ONS AUTORISATIE Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 ONS AUTORISATIE Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Ons Autorisatie... 3 Ons Autorisatie: algemeen (Alleen in pilot beschikbaar)... 4 Uitgangspunten Ons Autorisatie (Alleen in pilot beschikbaar)... 5 Navigatie binnen Ons Autorisatie (Alleen in pilot beschikbaar )... 7 Gebruikers (Alleen in pilot beschikbaar)... 9 Handmatige rollen beheren (Alleen in pilot beschikbaar)...12 Automatische rollen beheren (Alleen in pilot beschikbaar)...18 Escaleren: configuratie en gebruik (Alleen in pilot beschikbaar)...23 Escalatielog (Alleen in pilot beschikbaar)...29 Taken en rechten (Alleen in pilot beschikbaar)...31 Veelgestelde vragen (Alleen in pilot beschikbaar )...33 Migratie naar Ons Autorisatie (Alleen in pilot beschikbaar)...38

3 Ons Autorisatie Pagina 3 / 43

4 Ons Autorisatie: algemeen (Alleen in pilot beschikbaar) In pilot Ons Autorisatie bevindt zicht momenteel in de pilotfase. Dit betekent dat een beperkt aantal organisaties toegang heeft tot de functionaliteit. De functionaliteit kan onaangekondigd wijzigen. De informatie in deze handleiding komt daarom mogelijk niet overeen met de actuele weergave en werkwijze. Voortgang van ontwikkeling volgen De voorgang van de ontwikkelingen binnen de pilot van Ons Autorisatie is te volgen in een speciale Basecamp-omgeving. Hier worden regelmatig updates geplaatst. Ook is hier ruimte om vragen te stellen en te discussiëren met de ontwikkelaars of andere geïnteresseerden. Wat is Ons Autorisatie? Ons Autorisatie is de naam van het nieuwe autorisatiemodel. Ons Autorisatie brengt de inrichting van rechten-, rollen- en taken voor alle oplossingen van Nedap Ons volledig samen in één overzichtelijke applicatie, bedoeld voor applicatiebeheerders. Hiermee is de volledige autorisatie-inrichting door applicatiebeheerders te configureren vanuit één centrale plek. Pagina 4 / 43

5 Uitgangspunten Ons Autorisatie (Alleen in pilot beschikbaar) In pilot Ons Autorisatie bevindt zicht momenteel in de pilotfase.. Dit betekent dat een beperkt aantal organisaties toegang heeft tot de functionaliteit. De functionaliteit kan onaangekondigd wijzigen. De informatie in deze handleiding komt daarom mogelijk niet overeen met de actuele weergave en werkwijze. In Ons Autorisatie staat autoriseren volgens drie uitgangspunten centraal: Handmatig autoriseren Automatisch autoriseren Zelfstandig autoriseren: escaleren Handmatig autoriseren Van handmatig autoriseren is sprake als rollen apart toegekend worden aan gebruikers door bijvoorbeeld een applicatiebeheerder. Elke rol* wordt in dat geval persoonlijk per gebruiker als autorisatie toegekend aan een gebruiker. Bij handmatig autoriseren zijn twee onderdelen uit Ons Autorisatie van belang: Handmatige rollen aanmaken: Het aanmaken van handmatige rollen gebeurt in het onderdeel 'Handmatige rollen'. Dit onderdeel staat in deze handleiding verder uitgelegd. Handmatige rollen toekennen: aangemaakte rollen kunnen aan gebruikers toegekend worden via het onderdeel 'Gebruikers'. * Een rol bestaat uit een set van een of meerdere onder vallende taken. Elke taak bestaat uit een lijst van bijbehorende rechten. Meer over rollen, taken en rechten is te vinden in deze handleiding. Automatisch autoriseren Van automatisch autoriseren is sprake als rollen* automatisch toegekend worden aan gebruikers, op grond van bepaalde eigenschappen in het gebruikersaccount. De applicatiebeheerder hoeft voor het toekennen van deze rollen geen handmatige acties uit te voeren. De toekenning gebeurt geheel automatisch. Er zijn momenteel twee manieren om rollen automatisch toe te kennen aan gebruikers. Meer informatie hierover is te vinden in deze handleiding. * Een rol bestaat uit een set van een of meerdere onder vallende taken. Elke taak bestaat uit een lijst van bijbehorende rechten. Meer over rollen, taken en rechten is te vinden in deze handleiding. Pagina 5 / 43

6 Zelfstandig autoriseren door middel van 'Escalatie' Van escalatie is sprake als de medewerker via de escalatiefunctionaliteit het bereik van zijn rollen tijdelijk zelfstandig uitbreidt voor de duur van 600 minuten (10 uur). Dit betekent dat de bestaande rollen waarover de medewerker beschikt, tijdelijk ingezet kunnen worden over meer cliënten of locaties. Er kan geëscaleerd worden naar een specifieke cliënt (in dit geval is er sprake van escalatie op het niveau van de cliënt) en naar een specifieke locatie (in dit geval is er sprake van escalatie op het niveau van een locatie). De escalatie houdt stand gedurende tien uur, ongeacht of de gebruiker in de tussentijd uitlogt en weer inlogt. Nut van escalatie Escalatie is een manier om ervoor te zorgen dat medewerkers op incidentele basis toegang kunnen krijgen tot noodzakelijke cliëntdossierinformatie als het vaste bereik van de rollen daar niet in voorziet. De functionaliteit is bijvoorbeeld nuttig als een medewerker op incidentele basis ondersteuning biedt bij een ander team, bijvoorbeeld als flexmedewerker, tijdens een bereikbare dienst of bij (ziekte)vervanging. Rapportage Alle escalaties worden gelogd. Detailinformatie over alle escalaties is op te halen via het onderdeel 'Escalatielog' binnen Ons Autorisatie. Configuratie en zichtbaarheid escalatieknop In deze handleiding staat uitgelegd hoe de escalatieknop beschikbaar gesteld kan worden aan gebruikers en hoe gebruikers de knop kunnen inzetten. Pagina 6 / 43

