2.24 HANTERING VAN UITGEDIENDE OF OORTOLLIGE BATES (VERKOPE/SKRAPPING/SKENKING)

Transcriptie

1 2.24 HANTERING VAN UITGEDIENDE OF OORTOLLIGE BATES (VERKOPE/SKRAPPING/SKENKING) Beleidnmmer: 033A Ouditkmitee 08/11/18 Bestek: Die beleid bevat die reëls en regulasies van die US wat geld met die afskryf óf verkp óf skenk van bate-items, ingesluit items nder R2000 wat nie as bateregister-items geklassifiseer wrd nie, en die hantering van nverkpbare items vanuit die Tweedehandse str. Beleid: Alle afskrywings óf verkpe óf skenkings van gebruikte bate-items met in rleg met die Afdeling Fndse- en Batebestuur hanteer wrd, ngeag uit watter fndse dit rsprnklik aangeskaf is en ngeag f dit vir ʼn spesifieke prjek geskenk was. Bateregister-items sal slegs van die bateregister verwyder wrd nadat die vlledige prses met betrekking tt die afskryf óf verkp óf skenk van bates, ss hiernder uiteengesit, gevlg is. 1. VERKOOP VAN BATE-ITEMS Die vlgende riglyne sal geld: REKENAARTOERUSTING Die vlgende bepalings geld by die verkp f skrapping van rekenaarterusting: Items minder as 4 jaar ud Indien die item minder as 4-jaar ud is, mag slegs Interne Afdelings/Departemente die psie kry vir die rkp van terusting. ʼn Advertensie met deur die betrkke departement/afdeling (die verkper) in die US Nuus geplaas wrd. Minimum verkppryse wrd p aanvraag verskaf deur die Afdeling: Fndse- en Items wat nie verkp kan wrd nie, wrd as nverkpbare items hanteer. Items uer as 4 jaar, maar jnger as 5 jaar Indien die item uer as 4 jaar, maar jnger as 5 jaar is, mag die betrkke departement f afdeling die item ng intern gebruik. Andersins mag ʼn interne departement f afdeling die item rkp, maar slegs vir gebruik in instrumentasie- f beheertepassings. ʼn Advertensies met deur die betrkke departement/afdeling (die verkper) in die US Nuus geplaas wrd. Minimum verkppryse wrd p aanvraag verskaf deur die Afdeling: Fndseen Indien die item nie intern departementeel rgekp wrd nie, mag dit met die skriftelike gedkeuring vanaf Afdeling Fndse- en Batebesuur, aan ʼn buite-instansie f privaat persn, snder enige waarbrge, verkp wrd. Hierdie terusting met minstens verkp wrd teen die minimum vrgestelde verkpprys, ss verskaf deur die Afdeling Fndseen Items wat nie verkp kan wrd nie, wrd as nverkpbate items hanteer. Items uer as 5 jaar Indien die items uer as 5 jaar is, mag ʼn interne departement/afdeling nie die item rkp nie. Die item met teen die minimum vrgestelde verkpprys en skriftelike gedkeuring vanaf Afdeling: Fndse- en Batebestuur aan ʼn buite instansie f privaat persn, snder enige waarbrge, verkp wrd. Items wat nie verkp kan wrd nie, wrd as nverkpbate items hanteer. Onverkpbare items Onverkpbare items met terugbesrg wrd aan Afdeling Infrmasietegnlgie, snder enige rdrag van fndse, waarna die bate afgeskryf wrd.

