Handreiking college/coalitie akkoord t.a.v. digitale transformatie en het belang van informatievoorziening en ict

Transcriptie

1 Handreiking college/coalitie akkoord t.a.v. digitale transformatie en het belang van informatievoorziening en ict Waarom deze handreiking We leven in het tijdperk van de digitale transformatie. De Digitale Transformatie, de snelle ontwikkeling van ICT technieken, sociale innovatie en nieuwe werkvormen creëren een nieuwe samenleving. Er bestaan veel verschillende inzichten hoe de nieuwe samenleving er uit zal zien en zal veranderen, maar over één aspect is iedereen het eens: De nieuwe samenleving zal dynamisch en bewegelijk zijn. Het is een tijdperk waarin de manier waarop we denken, handelen en organiseren een enorme vlucht neemt als gevolg van nieuwe technologieën. Grootste uitdaging is dat nieuwe ontwikkelingen, technologieën en inzichten elkaar sneller opvolgen dan organisaties kunnen bijhouden. Burgers organiseren zich via social media, ondernemers bedenken nieuwe business modellen en worden gefinancierd door crowdfunding. Door de transparantie van het internet wordt de concurrentie alleen maar heftiger. Innovatie is voor ondernemers de enige manier om te overleven. Het gevaar bestaat dat de kloof tussen gemeenten enerzijds en burgers en bedrijven anderzijds langzaam toeneemt. Dat raakt ook het vertrouwen in de politiek, de democratie en het lokale bestuur. Echte oplossingen voor taaie maatschappelijke vraagstukken vereisen nieuwe inzichten. Echte oplossingen vereisen omdenken. Wij zijn van mening dat de Raad een belangrijke rol heeft om de gemeente te ondersteunen bij de noodzakelijke transitie naar digitale transformatie. De Raad zou de gemeente moeten ondersteunen op tenminste de volgende pijlers: 1. Steeds snellere ontwikkeling van technologieën verandert de manier waarop organisaties moeten ontwikkelen en adapteren. 2. De Raad kan zich steeds minder onttrekken aan de gevolgen van digitalisering en digitale transformatie (tonen van leiderschap) 3. De i-functie verandert: college, raad, vakafdelingen directie en ict-afdelingen moeten de verbinding maken (CIO, toezien op de correcte naleving) 4. Techniek en ict is een strategische factor om maatschappelijke vraagstukken op te lossen In deze handreiking adviseren we de Raden over het pakken van de eigen rol en geven we suggesties ter opname in het coalitie akkoord. Pagina 1 van 6