7 Navigatie binnen Ons Autorisatie (Alleen in pilot beschikbaar ) In pilot Ons Autorisatie bevindt zicht momenteel in de pilotfase.. Dit betekent dat een beperkt aantal organisaties toegang heeft tot de functionaliteit. De functionaliteit kan onaangekondigd wijzigen. De informatie in deze handleiding komt daarom mogelijk niet overeen met de actuele weergave en werkwijze. Navigatie naar Ons Autorisatie Ons Autorisatie is toegankelijk via het hubmenu. Menu-onderdelen Ons Autorisatie Het menu van Ons Autorisatie bevat de volgende onderdelen: Pagina 7 / 43

8 Hubbalk: deze balk bevat navigatie-opties tussen verschillende Nedap Ons applicaties, biedt accountinformatie en toont notificaties. Gebruikers: onder dit onderdeel zijn alle gebruikers te vinden met een actief medewerkeraccount in Ons Administratie. Specifieke informatie over dit onderdeel is hier te vinden. Handmatige rollen: onder dit onderdeel zijn alle rollen te vinden die handmatig toegekend worden aan gebruikers. Specifieke informatie over dit onderdeel is hier te vinden. Automatische rollen: in dit onderdeel zijn de rollen te vinden die automatisch toegekend worden als een medewerker een specifieke relatie met een cliënt of groep cliënten heeft, of als het een rol betreft die automatisch aan alle gebruikers toegekend wordt. Specifieke informatie over dit onderdeel is hier te vinden. Escalatielog: in dit onderdeel kunnen overzichten uitgedraaid worden met detailinformatie over alle escalaties die in gang gezet zijn. Specifieke informatie over dit onderdeel is hier te vinden. Taken en rechten: in dit onderdeel zijn alle taken te vinden die onderdeel kunnen uitmaken van een rol. Specifieke informatie over dit onderdeel is hier te vinden. Pagina 8 / 43

9 Gebruikers (Alleen in pilot beschikbaar) Het onderdeel 'Gebruikers' toont een zoekveld waar alle gebruikers met een actief medewerkeraccount in Ons Administratie in opgezocht kunnen worden. Van de gevonden gebruiker is de naam, de gebruikersnaam, het medewerkernummer en het team te zien. Geef minimaal 2 karakters in om tot een zoekresultaat te kunnen komen. In dit onderdeel kunnen gebruikers gevonden worden. Per gebruiker is informatie te vinden over en zijn aanpassingen te maken in toegekende rollen en het bereik van de medewerker. Detailinformatie per gebruiker inzien en aanpassen Pagina 9 / 43

10 Detailinformatie per gebruiker is te beschikbaar door de naam van de gebruiker aan te klikken. Hier is in diverse tabbladen te zien welke handmatige en automatische rollen de medewerker beschikt. Ook is het standaardbereik terug te vinden. Nieuwe (handmatige) rol toewijzen Alleen handmatige rollen kunnen per gebruiker toegevoegd worden. Ga om een nieuwe handmatige rol toe te voegen, naar het tabblad 'Handmatige rollen' en klik op 'Rol toewijzen. Hier zijn alle in het onderdeel 'Handmatige rollen' aangemaakte rollen die op actief staan, te selecteren. De rol kan ook per gebruiker op actief of via 'actief tot en met' (op een toekomstig moment) op inactief gezet worden. Het bereik is in te geven. Hierbij kan gekozen worden uit: Het standaardbereik van de gebruiker Het bereik in clienten en medewerkers dat bij de gebruiker ingesteld is onder 'Standaardbereik'. Handmatig groepen toevoegen Hiermee kan in een toekomstige versie een extra team of locatie aan het bereik van alleen deze rol toegekend worden. Geen Hiermee krijgt de medewerker geen enkel bereik voor deze rol. Dat betekent dat de rol standaard geen effect zal hebben. Gaat de medewerker echter escaleren, dan zal het bereik van deze rol het bereik van de escalatie gaan aannemen. Bestaande (handmatige) rol aanpassen of verwijderen Alleen de handmatige rollen van de gebruiker kunnen onder 'Gebruiker' aangepast worden. De automatische rollen dienen aangepast te worden vanuit de rol zelf in het onderdeel 'Automatische rollen'. Pagina 10 / 43

11 Voor het aanpassen van handmatig aangemaakte rollen: 1. Selecteer de rol die aangepast of verwijderd moet worden. 2. A - Klik op 'Roltoewijzing aanpassen' en pas de settings van de rol vervolgens aan. B - Of klik op 'Roltoewijzing verwijderen' om de rol te verwijderen. Let op! Bij 'Roltoewijzing verwijderen' zal de rol direct verwijderd worden! Standaardbereik aanpassen Het standaardbereik is het bereik dat default van toepassing is op de toegekende rollen. Het standaardbereik is aan te passen in het overzicht bij de medewerker onder het tabblad 'Standaardbereik'. Nieuw bereik aan standaardbereik toevoegen Door hier op 'groep toevoegen' te klikken, verschijnt het bovenstaande scherm. Hier kunnen locaties, teams of overige groepen toegevoegd worden. Bestaande standaard-bereiksettings aanpassen Door met de cursor op de bestaande settings ( in het bovenstaande voorbeeld zijn dit 'alle clienten' en 'alle medewerkers') te gaan staan en eenmaal te klikken, verschijnten de opties om deze setting aan te passen of te verwijderen. Aanpassen houdt in dit geval in dat de setting van een actief en actief t/m datum voorzien kan worden. Pagina 11 / 43