2 DRUKKERS, MONITORS, SKANDEERDERS EN DATAPROJEKTORS Item met eerstens intern departementeel aangebied wrd deur in die US Nuus te adverteer teen die minimum verkpprys, ss verskaf deur die Afdeling: Fndse- en Indien daar geen interne belangstelling vir die betrkke bate-item is nie, mag die item ekstern geadverteer en verkp wrd, met die vrwaarde dat die Afdeling: Fndse- en Batebestuur gedkeuring verleen het. Items wat nie verkp kan wrd nie, wrd as nverkpbate items hanteer. REKENAARTOERUSTING AANGEKOOP UIT NAVORSINGSFONDSE Indien ʼn navrser die diens van die US su verlaat, su hy/sy die eerste psie hê m enige rekenaarterusting, wat uit navrsingsfndse deur hm/haar gegenereer aangekp is, terug te kp met die vrwaarde dat beide die Departementshf en die Dekaan/ Fakultetisbestuurder dit met aanbeveel. Die minimum verkpprys, ss verskaf deur die Afdeling: Fndse- en Batebestuur is hiervr betaalbaar, en die verkpbedrag met k deur die en Dekaan/Fakulteitsbestuurder gedgekeur wrd. GESPESIALISEERDE TOERUSTING Item met in US Nuus geadverteer wrd teen ʼn verkpprys ss vasgestel deur die betrkke Dekaan/Fakulteitsbestuurder en gedgekeur deur die Afdeling Fndse- en Indien daar geen interne belangstelling vir die betrkke bate-item is nie, mag die item ekstern geadverteer en verkp wrd, met die vrwaarde dat die advertensie minstens 3 keer in die US Nuus verskyn het en Afdeling Fndse- en Batebestuur skriftelike gedkeuring verleen het. In die geval waar terusting deur ʼn Statutêre Raad aan ʼn spesifieke persneellid tegeken is en die betrkke persneellid ʼn ps by ʼn ander hër nderwysinstelling aanvaar, kan daar gereël wrd dat die betrkke terusting na die betrkke inrigting snder vergeding rgeplaas wrd. MEUBELS EN KANTOORTOERUSTING Ander departemente/afdelings het altyd die eerste psie vrdat privaat verkpe rweeg mag wrd. Items met in US Nuus geadverteer wrd indien die betrkke Dekaan/Fakulteitsbestuurder nie reeds bewus is van ʼn ptensiële interne kper (dit wil sê departement/afdeling binne die US) nie. Geen meubels en terusting (anders as rekenaars) mag aan buite-instansies verkp wrd snder geskrewe gedkeuring van die Afdeling Fndse- en Batebestuur nie. Items wat nie verkp kan wrd nie, wrd as nverkpbate items hanteer. PROSEDURE VAN VERKOOP ʼn Versek m interdepartementele verkp met ʼn vlledige lys van items met deur die verkper (Dekaan/Fakulteitsbestuurder) aan die Afdeling Fndse- en Batebestuur gerig wrd. Afdeling Fndse- en Batebestuur verskaf vrgestelde verkppryse en verleen die ndige gedkeuring vir interdepartementele verkpe. Ortllige bate-items met deur die verkper geadverteer wrd, nderwrpe aan die vrwaardes ss hierb uiteengesit. Die vrgestelde verkpprys, ss verkry van die Afdeling: Fndse- en Batebestuur met deur die Dekaan/Omgewingshf/Fakulteitsbestuurder gedgekeur wrd. Vrdat ʼn verkptransaksie ten psigte van gedere plaasvind waarby nabye familie f huishudinglede betrkke is, met die tersaaklike persnlike verbintenis deur die verkper, f besluitnemer r die transaksie, aan sy/haar Dekaan/Omgewingshf/Fakulteitsbestuurder verklaar wrd. Die verkptransaksie met dan deur ʼn nverbnde persneellid hanteer wrd, tensy die betrkke Dekaan/Omgewingshf/Fakulteitsbestuurder testemming verleen dat die betrkke

