Meetingverslag Raad van Bestuur 10/10/2016. Aanwezig: Pierre Rayen, Francis Notenboom, Claude Renard, Johan Wolles, Benjamin Meesdom.

Transcriptie

1 Aanwezig: Pierre Rayen, Francis Notenboom, Claude Renard, Johan Wolles, Benjamin Meesdom. Verontschuldigd: Stijn Waeijaert, Raymond Fonteyn, Gert Vermeiren. Verslag : Johan Wolles 1 Goedkeuring verslagen Opmerkingen verslag Raad van Bestuur 12/09/2016. Het verslag van de Raad van Bestuur van 12/09/2016 wordt goedgekeurd. 2 Administratieve Zaken Stand van zaken ledenadministratie Momenteel hebben er 58 van de 66 clubs hun initiële ledenlijst ingediend. De overige clubs werden reeds verscheidene malen gecontacteerd en zullen zo snel mogelijk hun ledenlijsten indienen. Het merendeel van de clubs gebruikt inmiddels het online ledenprogramma van de federatie. In totaal zijn er momenteel 1041 leden aangesloten aan de federatie. Als we het overzicht van de ingediende ledenlijsten overlopen kunnen we volgende zaken vaststellen: - Het ledenaantal blijft voor het merendeel van de clubs constant. - Grote stijging (meer dan 10 leden) bij club DAE ( van 38 naar 74) - Grote daling (meer dan 10 leden) bij de clubs HEL (van 63 naar 47), FCM ( van 51 naar 32), OLM (van 41 naar 30), SKE (van 18 naar 6), OSS (van 30 naar 20), USK ( van 52 naar 42). Voor de grote dalers verwachten we wel dat in de loop van het ledenjaar nieuwe leden worden doorgegeven. Mogelijks wachten deze clubs nog op de betalingen van hun leden. - Club SFT sluit niet meer aan en de club Handboogschutters is een nieuwe club. Het is nog vroeg om prognoses omtrent de ledenaantallen te maken, ruw geschat verwachten we een lichte stijging ten opzichte van afgelopen jaar. Het is eerder onwaarschijnlijk dat we de kaap van 1400 leden zullen halen tenzij clubs zoals DKP, RHB, FCM, HEL, WTV, besluiten om alle leden aan te sluiten. Er werd één transfer geweigerd omdat er geen aanvraag werd ingediend (transfer van KME naar Legolas). Desbetreffende persoon werd geadviseerd om een transfer buiten seizoen aan te vragen. 3 Financiële zaken - Overzicht Financiën Ter voorbereiding van komend UC dienen Benjamin en ik samen de laatste uitzendingen nog te overlopen zodat deze correct uitgesplitst zijn en in de boekhouding van de HBL en RBA kunnen opgenomen worden. Stand van de rekeningen HBL: Zichtrekening: euro Spaarrekening: euro Er dient verder bekeken worden hoe we nieuwe leden voor de HBL kunnen winnen. Een meerwaarde creëren voor recreatieve leden speelt hier een cruciale rol in.

2 Andere mogelijkheden zijn bijvoorbeeld een scholencompetitie oprichten op woensdagnamiddag (sportopvang) in clubs of sporthallen waar geen HBL clubs zijn. Deze leerlingen zouden mogelijks onder een ander ledentarief kunnen aansluiten aan de federatie. - Vraag spreiding betaling factuur De penningmeester heeft een vraag tot spreiding van betaling gekregen voor de factuur van de uitzending van Daniella Stegner. Het betreft hier een bedrag van 560 euro voor haar deelname aan de Junior Cup te Heviz. Moeilijke familiale omstandigheden zouden aan de basis liggen van deze vraag. Voorstel: in samenspraak met de moeder van Daniella de betaling opsplitsen in 2 of 3 schijven. De Raad van Bestuur gaat akkoord met het opstellen van een afbetalingsplan in 3 schijven. 4 Intern beleid Nieuw beleidsplan: stand van zaken Twee weken geleden hadden we een overleg met onze dossierverantwoordelijke van Sport Vlaanderen. Tijdens dit gesprek werd het huidig beleidsplan besproken. Er werden enkele aanbevelingen gegeven, maar ook voor de dossierverantwoordelijke is het momenteel koffiedikkijken. De basiswerking van het beleidsplan is momenteel zo goed als volledig uitgeschreven. Dit wil zeggen dat op basis van de gegevensverzameling een SWOT analyse werd uitgevoerd waaruit vervolgens strategische en operationele doelstellingen geponeerd werden. Deze doelstellingen werden uitgesplitst in volgende categorieën: - Algemene Werking: kosten secretariaat en Good Governance - Opleidingen en bijscholingen - promotie en recreatie - werking werkgroepen Er werden al enkele doelstellingen geformuleerd voor de beleidsfocussen: - Jeugdsportproject - Innovatief project - Laagdrempelig sporten Er werd voorgesteld om het beleidsplan eens met de werkgroepen te overlopen zodat de verschillende medewerkers van de federatie goed geïnformeerd zijn van de uitgeschreven krijtlijnen. Aangezien Sport Vlaanderen nog voorzien heeft dat in november nog bijsturingen voor het beleidsplan kunnen ingediend worden, zal deze vergadering eind november/ begin december ingepland worden. Van zodra dit beleidsplan finaal is zal dit eveneens via de site en andere communicatiekanalen naar alle leden van de federatie gecommuniceerd worden. Voorbereiding UC Rond volgende zaken dient op het komend UC nog een beslissing genomen worden: - Camoboog: Op internationale wedstrijden van WA is camomateriaal (inclusief bogen) niet toegelaten. Omdat we onze recreatieve schutters niet direct op kosten willen jagen, wordt er