12 Handmatige rollen beheren (Alleen in pilot beschikbaar) Handmatige rollen* zijn van belang als er sprake is van handmatig autoriseren. Deze handleiding legt de werking uit rondom het aanmaken en beheren van handmatige rollen. Het toekennen van deze rollen aan gebruikers gebeurt in het onderdeel 'Gebruikers'. Meer hierover is te vinden in de handleiding 'Gebruikers'. * Een rol bestaat uit een set van een of meerdere onder vallende taken. Elke taak bestaat uit een lijst van bijbehorende rechten. Meer over rollen, taken en rechten is te vinden in deze handleiding. Handmatige rollen: een overzicht Handmatige rollen kunnen ingezien, aangepast, gearchiveerd en verwijderd worden in het onderdeel 'Handmatige rollen'. Per aangemaakte rol in het overzicht is te zien: uit hoeveel taken de rol bestaat. het aantal gebruikers waar de rol aan is toegekend. of en sinds wanneer de rol actief is. Gearchiveerde rollen zijn in te zien via de optie 'Gearchiveerde rollen weergeven'. Pagina 12 / 43

13 Detailinformatie per rol Door in het overzicht te klikken op de naam van de rol verschijnt een pagina met detailinformatie over de rol. Ook kan de rol aangepast (alleen mogelijk bij zelf aangemaakte rollen) of verwijderd worden. Let op! De knop 'Verwijder' verwijdert de rol ook als deze nog toegekend is aan medewerkers. Handmatige rol aanmaken Een nieuwe handmatige rol is aan te maken via de knop 'Rol toevoegen' in het overzichtsscherm. Pagina 13 / 43

14 Hier zijn de gegevens over de rol in te voeren. Beschikbare taken zijn eenvoudig via een groen plusje toe te voegen aan de rol, waarmee ze onder 'Toegevoegde taken' worden gezet. Vergeet niet om de nieuwe rol op te slaan. Pagina 14 / 43

15 Handmatige rollen aanpassen Via 'aanpassen' zijn diverse gegevens van de rol te wijzigen. Reeds toegevoegde taken kunnen in de linker kolom via een rood kruisje verwijderd worden. Beschikbare maar nog niet toegevoegde taken zijn via een plusje vanuit de rechter kolom als nieuwe taak toe te voegen. Vergeet niet de aanpassingen op te slaan. Soorten handmatige rollen Er bestaan twee soorten handmatige rollen: Zelf aangemaakte rollen Voorgedefinieerde rollen Pagina 15 / 43

16 Zelf aangemaakte rollen Deze rollen zijn door de organisatie handmatig aangemaakt en samengesteld, ofwel via de button 'Rol toevoegen', ofwel automatisch gemigreerd uit het oude autorisatiemodel. Pagina 16 / 43

17 Voorgedefinieerde rollen Deze rollen zijn standaard vanuit Ons Autorisatie beschikbaar. Deze rollen zijn zoals in het bovenstaande voorbeeld te zien is, niet aan te passen. Wel kunnen ze verwijderd worden. Specifieke voorgedefinieerde rollen: Medewerkerinzage en Beperkte medewerkerinzage Er zijn twee voorgedefinieerde rollen in Ons Autorisatie die extra van belang zijn. Deze beide rollen regelen de inzage van medewerkergegevens door gebruikers. Het verschil tussen beide rollen is klein, maar wel aanwezig: - Medewerkerinzage bevat de taak: 'Sta ongeautoriseerd bekijken van medewerkersinformatie toe' - Beperkte medewerkerinzage bevat de taak: 'Sta ongeautoriseerd bekijken van gelimiteerde medewerkersinformatie toe' Zijn de gebruikersaccounts gemigreerd uit het voormalige autorisatiemodel, dan hebben gemigreerde gebruikersaccounts automatisch een van beide rollen, afhankelijk van de ingegeven settings in het oude autorisatiemodel. Bij nieuwe medewerkers is deze rol echter niet standaard aanwezig en zal deze als handmatige rol expliciet toegekend moeten worden aan medewerkers. Pagina 17 / 43

18 Automatische rollen beheren (Alleen in pilot beschikbaar) Automatische rollen* zijn van belang als er sprake is van automatisch autoriseren. Deze handleiding legt de werking uit rondom het aanmaken en beheren van automatische rollen. Deze rollen hoeven dus niet apart toegekend te worden aan gebruikers, maar worden op grond van de instellingen bij het aanmaken van de rol, automatisch toegekend aan gebruikers waar de rol op van toepassing is. * Een rol bestaat uit een set van een of meerdere onder vallende taken. Elke taak bestaat uit een lijst van bijbehorende rechten. Meer over rollen, taken en rechten is te vinden in deze handleiding. Soorten automatische rollen Momenteel bestaan er twee soorten automatische rollen, die elk in verschillende situaties toegekend worden: Client-medewerker-relatierollen Voor ieder client-medewerker-relatietype kan binnen Ons Autorisatie een automatische rol worden opgesteld, bijvoorbeeld een rol op basis van de relatie Fysiotherapeut of Eerst Verantwoordelijk Verpleegkundige. De rol wordt in dat geval toegekend aan alle gebruikers bij wie die dit relatietype in hun account voorkomt. Standaardrollen Er kan een bepaalde basisset van rechten gelden, die voor alle gebruikers vereist is. Denk bijvoorbeeld aan rollen rondom de toegang tot het Medewerkerportaal, tijd registreren of het inzien van minimale cliëntgegevens. Rollen die als standaardrol aangemaakt zijn, worden automatisch aan alle gebruikersaccounts toegevoegd. Pagina 18 / 43