3 verkper/besluitnemer die transaksie verder mag hanteer. Bates (ngeag die aard daarvan) wat rsprnklik uit instituutfndse, departementele navrsingsfndse f ander eie fndse aangekp is, se pbrengs met interne verkpe wrd stelselmatig rgeplaas tussen die betrkke kstepunte en rekening Geen jernaal rekwisisie vir die rdrag van fndse mag versek wrd nie. In die geval van interne verkpe van nie-bateregister-items, plaas Afdeling Fndse- en Batebestuur die verkpbedrag r p rekening Indien items minstens 3 keer in die US Nuus verskyn het en geen interne belangstelling is verkry nie en die items vlden aan bstaande vereistes, met die verkper skriftelik aansek den by die Afdeling Fndse- en Batebestuur m die nverkpte items privaat te verkp. Alle US-gelisensieerde sagteware met van rekenaars wat privaat verkp wrd verwyder wrd en sdanig skriftelik deur IT aan Afdeling Fndse- en Batebestuur bevestig wrd alvrens ʼn privaat verkp prses afgehandel kan wrd. Bates (ngeag die aard daarvan) wat rsprnklik uit instituutfndse, departementele navrsingsfndse f ander eie fndse aangekp is, se pbrengs met verkp aan buite instansies / privaatpersne, wrd p die betrkke kstepunt plus rekening 7070 (Verkp Bateregister-items) f 7075 (Verkp Nie-Bateregister-items) inbetaal. die instituut/departement kan met die fndse in reenstemming met die vrwaardes van die betrkke fnds, handel. Onverkpte items (na advertering) se verkpprys mag verlaag wrd met die gedkeuring van die betrkke Dekaan/Omgewingshf/Fakulteitsbestuurder. Die pbrengs met verkp van veruderde labratriumterusting aan buite instansies / privaatpersne, wat rsprnklik uit die Universiteit se begrtingsfndse aangekp is, met p die departement se xxxxb-kstepunt plus rekening 7070 (bateregisteritems) f 7075 (nie bateregister-items) inbetaal wrd. In die geval van interne verkpe van bateregister-items wrd fndse stelselmatig rgeplaas tussen die betrkke kstepunte en rekening 5228 en ingeval van nie-bateregister-items p rekening Geen jernaal rekwisisie vir die rdrag van fndse mag versek wrd nie. Die pbrengs mag na geddunke aangewend wrd, nderhewig aan die dekaan se skriftelike testemming. Alle bate-items wat uit die pbrengs van die Stellenbsch Trust aangekp is en in nbruik verval het, met by die Senir Direkteur: Navrsing aangemeld wrd (vir verkp f vir hertewysing). Indien die huidige gebruiker van vrneme is m die items te verkp ten einde ander navrsingsterusting aan te kp, met ʼn skriftelike mtivering ten psigte van die vervanging van die items by die Senir Direkteur: Navrsing ingedien wrd. Indien geen nuwe navrsingsterusting aangekp wrd nie, sal die pbrengs, in rleg met die Senir Direkteur: Navrsing, teruggestrt wrd in die pbrengs van die Stellenbsch Trust. Na verkpe van bateregister-items met die prgram EBR001P vlti wrd ten einde die Afdeling: Fndse- en Batebestuur in staat te stel m die bate van die bateregister te skrap / verkp aan die nuwe OE. Na verkpe van nie-bateregister-items met alle inligting met betrekking tt die kper en finale verkpbedrag aan Afdeling: Fndse- en Batebestuur gestuur wrd vir udit deleindes. 2. ONVERKOOPBARE BATE-ITEMS Meubels en Kantr terusting Tweedehandse Str Indien daar geen belangstelling vir geadverteerde bate-item is nie óf indien die departement/afdeling ʼn rtllige bate-item wil laat verwyder uit die betrkke mgewing, kan departemente/afdelings met die betrkke Omgewingshf se gedkeuring die Afdeling Aankpe kntak vir die verwydering van rtllige/uitgediende bate-items, maar snder die rdrag van enige fndse. Afdeling Aankpe met met die verwydering van die bate-items vanuit die betrkke mgewing, skriftelike bevestiging van verwydering aan die betrkke mgewing verskaf. Die betrkke mgewing met na aflp van verwydering deur Afdeling Aankpe, ʼn stelselmatige versek rig aan Afdeling Fndse- en Batebestuur vir die skrap van die bate-item. Skrap verseke met deur die betrkke Dekaan/Fakulteitsbestuurder stelselmatig gedgekeur wrd.