3 besloten om dit verbod nog niet door te voeren in Vlaanderen/ België. Schutters dienen wel geïnformeerd te worden dat deze bogen niet toegelaten zijn op internationale wedstrijden. - Er dient een verduidelijking te komen in de nationale reglementering omtrent de Hybride Barebow. Deze boog valt noch onder de recurve klasse, noch onder de longbow klasse. Ook voor de instinctieve schutters dient een categorie/ reglementsverduidelijking voorzien te worden. - De HBL zal de helft van de kosten dragen van het test-pakket kledij aangekocht door Vincent. Na terugkoppeling werd besloten om niet in te gaan op de aankoop van deze kledijreeks. 5 Werkgroepen Scheidsrechtersseminarie Er zijn momenteel 11 deelnemers ingeschreven voor het seminarie: 6 bestaande scheidsrechters, 1 van de LFBTA en 4 nieuwe kandidaatscheidsrechters. Voor alle deelnemers is een scheidsrechter polo voorzien. Blijft dit de gewone polo met logo van de HBL of RBA? Dit zal eveneens besproken worden op volgend UC. Er wordt voorgesteld om de scheidsrechters die niet deelnemen aan het seminarie van november of maart te degraderen naar clubscheidsrechters. Welke wedstrijden clubscheidsrechters mogen fluiten en aan welke voorwaarden deze aan dienen te voldoen dient nog beschreven te worden. Enkel de deelnemers van het hervormde seminarie mogen WA wedstrijden fluiten. Bestelling Vlaamse medailles Er dienen nog Vlaamse medailles besteld te worden voor het Vlaams kampioenschap voor senioren/ jeugd en het Master en veteranenkampioenschap. Net zoals vorige keer zal er een grote bestelling geplaatst worden ( factuur op datum januari 2017). Varia Wedstrijdondersteuning vanuit federatie Te vaak nog zitten onze organisatoren met vragen. De federatie dient nog meer ondersteuning te bieden aan clubs die wedstrijden organiseren. Hiervoor dient een checklist vanuit de federatie voorzien te worden. Deze checklist dient tijdig met de organisator overlopen te worden. Een compleet wedstrijdpakket (scoreformulieren, scoreverwerkingsprogramma, reglementen, medailles, vlaggen, ) dient vanuit de federatie aan de organisator aangeboden te worden. Het BK 3D (IFAA) is de eerstvolgende wedstrijd die zal plaatsvinden in Sprimont. Het secretariaat zal de organisator de nodige ondersteuning geven. Publicatie verslagen RvB vraagt aan AC om verslag van RvB sneller klaar te maken en binnen de week na RvB door te sturen naar betrokkenen, zodat iedereen nog perfect weet wat er verteld werd en dit ook sneller kan nakijken.

4 Einde vergadering: 22:00 Datum volgende vergadering: 14/11/2016 Voorzitter Secretaris Pierre Rayen Francis Notenboom Follow-Up Raad van Bestuur Agendap. Actie Wie? Deadline Status 3 Uitstel betaling Stegner AC Asap Ok 4 Uitwerken beleidsfocussen Secr 1/11 Ok 4 Beleggen overleg werkgroepen Secr Asap 5 Kledij scheidsrechters bestellen STC Asap OK 5 Omschrijving clubscheidsrechters STC Asap Varia Ondersteuning BK IFAA Secr OK

5