afstemming. Afgesproken wordt dat de wethouder Jeugd deze taak op zich neemt. 2.2 Verantwoordelijkheden en rollen bij calamiteiten a. Rol Team Ondersteuning & Zorg (Team O&Z) Binnen de gemeente is het team Ondersteuning & Zorg belast met de uitvoering van jeugdhulp. Consulenten van het team kunnen te maken hebben met situaties waarbij ze zelf direct betrokken zijn bij een crisissituatie. Dit vraagt om acuut handelen. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn: 112 bellen; inschakelen van de crisisdienst van de aanbieders, politie of Veilig Thuis Twente; in alle gevallen afstemming met procesmanager waarna een inschatting kan worden gemaakt welke acties noodzakelijk zijn. De procesmanager beoordeelt of er sprake is van een calamiteit en of er opgeschaald moet worden binnen de gemeente of een melding gedaan moet worden bij de inspectie. Als dit het geval is, wordt de consulent gevraagd om relevante informatie te verzamelen en te zorgen voor een feitenrelaas. Communicatie met de pers vindt plaats na overleg met de afdeling communicatie van de gemeente. Bij fase 2 in het draaiboek staan aandachtspunten voor verder te ondernemen acties. b. Rol burgemeester en wethouder Jeugd De burgemeester en de wethouder Jeugd zijn twee belangrijke boegbeelden bij een calamiteit. Hierbij is de rol van de burgemeester, naast de coördinerende rol, vooral een rol van maatschappelijke betekenis (burgervaderrol). Denk aan het bezoeken van de getroffenen, duiding geven, ruimte geven voor verdriet en emoties. Ook is de burgemeester verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en heeft hij zijn rol in de bestuurlijke gezagsdriehoek (burgemeester, openbaar ministerie, politie). Deze driehoek is leidend wanneer er nader politiële inzet nodig is, bijvoorbeeld in de opsporing. De focus van de wethouder Jeugd ligt meer op de inhoud van de zaak; wat is er gebeurd, hoe heeft dat kunnen gebeuren en wat zijn de gevolgen. c. Afstemming met de gemeenteraad De gemeenteraad vormt een belangrijke, aparte doelgroep voor de communicatie over de situatie en de aanpak. De fractievoorzitters worden bij elke calamiteit geïnformeerd en zij moeten zelf be- 5

9 slissen in hoeverre zij de partijleden informeren. De wethouder Jeugd kan een toelichting geven in de gemeenteraad. 2.3 Draaiboek Melding komt binnen Indien een melding rechtstreeks binnenkomt bij de burgemeester en wethouder Jeugd, informeert de betreffende bestuurder de procesmanager. Mocht een melding via Team Ondersteuning & Zorg binnenkomen, dan informeert de procesmanager per direct de wethouder Jeugd en de burgemeester. De procesmanager stemt af met de ambtenaar OOV wie actie onderneemt. Daarbij wordt gecontroleerd of er via een instelling al een melding is gedaan bij de inspectie. De procesmanager fungeert als spin in het web. De procesmanager is de centrale figuur die kijkt, luistert en anticipeert op de ontwikkelingen. De lijnen met de (zorg)instellingen, de ambtenaar OOV en het bestuur zijn kort. Daarnaast wordt het type en de zwaarte van de melding beoordeeld (triage). Calamiteit zonder maatschappelijke onrust draaiboek volgen Calamiteit met (risico op) maatschappelijke onrust overleg over in werking stellen protocol maatschappelijke onrust. Fase 1: Organisatie binnen 3 uur Procesmanager organiseert spoedoverleg over aanpak Bij dit spoedoverleg zijn in eerste instantie aanwezig: de betrokken wethouder Jeugd de burgemeester een medewerker van de afdeling communicatie de gemeentesecretaris jurist afdeling KAC politie OM de ambtenaar OOV de procesmanager eventuele bestaande casus coördinator Team O&Z medewerkers van betrokken instellingen Per calamiteit kan in afstemming tussen bestuurder, procesmanager en ambtenaar OOV afgeweken worden van de samenstelling. Tijdens het spoedoverleg worden over de volgende zaken afspraken gemaakt: is er sprake van een calamiteit die psychosociale nazorg vereist? contact opnemen met GGD de uitvoering van de acties in fase 2 De procesmanager houdt een eigen dossier bij dat voldoet aan de volgende voorwaarden: Beveiligde map op de server Logboek gebeurtenissen en acties verkeer bewaren Fase 2: Acties Binnen 0-48 uur 1. Informeren naar zorg voor gezin van slachtoffer en/of dader Opvang van het gezin geregeld? 6

