De officiële benaming wordt gewijzigd van District Zuid Mennen wordt omgezet naar KNHS Mendistrict Zuid.

Transcriptie

1 KNHS Mendistrict Zuid Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 Aanwezig: bestuur KNHS Mendistrict Zuid Pierre Sommers (vz), Eva Eigenhuijsen (secretaris), Ton van der Velden (penningmeester), Hans van der Doelen, Claudia van den Bosch, Henk Meijs, Frank Vissers, Arjen Coppoolse (KNHS), leden menverenigingen Presentatie en Rondleiding Havens De Algemene Ledenvergadering wordt vandaag gehouden bij Havens Diervoeders in Maashees. De avond wordt gestart met een presentatie over de paardenvoeders van Havens en paardenvoeding in het algemeen met aansluitend een rondleiding door de fabriek waar 5 dagen lang 24 uur per dag paardenvoeders worden geproduceerd. 1. Opening en Mededelingen De officiële benaming wordt gewijzigd van District Zuid Mennen wordt omgezet naar KNHS Mendistrict Zuid. De nieuwe discipline Kür op Muziek wordt verder ontwikkeld, inmiddels zijn er vanuit het Mendistrict Zuid 3 juryleden aangemeld voor de opleiding die hiervoor georganiseerd gaat worden. Eind dit jaar wordt deze opleiding ook voor andere juryleden opengesteld. Pierre bedankt namens het Districtsbestuur de supporters uit het Mendistrict Zuid die naar Ermelo waren gereisd als supporters tijdens de Strijd der Districten. Er was een erg positieve sfeer en onze supporters waren een uitstekende steun voor de menners die hebben meegedaan. Dankzij witte jassen voor de deelnemers uit Zuid, die gesponsord waren door VDB Stables en APS, was ons team goed herkenbaar. Naar aanleiding van vragen tijdens de Strijd der Districten worden bij een volgende editie de jasjes te koop aangeboden. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering 17 november Tijdens de ALV op 17 november werd geïnformeerd naar de invloed van meer impulswedstrijden op het aantal deelnemers per wedstrijd. In de praktijk blijkt het niet altijd makkelijk om de wedstrijden goed over de kalender te verdelen, met meer wedstrijden is er meer kans op overlap of dicht op elkaar zitten. Het bestuur houdt de ontwikkelingen goed in de gaten, het aantal deelnemers lijkt nog redelijk gelijk te blijven. 3. Jaarverslag 2014 Het jaarverslag wordt tijdens de vergadering voorgelezen en vastgesteld. Zie aparte bijlage. 4. Financieel jaarverslag Er is in 2014 een positief eindresultaat neergezet, terwijl vooraf was verwacht dat het negatief zou zijn. Dat positieve eindresultaat is met name het gevolg dat in 2014 nog beperkt invulling gegeven kon worden aan de portefeuille Recreatie terwijl wel al de financiële middelen richting de Mendistricten waren overgemaakt. De verwachting is dat in 2015 veel energie en ook budget zal gaan naar het opstarten van dit nieuwe beleidsonderwerp. De financiële boekhouding is gecontroleerd door de kascommissie, bestaande uit de heren Schellekens en Wijnen. Wil Schellekens ligt de kascontrole toe en geeft een zeer groot compliment aan de penningmeester voor de duidelijke boekhouding van het District. Het is mooi dat er een positief saldo is gerealiseerd, inclusief een reservering. KNHS Mendistrict Zuid Algemene Ledenvergadering 23 maart

2 De kascommissie wordt in 2016 gevormd door Wil Schellekens en Louis van Haren, Louis was vorig jaar al aangemeld als vrijwilliger. 