2 Over het coalitie akkoord algemeen Bij het tot stand brengen van deze handreiking hebben we zeer veel coalitieakkoorden doorgenomen en bestudeerd die zijn opgesteld na de verkiezingen van 2014 om te komen tot algemene aanbevelingen. Bij het bestuderen van deze coalitie akkoorden is ons het volgende opgevallen: 1. De meeste coalitieakkoorden beschrijven in de inleiding de snelle maatschappelijke bewegingen en constateren dat hierdoor de gemeente ander gedrag en houding dient te vertonen. In de nadere uitwerking van het coalitie akkoord zien we doorgaans niet welke consequenties de Raad hier (voor zichzelf) aan gaat geven. 2. In een coalitieakkoord wordt eigenlijk nooit gesproken over de structuur van de organisatie en de inrichting van de ICT. Logisch! De raad gaat immers over dat wat de gemeente aan resultaten bereikt voor haar bewoners. Om deze reden zijn de vrijwel alle onderzochte coalitie akkoorden opgebouwd rondom extern gerichte thema s als Wonen, Werken, bezoeken, recreëren, Doelgroepenbeleid (jongeren / ouderen) en Zorg. Onder de aspecten van de gemeente die minder direct te herleiden zijn naar de dienstverlening zien we intern gerichte thema s als Ecologie (duurzaamheid) en Begroting/financiën. 3. De meeste coalitie akkoorden schrijven alleen over de gemeentelijke organisatie en ICT in de paragraaf begroting/financiën en dan ook vooral als een post voor mogelijke besparingen. Er wordt geld vrijgemaakt door efficiënter te werken en ICT voorzieningen uit te besteden. 4. De meeste coalitie akkoorden beschrijven de gewenste situatie beschrijven in termen van resultaten direct gekoppeld aan oplossingen. Dus niet De mobiliteit van ouderen vergroten, maar De mobiliteit van ouderen vergroten door meer bussen in te zetten voor het ouderenvervoer. Een coalitie akkoord is dan meer gericht op de voorgenomen oplossingen dan de maatschappelijke problemen. We zien ook andere voorbeelden, bijvoorbeeld: Samen met de universiteit en de hogescholen willen we onderzoeken hoe we het winkelaanbod kunnen verbeteren. 5. Maatschappelijke behoeften en problemen zijn vrijwel nooit gekwantificeerd in het akkoord. Uit de teksten is doorgaans niet op te maken welke ernst en impact uitgaat van de genoemde problemen waarvoor oplossingen worden voorgesteld. De doelstellingen voor genoemde problemen en aandachtspunten zijn doorgaans verwoord in realiseren van oplossingen en niet in meetbaar resultaat van het probleem zelf. Voorbeeld: De mobiliteit van ouderen vergroten door meer bussen in te zetten voor het ouderenvervoer wordt ogenschijnlijk opgelost als meer bussen in de dienstregeling zijn ingezet. Onduidelijk is dan of dit echt een bijdrage heeft geleverd aan de feitelijke uitdaging dat aangepakt moest worden: De mobiliteit van ouderen vergroten. 6. Minder dan 40% van de onderzochte coalitie programma s geven aan waarin de gemeente onderscheidend is of onderscheidend zou moeten zijn. Je zou kunnen stellen dat daardoor de meeste coalitieprogramma s niet zijn afgeleid van een leidende visie over de gemeente en de toekomst van de gemeente. 1. Gemeente moet ontwikkelen en adapteren. Steeds snellere ontwikkeling van technologieën verandert de manier waarop organisaties moeten ontwikkelen en adapteren. Pagina 2 van 6

3 Beschrijf vooral de doelstellingen en nodig uit tot meedenken Modern lokaal bestuur geeft invulling aan de nieuwe eisen en wensen van de samenleving. De samenleving is mondiger geworden en vooral veel digitaler geworden. Modern lokaal bestuur weet de verbinding met de burgers te leggen door ze te betrekken bij besluitvorming en visievorming. Ideeen en visies ontwikkel je samen en niet vanuit de gemeentelijke ivoren toren. Het is daarom belangrijk om in het coalitie akkoord doelstellingen op te nemen en eventuele oplossingsrichtingen hier niet bij voor te schrijven. Door de aandacht te vestigen op de gewenste doelstelling is het mogelijk om collega raadsleden, de medewerkers van de gemeente en de burgers uit te nodigen om na te denken over de doelstelling en de mogelijke oplossingen. Ter illustratie het voorval een wijkcoördinator die met bewoners had vastgesteld dat er behoefte bestond aan de ontwikkeling van een zebrapad ter hoogte van het bejaardenhuis. De afdeling openbare ruimte weigerde het voorstel in uitvoering te nemen. Na bemiddeling in deze discussie bleek dat de aanvraag van het zebrapad niet in behandeling werd genomen omdat men binnen de afdeling openbare ruimte een zebrapad beschouwde als slechte schijnoplossing. Toen echter de vraag op het niveau van doelstelling werd neergelegd Oudere bewoners van het bejaardenhuis willen veilig toegang kunnen krijgen tot de voorzieningen aan de overzijde van de straat kwam deze afdeling al snel met meerdere werkbare oplossingsvarianten. 2. Gemeente toont digitaal leiderschap De Raad kan zich steeds minder onttrekken aan de gevolgen van digitalisering en digitale transformatie (tonen van leiderschap). In de transformatie komt de beweging altijd top-down. Het is dan ook belangrijk dat de Raad het voortouw neemt in het digitaal leiderschap. Geef aan op welke wijze je in verbinding blijft met de burgers De Raad kent een drietal rollen: volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend. Dit onderscheid wordt soms als verwarrend ervaren omdat raadsleden in heel hun handelen optreden als gekozen vertegenwoordiger van het volk. Bij het onderscheid in drie rollen wordt met de volksvertegenwoordigende rol vooral bedoeld: het onderhouden van contacten met burgers en de samenleving. De domeinen overheid, markt en maatschappij zijn de afgelopen decennia steeds meer met elkaar verweven geraakt en dat vraagt ander gedrag en een andere houding vanuit de Raad. Het rapport Advies 15,9 uur (2016) van de Raad voor het Openbaar bestuur is er duidelijk over: De werkwijze in veel gemeenteraden is die van een ingesleten werkelijkheid. Eerlijk gezegd: af en toe ook wel van een versleten werkelijkheid. Die komt in de gemiddelde tijdsbesteding pijnlijk tot uitdrukking. Er is teveel papier, teveel ritueel en te weinig betekenisvolle verbinding met de bewegelijke werkelijkheid buiten Pagina 3 van 6