10 Zijn de andere kinderen veilig? Zijn er naasten in de directe omgeving die direct aandacht nodig hebben (buurt?) Afstemmen met familierechercheur Politie Coördinator van het gezin blijft contactpersoon (vaak procesmanager, wanneer dit een consulent was voor aanvang calamiteit dan tijdelijk opschalen naar procesmanager) 2. Informeren naar zorg voor direct betrokken personeel Opvang van direct betrokken personeel geregeld? Is de school van de betrokken jeugdige op de hoogte van de calamiteit? 3. Coördinator bespreekt met Team O&Z/instelling de zwaarte en spoedeisendheid en het feitenrelaas. Zo nodig meteen een eerste feitenoverzicht van Team O&Z Instelling maakt indien nodig formeel feitenrelaas voor Inspectie, met afschrift aan de gemeente. 4. Bij afwezigheid van bestuurder in spoedoverleg informeert de procesmanager de bestuurder(s) over de stand van zaken en accordeert de aanpak. 5. Procesmanager informeert afdeling Maatschappelijke effecten in de persoon van beleidsmedewerker Jeugd over de calamiteit en de aanpak. 6. Inlichten Inspectie Wanneer calamiteit bij Team O&Z plaatsvindt informeert procesmanager de inspectie. 7. Kiezen omgang met media checklist perscommunicatie (bijlage) keuze passief of actief persbeleid bestuursadviseur adviseert bestuurder over perscontacten coördinator levert inhoudsinformatie Bepalen of wethouder Jeugd of burgemeester het woord doet wethouder Jeugd bij technische en inhoudelijke aspecten direct gerelateerd aan de jeugdhulp burgemeester bij aspecten die raken aan inwoners en mogelijke maatschappelijke onrust 8. Informeren Fractievoorzitters gemeenteraad door bestuurder persberichten in afschrift sturen aan de gemeenteraad In overleg met fractievoorzitters (vertrouwelijke) raadsbrief opstellen 9. Eventueel publiek optreden van het politiek bestuur wethouder Jeugd (of burgemeester) naar plaats van de calamiteit persconferentie(s) of persberichten Fase 3: Nafase Binnen 2 maanden 1. Gemeente ontvangt feitenrelaas van instelling Binnen 2 weken dient betrokken instelling een compleet overzicht te bieden Voor de mediastrategie is het soms wenselijk al eerder een verslag op hoofdpunten te krijgen 2. Gemeente hoort van Inspectie of zij nader onderzoek gaat doen 7

11 Bij instelling sprake van ernstige of herhaaldelijke calamiteit? Dan kan gemeente een onafhankelijk onderzoek laten uitvoeren 3. Wethouder Jeugd, Burgemeester, procesmanager, ambtenaar OOV en beleidsmedewerker Jeugd evalueren de calamiteit Was het een unieke en niet te voorkomen calamiteit? Was er sprake van inschattingsfouten? Was er sprake van systeemfouten? Is de calamiteit goed afgehandeld? Welke lessen zijn te leren? 4. Terugkoppeling Het college informeert de raad met een raadsbrief. Terugkoppeling aan afdeling beleid (Maatschappelijke Effecten). 8