19 Automatische rollen: een overzicht Aangemaakte automatische rollen kunnen ingezien, aangepast, gearchiveerd en verwijderd worden in het onderdeel 'Automatische rollen'. Bij de client-medewerker-relatierollen is te zien bij welk relatietype de rol automatisch toegekend wordt en of en sinds wanneer de rol actief staat. Bij de standaardrollen is te zien of en sinds wanneer de rol actief is. Pagina 19 / 43

20 Detailinformatie per rol Door in het overzicht te klikken op de naam van de rol verschijnt een pagina met detailinformatie over de rol. Bij de client-medewerker-relatierol is hier de client-medewerkerrelatie te vinden. Deze informatie is vanzelfsprekend niet beschikbaar bij een automatische rol van het type 'standaard rol'. Ook kan de rol aangepast of verwijderd worden. Let op! De knop 'Verwijder' verwijdert de rol ook als deze nog toegekend is aan medewerkers. Automatische rol aanmaken Een nieuwe automatische rol is aan te maken in het overzichtsscherm: via de knop 'Client-medewerker-relatierol toevoegen' is een automatische rol op basis van een relatie aan te maken. Via de knop 'Standaardrol toevoegen' is een automatische rol aan te maken die voor alle gebruikers van toepassing is. Pagina 20 / 43

21 Hier zijn de gegevens over de rol in te voeren. Bij de client-medewerker-relatierol is het relatietype in te geven. Dit invulveld is vanzelfsprekend niet aanwezig bij het aanmaken van een nieuwe automatische rol van het type 'Standaard rol'. Beschikbare taken zijn eenvoudig via een groen plusje toe te voegen aan de rol, waarmee ze onder 'Toegevoegde taken' worden gezet. Vergeet niet om de nieuwe rol op te slaan. Pagina 21 / 43

22 Automatische rollen aanpassen Via 'Aanpassen' zijn diverse gegevens van de rol te wijzigen. Reeds toegevoegde taken kunnen in de linker kolom via een rood kruisje verwijderd worden. Beschikbare maar nog niet toegevoegde taken zijn via een plusje vanuit de rechter kolom als nieuwe taak toe te voegen. Vergeet niet de aanpassingen op te slaan. Pagina 22 / 43

23 Escaleren: configuratie en gebruik (Alleen in pilot beschikbaar) In deze handleiding staat uitgelegd hoe de escalatieknop beschikbaar gesteld kan worden aan gebruikers, waar de functionaliteit te vinden is en hoe deze gebruikt moet worden. Door middel van escalatie kan de gebruiker het bereik van zijn rollen tijdelijk zelfstandig uitbreiden voor de duur van 600 minuten. Hiermee krijgt de gebruiker op incidentele basis toegang tot noodzakelijke cliëntdossierinformatie als het vaste bereik van de rollen daar niet in voorziet. Dit is handig, bijvoorbeeld als een medewerker op incidentele basis ondersteuning biedt bij een ander team of bij vervanging door ziekte. Er kan geëscaleerd worden naar een specifieke cliënt (in dit geval is er sprake van escalatie op het niveau van de cliënt) en naar een specifieke locatie (in dit geval is er sprake van escalatie op het niveau van een locatie). Rapportage Alle escalaties worden gelogd en vastgelegd in het onderdeel 'Escalatielog' binnen Ons Autorisatie. Escalatie als taak toekennen aan het autorisatiebereik van de gebruiker Om te mogen escaleren, moet een medewerker beschikken over de taak 'Escaleren'. Deze taak moet toegekend zijn aan een rol die aan de medewerker toebedeeld is. Lees hier meer over het toekennen van taken aan rollen. Pagina 23 / 43

24 Escalatieknop: Jezelf autoriseren Met dit recht heeft de medewerker de beschikking over een speciale escalatieknop, de knop 'Jezelf autoriseren'. Deze knop is te vinden in de hubbalk. Afhankelijk van de applicatie waar de gebruiker in werkt, kan de weergave van de hubbalk verschillen. De knop bevindt zich echter altijd in het onderdeel 'Mijn profiel'. Pagina 24 / 43

25 Escalatie opstarten Stap 1: geef de reden in De knop opent een pop-up scherm binnen de interface van Ons Autorisatie. Een verplicht veld is het ingeven van de reden van escalatie. Zodra dit veld ingegeven is, geldt de escalatie als 'gestart'. Vanaf dit moment heeft de medewerker via de vervolgstappen namelijk toegang tot cliënt- en locatie-informatie waar de medewerker anderszins mogelijk geen toegang toe zou hebben. Pagina 25 / 43

26 Stap 2: maak een keuze uit het soort escalatie Er kan nu een keuze gemaakt worden uit escalatie op cliënt- of locatieniveau. Afhankelijk van de gemaakte keuze verschijnt een zoekoptie waarmee de juiste cliënt ('Van welke cliënt heb je gegevens nodig?') of locatie ('Voor welke locatie wil je toegang') gevonden en geselecteerd kan worden. Pagina 26 / 43

27 Stap 3: bevestig de keuze Na het selecteren van de juiste cliënt of locatie dient de keuze bevestigd te worden. Pagina 27 / 43

28 Stap 4: automatische doorgeleiding naar de webpagina vanaf waar de escalatie opgestart is. Een bevestiging verschijnt in beeld: de uitbreiding van het bereik van het autorisatieprofiel is voltooid. Gedurende 600 minuten behoudt de gebruiker het uitgebreide autorisatieprofiel. Pagina 28 / 43