4. Bestuurlijke mededelingen Het Mendistrict Zuid zal door Henk Meijs vertegenwoordigd worden in het recreatieplatform. De vertrouwenscommissie bestond uit 2 leden en wordt aangevuld met een derde lid, conform statuten die voorschrijven dat de vertrouwenscommissie tenminste 3 tot maximaal 5 leden dient te tellen. Naast de twee reeds aangetrokken leden Jeroen Houterman en Sylvia de Haan wordt als derde lid Joey Gereardts hiervoor aangewezen. Het bestuur is druk bezig geweest met onder andere de structuursverandering en daardoor is er tussendoor geglipt om de bestuurlijke termijnen in de gaten te houden, waardoor enkele leden inmiddels herbenoemd hadden moeten worden. De oorspronkelijke termijnen blijven wel van kracht, waardoor de herbenoeming een deel van de 3 jaren per benoeming betreffen. De volgende drie bestuursleden zijn herkiesbaar en worden in de vergadering herbenoemd: o Ton van der Velden, (penningmeester) 1 ste periode van voorjaar 2010 t/m voorjaar Wordt herverkozen voor een 2 de periode (t/m voorjaar 2016) o Hans van der Doelen, (bestuurslid) 1 ste periode van najaar 2010 t/m najaar Stelt zich herkiesbaar voor een 2 de periode (t/m najaar 2016) o Pierre Sommers,(voorzitter) 2 de periode van najaar 2010 t/m najaar Stelt zich herkiesbaar voor 3 de periode (t/m najaar 2016) Door Hein Verhofstad wordt opgemerkt dat het onnodig lastig wordt gemaakt om nieuwe bestuursleden aan te dragen. Statutair moeten 3 menverenigingen een potentieel bestuurslid aanmelden. De nieuwe KNHS statuten liggen nu ter goedkeuring bij de notaris, zodra deze statuten notariële goedkeuring hebben worden ze voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering, naar verwachting de najaarsvergadering in Jaarplan 2015 Eén van de verplichtingen die zijn opgenomen in de nieuwe statuten is het opstellen van een jaarplan door het bestuur van het Mendistrict. Pierre Sommers licht toe dat het bestuur meer invloed en inbreng wil vanuit de leden bij de ontwikkeling van beleid en activiteiten. Als voorbeeld wordt de inzet van Jacky van Dulmen genoemd, zij heeft namens het Mendistrict Zuid meegedacht over de verdere ontwikkeling van de Kür op Muziek. Door de betrokkenheid van de leden te vergroten kan ook de opvolging van het bestuur beter en eerder worden geregeld. Voor de verschillende beleidsonderwerpen worden werkgroepen opgericht, zoals Jeugd, Dressuur-Vaardigheidswedstrijden en Recreatie, waarvoor werkgroepleden worden geworven. Binnen het Menforum is er al meerdere malen gesproken over het probleem van het aantal afmeldingen, mede veroorzaakt doordat de meerderheid van de menners zich op 1 januari voor het gehele wedstrijdseizoen aanmeld. De wedstrijdorganisaties, vooral degene die later in het jaar organiseren, lopen tegen 20 tot 25% afmeldingen aan. Er zijn zelfs deelnemers die zich in één weekend voor twee wedstrijden inschrijven en uiteindelijk kiezen waar ze uiteindelijk gaan starten. KNHS Mendistrict Zuid Algemene Ledenvergadering 23 maart

3 Landelijk komen de Mendistricten er niet uit, daarom wil het Mendistrict Zuid aan de slag om een drempel op te werpen. Door bijvoorbeeld vooraf inschrijfgeld te laten betalen, maar er zijn mogelijk meer opties. Belangrijk hierbij is dat alle menverenigingen mee doen, ook wedstrijden die nog niet vol zitten zullen met deze vorm van restrictie moeten meegaan. Er wordt een bijeenkomst georganiseerd voor een wedstrijdorganisaties waar Guusta van Ommeren het een en ander zal toelichten over digitaal inschrijven. Deze avond wordt nog gepland en de datum zal worden gecommuniceerd richting alle wedstrijdorganisaties en menverenigingen. De dubbele inschrijving zal niet worden opgelost door het digitaal inschrijven. 6. Recreatie Henk Meijs, lid Recreatie, licht de plannen toe voor 2015 rondom het onderwerp Recreatie. Er is een een Recreatie Sportforum opgericht, waar zowel ruiters (9 leden) als menners (4 leden) in zijn vertegenwoordigd. Het forum is bedoeld voor de paardensporters die geen of weinig wedstrijden rijden. Als KNHS Mendistrict willen wij de recreanten iets bieden zodat de recreanten iets bij óns kunnen halen. Het is dus niet de bedoeling om strakke kaders voor recreanten te stellen, wij zijn er voor de recreanten. De 1 e fase is dat wij gaan inventariseren wat de behoeften zijn. Willen de recreanten alleen een rondje om de kerk rijden of kunnen cq. willen ze ook wat verder weg. Via de KNHS zal een enquête worden verzonden aan de Menbewijshouders in ons