4 Overleg en beschrijf binnen de coalitie op welke wijze de Raad invulling gaat geven aan dit contact met de burgers. Hierbij kan worden gedacht aan: - Gebruik van social media watching. Haal de emoties en opinies actief op die in de samenleving ontstaan. - Gebruik van klantenpanels. Stel de vraag die je als Raad helpt om de kwaliteit van de eigen doelstellingen te toetsen en bij te stellen. - Wijze waarop invulling wordt gegeven aan burgerparticipatie. Door beleid en visie meer in samenwerking met burgers op te stellen (co-creatie) ontstaat vaak beter beleid, betere visies dat ook nog eens beter worden gedragen, beter worden geaccepteerd. 3. Toezien op informatiefunctie van de gemeente De i-functie verandert: college, raad, vakafdelingen directie en ict-afdelingen moeten de verbinding maken (CIO, toezien op de correcte naleving) Geef aan hoe de coalitie werk maakt van veilige, beschikbare informatievoorziening De opkomst van het internet biedt gemeenten kansen voor het verbeteren van de dienstverlening en bedrijfsvoering. Maar het verhoogt ook de risico s op misbruik door hacken (digitaal inbreken) of aftappen (gegevensdiefstal). Daarom moet er bij gemeenten veel aandacht bestaan voor de veiligheid van de informatie. Dit vertaalt zich in technische eisen ter voorkoming van hacks en misbruik, maar ook in organisatorische eisen waarbij het gaat om houding en gedrag van de medewerkers en hoe zij omgaan met gegevens. Met name dit laatste wordt per eind mei door het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) door wetgeving gestuurd. De AVG schrijft niet alleen voor wat de verantwoordelijkheden voor organisaties zijn als het gaat om gebruik van gegevens, maar ook hoe privacy rechten gewaarborgd worden. Gemeenten hebben de wettelijke plicht zorgvuldig om te gaan met privacy gevoelige gegevens. De gemeenteraad heeft hierin een controlerende taak. Geef aan op welke wijze je toeziet op een verantwoorde en efficiënte samenwerking De gemeente werkt steeds meer als onderdeel in het netwerk. Dit is niet alleen als gevolg van de omgevingswet en de decentralisaties in de zorg, maar ook omdat veel gemeenten uit bedrijfseconomische redenen de samenwerking vonden rondom thema s als belastingen en automatisering. Het gevolg is dat de belangrijke informatie over klanten/burgers wordt gebruikt en bewerkt door meerdere organisaties. Vanuit het belang van regie (op het proces) en inzicht (op de klantsituatie) is het belangrijk dat organisaties informatie met elkaar uitwisselen. Met de komst van de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gelden er nadere bepalingen over de gegevensbescherming. Dit heeft impact op de wijze waarop de gemeente gegevens met haar ketenpartners uitwisselt. Dit mag echter niet in de weg staan dat de klanten onnodige risico s lopen. Geef aan op welke wijze je digibeten gaat ondersteunen Digibeten, mensen die niet veel begrijpen van informatiesystemen en digitale hulpmiddelen, maken ongeveer 6% van de Nederlandse bevolking uit. Bij digibeten kan onderscheid gemaakt worden tussen ontwikkelbare digibeten en niet ontwikkelbare digibeten. De eerste categorie beschikt over de basisvaardigheden om zich digitaal te ontwikkelen. Ze zijn in staat te lezen en hebben geen Pagina 4 van 6