29 Escalatielog (Alleen in pilot beschikbaar) Het onderdeel 'Escalatielog' toont een overzicht met gedetailleerde informatie over alle escalaties die door medewerkers gestart zijn. In deze handleiding staat uitgelegd hoe medewerkers escalaties kunnen starten. Dit overzicht is in de interface zelf te vinden, waarmee snel inzicht is te verkrijgen. Voor verdere analyse en eigen filter- en weergave-aanpassingen is het log ook te downloaden als een Excel-export. Het escalatielog: overzicht De gewenste weergaveperiode is in te stellen. Per voorgekomen escalatie is te vervolgens te zien: Gebruiker: Welke gebruiker de escalatie heeft gestart. Geescaleerd naar: Of er geëscaleerd is op het niveau van een cliënt of locatie, of dat de escalatie is afgebroken voordat er een keuze gemaakt is voor een cliënt of locatie. In dit geval wordt er geen tag 'Cliënt' of 'Locatie' weergegeven'. Reden: De door de gebruiker ingevulde reden. Gestart op: De datum en het tijdstip waarop de escalatie is gestart (dit is het moment waarop de medewerker de stappen in het escalatiescherm volledig voltooid heeft en de escalatie naar de gegevens van de cliënt of locatie daadwerkelijk mogelijk werd). Geactiveerd op: Het moment waarop de escalatie geactiveerd is (dit is het moment waarop het escalatiescherm geopend is. De escalatie hoeft dus niet afgerond te zijn). Pagina 29 / 43

30 Er kan gefilterd worden op: - periode - Gebruiker (klik op 'gebruiker' en er zal een invulveld verschijnen met mogelijkheid om op medewerkers te zoeken). - Geescaleerd naar (klik op 'geescaleerd naar' en er zal een invulveld verschijnen met locaties en teams). Er kan gesorteerd worden op: - Gestart op - Geactiveerd op Excel-rapportage Om de gegevens verder te analyseren en eventueel met eigen filters en analyses verder te onderzoeken, kan er een Excel-rapportage uitgedraaid worden. Ga hiervoor naar het tabblad 'Export' en geef de gewenste periode in. Klik vervolgens op 'Genereer escalatierapport'. De rapportage bevat grotendeels dezelfde gegevens als het overzicht in de interface. Pagina 30 / 43

31 Taken en rechten (Alleen in pilot beschikbaar) Een rol in Ons Autorisatie vormt een samenstelling van taken. Elke taak vormt een vaste samenstelling van specifieke rechten. De taken en bijbehorende rechten zijn terug te vinden in dit onderdeel: 'Taken en rechten'. Het onderdeel 'Taken en rechten' is met name bedoeld voor inzage en overzicht. Het is vooralsnog niet mogelijk om hier instellingen aan te passen of gegevens in te voeren. Overzicht in taken en rechten Rechten versus taken inzien De informatie in dit onderdeel kan vanuit twee views weergegeven worden: vanuit het oogpunt van Taken (tabblad 'Taken'): welke rechten maken onderdeel uit van de taak? vanuit het oogpunt van Rechten (tabblad 'Rechten'): in welke taken is het specifieke recht terug te vinden? Op rechtenniveaustaat in een aparte kolom aangegeven op welke applicatie het recht betrekking heeft. In beide views is er een handige zoekbalk beschikbaar. Pagina 31 / 43

32 Detailinformatie over taken inzien Detailinformatie over taken is in beide views beschikbaar door op de naam van de taak te klikken. Het vervolgscherm toont per taak in aparte tabbladen de onderstaande informatie: welke rechten in de taak terugkomen. aan welke rollen de taak toegevoegd is. Staat er een prullenbakje voor de rol, dan betreft het een gearchiveerde rol. bij welke gebruikers de taak terugkomt in de geautoriseerde rollen. Pagina 32 / 43

33 Veelgestelde vragen (Alleen in pilot beschikbaar ) In pilot Ons Autorisatie bevindt zicht momenteel in de pilotfase.. Dit betekent dat een beperkt aantal organisaties toegang heeft tot de functionaliteit. De functionaliteit kan onaangekondigd wijzigen. De informatie in deze handleiding komt daarom mogelijk niet overeen met de actuele weergave en werkwijze. Om je gemakkelijk op weg te helpen bij veelvoorkomende handelingen in Ons Autorisatie, vind je hieronder diverse gebruiksvoorbeelden stap voor stap uitgelegd. Rollen aanmaken en bewerken Hoe maak ik een nieuwe handmatige rol aan? Hoe pas ik de inhoud van een handmatige of automatische rol aan? Hoe verwijder ik een handmatige of automatische rol? Hoe maak ik rollen aan op basis van een client-medewerker relatie? Hoe maak ik standaard rollen aan? Rollen toekennen en intrekken Hoe geef ik alle medewerkers toegang tot Ons Medewerkerportaal? Hoe voeg ik handmatige rollen bij gebruikers toe? Hoe verwijder ik rollen bij gebruikers? Hoe pas ik het standaardbereik aan voor het autorisatieprofiel van een medewerker? Hoe geef ik iemand tijdelijk inzage in een dossier? Hoe verander ik de rollen van een gebruiker die van team of functie verandert? Hoe ga ik om met vakantie-overnames? Probleemsituaties De gebruiker heeft geen inzage in medewerkergegevens. Hoe kan dat? De medewerker heeft een account met de juiste rechten, maar kan niet inloggen. Hoe werkt dat? Hoe maak ik een nieuwe handmatige rol aan? 1. Ga in de menubalk naar het onderdeel 'Handmatige rollen'. 2. Klik bovenaan het scherm op 'Rol toevoegen'. 3. Geef de rol een naam, een omschrijving, een ingangsdatum (Actief vanaf) en een eventuele einddatum (Actief t/m). 4. Voeg taken aan de rol toe. 5. Controleer de toegevoegde taken en verwijder taken nog eventueel. Pagina 33 / 43