District. De 2 e fase betreft het uitwerken van de wensen die uit de enquête naar voren zijn gekomen. Wellicht is het handig om een organisatie een handreiking te kunnen doen of een centrale agenda voor recreatieve ritten bij te houden. Misschien ligt er in dat soort acties een meerwaarde voor de recreanten. Organisatoren van menritten faciliteren, met adressen of met andere organisatorische zaken, ook dat vormt onderdeel van de inventarisatie van behoeften bij recreanten en/of organisaties. De KNHS stelt budget beschikbaar voor het onderwerp Recreatie, wat niet alleen wordt ingezet voor de bemensting van dit onderwerp maar ook voor concrete zaken benut kan worden. Er is dus inbreng nodig van onze menners, zodat er optimaal gewerkt kan worden voor de recreanten in ons District op basis van de ervaringen die er reeds zijn en wensen voor zaken die nog geregeld moeten worden. Voor de zomervakantie krijgen alle Menbewijshouders deze enquête in de (digitale) bus, met een paar prijzen als extra stimulans om de enquête in te vullen. Ook zal daarin worden gevraagd naar potentiële leden voor de werkgroep Recreatie. Na de zomervakantie komen we aan de 2 e fase toe (uitwerking) en in het najaar 2015 kunnen er tijdens de ALV concrete plannen worden gepresenteerd op basis van behoeften die er leven. Er wordt gevraagd of het onderwerp Recreatie ook iets te maken heeft met menroutes, voor dit onderwerp is immers ook een regioconsulent vanuit de KNHS beschikbaar. Henk geeft aan dat het Mendistrict graag over alles wordt geïnformeerd, alleen als het Mendistrict kennis heeft over wensen of problemen kan er op worden gereageerd. Het Mendistrict heft daarin een Loketfunctie. Berry van den Bosch geeft aan dat niet alleen het aanleggen van routes belangrijk is maar het onderhouden en open houden tenminste zo belangrijk is. De Regioconsulenten moeten beter functioneren op dit onderwerp. KNHS Mendistrict Zuid Algemene Ledenvergadering 23 maart

4 De beperkte organisatiegraad van recreanten wordt door de vergadering als moeilijkheidsgraad genoemd om de recreanten onder de menners goed te kunnen bereiken. De tip wordt gegeven om de uitnodiging van de enquête ook naar de verenigingen toe te sturen, zodat ook leden van verenigingen die niet lid zijn van de KNHS ook bereikt worden. 7. Jeugd De jeugdmencyclus is gisteren afgerond tijdens een outdoor training in Heesch. En dat District Zuid getalenteerde jeugd hebben blijkt wel uit het feit dat inmiddels niet alleen Eline Houterman, maar ook deelnemers Cas Hendriks en Arion Vissers zijn naar de klasse 4 én internationaal zijn doorgestroomd. In 2015 gaan we nog eens uitgebreid naar onze inzet en opzet voor de Menjeugd kijken. Voor de menlessen is het lidmaatschap van de KNHS een laagdrempelige voorwaarde om mee te kunnen doen. We willen ook kijken of we de jarigen kunnen bereiken die willen overstappen van onder het zadel rijden naar het mennen. 8. Wedstrijdagenda Er staan voor indoormarathons gepland, 31 samengestelde menwedstrijden (inclusief impuls) en in totaal 15 dresssuur-vaardigheid, terwijl er nog één of enkele aanmeldingen voor dit laatste type wedstrijd bij komen. De agenda is daarmee goed gevuld, maar heeft wel als beperkt nadeel dat er ook wedstrijden kort op elkaar worden georganiseerd. Het kampioenschap klasse 2-3 is eind augustus waardoor er wat wedstrijden geschoven moesten worden. Zoals de afgelopen weken er ook 3 wedstrijden op een rij zaten. Sommige organisaties kunnen niet opschuiven naar een andere datum: door bijvoorbeeld een jaarlijks vaste datum en/of een koppeling met een ander evenement. De opmerking wordt door de vergadering gemaakt dat de KNHS rekening zou moeten houden met de data van de bijscholingscursus, bij voorkeur cursusdata in de winterperiode organiseren. De Strijd der Districten is geëvalueerd; in 2016 wordt een zelfde opzet aangehouden, inclusief een vierspanrubriek (vier vierspannen) die zich in de Districten kunnen selecteren op één wedstrijd per district. Ook de tandems worden toegevoegd aan de Strijd der Districten. Er waren natuurlijk verbeterpunten (kaartje kopen en werking scherm) maar overall was men positief. Wil Schellekens geeft aan dat hij graag weer zou zien dat er een wintercompetitie opgesteld gaat worden voor dressuur-vaardigheidswedstrijden. Met als afsluiting bijvoorbeeld gecombineerd met een Kür op Muziek wedstrijd. 