4 Afdeling Fndse- en Batebestuur sal met ntvangs van die gedgekeurde skrap versek, die bateitem van die Bateregister skrap Afdeling Aankpe ntvang geen items wat slegs gestr wrd nie f wat nbruikbaar is nie. Alle meubels en kantrterusting wat in die tweedehandse str ingeneem wrd, is beskikbaar vir departemente m te nttrek, tenderverkpe en verkpe as skrtmateriaal. Enige pbrengs met die verkp van items vanuit die str val die sentrale begrting en rekening 7075 te. Rekenaarterusting (E-waste) Indien daar geen belangstelling vir geadverteerde bate-item is nie, óf indien die departement/afdeling ʼn uitgediende/rtllige bate-item wil laat verwyder uit die betrkke mgewing, kan die mgewing met die gedkeuring van die betrkke Omgewingshf, vir Afdeling Infrmasietegnlgie kntak vir die verwydering van rtllige/uitgediende bate-items, maar snder die rdrag van enige fndse. Afdeling Infrmasietegnlgie met met die verwydering van die bate-item vanuit die betrkke mgewing, skriftelike bevestiging van verwydering aan die betrkke mgewing verskaf. Die betrkke mgewing met na aflp van verwydering deur Afdeling Infrmasietegnlgie, ʼn stelselmatige versek rig aan Afdeling Fndse- en Batebestuur vir die skrap van die bate-item. Skrap verseke met deur die betrkke Dekaan/Fakulteitsbestuurder stelselmatig gedgekeur wrd. Tweedehandse Str Vrraad in die tweedehandse str sal p ʼn gereelde grndslag p tender verkp wrd. Die vrraad wat nie verkp wrd tydens die tenderverkpe nie, sal as skrt verkp wrd. ʼn Minimum van drie kwtasies vir die skrtverkpe wrd vereis. Afdeling Aankpe sal verantwrdelik wees vir die daarstel van ʼn register en rekrdhuding van die inname van vrraad, die uitreiking van vrraad en die verkpe van vrraad. 3. SKENK VAN BATE-ITEMS Geen bate-items mag geskenk wrd snder die skriftelike gedkeuring vanaf die Afdeling Fndseen Batebestuur in rleg met Direkteur: Finansiële Beplanning en Begrting nie. Die departement rig versek m bate-item te skenk aan die betrkke Dekaan / Fakulteitsbestuurder. Die versek met die vlgende insluit: Vlledige lys van items, beskrywing ask bate nmmers indien van tepassing, Bevestiging m.b.t. vrnemende begde begunstigde, ingesluit tersaaklike dkumentasie m.b.t. die bestaan van die instansie, Beraamde waardes van die betrkke bate items. Die gunstige aanbeveling m skenking, wrd deur die Dekaan / Fakulteitsbestuurder aan Afdeling Fndse- en Batebestuur gerig vir rweging, kntrlering en aanbeveling m finale gedkeuring aan die Direkteur: Finansiële Beplanning en Begrting. Alle US-gelisensieerde sagteware met van rekenaars wat geskenk wrd, verwyder wrd en sdanig skriftelik deur IT aan Afdeling Fndse- Batebestuur bevestig wrd alvrens ʼn skenkings prses afgehandel kan wrd. Die skenkings begunstigde met skriftelike ntvangserkenning rig aan Afdeling Fndse- en Afdeling Fndse- en Batebestuur skrap die geskenkte bate-item van die bateregister p ntvangs van alle tersaaklike stawende dkumente (IT verwydering van sagteware en Begunstigde ntvangserkenning) 4. E-WASTE Uitgediende rekenaars, drukkers, batterye en ander elektrniese terusting wat aan die Afdeling Infrmasietegnlgie rgehandig wrd vir verantwrdelike verwydering, sal tydelik in die sentrale ewaste dept geberg wrd ttdat dit deur e-waste -kntrakteurs verwyder is. Infrmasietegnlgie sal

5 die ndige maatreëls in plek stel m te srg dat alle items wat rhandig is, in die dept pgeneem en verwyder wrd ten einde te vlden aan standaard udit vereistes. Infrmasietegnlgie sal die starskywe van sulke rekenaars wis vr plasing in die e-waste dept. Kntakafdeling: Fndse- en Batebestuur