34 6. Klik op 'Opslaan'. 7. De rol is nu terug te vinden in het overzicht op de pagina 'Handmatige rollen'. 8. De rol is nu aan gebruikers toe te kennen via het onderdeel 'Gebruikers'. Hoe pas ik de inhoud van een handmatige of automatische rol aan? 1. Ga in de menubalk naar het onderdeel 'Handmatige rollen' of 'Automatische rollen'. 2. Klik op een van de aangemaakte handmatige rollen. 3. Klik op 'Rol aanpassen'. 4. Pas de informatie in de invulvelden aan of, voeg taken toe of verwijder toegevoegde taken. Hoe verwijder ik een handmatige of automatische rol? 1. Ga in de menubalk naar het onderdeel 'Handmatige rollen' of Automatische rollen. 2. Klik op een van de aangemaakte rollen. 3. Klik op 'Rol verwijderen'. De rol wordt dan direct verwijderd uit het onderdeel 'Handmatige rollen' of uit 'Automatische rollen'en uit de toegekende rollen bij de medewerkers. Hoe maak ik rollen aan op basis van een client-medewerker relatie? 1. De 'Client-medewerker-relatierol' is een automatische rol. Ga in de menubalk naar het onderdeel 'Automatische rollen'. 2. Kies hier voor 'Client-medewerker relatierol toevoegen'. 3. Geef de rol een naam, een omschrijving en selecteer de relatie die voor deze rol relevant is. Geef bij 'Actief vanaf' een ingangsdatum in en bij 'Tot en met' eventueel een einddatum. 4. Klik op 'Opslaan. 5. De rol zal nu automatisch toegekend zijn aan medewerkers die de relevante relatie met een cliënt of groep cliënten heeft. Het bereik is gelijk aan deze cliënt of groep cliënten. Hoe maak ik standaard rollen aan? 1. De 'Standaardrol' is een automatische rol. Ga in de menubalk naar het onderdeel 'Automatische rollen'. 2. Kies hier voor 'Standaardrol toevoegen'. 3. Geef de rol een naam, een omschrijving, een ingangsdatum (Actief vanaf) en een eventuele einddatum (Actief t/m). 4. Voeg taken aan de rol toe. 5. Controleer de toegevoegde taken en verwijder taken nog eventueel. 6. Klik op 'Opslaan'. 7. De rol is nu automatisch toegekend aan alle medewerkers. Pagina 34 / 43

35 Hoe geef ik alle medewerkers toegang tot Ons Medewerkerportaal? Medewerkers toegang geven tot Ons Medewerkerportaal is in te stellen door hiervoor een standaard rol aan te maken in het onderdeel 'Automatische rollen', met daarin de taak 'Toegang tot het medewerkersportaal' toegevoegd. Hoe voeg ik handmatige rollen bij gebruikers toe? 1. Ga naar het onderdeel 'Gebruikers'. 2. Zoek de gebruiker op. 3. Klik door op de naam van de gebruiker. 4. Klik onderin op 'Rol toewijzen'. 5. Selecteer een rol in het selectieveld bij 'Rol'. 6. Geef een 'Actief vanaf' en eventueel 'actief t/m' datum in. 7. Geef bij bereik in welk bereik de rol moet hebben. Hoe verwijder ik rollen bij gebruikers? Hier zijn verschillende mogelijkheden voor: Optie 1: een rol per gebruiker verwijderen 1. Ga naar het onderdeel 'Gebruikers'. 2. Zoek de gebruiker op. 3. Klik door op de naam van de gebruiker. 4. Klik op de te verwijderen rol. 5. Klik op 'Roltoewijzing' verwijderen 6. De rol is nu bij deze medewerker verwijderd. Optie 2: een rol op inactief zetten bij de gebruiker Om inzage te houden in de rollen die de medewerker door de tijd heen heeft gehad, kan de rol bij de gebruiker ook voorzien worden van een einddatum. De rol blijft dan inzichtelijk in het overzicht van de rollen bij de gebruiker, maar is niet meer actief. 1. Ga naar het onderdeel 'Gebruikers'. 2. Zoek de gebruiker op. 3. Klik door op de naam van de gebruiker. 4. Klik op Roltoewijzing aanpassen'. 5. Vul bij 'Actief t/m' een einddatum in. Er kunnen alleen datums vanaf het heden ingevuld worden. 6. Klik op 'Opslaan'. 7. De rol is nu bij deze gebruikers op inactief gezet. Pagina 35 / 43