9. KNHS aan het woord Arjen Coppoolse licht de belangrijkste reglementswijzigingen toe. Zie aparte bijlage met de presentatie die hij deze avond gaf. Er wordt aandacht gevraagd voor het uitschrijven van jeugdrubrieken. Kinderen van rijders kunnen aan jeugdrubrieken meedoen, juist deze nieuwe lichting menners moet je zo veel mogelijk stimuleren. Arjen demonstreert het digitaal inschrijven tijdens de vergadering via Mijn KNHS. KNHS Mendistrict Zuid Algemene Ledenvergadering 23 maart

5 1. Om in te kunnen loggen heb je een inlogcode nodig, als je die nog niet hebt aangevraagd klik je de eerste keer op Registreren en volg je de aangegeven procedure. Het is ook mogelijk om een ander KNHS lid te machtigen om voor jou inschrijvingen uit te voeren, dat is een kwestie van eenmaal koppelen en vervolgens blijft die koppeling actief tot dat deze handmatig wordt ontkoppelt. 2. Selecteer een wedstrijd in de kalender 3. Maak de keuze qua discipline 4. Je kan je alleen inschrijven voor een rubriek waar je ook een startpas voor hebt. 5. Vermeld in Opmerkingen het aantal boxen: hiervoor is geen extra regeltje aan het programma toegevoegd, dat moeten de menners zelf nog invullen. 6. De inschrijving is pas definitief bij bevestigen, de concept inschrijving onthoud het programma maximaal 2 uur. Het heet verder winkelen indien je nog meer wilt doen. 7. Onder Factuur staat het bedrag dat de organisatie aangeeft de inschrijfkosten te zijn. Er zit geen automatische betaling of betaalfunctie aan het KNHS programma gekoppeld, deze mogelijkheid wordt in de toekomst verder bekeken. 8. Via de mail krijg je een bevestigingsmail, daarnaast kan je via MijnKNHS inzage krijgen in de wedstrijden waar je je reeds hebt ingeschreven. Overige punten: o Iedere deelnemer heeft het recht om zich vóór een sluitingsdatum af te melden. o Stel dat je je inschrijving moet annuleren dan kan dat ook digitaal, het is verplicht om een reden aan te geven. Dit kan (kosteloos) tot de sluitingsdatum. o Het systeem kan niet zien dat je op één datum meerdere wedstrijden inschrijft. Dat vroeg om zoveel capaciteit van het systeem dat het niet werkbaar was. o De deelnemerslijst krijg je als organisatie automatisch aangeleverd. o Je kan ook aangeven het maximaal aantal inschrijvingen per rubriek, waardoor een wachtlijst deelnemer alsnog kan deelnemen. Als organisatie geen maximum aangeeft komt dit standaard op 999 deelnemers te staan. o Het is zeer wenselijk om alsnog digitaal in te schrijven in 2015 ook indien je reeds hebt aangemeld, maar het is geen verplichting. Juryleden moeten zich ook aanmelden via Mijn KNHS. o Verplichting om digitaal in te schrijven is per 1 januari o In theorie kan een organisatie opnemen dat een menner uit het eigen District voorrang heeft. 10. Communicatie Claudia: doordat de KNHS site veranderd was werkte de linkjes naar de KNHS site op de site districtzuidmennen.nl niet meer, inmiddels is alles weer correct gekoppeld en werkzaam. Op de website wordt een extra tab voor Kür op Muziek en Recreatie gecreëerd. Er is ook een Facebook site gelanceerd van het Mendistrict, stuur een mailtje naar Claudia om iets op de Facebooksite te plaatsen (info@vdbstables.nl). 11. Afsluiting vergadering Pierre Sommers bedankt nogmaals Havens voor de gastvrijheid en de presentatie + rondleiding door de fabriek en sluit de vergadering af. KNHS Mendistrict Zuid Algemene Ledenvergadering 23 maart