12 2.4 Totaaloverzicht interne taken, rollen en verantwoordelijkheden Functie Namen Taken/verantwoordelijkheden Burgemeester M. Stegers Media te woord staan (in overleg met de wethouder Jeugd) Contact met politie en OM (evt. driehoek instellen) Handhaving openbare orde en veiligheid (noodbevoegdheden) Bezoeken van getroffenen, duiding geven en ruimte geven voor verdriet en emoties. school van de betrokken jeugdige informeren Wethouder Jeugd T. Vleerbos Media te woord staan (in overleg met burgemeester) Inhoudelijk verantwoordelijk Contact met betrokken instelling Contact met de inspectie Jeugdzorg (i.v.m. nader onderzoek) Informeren betrokken gemeenten Informeren Gemeenteraad Procesmanager F. Lansink Spoedoverleg organiseren Afstemming met ambtenaar OOV over aanpak Uitzoeken feiten en omstandigheden (o.a. Informatie m.b.t. toestand slachtoffer en veiligheid andere gezinsleden)\ Feitenrelaas betrokken instelling opvragen en afschrift meldingsformulier dat naar de Inspectie gaat. Casus coördinator voor gezin. Afstemming met familierechercheur Politie Informeren burgemeester en wethouder Jeugd Ambtenaar Openbare Orde en Veiligheid I. Benneker K. Nijland Kernteam bij elkaar roepen i.v.m. afstemming Adviseren burgemeester m.b.t. maatschappelijke onrust (risicotaxatie). Evt. psychosociale nazorg inschakelen (GGD) Evaluatie (evt. onafhankelijk onderzoek) Bestuursadviseur M. Velthuis Adviseren wethouder en burgemeester over mediastrategie Beleidsmedewerker Jeugd R. Besselink Check op afspraken met instellingen Vraagbaak aangaande beleid Zonodig beleid bijstellen nav calamiteit 9

13 Bijlage checklist communicatie 1. Wat is er gebeurd? Wat is er gebeurd, waar, met/door wie en waarom? 2. Hoe ernstig is het? 3. Welke directe maatregelen worden genomen? 4. Op wie heeft de calamiteit impact? Onderscheid doelgroepen als: gezin, familie, school, buurt 5. Welke meldingen over de calamiteit zijn via derden bij ons binnengekomen? Zoek na een calamiteit contact met (verwanten van) slachtoffers: Overweeg een bezoek door de wethouder of de burgemeester, bij wijze van respect en medeleven; Ontraadt de wethouder of burgemeester om over de calamiteit ongefundeerde uitspraken of persoonlijke meningen te uiten; Ontraadt de wethouder of burgemeester om beloften de doen over gemeentelijke maatregelen die hij/zij op dat moment niet met zekerheid kan waarmaken. 6. Wat berichten de media al over de calamiteit? Houd bij wat er gebeurt in de (lokale) kranten en TV, op Twitter, Facebook, grote nieuwssites. 7. Welke strategie adviseer je? Hanteer daarbij als kernbegrippen: snel en empathie vertrouwenwekkende overheid betrouwbaarheid en eenduidigheid autoriteit en informatie proactief interne en externe berichtgeving op elkaar afgestemd wethouder of burgemeester als boegbeeld 8. Welke elementen neem je op in je kernboodschap? Denk aan de drie elementen van crisiscommunicatie: betekenis geven/duiden informeren schade beperken Formuleer heldere persboodschappen: 1. Wat is er gebeurd? 2. Waar is het gebeurd? 3. Waarom? 4. Wie is de contactpersoon voor de pers? 5. Wanneer en hoe is vervolginformatie verkrijgbaar? 6. Warmte (empathie) Geef pas in de later stadium nadere toelichting over bijvoorbeeld oorzaken, schade en gevolgen. Noem geen namen van slachtoffers en betrokkenen. 9. Wat moeten wij als gemeente zelf aan communicatie doen? Zoals: website inzet calamiteitenpagina persbericht 10. Met wie moeten wij onze communicatie afstemmen? Netwerkpartners (medewerkers) Netwerkpartners (bestuurders) 10

14 11. Zijn er lopende communicatietrajecten waarvan de inhoud haaks staat op de aard van de calamiteit? 12. Zijn er interne afspraken gemaakt over de controle van teksten voordat ze uitgaan? 11