36 Optie 3: een rol in zijn geheel/voor alle gebruikers op inactief zetten Als de handmatige of automatische rol zelf niet meer relevant is en niet alleen bij deze medewerker verwijderd moet worden, maar bij iedereen, dan kan de rol voorzien worden van een einddatum. De rol zal vanaf die datum dan niet meer actief zijn. 1. Ga naar het onderdeel 'Handmatige rollen' of naar het onderdeel 'Automatische rollen'. 2. Zoek de rol op. 3. Klik door op de naam van de rol. 4. Klik op Rol aanpassen'. 5. Vul bij 'Actief t/m' een einddatum in. Er kunnen alleen datums vanaf het heden ingevuld worden. 6. Klik op 'Opslaan'. 7. De rol is nu bij alle gebruikers op inactief gezet. Hoe pas ik het standaardbereik aan voor het autorisatieprofiel van een medewerker? Ga naar het onderdeel 'Gebruikers'. Zoek de gebruiker op. Klik door op de naam van de gebruiker. Klik op het tabblad 'Standaardbereik'. Om nieuwe groepen toe te voegen: klik op 'Groep toevoegen'. Selecteer hier de locatie, het team of de overige groep die van toepassing is. Om groepen te verwijderen: klik op de groep die niet meer van toepassing is. Zet deze groep via 'Aanpassen' op inactief of verwijder de groep helemaal via de knop 'Verwijderen'. Hoe geef ik iemand tijdelijk inzage in een dossier? Het kan handig zijn om iemand tijdelijk inzage te geven in een clientdossier. Bijvoorbeeld voor een auditor, een Specialist Ouderen Geneeskunde of een externe zorgverlener zoals een huisarts, die af en toe gegevens van een cliënt in wil kunnen zien. Hiervoor kun je uit twee opties kiezen. In beide gevallen maak je een account aan voor de persoon om achteraf te kunnen herleiden wie welke inzage heeft gehad. Optie 1 De eerste optie is om dit account het escalatierecht (de 'noodknop') te geven. De auditor kan op deze wijze elke cliënt benaderen die nodig is. Achteraf is eenvoudig te controleren welke cliënten bekeken zijn door de auditor. Optie 2 De tweede optie is om een medewerker-cliënt relatie rol toe te kennen en de medewerkercliënt relatie 'auditor' toe te voegen aan de cliënten die bekeken moeten worden. Daarmee perk Pagina 36 / 43

37 je vooraf in bij wie de auditor mag kijken. Achteraf dient de relatie weer verwijderd te worden bij de betreffende cliënten. Hoe verander ik de rollen van een gebruiker die van team of functie verandert? Hier is sprake van een gebruiker die dezelfde rollen moet houden, maar waar het bereik van de rollen moet veranderen. Hoe dit te doen, staat uitgelegd onder 'Hoe pas ik het standaardbereik aan voor het autorisatieprofiel van een medewerker'? Hoe ga ik om met vakantie-overnames? Bij vakantie-overname verandert er gedurende een periode van enkele dagen of weken iets in de roltoekenningen van een gebruiker. Afhankelijk van de overname die het betreft, zijn verschillende opties te overwegen. Overname van een of enkele clienten Mogelijk opties kunnen zijn: Maak een automatische rol aan van het soort client-medewerker-relatie. Voeg de noodzakelijke taken toe in deze rol en ken de client-medewerker-relatie in Ons Administratie toe aan de gebruiker. De medewerker maakt gebruik van de escatiemogelijkheid om al toegekende rollen ook in te kunnen zetten voor andere clienten of locaties. De gebruiker heeft geen inzage in medewerkergegevens. Hoe kan dat? In dit geval beschikt de gebruiker vermoedelijk niet over de rol 'Medewerkerinzage' of 'Beperkte medewerkerinzage'. Meer informatie over deze voorgedefinieerde, handmatige rol is in deze handleiding te vinden. De medewerker heeft een account met de juiste rechten, maar kan niet inloggen. Hoe kan dat? Kan een gebruiker niet inloggen, maar is er wel een account aanwezig en bevat het account tevens de juiste rechten? Dan is er vermoedelijk iets aan de hand met de in-dienst datum van de gebruiker. Inloggen is namelijk pas mogelijk vanaf de eerste dag van het dienstverband en alleen als de gebruiker in dienst is. In dit geval kunnen er drie oorzaken zijn: 1. Er is nog geen in-dienst datum ingevuld bij het onderdeel 'Contract' in Ons Administratie. 2. De in-dienst datum is nog niet aangebroken. 3. De gebruiker is uit dienst, doordat er een einddatum in het verleden staat bij 'uit dienst'. In dit geval wordt bij een inlogpoging de melding getoond dat de gebruikersnaam en/of het wachtwoord onjuist is. Neem contact op met de coach binnen de zorgorganisatie om dit op te lossen. Nedap mag omwille van privacy nooit inloggegevens verstrekken. Pagina 37 / 43

38 Migratie naar Ons Autorisatie (Alleen in pilot beschikbaar) In pilot Ons Autorisatie bevindt zicht momenteel in de pilotfase.. Dit betekent dat een beperkt aantal organisaties toegang heeft tot de functionaliteit. De functionaliteit kan onaangekondigd wijzigen. De informatie in deze handleiding komt daarom mogelijk niet overeen met de actuele weergave en werkwijze. De migratie Bij het inschakelen van Ons Autorisatie zal het systeem zijn ingericht met een autorisatiemodel dat overeenkomt met het autorisatiemodel zoals dat voorheen in Ons Administratie was ingericht. Deze handleiding beschrijft hoe deze twee modellen overeenkomen en waar de autorisatie-inrichting in het nieuwe systeem is terug te vinden. Migratie van rollen en taken Binnen Ons Administratie bestaat de mogelijkheid om zelf rollen in te richten door taken (rechten) te groeperen. De in Ons Administratie aangemaakte rollen komen in Ons Autorisatie terug als handmatig aangemaakte rollen. Alle reeds aangemaakte rollen zijn terug te vinden en aan te passen onder het tabblad 'Handmatige rollen'. Extra rollen Naast de rollen die in Ons Administratie staan, kan het zijn dat er nog een aantal extra rollen te vinden zijn in dit overzicht. Dit zijn rollen die in Ons Administratie aan gebruikers worden toegewezen door verschillende specifieke instellingen in het systeem. Details van deze extra rollen staan beschreven onder 'Autorisatie-instellingen'. Roltoewijzingen Binnen Ons Administratie worden rollen toegewezen bij de accountinstellingen van een gebruiker. In Ons Autorisatie gebeurt dit op een vergelijkbare manier, via het tabblad 'Gebruiker'. Per gebruiker zijn hier de autorisatiedetails in te zien en aan te passen. De rollen die staan, zijn gelijk aan de rollen uit Ons Administratie. Het is mogelijk dat hier nieuwe roltoewijzingen te vinden zijn. Deze zijn in Ons Administratie toegekend door verschillende specifieke instellingen. Meer info hierover is te vinden onder 'autorisatie-instellingen. Pagina 38 / 43