5 geestelijke beperkingen die het in de weg staan om digivaardig te worden. De tweede categorie heeft achterliggende beperkingen die de ontwikkeling van digitale vaardigheden in de weg staat zoals laaggeletterdheid of geestelijke beperking. De benadering van digibeten dient beide categorieën te ondersteunen. In beide gevallen geldt dat de overheid alternatieve mogelijkheden moet bieden om transacties en informatie uit te wisselen. In het geval van ontwikkelbare digibeten kan aanvullend worden voorzien in ondersteuning die er toe leiden dat de digibeten zich ontwikkelen tot digivaardigen. Daarnaast bestaat er een veel grotere groep mensen Digi-aversen dat niet gerekend kan worden tot digibeten, maar die desondanks de traditionele kanalen verkiezen boven de digitale kanalen. Uit gewoonte, onzekerheid of gewoon behoefte aan contact maken ze liever een afspraak dan dat ze de digitale mogelijkheden benutten. Deze groep zal graag gebruik maken van de voorzieningen die voor de digibeten zijn ingericht. Voor deze groep geldt dat zij overtuigd en verleidt kunnen worden om gebruik te maken van de digitale voorzieningen. Om de ondersteuning te optimaliseren dient niet alleen een alternatief kanaal te worden aangeboden op het digitale kanaal, maar is het belangrijk om aanvullende maatregelen te nemen: - Voor ontwikkelbare digibeten geldt dat voorzieningen om deze mensen digivaardig te maken nuttig zijn. - Voor de digi-aversen geldt dat het zinvol is om activiteiten in te zetten gericht op het doorbereken van gewoonte-gedrag door bijv. ook in brieven te wijzen op de digitale voorzieningen. Daarnaast kunnen ook de digi-aversen baat hebben bij het vergroten van de digitale kennis om zo meer (zelf)vertrouwen te krijgen in de digitale kanalen 4. Slimmere aanpak van maatschappelijke vraagstukken Techniek en ict is een strategische factor om maatschappelijke vraagstukken op te lossen Stel vast dat je open staat voor het toepassen van nieuwe inzichten en technologieën Techniek en ICT bieden kansen om de zorgbehoefte beter in beeld te brengen. Door databronnen te interpreteren ontstaat inzicht. Technieken als Big Data geven toegang tot betere analyses en gaan daarbij verder dan reguliere statistieken. Daarnaast is het met 'machine learning' en 'data science' mogelijk om voorspellingen te gaan doen op basis van beschikbare en verrijkte data. De mogelijkheden zijn enorm groot. Maar hoe benut je deze kansen als je eigen gemeente het al lastig vindt om een eenvoudige managementrapportage automatisch te genereren? Door goede inzage en opvolging van de cijfers kunnen trends en beleidsbehoefte tijdig worden waargenomen. Daarnaast kan het ondersteunen om de diverse beleidsthema s en aandachtspunten te prioriteren omdat inzichtelijk is waar de urgentie aanwezig is. Daarnaast wordt het debat, ondersteund door data en informatie, inhoudelijker en relevanter. Voorbeelden van situaties waarin datascience heeft geresulteerd in een betere aanpak van maatschappelijke vraagstukken: - Het signaleren van draaideurklanten (klanten die terugvallen op de oorspronkelijke problematiek) waardoor preventief extra inzet kan worden verzorgd. Hierdoor zullen deze klanten minder snel terugvallen. Pagina 5 van 6

6 - Het signaleren van jongeren waarbij de kans groot is dat zij de startkwalificatie niet gaan halen. Doordat deze jongeren in beeld zijn kan, ook hier, extra inzet worden gepleegd om er voor te zorgen dat deze jongeren de gewenste kwalificatie wel gaan halen. - Het achterhalen van kenmerken van zorgmijders, burgers met ernstige problematiek die zich niet zelf melden voor ondersteuning, zodat deze beter in beeld kunnen worden gebracht en beter kunnen worden geholpen. Pagina 6 van 6