39 Roltoewijzingen in Ons Administratie Roltoewijzingen in Ons Autorisatie Pagina 39 / 43

40 Het bereik van rollen In Ons Administratie is in het medewerkeraccount via de kolommen 'Medewerkers' en 'Cliënten' in te geven voor welke teams (medewerkers) en locaties (cliënten) de toegewezen rollen actief zijn. In Ons Autorisatie noemen we dit het bereik. Overgangssituatie Voor de overgangssituatie heeft Ons Autorisatie het bereik uit Ons Administratie overgenomen. Het bereik van de rollen in Ons Autorisatie is te vinden in het tabblad 'Bereik Gebruiker' binnen het Autorisatieoverzicht van het gebruikersoverzicht. Dit bereik is momenteel nog niet aan te passen. Pagina 40 / 43

41 Benamingen voor bereik De bereik-opties binnen Ons Administratie komen overeen met onderstaande opties binnen Ons Autorisatie: 'Eigen gegevens' wordt 'Eigen teams' 'Alle Teams' wordt 'Alle Medewerkers' 'Alle Locaties' wordt 'Alle Cliënten' Verschil in bereikbepaling In Ons Administratie is het bereik alleen per gebruiker te bepalen. In Ons Autorisatie zijn er twee manieren om het bereik te bepalen: Bereikbepaling per gebruiker (net zoals in Ons Administratie) Bereikbepaling per roltoewijzing: voor iedere roltoewijzing is binnen Ons Autorisatie het type bereik te bepalen. Voor de overgangssituatie staat dit bereik voor alle roltoewijzingen die uit Administratie komen op 'Alle groepen van deze gebruiker'. Dit komt overeen met het gebruikersbereik zoals hierboven beschreven. Autorisatie-instellingen In Ons Administratie zitten op verschillende plekken autorisatie-instellingen verwerkt. Uiteindelijk krijgen deze allemaal op één plek binnen Ons Autorisatie een plek. Dit gebeurt als Pagina 41 / 43

42 aparte toe te kennen rollen met specifieke taken. Deze werkwijze maakt het mogelijk om de instellingen gemakkelijk op te nemen in de rollen die aan gebruikers toegekend worden. 1) Instelling 'Beperk inzage van medewerkergegevens in teams waarvoor de gebruiker niet geautoriseerd is.' Deze checkbox is te vinden binnen Ons Administratie onder het autorisatie-instellingen menu. Deze instelling geldt voor de gehele organisatie. Wanneer deze instelling is ingeschakeld, worden alleen basisgegevens van medewerkers zichtbaar voor andere gebruikers. Wanneer de optie uitstaat, zijn alle gegevens van medewerkers zichtbaar. - Rol binnen Ons Autorisatie Vinkje aan: dan is deze optie binnen Ons Autorisatie overgenomen door de handmatige, voorgedefinieerde rol 'Beperkte medewerkerinzage' die vanuit Ons Autorisatie vanuit de migratie standaard aan iedere medewerker wordt toegewezen. Deze rol bevat één taak: Sta ongeautoriseerd bekijken van gelimiteerde medewerkersinformatie toe. Vinkje aan: dan is deze optie binnen Ons Autorisatie overgenomen door de handmatige, voorgedefinieerde rol 'Medewerkerinzage'. Deze rol bevat één taak: Sta ongeautoriseerd bekijken van medewerkersinformatie toe. Let op! Deze rollen komen via de migratie naar Ons Autorisatie automatisch mee als voorgedefinieerde handmatige rollen. Bij nieuwe medewerkers is deze rol echter niet standaard aanwezig en zal deze als handmatige rol expliciet toegekend moeten worden aan medewerkers. 2) Instellingen onder 'Accountinstellingen' Dit zijn de instellingen die zichtbaar zijn bij de accountpagina van een gebruiker. Deze checkboxen geven bepaalde rechten binnen verschillende applicaties. Pagina 42 / 43

43 - Rollen in Ons Autorisatie Deze rechten zijn nu ondergebracht in aparte rollen binnen Ons Autorisatie. In onderstaande tabel is zichtbaar welke checkbox overeenkomt met welk recht. Instelling Ons Medewerkerportaal Ons Medewerkerportaal corrector Ons Medewerkerportaal beheerder Ons Administratie Toestaan om in te loggen op een testomgeving Rol Medewerkerportaal gebruiker Medewerkerportaal corrector Medewerkerportaal beheerder Ons Administratie gebruiker Testgebruiker 3) Instelling 'Alleen cliënten van geselecteerde locaties kunnen ingezien en aangepast worden' Binnen het accountscherm van een gebruiker kan binnen Ons Administratie op dit moment aangegeven worden dat rollen betrekking hebben op een selectie van locaties binnen de organisatie. Wanneer dit het geval is, wordt de instelling Alleen cliënten van geselecteerde locaties kunnen ingezien en aangepast worden beschikbaar. - Rol binnen Ons Autorisatie Wanneer deze optie is ingeschakeld, zal er geen extra rol aan de gebruiker worden toegewezen. Als deze optie is uitgeschakeld, zal voor die gebruiker de rol 'Clientinzage' worden toegewezen. Deze rol geeft basisinzage recht voor alle cliënten. Pagina 43 / 43